Personalmanagement - Definition, Ziele, Aufgaben und Instrumente der Personalbetreuung

Vor allem in den letzten Jahren spielt das Personalmanagement von Unternehmen eine immer größere Rolle und ist eine wichtige Grundlage für den unternehmerischen Erfolg. Qualifizierte Mitarbeiter zählen den wichtigsten Ressourcen eines Betriebs. Die Eignung und Qualifikation der Mitarbeiter entscheidet über den Erfolg von Unternehmen. Da aufgrund des Fachkräftemangels immer weniger hochqualifizierte Mitarbeiter auf dem Markt zu finden sind, ist ein gut organisiertes Personalmanagement von zentraler Bedeutung. Wir erklären den Begriff des Personalmanagements, welchen Zielen es dient und welche Aufgaben im Human Resource Management anfallen.

Was genau wird unter Personalmanagement verstanden?

Der Begriff Personalmanagement umfasst alle personalrelevanten Strategien, Maßnahmen und Handlungen eines Unternehmens. So fallen die Tätigkeitsbereiche

der Personalplanung, Personalentwicklung, Personalführung, Personalbetreuung und Personalverwaltung in den Bereich des Personalmanagements. Strategisches Personalmanagement ist die Grundlage dafür, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, zu gewinnen und zu halten. Das operative Personalmanagement nimmt hingegen die administrativen Aufgaben, die konkrete Umsetzung von strategischen Ansätzen und die Belange einzelner Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen in den Fokus.

Somit zählt modernes Personalmanagement nicht nur zum Aufgabenbereich einer Abteilung oder Person, sondern muss auf allen Ebenen gelebt werden. Vor allem Führungskräfte tragen eine große Verantwortung im Bereich Personalmanagement und deren Teilgebieten wie der Personalverwaltung, -betreuung und -entwicklung. Denn sowohl die Geschäftsführung als auch die Personalabteilung und leitende Angestellte sind dafür zuständig, für ein gutes Betriebsklima zu sorgen, Mitarbeiter dauerhaft für ihre Arbeit zu begeistern und ihre Entwicklung zu fördern. Sie müssen als starker Business Partner agieren und in der Lage sein, Arbeitnehmer gezielt zu führen und zu motivieren. 

Viele Personalmanager haben ein Personalmanagement-Studium absolviert, denn die Anforderungen an den Fachbereich sind zunehmend komplex und erfordern ein fundiertes Know-how zu sämtlichen Formen von Personalangelegenheiten sowie Soft Skills. Ein klassisches oder duales Studium vermittelt weitreichende fachliche Kompetenzen, etwa im internationalen Personalmanagement, zu arbeitsrechtlichen Fragestellungen oder der operativen Personalbetreuung.

Welche Ziele verfolgt das Personalmanagement?

Bei Betrachtung der Handlungsfelder und Instrumente des Personalmanagements wird klar: Gutes Personalmanagement ist unerlässlich, wenn ein Unternehmen dauerhaft erfolgreich sein will. Grundsätzlich hat Personalmanagement auch das Ziel, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und dauerhaft zu erhalten. Studien beweisen: Zufriedene Mitarbeiter mit einer ausgewogenen Work-Life-Balance sind seltener krank und verhalten sich ihrem Arbeitgeber gegenüber deutlich loyaler. Somit führt gelungenes Personalmanagement zu einem produktiveren Arbeitsumfeld, einer verbesserten Unternehmenskultur und niedrigeren Lohnkosten. Kurzum: Das Unternehmen ist erfolgreicher und in der Lage, wirtschaftlicher zu handeln.

Die Ziele im Bereich Personalmanagement lassen sich in zwei Bereiche unterteilen:

1. Soziale Ziele

2. und wirtschaftliche Ziele.

Soziale Ziele

Das soziale Hauptziel des Human Resource Managements besteht darin, die Arbeitsverhältnisse für die Beschäftigten optimal zu gestalten. Dabei sollten folgende Ziele erreicht werden:

• Eine faire Entlohnung,

• optimale Arbeitsbedingungen,

• eine geeignete Arbeitsplatzgestaltung,

• professionelle Personalführung,

• umfänglicher Arbeitsschutz,

• eine stetige Weiterbildung und Entwicklung des Personals,

• das Recht auf Mitbestimmung und

• eine ausgeprägte Unternehmenskultur.

Ansätze und Instrumente, die der Erreichung dieser Ziele dienen, umfassen unter anderem flexible Arbeitszeiten, das Angebot von Seminaren und Trainings oder Bonusleistungen.

