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Personalberatung: Begriff, Vor- und Nachteile, Ablauf und Kosten

Carolin Kost
Lesezeit: ca. 10 Minuten

Unser Ratgeber hilft dir dabei, eine Personalberatung zu finden, die optimal zu dir passt. Wir haben die Vor- und Nachteile dieses Services zusammengefasst, gehen auf den zeitlichen Ablauf ein und fassen zusammen, mit welchen Kosten du rechnen kannst. Auch zeigen wir, wie du einen besonders verlässlichen Berater findest.

Was ist eine Personalberatung?

Fachpersonal für vakante Stellen zu finden, ist oft mit großem Aufwand verbunden - sowohl in zeitlicher als auch in finanzieller Hinsicht. Zwar ist diese Situation aus einer Vielzahl von teils unübersichtlichen Faktoren entstanden, wie etwa dem demographischen Wandel. Fest steht jedoch, dass ein Ende des Fachkräftemangels nicht abzusehen ist.

Unternehmen stellt dies vor eine große Herausforderung. Als Lösung entscheiden sich immer mehr Firmen dafür, das Recruiting auszulagern. Personalberatungen können in solchen Fällen kompetente Unterstützung leisten. Laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater konnten Personalberater in 2021 einen Umsatz von 2,3 Milliarden Euro verzeichnen -  eine Statistik, die dafür spricht, wie erfolgreich das Modell der Personalvermittlung ist.

Was sind Vor- und Nachteile von Personalberatungen?

Personalberater haben für Arbeitgeber diverse Vor- und Nachteile. Damit Consultants ihre Aufgabe optimal erfüllen zu können, sollten Kunden die folgenden Punkte bedenken:

Vorteile Nachteile
Ausbildung: Menschen, die in Personalberater Jobs arbeiten, sind in der Regel hochqualifiziert darin, exzellente Mitarbeiter zu finden.  Kosten: Personalberatungen berechnen für ihre Dienste ein Honorar. Dieses sollte in das Budget von Unternehmen einkalkuliert sein. 
Umfassende Services: Personalberater bieten heute oft mehr als die reine Suche nach Mitarbeitern. Auch Services wie Managementberatung, Coaching für den digitalen Wandel, Trainings für Vertrieb und Führungskräfte gehören zum Leistungsspektrum der Branche. Eventuelle Schwierigkeiten, eine verlässliche Personalberatung zu finden: Der Markt für Personalberater ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Dies macht es Unternehmen nicht immer leicht, einen verlässlichen Partner zu finden. 
Breites Spektrum von viermittelbaren Jobs: Personalberater finden für ihre Kunden Mitarbeiter vom Fach für beinahe jede Position. Auch können mit ihrer Hilfe oft die besten Fachkräfte für die Position erschlossen werden, die sonst nicht zugänglich wären. 
Nutzung des digitalen Wandels: Personalberatungen wissen, wie sie die digitalen Medien optimal nutzen können, um Kandidaten zu rekrutieren. Auch ihre starke Präsenz in Social Media ist für ihre Kunden oft von Vorteil. 
Professionelle Arbeitsweise: Personalberatungen haben sich darauf spezialisiert, Mitarbeiter für ihre Kunden zu finden. Auf diesem Gebiet punkten Sie deshalb mit einer äußerst professionellen Arbeitsweise. Dies schließt unter anderem einen stets verfügbaren Ansprechpartner mit ein.

Personalberater gibt es heute in fast jeder Branche und für die meisten Positionen. So stehen auch für die Executive Search von Führungskräften qualifizierte Personalberatungen zur Verfügung. Top-Kandidaten können laut WirtschaftsWoche für beinahe jede zu besetzende Position gefunden werden - sogar für Aufsichtsräte von Großkonzernen. Eine individuelle Beratung zeigt Arbeitgebern auf, welche Services möglich sind. 

Wie ist der Ablauf bei der Suche nach Mitarbeitern?

Wie ein Personalberater oder eine Personalberaterin die Zusammenarbeit mit dem suchenden Unternehmen angeht, kann stark variieren. Oft kann jedoch der folgenden Ablauf beobachtet werden:

Erstellen eines Anforderungsprofils

In diesem ersten Schritt arbeiten Personalberatung und Unternehmen eng dabei zusammen, ein Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle zu erstellen. Dabei wird definiert, welchem Berufsbild das Unternehmen nachgeht und wie das Kandidatenprofil für die offene Position im Detail aussieht.

