Personalbedarfsplanung: Definition, Aufgaben, Methoden und Berechnung
Die Personalbedarfsplanung ist ein Teilgebiet der Personalplanung. Sie umfasst alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um den qualitativen und quantitativen Mitarbeiterbedarf zu ermitteln. Somit bildet die Personalbedarfsplanung die Basis, auf deren Grundlage die Einstellung von Mitarbeitenden durch das Personalmanagement erfolgt.
Bei der quantitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung kommen unterschiedliche Vorgehensweisen zum Einsatz, die sicherstellen, dass der aktuelle und der zukünftige Bedarf an Mitarbeitenden im Unternehmen gedeckt ist.
Wir erklären, welche Aufgabenbereiche die Personalbedarfsplanung übernimmt, in welchen Phasen die Planung und Ermittlung des Personalbedarfs erfolgt und welche Methoden dafür zur Verfügung stehen. Außerdem geben wir ein konkretes Beispiel, mit welchen Formeln man den Personalbedarf berechnen kann.
Was genau ist eine Personalbedarfsplanung?
Wenn man von der Personalbedarfsplanung spricht, ist damit die Planung aller benötigten Mitarbeiter für ein Unternehmen gemeint. Die Hauptaufgabe der Personalbedarfsplanung ist es festzustellen, wie viele Arbeitnehmer im Betrieb mit welcher Qualifikation, in welchem Zeitraum, an welchem Ort benötigt werden. Sie dient der strategischen Personalplanung. Das bedeutet:
Das richtige Personal,
mit geeigneter Qualifikation,
zur richtigen Zeit,
am richtigen Einsatzort.
Hierbei gilt es, Mitarbeiterengpässe zu vermeiden und möglichst kostengünstig zu wirtschaften. Es soll also eine Balance zwischen Umsatzzielen und Personaleinsatzplanung geschaffen werden. Kurzum: Eine effiziente Planung aller Ressourcen unter Berücksichtigung der finanziellen Mittel. Die Personalbedarfsplanung bildet die Basis für die Einsatzplanung und stellt darüber hinaus sicher, dass die bereits vorhandene Belegschaft bestmöglich eingesetzt wird.
Grundsätzlich wird dabei zwischen zwei Verfahren unterschieden:
der quantitativen Personalbedarfsplanung,
der qualitativen Personalbedarfsplanung.
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Die quantitative Personalbedarfsplanung
Die quantitative Personalbedarfsermittlung setzt sich mit der Frage auseinander, wie viele Arbeitskräfte benötigt werden, damit alle Unternehmensziele erreicht werden können. Hierbei wird der zahlenmäßige Bedarf berechnet, ohne Aspekte wie Qualifikation und Fähigkeiten zu berücksichtigen.
Um den genauen Bedarf an benötigten Arbeitskräften zu berechnen, müssen zunächst alle aktuellen sowie alle künftig anfallenden Tätigkeiten analysiert werden. Die generelle Vorgehensweise bei der quantitativen Ermittlung sieht dann wie folgt aus:
Es wird die Differenz zwischen dem Brutto-Personalbedarf (wie viele Mitarbeiter insgesamt gebraucht werden) und dem aktuellen Personalbestand berechnet, um dann den Netto-Personalbedarf (wie viele Mitarbeiter neu eingestellt werden müssen) zu berechnen.
Das Ergebnis hieraus gibt Aufschluss über alle zu besetzenden Stellen und zeigt an, ob Personal fehlt oder zu viele Beschäftigte vorhanden ist. Ist das Ergebnis positiv, fehlen Arbeitnehmer. Ist das Ergebnis negativ, sind zu viele Mitarbeitende vorhanden.
Je nachdem, wie das Ergebnis der quantitativen Personalplanung ausfällt, können mehrere mögliche Maßnahmen zum Einsatz kommen, um den optimalen jetzigen und zukünftigen quantitativen Personalbedarf zu bestimmen und zu erreichen.
Sind zu wenige Mitarbeiter vorhanden, können Betriebe:
Teilzeitkräfte einstellen,
interne Versetzungen durchführen,
die Teameffizienz steigern,
Arbeitsschritte von Prozessen automatisieren.
