Zielvereinbarung: So vereinbarst du Ziele mit deinen Mitarbeitern

In einem Mitarbeitergespräch wird zumindest jährlich eine Zielvereinbarung besprochen. Im Gespräch zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter werden Unternehmensziele sowie persönliche Entwicklungsziele festgelegt und es wird somit eine klare Richtlinie für die künftige Zusammenarbeit geschaffen. Doch welche Inhalte umfasst feine Zielvereinbarung und welche Vor- und Nachteile bringt sie mit sich?

Wir erklären, wie eine Zielvereinbarung formuliert werden sollte, was der beste Zeitpunkt dafür ist und wer für die Formulierung verantwortlich ist. Darüber hinaus stellen wir dir einige klassische Beispiele und Vorlagen für eine gelungene Zielvereinbarung vor und erläutern, inwieweit sie im Arbeitsrecht begründet ist. 

Was genau ist eine Zielvereinbarung?

Eine Zielvereinbarung ist ein Führungstool, das in so ziemlich jeder Branche eingesetzt werden kann, von der Wirtschaft bis zum öffentlichen Dienst, etwa an Hochschulen. Die rechtliche Grundlage der Zielvereinbarung ist im Arbeitsrecht verankert, da sie eine Vereinbarung zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber darstellt, die auch im Arbeitsvertrag festgehalten werden kann. In einer Zielvereinbarung werden bestimmte Leistungsziele für Mitarbeiter festgelegt, die in einem bestimmten Zeitraum erreicht werden sollen.

In der Regel bilden die konkreten Ziele für ein Geschäftsjahr, also ab dem kommenden Jahr, die Grundlage für die Umsetzung der Zielvereinbarung. In besonders schnelllebigen Branchen können die gesetzten Ziele auch jeweils für ein Quartal festgelegt werden. Am Ende der Zeitspanne wird überprüft, ob die Zielvorgabe erreicht wurde. Die Technik basiert auf dem "Management by Objectives"-Prinzip des US-amerikanischen Ökonomen Peter F. Drucker und stammt aus dem Jahr 1955.

Das Instrument der Zielvereinbarung gilt als Motivations- und Führungstool in Unternehmen. Wenn der Mitarbeiter alle vereinbarten Ziele erreicht und somit seine Zielvorgabe erfüllt, erhält er für die Zielerreichung in der Regel eine Prämie. Dabei kann es sich um Geld, etwa eine zusätzlich gezahlte Vergütung, sowie Incentives oder andere Vorteile handeln. Arbeitgeber versprechen sich von einer erfolgreichen Zielvereinbarung eine verbesserte Performance und Leistung des Mitarbeiters sowie höhere Umsätze und das Erreichen von übergeordneten Unternehmenszielen.

Grundsätzlich gibt es dabei drei Arten von Zielen:

• Verhaltensbezogene Ziele: Dabei geht es vor allem um das Verhalten des Mitarbeiters. Dies kann beispielsweise eine kürzere Reaktionszeit auf Bewertungen sein.

• Aufgabenbezogene Ziele: Dabei geht es um klare Ziele, die für bestimmte Aufgaben definiert und formuliert werden, zum Beispiel eine Steigerung der Reichweite auf allen Social Media Kanälen.

• Entwicklungsbezogene Ziele: In diesem Fall spricht man auch oft von persönlichen Entwicklungszielen. Dabei geht es um einen Ausbau des Know-hows und die Entwicklung von Mitarbeitern, etwa indem man die Teilnahme an einem Seminar für angehende Führungskräfte vereinbart.

Welche Vor- und Nachteile haben Zielvereinbarungen?

Die Formulierung einer Zielvereinbarung dient dem Ziel, Mitarbeitern im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zu motivieren und Unternehmen dabei zu helfen, strategische Ziele besser umzusetzen. Zielvereinbarungen geben Arbeitskräften eine Leitlinie für ihre Tätigkeit und helfen Führungskräften dabei, die Arbeit einzelner Mitarbeiter einschätzen und bewerten zu können. Dabei bieten Zielvereinbarungen folgende Vor- und Nachteile:

Vorteile

• Die Priorisierung von Aufgaben: Anhand einer Zielvorgabe wissen Mitarbeiter genau, welche Ziele Vorrang haben und können entsprechend agieren.

