Personalmanagement: Definition, Ziele, Aufgaben und Instrumente
Vor allem in den letzten Jahren spielt das Personalmanagement von Unternehmen eine immer größere Rolle. Qualifizierte Mitarbeiter zählen den wichtigsten Ressourcen eines Betriebs. Die Eignung und Qualifikation der Mitarbeiter entscheidet über den Erfolg von Unternehmen. Da aufgrund des Fachkräftemangels immer weniger hochqualifizierte Mitarbeiter auf dem Markt zu finden sind, ist ein gut organisiertes Personalmanagement von zentraler Bedeutung. Wir erklären den Begriff des Personalmanagements, welchen Zielen es dient und welche Aufgaben im Human Resource Management anfallen.
Was genau wird unter Personalmanagement verstanden?
Der Begriff Personalmanagement umfasst alle personalrelevanten Strategien, Maßnahmen und Handlungen eines Unternehmens. So fallen die Tätigkeitsbereiche der Personalplanung, Personalentwicklung, Personalführung, Personalbetreuung und Personalverwaltung in den Bereich des Personalmanagements. Strategisches Personalmanagement ist die Grundlage dafür, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, zu gewinnen und zu halten. Das operative Personalmanagement nimmt hingegen die administrativen Aufgaben, die konkrete Umsetzung von strategischen Ansätzen und die Belange einzelner Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen in den Fokus.
Somit zählt modernes Personalmanagement nicht nur zum Aufgabenbereich einer Abteilung oder Person, sondern muss auf allen Ebenen gelebt werden. Vor allem Führungskräfte tragen eine große Verantwortung im Bereich Personalmanagement und deren Teilgebieten wie der Personalverwaltung, -betreuung und -entwicklung. Denn sowohl die Geschäftsführung als auch die Personalabteilung und leitende Angestellte sind dafür zuständig, für ein gutes Betriebsklima zu sorgen, Mitarbeiter dauerhaft für ihre Arbeit zu begeistern und ihre Entwicklung zu fördern. Sie müssen als starker Business Partner agieren und in der Lage sein, Mitarbeiter gezielt zu führen und zu motivieren.
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Welche Ziele verfolgt das Personalmanagement?
Bei Betrachtung der Handlungsfelder des Personalmanagements wird klar: Gutes Personalmanagement ist unerlässlich, wenn ein Unternehmen dauerhaft erfolgreich sein will. Grundsätzlich hat Personalmanagement auch das Ziel, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und dauerhaft zu erhalten. Studien beweisen: Zufriedene Mitarbeiter mit einer ausgewogenen Work-Life-Balance sind seltener krank und verhalten sich ihrem Arbeitgeber gegenüber deutlich loyaler. Somit führt gelungenes Personalmanagement zu einem produktiveren Arbeitsumfeld, einer verbesserten Unternehmenskultur und niedrigeren Lohnkosten. Kurzum: Das Unternehmen ist erfolgreicher und in der Lage, wirtschaftlicher zu handeln.
Die Ziele im Bereich Personalmanagement lassen sich in zwei Bereiche unterteilen:
Soziale Ziele
und wirtschaftliche Ziele.
Soziale Ziele
Das soziale Hauptziel des Human Resource Managements besteht darin, die Arbeitsverhältnisse für das Personal optimal zu gestalten. Dabei sollten folgende Ziele erreicht werden:
Eine faire Entlohnung,
optimale Arbeitsbedingungen,
eine geeignete Arbeitsplatzgestaltung,
professionelle Personalführung,
umfänglicher Arbeitsschutz,
eine stetige Weiterbildung und Entwicklung des Personals,
das Recht auf Mitbestimmung und
Ansätze, die der Erreichung dieser Ziele dienen, umfassen unter anderem flexible Arbeitszeiten, das Angebot von Seminaren und Trainings oder Bonusleistungen.