Gibt es einen Personalüberschuss, werden Betriebe:
Mitarbeiter versetzen,
Aufgabengebiete neu verteilen,
alternative Arbeitszeitmodelle anwenden (Teilzeit, Kurzarbeit, Sabbatical, etc.).
Die qualitative Personalbedarfsplanung
Die qualitative Personalplanung setzt sich im Gegensatz zur quantitativen Personalbedarfsplanung mit der Qualifikation der aktuellen Belegschaft und neuer Mitarbeiter auseinander. Hierbei können Anforderungsprofile erstellt werden, die bei der qualitativen Einsatzplanung helfen und mögliche Entwicklungschancen erkennen lassen. Es reicht somit nicht, eine Anzahl an Arbeitskräften zu berechnen, denn diese Form der Personalbedarfsermittlung zielt auf inhaltliche Fragen der Befähigung von Bewerbern ab. Bei der qualitativen Personalbedarfsermittlung sollten Firmen sich folgende Fragen stellen:
Welche Leistungen müssen die vorhandenen Mitarbeiter zukünftig erbringen?
Welche Anforderungen ergeben sich daraus?
Über welche Qualifikation, Kompetenz und Soft Skills müssen unsere Fach- und Führungskräfte verfügen?
Außerdem können folgende Fragen dabei helfen, den qualitativen Personalbedarf zu berechnen:
Welche Qualifikationen werden zukünftig nicht mehr gebraucht?
Welche Tätigkeiten können zukünftig an externe Dienstleister übergeben werden?
Ist der Einsatz von externen Experten notwendig?
Welche Entwicklungsmaßnahmen sind für den aktuellen Personalbestand notwendig?
Wie viele Mitarbeiter besitzen dieselbe Qualifikation?
Welche Aufgaben übernehmen Personalbedarfsplanungen für Unternehmen?
Das Ziel der quantitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung ist es, zu berechnen, wie viele Mitarbeiter in einem Betrieb an welchem Ort, zu welcher Zeit und zu welchen Kosten eingesetzt werden müssen. Außerdem gilt es, bei der Personalbedarfsermittlung das Know-how und die Qualifikation eines jeden Mitarbeiters zu beachten.
Um diese Kennzahlen zu erhalten, müssen verschiedene Faktoren der Personalplanung betrachtet werden, denn eine exakte Personalbedarfsermittlung setzt sich immer aus verschiedenen Parametern zusammen. Deshalb sollten immer folgende Aspekte bei der Personalplanung beachtet werden:
Die Quantität: Welche Anzahl von Mitarbeitern wird benötigt?
Die Qualität: Welche notwendige Qualifikation müssen die Angestellten mitbringen?
Die Zeit: Von wann bis wann muss geplant werden?
Der Ort: Wo sollen die Arbeitskräfte zum Einsatz kommen?
Das Budget: Wie hoch dürfen die Kosten für die Planung sein?
Dabei lassen sich die Aufgaben der Personalplanung in folgende Teilbereiche untergliedern:
Personalbestandsplanung: Ermittlung des personellen Ist-Zustands,
Personalbedarfsplanung: Ermittlung des personellen Soll-Zustands,
Personalentwicklung: Maßnahmen zur Aus- und Weiterbildung von Arbeitskräften,
Personalbeschaffung: Verschiedene Recruiting-Maßnahmen,
Personalfreisetzungsplanung: Abbau von überschüssigem Personal.
Wann sollte der Personalbedarf ermittelt und geplant werden?
Die Berechnung des Personalbedarfs ist immer abhängig von der jeweiligen Unternehmenssituation. Somit lässt sich nicht pauschal sagen, wann der richtige Zeitpunkt für eine Personalbedarfsermittlung ist. Allerdings ist es wichtig, dass Arbeitgeber bei der Ermittlung des Bedarfs an Personal sowohl interne als auch externe Faktoren und Anforderungen beachten.
Folgende Punkte bilden die Grundlage für die Personalplanung und sollten unbedingt mit einbezogen werden, wenn die Personalbedarfsplanung quantitativ und qualitativ erfolgt:
Die Altersstruktur im Betrieb: Gibt es Personen, die die Firma altersbedingt verlassen? Gibt es Altersklassen, die im Unternehmen unterrepräsentiert sind?