• Die Motivation von Beschäftigten: Klare Ziele spornen an und ermöglichen eine faire Leistungsbeurteilung durch Vorgesetzte. Das führt auch zu einer gesteigerten Motivation.

• Transparenz und Klarheit: Sowohl Führungskräfte und Vorgesetzte als auch Mitarbeiter kennen die Vorgaben und sind in der Lage, alle damit verbundenen Anforderungen einzuschätzen.

• Mehr Eigenverantwortung: Mitarbeiter haben die Chance, ihren Weg zum Ziel selbst zu bestimmen.

• Verbindlichkeit: Eine Zielvorgabe schafft Verbindlichkeit. Dies gilt sowohl für Arbeitgeber und Vorgesetzte als auch für die Mitarbeitenden.

Nachteile

• Verstärkter Leistungsdruck: Eine konkret formulierte Zielvereinbarung kann aber auch zu einem gesteigerten Leistungsdruck führen. Dies hemmt die Kreativität und kann im schlimmsten Fall die Leistung von Mitarbeitern einschränken.

• Schlechtes Arbeitsklima: Nicht selten haben Arbeitgeber beim Thema Zielvereinbarung zu hohe Ansprüche an ihre Mitarbeiter. Allerdings können sich zu hoch gesteckte Ziele negativ auf das Arbeitsklima auswirken.

• Das Verfehlen der Zielerreichung: Scheitert ein Mitarbeiter an der Umsetzung der Zielvereinbarung, kann dies zu einem Muster der Demotivation führen. Dadurch wird eine verfehlte Zielerreichung möglicherweise zum Auslöser für einen Leistungsabfall.

• Unflexibilität: Starre Zielvorgaben können dazu führen, dass nicht auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagiert wird.

• Bereichsegoismen: Werden Bereichsziele über Unternehmensziele gestellt, werden Mitarbeiter ggf. gegeneinander anstatt miteinander arbeiten, um eigene Ziele durchzusetzen.

• Fehlende Konsequenz: Selbst messbare Ziele, die Arbeitgeber klar formulieren, werden von vielen Mitarbeitern nicht immer als verbindlich erachtet. Ein konkretes Beispiel hierfür liegt vor, wenn der Arbeitgeber und Vorgesetzte die Erreichung der Vorgaben nicht nachverfolgen. 

Wie wird eine Zielvereinbarung formuliert?

Im Idealfall sollten Unternehmen Zielvereinbarungen anhand der SMART-Formel formulieren. Denn eine smarte Zielvereinbarung macht eine genaue Überprüfung und somit eine exakte Leistungsbeurteilung möglich. Die SMART-Methode ist ein Rahmen, der vorgibt, wie Ziele definiert werden sollten und was bei ihrer Formulierung zu beachten ist. Demnach müssen Ziele:

• Spezifisch,

• messbar,

• attraktiv,

• relevant/realistisch,

• und terminiert sein.

Folgen Unternehmen diesem Schema, so formulieren sie Ziele nicht gedankenlos, sondern bringen sie präzise auf den Punkt. Wenn Ziele messbar sind, können sie besser beurteilt und verglichen werden. Smarte Ziele bieten somit Vorteile für Unternehmen und Arbeitnehmer und verbessern so das gesamte Arbeitsverhältnis.

Gelingt Unternehmen die klare Formulierung von Zielen und Zielvereinbarungen, können Führungskräfte und Mitarbeiter anhand von Beispielen und Maßnahmen aus der Praxis genau erkennen, welche Ziele erreicht wurden - und welche nicht. Eine spätere Anpassung der bereits vereinbarten Ziele ist dadurch möglich. Auf diese Weise kann nachverfolgt werden, welche übergeordneten Ziele erreicht werden können. 

