Personalberatung: Begriff, Vor- und Nachteile, Ablauf und Kosten
Unser Ratgeber hilft dir dabei, eine Personalberatung zu finden, die optimal zu dir passt. Wir haben die Vor- und Nachteile einer professionellen Personalberatung zusammengefasst, gehen auf den zeitlichen Ablauf ein und fassen zusammen, mit welchen Kosten du für eine Arbeitsvermittlung rechnen kannst. Auch zeigen wir, wie du einen besonders verlässlichen Berater findest.
Was ist eine Personalberatung?
Fachpersonal für vakante Stellen zu finden, ist oft mit großem Aufwand verbunden - sowohl in zeitlicher als auch in finanzieller Hinsicht. Zwar ist diese Situation aus einer Vielzahl von teils unübersichtlichen Faktoren entstanden, wie etwa dem demographischen Wandel. Fest steht jedoch, dass ein Ende des Fachkräftemangels nicht abzusehen ist. Darüber hinaus ist auch der Bedarf an kompetenten Führungskräften hoch, die oftmals nicht über die klassischen Kanäle rekrutiert werden. Eine Executive Search nach Kandidaten mit mehreren Jahren Erfahrung im Management erfordert viel Know-how und ein gutes Netzwerk.
Unternehmen stellt dies vor eine große Herausforderung, denn die Anforderungen an ein gutes und erfolgreiches Personalmanagement werden immer größer. Als Lösung entscheiden sich immer mehr Firmen dafür, das Recruiting auszulagern. Personalberatungen können in solchen Fällen kompetente und professionelle Unterstützung leisten. Laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater konnten Personalberater in 2021 einen Umsatz von 2,3 Milliarden Euro verzeichnen - eine Statistik, die dafür spricht, wie erfolgreich das Modell der Personalvermittlung ist.
Personalberatungsunternehmen unterstützen laut Definition Arbeitgeber als Partner bei der Suche nach geeigneten Fach- und Führungskräften. Diese Dienstleistung umfasst sowohl die Begleitung des Suchprozesses und Auswahl der richtigen Kandidaten mit der passenden Ausbildung als auch die generelle Optimierung der Recruiting-Prozesse und das Onboarding. Der Begriff umschreibt die persönliche Begleitung des Einstiegs von Kandidaten in das Unternehmen und die Unterstützung bei der Aufnahme der neuen Aufgaben im Rahmen ihrer Tätigkeit.
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Was sind Vor- und Nachteile von Personalberatungen?
Personalberatungen haben für Arbeitgeber diverse Vor- und Nachteile. Damit Consultants und Headhunter ihre Aufgabe optimal erfüllen zu können, sollten Kunden die folgenden Punkte bedenken:
| Vorteile | Nachteile |
| Ausbildung: Menschen, die in Personalberater Jobs arbeiten, sind in der Regel hochqualifiziert darin, exzellente Mitarbeiter zu finden. | Kosten: HR-Consultants berechnen für ihre Dienste ein Honorar. Dieses sollte in das Budget von Unternehmen einkalkuliert sein. |
| Umfassende Services: Berater bieten heute oft mehr als die reine Suche nach Personal. Auch Services wie Managementberatung, Coaching für den digitalen Wandel, Trainings für Vertrieb und Führungskräfte gehören zum Leistungsspektrum der Branche. | Eventuelle Schwierigkeiten, eine verlässliche Personalberatung zu finden: Der Markt für Berater ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Dies macht es Unternehmen nicht immer leicht, einen verlässlichen Partner für die Suche nach Kandidaten zu finden, zumal mehrere Jahre Berufserfahrung alleine nicht immer ein ausreichender Indikator für einen passenden Partner für die Personalsuche sind. |
| Breites Spektrum von viermittelbaren Jobs: Personalberater finden für ihre Kunden Personal vom Fach für beinahe jeden Beruf. Auch können mit ihrer Hilfe oft die besten Fachkräfte für die Position erschlossen werden, die sonst nicht zugänglich wären. Auch die Executive Search, die Suche nach Führungskräften, ist mit einem Beratungsunternehmen oft schneller erfolgreich. | |
| Nutzung des digitalen Wandels: Personalberatungen wissen, wie sie die digitalen Medien optimal nutzen können, um Kandidaten zu rekrutieren. Auch ihre starke Präsenz in Social Media ist für ihre Kunden oft von Vorteil. | |
| Professionelle Arbeitsweise: Personaldienstleister haben sich darauf spezialisiert, Arbeitnehmer für ihre Kunden zu finden. Auf diesem Gebiet punkten sie deshalb mit einer äußerst professionellen Arbeitsweise. Ihre Leistungen schließen unter anderem einen stets verfügbaren, individuellen Ansprechpartner mit ein. |
Personalberater gibt es heute in fast jeder Branche sowie für die meisten Positionen und Berufe. So stehen auch für die Executive Search von Führungskräften qualifizierte Personalberatungen und Headhunter zur Verfügung. Top-Kandidaten können laut WirtschaftsWoche für beinahe jede zu besetzende Position gefunden werden - sogar für Aufsichtsräte von Großkonzernen. Eine individuelle Beratung zeigt Arbeitgebern auf, welche Services mit einem Partner für die Personalvermittlung möglich sind. Sie ist daher eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und legt die Kriterien fest, zu denen ein Personaldienstleister aktiv auf die Suche nach passenden Bewerbern geht.
