HR-Software: Bedeutung, Kategorien, Anbieter-Vergleich und Trends

Der Einsatz von HR-Software ist sowohl in mittelständigen Unternehemen als auch in Konzernen unverzichtbar. Aber auch junge Unternehmen nutzen die Vorteile von HR Automatisierung. HR Systemen digitalisieren alle Prozesse der Personalverwaltung und eignen sich auch hervorragend zur Kommunikation mit Bewerbern oder Mitarbeitern.

Wir zeigen, welche Software Kategorien es im einzelnen gibt, warum HR Software immer wichtiger wird, und welche Anbieter und Funktionen es gibt. Zudem beleuchten wir Trends auf dem Markt für HR-Software.

Der Markt für HR-Software im Überblick

Der Markt für HR-Software wächst rasant und erreichte bereits im Jahr 2023 ein Rekordvolumen. Die 25 umsatzstärksten Anbieter im deutschsprachigen Raum erwirtschafteten dabei etwa 2,4 Milliarden Euro.

Besonders dynamisch zeigte sich das Segment der Softwarelösungen für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), das stärker wuchs als Angebote für Großunternehmen. Gründe dafür sind die zunehmende Investitionsbereitschaft kleinerer Betriebe und der erkennbare Fachkräftemangel, der digitalisierte Personalprozesse notwendig macht.

Während kostenpflichtige Anbieter wie Softgarden, Personio oder Workday umfangreiche All-in-One-Suites und spezialisierte Tools bieten, sind kostenlose Lösungen wie Bitrix24, Homebase oder Zoho People für kleinere Betriebe attraktiv. Sie ermöglichen grundlegende Funktionen ohne initiale Investitionen und bieten damit einen unkomplizierten Einstieg in die digitale HR-Welt. Der Markt bleibt heterogen: Neben großen ERP-Anbietern dominieren spezialisierte Anbieter mit gezielten Lösungen für Recruiting, Zeiterfassung oder Mitarbeiterbefragungen.

Bedeutung von HR Software für Unternehmen

Wenn HR Prozesse digitalisiert werden, gestalten sie sich oft deutlich effizienter. Mit einer guten Software lassen sich die meisten Funktionen der Personalverwaltung digital steuern. HR-Programme setzen bei der Veröffentlichung von Stellenanzeigen an, unterstützen bei der Kommunikation und Mitarbeiterauswahl und spielen eine wichtige Rolle im gesamten Personalmanagement.

Mehr Effizienz durch Prozessoptimierung

Der wohl größte Vorteil einer Digitalisierung von HR-Prozessen ist die erhöhte Leistungsfähigkeit. Denn mit einer HR-Management-Software können Personalabteilungen deutlich effizienter arbeiten.

Laut Umfragen sind fast 90 Prozent aller Personalverantwortlichen sich einig, dass sich die Investition in ein HR-System lohnt. So können tägliche und simple Aufgaben automatisiert werden sowie Standard HR-Aufgaben wie die Urlaubsgenehmigung oder auch Suche und Einstellung von neuen Mitarbeitern leichter und schneller umgesetzt werden.

Kosteneinsparung mit HR Management Software

Obwohl die Investition in Human Resources Management Systeme zunächst einmal mit Kosten verbunden ist, lohnt sich die Anschaffung mittel- bis langfristig eigentlich immer. Denn eine passende HR-Lösung führt zu einer besseren Ressourcenverteilung und bedeutet eine deutliche Zeitersparnis für die gesamte HR-Abteilung. Dies spart Personalkosten sowie Verwaltungskosten. Laut Studien kann die Implementierung von HR-Software-Lösungen bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit von Personalern einsparen.

Verbesserte Mitarbeiter und Candidate Experience

HR Software verbessert dabei sowohl die interne Kommunikation und Zusammenarbeit als auch die externe Kommunikation mit Bewerbern und potenziellen Kandidaten. Dies bedeutet eine deutlich bessere Candidate und Employee Experience, was wiederum zu einer besseren Außenwirkung des eigenen Unternehmens führt und die Arbeitgebermarke stärkt.