Quantitative vs. qualitative Ziele

Bei Zielvereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterscheidet man immer zwischen quantitativen und qualitativen Zielen. Während sich quantitative Ziele gut beurteilen lassen, gestaltet sich die Messbarkeit von qualitativen Zielen oftmals schwierig. Trotzdem sollten in einer Zielvereinbarung mit einem Mitarbeiter immer beide Varianten vertreten und vereinbart werden.

Die Zielerreichung von quantitativen Zielen kann über sogenannte KPIs überprüft werden. Key Performance Indicators sind konkrete Leistungskennzahlen, die leicht gemessen werden können. Dies kann zum Beispiel eine Bewertung zwischen 1 und 5 sein oder eine Prozentzahl, die Auskunft über den Erfolg eines Unternehmens in einem bestimmten Bereich gibt. KPIs werden überwiegend eingesetzt, um zu überprüfen, ob Unternehmensvorgaben durch Mitarbeiter oder Bereiche erfüllt werden.

Wenn man von qualitativen beziehungsweise weichen Zielen spricht, sind damit oftmals schwer oder kaum messbare Faktoren gemeint. Dies kann zum Beispiel die Kundenzufriedenheit oder das Arbeitsklima in einem Unternehmen sein. Trotzdem sollte auch hier versucht werden, klare Vorgaben für den Mitarbeiter zu definieren und Zahlen greifbar zu machen. Messbarkeit kann zum Beispiel über Checklisten hergestellt werden. Eine andere Option wäre die Benotung von Arbeitnehmern in einem festgelegten Punktesystem. 

Was unterscheidet persönliche Ziele von Unternehmenszielen?

Erfolgreiche Zielvereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter bestehen meist überwiegend aus Unternehmenszielen und enthalten darüber hinaus immer noch ein oder zwei persönliche Ziele für den Arbeitnehmer.

Klassische Unternehmensziele sind beispielsweise

• eine Verbesserung der Produkte,

• eine Steigerung des Umsatzes

• oder eine Ausweitung des Marktanteils.

Aus diesen übergeordneten Zielen können individuelle Ziele für einzelne Beschäftigte abgeleitet und vereinbart werden. Ein konkretes Beispiel hierfür kann das Ziel sein, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Das kann für Arbeitnehmer im Kundenservice des Unternehmens bedeuten, dass die Performance in der Abteilung verbessert werden muss. Dies kann durch eine schnellere Bearbeitung von Reklamationen oder eine freundlichere Ansprache der Kunden durch den Mitarbeiter umgesetzt werden. 

Persönliche Ziele von Arbeitnehmern können dagegen ganz individuell ausfallen und betreffen immer nur die Wünsche und Erwartungen an die betroffene Person. Während sich Führungskräfte oftmals für den Ausbau ihrer Management-Qualitäten interessieren, freut sich ein anderer Arbeitnehmer vielleicht über eine Qualifizierung in eine bestimmte fachliche Richtung.

Welche Ziele konkret bestimmt und vereinbart werden, sollte immer von beiden Parteien, Arbeitgeber und Arbeitnehmer, bestimmt werden. Nur so sind ein Ausbau des Potenzials und eine Motivationssteigerung für deine Mitarbeiter möglich.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Vereinbarung von Zielen?

In der Regel werden Zielvereinbarungen zum Beginn oder kurz vor dem Beginn des Geschäftsjahres getroffen. Sie können aber auch aufgprund von neuen Strukturen und Anpassungen erfolgen.

Gerade bei neuen Aufgaben und Herausforderungen für den Arbeitnehmer ist es wichtig, flexibel eine konkrete Zielvereinbarung zu treffen. Diese dient als Orientierung für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Sie bietet eine Art der Messbarkeit und liefert genaue Informationen zu Erwartungen und Anforderungen.

Wie läuft der Zielvereinbarungsprozess ab?

