Rollenbeschreibung: Aufbau, Inhalte und Beispiele

In der modernen Arbeitswelt ist eine flexible Organisation der betrieblichen Abläufe und Aufgaben von Personen grundlegend. Nicht nur das Management, sondern auch die Teams geben die Impulse für Innovationen im laufenden Projekt. Dafür sind Entscheidungsspielräume innerhalb der unternehmerischen Zielsetzung erforderlich. Die Rollenbeschreibung ist ein geeignetes Konzept, um diese Flexibilität und Dynamik in der Projektorganisation zu gewährleisten.

In diesem Beitrag erfährst du, warum sich die Einführung dieses Instrumentes in den Unternehmen bewährt hat, wie eine Rollenbeschreibung die Aufgaben und Verantwortlichkeiten definiert und erhältst Tipps zu den Aspekten, die bei der Erstellung beachtet werden sollten.

Was ist eine Rollenbeschreibung?

Dieses Instrument wird oft mit der Stellenbeschreibung (oder auch der Funktionsbeschreibung) verwechselt. Tatsächlich unterscheiden sich die Konzepte für Stellenbeschreibung und Rollenbeschreibung jedoch per Definition erheblich voneinander.

Die Stellenbeschreibung gibt die

• Aufgaben,

• Funktionen,

• Ziele und

• Entscheidungsbefugnisse

einer Stelle wieder und bildet vor allem eine Tätigkeitsbeschreibung.

Dagegen beschreibt eine Rollenbeschreibung laut Definition

• den Stelleninhaber

• mit all seinen Potenzialen

• im Kontext des Teams

• sowie des gesamten Unternehmens.

Dabei wird berücksichtigt, dass die Person sich nicht immer an starren Vorgaben orientieren kann. Im Arbeitsalltag ist es auch mal erforderlich, eine Aufgabe an die Gegebenheiten im Betrieb anzupassen. Die Rollenbeschreibung ist somit flexibler, weshalb sie vor allem bei agilen Methoden wie Scrum eingesetzt wird. Scrum-Teams enthalten drei Rollen: Product Owner, Entwickler und Scrum Master. Sie ist aber auf jede Form der Organisation übertragbar.

Das Instrument hilft dem Mitarbeiter, die eigene Rolle richtig zu interpretieren und auszufüllen. Im Arbeitsalltag können Arbeitskräfte von ihrer Rolle Entscheidungen und Handlungen ableiten und wissen, für welche Aufgaben und Tätigkeiten sie verantwortlich sind. Dadurch wird jeder Person ein größerer Gestaltungsspielraum bei ihrer Arbeit zugewiesen und Zuständigkeiten sind klar geregelt.

Gleichwohl erhält jedes einzelne Teammitglied Orientierung und kann sich immer wieder vergewissern, ob sein Agieren bei seiner Arbeit mit der jeweiligen Rolle übereinstimmt. Mit seinem Know-how identifiziert die Person selbst die Methoden, die sie selbst, das Team und das gesamte Unternehmen bestmöglich zum Ziel führen. Durch die Fokussierung auf die Rolle entsteht eine Richtlinie anstelle einer Vorschrift. Sie hilft dem Mitarbeiter zu verstehen, was die Betriebsführung von ihm erwartet und wofür er im Rahmen seiner Arbeit verantwortlich ist.

Die reine Darstellung der Tätigkeiten und Aufgaben würde im Arbeitsalltag immer wieder zu Unklarheiten führen. Es wird nie gelingen, jede Anforderung, jeden Prozess und jede Befugnis zu berücksichtigen. Die Beschreibung der Rolle vermittelt dem Mitarbeiter das Vertrauen, Verantwortung zu übernehmen und die eigene Kompetenz in unternehmerischen Erfolg umzusetzen. Sie stellt die Verbindung zwischen Rolle und Person her.

Im Vergleich zur Stellenbeschreibung ist dieses Konzept

• flexibler,

• dynamischer

• und realitätsnäher.

Dadurch bietet es mehr Vorteile. Außerdem stärken Arbeitgeber damit ihre Attraktivität gegenüber der Konkurrenz.

Wofür wird die Beschreibung einer Rolle verwendet?

Die Rahmenbedingungen für Betriebe und Produkte verändern sich kontinuierlich. Dadurch ist der Bedarf an Stellen und Tätigkeiten einem ständigen Wandel unterworfen. Auch der Kunde erwartet Flexibilität und eine individuelle Umsetzung.

Daher ist es unabdingbar, dass Mitarbeiter eigenständig handeln und ein Projekt mit den jeweils passenden Methoden umsetzen. Besonders bei jungen Unternehmungen ändern sich die Anforderungen an die Belegschaft schnell. Daher schafft das Management mit diesem Instrument die Basis für agile Teams in einem wachsenden Betrieb. 

Wer einer neuen Arbeitskraft einfach in einem Schreiben mitteilt, für welche Aufgaben sie verantwortlich ist, übt negativen Einfluss auf deren Motivation und Kreativität aus. Enttäuschungen sind dann programmiert. Denn die Anforderungen des Kunden ändern sich und es treten im laufenden Projekt unvorhergesehene Probleme auf.

