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Personalberatung: Begriff, Vor- und Nachteile, Ablauf und Kosten

Stefanie Aust
Lesezeit: ca. 12 Minuten

Unser Ratgeber hilft dir dabei, eine Personalberatung zu finden, die optimal zu dir passt. Wir haben die Vor- und Nachteile dieses Services zusammengefasst, gehen auf den zeitlichen Ablauf ein und fassen zusammen, mit welchen Kosten du rechnen kannst. Auch zeigen wir, wie du einen besonders verlÀsslichen Berater findest.

Was ist eine Personalberatung?

Fachpersonal fĂŒr vakante Stellen zu finden, ist oft mit großem Aufwand verbunden - sowohl in zeitlicher als auch in finanzieller Hinsicht. Zwar ist diese Situation aus einer Vielzahl von teils unĂŒbersichtlichen Faktoren entstanden, wie etwa dem demographischen Wandel. Fest steht jedoch, dass ein Ende des FachkrĂ€ftemangels nicht abzusehen ist. DarĂŒber hinaus ist auch der Bedarf an kompetenten FĂŒhrungskrĂ€ften hoch, die oftmals nichtÂ ĂŒber die klassischen KanĂ€le rekrutiert werden. Eine Executive Search erfordert viel Know-how und ein gutes Netzwerk.  

Unternehmen stellt dies vor eine große Herausforderung. Als Lösung entscheiden sich immer mehr Firmen dafĂŒr, das Recruiting auszulagern. Personalberatungen können in solchen FĂ€llen kompetente UnterstĂŒtzung leisten. Laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater konnten Personalberater und Headhunter in 2021 einen Umsatz von 2,3 Milliarden Euro verzeichnen -  eine Statistik, die dafĂŒr spricht, wie erfolgreich das Modell der Personalvermittlung ist.

Personalberatungsunternehmen beraten laut Definition Arbeitgeber als Partner bei der Suche nach geeigneten Fach- und FĂŒhrungskrĂ€ften. Diese Dienstleistung umfasst sowohl die Begleitung des Suchprozesses und die Auswahl der richtigen Kandidaten als auch die generelle Optimierung der Recruiting-Prozesse und das Onboarding. Der Begriff umschreibt die persönliche Begleitung des Einstiegs von Kandidaten in das Unternehmen und die UnterstĂŒtzung bei der Aufnahme der neuen Aufgaben. 

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Was sind Vor- und Nachteile von Personalberatungen?

Personalberatungen haben fĂŒr Arbeitgeber diverse Vor- und Nachteile. Damit Consultants und Headhunter ihre Aufgabe optimal erfĂŒllen zu können, sollten Kunden die folgenden Punkte bedenken:

Vorteile Nachteile
Ausbildung: Menschen, die in Personalberater Jobs arbeiten, sind in der Regel hochqualifiziert darin, exzellente Mitarbeiter zu finden.  Kosten: Personalberatungen berechnen für ihre Dienste ein Honorar. Dieses sollte in das Budget von Unternehmen einkalkuliert sein. 
Umfassende Services: Berater bieten heute oft mehr als die reine Suche nach Mitarbeitern. Auch Services wie Managementberatung, Coaching für den digitalen Wandel, Trainings für Vertrieb und Führungskräfte gehören zum Leistungsspektrum der Branche. Eventuelle Schwierigkeiten, eine verlässliche Personalberatung zu finden: Der Markt für Berater ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Dies macht es Unternehmen nicht immer leicht, einen verlässlichen Partner für die Suche nach Kandidaten zu finden. 
Breites Spektrum von viermittelbaren Jobs: Personalberater finden für ihre Kunden Mitarbeiter vom Fach für beinahe jede Position. Auch können mit ihrer Hilfe oft die besten Fachkräfte für die Position erschlossen werden, die sonst nicht zugänglich wären. Auch die Executive Search, die Suche nach Führungskräften, ist mit einem Beratungsunternehmen oft schneller erfolgreich.
Nutzung des digitalen Wandels: Personalberatungen wissen, wie sie die digitalen Medien optimal nutzen können, um Kandidaten zu rekrutieren. Auch ihre starke Präsenz in Social Media ist für ihre Kunden oft von Vorteil. 
Professionelle Arbeitsweise: Personalberatungen haben sich darauf spezialisiert, Mitarbeiter für ihre Kunden zu finden. Auf diesem Gebiet punkten sie deshalb mit einer äußerst professionellen Arbeitsweise. Dies schließt unter anderem einen stets verfügbaren Ansprechpartner mit ein.

