Personalplanung: Definition, Ziele, Aufgaben, Arten und Instrumente

Wollen Unternehmen erfolgreich sein, bedarf es qualifizierter Mitarbeiter - sowohl heute als auch in der Zukunft. Dies funktioniert nur mit einer strategischen und vorausschauenden Personalplanung, die zukünftige Entwicklungen im Blick behält. Tarifliche Rahmenbedingungen, eine immer stärkere Digitalisierung und der demografische Wandel können die Deckung des Personalbedarfs zu einer echten Herausforderung machen.

Wir verraten, welche Ziele und Aufgaben die Personalplanung hat, welche Arten von Personalplanung es gibt und warum sie so wichtig ist. Darüber hinaus zeigen wir, welche Instrumente und Maßnahmen für eine optimale Personalplanung eingesetzt werden.

Personalplanung Definition: Was genau versteht man unter Personalplanung?

Die Personalplanung ist per Definition ein wichtiger Teil des Personalmanagements. Sie beschäftigt sich mit der Planung des Personalbedarfs und der Qualifizierung von Arbeitnehmern. Die Definition hier lautet: Die Personalplanung zielt darauf ab, dass der Personalbedarf eines Unternehmens immer perfekt gedeckt ist. Dabei sollten qualifizierte Arbeitskräfte möglichst effizient eingesetzt werden. Dies erfolgt idealerweise so, dass die Arbeitnehmer nicht überfordert sind, aber auch nicht unterfordert werden. Eine optimale Personaleinsatzplanung wirkt sich somit gleichzeitig positiv auf die Mitarbeiterbindung aus.

Dabei gilt es, den Einsatz der Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort sicherzustellen, damit alle wirtschaftlichen Ziele erreicht werden können. Ein gelungenes Personalmanagement ist zwingend notwendig, damit ein Unternehmen dauerhaft wirtschaftlich agieren kann. Darunter fällt die kurzfristige Planung der personellen Ressourcen sowie die langfristige Planung des künftigen Personalbedarfs. Eine effiziente und gut durchdachte Personalbedarfsplanung ist somit ein unerlässlicher Bestandteil der strategischen Planung im Personalmanagement.

Die Personalentwicklung zählt ebenfalls zu einer optimalen strategischen Personalplanung. Dabei sollte das Wissen der Arbeitnehmer stets erweitert werden. Nur so kann ein Mitarbeiterbestand an qualifiziertem Personal sichergestellt werden. Auch im Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit und somit die Mitarbeiterbindung ist es von entscheidender Bedeutung, neben der Sicherstellung der benötigten Qualifikationen auch Optionen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung zu schaffen. 

Bei der Personalplanung sind arbeitsrechtliche Regelungen zu beachten. Ist ein Betriebsrat vorhanden, muss dieser über die qualitative und quantitative Personalplanung rechtzeitig informiert werden. Dies umfasst nicht nur den aktuellen Personalbestand, sondern auch zukünftige Planungen des Personalbedarfs.  

Welche Ziele hat die Personalplanung?

Die Personalplanung ist ein Teil der Unternehmensplanung und spielt eine wichtige Rolle bei der Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Vor allem in Zeiten von Fachkräftemangel und demografischem Wandel ist ein gutes Human Resources Management unerlässlich. Gute Personalplanung stellt sicher, dass vorhandene Mitarbeiter ideal verteilt sind und sichert den zukünftigen Personalbedarf des gesamten Unternehmens. Dabei sollten sowohl die wirtschaftlichen Interessen des Arbeitgebers als auch die Mitarbeiterzufriedenheit beachtet werden. 

Auf der Grundlage einer gelungenen Personaleinsatzplanung kann die Produktivität und Effizienz einzelner Arbeitnehmer und somit des gesamten Betriebs gesteigert werden. Eines der wichtigsten Ziele von qualitativer Personalplanung ist es, den perfekten Soll-Zustand zu erreichen. Hierfür werden fortlaufend Soll-Ist-Vergleiche erstellt, die eine Optimierung des Personalbestands ermöglichen. Darüber hinaus nutzt die Personalplanung weitere Instrumente, die dazu dienen, den optimalen personellen Zustand zu realisieren.

Welche Aufgaben hat die Personalplanung im Unternehmen?