Genaue Kennzahlen

Die Datenmenge mit denen HR-Abteilungen konfrontiert werden, ist groß. Das Problem dabei: Ohne geeignete Tools und Kenntnisse bleiben Erkenntnisse oftmals ungenutzt. Mit automatisierten HR-Systemen werden Personaler beim Auslesen und Analysieren unterstützt. Sie haben genaue Kennzahlen und somit eine deutlich bessere Datenbasis, um Berichte zu erstellen und Entscheidungen zu treffen. Dies führt zu schnelleren und besseren Entscheidungen im Recruiting und Human Resource Management.

Erhöhte Datensicherheit

Bis heute ist es in manchen Unternehmen üblich, Daten in Form von Akten abzulegen und aufzubewahren. Dies entspricht nicht den gängigen Sicherheitsvorschriften. Denn bei Überschwemmung, Feuer oder Diebstahl gehen persönliche Daten unwiderruflich verloren. Wer dagegen eine richtige HR-Software verwendet, kann vertraulich Informationen über Mitarbeiter und Bewerber in einer Cloud speichern und jederzeit abrufen. Dank hoch komplexer Verschlüsselungen sind Cyberattacken außerdem so gut wie unmöglich.

Moderne Anbieter verfügen in der Regel über wichtige Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001 und lassen ihre Systeme regelmäßig von externen Datenschutzexperten auditieren. Ein ausgereiftes Rollen- und Berechtigungskonzept erhöht zudem die interne Datensicherheit deutlich.

DSGVO-konform

Darüber hinaus entsprechen externe HR-Systeme i.d.R. den neuesten Datenbestimmungen und werden laufend aktualisiert. Somit müssen sich Unternehmen keine Sorgen machen, dass Vorschriften sowie Schutzmaßnahmen nicht eingehalten werden. Eine HR-Software in der Cloud sorgt dafür, dass alle Inhalte auf Webseiten und Programmen stets DSGVO-konform sind, ohne dass hierfür extra Experten hinzugezogen werden müssen.

Zudem ist es sinnvoll, Anbieter zu bevorzugen, deren Serverstandorte innerhalb der EU oder in Deutschland liegen, um die Einhaltung der DSGVO zu garantieren.

Nachhaltigkeit durch digitale HR-Lösungen

Digitale HR-Software trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern unterstützt Unternehmen auch in ihrer Nachhaltigkeitsstrategie. Papierlose Prozesse wie digitale Personalakten oder elektronische Verträge können den Ressourcenverbrauch reduzieren.

Experten rechnen vor, dass mittelgroße Unternehmen jährlich rund 50.000 Blatt Papier sparen, wenn HR-Prozesse vollständig digitalisiert werden. Weiterhin ermöglichen digitale Systeme umfassendere Analysen des ökologischen Fußabdrucks eines Unternehmens, etwa im Rahmen von Mobilitätsanalysen oder Homeoffice-Regelungen. Unternehmen, die Nachhaltigkeitsziele verfolgen, profitieren somit auch im Employer Branding, da insbesondere jüngere Bewerber zunehmend Wert auf ökologische Verantwortung legen.

HR Software Tools im Vergleich: Kategorien und Anbieter

Es gibt sowohl spezialisierte Tools, die nur eine bestimmte Funktion im HR übernehmen oder auch All-in-One-Software Lösungen, die Module für die gesamte Personalverwaltung bieten. Dabei bietet jedes Programm ganz individuelle Vor- und Nachteile und sollte immer abhängig von den Unternehmensanforderungen gesehen werden.

In unserem HR Software Vergleich geben wir einen Überblick über unterschiedliche Software-Optionen und die besten All-in-One Programme:

E-Recruiting und Onboarding Software

Wenn es um das Recruiting sowie das Verwalten und Optimieren von Personalressourcen geht, spricht man in der Regel von Human Capital Management Systems, kurz HCM. Eine solche Software steigert die Produktivität des E-Recruitings und Onboardings. Mit ihr können digitales Recruiting gesteuert sowie Onboarding Prozesse und interne Entwicklungen geplant werden. Folgende Anbieter sind für solche Human Resources Programme u.a. relevant:

Softgarden

Softgarden ist bekannt für umfassende Tools beim E-Recruiting. Die Anwendung des Unternehmens gilt als eine der besten HR-Software Pakete für Recruiting auf dem Markt. Mehr als 40.000 Anwender nutzen die beliebte Software. Sie bietet folgende Module:

• Umfangreiches Bewerbermanagement,

• die Steuerung und Kontrolle der Karriereseite,

• das Management von Arbeitgeberbewertungen,

• Multiposting,

• und ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter System.