Wie ist der Ablauf bei der Suche nach Mitarbeitern?
Wie ein Personalberater oder eine Personalberaterin die Zusammenarbeit mit dem suchenden Unternehmen angeht, kann stark variieren und hängt auch vom individuellen Bedarf des Arbeitgebers und der Verfügbarkeit von qualifizierten Bewerbern für den Beruf ab. Oft kann jedoch der folgende Ablauf bei der Besetzung von Jobs beobachtet werden:
Erstellen eines Anforderungsprofils
In diesem ersten Schritt arbeiten Personalberatung und Unternehmen eng dabei zusammen, um ein Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle zu erstellen. Im Rahmen der Bearbeitung dieser Aufgabe wird eine Definition darüber entwickelt, welchem Berufsbild das Unternehmen nachgeht und wie das Kandidatenprofil für die offene Position im Detail aussieht.
Recruiting-Phase
In der Recruiting-Phase übernimmt die Personalagentur das Ausschreiben der Stelle. Dies erfolgt über Stellenanzeigen auf verschiedenen Kanälen. Gegebenenfalls werden zudem Headhunter eingesetzt, die aktiv auf potentiell passende Bewerber zugehen. Dies ist besonders für Stellen interessant, die mit hochqualifiziertem Personal oder Führungskräften gefüllt werden sollen, zum Beispiel die Funktion als geschäftsführender Gesellschafter.
Die Recruiting-Phase ist heute laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater zunehmend digitalisiert. So werden unter anderem auch Social Media immer öfter für die Direct Search genutzt. Im Rahmen des Active Sourcings bietet dies viele Vorteile. Insbesondere kann dadurch ein besonders großes Netzwerk an potenziellen Kandidaten erschlossen werden. Stellenanzeigen können so auch international beworben werden.
Prüfung der Kandidaten durch den Personalberater
Die Bewerbungen, die bei dem Personalberater oder der Personalberaterin eingehen, werden zunächst professionell geprüft. Verschiedene Eignungsdiagnostiken stellen sicher, dass geeignete Kandidaten für den Job gefunden werden. Bei Führungskräften können so zum Beispiel die Soft Skills geprüft werden. Auch Personaldienstleister haben einen Ruf zu verlieren und legen daher meist viel Wert darauf, sorgfältig in ihrer Arbeit zu sein.
Prüfung der Bewerber durch das Unternehmen
Ist die Recruiting-Phase abgeschlossen, stellt die Personalberatung dem Unternehmen eine Auswahl geeigneter Bewerber zur Verfügung. Das Unternehmen kann diese nun eigenständig prüfen und aus ihnen den Kandidaten auswählen, der am besten geeignet ist.
Wie finde ich einen guten Personalberater?
Personalvermittler sind oft hochspezialisiert auf ein bestimmtes Berufsfeld. Dies stellt sicher, dass die Bedürfnisse des Unternehmens und die Anforderungen an Kandidaten sowie branchenübliche Begriffe und Aufgaben möglichst exakt verstanden und im Bewerbungsprozess umgesetzt werden können. Je besser der Berater den Beruf, die Ausbildung, erforderliche Kompetenzen und die Branche an sich kennt, desto besser versteht er auch, welche Kriterien ein passender Kandidat erfüllen sollte und über welche Kanäle er zu finden ist.