Wirtschaftliche Ziele
Zudem werden beim Personalmanagement auch wirtschaftliche orientierte Ziele verfolgt. Dabei ist die bestmögliche Versorgung mit qualifizierten Mitarbeitern die oberste Priorität. Grundsätzlich können wirtschaftlich ausgerichtete Ziele im modernem Personalmanagement wie folgt aussehen:
Steigerung der Arbeitsleistung durch Motivation,
stärkere Kompetenz durch Schulungen und Weiterbildungen,
Reduzierung der Recruiting-Kosten durch dauerhafte Mitarbeiterbindung,
weniger Personalausfall durch mehr Sicherheit am Arbeitsplatz,
höhere Produktivität durch perfekt abgestimmtes Arbeitsumfeld.
Während sich etwa der Betriebsrat vor allem für die sozialen Ziele in der Personalwirtschaft einsetzt, ist es die Aufgabe vom Bereich Personal sowie dem Management, wirtschaftlich ausgerichtete Ziele zu verfolgen. Somit stehen soziale und wirtschaftliche Ziele nicht selten im Konflikt zueinander. Die größte Herausforderung für Unternehmen ist es, diese in Einklang zu bringen.
Wer nutzt Personalmanagement?
Prinzipiell ist es für jedes Unternehmen empfehlenswert und sinnvoll, ein umfassendes Human Resource Management zu nutzen. Vom kleinen Unternehmen bis zum Großkonzern und unabhängig von der Branche sind die Leistungen und Angebote von Unternehmen auf dem Markt dank der Globalisierung durch eine zunehmende Vergleichbarkeit geprägt. Vor allem mittelständische Betriebe können von einer guten Organisation der Personalmanagement-Aufgaben profitieren und sich auf dem weltweiten Markt gezielt positionieren. Erfolgreiches Personalmanagement sorgt auch für einen höheren Unternehmenserfolg.
Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind oftmals nicht genügend Ressourcen vorhanden, um eine ganze HR-Abteilung mit Personalsachbearbeitern und Personalmanagern und ein professionelles Personalmanagement einzurichten. Hier stellt die Nutzung von Dienstleistungen externer Personalmanagement-Anbieter und die Auslagerung des gesamten Bereichs Personal eine potenzielle Lösung dar.
Welche Aufgaben übernimmt das Personalmanagement?
Im Wesentlichen hat die Personalwirtschaft laut Definition die Aufgabe, geeignetes Personal zu identifizieren und gemäß der Unternehmensziele einzusetzen und zu fördern. Voraussetzung hierfür ist eine strategische sowie nachhaltige Planung. Darüber hinaus bedarf es für eine gute Umsetzung der HR-Aufgaben einer passenden Unternehmenskultur, die durch Führungskräfte und Management vorzuleben ist und die Grundlage für alle Maßnahmen und Strategien bildet. Grundsätzlich fallen folgende Aufgaben im Personalmanagement an:
Personalplanung
Bei der Personalplanung geht es darum, wie viel Personal ein Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig benötigt. Außerdem muss neben dem Personalbedarf auch immer die Qualifikation beachtet werden, die Mitarbeiter mitbringen sollten. Das Ziel der Personalplanung liegt darin, jederzeit ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung zu haben, die sich für die entsprechende Aufgabe eignen. Dadurch kann ein reibungsloser Betrieb aller Prozesse im Unternehmen sichergestellt werden. Zu den routinemäßigen Aufgaben zählen unter anderem die Erstellung von Einsatzplänen für das gesamte Personal und die Festlegung geeigneter Schulungsmaßnahmen für Arbeitnehmer.
Personalbeschaffung
Die Personalbeschaffung als Teilbereich des Personalmanagements dient dem Ziel, neue Mitarbeiter für Jobs zu rekrutieren. In der Regel ist hierfür die Human-Resources-Abteilung aktiv, die sich um die externe und interne Personalbeschaffung kümmert. Im Bereich der Personalbeschaffung fallen folgende Aufgaben an:
das Erstellen eines Anforderungsprofils,
die Veröffentlichung von Stellenanzeigen,
das Bewerbermanagement
und die anschließende Personalauswahl.
