Rollenbeschreibung: Aufbau, Inhalte und Beispiele

In der modernen Arbeitswelt ist eine flexible Organisation der betrieblichen Abläufe grundlegend. Nicht nur das Management, sondern auch die Teams geben die Impulse für Innovationen im laufenden Projekt. Dafür sind Entscheidungsspielräume innerhalb der unternehmerischen Zielsetzung erforderlich. Die Rollenbeschreibung ist ein geeignetes Konzept, um diese Flexibilität und Dynamik in der Projektorganisation zu gewährleisten. In diesem Beitrag erfährst du, warum sich die Einführung dieses Instrumentes in den Unternehmen bewährt hat und was bei der Erstellung beachtet werden sollte.

Was ist eine Rollenbeschreibung?

Dieses Instrument wird oft mit der Stellenbeschreibung (oder auch der Funktionsbeschreibung) verwechselt. Tatsächlich unterscheiden sich die Konzepte für Stellenbeschreibung und Rollenbeschreibung erheblich voneinander.

Die Stellenbeschreibung gibt die

• Aufgaben

• Ziele

• Entscheidungsbefugnisse

einer Stelle wieder.

Dagegen fokussiert eine Rollenbeschreibung

• den Stelleninhaber

• mit all seinen Potenzialen

• im Kontext des Teams

• sowie des gesamten Unternehmens

Dabei wird berücksichtigt, dass die Person sich nicht immer an starren Vorgaben orientieren kann. Im Arbeitsalltag ist es auch mal erforderlich, eine Aufgabe an die Gegebenheiten im Betrieb anzupassen.

Das Instrument hilft dem Mitarbeiter, die eigene Rolle richtig zu interpretieren und auszufüllen. Im Arbeitsalltag kann die Arbeitskraft von ihrer Rolle Entscheidungen und Handlungen ableiten. Dadurch wird ihr ein größerer Gestaltungsspielraum zugewiesen.

Gleichwohl erhält der Beschäftigte Orientierung und kann sich immer wieder vergewissern, ob sein Agieren mit der jeweiligen Rolle übereinstimmt. Mit seinem Know-how identifiziert er selbst die Methoden, die ihn, sein Team und das gesamte Unternehmen bestmöglich zum Ziel führen. Durch die Fokussierung auf die Rolle entsteht eine Richtlinie anstelle einer Vorschrift. Sie hilft dem Mitarbeiter zu verstehen, was die Betriebsführung von ihm erwartet.

Die reine Darstellung der Tätigkeiten würde im Arbeitsalltag immer wieder zu Unklarheiten führen. Es wird nie gelingen, jede Anforderung, jeden Prozess und jede Befugnis zu berücksichtigen. Die Beschreibung der Rolle vermittelt dem Mitarbeiter das Vertrauen, Verantwortung zu übernehmen und die eigene Kompetenz in unternehmerischen Erfolg umzusetzen. Sie stellt die Verbindung zwischen Rolle und Person her.

Im Vergleich zur Stellenbeschreibung ist dieses Konzept

• flexibler

• dynamischer

• und realitätsnäher.

Außerdem stärken Arbeitgeber damit ihre Attraktivität gegenüber der Konkurrenz.

Wofür wird die Beschreibung einer Rolle verwendet?

Die Rahmenbedingungen für Betriebe und Produkte verändern sich kontinuierlich. Dadurch ist der Bedarf an Stellen einem ständigen Wandel unterworfen. Auch der Auftraggeber erwartet Flexibilität und eine individuelle Umsetzung.

Daher ist es unabdingbar, dass Mitarbeiter eigenständig handeln und ein Projekt mit den jeweils passenden Methoden umsetzen. Besonders bei jungen Unternehmungen ändern sich die Anforderungen an die Belegschaft schnell. Daher schafft das Management mit diesem Instrument die Grundlage für agile Teams in einem wachsenden Betrieb. 

Wer einer neuen Arbeitskraft ihre Aufgaben schlicht in einem Schreiben mitteilt, übt negativen Einfluss auf deren Motivation und Kreativität aus. Enttäuschungen sind dann programmiert. Denn die Anforderungen des Kunden ändern sich und es treten im laufenden Projekt unvorhergesehene Probleme auf.

Die klassische Stellenbeschreibung hilft dann nicht weiter.

Die Teams haben mit ihrem Know-how das Potenzial, die geeignete Lösung selbst zu identifizieren. Daher sollten sie vom Management aus auch dazu berechtigt sein. Wenn die Arbeitskraft bei der Projektorganisation eine neue, effektivere Methode findet, ist dies ganz im Sinne des Unternehmens. Denn es kommt immer auf das Ergebnis an.

Bei der Rekrutierung von Führungskräften oder Fachkräften ist dieses Konzept sehr hilfreich. Denn damit kannst du das zum Betrieb passende Personal finden. In Zeiten des Fachkräftemangels kommt es darauf an, die richtigen Persönlichkeiten zu gewinnen, die sich mit dem Unternehmen entwickeln und ihre Rolle souverän ausfüllen. Dieses Instrument kann gut mit dem Arbeitgebermarketing verbunden werden.

Eine Option ist die Erstellung eines Dokumentes (z. B. E-Book). Denn ein solches Buch dient der Arbeitskraft als Richtlinie und adressiert gleichzeitig potenzielle Bewerber.

Wie ist der Aufbau einer Rollenbeschreibung?

Die Beschreibung einer Rolle sollte

• übersichtlich

• logisch strukturiert

• und möglichst einfach formuliert

sein. Gedankensprünge und Wiederholungen solltest du dabei vermeiden.

• Die Zielsetzungen beziehen sich auf den gesamten Betrieb.

• Die Verantwortlichkeit fokussiert den Stelleninhaber und dessen Zusammenarbeit mit der übrigen Belegschaft. 

• Die Ausbildung und Kompetenzen beziehen sich auf die einzelne Arbeitskraft.

Im Sinne einer guten Orientierung empfiehlt es sich, die Rolle in dieser Reihenfolge zu beschreiben.

Welche Inhalte gehören in die Rollenbeschreibung?

Zur Einführung ist es erforderlich, einen möglichst klaren Titel für den Stelleninhaber auszuwählen. Diese Bezeichnung gibt einem neuen Mitarbeiter bereits einen Hinweis, wie er seine Rolle interpretieren soll.

Im Anschluss ist eine Erläuterung der unternehmerischen Ziele erforderlich. Denn diese bilden die Grundlage für die jeweilige Rolle. Hieran schließt sich die Benennung der Kernaufgaben an. Dabei sollte eine allzu konkrete Beschreibung vermieden werden.

Im Anschluss wird die Verantwortlichkeit des Stelleninhabers benannt. Es folgen die Angaben zu der üblichen Ausbildung bzw. Erfahrung, die bei dieser Stelle erwartet wird.

Diese Information wird ergänzt durch überfachliche Kompetenzen, die für diese Rolle erforderlich sind. Schließlich werden die fachlichen Kompetenzen und sonstigen Kenntnisse benannt.

Beschreibung einer Rolle im Unternehmen: Beispiel

Hier findest du ein Muster, um das Konzept umfassend, strukturiert und möglichst leicht umzusetzen.