Personalberater gibt es heute in fast jeder Branche und fĂŒr die meisten Positionen. So stehen auch fĂŒr die Executive Search von FĂŒhrungskrĂ€ften qualifizierte Personalberatungen und Headhunter zur VerfĂŒgung. Top-Kandidaten können laut WirtschaftsWoche fĂŒr beinahe jede zu besetzende Position gefunden werden - sogar fĂŒr AufsichtsrĂ€te von Großkonzernen. Eine individuelle Beratung zeigt Arbeitgebern auf, welche Services mit einem Partner fĂŒr die Personalberatung möglich sind. 

Wie ist der Ablauf bei der Suche nach Mitarbeitern?

Wie ein Personalberater oder eine Personalberaterin die Zusammenarbeit mit dem suchenden Unternehmen angeht, kann stark variieren. Oft kann jedoch der folgende Ablauf bei der Besetzung von Jobs beobachtet werden:

Erstellen eines Anforderungsprofils

In diesem ersten Schritt arbeiten Personalberatung und Unternehmen eng dabei zusammen, ein Anforderungsprofil fĂŒr die zu besetzende Stelle zu erstellen. Im  Rahmen der Bearbeitung dieser Aufgabe wird eine Definition darĂŒber entwickelt, welchem Berufsbild das Unternehmen nachgeht und wie das Kandidatenprofil fĂŒr die offene Position im Detail aussieht.

Recruiting-Phase

In der Recruiting-Phase ĂŒbernimmt die Personalberatung das Ausschreiben der Stelle. Gegebenenfalls werden zudem Headhunter eingesetzt, die aktiv auf potentiell geeignete Kandidaten zugehen. Dies ist besonders fĂŒr Stellen interessant, die mit hochqualifiziertem Personal oder FĂŒhrungskrĂ€ften gefĂŒllt werden sollen.

Die Recruiting Phase ist heute laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater zunehmend digitalisiert. So wird unter anderem auch Social Media immer öfter fĂŒr die Direct Search genutzt. Im Rahmen des Active Sourcing bietet dies viele Vorteile. Insbesondere kann dadurch ein besonders großes Netzwerk an potenziellen Kandidaten erschlossen werden. Stellenanzeigen können so auch international beworben werden. 

PrĂŒfung der Kandidaten durch den Personalberater

Die Bewerbungen, die bei dem Personalberater oder der Personalberaterin eingehen, werden zunĂ€chst professionell geprĂŒft. Verschiedene Eignungsdiagnostiken stellen sicher, dass geeignete Kandidaten fĂŒr den Job gefunden werden. Bei FĂŒhrungskrĂ€ften können so zum Beispiel die Soft Skills geprĂŒft werden. Auch Personalberater haben einen Ruf zu verlieren und legen daher meist viel Wert darauf, sorgfĂ€ltig in ihrer Arbeit zu sein.

PrĂŒfung der Bewerber durch das Unternehmen

Ist die Recruiting Phase abgeschlossen, stellt die Personalberatung dem Unternehmen eine Auswahl geeigneter Bewerber zur VerfĂŒgung. Das Unternehmen kann diese nun eigenstĂ€ndig prĂŒfen und aus ihnen den Kandidaten auswĂ€hlen, der am besten geeignet ist.

Wie finde ich einen guten Personalberater?

Personalberater sind oft hochspezialisiert auf ein bestimmtes Berufsfeld. Dies stellt sicher, dass die BedĂŒrfnisse des Unternehmens und die Anforderungen an Kandidaten sowie branchenĂŒbliche Begriffe und Aufgaben möglichst exakt verstanden und im Bewerbungsprozess umgesetzt werden können.

Heute gibt es fĂŒr beinahe jede Berufsgruppe einen spezialisierten Personalberater. Ausfindig machen können Sie diese ĂŒber Empfehlungen von anderen Unternehmen in der Branche und Beratungsbörsen im Internet. Auch Fachzeitschriften erstellen regelmĂ€ĂŸig Rankings der besten Personaldienstleister, die Unternehmen als Partner bei der Executive Search oder der Suche nach FachkrĂ€ften mit ihren Dienstleistungen unterstĂŒtzen.

