Personalbedarfsplanung: Definition, Aufgaben, Methoden und Berechnung
Die Personalbedarfsplanung ist ein Teilgebiet der Personalplanung. Sie umfasst alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um den qualitativen und quantitativen Mitarbeiterbedarf zu ermitteln.
Bei der quantitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung kommen unterschiedliche Vorgehensweisen zum Einsatz, die sicherstellen, dass der aktuelle und der zukünftige Bedarf an Mitarbeitern im Unternehmen gedeckt ist.
Wir erklären, welche Aufgabenbereiche die Personalbedarfsplanung übernimmt, in welchen Phasen die Planung und Ermittlung des Personalbedarfs erfolgt und welche Methoden dafür zur Verfügung stehen. Außerdem geben wir ein konkretes Beispiel, wie man den Personalbedarf berechnen kann.
Was genau ist eine Personalbedarfsplanung?
Wenn man von der Personalbedarfsplanung spricht, ist damit die Planung aller benötigten Mitarbeiter für ein Unternehmen gemeint. Die Hauptaufgabe der Personalbedarfsplanung ist es festzustellen, wie viele Mitarbeiter, mit welcher Qualifikation, in welchem Zeitraum, an welchem Ort im Unternehmen benötigt werden. Das bedeutet:
Das richtige Personal,
mit geeigneter Qualifikation,
zur richtigen Zeit,
am richtigen Einsatzort.
Hierbei gilt es, Mitarbeiterengpässe zu vermeiden und möglichst kostengünstig zu wirtschaften. Es soll also eine Balance zwischen Umsatzzielen und Personaleinsatzplanung geschaffen werden. Kurzum: Eine effiziente Planung aller Ressourcen unter Berücksichtigung der finanziellen Mittel. Die Personalbedarfsplanung bildet die Grundlage für die Einsatzplanung und stellt darüber hinaus sicher, dass die bereits vorhandene Belegschaft bestmöglich eingesetzt wird.
Grundsätzlich wird dabei zwischen zwei Verfahren unterschieden:
der quantitativen Personalbedarfsplanung,
der qualitativen Personalbedarfsplanung.
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Die quantitative Personalbedarfsplanung
Die quantitative Personalbedarfsermittlung setzt sich mit der Frage auseinander, wie viele Arbeitskräfte benötigt werden, damit alle Unternehmensziele erreicht werden können. Um den genauen Bedarf an benötigten Arbeitskräften zu berechnen, müssen zunächst alle aktuellen sowie alle künftig anfallenden Tätigkeiten analysiert werden. Die generelle Vorgehensweise sieht dann wie folgt aus:
Es wird die Differenz zwischen dem Brutto-Personalbedarf (wieviele Mitarbeiter insgesamt gebraucht werden) und dem aktuellen Personalbestand ermittelt, um dann den Netto-Personalbedarf (wie viele Mitarbeiter neu eingestellt werden müssen) zu berechnen.
Das Ergebnis hieraus gibt Aufschluss über alle zu besetzenden Stellen und zeigt an, ob Personal fehlt oder zu viel Personal vorhanden ist. Ist das Ergebnis positiv, fehlt Personal. Ist das Ergebnis negativ, ist zu viel Personal vorhanden.
Je nachdem wie das Ergebnis der quantitativen Personalplanung ausfällt, können unterschiedliche Maßnahmen zum Einsatz kommen, um den optimalen jetzigen und zukünftigen quantitativen Personalbedarf zu bestimmen und zu erreichen.
Sind zu wenige Mitarbeiter vorhanden, können Betriebe:
Teilzeitkräfte einstellen,
interne Versetzungen durchführen,
die Teameffizienz steigern,
Arbeitsschritte automatisieren.
Gibt es einen Personalüberschuss, werden Betriebe:
Mitarbeiter versetzen,
Aufgaben neu verteilen,
alternative Arbeitszeitmodelle anwenden (Teilzeit, Kurzarbeit, Sabbatical, etc.).