Jegliche Aufgaben der Personalplanung zielen darauf ab, den aktuellen und künftigen Personalbestand zu optimieren. Je nach Unternehmensziel und Schwerpunkt werden für die Personaleinsatzplanung unterschiedliche Konzepte angewandt. Dabei arbeitet die Personalabteilung meist eng mit der Geschäftsführung sowie anderen Fachabteilungen zusammen. 

Grundsätzlich lässt sich die Personalplanung in großen und mittelständischen Betrieben in drei Bereiche einteilen:

• Die strategische Personalplanung setzt sich mit längerfristigen Zielen auseinander, die in einem Zeitraum von über fünf Jahren erreicht werden sollen.

• Die taktische Planung setzt sich mit mittelfristigen Zielen auseinander, die in den nächsten fünf Jahren erreicht werden sollen.

• Die operative Planung erstreckt sich auf alle kurzfristige Ziele, die innerhalb des nächsten Jahres erreicht werden sollen.

Die strategische Personalplanung analysiert den Ist-Zustand und leitet daraus notwendige Schritte und passende Instrumente ab, um den Soll-Zustand zu erreichen. Dies können Schulungen im Fachbereich Führung sein, verstärktes Recruiting neuer Mitarbeiter oder auch die Freisetzung von vorhandenem Personal. Hierbei fallen stetig neue Aufgaben an, die sich in folgende Teilbereiche gliedern:

• Personalbestandsplanung,

• Personalbedarfsplanung,

• Personalbeschaffung,

• Personaleinsatzplanung,

• Personalentwicklung,

• und Personalfreisetzungsplanung.

Warum sind sowohl langfristige als auch kurzfristige Personalplanung unverzichtbar?

Je nach Größe und anfallenden Tätigkeiten benötigt ein Betrieb mehr oder weniger Personal. Da Arbeitgeber neben dem Gehalt auch einen Teil der Sozialversicherungsbeiträge ihrer Arbeitnehmer bezahlen, ist es wichtig, so kosteneffizient wie möglich zu wirtschaften. Und genau hier kommt die Personalplanung zum Einsatz: Wenn der Personaleinsatz optimal kalkuliert wird, lassen sich Kosten sparen und ein besonders effizientes Arbeiten ist sichergestellt.

Dabei sollte bei der Personaleinsatzplanung aber nicht nur die Quantität, sondern ebenso auch die Qualität berücksichtigt werden. Fehlen Mitarbeitenden Fähigkeiten und Kompetenzen für ihre Arbeit, ist eine funktionierende Personalentwicklung gefragt. Nur so kann der qualitative Personalbedarf der Organisation langfristig gedeckt werden.

Grundsätzlich ergeben sich folgende Vorteile aus einer optimalen quantitativen und qualitativen Personalplanung:

• Prozesse werden effizienter umgesetzt,

• Personalkosten werden optimiert,

• Personalbedarf kann frühzeitig erkannt und mit entsprechenden Maßnahmen gedeckt werden,

• fehlende Kompetenzen können schnell erkannt und ausgeglichen werden,

• es gelingt eine perfekte Personaleinsatzplanung.

Wenn sich große und kleine Betriebe nicht rechtzeitig um ihre Personalplanung kümmern, kann dagegen Folgendes passieren:

• Es kommt zu einem Mitarbeitermangel, der die Erreichung von Unternehmenszielen unmöglich macht.

• Es entstehen hohe Kosten auf Grund von einer Überbesetzung oder einer nicht effizienten Einsatzplanung.

• Es kommt zu vermehrten Entlassungen, die das Vertrauen der bestehenden Belegschaft belasten. Dies kann sich langfristig negativ auf die Mitarbeiterbindung auswirken.

• Durch fehlende Personalentwicklung ist nicht ausreichend Know-how bei der Belegschaft vorhanden. Dies führt zu frustrierten Mitarbeitern und einer Ineffizienz bei der Arbeit.

Welche Arten der Personalplanung gibt es?

In der klassischen Personalplanung wird zwischen folgenden Arten unterschieden:

Planung des Personalbestands

Die Planung des Personalbestands setzt bei der Personalbestandsplanung an. Hierbei wird ermittelt, wie es derzeit im Unternehmen aussieht. Dabei können folgende Fragen weiterhelfen:

• Wie viele Mitarbeitende sind insgesamt im Unternehmen tätig?

• Wie hoch ist der Altersdurchschnitt der Belegschaft?

• Welche Beschäftigungsverhältnisse sind vertreten (Festanstellungen, Teilzeitverträge, Auszubildende, Praktika)?

