Funktionsbeschreibung: Definition, Ziele, Aufbau und Beispiel
In einer Funktionsbeschreibung erläutern Unternehmen die für eine Stelle relevanten Ziele, die wesentlichen Aufgaben und die damit verbundene Verantwortlichkeit innerhalb des Betriebs. Sie fokussiert nicht nur den einzelnen Mitarbeiter, sondern die gesamte Belegschaft. In diesem Beitrag erfährst du, wie dieses Instrument angewendet wird, welcher besondere Vorteil damit verbunden ist und worin der Unterschied zur Stellenbeschreibung, Tätigkeitsbeschreibung sowie Arbeitsplatzbeschreibung besteht.
Was ist eine Funktionsbeschreibung?
Die Funktionsbeschreibung grenzt die Aufgaben und Zuständigkeiten zwischen verschiedenen Funktionen in einem Unternehmen voneinander ab. Diese Abgrenzung sollte bestimmt und in der Formulierung möglichst eindeutig erfolgen. Dadurch ist eine Basis geschaffen für eine gute Kommunikation zwischen Kollegen sowie zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.
Jede Stelle lässt sich durch besondere Funktionen beschreiben. Eine Funktion geht über einen konkreten Arbeitsprozess weit hinaus. Der Arbeitgeber verzichtet bei diesem Instrument daher bewusst auf die Ausweisung von konkreten Tätigkeiten. Im Arbeitsalltag stellt sich oft heraus, dass neue Aufgaben hinzukommen, die in der vorhandenen Stellenbeschreibung nicht berücksichtigt sind. Auch klassische Instrumente wie eine Tätigkeitsbeschreibung oder Arbeitsplatzbeschreibung erweisen sich als zu starr oder lückenhaft in ihrem Inhalt.
Im Schwerpunkt gibt die Beschreibung Auskunft über
die Ziele
die wesentlichen Aufgaben
die organisatorische Einordnung im Unternehmen
die Verantwortlichkeit
der jeweiligen Funktion. Eine Ergänzung durch weitere Informationen ist oft sinnvoll.
Bei dieser Description handelt es sich um eine flexible Lösung. Der einzelnen Person wird damit ein höheres Maß an Verantwortung übertragen.
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Welche Ziele hat die Beschreibung einer Funktion?
Die Funktionsbeschreibung gibt dem Mitarbeiter Orientierung hinsichtlich seiner Aufgaben, aber auch seiner Interaktion mit dem Kollegen. Damit steigert das Unternehmen die Transparenz. Die Motivation der Belegschaft wird durch größere Entscheidungsspielräume gesteigert.
Die Description kann außerdem für die Bewertung der Funktion herangezogen werden. Dabei wird das Anforderungsprofil anhand fixer Kriterien beurteilt und einer Lohngruppe zugewiesen. Solche Kriterien können sein:
erforderliche Ausbildung
erforderliche Erfahrung
Komplexität der Funktion
Verantwortungsumfang / Leitungsspanne
erforderliche Soft Skills
Anteil an Führungsaufgaben
Auf dieser Grundlage kann das Personalmanagement das Entlohnungssystem aufbauen und weiterentwickeln.
Außerdem dient die Funktionsbeschreibung als Basis für
Stellenausschreibungen
Zielvereinbarungen
Mitarbeitergespräche
Mitarbeiterqualifizierung
Erstellung von Arbeitszeugnissen
Kapazitätsplanung
Entwicklung der Organisation
interne Printmedien oder Online Medien
weitere Dokumente (beispielsweise Checkliste, Leitfaden, Kontaktliste mit Zuordnung Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Durch die Nutzung der Beschreibung als Vorlage kann das Unternehmen Zeit sparen. Weil darin standardisierte Begriffe verwendet werden, ist die Vergleichbarkeit der Funktionen innerhalb des Betriebs gegeben. Diese Einheitlichkeit ist von besonderem Wert. Insofern hat die Beschreibung der Funktion vor allem einen pragmatischen Zweck.
Wie sind Funktionsbeschreibungen aufgebaut?
Die Beschreibung enthält typischerweise folgende Elemente:
Funktionsbezeichnung
Einordnung in die Aufbauorganisation (übergeordnete Führungskraft und untergeordnete Funktionen)
Ziele der Funktion
wesentliche Aufgaben
Anforderung und Kompetenz
Verantwortungsbereich
Hinweise
Fakultativ kann die jeweilige Lohnkategorie hinzugefügt werden. Am Schluss findet sich das Datum der Ausstellung.
Beim Formulieren der wesentlichen Aufgaben gilt es, die Annäherung an eine Stellenbeschreibung zu vermeiden. Es sollen keinesfalls Satz für Satz Arbeitsprozesse aufgezählt werden. Vielmehr kommt es darauf an, das Aufgabenspektrum einer Stelle auf den Punkt gebracht zu erläutern.
Wer erstellt eine Funktionsbeschreibung?
