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Recruiting Prozess: Maßnahmen, Kanäle, Ablauf, Erfolgsmessung und Best Practice

Nicola Lehrle
Lesezeit: ca. 9 Minuten

Wer geeignete Kandidaten für sein Unternehmen sucht, benötigt einen effektiven Recruiting-Prozess. Dieser sollte die Employee Journey verbessern und schnell ans Ziel führen. Wir erklären, welche Maßnahmen es im Recruitment Prozess gibt, und in welchen Schritten ein solcher Prozess verläuft. Außerdem zeigen wir, welche Recruiting-Kanäle es gibt, und wie sich der Erfolg im Recruiting messen lässt.

Wie wird der Recruiting Prozeß im Rahmen von HR definiert?

Im Recruiting geht es um die Beschaffung von Mitarbeitern. Dabei müssen Recruiter Personal finden, das sich optimal für die zu besetzende Stelle eignet. 

Bei einem solchen Recruiting Prozeß werden mehrere Phasen durchlaufen. Er startet mit der Definition einer Stellenausschreibung und endet bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern.

Das Ziel dabei: Schnellstmöglich geeignete Kandidaten finden und das Bewerbungsverfahren so angenehm wie möglich gestalten - denn ein optimierter Recruiting Prozess verbessert die Candidate Journey und spart Kosten bei der Personalgewinnung.

Welche Maßnahmen gibt es im Recruitment Prozess?

Beim Recruiting Prozess gibt es verschiedene interne und externe Maßnahmen. Interne Recruiting-Maßnahmen haben etwa das Ziel, eine offene Stelle mit einem bereits eingestellten Mitarbeiter zu besetzen.

Externe Recruiting-Maßnahmen zielen dagegen darauf ab, neue Mitarbeiter anzuwerben. Es müssen Kandidaten außerhalb der Firma angesprochen und angeworben werden.

Interne Maßnahmen

Der Vorteil des internen Recruitings ist die Tatsache, dass die Firma bereits alle persönlichen Fähigkeiten und Kenntnisse des neuen Teammitglieds kennt. Außerdem ist der Kandidat im Idealfall bereits mit der Firma, internen Abläufen sowie künftigen Kollegen vertraut. Bei einem solchen Recruiting werden folgende Maßnahmen angewandt:

  • Mitarbeiterempfehlungen,

  • Interne Stellenausschreibungen,

  • Versetzung und Beförderung von Mitarbeitern.

Externe Maßnahmen

Beim externen Recruiting gibt es den Vorteil, dass neue Mitarbeiter hinzukommen. Das heißt: Externe Kandidaten bringen neues Know-How mit sich. Dies kann das Unternehmen bereichern und neue Möglichkeiten mit sich bringen. Im folgenden Abschnitt werden externe Maßnahmen und Kanäle detailliert betrachtet.

Welche Kanäle stehen Unternehmen für das Recruiting zur Verfügung?

Beim Recruiting von externen Bewerbern kommen folgende Recruiting-Kanäle zum Einsatz:

Recruiting Trends zeigen, dass mittlerweile kein Unternehmen mehr auf Online Recruiting-Kanäle verzichtet. Hierzu können folgende Optionen genutzt werden:

E-Recruiting über Online-Jobbörsen, Social Media und Karrierewebseiten

Online Jobportale sind nach wie vor der meistgenutzte Rekrutierungskanal und haben eine wichtige Bedeutung. Denn fast jede Person auf Arbeitssuche, schaut sich auf Jobportalen im Internet nach einer Arbeitsstelle um.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Mehrfachschaltung von Inseraten, durch die noch mehr Personen erreicht werden können. Besonders beliebte Online-Jobbörsen sind StepStone, Monster, Indeed und der Stellenmarkt und meinestadt.de.

Soziale Medien übernehmen eine immer zentralere Aufgabe im Recruiting-Prozess. In diesem Fall spricht man auch vom Social Recruiting. Die Beliebtheit liegt vor allem an der großen Reichweite. Mit Facebook Jobs können Unternehmen beispielsweise rund 32 Millionen Menschen erreichen. Mit Recruiting über LinkedIn hat man eine Reichweite von ca. 17 Millionen Nutzern in der DACH-Region.

Der klare Vorteil von Jobangeboten auf Social Media-Plattformen ist die Tatsache, dass Tools genutzt werden können, um die Stellenanzeige nur ausgewählten Personen auszuspielen. Dabei können bestimmte Kriterien festgelegt werden wie der Wohnort, die gewünschte Qualifikation oder das Alter.

Zusätzlich dazu ermöglicht E-Recruiting ein ständiges Optimieren der Stellenausschreibung sowie direkten Kontakt zu Bewerbern. Recruiter können wichtige Kennzahlen überwachen. Beispielsweise wie oft die Anzeige angeklickt wurde und welche Anzeigenversion besonders viel Aufmerksamkeit erzielt. Somit ist eine ständige Optimierung der Stellenausschreibung möglich.