Der Ist-Zustand bildet die Grundlage, um den idealen Personalbedarf zu ermitteln. In der Regel verwenden Firmen hierzu eine Personalplanung Software, um genaue Ermittlungen zu erstellen.

Personalbedarfsplanung

Bei der Personalbedarfsplanung geht es darum, den Soll-Zustand des Unternehmens zu ermitteln. Dabei wird genau analysiert, wie viele Mitarbeitenden in den nächsten sechs Monaten, in einem Jahr oder in fünf Jahren im Unternehmen gebraucht werden. Außerdem sollte festgelegt werden, welche Kompetenzen der Arbeitskräfte zukünftig notwendig sind, um alle Unternehmensziele zu erreichen.

Dabei sollten folgende Aspekte bei der Personalbedarfsplanung beachtet werden:

• Quantität: Wie viel Personal wird benötigt?

• Qualität: Welche Qualifikationen und Fähigkeiten müssen die Angestellten haben?

• Ort und Zeit: Wo und wann wird das Personal benötigt?

Da sich Abgänge nicht immer genau vorhersagen lassen, muss bei der Planung des Personalbedarfs immer ein wenig geschätzt werden. Dabei kommen meist Erfahrungswerte zum Einsatz, die eine gute Basis für künftige Prognosen zum Personalbedarf bilden. Außerdem sollten hier zukünftige Veränderungen und der künftige Führungskräftebedarf erfasst werden. 

Personalentwicklung

Die Aufgabe der Personalentwicklung ist es, sich mit der Aus- und Weiterbildung der Belegschaft auseinanderzusetzen. Dabei müssen entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden, die die Entwicklung des Personals fördern und die Motivation der Mitarbeitenden steigern. Dies können betriebliche Weiterbildungen oder auch externe personelle Maßnahmen sein.

Dabei unterscheidet man prinzipiell zwischen:

• Berufsvorbereitender Personalentwicklung,

• berufsbegleitender Personalentwicklung,

• und berufsverändernder Entwicklung.

Durch eine Erhöhung der Motivation und eine bessere Qualifikation der Belegschaft kann der Unternehmenserfolg nachhaltig gestärkt werden.

Planung der Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung wird auch mit dem Begriff "Recruiting" bezeichnet. Sie ist die Folge eines entdeckten Defizits bei der Personalbedarfsplanung. Die Planung und Beschaffung neuer Fach- und Führungskräfte spielt eine große Rolle bei der Optimierung der Wettbewerbsfähigkeit und wirkt sich direkt auf den unternehmerischen Erfolg einer Organisation aus. Dabei wird zwischen externer und interner Personalbeschaffung unterschieden:

Bei der internen Personalbeschaffung wird auf bereits angestellte Mitarbeitende zurückgegriffen. Somit entstehen hier keine Neukosten beim Recruiting. Vorhandene Human Resources können einfach verlagert werden. Dadurch sparen sich Unternehmen langwierige Personalbeschaffungsprozesse. 

Wenn nicht ausreichend Mitarbeitende vorhanden sind, ist die externe Personalbeschaffung erforderlich. Für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter kommen Maßnahmen wie Stellenausschreibungen, die Bewerbersuche und eine Auswahl von potenziellen Kandidaten zum Einsatz. Auch das anschließende Onboarding von neuen Mitarbeitern gilt als Teilbereich der Beschaffung von Personal. Weitere Aufgaben sind zum Beispiel die Veranstaltung von Assessment Centers, die Erstellung eines Stellenprofils und die Optimierung der Candidate Journey.

Auch das E-Recruiting, das die Rekrutierung von neuem Personal über digitale Methoden wie Social Media, Online-Jobbörsen oder mobile Kanäle umfasst, spielt bei der Aufgabe der Personalbeschaffung in der heutigen Zeit eine zentrale Bedeutung. 

Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung, auch als Workforce Management bezeichnet, kümmert sich per Definition um eine passende Verteilung des Personals. Ziel ist es, auf Grundlage des Personalbedarfs die richtigen Mitarbeiter für einzelne Stellen und Teilbereiche zu finden und festzustellen, welche Mitarbeitenden sich als Führungskraft eignen. Hierzu eignen sich verschiedene Methoden. Dazu zählen zum Beispiel interne Eignungstests und Weiterbildungen, die Mitarbeiter auf ihre Rolle als Führungskraft vorbereiten. Dabei müssen immer gesetzliche sowie tarifliche Regelungen beachtet werden.

