Recruiting Prozess: Maßnahmen, Kanäle, Ablauf, Erfolgsmessung und Best Practice

Wer geeignete Kandidaten für sein Unternehmen sucht, benötigt einen effektiven Recruiting-Prozess. Dieser sollte die Employee Journey verbessern und schnell ans Ziel führen. Wir erklären, welche Maßnahmen es im Recruitment-Prozess gibt und in welchen Schritten dieser verläuft. Außerdem zeigen wir, welche Recruiting-Kanäle es gibt und mithilfe welcher Kennzahlen, Recruiting-KPIs und Methoden der Erfolg im Recruiting messbar ist.

Wie wird der Recruiting-Prozess im Rahmen von HR definiert?

Im Recruiting geht es um die Beschaffung von Mitarbeitern. Dabei müssen Recruiter Personal finden, das sich optimal für die zu besetzende Stelle eignet. Im Rahmen des Recruitings stellen interne und externe Prozesse sicher, dass der Personalbedarf in einem Unternehmen gedeckt wird. 

Bei einem solchen Recruiting-Prozess werden mehrere Phasen durchlaufen. Das Recruiting startet mit der Definition einer Stellenausschreibung und endet bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern und dem Onboarding. Hierfür wird sich einer Vielzahl von Recruiting-Maßnahmen bedient, die über Offline- und Online-Recruiting-Kanäle umgesetzt werden.

Das Ziel der gesamten Recruiting-Maßnahmen, von der Stellenanzeige im lokalen Printmedium bis zum Active Sourcing über soziale Medien: Schnellstmöglich geeignete Kandidaten finden und das Bewerbungsverfahren so angenehm wie möglich gestalten - denn ein optimierter Recruiting-Prozess verbessert die Candidate Journey und spart Kosten bei der Personalgewinnung.

Welche Maßnahmen gibt es im Rahmen der Prozesse des Recruitings?

Beim Recruiting-Prozess werden verschiedene interne und externe Maßnahmen entwickelt, ausgewählt und umgesetzt. Interne Recruiting-Maßnahmen haben etwa das Ziel, eine offene Stelle mit einem bestehenden Mitarbeitenden zu besetzen.

Externe Recruiting-Maßnahmen zielen dagegen darauf ab, neue Mitarbeitende anzuwerben. Es müssen Kandidaten außerhalb der Firma angesprochen und angeworben werden.

Interne Maßnahmen

Der Vorteil des internen Recruitings ist die Tatsache, dass die Firma bereits alle persönlichen Fähigkeiten und Kenntnisse des neuen Teammitglieds kennt. Außerdem ist der Kandidat im Idealfall bereits mit der Firma, unternehmensinternen Abläufen sowie künftigen Kollegen vertraut. Bei einem solchen Recruiting werden folgende Maßnahmen angewandt:

• Mitarbeiterempfehlungen,

• Interne Stellenausschreibungen,

• Versetzung und Beförderung von Mitarbeitern.

Externe Maßnahmen

Das externe Recruiting bietet den Vorteil, dass neue Mitarbeiter hinzukommen. Externe Kandidaten bringen neues Know-how mit sich. Dies kann das Unternehmen bereichern und neue Möglichkeiten mit sich bringen. Im folgenden Abschnitt werden externe Recruiting-Maßnahmen und -Kanäle detailliert betrachtet.

Welche Kanäle stehen Unternehmen für das Recruiting zur Verfügung?

Beim Recruiting von externen Bewerbern kommen folgende Recruiting-Kanäle und Netzwerke zum Einsatz:

• Stellenanzeigen,

• Active Sourcing,

• Headhunting,

• Employer Branding,

• Talent Pools,

• Netzwerkpflege,

• Printmedien,

• Job- und Karrieremessen,

• Persönliche Empfehlungen.

Recruiting-Trends zeigen, dass mittlerweile kein Unternehmen mehr auf Online-Recruiting-Kanäle verzichtet. Hierzu lassen sich folgende Optionen nutzen:

• Online-Jobportale,

• Social-Media-Plattformen,

• Karriereseiten.