Die Unternehmensstrategie: Was sind die Ziele des Unternehmens? Stehen Projekte und Expansionen an? Gibt es neue Projekte und Aufgaben, die mit dem aktuellen Personalbestand nicht bewältigt werden können?
Die wirtschaftliche Situation: In welcher wirtschaftlichen Lage befindet sich das Unternehmen? Können neu eingestellte Mitarbeiter dauerhaft gehalten werden? Oder müssen einzelne Personen der Belegschaft eventuell gekündigt werden?
Die Saison: Ist der Umsatz der Firma von der Saison abhängig? Welche Anpassungen müssen hierfür unternommen werden?
Die politische Situation: Gibt es politische Entscheidungen, die das Kerngeschäft beeinflussen könnten? Wie sehen die Beziehungen auf internationaler Ebene aus? Welche Gefahren und Entwicklungen können in naher Zukunft erwartet werden?
In welchen Schritten wird Personalbedarf ermittelt und geplant?
Das Berechnen und Planen des Personalbedarfs kann in folgenden fünf Schritten erfolgen:
Schritt 1: Die Definition der aktuellen Unternehmenssituation
Auch die Personalbedarfsplanung startet mit der Festlegung aller strategischen Unternehmensziele. Nur so ist es möglich, die Personalbedarfsermittlung optimal auf das Unternehmen abgestimmt durchzuführen. Die wichtigsten Parameter für die Formel, um den Personalbedarf zu berechnen, sind:
Die Anzahl der benötigten Arbeitskräfte,
der Zeitraum der anfallenden Arbeit,
die benötigte Mitarbeiterqualifikation,
der Ort der Arbeit.
Außerdem ist es für die quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung wichtig, die aktuelle Unternehmenssituation zu bestimmen. Dabei sollte herausgefunden werden, wie viele Angestellte derzeit im Betrieb tätig sind und wie sich deren Tätigkeiten künftig entwickeln. Dabei können folgende Fragen weiterhelfen:
Wie viele Mitarbeiter sind momentan im Betrieb tätig?
Wie gestaltet sich der zukünftige Bedarf?
Wie viele Mitarbeiter gehen künftig in Rente?
Verringert sich der zukünftige Personalbestand (durch Elternzeit, Teilzeit, etc.)?
Gibt es Ausfallzeiten und wie gestalten sich die realen Arbeitstage?
Welche weiteren Aufgaben und Anforderungen kommen auf uns zu?
Schritt 2: Die Festlegung des Planungshorizonts
Sobald die strategischen Unternehmensziele feststehen, ist es wichtig, einen Planungshorizont für die Personalbedarfsplanung festzulegen. Dieser sollte einen Plan ermöglichen, der sich sowohl auf kurzfristige als auch auf langfristige Ziele bezieht. Der kurzfristige Planungshorizont bezieht sich vor allem auf das nächste Jahr. Der langfristige Planungshorizont reicht weit darüber hinaus und berücksichtigt auch unvorhersehbare Ereignisse und eventuelle Umstrukturierungen. Dabei gilt: Je kürzer der Horizont, desto genauer kann die Personalbedarfsermittlung vorgenommen werden. Bei der langfristigen Planung kann es dagegen zu unterschiedlichen Einflüssen kommen. Somit enthält diese immer die Gefahr einer Fehleinschätzung.
Schritt 3: Die Berechnung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs
Die Personalbedarfsermittlung umfasst den quantitativen Personalbedarf und den qualitativen Personalbedarf. Dabei werden verschiedene Ansätze und Methoden zur Berechnung des Mitarbeiterbedarfs angewandt. Dies umfasst beispielsweise statistische Verfahren, Formeln und Instrumente zur Bedarfsermittlung - aber dazu später mehr.
Schritt 4: Die Umsetzung aller geplanten Maßnahmen
Das Personalmanagement kann den aktuellen und künftigen Personalbestand einer Firma durch eine ganze Reihe von unterschiedlichen Maßnahmen optimieren. Dies können beispielsweise sein:
Die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern,
die Kündigung von Arbeitnehmern,
die Versetzung in neue Abteilungen,
die Weiterbildung von Angestellten.