Personalfreisetzungsplanung

Auch die Freisetzung von Mitarbeitern ist ein Instrument der Personalplanung. Personalfreisetzung ist immer dann notwendig, wenn in einer Organisation ein Überschuss an Mitarbeitenden besteht. Oftmals sind es wirtschaftliche Umstände, die zu einer Freisetzung von Personal führen. Dabei handelt es sich bei einer Personalfreisetzung nicht automatisch um eine Entlassung. Es kann auch durch folgende Maßnahmen zu einer Personalkürzung kommen:

• den Abbau von Überstunden,

• den Eintritt in die Frührente,

• einen internen Positionswechsel,

• die Anmeldung von Kurzarbeit,

• eine Verkürzung der Arbeitszeit.

Allerdings sind Kündigungen und Abfindungszahlungen oftmals unumgänglich. Eine vorausschauende Personalfreisetzungsplanung sollte solche Situationen bestenfalls vermeiden und einen Überdeckungsfall erst gar nicht möglich machen.

Welche Instrumente stehen der Personalplanung zur Verfügung?

Die strategische Personalplanung umfasst somit deutlich mehr als nur vorherzusagen, wie viele Mitarbeiter benötigt werden. Neben dem Recruiting und der Entlassung von Mitarbeitern gibt es aber noch weitere Instrumente und Maßnahmen, die die strategische Personalplanung anwendet, um einem Fachkräftemangel langfristig vorzubeugen. Zu einer durchdachten, strukturierten Personalplanung zählen folgende Konzepte:

Employer Branding

Damit geeignete Kandidaten auch in ihrem Unternehmen arbeiten möchten, müssen sich Human Resources Abteilungen heute einiges einfallen lassen. Um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, bedarf es einer gelungenen Employer Brand. Hierzu eignen sich Instrumente und Konzepte wie Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme, der Auftritt auf Fachmessen und ein ansprechender Auftritt in den sozialen Medien. Unternehmen, die jetzt schon für die Zukunft vorsorgen, können die Gefahr eines Fachkräftemangels geschickt umgehen.

Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil enthält alle Anforderungen, die ein Arbeitnehmer für die zu besetzende Stelle mitbringen sollte. Es bezieht sich immer auf die Stelle und hilft der Personalplanung dabei, Bewerber schnellstmöglich mit den Anforderungen der offenen Stelle abzugleichen. Ein essenzieller Bestandteil ist somit ein klar beschriebener Aufgabenbereich, den die Position mit sich bringt. Dies beschleunigt die Kandidatenauswahl.

Stellenbeschreibung

Die Stellenbeschreibung legt dagegen die Anforderungen fest, die ein konkreter Arbeitsplatz mit sich bringt. Hieraus kann das Anforderungsprofil für den künftigen Mitarbeiter abgeleitet werden. Eine Stellenbeschreibung sollte immer folgende Entscheidungen beinhalten:

• die Bezeichnung der offenen Stelle,

• die organisatorische Einbindung in das Unternehmen,

• das Ziel der Stelle,

• die Hauptaufgaben der Stelle,

• die Verantwortungen des Stelleninhabers,

• die Über- und Unterstellung,

• die Anforderungen an den Stelleninhaber

• die Beziehungen zu anderen Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern.

Stellenplan

Der Stellenplan bietet eine Übersicht sämtlicher Stellen des Unternehmens. Dabei ist direkt zu erkennen, welche Stellen besetzt sind und welche nicht. Darüber hinaus zeigt er den Bedarf an Stellen und Personal an, die zur Erledigung aller Aufgaben benötigt werden. Die Pläne werden meist als Listen oder Organigramme dargestellt. Der Stellenplan bietet die Grundlage für den Stellenbesetzungsplan.

Stellenbesetzungsplan

Der Stellenbesetzungsplan baut auf dem Stellenplan auf. Er gibt Einsicht in die Ist-Situation und zeigt an, welche Stellen mit welchem Mitarbeiter besetzt sind. Wenn man beide Pläne miteinander abgleicht, entsteht dadurch entweder ein Überhang oder ein Personalbeschaffungsbedarf. 

Personalstatistiken

Personalstatistiken veranschaulichen alle Informationen, die für die Personalplanung wichtig sind. Zu relevanten Personaldaten zählen zum Beispiel:

• Altersstruktur,

• Qualifikationsstruktur

• und Besetzungsmuster.