E-Recruiting über Online-Jobbörsen, Social Media und Karrierewebseiten

Online-Jobportale sind nach wie vor der meistgenutzte Rekrutierungskanal und haben eine wichtige Bedeutung für die erfolgreiche Personalbeschaffung. Fast jede Person auf Arbeitssuche nutzt hierfür Karriere-Webseiten und Jobportale im Internet.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Mehrfachschaltung von Inseraten, durch die ein erweiterter Personenkreis erreichbar ist. Besonders beliebte Online-Jobbörsen sind StepStone, Monster, Indeed und der Stellenmarkt von meinestadt.de.

Social Media übernehmen eine immer zentralere Aufgabe im Recruiting-Prozess. In diesem Fall spricht man auch vom Social Recruiting. Die Beliebtheit der sozialen Netzwerke liegt vor allem in der großen Reichweite begründet. Über Facebook Jobs können Unternehmen beispielsweise rund 32 Millionen Menschen erreichen. Mit Recruiting über LinkedIn hat man eine Reichweite von ca. 17 Millionen Nutzern in der DACH-Region.

Der klare Vorteil von Jobangeboten auf Social-Media-Plattformen ist die Tatsache, dass Tools genutzt werden können, um die Stellenanzeige nur ausgewählten Personen auszuspielen. Dabei können bestimmte Kriterien festgelegt werden wie der Wohnort, die gewünschte Qualifikation oder das Alter.

Darüber hinaus ermöglicht E-Recruiting ein ständiges Optimieren der Stellenausschreibung sowie einen direkten Kontakt zu Bewerbern und das Active Sourcing. Personaler können wichtige Kennzahlen und Key Performance Indicators überwachen. Aussagekräftige Recruiting-Kennzahlen beschreiben etwa, wie oft die Anzeige angeklickt wurde und welche Anzeigenversion besonders viel Aufmerksamkeit erzielt. Somit ist eine ständige Optimierung der Stellenausschreibung anhand der Recruiting-KPIs möglich.

Zudem steht man über digitale Recruiting-Kanäle im direkten Kontakt mit Bewerbern und Kandidaten können sich schnell via Online-Bewerbung melden. Deshalb gilt das Recruiting im Internet mittlerweile als eines der wichtigsten Recruiting-Instrumente überhaupt, um den Bewerbungsprozess zu verkürzen.

Dazu kommt, dass gerade jüngere Kandidaten der Generation Z über digitale Netzwerke und Social-Media-Recruiting-Kanäle sowie mobile Recruiting-Strategien besonders gut erreichbar sind und verstärkt als aktive Nutzer auf digitalen Plattformen unterwegs sind. 

Wie läuft der Recruitment-Prozess ab?

Um einen passenden Kandidaten zu finden und einzustellen, bedarf es im Recruiting mehrerer Schritte. Dabei sind in der Regel folgende Recruiting-Maßnahmen notwendig:

1. eine Stellenausschreibung,

2. die Auswahl von Kanälen

3. Bewerbermanagement,

4. Bewerberauswahl,

5. und die Einstellung sowie das Onboarding.

Es kommt in jeder Phase des Recruiting-Prozesses darauf an, Bewerbern ein möglichst positives Bild der Firma zu vermitteln.

Stellenausschreibung

Der erste Schritt im Recruiting ist das Erstellen einer Stellenanzeige. Hier sollten alle wichtigen Informationen über die offene Stelle und alle künftigen Aufgaben des zukünftigen Mitarbeiters erwähnt werden. Ebenso wichtig sind Angaben zu Bewerbungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen sowie Fakten zum Unternehmen selbst.

Bei diesem Schritt der Personalbeschaffung sollten Unternehmen durchdacht vorgehen, denn Fehler bei Formulierung und Inhalt wirken sich negativ auf die Anzahl an Personen aus, die sich auf die Stelle bewerben. Mit Candidate Personas kann die gewünschte Zielgruppe genau definiert werden. Dies hilft Unternehmen dabei, die richtige Zielgruppe zügig zu erreichen und geeignete Kandidaten zu einer Bewerbung zu motivieren.

