Bewerbungsgespräch: Ablauf, Vorbereitung, Fragen und Tipps
Die Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch ist der erste Schritt zum neuen Job. Denn wer eine Einladung erhält, kann sich sicher sein, dass seine Bewerbung, sein Lebenslauf und sein Abschluss beim Unternehmen einen guten ersten Eindruck hinterlassen haben. Doch beim Vorstellungsgespräch selbst zählen ganz andere Punkte: Körpersprache, Kleidung, die eigenen Stärken, kluge Fragen und passende Antworten. Deshalb ist eine Vorbereitung hilfreich und wichtig.
Wir zeigen dir, wie eine ideale Vorstellungsgespräch Vorbereitung läuft, welche Arten von Vorstellungsgesprächen es gibt und wie sich der typische Ablauf eines solchen Gesprächs gestaltet. Darüber hinaus geben wir Tipps für eine gute Vorbereitung und zeigen, wie du Schwächen vermeiden und einen besonders positiven Eindruck beim potenziellen Arbeitgeber hinterlassen kannst.
Was genau ist ein Bewerbungsgespräch?
Wenn eine Bewerbung Interesse beim Unternehmen weckt, werden Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Deshalb gilt das Bewerbungsgespräch als Gelegenheit für den Bewerber, die gewünschte Position für sich zu entscheiden. Dabei hat ein Bewerbungsgespräch genau ein Ziel: Der Arbeitgeber und der potenzielle neue Mitarbeiter haben die Chance, sich gegenseitig kennenzulernen. Dadurch können beide Parteien herausfinden, ob sie fachlich und menschlich zueinander passen und ob eine künftige Zusammenarbeit wünschenswert ist.
Stimmen die Erwartungen auf beiden Seiten überein, kommt es im nächsten Schritt meist zu einem zweiten Vorstellungsgespräch oder einer Einladung zum Assessment Center. In manchen Fällen entscheidet auch bereits der erste Eindruck des Bewerbers im Termin. Das bedeutet: Es ist im weiteren Ablauf kein zweites Gespräch notwendig und der Bewerber erhält direkt eine Zusage zum neuen Job.
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In der Regel dauert ein Bewerbungsgespräch zwischen 30 und 45 Minuten. Wenn es sich um ein Vorstellungsgespräch für einen komplexen Job handelt, kann es auch gut sein, dass deine Gesprächspartner länger mit dir reden möchten oder dich dem Team vorstellen. Grundsätzlich gilt: Verläuft das Gespräch reibungslos und dauert es etwas länger als üblich, ist das ein gutes Zeichen.
Welche Arten von Bewerbungsgesprächen gibt es?
Zunächst einmal solltest du wissen, dass nicht jedes Bewerbungsgespräch gleich verläuft. Denn je nach der Form des Bewerbungsgesprächs kann der Ablauf und der Charakter des Interviews ganz unterschiedlich ausfallen. Dabei wird grundsätzlich zwischen folgenden vier Formen von Bewerbungsgesprächen unterschieden:
Strukturiertes Interview,
offenes Interview,
Stressinterview,
situatives Interview.
Das strukturierte Interview
Bei einem strukturierten Gespräch haben Personaler einen genauen Fragenkatalog, den sie abarbeiten. Dabei sollen alle für das Unternehmen und den Job relevanten Themen abgedeckt werden, um ein allumfängliches Gesamtbild des Bewerbers zu erhalten. Ein strukturiertes Interview bietet den Vorteil, dass Bewerber besser miteinander verglichen werden können. Denn wenn alle Kandidaten dieselben Fragen gestellt bekommen, ist ein genauer direkter Vergleich möglich.
Für Bewerber bietet ein solches Interview den Vorteil, dass man sich gut vorbereiten kann und die Möglichkeit hat, bei der Bewerbung einen tiefgehenden Eindruck zu hinterlassen.