Die qualitative Personalbedarfsplanung
Die qualitative Personalplanung setzt sich im Gegensatz zur quantitativen Personalbedarfsplanung mit der Qualifikation der aktuellen Belegschaft und neuer Mitarbeiter auseinander. Hierbei können Qualifikationsprofile erstellt werden, die bei der qualitativen Einsatzplanung helfen und mögliche Entwicklungschancen erkennen lassen. Bei der qualitativen Personalbedarfsermittlung sollten Firmen sich folgende Fragen stellen:
Welche Leistungen müssen die vorhandenen Mitarbeiter zukünftig erbringen?
Welche Anforderungen ergeben sich daraus?
Über welche Qualifikation und Kompetenz müssen unsere Fach- und Führungskräfte verfügen?
Außerdem können folgende Fragen weiterhelfen:
Welche Qualifikationen werden zukünftig nicht mehr gebraucht?
Welche Aufgaben können zukünftig an externe Dienstleister übergeben werden?
Ist der Einsatz von externen Experten notwendig?
Welche Entwicklungsmaßnahmen sind für den aktuellen Personalbestand notwendig?
Wie viele Mitarbeiter besitzen dieselbe Qualifikation?
Welche Aufgaben übernehmen Personalbedarfsplanungen für Unternehmen?
Das Ziel der quantitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung ist es, zu berechnen, wie viele Mitarbeiter in einem Betrieb, an welchem Ort, zu welcher Zeit und zu welchen Kosten eingesetzt werden müssen. Außerdem gilt es, das Know-how und die Qualifikation eines jeden Mitarbeiters zu beachten.
Um diese Kennzahlen zu erhalten, müssen verschiedene Faktoren der Personalplanung betrachtet werden, denn eine exakte Personalbedarfsermittlung setzt sich immer aus verschiedenen Parametern zusammen. Deshalb sollten immer folgende Aspekte bei der Personalplanung beachtet werden:
Die Quantität: Welche Anzahl von Mitarbeitern wird benötigt?
Die Qualität: Welche notwendige Qualifikation müssen die Angestellten mitbringen?
Die Zeit: Von wann bis wann muss geplant werden?
Der Ort: Wo sollen die Arbeitskräfte zum Einsatz kommen?
Das Budget: Wie hoch dürfen die Kosten für die Planung sein?
Dabei lassen sich die Aufgaben der Personalplanung in folgende Teilbereiche untergliedern:
Personalbestandsplanung: Ermittlung des personellen Ist-Zustands,
Personalbedarfsplanung: Ermittlung des personellen Soll-Zustands,
Personalentwicklung: Maßnahmen zur Aus- und Weiterbildung von Arbeitskräften,
Personalbeschaffung: Verschiedene Recruiting-Maßnahmen,
Personalfreisetzungsplanung: Abbau von überschüssigem Personal.
Wann sollte der Personalbedarf ermittelt und geplant werden?
Die Berechnung des Personalbedarfs ist immer abhängig von der jeweiligen Unternehmenssituation. Somit lässt sich nicht pauschal sagen, wann der richtige Zeitpunkt für eine Bedarfsermittlung ist. Allerdings ist es wichtig, dass Unternehmen bei der der Ermittlung des Bedarfs an Personal sowohl interne als auch externe Faktoren und Anforderungen beachten.
Folgende Punkte bilden die Grundlage für die Personalplanung und sollten unbedingt mit einbezogen werden, wenn der Bedarf an Personal quantitativ und qualitativ bestimmt wird:
Die Altersstruktur des Unternehmens: Gibt es Personen, die das Unternehmen altersbedingt verlassen? Gibt es Altersklassen, die im Unternehmen unterrepräsentiert sind?
Die Unternehmensstrategie: Was sind die Ziele des Unternehmens? Stehen Projekte und Expansionen an? Gibt es neue Projekte und Aufgaben, die mit dem aktuellen Personalbestand nicht bewältigt werden können?