Schritt 5: Die Überprüfung der eingesetzten Maßnahmen
Im letzten Teilschritt werden die umgesetzten Maßnahmen überprüft, denn manchmal führen diese nicht zu den gewünschten Resultaten und müssen überdacht werden. Deshalb ist es notwendig, die Effektivität der eingesetzten Instrumente in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen. Wenn Arbeitgeber erkennen, dass die verwendeten Hilfsmittel in ihrem Unternehmen für die quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung nicht funktionieren, müssen diese entsprechend angepasst werden.
Welche Methoden stehen zur Verfügung für die Planung des Personalbedarfs?
Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten von praxiserprobten Vorgehensweisen, die in der Personalbedarfsplanung angewandt werden:
den summarischen Methoden
den analytischen Methoden.
Summarische Methoden
Summarische Methoden ermöglichen die Berechnung des Personalbedarfs mithilfe von Schlüsselzahlen. Das heißt: Diese Art von Methoden konzentriert sich nicht auf die zu erfüllenden Aufgaben, sondern bezieht sich auf die Anzahl der Beschäftigten und den Abgleich mit anderen Abteilungen und Kennzahlen. Der Vorteil dieser Methode der Personalbedarfsplanung ist der minimale Aufwand.
Allerdings muss man hierbei bedenken, dass Menschen, Teams und Abteilungen aufgrund ihrer Individualität und ihrer persönlichen Eignung nicht prinzipiell miteinander verglichen werden können. Somit kann die Verwendung statistischer Kennzahlen auch schnell zu Fehleinschätzungen bei der Personalbedarfsermittlung führen. Trotzdem sind solche Vorgehensweisen in der Personalbedarfsplanung weit verbreitet. Sie stellen einen Mittelweg zwischen Aufwand und Risiko dar und ergeben eine schnelle Übersicht. Dazu zählen zum Beispiel folgende Arten von Methoden:
Analogie,
Führungsspanne,
Schlüsselzahlen,
statistische Werte.
Analytische Methoden
Eine weitere Option, um den Personalbedarf im Unternehmen zu ermitteln, sind analytische Methoden. Hierbei kommt ein mitarbeiterzentrierter Abgleich zum Einsatz. Dabei werden die Beschäftigten im Unternehmen gebeten, den Arbeitsaufwand ihrer Berufstätigkeit zu bestimmen.
Bei einem solchen Verfahren ergeben sich Daten, die hochgerechnet werden können und dadurch eine genaue Berechnung des künftigen Mitarbeiterbedarfs ermöglichen.
Folgende Methoden mit analytischem Ansatz werden besonders häufig für die Personalbedarfsplanung angewandt:
Das Schätzverfahren,
die Selbsteinschätzung von Arbeitsplänen,
die Fremdbeobachtung,
die Selbsteinschätzung bei Aufgaben und Projekten.
Weiterhin sind diese Methoden und Verfahren bei der Analyse und Ermittlung des Personalbedarfs anwendbar:
die Kennzahlenmethode,
die Personalbemessungsmethode,
die Stellenplanmethode,
das monetäre Verfahren,
die Laufzettelmethode.
Wie wird der Personalbedarf konkret berechnet (Beispiel)?
Ein konkretes Beispiel dafür, wie Personalbedarf bestimmt werden kann, findest du im folgenden:
Eine Firma beschäftigt 800 Mitarbeiter. Davon werden 50 demnächst eine Kündigung erhalten. Außerdem ist die Einstellung von 100 neuen Arbeitnehmern geplant. Nun wurde angekündigt, dass 1.000 neue Angestellte benötigt werden, um dem anstehenden Arbeitspensum gerecht zu werden.
Daraus ergibt sich folgende Formel für die Ermittlung des quantitativen Bedarfs:
Einsatzbedarf: 1.000 Angestellte
+ Reservebedarf: 100 Arbeitnehmer
= Brutto-Personalbedarf: 1.100 Angestellte
- Personalbestand: 800 Angestellte
- eingestellte Personen: 100 Angestellte
+ abgehende Personen: 50 Angestellte
= Netto-Personalbedarf: 250 Arbeitnehmer