Das offene Interview
Das offene Interview wirkt eher wie ein lockeres, offenes Gespräch als ein Jobinterview. Es folgt keinem erkennbaren Muster und findet meist in entspannter Atmosphäre statt. Die Strategie dahinter: Recruiter möchten erkennen, welche Kommunikationsfähigkeiten der Kandidat besitzt und ob er in der Lage ist, ein Gespräch zu lenken und Akzente zu setzen. Diese Art von Gespräch wird häufig bei der Besetzung einer Stelle eingesetzt, die vor allem kommunikative Arbeit umfasst.
Bewerber, die bei einem solchen Gespräch unsicher und nervös wirken, haben meist keine guten Chancen. Deshalb der Tipp: Auch hier solltest du gut vorbereitet sein und besonders spontan, offen und selbstbewusst auftreten.
Das Stressinterview
Eine weitere weit verbreitete Interviewform ist das Stressinterview. Dabei sollen Bewerber durch Stressfragen aus der Reserve gelockt werden. Diese Taktik eignet sich gut, wenn teilnehmende Personalleiter oder Manager im Gespräch hinter die Fassade eines Kandidaten blicken möchten. Typische Fragen hierfür können sein:
Was würden ehemalige Kollegen an Ihnen kritisieren?
Warum möchten Sie erst jetzt aufsteigen? Hätten Sie nicht schon vorher an Ihrer Karriere arbeiten sollen?
Warum sind fast alle Ihre Arbeitszeugnisse "sehr gut" und nur eines "befriedigend"?
Denken Sie, dass Ihre fachlichen Qualifikationen für die Stelle ausreichend sind?
Um zu überzeugen, solltest du hier stets souverän und auch bei provozierenden Fragen gelassen bleiben. Überzeuge mit Klarheit, Wissen und professionellen Antworten.
Das situative Interview
Das situative Interview kommt vor allem im Assessment Center zum Einsatz. Ein typischer Ablauf hierfür ist das Rollenspiel. Dabei werden Kandidaten in eine konkrete Situation versetzt und müssen bestimmte Aufgaben lösen. Die Aufgaben weisen in der Regel einen Bezug zur Arbeit im angestrebten Job auf. Manchmal behandeln sie aber auch andere Themen, um den Fragenden einen persönlichen Eindruck von ihrem Gesprächspartner und dessen Problemlösungskompetenz zu verschaffen. Obwohl man sich auf solche Gespräche vorbereiten kann, zählt hier letztendlich immer, wie spontan ein Kandidat agiert. Trotzdem ist es gut zu wissen, welche Aufgaben auf einen zukommen, um eine optimale Vorbereitung durchzuführen.
Wie ist der Ablauf eines persönlichen Bewerbungsgespräches?
Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch ist der erste Schritt zum neuen Job. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten zum Führen des Bewerbungsgesprächs:
Du wirst zum Unternehmensstandort eingeladen, um dort ein klassisches Präsenzinterview face-to-face zu führen,
du erhältst die Einladung zu einem Telefon- oder Videointerview.
Beide Optionen eignen sich gleichermaßen, um einen neuen Job zu erhalten und sollten in jedem Fall ernst genommen werden. Denn auch ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch am Telefon oder ein Online-Bewerbungsgespräch kann mit dem richtigen Verhalten eine Zusage zum gewünschten Job beim zukünftigen Arbeitgeber mit sich bringen. Daher kommt es auch hier darauf an, dass deine Antworten stimmig sind und du einen souveränen Eindruck machst.
Bei einem persönlichen Gespräch spielt dagegen auch die Kleidung und das persönliche Auftreten eine große Rolle. Denn das passende Outfit, dezentes Make-up sowie die eigene Körperhaltung können einen entscheidenden Unterschied bei der Jobsuche machen. Doch unabhängig von der Form und Art eines Interviews verläuft der Vorstellungsgespräch Ablauf prinzipiell in fünf einzelnen Phasen:
Phase 1: Smalltalk
Jedes Vorstellungsgespräch beginnt mit Smalltalk. Dieses scheinbar unwichtige Geplänkel hat mehr Auswirkung als viele denken, denn es entscheidet über den ersten Eindruck. Darüber hinaus wird in dieser Phase beim ersten Gespräch die erste Hürde genommen und der Grundstein für die weitere Gesprächsführung gelegt. Deshalb solltest du hierbei folgende Tipps beachten:
Achte auf eine offene Körperhaltung und Körpersprache,
halte Blickkontakt zu allen Gesprächspartnern,
erzähle positive kleine Anekdoten,
stelle offene Fragen,
jammere nicht und beschwere dich nicht über Nervosität,
und zu guter Letzt: Lächle!