Zusätzlich dazu steht man im direkten Kontakt mit Bewerbern und Kandidaten können sich schnell via Online-Bewerbung melden. Deshalb gilt Recruiting im Internet mittlerweile als eines der wichtigsten Recruiting-Instrumente überhaupt, um den Bewerbungsprozess zu verkürzen.

Wie läuft der Recruitment Prozess ab?

Um einen passenden Kandidaten zu finden und einzustellen, bedarf es mehreren Schritten. Dabei sind in der Regel folgende Schritte notwendig:

  1. eine Stellenausschreibung,

  2. die Auswahl von Kanälen

  3. Bewerbermanagement,

  4. Bewerberauswahl,

  5. und die Einstellung sowie das Onboarding.

In jeder Phase des Recruiting-Prozesses kommt es darauf an, Bewerbern ein möglichst positives Bild der Firma zu vermitteln.

Stellenausschreibung

Der erste Schritt im Recruiting ist das Erstellen einer Stellenanzeige. Hier sollten alle wichtigen Informationen über die offene Stelle und alle künftigen Aufgaben des zukünftigen Mitarbeiters erwähnt werden. Ebenso wichtig sind Angaben zu Bewerbungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen sowie Fakten zum Unternehmen selbst.

Hierbei sollten Unternehmen gut durchdacht vorgehen, denn Fehler bei Formulierung und Inhalt wirken sich negativ auf die Anzahl an Personen aus, die sich auf die Stelle bewerben. Mit Candidate Personas kann die gewünschte Zielgruppe genau definiert werden. Dies hilft Unternehmen dabei, die richtige Zielgruppe zügig zu erreichen und geeignete Kandidaten zu einer Bewerbung zu motivieren.

Auswahl von Kanälen fürs Recruitment

Die Auswahl der richtigen Recruiting-Kanäle ist ebenso entscheidend. Während klassische Stellenanzeigen immer mehr an Bedeutung verlieren, hat sich E-Recruiting in den letzten Jahren als enorm erfolgreich bewiesen. Deshalb entscheiden sich die meisten Firmen für Jobanzeigen auf Online Jobportalen sowie in sozialen Netzwerken wie LinkedIN, Xing oder Facebook.

Neben E-Recruiting wird heute vermehrt auch auf Mobile Recruiting gesetzt. Mobile Recruiting ermöglicht das Bewerben direkt übers Smartphone oder Tablet - also via mobilem Gerät. Neben einer hohen Reichweite hat dies vor allem den Vorteil einer schnellen Bewerbung. Denn über ein Online-Formular können sich Kandidaten in nur wenigen Minuten bewerben. Dies unterstützt eine positive Candidate Experience.

Bewerbermanagement

Kandidaten, die sich heutzutage auf eine offene Stelle bewerben, erwarten eine zügige Rückmeldung. Niemand möchte eine oder mehrere Wochen auf eine Einladung oder Absage warten. Das heißt: Grundsätzlich sollten Kandidaten direkt eine Eingangsbestätigung erhalten. Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch sollte im Idealfall nur wenige Tage, oder maximal eine Woche dauern. Denn ein effizienter Bewerbungsprozess ist das A und O für eine positive Candidate Journey.

Um eine schnelle Kommunikation sicherzustellen, eignen sich unter anderem Chatbots mit künstlicher Intelligenz. Diese entlasten die HR Abteilung. Zusätzlich dazu kann eine Software dabei helfen, das Bewerbermanagement übersichtlicher und effektiver zu gestalten. Viele größere Unternehmen setzen auch auf Recruitment Process Outsourcing und übertragen die Gewinnung von neuen Mitarbeitern einem Dienstleister. In diesem Fall entscheidet der Dienstleister, welche Recruiting-Instrumente sich am besten eignen.

Bewerberauswahl

Sobald die ersten Bewerbungsunterlagen eingehen, wird es Zeit für den nächsten Schritt: Die Bewerberauswahl. Dabei spielen Online-Bewerbungen eine immer größere Rolle. Fast kaum ein Kandidat bewirbt sich heute noch in Papierform.

Bei der Auswahl von potentiellen Kandidaten können ebenfalls intelligente Systeme helfen, die alle Bewerber sortieren, vergleichen und in Gruppen einteilen. Somit kann direkt erkannt werden, wer sich für die offene Position eignet, und wer nicht. Dank der Digitalisierung heutzutage sind deutlich schnellere Abläufe und ein guter Recruiting-Prozess ohne viel Aufwand möglich.

Einstellung und Onboarding

Recruiter und Fachabteilung entscheiden, welche potenziellen Kandidaten sich am besten für einen ausgeschriebenen Job eignen. Es kommt auf eine schnelle Reaktion an - egal, ob Absage oder Zusage. 

Ein wichtiger Punkt ist hier eine wertschätzende Kommunikation. Dies sorgt dafür, dass Bewerber, selbst bei einer Ablehnung, das Unternehmen positiv in Erinnerung behalten und erhöht die Candidate Experience.

