Personalabteilung: Begriff, Bedeutung, Aufgaben, Organisation, Aufbau

Mit dem Wandel des Arbeitsmarkts verändern sich auch die Aufgaben und Ansprüche an die Personalabteilung. Der Fachkräftemangel der letzten Jahre stellt Firmen bei der Personalsuche und -administration vor stetig wachsende Herausforderungen. So ist eine gut aufgestellte Personalabteilung unerlässlich. Doch welche Aufgaben übernimmt das Personalwesen eigentlich? Und welche Möglichkeiten gibt es für Organisation und Aufbau eines effizienten Personalmanagements? Wir erklären, welchen Einfluss der HR-Bereich auf den Unternehmenserfolg hat und was bei der Ausgestaltung von Personalabteilungen zu beachten ist.

Definition: Was genau wird unter einer Personalabteilung verstanden?

Wenn von der Personalabteilung oder auch der HR-Abteilung gesprochen wird, ist damit die Abteilung im Unternehmen gemeint, die sich um das gesamte Personalwesen kümmert. Das Kürzel "HR" steht hierbei für "Human Resources", der englische Begriff für das Personalwesen. Das heißt laut Definition: Die Personalabteilung übernimmt die Personalbeschaffung, die Personalbetreuung sowie die Personalentwicklung und Weiterbildung von Mitarbeitern. Das HR ist der erste Ansprechpartner für Angestellte, Führungskräfte und den Betriebsrat und hat die Aufgabe, das Unternehmen durchgängig mit genügend Mitarbeitern zu versorgen und einzelne Mitarbeiter bestmöglich zu fördern und einzusetzen. So stellt der Bereich Human Resources sicher, dass die Arbeit im Unternehmen korrekt und vollumfänglich ausgeführt wird und Wertschöpfungsprozesse reibungslos funktionieren. 

Welche Bedeutung hat das Personalwesen im Unternehmen?

Das Personalwesen übernimmt alle gängigen Aufgaben und Prozesse, die mit der Beschäftigung von Personal verbunden sind. Die Tätigkeiten, für die das HR verantwortlich zeichnet, reichen von der Einstellung über die Verwaltung und Entwicklung bis zur Entlassung von Mitarbeitern. Da der Unternehmenserfolg mit den richtigen Mitarbeitern steht und fällt, übernimmt das Personalwesen auch eine elementare Rolle für das Erreichen der unternehmerischen Ziele. Somit hat die Arbeit des HR einen direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg. 

Welche Aufgaben übernimmt die Personalabteilung?

Grundsätzlich kümmert sich die Personalabteilung um alle HR-Prozesse im Personalwesen - vom Recruiting über das Personalmanagement und die Personalbetreuung bis hin zur Steigerung der Leistung einzelner Mitarbeiter durch eine gezielte Förderung und Weiterbildung. Dabei fallen im Human Resource Management im Rahmen der strategischen und operativen Personalarbeit insbesondere folgende Aufgaben an:

Die Personalbedarfsplanung / Personalplanung

Bei der Personalbedarfsplanung stellt das Human Resources sicher, dass dem Unternehmen zu jeder Zeit eine geeignete Anzahl an Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen (notwendige Hard- und Soft Skills, Berufserfahrung, Ausbildung, etc.) zur Verfügung steht. Dabei sollte das von der Personalabteilung entwickelte Konzept der Personalplanung stets den Zielen des Unternehmens entsprechen und in einem Top-Down-Prozess entwickelt werden.

Die Personalgewinnung und Akquise

Eine weitere wichtige Aufgabe der Abteilung HR ist die Personalbeschaffung. Diese wird oftmals auch als Recruiting oder Talent Acquisition bezeichnet. Damit werden alle Methoden und Maßnahmen beschrieben, die das HR im Rahmen der Personalarbeit umsetzt, um potenzielle Bewerber zu erreichen und so neue Mitarbeiter für den Arbeitgeber zu gewinnen.