Unser Vorstellungsgespräch Tipp: Ebenso hilfreich kann es sein, wenn du die eigene Bewerbung samt Lebenslauf mit zum Vorstellungsgespräch bringst. Das wirkt nicht nur professionell, sondern eignet sich auch zum Festhalten von Information und Notizen machen.
Phase 2: Das Kennenlernen
Der wohl wichtigste Tipp für das Kennenlernen: Der Gastgeber stellt sich immer als erstes vor. Bei einem Vorstellungsgespräch sind das also alle anwesenden Personen, die für das Unternehmen tätig sind. Anschließend erhalten eingeladene Bewerber Informationen zum Unternehmen und Details zur ausgeschriebenen Stelle. Dabei sollten Kandidaten aufmerksam und interessiert zuhören und erst hinterher mögliche Fragen zur Arbeit stellen.
Ist die Vorstellung abgeschlossen, geht es weiter mit typischen Vorstellungsgespräch Fragen. Grundsätzlich werden in dieser Phase zum Beispiel folgende Fragen und Punkte angesprochen:
Die Bewerbungsmotivation,
die Stärken und Schwächen sowie die Persönlichkeit des Kandidaten,
Fragen zur Arbeitsweise,
Fragen zur Führungsqualität,
Stressfragen,
Spontanitätsfragen,
Fangfragen.
Unser Tipp: Antworte immer in der Ich-Form. Denn es geht schließlich um deine Person. Laut Studien demonstrieren Kandidaten, die gestellte Fragen in der Ich-Form beantworten, Stärke. Kandidaten, die dagegen häufig die Man-Form verwenden, werden grundsätzlich schwächer bewertet. Deshalb solltest du diesen Fehler auf jeden Fall vermeiden.
Phase 3: Die Selbstpräsentation
Bei der Selbstpräsentation oder Selbstvorstellung geht es um die Person, die sich beworben hat. Häufig startet dieser nächste Schritt mit dem Personaler-Satz: „Erzählen Sie doch einmal etwas über sich!“. Damit fordert dein Gegenüber dich zur Selbstpräsentation auf. In der Regel genügt es hier, innerhalb von fünf bis zehn Minuten die wichtigsten Punkte anzusprechen.
Ein weiterer Tipp in dieser Phase, um sich selbst von der besten Seite zu präsentieren, ist der „ich bin“, „ich kann“, „ich will“ Aufbau. Dabei gehst du wie folgt vor:
Ich bin: Selbstvorstellung, Ausbildung und Studium, Erfahrung und bisheriger beruflicher Werdegang.
Ich kann: Qualifikationen und Zertifikate, Hard und Soft Skills, bisherige Erfolge und Meilensteine im letzten Job.
Ich will: Motivation für den Job, Grund für die Wahl des neuen Arbeitgebers, die beruflichen Ziele in der neuen Position.
Phase 4: Rückfragen
In der nächsten Phase fordern Personaler dich indirekt auf, Rückfragen zu stellen. Meistens wird dies gegen Ende des Bewerbungsgesprächs mit der Frage eingeleitet: „Haben Sie noch Fragen?“. Diese Chance solltest du dir auf keinen Fall entgehen lassen. Denn bei der Rückfragen-Phase keine Fragen zu stellen, zählt zu den absoluten No-Gos und du solltest dies unbedingt vermeiden. Wer weitere Fragen zum Unternehmen und zur offen Position stellt, zeigt Interesse und kann sich klar von anderen Bewerbern abgrenzen. Dabei sollten immer eigene Fragen gestellt werden. Dies hat zum Beispiel folgende Vorteile:
Du beweist inhaltliche Vorbereitung,
du zeigst echtes Interesse,
du hast die Chance, mehr über den Job und das Unternehmen zu erfahren,
kluge Fragen zeugen von Intelligenz,
mit Fragen hast du die Möglichkeit, das Gespräch zu führen.