Neben den genannten Funktionen bietet Softgarden auch eine mobile App für Hiring Manager und die Möglichkeit zur Integration von Video-Interviews.

Der Preis des Systems beginnt bei ca. 75 Euro / Monat und berechnet sich nach der Anzahl parallel ausgeschriebener Jobs.

HRworks

HRworks ist besonders leistungsstark, wenn es um Recruiting, Onboarding und Mitarbeiterverwaltung geht. Bei der Anwendung handelt es sich um eine All-in-One-HR-Software mit folgenden Optionen:

• Zeitwirtschaft: Zeiterfassung, Urlaubsplanung, An- und Abwesenheitsübersicht, Employee Self Service.

• Reisekostenabrechnung: Digitale Belege, Führerscheinkontrolle, Schnittstelle zu Lohn- und Finanzbuchhaltung.

• Personalverwaltung: Digitale Personalakte, Stammdatenverwaltung, Bewerbermanagement und Stellenportal, Personaldaten API, Angebots- und Dokumentvorlagen.

• Lohn- und Gehalt Management: DATEV LODAS, online Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Gehaltsvergleich, Exporte für die Buchhaltung.

Die All-in-One Lösung deckt mit ihren Modulen alle Bereiche der Human Resources Verwaltung ab und gilt als Multi-Lösung für jede Branche. Die Lizenzgebühr beträgt 9,90 Euro pro Nutzer/Monat, bei mindestens 20 Nutzern. Zusätzlich fällt eine Grundgebühr an, die je nach Anzahl der Nutzer gestaffelt ist.

Seit 2023 kooperieren Softgarden und HRworks, um eine integrierte Lösung für das Personalmanagement anzubieten. Diese Partnerschaft ermöglicht es, den gesamten Employee Life Cycle abzudecken, vom Recruiting über das Onboarding bis zur täglichen Personalverwaltung.

Join

Join wirbt mit seinem kostenlosen HR Management Programm. Dabei handelt es sich um eine Recruiting Software, die mit folgenden Funktionen HR-Teams beim digitalen Recruiting und Onboarding unterstützt:

• Hilfe und Optimierung bei der Stellenanzeige,

• Multiposting von Stellenanzeigen,

• Management von Bewerbungen,

• Unterstützung bei der Bewerberauswahl,

• bessere interne und externe Kommunikation,

• Vereinfachung des Einstellungsprozess,

• umfangreiche Kennzahlenanalyse (Cost-per-Hire, etc.).

Zusätzlich bietet Join jetzt auch Integrationen mit LinkedIn und Indeed sowie verbesserte Analytics-Tools.

Die Bewerbermanagement-Software ist in der Einstiegsversion komplett kostenlos und ermöglicht das Posten von zwei Anzeigen gleichzeitig. Die Premium-Version startet ab 99 € monatlich.

d.vinci

d.vinci ist ebenfalls eine Software für Bewerbermanagement und Onboarding. Sie unterstützt Unternehmen bei der Suche und Einstellung von Mitarbeitern. Diese HR-Software bietet einen 360-Grad-Überblick mit folgenden Funktionen:

• Bewerbermanagement,

• Tools für Stellenanzeigen,

• Multiposting,

• Management der Karrierewebseite,

• RPO und Personalmarketing,

• Unterstützung beim Onboarding.

Somit kann der HR-Aufwand von Unternehmen überwiegend an die Cloud-basierte Human Resources Anwendung übertragen und von dort aus gesteuert werden. Der aktuelle Einstiegspreis liegt jetzt bei 275 € pro Monat für das Bewerbermanagement-System. Das Onboarding-Modul beginnt ab 325 € monatlich.