Die wirtschaftliche Situation: In welcher wirtschaftlichen Lage befindet sich das Unternehmen? Können neu eingestellte Mitarbeiter dauerhaft gehalten werden? Oder müssen einzelne Personen der Belegschaft eventuell gekündigt werden?
Die Saison: Ist der Umsatz der Firma von der Saison abhängig? Welche Anpassungen müssen hierfür unternommen werden?
Die politische Situation: Gibt es politische Entscheidungen, die das Kerngeschäft beeinflussen könnten? Wie sehen die Beziehungen auf internationaler Ebene aus? Welche Gefahren und Entwicklungen können in naher Zukunft erwartet werden?
In welchen Schritten wird Personalbedarf ermittelt und geplant?
Das Berechnen und Planen des Personalbedarfs kann in folgenden fünf Schritten erfolgen:
Schritt 1: Die Definition der aktuellen Unternehmenssituation
Auch die Personalbedarfsplanung startet mit der Festlegung aller strategischen Unternehmensziele. Nur so kann die Berechnung optimal auf das Unternehmen abgestimmt werden. Die wichtigsten Parameter hierfür sind:
Die Anzahl der benötigten Arbeitskräfte,
der Zeitraum der anfallenden Arbeit,
die benötigte Mitarbeiterqualifikation,
der Ort der Arbeit.
Außerdem ist es für die quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung wichtig, die aktuelle Unternehmenssituation zu bestimmen. Dabei sollte herausgefunden werden, wie viele Angestellte derzeit im Betrieb tätig sind und wie sich deren Tätigkeiten künftig entwickeln. Dabei können folgende Fragen weiterhelfen:
Wie viele Mitarbeiter sind momentan im Betrieb tätig?
Wie gestaltet sich der zukünftige Bedarf?
Wie viele Mitarbeiter gehen künftig in Rente?
Verringert sich der zukünftige Personalbestand (durch Elternzeit, Teilzeit, etc.)?
Gibt es Ausfallzeiten und wie gestalten sich die realen Arbeitstage?
Welche weiteren Aufgaben und Anforderungen kommen auf uns zu?
Schritt 2: Die Festlegung des Planungshorizonts
Sobald die strategischen Unternehmensziele feststehen, ist es wichtig, einen Planungshorizont festzulegen. Dieser sollte einen Plan ermöglichen, der sich sowohl auf kurzfristige als auch auf langfristige Ziele bezieht. Der kurzfristige Planungshorizont bezieht sich vor allem auf das nächste Jahr. Der langfristige Planungshorizont reicht weit darüber hinaus und berücksichtigt auch unvorhersehbare Ereignisse und eventuelle Umstrukturierungen. Dabei gilt: Je kürzer der Horizont, desto genauer kann die Planung sein. Bei der langfristigen Planung kann es dagegen zu unterschiedlichen Einflüssen kommen. Somit enthält diese immer die Gefahr einer Fehleinschätzung.
Schritt 3: Die Berechnung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs
Die Personalbedarfsermittlung umfasst den quantitativen Personalbedarf und den qualitativen Personalbedarf. Dabei werden verschiedene Ansätze und Methoden zur Berechnung des Mitarbeiterbedarfs angewandt. Dies umfasst beispielsweise statistische Verfahren, Formeln und Instrumente zur Bedarfsermittlung - aber dazu später mehr.
Schritt 4: Die Umsetzung aller geplanten Maßnahmen
Der Personalbedarf und der künftige Personalbestand einer Firma kann durch eine ganze Reihe von unterschiedlichen Maßnahmen optimiert werden. Dies können beispielsweise sein:
Die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern,
die Kündigung von Arbeitnehmern,
die Versetzung in neue Abteilungen,
die Weiterbildung von Angestellten.