Grundsätzlich erfolgt die Festlegung einer Zielvereinbarung zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer immer nach folgendem Muster:

1. Mitarbeiter erhalten ca. einen Monat vor dem Mitarbeitergespräch die Bitte, sich mit Zielideen und Zielvorschlägen auseinander zu setzen.

2. Die Geschäftsleitung erstellt ebenfalls Checklisten und Pläne, in denen genaue Zielvorgaben für den Arbeitnehmer hinterlegt sind.

3. Im nächsten Schritt werden im Rahmen eines Gesprächs zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sowohl persönliche als auch strategische Unternehmensziele besprochen und definiert. Dabei werden alle Maßnahmen immer nach Inhalt, Ausmaß und Zeit festgesetzt.

4. Beide Parteien unterzeichnen die Zielvereinbarung und richten ihre tägliche Arbeit künftig danach aus.

Sollten Zielvereinbarungsgespräche von Gehaltsgesprächen getrennt werden?

In der Regel werden Zielvereinbarungsgespräche im Zuge eines Mitarbeitergesprächs geführt. Dabei gibt die direkt zuständige Führungskraft ihr Feedback ab und es kann ein Austausch über Erwartungen, Zufriedenheit und das künftige Management erfolgen. 

Verläuft das Mitarbeitergespräch positiv, drückt die Führungskraft Anerkennung aus und kann direkt zusammen mit dem Angestellten eine Zielvereinbarung formulieren. Dies hilft beiden Seiten, denn die festgelegte Zielvereinbarung schafft:

• Klarheit,

• Verbindlichkeit

• Eigenverantwortung,

• Motivation,

• und eine Priorisierung

Mitunter ist es hilfreich, für solche Gespräche einen Leitfaden mit Checklisten zu entwickeln. Dieser deckt idealerweise alle relevanten Punkte und Ziele des Unternehmens ab, lässt aber auch genügend Raum für individuelle Zielsetzungen des Mitarbeitenden.

Viele Angestellte wollen das Zielvereinbarungsgespräch nutzen, um im nächsten Schritt über ihre Vergütung zu verhandeln. Grundsätzlich sollten Gehaltsverhandlungen jedoch von Zielgesprächen getrennt werden.

Denn unabhängig davon, ob bestimmte Ziele erreicht werden können oder nicht, wird das Gehalt für den täglichen Einsatz und die im Arbeitsvertrag vereinbarte Leistung bezahlt. Wer bei diesem Thema nicht gut vorbereitet ist oder die Zielerreichung als Vorlage für sein Gehalt nutzt, kann sich damit in Erklärungsnot bringen.

Lediglich wenn die variable Vergütung Teil des Performance Managements in einem Unternehmen ist und Zielvereinbarungen mit Anreizsystemen und einer leistungsabhängigen variablen Vergütung verknüpft sind, kann es sinnvoll sein, das Thema anzusprechen. 

Wer ist verantwortlich für die Zielvereinbarung?

Die Vereinbarung von festgelegten Zielen erfolgt üblicherweise über ein Mitarbeitergespräch. Dieses wird im Normalfall vom Vorgesetzten oder Abteilungsleiter mit dem direkt unterstellten Arbeitnehmer geführt.

In manchen Fällen befindet sich auch eine Person aus der Geschäftsleitung oder der Personalabteilung mit im Raum. Grundsätzlich definieren aber immer nur der Mitarbeiter und der direkte Vorgesetzte die Zielvereinbarung.

Das heißt: Mitarbeiter haben immer die Möglichkeit, über Ziele zu diskutieren. Erscheinen die Ziele zum Beispiel für das nächste Jahr unerreichbar, können diese nach Absprache auch niedriger angesetzt werden. Außerdem können Mitarbeiter immer eigene Vorschläge und Ansprüche mit einbringen und angeben, welche Ziele ihnen wirklich relevant erscheinen, und welche nicht.

Welche Aspekte des Arbeitsrechts sind bei der Vereinbarung von Zielen mit Mitarbeitern zu beachten?