Phase 5: Der Abschied
In der letzten Phase geht es an den Abschied. Denn auch beim Abschluss des Bewerbungsgesprächs lauern Tücken und Fehler. Um den guten Eindruck beim Gesprächspartner nicht zu ruinieren, solltest du den folgenden Ablauf beachten:
Bedanke dich für das gute Gespräch.
Unterstreiche den Wunsch für das Unternehmen zu arbeiten,
Stelle kluge Fragen zum Abschied (Mögliche Frage: "Bei wem kann ich mich für eventuelle Rückfragen melden?") und weise darauf hin, dass du für weitere Fragen zu deiner Person selbstverständlich auch nach dem Gespräch zur Verfügung stehst.
Verabschiede dich formvollendet und mit festem Händedruck. Dabei solltest du jeden Gesprächspartner namentlich erwähnen.
Welche Fragen werden typischerweise im Vorstellungsgespräch gestellt?
Personalverantwortliche, die ein Jobinterview mit Bewerbern führen, bereiten immer einen konkreten Katalog an Fragen vor, der ihnen einen fachlichen sowie persönlichen Eindruck der Person verschafft, mit der sie gerade sprechen. Dabei möchte der Interviewer Dinge wissen, die über das hinausgehen, was er bereits aus dem Lebenslauf entnehmen konnte. Zu den häufigsten Bewerbungsfragen, die hierbei behandelt werden, zählen zum Beispiel verschiedene Bereiche:
Motivation und Hintergrund
Gründe für deine Berufswahl,
Einfluss deiner Arbeit auf andere Menschen und die Gesellschaft,
persönliche und berufliche Ziele und wie du sie erreichen möchtest,
deine Meinung zur voraussichtlichen Entwicklung deines Berufsfelds in den kommenden Jahren.
Frühere Jobs
Beschreibung deiner Aufgaben im früheren Job mit deinen eigenen Worten,
auf welche Leistungen und Errungenschaften du besonders stolz bist,
welche Aufgaben konntest du nicht sofort lösen und wie bist du damit umgegangen,
welche Aspekte deiner früheren Arbeit dir gut gefallen haben und welche weniger,
was du ändern würdest, wenn du bei deinen früheren Arbeitgebern das Sagen hättest.
Arbeitsstil
Organisation deines Arbeitstages,
erforderliche Tools, Software und Hilfsmittel für deine Tätigkeit,
bist du Teamplayer oder arbeitest du lieber selbstständig,
deine Vorstellung des idealen Teams,
Tätigkeiten deines Berufs, die dir am meisten Freude bereiten.
Die zu besetzende Stelle
Aspekte der Stellenausschreibung, die dich besonders angesprochen haben,
deine Vorstellung von der Arbeit im Unternehmen,
deine Wünsche und Hoffnungen, die sich durch den Jobwechsel erfüllen sollen,
deine Herangehensweise an deine Aufgaben,
Erwartungen ans Management und gewünschte Unterstützung.
Welches hier die richtigen Antworten sind, hängt vom jeweiligen Unternehmen und von der vakanten Position, aber auch vom Recruiter ab. Es gibt bei Gesprächen auch unerlaubte Fragen, die ein Personalverantwortlicher gar nicht stellen darf. Diese musst du deshalb auch nicht beantworten. Verbotene Fragen betreffen zum Beispiel gesundheitliche Einschränkungen, dein Alter, deine Herkunft, Familienstand und Schwangerschaft, deine Freizeitgestaltung, die sexuelle Orientierung oder deine Vermögensverhältnisse. Auch eine Parteizugehörigkeit darf nicht erfragt werden. Der Ausschluss solcher Fragen soll die Diskriminierung von Bewerbern verhindern.
