HR Software: Bedeutung, Kategorien, Funktionen und Anbieter im Vergleich

Der Einsatz von HR Software ist in mittelständigen Unternehemen wie großen Konzernen unverzichtbar. Aber auch junge Unternehmen nutzen die Vorteile von HR Software. Mit solchen HR Systemen können etwa Mitarbeiterprofile angelegt und verwaltet werden. Sie digitalisieren alle Prozesse der Personalverwaltung und eignen sich zur Kommunikation mit Bewerbern. Wir erklären, welche Software Kategorien es gibt, warum HR Software so wichtig ist, und welche Anbieter und Funktionen es gibt.

Warum ist HR Software wichtig?

Wenn HR Prozesse digitalisiert werden, gestalten sie sich oft deutlich effizienter. Mit einer guten HR Software lassen sich so ziemliche alle Funktionen der Personalverwaltung digital steuern. Die meisten HR-Programme setzen bei der Veröffentlichung von Stellenanzeigen an, unterstützen bei der Kommunikation und Mitarbeiterauswahl und spielen eine enorm wichtige Rolle im gesamten Personal Management. Dabei bietet Human Resources Software folgende Vorteile im Recruiting:

Mehr Effizienz durch Prozessoptimierung

Der wohl größte Vorteil einer Digitalisierung aller HR-Prozesse ist die erhöhte Leistungsfähigkeit. Denn mit einer HR-Management-Software können Personalabteilungen deutlich effizienter arbeiten. Laut Umfragen sind fast 90 Prozent aller Personalverantwortlichen sich einig, dass sich die Investition in ein HR-System lohnt. Damit können tägliche und simple Aufgaben automatisiert werden sowie jegliche HR-Aufgaben wie die Freistellung, Urlaubsgenehmigung oder auch Suche und Einstellung von neuen Mitarbeitern leichter und schneller bewältigt werden.

Kosteneinsparung

Obwohl die Investition in Human Resources Management Systeme zunächst einmal Kosten bedeuten, lohnt sich die Anschaffung von HR-Tools mittel- bis langfristig immer. Denn eine passende HR-Lösung führt zu einer besseren Ressourcenverteilung und bedeutet eine deutliche Zeitersparnis für die gesamte HR-Abteilung. Dies spart Personalkosten sowie Verwaltungskosten. Laut Studien kann die Implementierung von HR-Software-Lösungen bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit von Personalern einsparen.

Verbesserte Mitarbeiter und Candidate Experience

HR Software verbessert sowohl die interne Kommunikation und Zusammenarbeit als auch die externe Kommunikation mit Bewerbern und potenziellen Kandidaten. Dies bedeutet eine deutlich bessere Candidate und Employee Experience, was wiederum zu einem besseren Mitarbeitereindruck des eigenen Unternehmens führt und die Arbeitgebermarke stärkt.

Genaue Kennzahlen

Die Datenmenge mit denen HR-Abteilungen konfrontiert werden, ist enorm. Das Problem dabei: Ohne geeignete Tools und Kenntnisse bleibt die wertvolle Datenmenge oftmals ungenutzt. Mit geeigneter HR-Software werden Personaler beim Auslesen und Analysieren unterstützt. Sie haben genaue Kennzahlen und somit eine deutlich bessere Datenbasis, um Berichte zu erstellen und Entscheidungen zu treffen. Dies führt zu schnelleren und besseren Entscheidungen im Recruiting und Human Resource Management.

Erhöhte Datensicherheit

Bis heute ist es in manchen Unternehmen üblich, Daten in Form von Akten abzulegen und aufzubewahren. Dies entspricht nicht den gängigen Sicherheitsvorschriften. Denn bei Überschwemmung, Feuer oder Diebstahl gehen alle persönlichen Daten unwiderruflich verloren. Wer dagegen eine richtige HR-Software verwendet, kann alle persönlichen Daten von Mitarbeitern und Bewerbern in einer Cloud speichern und jederzeit abrufen. Dank hoch komplexen Verschlüsselungen sind Cyberattacken außerdem so gut wie unmöglich.

DSGVO-konform

Darüber hinaus entsprechen HR-Systems i.d.R. den neuesten Datenbestimmungen und werden jederzeit aktualisiert. Somit müssen sich Unternehmen keine Sorgen machen, dass Vorschriften sowie Schutzmaßnahmen nicht eingehalten werden. Somit sorgt eine HR-Software dafür, dass alle Inhalte auf Webseiten und Programmen stets DSGVO-konform sind, ohne dass hierfür extra ein Experte hinzugezogen werden muss.