Auch die Internationale Hochschule Bad Honnef hat eine solche Rangliste erstellt. Diese Liste zeigt vor allem auch: Die Branche ist in Bewegung. Die besten Kandidaten fĂŒr einen Job finden demnach nicht immer nur die am lĂ€ngsten etablierten Headhunter und Personalvermittlungen, sondern auch viele Branchenneulinge.

Laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater waren in der Bundesrepublik in 2020 ca. 15 000 Personalberater tĂ€tig. Diese FĂŒlle an Angeboten macht es Unternehmen nicht immer einfach, einen geeigneten Headhunter ausfindig zu machen. Jedoch ist der Erfolg des Personalberaters oder der Personalberaterin davon abhĂ€ngig, dass die richtige Person fĂŒr die Suche gefunden wird. Dies ist besonders dann wichtig, wenn zentrale Jobs im Unternehmen vakant sind und deshalb geeignete FĂŒhrungskrĂ€fte per Executive Search ausfindig gemacht werden sollen.

ErfĂŒllen sollten die besten Headhunter vor allem die folgenden Kriterien:

  • Professionelle Zusammenarbeit: Als Dienstleistung zeichnet sich eine gute Personalberatung dadurch aus, dass die Zusammenarbeit mit Kunden professionell ablĂ€uft. So sollte der Kontakt mit dem Personalberater mĂŒhelos und Transparenz im Recruiting-Prozess gegeben sein.

  • Fachliches Know-how: Die besten Personalberater sind oft vom Fach. Das bedeutet, dass sie die Anforderungen der Branche genau kennen und einen optimalen Kandidaten fĂŒr die Position vermitteln können.

  • Vorhandensein eines umfassenden Netzwerks: FĂŒr die Personalsuche ist es oft wichtig, dass Personalberater gut vernetzt sind. Ein solches Netzwerk stellt sicher, dass geeignete Kandidaten schnell gefunden werden können. Auch sind so hĂ€ufig besonders geeignete Bewerber verfĂŒgbar. Dies ist insbesondere fĂŒr Management-Positionen wichtig: FĂŒr Manager herrscht derzeit ein besonders stark ausgeprĂ€gter FachkrĂ€ftemangel. Bei der Executive Search kommt es noch mehr als in anderen Bereichen auf persönliche Kontakte und passenden KanĂ€le an.

Wie hoch sind die Kosten fĂŒr Personalberater?

Die Kosten fĂŒr eine Personalberatung können stark variieren. Relevant fĂŒr die Kostenberechnung sind vor allem UnternehmensgrĂ¶ĂŸe, Gehalt des ausgeschriebenen Postens und die Höhe des Aufwandes, mit der geeignete Bewerber gefunden werden können. Hochqualifizierte IT-Spezialisten sind zum Beispiel schwieriger zu finden als BĂŒrokaufkrĂ€fte.

Auch arbeiten Personalvermittlungen mit unterschiedlichen Honorarmodellen. Am meisten genutzt sind dabei Pauschalhonorare und prozentbasierte Tarife. Die Details sowie Vor- und Nachteile dieser Honorarmodelle haben wir im Folgenden zusammengestellt. 

Pauschalkosten

Bei diesem Honorarmodell stehen die Kosten fĂŒr die Vermittlung laut Definition von vorne herein fest. Der Betrag richtet sich hierbei nach dem Aufwand der Personalsuche.

Vorteile Nachteile
Die Kosten für die Vermittlung des Mitarbeiters stehen bereits im Voraus fest. Dies erlaubt es Unternehmen, finanziell erfolgreich zu planen. Manchmal wird erfolgreich ein Mitarbeiter vermittelt, dessen Gehalt relativ hoch ist. Dies führt unter Umständen dazu, dass die Pauschalkosten für die Personalvermittlung höher sind als die eines prozentualen Tarifs.
Das Pauschalmodell gibt einen zuverlässigen Aufschluss darüber, wie schwierig sich die Suche nach einem qualifizierten Kandidaten gestalten wird. Für Jobs, die einen höheren Suchaufwand bedingen, wird von Beratern ein höheres Honorar gefordert.
Pauschalkosten machen es unattraktiv für Headhunter, den Fokus auf möglichst hohe Gehaltsvorstellungen der Kandidaten zu legen, da dies für sie nicht zu höheren Gewinnen führt.
Zeigt sich im Recruiting-Prozess, dass ein geeigneter Kandidat für den Job schwierig zu finden ist, kann das Unternehmen flexibel reagieren und das Gehaltsbudget erhöhen. Dies führt im Rahmen des Pauschalmodells jedoch nicht zu weiteren Kosten für die Personalberatung.  