Beim Recruiting von Mitarbeitern kann sowohl die interne Personalbeschaffung als auch die externe Personalbeschaffung dabei helfen, die festgesetzten wirtschaftlichen Ziele zu verfolgen. Dies erfolgt im Rahmen des Personalmanagements zum Beispiel durch das Veröffentlichen von Stellenangeboten auf verschiedenen Kanälen, Active Sourcing oder Employer Branding. Beim Kampf um geeignetes Personal können freiwillige Sozialleistungen, Remote Work und andere New-Work-Konzepte, eine gute Work-Life-Balance und weitere Mitarbeiter-Benefits helfen. Das Human Resources kommuniziert diese nach außen, um die besten Talente zu gewinnen.

Die Personaleinsatzplanung

Eine weitere Aufgabe in der täglichen Arbeit der Personalabteilung ist die Personaleinsatzplanung. Dadurch stellt der Bereich Human Resources sicher, dass alle Mitarbeiter möglichst effizient und ihren Kompetenzen entsprechend eingesetzt werden. Auf diese Weise vermeidet das HR sowohl personelle Engpässe als auch eine Überbesetzung an Mitarbeitern.

Das Personalmanagement und die Personalverwaltung

Das Personalmanagement und die Personalbetreuung sind eine weitere wertvolle Leistung der Human Resources Abteilung. Dieser Teil der Personalarbeit beinhaltet administrative Aufgaben wie das Klären von Formalitäten für die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern. Typische Personalabteilung-Aufgaben in der Personalverwaltung sind das Erstellen von Verträgen, das Führen von Personalakten und die Betreuung der HR-Software.

Die Personalentwicklung und Personalbetreuung

Die Personalentwicklung und -betreuung sind weitere HR-Aufgaben, die vor allem in heutigen Zeiten immer bedeutender werden. Vor allem in großen Unternehmen sollten die Kompetenzen und Stärken von Angestellten durch gezielten Einsatz gefördert werden. Doch auch bei Start-ups und kleinen Unternehmen spielt die Entwicklung und Förderung im Human Resource Management eine wichtige Rolle.

Um die Personalentwicklung weiter voranzutreiben, eignen sich beispielsweise ein gutes Performance Management und eine etablierte Feedback- und Unternehmenskultur. Die Personalentwicklung kann sowohl bei externen Dienstleistern oder auch im Unternehmen selbst erfolgen. Dabei sollten unternehmerische, persönliche und soziale Ziele besprochen und definiert werden, um anschließend geeignete Maßnahmen für die Entwicklung der des Personals zu finden.

Die Entgeltabrechnung

Eine weitere wichtige Aufgabe im Personalwesen ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese kann entweder intern durch die Human Resources Abteilung des Arbeitgebers oder auch extern übernommen werden. In der Regel wird die Entgeltabrechnung im Personalmanagement in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder mit Hilfe einer Software organisiert. Eine gesetzliche Definition gibt es für den Ablauf der Tätigkeit aber nicht. 

Die Mitarbeiterbindung

Ein ebenso entscheidender Aufgabenbereich im Personalmanagement ist die Mitarbeiterbindung. Dabei gilt: Je stärker die Mitarbeiterbindung, desto besser für die Firma. Denn Unternehmen, die Mitarbeiter langfristig halten wollen, müssen diese binden. Hierbei kann eine ausgeprägte Unternehmenskultur helfen, aber auch klare Strukturen in der Organisation sowie attraktive Mitarbeiterprämien und die Aussicht auf eine Karriere im Job sind vorteilhaft. All dies ist eine Aufgabe, die im gesamten Unternehmen anfällt, das Human Resources steuert und kommuniziert diese Prozesse und berät die Unternehmensleitung sowie andere Abteilungen dahingehend, wie die Mitarbeiterbindung durch klare Strukturen und die Arbeitsumgebung gefördert werden kann. 

Das Personalcontrolling

Heute werden die meisten Entscheidungen im Personalmanagement datenbasiert getroffen. Die Grundlage für diesen Teil der Personalarbeit ist das Personalcontrolling und People Analytics. Anhand verschiedener HR-Kennzahlen können beispielsweise die Fluktuationsrate oder die Mitarbeiterstruktur analysiert werden. Hieraus können im Human Resource Management anschließend geeignete Maßnahmen abgeleitet werden. 