Ein erfolgreiches Recruiting kann dem Fachkräftemangel entgegenwirken, indem Recruiter qualifiziertes Personal über geeignete Kanäle finden. Sie beschäftigen sich intensiv mit Kandidaten und sammeln Informationen über deren Kompetenzen, um geeignete Mitarbeiter ausfindig zu machen. Außerdem sind sie für ein passendes Personalmarketing zuständig. Dieses hilft dabei, als Arbeitgeber attraktiv zu sein und durch gezielte Informationen das Interesse qualifizierter Bewerber zu wecken.
Personaleinsatz und Personalverwaltung
Die Personalverwaltung, auch als transaktionale Personalarbeit bekannt, hat Definition die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Inhalte der Tätigkeit definiert sind. Dabei gibt die Personalverwaltung die Arbeitsbedingungen vor, unter denen das Personal seine Arbeit verrichtet und prüft, ob diese der aktuellen Gesetzlage entsprechen. Alle durch die Personalverwaltung definierten Bedingungen müssen an gesetzliche Vorschriften sowie tarifvertragliche Regelungen angepasst werden und eine motivierende Arbeitsumgebung mit sich bringen. Zu den wichtigsten Aufgaben und Zielsetzungen der Personalverwaltung gehören beispielsweise:
Die Arbeitsplatzsicherheit,
geeignete Arbeitsmittel,
die Festlegung von Arbeitszeiten,
der Schutz von personenbezogenen Daten,
und die betriebliche Mitbestimmung.
Die durch die Personalverwaltung festgelegten Inhalte sollten außerdem immer den Interessen und der Qualifikation der aktuellen und neuen Mitarbeiter entsprechen. Die Verantwortung der Personalverwaltung beginnt mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags und endet mit der Kündigung und dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters. In großen Unternehmen gibt es neben der Personalverwaltung auch eine spezielle Personaleinsatzplanung. Diese beschäftigt sich überwiegend mit Schichtplänen, Arbeitszeitmodellen und Auslastungsplänen, um eine optimale Einsatzplanung sicherzustellen.
Entgeltmanagement
Neben der Personalverwaltung ist die Personalentlohnung und Entgeltabrechnung ein wichtiger Teilbereich des Personalwesens. Die monetären Leistungen, die ein Unternehmen seinen Angestellten in Aussicht stellt, entscheiden unter anderem darüber, wie attraktiv das Unternehmen als Arbeitgeber ist. Zahlt ein Unternehmen überdurchschnittlich hohe Löhne, ist es leichter, geeignete Mitarbeiter zu finden und langfristig zu binden. Außerdem ist das Gehalt für die meisten Angestellten eine wichtige Motivation im Job. So können Entlohnungen und Prämien angesetzt werden, um Mitarbeiter stärker zu motivieren und Unternehmensziele schneller zu erreichen. Zum Entgeltmanagement zählen sämtliche Leistungen der Entlohnung, vom Grundgehalt bis hin zu Prämien und persönliche Bonuszahlungen im Rahmen des Performance Managements.
Personalentwicklung
Bei der Personalentwicklung geht es darum, die Kompetenz von bereits vorhandenem Personal zu fördern und zu verbessern. Hierzu eignen sich folgende Angebote:
Aus- und Weiterbildungen,
Umschulungen,
Seminare,
Coachings,
Job-Rotationen und
Mentoren-Programme.
Die Personalentwicklung ist gemäß Definition zuständig für die Steuerung und Koordination aller Schulungsmaßnahmen. Dabei sollten sowohl die Interessen der Mitarbeiter als auch deren personelle Eignung und Unternehmensinteressen berücksichtigt werden. Mit geeigneten Strategien für die Personalentwicklung kann nicht nur das Know-how der Absolventen verbessert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden.