Die klassische Stellenbeschreibung hilft dann nicht weiter. Die Teams haben mit ihrem Wissen und ihren Kompetenzen jedoch das Potenzial, die geeignete Lösung selbst zu identifizieren und dafür zu sorgen, dass die richtigen Prozesse definiert und umgesetzt werden. Daher sollten sie vom Management aus auch dazu berechtigt sein, Lösungswege eigenständig zu erstellen. Wenn die Arbeitskraft bei der Projektorganisation eine neue, effektivere Methode findet, ist dies ganz im Sinne des Unternehmens. Denn es kommt bei jeder Aufgabe immer auf das Ergebnis an.

Bei der Rekrutierung von Führungskräften oder Fachkräften ist dieses Konzept sehr hilfreich. Denn damit kannst du das zum Betrieb passende Personal finden. In Zeiten des Fachkräftemangels kommt es darauf an, die richtigen Persönlichkeiten zu gewinnen, die sich mit dem Unternehmen entwickeln und ihre Rolle souverän ausfüllen. Dieses Instrument kann gut mit dem Arbeitgebermarketing verbunden werden.

Eine Option ist die Erstellung eines Dokumentes (zum Beispiel ein E-Book). Denn ein solches Buch dient der Arbeitskraft als Richtlinie und adressiert gleichzeitig potenzielle Bewerber.

Wie ist der Aufbau einer Rollenbeschreibung?

Die Beschreibung einer Rolle sollte

• übersichtlich,

• logisch strukturiert

• und möglichst einfach formuliert

sein. Gedankensprünge und Wiederholungen solltest du dabei vermeiden. Stattdessen sollte die Beschreibung prägnante und verständliche Sätze enthalten, die eine klare Definition der Rolle und des Rollenprofils aufzeigen.

• Die Zielsetzungen beziehen sich auf den gesamten Betrieb.

• Die Verantwortlichkeit fokussiert den Stelleninhaber und dessen Zusammenarbeit mit der übrigen Belegschaft. 

• Die Ausbildung und Kompetenzen beziehen sich auf die einzelne Arbeitskraft.

Daher lautet der Tipp: Im Sinne einer guten Orientierung empfiehlt es sich, die Rolle in dieser Reihenfolge zu beschreiben.

Welche Inhalte gehören in die Rollenbeschreibung?

Zur Einführung ist es erforderlich, einen möglichst klaren Titel für den Stelleninhaber auszuwählen. Diese Bezeichnung gibt einem neuen Mitarbeiter bereits einen Hinweis, wie er seine Rolle interpretieren soll und wodurch seine Aufgaben definiert sind. Sie bildet daher einen wichtigen Tipp für das Verständnis eigener Zuständigkeiten und die definierte Rolle.

Im Anschluss ist eine Erläuterung der unternehmerischen Ziele erforderlich. Denn diese bilden die Grundlage für eine bestimmte Rolle und haben daher eine zentrale Bedeutung.

Hieran schließt sich die Benennung der wesentlichen Aufgaben an. Dabei sollte eine allzu konkrete Beschreibung einzelner Aufgaben im täglichen Alltag vermieden werden, um die Beschreibung nicht zu kleinteilig und detailliert werden zu lassen.

Im Anschluss wird die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers benannt. Es folgen die Angaben zu der typischen Ausbildung bzw. Erfahrung, die bei dieser Stelle erwartet wird.

Diese Information wird ergänzt durch überfachliche Kompetenzen, die für diese Rolle erforderlich sind. Dazu zählen zum Beispiel Soft Skills und weitere übergeordnete Fähigkeiten, die für das Rollenprofil erforderlich sind. Schließlich werden die fachlichen Fertigkeiten und sonstigen Kenntnisse benannt.

Beschreibung einer Rolle im Unternehmen: Beispiel

Hier findest du eine Vorlage, um das Konzept umfassend, strukturiert und möglichst leicht umzusetzen.

Bessere Prozessqualität durch klare Rollenbeschreibungen

Eine sinnvolle Methode für die Einführung von Rollenbeschreibungen ist die RACI-Matrix. Die RACI-Matrix kategorisiert Aufgaben und Zuständigkeiten einzelner Rollen und schafft so eine klare Struktur der Rollenprofile. Das Kürzel der RACI-Matrix steht für die englischen Begriffe "responsible" (zuständig), "accountable" (rechenschaftspflichtig), "consulted" (beratend) und "informed" (informiert). Rollenbeschreibungen erzeugen für Unternehmen ein hohes Erfolgspotenzial.

Wenn Mitarbeiter wissen, für welche Aufgaben, Ziele und Funktionen sie verantwortlich sind, arbeiten sie effektiver und sind zufriedener. Eine solche Klarheit erfordert jedoch Zeit und eine gewisse Routine, denn es muss ein Arbeitsumfeld geschaffen werden, in dem jedes Mitglied im Team weiß und versteht, welche Erwartungen es erfüllen muss.

Durch die schrittweise Übertragung von mehr Verantwortung und Zuständigkeiten für Aufgaben und Prozesse lernen alle Beteiligten, eigenständig Lösungen zu erarbeiten und tragen so maßgeblich zum Erfolg und zur Weiterentwicklung des Unternehmens bei. Dies steigert Leistungen, verbessert Ergebnisse, führt zu mehr Zufriedenheit und bildet letztendlich qualifizierte Fachkräfte an den Betrieb.