Wirtschaftliche Ziele

Zudem werden beim Personalmanagement auch wirtschaftlich orientierte Ziele verfolgt. Dabei ist die bestmögliche Versorgung mit qualifizierten Mitarbeitern die oberste Priorität und Grundlage für reibungslose Prozesse. Grundsätzlich können wirtschaftlich ausgerichtete Ziele im modernem Personalmanagement wie folgt aussehen:

• Steigerung der Arbeitsleistung durch Motivation,

• stärkere Kompetenz durch Schulungen und Weiterbildungen,

• Reduzierung der Recruiting-Kosten durch dauerhafte Mitarbeiterbindung,

• weniger Personalausfall durch mehr Sicherheit am Arbeitsplatz,

• höhere Produktivität durch perfekt abgestimmtes Arbeitsumfeld.

Während sich etwa der Betriebsrat vor allem für die sozialen Ziele in der Personalwirtschaft einsetzt, ist es die Aufgabe vom Bereich Personal sowie dem Management, wirtschaftlich ausgerichtete Ziele zu verfolgen. Somit stehen soziale und wirtschaftliche Ziele nicht selten im Konflikt zueinander. Die größte Herausforderung für einen Arbeitgeber ist es, diese in Einklang zu bringen.

Wer nutzt Personalmanagement?

Prinzipiell ist es für jeden Betrieb empfehlenswert und sinnvoll, ein umfassendes Human Resource Management zu nutzen. Vom Kleinunternehmen bis zum Großkonzern und unabhängig von der Branche sind die Leistungen und Angebote von Unternehmen auf dem Markt dank der Globalisierung durch eine zunehmende Vergleichbarkeit geprägt. Vor allem mittelständische Betriebe können von einer guten Organisation der Personalmanagement-Aufgaben profitieren und sich auf dem weltweiten Markt gezielt positionieren. Erfolgreiches Personalmanagement sorgt auch für einen höheren Unternehmenserfolg.

Gerade in kleinen und mittelständischen Betrieben sind oftmals nicht genügend Ressourcen vorhanden, um eine ganze HR-Abteilung mit Personalsachbearbeitern und Personalmanagern und ein professionelles Management für die optimale Personalbetreuung einzurichten. Hier stellt die Nutzung von Dienstleistungen externer Personalmanagement-Anbieter und die Auslagerung des gesamten Bereichs Personal, vom Recruiting und der Personalplanung bis zur Personalentwicklung, eine potenzielle Lösung und einen adäquaten Ersatz für die eigene Personalabteilung dar.

Welche Aufgaben übernimmt das Personalmanagement?

Im Wesentlichen hat die Personalwirtschaft laut Definition die Aufgabe, geeignetes Personal zu identifizieren und gemäß der Unternehmensziele einzusetzen und zu fördern. Voraussetzung hierfür ist eine strategische sowie nachhaltige Planung. Darüber hinaus bedarf es für eine gute Umsetzung der HR-Aufgaben einer passenden Unternehmenskultur, die durch Führungskräfte und Management vorzuleben ist und die Grundlage für alle Maßnahmen und Strategien bildet. Grundsätzlich fallen folgende Aufgaben im Personalmanagement an:

Personalplanung

Bei der Personalplanung geht es darum, wie viel Personal kurz-, mittel- und langfristig benötigt werden. Außerdem ist neben dem Personalbedarf auch immer die Qualifikation, die Mitarbeiter mitbringen sollten, zu beachten. Das Ziel der Personalplanung liegt darin, jederzeit ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung zu haben, die sich für die entsprechende Aufgabe eignen. Dadurch kann ein reibungsloser Betrieb aller Prozesse im Unternehmen sichergestellt werden. Zu den routinemäßigen Aufgaben der Personalplanung zählen unter anderem die Erstellung von Einsatzplänen für die gesamte Belegschaft und die Festlegung geeigneter Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter. Diese reichen von der Bereitstellung geeigneter Bücher und anderer Unterlagen bis hin zu Seminaren und Trainings.

Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung als Teilbereich des Personalmanagements dient dem Ziel, neue Mitarbeiter für Jobs zu rekrutieren. In der Regel ist hierfür die Human-Resources-Abteilung aktiv, die sich um die externe und interne Personalbeschaffung kümmert. Im Bereich der Personalbeschaffung fallen folgende Aufgaben an:

• das Erstellen eines Anforderungsprofils,

• die Veröffentlichung von Stellenanzeigen,

• das Bewerbermanagement

• und die anschließende Personalauswahl.