Es handelt sich also um keine On-Premise-Lösung, bei der pro Lizenz bezahlt wird, sondern um ein ganzheitliches Programm, das zu einem fixen Preis von einer unbegrenzten Anzahl an Nutzern genutzt werden kann.

Talent Management

Beim Talent Management geht es primär darum, geeignete Talente zu finden, langfristig zu binden und zu fördern.

Haufe

Haufe ist eine exzellente Bewerbermanagement-Software für Unternehmen auf der Suche nach neuen Talenten. Darüber hilft Haufe auch bei der Personalentwicklung. Die Talent Management Software bietet folgende Optionen:

• Umfangreiches Bewerbermanagement,

• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Module,

• Active Sourcing,

• Onboarding,

• Unterstützung bei Zielvereinbarungen, OKR und Vergütung,

• Webinare und E-Learning im HR-Bereich und zur Anwendung der Software,

• Personalentwicklung, Lernmanagement und Teamentwicklung.

Der HR-Software Anbieter wirbt mit mehr als 1.000 zufriedenen Kunden. Der Preis für die HR-Softwarelösung muss persönlich angefragt werden und hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.

Workday

Workday hilft Unternehmen beim Talentmanagement und bietet zudem branchenspezifische HR-Module. Neben dem Talent Management hat das Unternehmen u.a. auch Systeme zum Human Capital Management, Financial Management im Angebot. Dabei unterstützt die HR-Software in folgenden Bereichen:

• Recruiting,

• Aufzeigen von vorhandenem Potenzial,

• Teamzusammenstellung,

• Wachstumsförderung,

• Entwicklung von Talentstrategien,

• Förderung agiler Karrieren,

• Weiterbildung durch personalisierte Lernangebote.

Die Preise für die HR- und Talentmanagement Software müssen individuell bei Workwise angefordert werden. Dabei unterscheidet der Anbieter nach Branche und Größe des Unternehmens.

Personalmanagement Software

Personalmanagement Software ermöglicht die Verwaltung, Digitalisierung und Automatisierung aller HR-Vorgänge. Enthalten sind digitale Personalakten sowie alle Informationen rund um Mitarbeiter und Arbeitsplätze des Unternehmens.

Darüber hinaus helfen Personalverwaltungssysteme dabei, HR-Entscheidungen zu treffen und Analysen zu erstellen. Die Implementierung eines solchen Systems vereinfacht das gesamte Personalmanagement und eignet sich auch für kleine Unternehmen. Folgende Anbieter bieten besonders bekannte Human Resources Software Pakete:

Personio

Die HR-Software von Personio bietet mehrere Vorteile: Sie hilft bei Recruiting, Personalmanagement und bei der Lohnabrechnung. Grundsätzlich können Nutzer der HR-Software von folgenden Funktionen profitieren:

• Rekrutierung: Stellenausschreibungen, Anzeigenpakete, Bewerbermanagement.

• Verwaltung: On- und Offboarding, digitale Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheitsmeldungen.

• Personalmanagement: Rollen und Rechte, Mitarbeiter Self-Service, Berichte und Analysen.

• Lohn: Lohn- und Entgeltabrechnung, DATEV-konform.

• Entwicklung: Performance, Mitarbeiter Feedback.

• Workflows: Vorlagen, Aufgaben und Erinnerungen, Genehmigungsprozesse, elektronische Signatur.

Personio bietet auch Funktionen für Performance Management, OKR (Objectives & Key Results) sowie eine umfangreiche API-Schnittstelle für die Integration mit Drittanbieter

Die HR-Software von Personio kann von jedem Unternehmen in einem Testzeitraum kostenfrei getestet werden. Anschließend gibt es drei Optionen:

1. Essential,

2. Professional,

3. und Enterprise.

Das Essential Paket gibt es ab 3,99 € pro Mitarbeiter/Monat, Professional ab 5,99 € pro Mitarbeiter/Monat. Enterprise wird mit individueller Preisgestaltung angeboten.