Recruiting Phase

In der Recruiting Phase übernimmt die Personalberatung das Ausschreiben der Stelle. Gegebenenfalls werden zudem Headhunter eingesetzt, die aktiv auf potentiell geeignete Kandidaten zugehen. Dies ist besonders für Stellen interessant, die mit hochqualifiziertem Personal gefüllt werden sollen.

Die Recruiting Phase ist heute laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater zunehmend digitalisiert. So wird unter anderem auch Social Media immer öfter für die Direct Search genutzt. Im Rahmen des Active Sourcing bietet dies viele Vorteile. Insbesondere kann dadurch ein besonders großes Netzwerk an potenziellen Kandidaten erschlossen werden. Stellenanzeigen können so auch international beworben werden. 

Prüfung der Kandidaten durch den Personalberater

Die Bewerbungen, die bei dem Personalberater oder der Personalberaterin eingehen, werden zunächst professionell geprüft. Verschiedene Eignungsdiagnostiken stellen sicher, dass geeignete Kandidaten für den Job gefunden werden. Bei Führungskräften können so zum Beispiel die Soft Skills geprüft werden. Auch Personalberater haben einen Ruf zu verlieren und legen daher meist viel Wert darauf, sorgfältig in ihrer Arbeit zu sein.

Prüfung der Bewerber durch das Unternehmen

Ist die Recruiting Phase abgeschlossen, stellt die Personalberatung dem Unternehmen eine Auswahl geeigneter Bewerber zur Verfügung. Das Unternehmen kann diese nun eigenständig prüfen und aus ihnen den Kandidaten auswählen, der am besten geeignet ist.

Wie finde ich einen guten Personalberater?

Personalberater sind oft hochspezialisiert auf ein bestimmtes Berufsfeld. Dies stellt sicher, dass die Bedürfnisse des Unternehmens und die Anforderungen an Bewerber möglichst exakt verstanden und im Bewerbungsprozess umgesetzt werden können.

Heute gibt es für beinahe jede Berufsgruppe einen spezialisierten Personalberater. Ausfindig machen können Sie diese über Empfehlungen von anderen Unternehmen in der Branche und Beratungsbörsen im Internet. Auch Fachzeitschriften erstellen regelmäßig Rankings der besten Personaldienstleister.

Auch die Internationale Hochschule Bad Honnef hat eine solche Rangliste erstellt. Diese Liste zeigt vor allem auch: Die Branche ist in Bewegung. Die besten Kandidaten finden demnach nicht immer nur die am längsten etablierten Headhunter, sondern auch viele Branchen Neulinge.

Laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater waren in der Bundesrepublik in 2020 ca. 15 000 Personalberater tätig. Diese Fülle an Angeboten macht es Unternehmen nicht immer einfach, einen geeigneten Headhunter ausfindig zu machen. Jedoch ist der Erfolg des Personalberaters oder der Personalberaterin davon abhängig, dass die richtige Person für die Suche gefunden wird. Dies ist besonders dann wichtig, wenn zentrale Jobs im Unternehmen vakant sind und deshalb Führungskräfte gesucht sind.

Erfüllen sollten die besten Headhunter vor allem die folgenden Kriterien:

  • Professionelle Zusammenarbeit: Als Dienstleistung zeichnet sich eine gute Personalberatung dadurch aus, dass die Zusammenarbeit mit Kunden professionell abläuft. So sollte der Kontakt mit dem Personalberater mühelos und Transparenz im Recruiting Prozess gegeben sein.

  • Fachliches Know-how: Die besten Personalberater sind oft vom Fach. Das bedeutet, dass sie die Anforderungen der Branche genau kennen und einen optimalen Kandidaten für die Position vermitteln können.

  • Vorhandensein eines umfassenden Netzwerks: Für die Personalsuche ist es oft wichtig, dass Personalberater gut vernetzt sind. Ein solches Netzwerk stellt sicher, dass geeignete Kandidaten besonders schnell gefunden werden können. Auch sind so häufig besonders geeignete Bewerber verfügbar. Dies ist besonders für Management Positionen wichtig: Für Manager herrscht derzeit ein besonders stark ausgeprägter Fachkräftemangel.

Wie hoch sind die Kosten für Personalberater?

Die Kosten für eine Personalberatung können stark variieren. Relevant für die Kostenberechnung sind vor allem Unternehmensgröße, Gehalt des ausgeschriebenen Postens und die Höhe des Aufwandes, mit der geeignete Bewerber gefunden werden können. Hochqualifizierte IT-Spezialisten sind zum Beispiel schwieriger zu finden als Bürokaufkräfte.