In der Regel wird eine Projektgruppe mit dem Erstellen einer Funktionsbeschreibung beauftragt. Dabei sollten folgende Akteure repräsentiert sein
Personalverwaltung / Personalmanagement
Personal- und Führungskräfteentwicklung
ggf. Abteilung für Organisationsentwicklung
Betriebsrat / Personalrat
ggf. Schwerbehindertenvertretung
Grundsätzlich ist dieses Instrument nicht obligatorisch, sondern freiwillig.
Wie unterscheidet sich die Funktionsbeschreibung von der Stellenbeschreibung?
Im Vergleich zur Stellenbeschreibung ist die Funktionsbeschreibung in eine weniger starre Form gebracht. Die Stellenbeschreibung beschränkt sich auf den einzelnen Arbeitsplatz und definiert das entsprechende Aufgabenprofil. Dabei wird die Interaktion in der Belegschaft vernachlässigt. Im Arbeitsalltag ist oft die eigenständige Interpretation der Funktion durch die Stelleninhaber erforderlich.
Im Zusammenhang mit der Gruppendynamik und weiteren unabhängigen Variablen kann die Stellenbeschreibung an Wert verlieren. Bei der Funktionsbeschreibung ist dies nicht der Fall. Angesichts der Menge an Prozessen ist es nie möglich, mit einer Stellenbeschreibung die Realität vollständig abzubilden. Mathematisch betrachtet, unterstellt die Stellenbeschreibung lineare Funktionen mit reellen Zahlen anstelle der weitaus komplexeren mathematischen Funktionen (z. B. quadratische Funktionen).
Die Funktionsbeschreibung fokussiert im Unterschied zur Stellenbeschreibung und Tätigkeitsbeschreibung den gesamten Betrieb und definiert aus dieser Perspektive die allgemeinen Funktionen. Der Gruppenkontext ist das prägende Merkmal dieser Description. Dadurch kommen auch soziale Kompetenzen stärker zum Ausdruck. Der Grad an Information ist für den Funktionsträger dabei nicht geringer. Wandlungsfähige und konstante Funktionen finden gleichermaßen Berücksichtigung.
Eine Rollenbeschreibung gibt dem Mitarbeiter zusätzliche Orientierung bzgl. Kontext und eigener Potentiale im Unternehmen.
Funktionsbeschreibung am Beispiel: Inhalte und Vorlage
Hier findest du eine Vorlage mit Beispielen für jedes Element in der Funktionsbeschreibung.
|
Element |
Beispiele |
| Funktionsbezeichnung | Assistent, Sekretärin im Vorzimmer, Entwicklungsingenieur |
| Einordnung in die Aufbauorganisation | Teamleiter, Abteilungsleiter, Vorarbeiter |
| Ziele der Funktion | Führen des Teams, Überwachung der Qualitätsziele, Identifizierung und Darstellung neuer Absatzmärkte im Ausland |
| wesentliche Aufgaben |
Kontrolle der im Unternehmen hergestellten Ware, Bürotätigkeiten, Sammeln von Broschüren an einem zentralen Punkt, Abrechnung, Erstellung von Präsentationen (PowerPoint, Graph, Inhalt und Form), Darstellung von Einsparpotenzialen, Führen von Mitarbeitern, Nutzung des Intranets zur Verbreitung von Informationen, Tipps zur Technik, einem neuen Thema oder Methode, präzise Übersetzung speziell auch ohne Wörterbuch, Analyse der Reklamationen |
| Anforderung und Kompetenz | Führungserfahrung, Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, IT-Kenntnisse mit den notwendigen Kompetenzen zur Datensicherheit, Auslandserfahrung, Souveränes Auftreten (in der Eigenschaft als persönlicher Assistent), Fähigkeit zur sicheren Englisch Übersetzung, Kenntnisse in Mathematik (lineare Funktionen, Graph und abhängige Variablen, quadratische Funktionen, ganzrationale Funktionen, Funktionswert, Lösung einer Funktionsgleichung, Definitionsmenge, Umgang mit reellen Zahlen) |
| Verantwortungsbereich |
Erreichen der festgelegten Qualitätsanforderungen, Gegensteuern bei Abweichungen, Einhalten der Sicherheitsbestimmungen, Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung, Anleiten und Unterstützen neuer Mitarbeiter, Überwachung der festgesetzten Meilensteine im laufenden Prozess |
| Hinweise | Schichtarbeit, Homeoffice möglich, regelmäßige Mitwirkung an den Teambesprechungen |
Quellen:
https://www.weka.ch/themen/personal/personalplanung-und-rekrutierung/personalsuche/article/funktionsbeschreibung-besonderheiten-und-beispiele/
https://www.business-wissen.de/hb/warum-und-wofuer-eine-stellenbeschreibung/
https://www.bischofmanagement.com/fileadmin/PDFs/Funktionsbeschreibung_schafft_Transparenz_01.pdf