HR Software Vergleich: Diese Kategorien und Anbieter gibt es

Je nach Anbieter und Software kann es sich um HR-Tools handeln, die nur bestimmte Funktionen übernehmen oder eine All-in-One-Software, die Module für die gesamte Personalverwaltung bietet. Dabei bietet jedes HR-Programm ganz individuelle Vor- und Nachteile und sollte immer abhängig von den Unternehmensanforderungen gewählt werden.

In unserem HR Software Vergleich geben wir einen Überblick über verschiedene Software-Optionen und die besten All-in-One Programme:

E-Recruiting und Onboarding Software

Wenn es um das Recruiting sowie das Verwalten und Optimieren von Personalressourcen geht, spricht man in der Regel von Human Capital Management Systems, kurz HCM. Eine solche Software steigert die Produktivität des E-Recruitings und Onboardings. Mit ihr kann digitales Recruiting gesteuert werden sowie Onboarding Prozesse und interne Entwicklungen geplant werden. Folgende Anbieter sind für solche Human Resources Programme bekannt:

Softgarden

Softgarden ist bekannt dafür wertvolle Tools beim E-Recruiting zu bieten. Die Anwendung des Konzerns gilt als eine der besten HR-Software Pakete, deshalb nutzen mittlerweile mehr als 40.000 Anwender die beliebte Human Resources Management Software. Sie bietet folgende Module:

• Umfangreiches Bewerbermanagement,

• die Steuerung und Kontrolle der Karriereseite,

• das Management von Arbeitgeberbewertungen,

• Multiposting,

• und ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter System.

Der Preis des Managementsystems berechnet sich immer nach der Anzahl parallel ausgeschriebener Jobs und kann individuell angefragt werden.

HRworks

HRworks ist besonders umfangreich, wenn es um das Thema Recruiting, Onboarding und Mitarbeiterverwaltung geht. Bei der Anwendung von HRworks handelt es sich um eine echte All-in-One-HR-Software mit folgenden Optionen:

• Zeitwirtschaft: Zeiterfassung, Urlaubsplanung, An- und Abwesenheitsübersicht, Employee Self Service.

• Reisekostenabrechnung: Digitale Belege, Führerscheinkontrolle, Schnittstelle zu Lohn- und Finanzbuchhaltung.

• Personalverwaltung: Digitale Personalakte, Stammdatenverwaltung, Bewerbermanagement und Stellenportal, Personaldaten API, Angebots- und Dokumentvorlagen.

• Lohn- und Gehalt Management: DATEV LODAS, online Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Gehaltsvergleich, Exporte für die Buchhaltung.

Die All-in-One Lösung deckt mit ihren Modulen alle Bereiche der Human Resources Verwaltung ab und gilt als Multi-Lösung für jede Branche. Die Einrichtung des All-in-One-Systems kostet einmalig 150 Euro pro Stunde. Zusätzlich dazu wird eine Lizenzgebühr von 6,90 Euro pro Nutzer pro Monat fällig.

Join

Join wirbt mit seinem kostenlosen HR Management Programm. Dabei handelt es sich um eine klare Recruiting Software, die mit folgenden Funktionen HR-Teams beim digitalen Recruiting und Onboarding unterstützt:

• Hilfe und Optimierung bei der Stellenanzeige,

• Multiposting von Stellenanzeigen,

• Management von Bewerbungen,

• Unterstützung bei der Bewerberauswahl,

• bessere interne und externe Kommunikation,

• Vereinfachung des Einstellungsprozess,

• umfangreiche Kennzahlenanalyse (Cost-per-Hire, etc.).

Die Bewerbermanagement-Software ist in der Einstiegsversion komplett kostenlos und ermöglicht das Posten von drei Anzeigen gleichzeitig. Wer die Premium-Version von Join nutzen möchte, kann den Anbieter für mehr Informationen kontaktieren und sich ein individuelles Angebot einholen.

d.vinci

Bei der Software von d.vinci handelt es sich ebenfalls um eine umfangreiche Bewerbermanagement und Onboarding-Software, die Unternehmen beim Anwerben und Einstellen von Mitarbeitern hilft. Die HR-Software bietet einen 360-Grad-Überblick, der durch folgende Funktionen ermöglich wird:

• Bewerbermanagement,

• Tools für Stellenanzeigen,

• Multiposting,

• Management der Karrierewebseite,

• RPO und Personalmarketing,

• Unterstützung beim Onboarding.

Somit kann der HR-Aufwand von Unternehmen überwiegend an die Cloud-basierte Human Resources Anwendung übertragen und von dort aus gesteuert werden. Der Preis für die HR-Unterstützung beim Bewerbermanagement liegt bei 245 Euro pro Monat. Die d.vinci Onboarding-Software ist für 300 Euro monatlich erhältlich.