Ein erfolgreiches Recruiting kann dem Fachkräftemangel entgegenwirken, indem Recruiter qualifiziertes Personal über geeignete Kanäle und mithilfe passender Instrumente finden. Sie beschäftigen sich intensiv mit Kandidaten und sammeln Informationen über deren Qualifikationen und Fähigkeiten, um geeignete Mitarbeiter ausfindig zu machen. Außerdem sind sie für ein passendes Personalmarketing zuständig und entsprechende Instrumente hierfür auszuwählen und sie im Rahmen von Personalmarketing-Maßnahmen gezielt einzusetzen. Dieses hilft dabei, als Arbeitgeber attraktiv zu sein und durch gezielte Informationen das Interesse qualifizierter Bewerber zu wecken.

Personaleinsatz und -verwaltung

Die Personalverwaltung, auch als transaktionale Personalarbeit bekannt, hat per Definition die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Inhalte der Tätigkeit definiert sind. Sie kümmert sich auch um die Personalbetreuung im Alltag, sofern für diese kein eigener Bereich eingerichtet ist. Dabei gibt die Verwaltung die Arbeitsbedingungen vor, unter denen das Personal seine Arbeit verrichtet und prüft, ob diese der aktuellen Gesetzlage entsprechen. Alle durch die Verwaltung definierten Bedingungen müssen an gesetzliche Vorschriften sowie tarifvertragliche Regelungen angepasst werden und eine motivierende Arbeitsumgebung mit sich bringen. Zu den wichtigsten Aufgaben und Zielsetzungen gehören beispielsweise:

• Die Arbeitsplatzsicherheit,

• geeignete Arbeitsmittel,

• die Festlegung von Arbeitszeiten,

• die Erstellung und Pflege der Personalakte,

• der Schutz von personenbezogenen Daten,

• und die betriebliche Mitbestimmung.

Die durch die Mitarbeiterverwaltung festgelegten Inhalte sollten außerdem immer den Interessen und der Qualifikation der aktuellen und neuen Mitarbeiter entsprechen. Die Verantwortung der Verwaltung beginnt mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags und endet mit der Kündigung und dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters. In großen Unternehmen gibt es neben der Personalverwaltung auch eine spezielle Personaleinsatzplanung. Diese beschäftigt sich überwiegend mit Schichtplänen, Arbeitszeitmodellen und Auslastungsplänen, um eine optimale Einsatzplanung sicherzustellen.

Entgeltmanagement

Neben der Personalbetreuung und -verwaltung ist die Personalentlohnung und Entgeltabrechnung ein wichtiger Teilbereich des Personalwesens. Die monetären Leistungen, die ein Unternehmen seinen Angestellten für deren Arbeit in Aussicht stellt, entscheiden unter anderem darüber, wie attraktiv das Unternehmen als Arbeitgeber ist. Zahlt ein Arbeitgeber überdurchschnittlich hohe Löhne, ist es leichter, geeignete Mitarbeiter zu finden und langfristig zu binden. Außerdem ist das Gehalt für die meisten Angestellten eine wichtige Motivation im Job. So können Entlohnungen und Prämien angesetzt werden, um Mitarbeiter stärker zu motivieren und Unternehmensziele schneller zu erreichen. Zum Entgeltmanagement zählen sämtliche Leistungen der Entlohnung, vom Grundgehalt bis hin zu Prämien und persönliche Bonuszahlungen im Rahmen des Performance Managements. 

Personalentwicklung

Bei der Personalentwicklung geht es darum, die Kompetenz von bereits vorhandenem Personal zu fördern und zu verbessern. Hierzu eignen sich folgende Angebote:

• Aus- und Weiterbildungen,

• Umschulungen,

• Seminare,

• Bildungsmaterial wie Bücher und anderes Schulungsmaterial,

• Coachings,

• Job-Rotationen und

• Mentoren-Programme.

Die Personalentwicklung ist gemäß Definition zuständig für die Steuerung und Koordination aller Schulungsmaßnahmen. Das reicht von der Auswahl geeigneter Bücher anhand der ISBN und anderen Schulungsmaterialien bis hin zur Konzeption, Umsetzung und Evaluation der Schulungsmaßnahmen und -instrumente. Dabei sollten sowohl die Interessen der Mitarbeiter als auch deren personelle Eignung und Unternehmensinteressen berücksichtigt werden. Mit geeigneten Strategien für die Personalentwicklung kann nicht nur das Know-how der Absolventen verbessert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden.

