Zielvereinbarung: Umfassender Überblick zur Vereinbarung von Zielen

In einem Mitarbeitergespräch wird zumindest jährlich eine Zielvereinbarung besprochen. Im Gespräch werden Unternehmensziele sowie persönliche Entwicklungsziele festgelegt und somit eine klare Richtlinie für die künftige Zusammenarbeit geschaffen. Doch was genau beinhaltet eine Zielvereinbarung und welche Vor- und Nachteile bringt sie mit sich? Wir erklären, wie eine Zielvereinbarung formuliert werden sollte, was der beste Zeitpunkt dafür ist und wer für die Formulierung verantwortlich ist.

Was genau ist eine Zielvereinbarung?

Eine Zielvereinbarung ist ein Führungstool, das in so ziemlich jeder Branche eingesetzt werden kann. In einer Zielvereinbarung werden bestimmte Leistungsziele für Mitarbeiter festgelegt, die in einem bestimmten Zeitraum erreicht werden sollen. In der Regel gelten die konkreten Ziele für ein Geschäftsjahr - also ab dem nächsten Jahr. In besonders schnelllebigen Branchen können die gesetzten Ziele auch jeweils für ein Quartal festgelegt werden. Am Ende der Zeitspanne wird überprüft, ob die Zielvorgabe erreicht wurde. Die Technik basiert auf dem "Management by Objectives"-Prinzip von Peter F. Drucker und stammt aus dem Jahr 1955.

Das Instrument der Zielvereinbarung gilt als Motivations- und Führungstool. Wenn der Arbeitnehmer alle vereinbarten Ziele erreicht, erhält er dafür in der Regel eine Prämie. Dabei kann es sich um Geld, Incentives oder andere Vorteile handeln. Arbeitgeber versprechen sich von einer erfolgreichen Zielvereinbarung eine verbesserte Performance und Leistung des Mitarbeiters sowie höhere Umsätze und das Erreichen von übergeordneten Unternehmenszielen.

Grundsätzlich gibt es dabei drei Arten von Zielen:

• Verhaltensbezogene Ziele: Dabei geht es konkret um das Verhalten des Mitarbeiters. Beispielsweise eine kürzere Reaktionszeit auf Bewertungen.

• Aufgabenbezogene Ziele: Dabei geht es um klare Ziele, die für bestimmte Aufgaben definiert werden. Zum Beispiel eine Steigerung der Reichweite auf allen Social Media Kanälen.

• Entwicklungsbezogene Ziele: In diesem Fall spricht man auch oft von persönlichen Entwicklungszielen. Dabei geht es um einen Ausbau des Know-Hows und die Entwicklung von Mitarbeitern. Beispielsweise durch die Teilnahme an einem Seminar für angehende Führungskräfte.

Welche Vor- und Nachteile haben Zielvereinbarungen?

Zielformulierungen sollen Mitarbeiter motivieren und Unternehmen dabei helfen, strategische Ziele besser umzusetzen. Sie geben Arbeitnehmern eine Leitlinie für ihre Arbeit und helfen Führungskräften dabei, die Arbeit einzelner Mitarbeiter einzuschätzen und bewerten zu können. Dabei bieten sie folgende Vor- und Nachteile:

Vorteile

• Die Priorisierung von Aufgaben: Anhand einer Zielvorgabe wissen Mitarbeiter genau, welche Ziele Vorrang haben und können entsprechend agieren.

• Die Motivation von Arbeitnehmern: Klare Ziele spornen an und ermöglichen eine faire Leistungsbeurteilung durch Vorgesetzte. Das führt auch zu einer gesteigerten Motivation.

• Transparenz und Klarheit: Sowohl Führungskräfte und Vorgesetzte als auch Mitarbeiter kennen die Vorgaben und alle damit verbundenen Anforderungen.

• Mehr Eigenverantwortung: Mitarbeiter haben die Chance, ihren Weg zum Ziel selbst zu bestimmen.

• Verbindlichkeit: Eine Zielvorgabe schafft Verbindlichkeit. Dies gilt sowohl für Arbeitgeber und Vorgesetze als auch für Arbeitnehmer.

Nachteile

• Verstärkter Leistungsdruck: Eine konkret formulierte Zielvereinbarung kann aber auch zu einem gesteigerten Leistungsdruck führen. Dies hemmt die Kreativität und kann im schlimmsten Fall die Leistung von Mitarbeitern einschränken.