Auswahl von Kanälen für das Recruiting

Die Auswahl der richtigen Recruiting-Kanäle und Netzwerke ist ebenso entscheidend. Während klassische Stellenanzeigen in der Personalbeschaffung immer mehr an Bedeutung verlieren, hat sich E-Recruiting in den letzten Jahren als enorm erfolgreich bewiesen. Deshalb entscheiden sich die meisten Firmen für Jobanzeigen auf Online-Jobportalen sowie in sozialen Netzwerken wie LinkedIN, Xing oder Facebook. Diese digitalen Recruiting-Kanäle bieten Personalern außerdem die Option, ein breites Netzwerk zu nutzen und geeignete Talente über das Active Sourcing direkt anzusprechen.

Neben E-Recruiting wird heute vermehrt auch auf Mobile Recruiting gesetzt. Es ermöglicht das Bewerben direkt übers Smartphone oder Tablet - also via mobilem Gerät. Neben einer hohen Reichweite hat dies vor allem den Vorteil einer schnellen Bewerbung. Denn über ein Online-Formular können sich Kandidaten in nur wenigen Minuten bewerben. Dies unterstützt eine positive Candidate Experience, wodurch Unternehmen die Candidate Satisfaction optimieren können. 

Bewerbermanagement

Kandidaten, die sich heutzutage auf eine offene Stelle bewerben, erwarten eine zügige Rückmeldung. Niemand möchte eine oder mehrere Wochen auf eine Einladung oder Absage warten. Das heißt: Grundsätzlich sollten Kandidaten direkt eine Eingangsbestätigung erhalten. Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch sollte im Idealfall nur wenige Tage oder maximal eine Woche dauern. Denn ein effizienter Bewerbungsprozess ist das A und O für eine positive Candidate Journey und fördert auch das positive Branding als attraktiver Arbeitgeber.

Um eine schnelle Kommunikation sicherzustellen, eignen sich unter anderem Chatbots mit künstlicher Intelligenz. Diese entlasten die HR-Abteilung. Zudem kann eine Software dabei helfen, das Bewerbermanagement übersichtlicher und effektiver zu gestalten und so das erfolgreiche Recruiting unterstützen. Viele größere Unternehmen setzen auch auf das Recruitment Process Outsourcing und übertragen die Gewinnung von neuen Mitarbeitern einem Dienstleister. In diesem Fall entscheidet der Dienstleister, welche Recruiting-Instrumente sich am besten eignen.

Bewerberauswahl

Sobald die ersten Bewerbungsunterlagen eingehen, wird es Zeit für den nächsten Schritt: Die Bewerberauswahl. Dabei spielen Online-Bewerbungen eine immer größere Rolle. Fast kaum ein Kandidat bewirbt sich heute noch in Papierform.

Bei der Auswahl von potentiellen Kandidaten können ebenfalls intelligente Systeme helfen, die alle Bewerber sortieren, vergleichen und in Gruppen einteilen. Somit kann direkt erkannt werden, wer sich für die offene Position eignet und wer nicht. Dank der Digitalisierung heutzutage sind deutlich schnellere Abläufe und ein guter Recruiting-Prozess ohne viel Aufwand möglich.

Einstellung und Onboarding

Recruiter und Fachabteilung entscheiden, welche potenziellen Kandidaten sich am besten für einen ausgeschriebenen Job eignen. Es kommt auf eine schnelle Reaktion an - egal, ob Absage oder Zusage. 

Ein wichtiger Punkt ist hier eine wertschätzende Kommunikation. Dies sorgt dafür, dass Bewerber, selbst bei einer Ablehnung, das Unternehmen positiv in Erinnerung behalten, was wiederum die Candidate Experience erhöht und das Branding des Arbeitgebers stärkt.