Heute gibt es für beinahe jede Berufsgruppe einen spezialisierten Personalberater. Ausfindig machen lassen sie sich über Empfehlungen von anderen Unternehmen in der Branche und Beratungsbörsen im Internet. Auch Fachzeitschriften erstellen regelmäßig Rankings der besten Personaldienstleister, die Unternehmen als Partner bei der Executive Search oder der Suche nach Fachkräften mit ihren Dienstleistungen und einer fachkundigen Beratung unterstützen.
Auch die Internationale Hochschule Bad Honnef hat eine solche Rangliste erstellt. Diese Liste zeigt vor allem auch: Die Branche ist in Bewegung. Die besten Kandidaten für einen Job finden demnach nicht immer nur die am längsten etablierten Headhunter und Personalvermittlungen mit mehrjähriger Berufserfahrung, sondern auch viele Branchenneulinge.
Laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater waren in der Bundesrepublik in 2020 ca. 15 000 Personalberater und Personalberaterinnen tätig. Diese Fülle an Angeboten macht es Unternehmen nicht immer einfach, einen geeigneten Headhunter ausfindig zu machen. Jedoch ist der Erfolg des Personalberaters oder der Personalberaterin davon abhängig, dass die richtige Person für die Suche gefunden wird. Dies ist besonders dann wichtig, wenn zentrale Jobs im Unternehmen vakant sind und deshalb geeignete Führungskräfte per Executive Search ausfindig gemacht werden sollen.
Erfüllen sollten die besten Headhunter vor allem die folgenden Kriterien:
Professionelle Zusammenarbeit: Als Dienstleistung zeichnet sich eine gute Personalberatung dadurch aus, dass die Zusammenarbeit mit Kunden professionell abläuft. So sollte der Kontakt mit dem Personalberater mühelos erfolgen können und Transparenz im Recruiting-Prozess gegeben sein.
Fachliches Know-how: Die besten Personalberater sind oft vom Fach. Das bedeutet, dass sie die Anforderungen der Branche genau kennen und ihren Kunden einen optimalen Kandidaten mit passender Ausbildung oder dem richtigen Studium für die Position vermitteln können.
Vorhandensein eines umfassenden Netzwerks: Für die Personalsuche ist es oft wichtig, dass Personalberater gut vernetzt sind. Ein solches Netzwerk stellt sicher, dass geeignete Kandidaten schnell gefunden werden können. Auch sind so häufig besonders geeignete Bewerber verfügbar. Dies ist insbesondere für Management-Positionen wichtig: Für Manager herrscht derzeit ein besonders stark ausgeprägter Fachkräftemangel. Bei der Executive Search kommt es noch mehr als in anderen Bereichen auf persönliche Kontakte und passenden Kanäle an, da in Frage kommende Kandidaten meist aus ihrem aktuellen Job heraus rekrutiert werden und gar nicht aktiv auf der Suche sind.
Wie hoch sind die Kosten für Personalberater?
Die Kosten für eine Personalberatung können stark variieren. Relevant für die Kostenberechnung sind vor allem Unternehmensgröße, Gehalt des ausgeschriebenen Postens und die Höhe des Aufwandes, mit der geeignete Bewerber gefunden werden können. Hochqualifizierte IT-Spezialisten mit langjähriger Erfahrung sind zum Beispiel schwieriger zu finden als Bürokaufleute.
Auch arbeiten Personalvermittlungen mit unterschiedlichen Honorarmodellen. Am meisten genutzt sind dabei Pauschalhonorare und prozentbasierte Tarife. Die Details sowie Vor- und Nachteile dieser Honorarmodelle haben wir im Folgenden zusammengestellt.