Bei der Zielvereinbarung ist immer auch das Arbeitsrecht im Blick zu behalten. Gemäß Arbeitsrecht handelt es sich bei der Vereinbarung von Zielen laut Definition um eine vertragliche Nebenabrede zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Als Grundlage hierfür fungiert der Arbeitsvertrag, der Rahmenregelungen über die leistungsabhängige Zielvereinbarung enthält.

Zielvereinbarungen, die an keine erfolgsabhängige Vergütung oder einen anderen Vorteil geknüpft sind, können laut Arbeitsrecht als Ausübung des Weisungs- oder Direktionsrecht des Vorgesetzten interpretiert werden. Sie gelten somit jedoch nicht als klassische Vereinbarung, stattdessen übt die Führungskraft hier eine per Arbeitsvertrag bestehende Weisungsbefugnis gegenüber dem Mitarbeiter aus. Aus Sicht des Arbeitsrechts ist diese Variante somit für den Arbeitnehmer nicht mit einem konkreten Anspruch verbunden.

Viele jährliche Zielvereinbarungen werden jedoch im Rahmen des Performance Managements an eine zusätzliche Prämie oder einen Bonus geknüpft. Mitunter erfolgt die Vereinbarung hier in Verbindung mit einem sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt, der besagt, dass es sich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handelt, auf die kein Rechtsanspruch besteht. Solche Vorbehalte sind aber laut Arbeitsrecht und der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) unwirksam. Das BAG hat dies damit begründet, dass es sich um eine einseitig vom Unternehmen geäußerte Vertragsbedingung handelt. Zielvereinbarungen sind häufig für Arbeitsverträge vorformuliert und fungieren somit gemäß Arbeitsrecht als Allgemeine Geschäftsbedingungen. 

Das bedeutet, dass fehlende Zielvereinbarungen, die per Arbeitsvertrag vereinbart und nicht erfüllt wurden, vom Arbeitnehmer laut BAG einklagbar sind und das Unternehmen Schadenersatz zahlen muss. Ein entsprechender Fall wurde im Jahr 2020 vom BAG zugunsten des Mitarbeiters entschieden, der aufgrund unterlassener Zielvereinbarungen auf Schadenersatz in Höhe des vollen vereinbarten Bonus geklagt hatte.

Wie sehen gute Beispiele für Zielvereinbarungen aus?

Eine gute Zielvereinbarung sollte klar verständlich, einfach und präzise formuliert sein. So ist sichergestellt, dass der Arbeitnehmer genau versteht, was von ihm gewünscht wird. Als Grundprämisse fungiert hier die SMART-Regel. Beispiele für gelungene Anforderungen für euer Team oder einzelne Beschäftigte im Hinblick auf die zu erreichenden Ziele können folgendermaßen aussehen:

• Generierung von zehn neuen Kundenkontakten in einem bestimmten Zeitrahmen, etwa drei Monaten,

• Senkung der Fluktuationsrate im Unternehmen um 20 % innerhalb von sechs Monaten,

• Steigerung des Marktanteils um 5 % innerhalb des nächsten Geschäftsjahres,

• Generierung von mindestens zehn Bewerbungen pro ausgeschriebener Stelle im kommenden Quartal.

Zu vermeiden sind hingegen allgemeine Formulierungen, die nicht oder kaum prüfbar sind. Wichtig ist außerdem, Anregungen und Vorschläge des Mitarbeiters in die Festlegung persönlicher und betrieblicher Ziele mit einfließen zu lassen, Zwischenziele zu bestimmen und die Ziele schriftlich festzuhalten. Idealerweise konzentrieren sich Führungskräfte zunächst auf die Ist-Analyse, um dann gemeinsam Ideen und Vorlagen für den Soll-Zustand zu entwickeln. Je konkreter das gemeinsame Ziel dann in der Zielvereinbarung bestimmt wird, umso erfolgversprechender ist es, dass dieses auch erreicht wird.