Auch arbeiten Personalvermittlungen mit unterschiedlichen Honorarmodellen. Am meisten genutzt sind dabei Pauschalhonorare und prozentbasierte Tarife. Die Details sowie Vor- und Nachteile dieser Honorarmodelle haben wir im Folgenden zusammengestellt. 

Pauschalkosten

Bei diesem Honorarmodell stehen die Kosten für die Vermittlung von vorne herein fest. Der Betrag richtet sich hierbei nach dem Aufwand der Personalsuche.

Vorteile Nachteile
Die Kosten für die Vermittlung des Mitarbeiters stehen bereits im Voraus fest. Dies erlaubt es Unternehmen, finanziell erfolgreich zu planen. Manchmal wird erfolgreich ein Mitarbeiter vermittelt, dessen Gehalt relativ hoch ist. Dies führt unter Umständen dazu, dass die Pauschalkosten für die Personalvermittlung höher sind als die eines prozentualen Tarifs.

Das Pauschalmodell gibt einen zuverlässigen Aufschluss darüber, wie schwierig sich die Suche nach einem qualifizierten Kandidaten gestalten wird. Für Jobs, die einen höheren Suchaufwand bedingen, wird von Beratern ein höheres Honorar gefordert.

Pauschalkosten machen es unattraktiv für Headhunter, den Fokus auf möglichst hohe Gehaltsvorstellungen der Kandidaten zu legen, da dies für sie nicht zu höheren Gewinnen führt.
Zeigt sich im Recruiting Prozess, dass ein geeigneter Kandidat für den Job schwierig zu finden ist, kann das Unternehmen flexibel reagieren und das Gehaltsbudget erhöhen. Dies führt im Rahmen des Pauschalmodells jedoch nicht zu weiteren Kosten für die Personalberatung.  

Prozentuale Entlohnung

Die prozentuale Entlohnung ist das meistgenutzte Honorarmodell deutscher Unternehmensberater, die als Headhunter tätig sind. Die Kosten für die Vermittlung basieren bei diesem Modell auf dem Gehalt, das für den neuen Mitarbeiter letztendlich ausgehandelt wird. Dabei werden auch Sonderzahlungen und Prämien angerechnet. Das prozentuale Honorar bewegt sich in der Regel zwischen 15 und 35% des Bruttogehalts. 

Vorteile Nachteile
Oft haben Unternehmen Glück und finden einen Mitarbeiter für die offene Stelle, dessen Gehaltsvorstellung das Budget deutlich unterschreitet. In solchen Fällen fällt auch das Honorar der Personalberater dementsprechend niedriger aus.   Die Personalsuche ins Budget einzuplanen, ist für Kunden mit diesem Modell schwierig. Besonders bei Führungskräften gibt es beträchtliche Unterschiede in den Gehältern. Dementsprechend wenig vorhersehbar sind die Kosten für die Vermittlung.   
Das Gehalt der Fachkraft bestimmt das Honorar der Personalberater. Demnach sind Berater nicht immer motiviert, Kandidaten mit niedrigen Gehaltsansprüchen zu finden. In der Branche finden sich sogar Personalberater, die Bewerbern dazu raten, ein möglichst hohes Gehalt zu fordern, um ihren Gewinn zu maximieren. 

FAQ zur Personalberatung

Gehört auch Interim Management zu den Services deutscher Unternehmensberater?

Viele, aber nicht alle Personalberatungen bieten erweiterte Services wie etwa Interim Management an. Für Details ist es sinnvoll, den jeweiligen Berater direkt anzusprechen. 

Wie einfach ist es, mit einem Personalberater Führungskräfte zu finden?

Personalberater profitieren von umfassenden Netzwerken und Präsenzen in Sozialen Netzwerken, die dazu genutzt werden können, Mitarbeiter zu rekrutieren. Dies vereinfacht die Suche nach einer qualifizierten Führungskraft deutlich.


Quellen:

https://www.bdu.de/news/personalberater-wollen-2021-zweistellig-wachsen/

https://www.wiwo.de/erfolg/beruf/headhunter-ranking-deutschlands-beste-personalberater-2018/23666466.html

https://www.econstor.eu/handle/10419/193022


Über die Autorin: Carolin Kost
Carolin Kost

Carolin Kost ist Redakteurin für HR bei hiral. Sie hat Politik und Soziologie in Großbritannien studiert. Aktuell lebt sie in Berlin, studiert dort zudem an der Humboldt Universität. Ihr besonderes Interesse gilt Recruiting- und Personalmanagementthemen.

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