Auch beim Onboarding-Prozess können "echte" Menschen nicht ersetzt werden. 

Wie lässt sich Erfolg im Recruiting messen?

Beim Recruiting braucht man nicht nur eine gute Strategie, sondern eine ebenso exakte Erfolgskontrolle - denn selbst die beste Strategie nützt nichts, wenn man hinterher nicht weiß, wie erfolgreich sie ist.

Um den Erfolg von Recruiting-Prozessen zu messen, gibt es Recruiting-Kennzahlen (auch KPIs genannt). Diese Kennzahlen sind ein wichtiges Werkzeug, um verschiedene Prozesse der Personalbeschaffung zu messen und anschließend bewerten zu können.

Auf Grund der Digitalisierung lassen sich diese Informationen mit nur wenigen Klicks aufrufen. Somit ist direkt erkennbar, in welcher Phase der Strategie Verbesserungsbedarf herrscht. Wenn Unternehmen das wissen, können sie schnell handeln und für optimalere Bewerbungsprozesse sorgen.

Cost-per-Lead

Mit Cost-per-Lead ist ein Abrechnungsmodell genannt, das vor allem beim Online Marketing zum Einsatz kommt. Hierbei wird der Advertiser für die Generierung von Leads, also Klicks, bezahlt. Das heißt: Es entstehen keine Kosten für Verkäufe oder Werbung, sondern lediglich für die Kontaktaufnahme eines Nutzers.

Im Recruiting bedeutet das, dass Unternehmen Jobportale und andere Plattformen pro Kontaktaufnahme eines Bewerbers bezahlen. Somit kann sich jede Firma ausrechnen, was die Bewerbung von Kandidaten kostet.

Cost-per-Hire

Die Cost-per-Hire geben an, wie hoch die durchschnittlichen Kosten für die Besetzung einer offenen Stelle ausfallen. Auch hieraus lässt sich genau erkennen, wie gut der hauseigene Recruiting-Prozess strukturiert ist. Je niedriger die Kosten, desto effizienter ist der Recruiting-Prozess. Liegen die Kosten dagegen zu hoch, besteht dringender Handlungsbedarf.

Die Cost-per-Hire können aus der Summe aller Ausgaben für das interne und externe Recruiting berechnet werden. Anschließend muss dieser Betrag durch die Anzahl der neu eingestellten Mitarbeiter geteilt werden. 

Time-to-Hire

Mit der Time-to-Hire wird die Zeit bezeichnet, die von der Stellenausschreibung bis zur finalen Besetzung der offenen Position vergeht. Ist diese Zeitspanne zu lange, deutet das auf nicht effektive Bewerbungsprozesse hin. 

Da es hierfür viele Gründe haben kann, ist es wichtig bei einer zu langen Time-to-Hire genau hinzuschauen. Wichtige Fragen hierbei können folgende sein:

  • Ist die Stellenanzeige aussagekräftig genug?

  • Bin ich bereits als attraktiver Arbeitgeber bekannt?

  • Wurden die richtigen Rekrutierungskanäle ausgewählt?

  • Können sich Bewerber schnell und einfach auf die Stelle bewerben?

  • Ist das Auswahlverfahren zu langwierig?

All diese Fragen können dabei helfen, Bewerbungsprozesse noch reibungsloser zu gestalten und somit die Bewerbersuche zu verkürzen.

Was ist Best Practice für Recruiting Prozesse?

Mit der Best Practice sollen Bewerbungsprozesse optimiert werden. Hierbei ist vor allem die Wahl des richtigen Kanals entscheidend, um eine möglichst große Reichweite zu erzielen.

Wer nicht genau beurteilen kann, welcher Kanal wirklich hilfreich ist und welche Maßnahmen besser ausgelassen werden sollte, investiert häufig unnötig viel Geld am falschen Ende. Um dies zu vermeiden, sollten Sie auf moderne Tracking-Technologien setzen.

Diese machen die wichtigsten Kanäle zügig ausfindig und zeigen genau an, wie viele Bewerber sich über welchen Kanal bewerben. Außerdem kann damit erkannt werden, ob eventuell zwar viele Bewerber generiert werden, aber keine guten Kandidaten dabei sind. Somit lässt sich klar erkennen, welche Recruiting-Instrumente Optimierungspotential bergen.

Über die Autorin: Nicola Lehrle
Nicola Lehrle

Nicola Lehrle ist als Redakteurin bei hiral tätig. In ihrer beruflichen Laufbahn mit Schwerpunkt Marketing konnte sie im HR vielerlei Erfahrung sammeln. Ihr Fokus liegt auf Ratgebern und Fachtexten zu unterschiedlichen Themen im Bereich Personal/HR. Nicola möchte mit ihren Texten den Lesern auch komplizierte Sachverhalte möglichst einfach erklären.

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