Schritt 5: Die Überprüfung der eingesetzten Maßnahmen
Im letzten Teilschritt werden die umgesetzten Maßnahmen überprüft, denn manchmal führen diese nicht zu den gewünschten Resultaten und müssen überdacht werden. Deshalb ist es notwendig, die Effektivität der eingesetzten Instrumente in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen. Wenn Arbeitgeber erkennen, dass die verwendeten Hilfsmittel in ihrem Unternehmen für die quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung nicht funktionieren, müssen diese entsprechend angepasst werden.
Welche Methoden stehen zur Verfügung für die Planung des Personalbedarfs?
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Arten von praxiserprobten Vorgehensweisen, die in der Personalbedarfsplanung angewandt werden:
den summarischen Methoden
den analytischen Methoden.
Summarische Methoden
Summarische Methoden ermöglichen die Berechnung des Personalbedarfs mithilfe von Schlüsselzahlen. Das heißt: Diese Art von Methoden konzentrieren sich nicht auf die zu erfüllenden Aufgaben, sondern beziehen sich auf die Anzahl der Beschäftigten und den Abgleich mit anderen Abteilungen und Kennzahlen. Der Vorteil dieser Methode ist der minimale Aufwand.
Allerdings muss man hierbei bedenken, dass Menschen, Teams und Abteilungen aufgrund ihrer Individualität und ihrer persönlichen Eignung nicht prinzipiell miteinander verglichen werden können. Somit kann die Verwendung statistischer Kennzahlen auch schnell zu Fehleinschätzungen führen. Trotzdem sind solche Verfahren in der Personalbedarfsplanung weit verbreitet. Sie stellen einen Mittelweg zwischen Aufwand und Risiko dar und ergeben eine schnelle Übersicht. Dazu zählen zum Beispiel folgende Methoden:
Analogie,
Führungsspanne,
Schlüsselzahlen,
statistische Werte.
Analytische Methoden
Eine weitere Option, um den Personalbedarf im Unternehmen zu ermitteln, sind analytische Methoden. Hierbei kommt ein mitarbeiterzentrierter Abgleich zum Einsatz. Dabei werden die Beschäftigten im Unternehmen gebeten, den Arbeitsaufwand ihrer Berufstätigkeit zu bestimmen.
Bei einem solchen Verfahren ergeben sich Daten, die hochgerechnet werden können und dadurch eine genaue Berechnung des künftigen Mitarbeiterbedarfs ermöglichen.
Folgende Methoden mit analytischem Ansatz werden besonders häufig angewandt:
Das Schätzverfahren,
die Selbsteinschätzung von Arbeitsplänen,
die Fremdbeobachtung,
die Selbsteinschätzung bei Aufgaben und Projekten.
Weiterhin sind diese Methoden und Verfahren bei der Analyse und Ermittlung des Personalbedarfs anwendbar:
die Kennzahlenmethode,
die Personalbemessungsmethode,
die Stellenplanmethode,
das monetäre Verfahren,
die Laufzettelmethode.
Wie wird der Personalbedarf konkret berechnet (Beispiel)?
Ein konkretes Beispiel dafür, wie Personalbedarf bestimmt werden kann, findest du im folgenden:
Eine Firma beschäftigt 800 Mitarbeiter. Davon werden 50 demnächst eine Kündigung erhalten. Außerdem ist die Einstellung von 100 neuen Arbeitnehmern geplant. Nun wurde angekündigt, dass 1.000 neue Angestellte benötigt werden, um dem anstehenden Arbeitspensum gerecht zu werden.
Daraus ergibt sich folgende quantitative Ermittlung:
Einsatzbedarf: 1.000 Angestellte
+ Reservebedarf: 100 Arbeitnehmer
= Brutto-Personalbedarf: 1.100 Angestellte
- Personalbestand: 800 Angestellte
- eingestellte Personen: 100 Angestellte
+ abgehende Personen: 50 Angestellte
= Netto-Personalbedarf: 250 Arbeitnehmer