Auch beim Onboarding-Prozess können "echte" Menschen nicht ersetzt werden. Der persönliche Kontakt zu einem direkten Ansprechpartner fördert die effiziente Eingliederung neuer Mitarbeiter und erhöht deren Zufriedenheit. 

Mit welchen Kennzahlen lässt sich Erfolg im Recruiting messen?

Beim Recruiting braucht man nicht nur eine gute Strategie, sondern eine ebenso exakte Erfolgskontrolle der Recruiting-Maßnahmen - denn selbst die besten Recruiting-Maßnahmen nützen nichts, wenn man hinterher nicht weiß, wie erfolgreich sie sind.

Um den Erfolg von Recruiting-Prozessen zu messen, gibt es Recruiting-Kennzahlen (auch Recruiting-KPIs genannt). Diese Kennzahlen sind ein wichtiges Werkzeug, um verschiedene Prozesse der Personalbeschaffung zu messen und anschließend bewerten zu können. Wichtig ist, die passenden Kennzahlen als Recruiting-KPIs auszuwählen, um ein möglichst realistisches und übersichtliches Bild der Qualität sämtlicher internen Strategien und Recruiting-Maßnahmen zu erhalten. 

Aufgrund der Digitalisierung lassen sich die Informationen, auf denen die Recruiting-KPIs basieren, mit nur wenigen Klicks aufrufen. Somit ist mit der Nutzung der richtigen Kennzahlen direkt erkennbar, in welcher Phase der Strategie Verbesserungsbedarf herrscht. Wenn Unternehmen das wissen, können sie dank der Kennzahlen schnell handeln und für optimale Bewerbungsprozesse sorgen.

Cost-per-Lead

Mit Cost-per-Lead ist ein Abrechnungsmodell genannt, das vor allem beim Online-Marketing zum Einsatz kommt. Hierbei wird der Advertiser für die Generierung von Leads, also Klicks, bezahlt. Das heißt: Es entstehen keine Kosten für Verkäufe oder Werbung, sondern lediglich für die Kontaktaufnahme eines Nutzers.

Im Recruiting bedeutet das, dass Unternehmen Jobportale und andere Plattformen pro Kontaktaufnahme eines Bewerbers bezahlen. Mit dieser Kennzahl kann sich jede Firma ausrechnen, was die Bewerbung von Kandidaten kostet.

Cost-per-Hire

Die Kennzahl der Cost-per-Hire gibt an, wie hoch die durchschnittlichen Kosten für die Besetzung einer offenen Stelle ausfallen. Auch aus diesem Key Performance Indicator lässt sich genau erkennen, wie gut der hauseigene Recruiting-Prozess strukturiert ist. Je niedriger die Kosten, desto effizienter ist der Recruiting-Prozess. Liegen die Kosten dagegen zu hoch, besteht dringender Handlungsbedarf.

Die Cost-per-Hire können aus der Summe aller Ausgaben für das interne und externe Recruiting berechnet werden. Anschließend muss dieser Betrag durch die Anzahl der neu eingestellten Mitarbeiter geteilt werden, um als Kennzahl eine Aussage zur Effektivität des Recruiting-Prozesses zu tätigen.

Time-to-Hire

Mit der Time-to-Hire wird die Zeit bezeichnet, die von der Stellenausschreibung bis zur finalen Besetzung der offenen Position vergeht. Ist die Time-to-Hire zu lang, deutet das auf nicht effektive Bewerbungsprozesse hin. 

Da es hierfür viele Gründe haben kann, ist es wichtig, bei einer zu langen Time-to-Hire genau hinzuschauen. Wichtige Fragen hierbei können folgende sein:

• Ist die Stellenanzeige aussagekräftig genug?

• Bin ich bereits als attraktiver Arbeitgeber bekannt?

• Wurden die richtigen Rekrutierungskanäle ausgewählt?

• Können sich Bewerber schnell und einfach auf die Stelle bewerben?

• Ist das Auswahlverfahren zu langwierig?