• Schlechtes Arbeitsklima: Nicht selten haben Arbeitgeber beim Thema Zielvereinbarung zu hohe Ansprüche an ihre Mitarbeiter. Allerdings können sich zu hoch gesteckte Ziele negativ auf das Arbeitsklima auswirken.

• Das Verfehlen der Zielerreichung: Scheitert ein Mitarbeiter an der Umsetzung von Zielen kann dies zu einem Muster der Demotivation führen und Auslöser für einen Leistungsabfall sein.

• Unflexibilität: Starre Zielvorgaben können dazu führen, dass nicht auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagiert wird.

• Bereichsegoismen: Werden Bereichsziele über Unternehmensziele gestellt, werden Mitarbeiter ggf. gegeneinander anstatt miteinander arbeiten, um eigene Ziele durchzusetzen.

• Fehlende Konsequenz: Selbst messbare Ziele, die Arbeitgeber klar formulieren, werden von vielen Mitarbeitern nicht als verbindlich erachtet. Ein konkretes Beispiel ist der Fall, wenn der Arbeitgeber und Vorgesetze die Erreichung der Vorgaben nicht nachverfolgen. 

Wie wird eine Zielvereinbarung formuliert?

Im Idealfall sollten Unternehmen Zielvereinbarungen anhand der SMART-Formel formulieren. Denn eine smarte Zielvereinbarung macht eine genaue Überprüfung und somit eine exakte Leistungsbeurteilung möglich. Die SMART-Methode ist ein Rahmen, das vorgibt, wie Ziele definiert werden sollten. Demnach müssen Ziele:

• Spezifisch,

• messbar,

• attraktiv,

• relevant/realistisch,

• und terminiert sein.

Folgen Unternehmen diesem Schema, so werden Ziele nicht gedankenlos formuliert, sondern präzise auf den Punkt gebracht.  Wenn Ziele messbar sind, können sie besser beurteilt und verglichen werden. Smarte Ziele bieten also Vorteile für Unternehmen und Arbeitnehmer.

Gelingt Unternehmen die klare Formulierung, können Führungskräfte und Mitarbeiter anhand von Praxis-Beispielen genau erkennen, welche Ziele erreicht wurde - und welche nicht. Es ist eine spätere Anpassung der bereits vereinbarten Ziele möglich und es kann nachverfolgt werden, welche übergeordneten Ziele erreicht werden können. 

Quantitative vs. qualitative Ziele

Dabei unterscheidet man immer zwischen quantitativen und qualitativen Zielen. Während sich quantitative Ziele gut beurteilen lassen, kann die Messbarkeit von qualitativen Zielen oftmals schwierig sein. Trotzdem sollten in einer Zielvereinbarung immer beide Varianten vertreten und vereinbart werden.

Die Zielerreichung von quantitativen Zielen kann über sogenannte KPIs überprüft werden. Key Performance Indicators sind konkrete Leistungskennzahlen, die leicht gemessen werden können. Dies kann zum Beispiel eine Bewertung zwischen 1 und 5 sein oder eine Prozentzahl, die Auskunft über den Erfolg eines Unternehmens in einem bestimmten Bereich gibt. KPIs werden überwiegend eingesetzt, um zu überprüfen, ob Unternehmensvorgaben erfüllt werden.

Wenn man von qualitativen, beziehungsweise weichen Zielen, spricht, sind damit oftmals schwer oder kaum messbare Faktoren gemeint. Dies kann zum Beispiel die Kundenzufriedenheit oder das Arbeitsklima in einem Unternehmen sein. Trotzdem sollte auch hier versucht werden klare Vorgaben zu definieren und Zahlen greifbar zu machen. Messbarkeit kann zum Beispiel über Checklisten hergestellt werden. Eine andere Option wäre die Benotung in einem festgelegten Punktesystem. 

Was unterscheidet persönliche Ziele von Unternehmenszielen?

Erfolgreiche Zielvereinbarungen bestehen meist überwiegend aus Unternehmenszielen und enthalten darüber hinaus immer noch ein oder zwei persönliche Ziele.

Klassische Unternehmensziele sind beispielsweise

• eine Verbesserung der Produkte,

• eine Steigerung des Umsatzes

• oder eine Ausweitung des Marktanteils.

Aus diesen übergeordneten Zielen können individuelle Ziele für einzelne Mitarbeiter abgeleitet und vereinbart werden. Ein konkretes Beispiel hierfür kann das Ziel sein, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Das kann für Angestellte im Kundenservice des Unternehmens bedeuten, dass die Performance in der Abteilung verbessert werden muss. Dies kann durch eine schnellere Bearbeitung von Reklamationen oder eine freundlichere Ansprache der Kunden umgesetzt werden. 