Personalcontrolling

Beim Personalcontrolling geht es laut Definition um die Planung, Steuerung und Kontrolle aller HR-Prozesse. Das Controlling erfolgt anhand von personalrelevanten Zahlen und Fakten. Dabei kommen sogenannte Key Performance Indicators, kurz KPIs, zum Einsatz. Anhand dieser können Unternehmen Messungen von quantitativen Faktoren vornehmen. Dazu zählen beispielsweise die Berechnung von Personalkosten, Auslastungsquoten oder Fluktuation. Darüber hinaus bieten die Kennzahlen auch einen Einblick in qualitative Faktoren wie die Sozialkompetenz und die Mitarbeiterzufriedenheit. Dabei liegt der Fokus immer auf der gesamten Belegschaft oder ganzen Abteilungen, und nicht auf einzelnen Mitarbeitern.

Personalbetreuung

Der Begriff der Personalbetreuung umfasst mehr als nur die Aufgabe, als Ansprechpartner für das Personal zu fungieren. Vielmehr dient die Personalbetreuung als Teilbereich des HR-Managements dem Ziel, Angestellten des Arbeitgebers zusätzliche Anreize zugute kommen zu lassen, die über die Entlohnung hinausgehen. Die wesentliche Zielsetzung der Personalbetreuung ist die Stärkung der Verbundenheit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Im Gegensatz zu anderen Teilbereichen des Personalmanagements wie der Verwaltung, der Personalführung oder dem Personalcontrolling ist die Personalbetreuung ein Aufgabengebiet, das erst in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung im Personalwesen gewonnen hat. Die Personalbetreuung sorgt mithilfe unterschiedlicher Maßnahmen dafür, dass Mitarbeiter sich wertgeschätzt fühlen, zufriedener sind und somit auch bessere Arbeitsleistungen erbringen. Angebote, die im Rahmen der Personalbetreuung getätigt werden, umfassen zum Beispiel folgende Instrumente und Maßnahmen:

• vergünstigte ÖPNV-Tickets,

• Verpflegungspauschalen, z. B. Essensgutscheine,

• medizinische Betreuung am Arbeitsplatz, etwa durch einen Betriebsarzt, oder

• betriebliche Altersvorsorge.

Welche Anforderungen bestehen an ein modernes Personalmanagement?

In der heutigen Zeit nimmt der strategische Ansatz eine zentrale Rolle im Personalmanagement ein. Hierbei kommt es auf eine harmonische Abstimmung zwischen dem strategischen Personalmanagement und den Teilbereichen wie der Personalbetreuung, -verwaltung oder -entwicklung sowie der Unternehmensstrategie an. Die Unternehmensziele  fungieren als Grundlage für alle Tätigkeiten des Human Resource Managements und der Prozesse in der Mitarbeiterverwaltung und den anderen Teilgebieten des Personalmanagements. Neue Ansätze wie das agile Personalmanagement, die digitale Personalverwaltung mit automatisierter Datenübertragung sind ebenfalls immer wichtigere Grundlagen für eine erfolgreiche, effiziente Personalarbeit.

Prozesse, Instrumente und Strategien sollten zudem an die aktuellen Standards angepasst werden, gerade im Hinblick auf technologische Entwicklungen. So beinhaltet die moderne Personalverwaltung die digitale Bereitstellung von Informationen, etwa über eine virtuelle Personalakte und einen Employee-Self-Service, und die Nutzung von KI oder HR-Software, um die Prozesse der Personalverwaltung abzubilden. Immer mehr Unternehmen arbeiten heutzutage mit ganzheitlichen Softwarelösungen, die sämtliche Teilgebiete des Personalwesens abbilden, vom Bewerbermanagement über die Personalverwaltung und das Personalmarketing bis zur Personalentwicklung. Hier kommt es darauf an, die entscheidenden Stellen des Personalmanagements gezielt dabei zu begleiten und zu unterstützen, diese Veränderungen zu meistern, etwa durch die Bereitstellung von Lizenzen sowie Büchern, die über neue Technologien und deren Anwendung informieren, und das Unterbreiten von Schulungsangeboten. 

Das moderne Personalmanagement ist nicht nur aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung von Veränderungen und Weiterentwicklungen geprägt. War früher die Personalverwaltung mit ihren klassischen Aufgaben wie dem Führen der Personalakte der Hauptbereich der Personalwirtschaft, ist heute ein ganzheitlicher Ansatz bei der Regelung von Personalanagelegenheiten gefragt. Das Personalwesen unterstützt Führungskräfte und das gesamte Management im Unternehmen dabei, die Unternehmensstrategie im Blick zu behalten und die Abläufe dahingehend zu gestalten. Dazu sorgt das strategische Personalmanagement für eine Vernetzung von Führungskräften und Mitarbeitern und steuert die Wechselwirkungen zwischen Management, Teams, Unternehmensabteilungen und einzelnen Mitarbeitern.