Es handelt sich also um keine On-Premise-Lösung, bei der pro Lizenz bezahlt wird, sondern um ein ganzheitliches Programm, das zu einem fixen Preis von einer unbegrenzten Anzahl an Nutzern verwendet werden kann. On-Premise Software im HR-Bereich wird dagegen pro Nutzerlizenz bezahlt.

Talent Management

Beim Talent Management geht es primär darum, geeignete Talente zu finden, langfristig zu binden und zu fördern. Unternehmen, die nicht nur neue Mitarbeiter mit gutem Know-How und speziellen Fachkenntnissen suchen, sondern solche auch langfristig binden möchten, sollten deshalb auf einen HR Software Anbieter setzen, der eine passende HR-Lösung für diese Anforderungen bietet. In unserem HR-Software Vergleich konnten folgende Human Resources Tools überzeugen:

Haufe

Haufe ist dafür bekannt, eine exzellente Bewerbermanagement-Software für Unternehmen auf der Suche nach neuen Talenten zu bieten. Darüber hinaus fördern die Tools des HR-Programms bereits vorhandenes Personal und helfen dabei, Fähigkeiten auszubauen und Neues zu lernen. Die Talent Management Software bietet folgende Optionen:

• Umfangreiches Bewerbermanagement,

• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Module,

• Active Sourcing,

• Onboarding,

• Unterstützung bei Zielvereinbarungen, OKR und Vergütung,

• Webinare und E-Learning im HR-Bereich und zur Anwendung der Software,

• Personalentwicklung, Lernmanagement und Teamentwicklung.

Der HR-Software Anbieter wirbt mit mehr als 1.000 zufriedenen Kunden. Der Preis für die HR-Softwarelösung muss immer persönlich angefragt werden und hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.

Workday

Workday hilft Unternehmen ebenso beim Talentmanagement und bietet verschiedene HR-Module für jede Branche. Neben dem Talent Management bietet das Unternehmen auch Systeme zum Human Capital Management, Financial Management und vielem mehr. Dabei unterstützt die HR-Software in folgenden Bereichen:

• Vielfältigem Recruiting,

• Aufzeigen von vorhandenem Potenzial,

• Teamzusammenstellung,

• Wachstumsförderung,

• Entwicklung von Talentstrategien,

• Förderung agiler Karrieren,

• Weiterbildung durch personalisierte Lernangebote.

Die Preise für die HR- und Talentmanagement Software müssen individuell bei Workwise angefordert werden. Dabei unterscheidet der Anbieter nach Branche und Größe des Unternehmens.

Personalmanagement Software

Personalmanagement Software ermöglicht die Verwaltung, Digitalisierung und Automatisierung aller HR-Vorgänge. Enthalten sind digitale Personalakten sowie alle Informationen rund um Mitarbeiter und Arbeitsplätze des Unternehmens. Darüber hinaus helfen Personalverwaltungssysteme dabei, wichtige Entscheidungen zu treffen und Analysen zu erstellen. Die Implementierung eines solchen Systems vereinfacht das gesamte Personalmanagement und eignet sich auch für kleine Unternehmen. Folgende Anbieter bieten besonders gelungene Human Resources Software Optionen:

Personio

Die HR-Software von Personio bietet mehrere Vorteile: Sie hilft bei Recruiting, Personalmanagement und bei der Lohnabrechnung. Aus diesem Grund ist das Human Resources Programm bei HR-Mitarbeitern sehr gefragt. Grundsätzlich können Nutzer der HR-Software von folgenden Funktionen profitieren:

• Rekrutierung: Stellenausschreibungen, Anzeigenpakete, Bewerbermanagement.

• Verwaltung: On- und Offboarding, digitale Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheitsmeldungen.

• Personalmanagement: Rollen und Rechte, Mitarbeiter Self-Service, Berichte und Analysen.

• Lohn: Lohn- und Entgeltabrechnung, DATEV-konform.

• Entwicklung: Performance, Mitarbeiter Feedback.

• Workflows: Vorlagen, Aufgaben und Erinnerungen, Genehmigungsprozesse, elektronische Signatur.

Die HR-Software von Personio kann von jedem Unternehmen in einem Testzeitraum kostenfrei getestet werden. Anschließend gibt es drei Optionen:

1. Essential,

2. Professional,

3. und Enterprise.

Die Preise für die HR-Software sind immer von der Mitarbeiteranzahl, dem Zahlungsintervall und den gewünschten Recruiting Optionen abhängig.