Personalcontrolling
Beim Personalcontrolling geht es laut Definition um die Planung, Steuerung und Kontrolle aller HR-Prozesse. Das Controlling erfolgt anhand von personalrelevanten Zahlen und Fakten. Dabei kommen sogenannte Key Performance Indicators, kurz KPIs, zum Einsatz. Anhand dieser können Unternehmen Messungen von quantitativen Faktoren vornehmen. Dazu zählen beispielsweise die Berechnung von Personalkosten, Auslastungsquoten oder Fluktuation. Darüber hinaus bieten die Kennzahlen auch einen Einblick in qualitative Faktoren wie die Sozialkompetenz und die Mitarbeiterzufriedenheit. Dabei liegt der Fokus immer auf der gesamten Belegschaft oder ganzen Abteilungen, und nicht auf einzelnen Mitarbeitern.
Personalbetreuung
Der Begriff der Personalbetreuung umfasst mehr als nur die Aufgabe, als Ansprechpartner für das Personal zu fungieren. Vielmehr dient die Personalbetreuung als Teilbereich des HR-Managements dem Ziel, Angestellten des Arbeitgebers zusätzliche Anreize zugute kommen zu lassen, die über die Entlohnung hinaus gehen. Die wesentliche Zielsetzung der Personalbetreuung ist die Stärkung der Verbundenheit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Im Gegensatz zu anderen Teilbereichen des Personalmanagements wie der Personalverwaltung oder dem Personalcontrolling ist die Personalbetreuung ein Aufgabengebiet, das erst in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung im Personalwesen gewonnen hat. Die Personalbetreuung sorgt mithilfe verschiedener Maßnahmen dafür, dass Arbeitnehmer sich wertgeschätzt fühlen, zufriedener sind und somit auch bessere Arbeitsleistungen erbringen. Angebote, die im Rahmen der Personalbetreuung getätigt werden, umfassen zum Beispiel folgende Angebote:
vergünstigte ÖPNV-Tickets,
Verpflegungspauschalen, z. B. Essensgutscheine,
medizinische Betreuung am Arbeitsplatz, etwa durch einen Betriebsarzt, oder
betriebliche Altersvorsorge.
Welche Anforderungen bestehen an ein modernes Personalmanagement?
In der heutigen Zeit nimmt der strategische Ansatz eine zentrale Rolle im Personalmanagement ein. Hierbei kommt es auf eine harmonische Abstimmung zwischen dem strategischen Personalmanagement und den Teilbereichen wie der Personalverwaltung oder -entwicklung sowie der Unternehmensstrategie an. Unternehmensziele bilden die Grundlage für alle Tätigkeiten des Human Resource Managements und der Prozesse in der Personalverwaltung und den anderen Teilgebieten des Personalmanagements. Neue Ansätze wie das agile Personalmanagement, die digitale Personalverwaltung mit automatisierter Datenübertragung
Prozesse und Strategien sollten zudem an die aktuellen Standards angepasst werden, gerade im Hinblick auf technologische Entwicklungen. So beinhaltet die moderne Personalverwaltung die digitale Bereitstellung von Informationen, etwa über eine virtuelle Personalakte und einen Employee-Self-Service, und die Nutzung von KI oder HR-Software, um die Prozesse der Personalverwaltung abzubilden. Immer mehr Unternehmen arbeiten heutzutage mit ganzheitlichen Softwarelösungen, die sämtliche Teilgebiete des Personalwesens abbilden, vom Bewerbermanagement über die Personalverwaltung und das Personalmarketing bis zur Personalentwicklung.
Das moderne Personalmanagement ist nicht nur durch die fortschreitende Digitalisierung durch Veränderungen und Weiterentwicklungen geprägt. War früher die Personalverwaltung mit ihren klassischen Aufgaben wie das Führen der Personalakte der Hauptbereich der Personalwirtschaft, ist heute ein ganzheitlicher Ansatz gefragt. Das Personalwesen unterstützt Führungskräfte und das gesamte Management im Unternehmen dabei, die Unternehmensstrategie im Blick zu behalten und die Abläufe dahingehend zu gestalten. Dazu sorgt strategisches Personalmanagement für eine Vernetzung von Führungskräften und Mitarbeitern und steuert die Wechselwirkungen zwischen Management, Teams, Unternehmensabteilungen und einzelnen Mitarbeitern.