Pauschalkosten
Bei diesem Honorarmodell stehen die Kosten für die Vermittlung laut Definition von vornherein fest. Der Betrag richtet sich hierbei nach dem Aufwand der Personalsuche und der Beratung.
| Vorteile | Nachteile |
| Die Kosten für die Vermittlung des Mitarbeiters stehen bereits im Voraus fest. Dies erlaubt es Unternehmen, finanziell erfolgreich zu planen. | Manchmal wird erfolgreich ein Mitarbeiter vermittelt, dessen Gehalt relativ hoch ist. Dies führt unter Umständen dazu, dass die Pauschalkosten für die Personalvermittlung höher sind als die eines prozentualen Tarifs. |
| Das Pauschalmodell gibt einen zuverlässigen Aufschluss darüber, wie schwierig sich die Suche nach einem qualifizierten Kandidaten gestalten wird. Für Jobs, die einen höheren Suchaufwand bedingen, wird von Beratern ein höheres Honorar gefordert. | |
| Pauschalkosten machen es unattraktiv für Headhunter, den Fokus auf möglichst hohe Gehaltsvorstellungen der Kandidaten zu legen, da dies für sie nicht zu höheren Gewinnen führt. | |
| Zeigt sich im Recruiting-Prozess, dass ein geeigneter Kandidat für den Job schwierig zu finden ist, kann das Unternehmen flexibel reagieren und das Gehaltsbudget erhöhen. Dies führt im Rahmen des Pauschalmodells jedoch nicht zu weiteren Kosten für die Personalberatung. |
Prozentuale Entlohnung
Die prozentuale Entlohnung ist das meistgenutzte Honorarmodell der Unternehmensberater in Deutschland, die als Headhunter tätig sind. Die Kosten für die Vermittlung basieren bei diesem Modell laut Definition auf dem Gehalt, das für den neuen Mitarbeiter letztendlich ausgehandelt wird. Dabei werden auch Sonderzahlungen und Prämien angerechnet. Das prozentuale Honorar bewegt sich in der Regel zwischen 15 und 35 % des Bruttogehalts.
| Vorteile | Nachteile |
| Oft haben Unternehmen Glück und finden einen Mitarbeiter für die offene Stelle, dessen Gehaltsvorstellung das Budget deutlich unterschreitet. In solchen Fällen fällt auch das Honorar der Personalberater dementsprechend niedriger aus. | Die Aufgabe der Personalsuche ins Budget einzuplanen, ist für Kunden mit diesem Modell schwierig. Besonders bei Führungskräften gibt es beträchtliche Unterschiede in den Gehältern. Dementsprechend wenig vorhersehbar sind die Kosten für die Vermittlung. |
| Das Gehalt der Fachkraft für einen Job bestimmt das Honorar der Personalberater. Demnach sind Berater nicht immer motiviert, Kandidaten mit niedrigen Gehaltsansprüchen zu finden. In der Branche finden sich sogar Personalberater, die Bewerbern dazu raten, ein möglichst hohes Gehalt zu fordern, um ihren Gewinn zu maximieren. |
FAQ zur Personalberatung
Gehört auch Interim Management zu den Services von Unternehmensberatern in Deutschland?
Viele, aber nicht alle Personalberatungen bieten erweiterte Services wie etwa Interim Management an, ein Begriff, der eine zeitlich befristete Form der Führung in einem Unternehmen beschreibt. Für Details ist es sinnvoll, den jeweiligen Berater direkt und persönlich anzusprechen, der alle gestellten Fragen umfassend beantwortet.
Wie einfach ist es, mit einem Personalberater Führungskräfte zu finden?
Personalberater profitieren von umfassenden Netzwerken und Präsenzen in sozialen Netzwerken, die dazu genutzt werden können, Mitarbeiter über Verfahren wie das Active Sourcing und die Direct Search zu rekrutieren. Dies vereinfacht die Suche nach einer qualifizierten Führungskraft deutlich.
Wann ist es sinnvoll, ein Personalberatungsunternehmen zu beauftragen?
Grundsätzlich profitiert jeder Arbeitgeber von den Leistungen eines Personaldienstleisters. Besonders vorteilhaft ist dieser Service jedoch für Unternehmen, die für das Recruiting keine ausreichenden Ressourcen im eigenen Haus aufweisen und für die eine zeitnahe Besetzung vakanter Positionen mit den richtigen Kandidaten von entscheidender Bedeutung ist. Gerade für kleine oder mittelständische Unternehmen ohne eigenes Personalwesen bieten Personaldienstleister mit Expertise im Hinblick auf Recruiting-Methoden wie das Active Sourcing ein hohes Maß an Entlastung.
Quellen:
https://www.bdu.de/news/personalberater-wollen-2021-zweistellig-wachsen/
https://www.wiwo.de/erfolg/beruf/headhunter-ranking-deutschlands-beste-personalberater-2018/23666466.html
https://www.econstor.eu/handle/10419/193022