Rexx

Rexx bietet seit mehr als 20 Jahren praktische HR-Tools. Das Unternehmen hat mehr als 2.600 Kunden, die die HR-Software zum Personalmanagement nutzen. Dabei haben Unternehmen folgende zwei Möglichkeiten:

1. Rexx Suite: Eine All-in-One Lösung, die sich zum Managen jeglicher HR-Bereiche eignet.

2. Rexx Module: Dabei können Unternehmen aus verschiedenen Software Sparten wählen.

Grundsätzlich bietet Rexx alle wichtigen Software Funktionen fürs:

• Recruiting: Bewerbermanagement, Empfehlungsmanagement, Jobportal und E-Recruiting Software, Online Assessment.

• Talent Management: Skill Management, E-Learning, Onboarding, Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche, Seminarmanagement.

• HR: Digitale Personalakte, Personalmanagement, Zeitarbeitssysteme, Ausbildungsmanagement, Self Service, Stellenpläne.

Die Kosten für die HR-Software fürs Personalmanagement starten ab 400 Euro pro Monat. Alle weiteren Informationen und Details können direkt beim Anbieter gefunden werden.

Mitarbeiterzufriedenheit und -Befragungen

Eine weitere Option von HR-Software sind sogenannte Performance Management Systeme. Diese ersetzen die analoge Mitarbeiterbefragung und -bewertung. Dabei wird überprüft, wie produktiv Mitarbeiter sind und ob die Leistung verbesserungswürdig ist. Dadurch können eine stetige Mitarbeiterentwicklung erzielt und Unternehmensziele schneller erreicht werden.

Darüber hinaus ist ebenso wichtig, dass Mitarbeiter in ihrem Unternehmen zufrieden sind. Hierfür können digitale Befragungen durchgeführt und ausgewertet werden. Folgende Cloud-Lösungen sollen in unserem HR-Software Vergleich etwähnt werden:

Companymood

Mit Companymood kann die Mitarbeiterzufriedenheit gefördert und somit die Mitarbeiterbindung gestärkt werden. Die HR-Software bietet unter anderem folgende Funktionen:

• Stimmungsbarometer,

• Umfragen,

• automatisierte Reports,

• Gefährdungsbeurteilungen,

• Feedback Chats,

• Maßnahmenmanagement,

• Integrationen,

• Event-Pins,

• Mitteilungsbox,

• API,

• umsetzbare Erkenntnisse,

• Employer Branding.

Das Business Paket der HR-Software ist bereits ab 3 Euro pro Person monatlich erhältlich. Das etwas umfangreichere Enterprise Paket gibt es ab 5 Euro pro Person monatlich. Darüber hinaus bietet Companymood verschiedene Palete. So kann die Software für Mitarbeiterzufriedenheit für kleine Firmen mit weniger als 10 Mitarbeitern bereits ab 300 Euro pro Jahr genutzt werden.

Honestly

Honestly ist eine weitere Software für HR-Mitarbeiter und ihr Team. Die Mitarbeiterbefragungs-Plattform bietet folgende Funktionen:

• Puls,

• Umfragen,

• Reporting,

• Feedback Kanäle.

Dabei können Kunden aus drei Optionen wählen:

1. Fastlane: Fastlane ist ab 0 Euro erhältlich und bietet simple Tools für Mitarbeiterbefragungen,

2. Business: Die Business Variante ist ab 2.000 Euro pro Jahr erhältlich und bietet rollenbasierten Zugriff, mehrsprachige Befragungen, benutzerdefinierte Mitarbeitergruppen und viele weitere Extras.

3. Enterprise: Die Enterprise Variante ist ab 12.000 Euro pro Jahr erhältlich und bietet vollen Premium-Zugang. Mit Enterprise erhalten Kunden Unterstützung durch einen Implementierungsmanager, können von einer automatischen Synchronisierung der Berichtstrukturen und umfangreichen Service-Level-Agreements profitieren.

Somit bietet die HR-Software die richtige Lösung für jedes Unternehmen und kann bei geringen Anforderungen sogar komplett kostenfrei genutzt werden.

Fazit

Die Auswahl an Software Lösungen und Anbietern ist enorm groß. Außerdem konnten wir bei unserem Vergleich feststellen, dass wirklich jedes Programm ganz individuelle Vorteile mit sich bringt. Somit ist das richtige Programm für jede Branche und jedes Unternehmen verfügbar. Dabei haben Firmen die Option aus verschiedenen Preisklassen zu wählen und zu entscheiden, ob sie eine All-in-One Software oder nur einzelne Module benötigen.

Das wichtigste bei der Wahl eines geeigneten Systems ist es, die unternehmenseigenen Anforderungen und Bedürfnisse zu kennen, denn nur dann kann auch eine Software gefunden werden, die all diese erfüllt. Grundsätzlich hält jedes Programm das, was er verspricht und eignet sich für die beworbenen Sachverhalte. Daher muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, welches Budget in die HR-Software investiert werden kann und wie sich die Implementierung und Nutzung im Anschluss gestalten soll.