All diese Fragen zur Time-to-Hire können dabei helfen, Bewerbungsprozesse noch reibungsloser zu gestalten und somit die Bewerbersuche zu verkürzen.

Offer-Acceptance-Rate

Einer der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting ist die Offer-Acceptance-Rate. Diese Recruiting-KPI sagt aus, wie viele der Kandidaten prozentual gesehen die angebotene Stelle annehmen. Eine niedrige Offer-Acceptance-Rate kann darauf hindeuten, dass der Recruiting-Prozess nicht attraktiv genug ist. Um diese Kennzahl zu erhöhen und so die Effektivität der Recruiting-Maßnahmen zu optimieren, kann beispielsweise eine Zufriedenheitsumfrage unter Bewerben aufdecken, an welchen Stellen Probleme bestehen und Verbesserungsbedarf herrscht. 

Quality-of-Hire

Diese Kennzahl bezeichnet die Qualität von Neueinstellungen. Somit zeigt die Recruiting-KPI auf, ob ein neuer Mitarbeiter einen Beitrag zum Unternehmenserfolg geleistet hat. Um diese Recruiting-Kennzahl zu ermitteln, ist somit die gemessene Leistung erforderlich. 

Channel-Effectiveness

Anhand dieser Recruiting-KPI lässt sich ablesen, ob ein Recruiting-Kanal den gewünschten Erfolg gebracht hat und welche Netzwerke eher weniger erfolgreich waren. Ermittelbar ist diese Recruiting-Kennzahl über das Online-Tracking einzelner Recruiting-Kampagnen. Dadurch wird aufgezeigt, wie oft eine bestimmte Anzeige aufgerufen wurde. Zudem ist mit der Recruiting-Kennzahl auch prüfbar, ob die Anzeige nur betrachtet oder ob der Button für die One-Click-Bewerbung betätigt wurde.

Candidate Satisfaction

Die Zufriedenheit der Kandidaten, auch Candidate Satisfaction genannt, dient als Maß dafür, wie Bewerber den Recruiting-Prozess wahrnehmen. Fällt die Recruiting-Kennzahl hoch aus, ist es wahrscheinlicher, dass Kandidaten weiterhin Teil des Recruiting-Prozesses bleiben. Da dies eine qualitative Recruiting-KPI ist, kann sie nicht durch bestehende Daten, sondern durch gezieltes Nachfragen ermittelt werden, zum Beispiel im Anschluss an das Bewerbungsgespräch oder über spätere elektronische Umfragen.

Cost-of-Vacancy

Mithilfe dieser Kennzahl lassen sich die Kosten für eine unbesetzte Position ermitteln. Grundlage für diese Kennzahl ist die Annahme, dass ein Mitarbeiter einen Anteil am Unternehmenserfolg erbringt, der messbar ist und der dem Unternehmen fehlt, wenn die Stelle nicht besetzt ist. Die Berechnung erfolgt anhand des Jahresgehalts für die vakante Position, das durch die Anzahl der jährlichen Arbeitstage dividiert wird.

Was ist Best Practice für Recruiting-Prozesse?

Mit der Best Practice sollen Prozesse im Recruiting optimiert werden. Hierbei ist vor allem die Wahl des richtigen Kanals entscheidend, um eine möglichst große Reichweite zu erzielen.

Wer nicht genau beurteilen kann, welcher Kanal wirklich hilfreich ist und welche Maßnahmen besser ausgelassen werden sollten, investiert häufig unnötig viel Geld am falschen Ende. Um dies zu vermeiden, sollten Recruiter auf moderne Tracking-Technologien und die gezielte Nutzung von Recruiting-KPIs setzen.

Diese machen die wichtigsten Kanäle zügig ausfindig und zeigen genau an, wie viele Bewerber sich über welchen Kanal bewerben. Außerdem kann damit erkannt werden, ob eventuell zwar viele Bewerber generiert werden, aber keine guten Kandidaten dabei sind. Somit lässt sich klar erkennen, welche Recruiting-Instrumente Optimierungspotential bergen.