Rexx

Rexx bietet seit mehr als 20 Jahren praktische HR-Tools. Das Unternehmen hat mehr als 2.600 Kunden, die die HR-Software zum Personalmanagement nutzen. Dabei bietet das Unternehmen folgende Lösungen:

1. Rexx Suite: Eine All-in-One Lösung, die sich zum Managen jeglicher HR-Bereiche eignet.

2. Rexx Module: Dabei können Unternehmen aus verschiedenen Software Sparten wählen.

Grundsätzlich bietet Rexx alle wichtigen Software Funktionen für:

• Recruiting: Bewerbermanagement, Empfehlungsmanagement, Jobportal und E-Recruiting Software, Online Assessment.

• Talent Management: Skill Management, E-Learning, Onboarding, Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche, Seminarmanagement.

• HR: Digitale Personalakte, Personalmanagement, Zeitarbeitssysteme, Ausbildungsmanagement, Self Service, Stellenpläne.

Rexx bietet zudem erweiterte Analytics- und KI-basierte Features für Talent Management und Recruiting.

Die Preise beginnen nun bei 450 € monatlich für das Basismodul. Die Rexx Suite ist individuell kalkuliert.

Mitarbeiterzufriedenheit und -Befragungen

Eine weitere Option von HR-Software sind sogenannte Performance Management Systeme. Diese ersetzen die analoge Mitarbeiterbefragung und -bewertung. Dabei wird überprüft, wie produktiv Mitarbeiter sind und ob die Leistung verbesserungswürdig ist. Dadurch können eine stetige Mitarbeiterentwicklung erzielt und Unternehmensziele schneller erreicht werden.

Darüber hinaus ist aus Sicht einer Personalabteilung natürlich ebenso wichtig, ob Mitarbeiter in ihrem Unternehmen zufrieden sind. Hierfür können digitale Befragungen durchgeführt und ausgewertet werden. Folgende Cloud-Lösungen sollen in unserem HR-Software Vergleich erwähnt werden:

Companymood

Mit Companymood kann die Mitarbeiterzufriedenheit gefördert und somit die Mitarbeiterbindung gestärkt werden. Die HR-Software bietet unter anderem folgende Funktionen:

• Stimmungsbarometer,

• Umfragen,

• automatisierte Reports,

• Gefährdungsbeurteilungen,

• Feedback Chats,

• Maßnahmenmanagement,

• Integrationen,

• Event-Pins,

• Mitteilungsbox,

• API,

• umsetzbare Erkenntnisse,

• Employer Branding.

Neu hinzugekommen sind erweiterte Schnittstellen zu Collaboration-Tools wie Microsoft Teams oder Slack.

Das Business Paket kostet aktuell ab 2,50 € pro Nutzer/Monat, das Enterprise Paket ab 4,50 € pro Nutzer/Monat.

Honestly

Honestly ist eine weitere Software für HR-Mitarbeiter und ihr Team. Die Mitarbeiterbefragungs-Plattform bietet folgende Funktionen:

• Puls,

• Umfragen,

• Reporting,

• Feedback Kanäle.

Honestly bietet zudem eine KI-basierte Sentiment-Analyse sowie eine verbesserte Integration in bestehende HR-Systeme an.

Kunden können unter drei Optionen wählen:

1. Fastlane: Fastlane ist ab 0 Euro erhältlich und bietet simple Tools für Mitarbeiterbefragungen,

2. Business: Die Business Variante ist ab 2.400 Euro pro Jahr erhältlich und bietet rollenbasierten Zugriff, mehrsprachige Befragungen, benutzerdefinierte Mitarbeitergruppen und viele weitere Extras.

3. Enterprise: Die Enterprise Variante kostet über 13.500 Euro pro Jahr und bietet vollen Premium-Zugang. Mit Enterprise erhalten Kunden Unterstützung durch einen Implementierungsmanager, können von einer automatischen Synchronisierung der Berichtstrukturen und umfangreichen Service-Level-Agreements profitieren.

Somit bietet die HR-Software die richtige Lösung für jedes Unternehmen und kann bei geringen Anforderungen sogar komplett kostenfrei genutzt werden.