Persönliche Ziele können dagegen ganz individuell ausfallen und betreffen immer nur die Wünsche und Erwartungen an die betroffene Person. Während sich Führungskräfte oftmals für den Ausbau ihrer Management Qualitäten interessieren, freut sich ein anderer Arbeitnehmer vielleicht über eine Qualifizierung in eine bestimmte fachliche Richtung.

Welche Ziele konkret formuliert und vereinbart werden, sollte immer von beiden Parteien bestimmt werden. Nur so ist ein Ausbau des Potenzials des Angestellten und eine Motivationssteigerung möglich.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Vereinbarung von Zielen?

In der Regel werden Zielvereinbarungen zum Beginn oder kurz vor dem Beginn des Geschäftsjahres getroffen. Sie können aber auch auf Grund von neuen Strukturen und Anpassungen erfolgen.

Gerade bei neuen Aufgaben und Herausforderungen ist es wichtig, flexibel eine konkrete Zielvereinbarung zu treffen. Diese dient als Orientierung für Mitarbeiter und Vorgesetze. Sie bietet eine Form der Messbarkeit und liefert genaue Informationen zu Erwartungen und Anforderungen.

Wie läuft der Zielvereinbarungsprozess ab?

Grundsätzlich erfolgt die Festlegung einer Zielvereinbarung immer nach folgendem Muster:

1. Mitarbeiter erhalten ca. einen Monat vor dem Mitarbeitergespräch die Bitte, sich mit Zielideen und Zielvorschlägen auseinander zu setzen.

2. Die Geschäftsleitung erstellt ebenfalls Checklisten und Pläne, in denen genaue Zielvorgaben hinterlegt sind.

3. Im Gespräch werden sowohl persönliche als auch strategische Unternehmensziele besprochen und definiert. Dabei werden alle Maßnahmen immer nach Inhalt, Ausmaß und Zeit festgesetzt.

4. Beide Parteien unterzeichnen die Zielvereinbarung und richten ihre tägliche Arbeit künftig danach aus.

Sollten Zielvereinbarungsgespräche von Gehaltsgesprächen getrennt werden?

In der Regel werden Zielvereinbarungsgespräche im Zuge eines Mitarbeitergesprächs geführt. Dabei gibt der direkte Vorgesetzte sein Feedback ab und es kann ein Austausch über Erwartungen, Zufriedenheit und das künftige Management erfolgen. 

Verläuft das Mitarbeitergespräch positiv, drückt der Vorgesetzte Anerkennung aus und kann direkt zusammen mit dem Angestellten eine Zielvereinbarung formulieren. Diese hilft beiden Seiten, denn Sie schafft:

• Klarheit,

• Verbindlichkeit

• Eigenverantwortung,

• Motivation,

• und eine Priorisierung

Viele Angestellte wollen das Zielvereinbarungsgespräch nutzen, um im nächsten Schritt über ihr Gehalt zu verhandeln. Grundsätzlich sollten Gehaltsverhandlungen jedoch von Zielgesprächen getrennt werden.

Denn unabhängig davon, ob bestimmte Ziele erreicht werden können oder nicht, wird das Gehalt für den täglichen Einsatz und die Leistung bezahlt. Wer bei diesem Thema nicht gut vorbereitet ist oder die Zielerreichung als Vorlage für sein Gehalt nutzt, kann sich damit in Erklärungsnot bringen.

Wer ist verantwortlich für die Zielvereinbarung?

Die Vereinbarung von festgelegten Zielen finden meist statt im Zuge eines Mitarbeitergesprächs. Dieses wird im Normalfall vom Vorgesetzen oder Abteilungsleiter mit dem direkten unterstellten Arbeitnehmer geführt.

In manchen Fällen befindet sich auch eine Person aus der Geschäftsleitung oder dem Personalbereich mit im Raum. Grundsätzlich definieren aber immer nur der Mitarbeiter und der direkte Vorgesetzte die Zielvereinbarung.

Das heißt: Mitarbeiter haben immer die Möglichkeit, Ziele zu diskutieren. Erscheinen die Ziele unerreichbar, können diese nach Absprche auch niedriger angesetzt werden. Außerdem können Angestellte immer eigene Vorschläge mit einbringen und angeben, welche Ziele ihnen wirklich relevant erscheinen, und welche nicht.