Management und Strategie

Während bei der Verwaltung und Betreuung von Mitarbeitern in der Personalabteilung früher überwiegend administrative Tätigkeiten anfielen, umfasst der HR-Bereich heute auch immer mehr strategische Aufgaben und Entscheidungen. Das wertvollste Kapital einer Firma ist der Mensch, was das strategische Personalmanagement eine hohe Bedeutung einnimmt. Somit hat die Personalverwaltung über die gezielte Entwicklung einer HR-Strategie einen immer entscheidenderen Einfluss auf die Zukunft und Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. 

Welche Möglichkeiten für Organisation und Struktur haben Personalabteilungen?

Je nach Größe des Unternehmens variiert auch die Struktur und formelle Organisation. Denn während sich ein mittelständisches Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl zwischen 50 und 100 Personen fragt, ob es überhaupt lohnenswert ist, ein komplettes HR-Team aufzubauen, können große Unternehmen mit dem Einsatz von Spezialisten auf unterschiedlichen Gebieten profitieren und die interne Struktur verbessern.

Grundsätzlich zahlt sich eine gut ausgebaute HR-Abteilung aus. Sie hilft Firmen dabei, nachhaltig zu wachsen und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter gut betreut sind. Das Wichtigste hierbei ist eine geeignete Struktur. Anhand dieser kann der gesamte HR-Bereich organisiert werden. Für die Personalarbeit gibt es folgende Organisationsmodelle:

• Zentrale-dezentrale Organisation,

• Linien-Aufbau, beziehungsweise hierarchische Organisation,

• Shared-Services-Organisation,

• Matrix-Aufbau,

• Organisation nach Aufgabenbereich.

Viele Firmen orientieren sich zwar an diesen Modellen, wenden aber auch Mischformen für die Struktur der Personalarbeit an. Deshalb entscheiden sich Human Resource Leiter nicht selten für ein eigens konzipiertes Vorgehen, welches sich für ihr Unternehmen am besten eignet. Wichtig dabei ist, dass das Modell zur aktuellen Situation im Unternehmen passt.

Was unterscheidet Personalabteilungen großer und kleiner Unternehmen?

In kleineren Unternehmen mit weniger als 50 Personen gibt es häufig nur eine Person, die die gesamte Personalarbeit übernimmt. Sie verantwortet die gesamte Personalverwaltung sowie allgemein anfallende Aufgaben und hat die Funktion als erste Anlaufstelle. In vielen Fällen erfordert der Job in solch familiären Organisationen kein weiteres Personal und keine ganze Abteilung.

In großen Firmen gibt es dagegen HR-Abteilungen, die eine Vielzahl von Mitarbeitern für einzelne Unterbereiche erfordert. Oftmals übernimmt jeder Mitarbeiter nur einen bestimmten Bereich der Personalverwaltung. Zum Beispiel ist ein Mitarbeiter nur für das Recruiting neuer Mitarbeiter zuständig, während ein anderer Mitarbeiter die Funktion der Weiterbildung und Förderung des Personals übernimmt.

Was ist beim Aufbau einer Personalabteilung zu beachten?

Zunächst einmal sollten Unternehmen eine Organisationsform der HR-Abteilung finden, die den Zielen des Unternehmens entspricht. Bei der Definition dieser HR-Struktur können folgende Fragen weiterhelfen:

• Welche Ziele verfolgt das Unternehmen?

• Wie kann die HR-Abteilung beim Erreichen dieser Ziele behilflich sein?

• Welche Rollen müssen besetzt werden?

• Ist der Einsatz von Führungskräften notwendig?

• Gibt es Bereiche, die man outsourcen kann?

Anschließend sollte entschieden werden, wie viele Personaler im Unternehmen notwendig sind. Dabei gibt es zum Beispiel folgende zu besetzende Stellen:

• HR-Generalist,

• HR-Manager,

• Personalvermittler,

• Personalentwickler.

Bei der Besetzung der Personalabteilung sollte nicht nur auf Berufserfahrung und eine entsprechende Ausbildung geachtet werden, sondern vor allem auch darauf, ob der HR-Mitarbeiter sich mit aktuellen Business-Trends auseinandersetzt. Denn gerade in den letzten Jahren ist eine kontinuierliche Fortbildung in der HR-Branche unerlässlich. Modernes Personalmanagement erfordert es, aktuelle Entwicklungen stets genau im Blick zu behalten, um als Arbeitgeber im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter Schritt halten zu können.