Prozentuale Entlohnung

Die prozentuale Entlohnung ist das meistgenutzte Honorarmodell der Unternehmensberater in Deutschland, die als Headhunter tĂ€tig sind. Die Kosten fĂŒr die Vermittlung basieren bei diesem Modell laut Definition auf dem Gehalt, das fĂŒr den neuen Mitarbeiter letztendlich ausgehandelt wird. Dabei werden auch Sonderzahlungen und PrĂ€mien angerechnet. Das prozentuale Honorar bewegt sich in der Regel zwischen 15 und 35 % des Bruttogehalts. 

Vorteile Nachteile
Oft haben Unternehmen Glück und finden einen Mitarbeiter für die offene Stelle, dessen Gehaltsvorstellung das Budget deutlich unterschreitet. In solchen Fällen fällt auch das Honorar der Personalberater dementsprechend niedriger aus.   Die Aufgabe der Personalsuche ins Budget einzuplanen, ist für Kunden mit diesem Modell schwierig. Besonders bei Führungskräften gibt es beträchtliche Unterschiede in den Gehältern. Dementsprechend wenig vorhersehbar sind die Kosten für die Vermittlung.
Das Gehalt der Fachkraft bestimmt das Honorar der Personalberater. Demnach sind Berater nicht immer motiviert, Kandidaten mit niedrigen Gehaltsansprüchen zu finden. In der Branche finden sich sogar Personalberater, die Bewerbern dazu raten, ein möglichst hohes Gehalt zu fordern, um ihren Gewinn zu maximieren. 

FAQ zur Personalberatung

Gehört auch Interim Management zu den Services von Unternehmensberatern in Deutschland?

Viele, aber nicht alle Personalberatungen bieten erweiterte Services wie etwa Interim Management an, ein Begriff, der eine zeitlich befristete Form der FĂŒhrung in einem Unternehmen beschreibt. FĂŒr Details ist es sinnvoll, den jeweiligen Berater direkt und persönlich anzusprechen. 

Wie einfach ist es, mit einem Personalberater FĂŒhrungskrĂ€fte zu finden?

Personalberater profitieren von umfassenden Netzwerken und PrĂ€senzen in Sozialen Netzwerken, die dazu genutzt werden können, Mitarbeiter zu rekrutieren. Dies vereinfacht die Suche nach einer qualifizierten FĂŒhrungskraft deutlich.

Wann ist es sinnvoll, ein Personalberatungsunternehmen zu beauftragen?

GrundsĂ€tzlich profitiert jeder Arbeitgeber von den Leistungen eines Personaldienstleisters. Besonders vorteilhaft ist dieser Service jedoch fĂŒr Unternehmen, die fĂŒr das Recruiting keine ausreichenden Ressourcen im eigenen Haus aufweisen und fĂŒr die eine zeitnahe Besetzung vakanter Positionen mit den richtigen Kandidaten von entscheidender Bedeutung ist. 


Quellen:

https://www.bdu.de/news/personalberater-wollen-2021-zweistellig-wachsen/

https://www.wiwo.de/erfolg/beruf/headhunter-ranking-deutschlands-beste-personalberater-2018/23666466.html

https://www.econstor.eu/handle/10419/193022


Über die Autorin: Stefanie Aust
Stefanie Aust

Stefanie Aust ist Redakteurin fĂŒr Personalthemen bei hiral. Beruflich verschlug es sie zunĂ€chst in den wirtschaftlichen Bereich. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Studiums war sie schließlich mehrere Jahre an Hochschulen tĂ€tig. Stefanie verfasst und redigiert mit Leidenschaft und ProfessionalitĂ€t Fach- und Wissenschaftstexte in den Bereichen HR und Personalwirtschaft.

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