Wie sollten Arbeitgeber und Bewerber sich im Gespräch verhalten?
Um das perfekte Bewerbungsgespräch zu haben und Personaler von sich zu überzeugen, bedarf es einer umfassenden Vorbereitung. Denn nur wer sich gut vorbereitet, ist auf unvorhersehbare Situationen gefasst und kann bei der Jobsuche punkten. Prinzipiell solltest du folgende Checkliste beachten, bevor du dich auf ein Bewerbungsgespräch mit Personalern einlässt:
Versuche trotz Nervosität gelassen zu bleiben,
trag die richtige Kleidung,
sei ehrlich und authentisch,
grüß alle Gesprächsteilnehmer höflich und freundlich,
gib dich souverän und selbstsicher,
formuliere deine Antworten immer in vollständigen Sätzen,
zeige Interesse am Unternehmen und dem künftigen Aufgabengebiet,
finde eine Balance zwischen Sprechen und Zuhören,
erkundige dich nach dem künftigen Team und Kollegen,
stelle Fragen zum Thema,
erkundige dich, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
Tipps für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch
Eine gute Vorbereitung ist das A und O, um bei der Bewerbung bei einem Arbeitgeber zu überzeugen. Folgende Tipps helfen dir bei der Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs:
Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du in ein Bewerbungsgespräch gehst, solltest du dich unbedingt über das Unternehmen informieren. Dabei sollten immer die wichtigsten Fragen beantwortet werden:
In welcher Branche ist der Arbeitgeber tätig?
Welche Produkte bietet das Unternehmen?
Wie ist die Unternehmenskultur?
Welche Mitbewerber gibt es?
Was besagt die Firmenphilosophie und wie gestaltet sich die Unternehmenskultur?
Bereite deine Selbstpräsentation vor
Ebenso wichtig bei der Vorbereitung ist die Präsentation der eigenen Person. Diese kann nur wenige Minuten lang sein, sollte aber mehr bieten als nur die Wiedergabe deines Lebenslaufs. Dabei sollte die fachliche Qualifikation sowie die berufliche Erfahrung betont werden. Außerdem solltest du klar zu erkennen geben, welche Position du in der Zukunft anstrebst.
Bereite eigene Fragen vor
Du solltest ebenso eigene Fragen vorbereiten, damit du deinen künftigen Arbeitgeber von dir überzeugen kannst. Außerdem solltest du dich mit möglichen Fragen eines Vorstellungsgesprächs vertraut machen und dir hierzu unbedingt gute Antworten überlegen.
Plane deine Anreise
Ein weiterer Schritt der richtigen Vorbereitung ist das Planen der Anreise. Überleg dir vorher, ob du mit Bus und Bahn oder mit dem eigenen PKW anreist und plane ausreichend Zeitpuffer ein. Auch hier solltest du alles vorbereiten und eine Anfahrtsskizze erstellen.
Plane dein Outfit
Unser Tipp: Im besten Fall überlegst du dir schon Tage vor dem eigentlich Gespräch, welches Outfit du anziehst. Dieses sollte dem künftigen Job entsprechen und deinen Charakter unterstreichen. Falls du noch passende Kleidung kaufen musst, solltest du auch das zeitig vorbereiten.
Perfektioniere dein Verhalten
Auch dein Verhalten solltest du auf das persönliche Gespräch vorbereiten. Übe am besten vor dem Spiegel, wie du dich den Personalern vorstellst und wie du alle Gesprächsteilnehmer begrüßt. Ein kräftiger Händedruck zeugt von Stärke. Ein breites Lächeln holt dagegen Sympathiepunkte und kann eventuelle Schwächen überspielen. Das ist ein entscheidender Punkt der Vorbereitung, der nicht außer Acht gelassen werden sollte.