Kostenlose HR Software Pakete: Lösungen für KMU

Für kleine und mittelständische Unternehmen bieten kostenlose HR-Softwarelösungen einen besonders attraktiven Einstieg in die Digitalisierung des Personalwesens. Die Softwarepakete ermöglichen grundlegende Funktionen ohne initiale Investitionskosten:

• Bitrix24:

  • Kostenlose Version bis zu 12 Nutzer.

  • Umfassendes Tool für CRM, interne Kommunikation, Aufgabenmanagement und grundlegendes HR-Management.

• Homebase:

  • Ideal für Mitarbeiterplanung, Zeiterfassung und Anwesenheitsmanagement.

  • Kostenfreie Nutzung für unbegrenzt viele Mitarbeiter in einem Standort.

• Monday.com:

  • Bis zu zwei Nutzer dauerhaft kostenlos.

  • Ermöglicht umfangreiches Aufgabenmanagement, Recruiting-Workflows, Bewerbertracking und interne Projektkoordination.

• Wrike:

  • Kostenlose Basisversion für Teams mit bis zu fünf Nutzern.

  • Bietet Aufgabenverwaltung, internes Projektmanagement und Zusammenarbeit, unterstützt die Organisation im Recruitingprozess.

• Zoho People:

  • Bis zu fünf Nutzer dauerhaft kostenlos.

  • Bietet Mitarbeitermanagement, Abwesenheitsverwaltung und Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter.

Kostenlose HR-Softwarelösungen eignen sich insbesondere für kleinere Unternehmen, die grundlegende HR-Funktionalitäten benötigen, um ihre Prozesse digital abzubilden. Gleichzeitig bieten diese Anbieter Optionen für Upgrades, sobald der Funktionsumfang erweitert werden muss.

Künstliche Intelligenz in HR Software: Chancen und Risiken

Immer mehr HR-Softwareanbieter integrieren Künstliche Intelligenz in ihre Systeme. KI-Technologien unterstützen bei der automatisierten Vorauswahl von Bewerbern, erstellen präzise Prognosen zur Mitarbeiterentwicklung oder verbessern die interne Kommunikation durch intelligente Chatbots. Studien prognostizieren, dass bis 2028 etwa 70 Prozent aller Unternehmen KI-basierte HR-Lösungen einsetzen werden.

Gleichzeitig entstehen durch KI neue Herausforderungen, etwa mögliche Diskriminierung durch voreingenommene Algorithmen. Daher sollten Unternehmen bei der Auswahl von KI-HR-Systemen transparent prüfen, ob und wie Anbieter die ethischen und rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigen und Algorithmen transparent machen.

Zukunftstrends: Virtual und Augmented Reality im Recruiting

Ein aufkommender Trend, der HR-Abteilungen zukünftig verstärkt beschäftigen wird, ist der Einsatz von Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) im Recruiting-Prozess. VR-Technologien ermöglichen beispielsweise realistische virtuelle Rundgänge durch den künftigen Arbeitsplatz oder authentische Szenarien für Bewerbertests.

Laut einer Deloitte-Studie nutzen aktuell bereits 12 Prozent der Großunternehmen AR oder VR zur Kandidatenansprache und -auswahl. Die immersive Technologie verbessert dabei die Candidate Experience erheblich und vermittelt Bewerbern realistische Eindrücke vom Arbeitsalltag. Unternehmen sollten daher frühzeitig evaluieren, inwiefern sich VR- und AR-Lösungen sinnvoll in ihren Recruiting-Prozess integrieren lassen.

Fazit

Die Auswahl an HR-Software Lösungen und Anbietern ist groß. Jedes Programm bringt ganz individuelle Vor- und Nachteile mit sich. Der klare Fokus auf die eigenen Anforderungen ist deshalb bei der Auswahl eines Systems entscheidend. Firmen können dann entscheiden, ob sie eine All-in-One Software oder nur einzelne Module benötigen, und welchen Preis sie rechtfertigen wollen.

Experimentierfreudige Unternehmen sollten sich auch mit KI-integrierten Lösungen beschäftigen, wenn sie Wert auf ein zukunftsweisendes HR legen.