Personalfragebogen: Begriff, Zweck, Angaben, Vorlage und Datenschutz

Personalfragebögen werden heute in nahezu allen Unternehmen genutzt, um Daten von Arbeitnehmern im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses systematisch zu sammeln und zu verarbeiten. Beim Ausfüllen solcher Formulare kommt es häufig zu Problemen, da nicht alle Fragen vor der Vertragsunterzeichnung für ein Arbeitsverhältnis gestattet sind. Worauf es bei dieser Art der Erhebung ankommt, welche Fragen an deine Mitarbeiter oder Bewerber wann im Formular enthalten sein dürfen, welche Rolle der Betriebsrat spielen kann und welche Datenschutzbestimmungen gelten, erfährst du in diesem Beitrag.

Was ist ein Personalfragebogen?

Der Personalfragebogen ist eine Zusammenstellung von Fragen, die vom Arbeitgeber ausgewählt werden. Das Formular wird von Mitarbeitern oder Bewerbern ausgefüllt. Er dient der systematischen Erfassung von personenbezogenen Daten, die für ein Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, und wird im Einstellungsprozess oder im Bewerbungsverfahren eingesetzt.

Das Formular kann sowohl für unbefristete als auch befristete Arbeitsverträge verwendet werden. Auch für andere atypische Beschäftigungsverhältnisse wie kurzfristige Minijobs, die über die Minijob-Zentrale der Knappschaft-Bahn-See vermittelt wurden, oder für Beschäftigte im öffentlichen Dienst ist der Einsatz solcher Formulare nicht unüblich.

Fragebögen dieser Art sind standardisiert und folgen einer strukturierten Vorlage, da sie der Vergleichbarkeit dienen. Demnach müssen alle Bewerber die gleichen Fragen beantworten, wenn sie einen solchen Bogen für ein Beschäftigungsverhältnis ausfüllen. Oft folgen die gestellten Fragen dem Ja-Nein-Prinzip. Allerdings muss kein Kandidat das Formular vor Aufnahme der Beschäftigung ausfüllen, denn eine Pflicht hierzu besteht nicht.

Bei der inhaltlichen Gestaltung des Dokuments müssen Unternehmen einige Regeln beachten, ggf. die Zustimmung des Betriebsrats einholen. Können sich Unternehmen und Betriebsrat nicht einigen, muss auf Antrag eine Einigungsstelle die Entscheidung treffen. Die Mitbestimmung des Betriebsrats umfasst lediglich den Inhalt der Bögen. Der Betriebsrat kann nicht die grundsätzliche Einführung eines solchen Personalbogens für Beschäftigungsverhältnisse fordern, er darf sie jedoch vorschlagen. Auch bei Änderungen im Formular ist der Betriebsrat somit einzubeziehen und muss ihnen zustimmen.

Wenn ein Personalfragebogen nur bei Neueinstellungen eingesetzt wird, spricht man auch von einem Einstellungsfragebogen. Dieses Dokument ist weniger auf die Abfrage von Auswahlkriterien eines potenziellen Arbeitnehmers angelegt. Stattdessen geht es um die Erfassung persönlicher Daten des neuen Mitarbeiters, wie die Sozialversicherungsnummer oder die Bankverbindung. Wenn neue Mitarbeiter ein Arbeitsverhältnis mit einem Unternehmen aufnehmen, ist ein solcher Einstellungsfragebogen somit wichtig, um vor Aufnahme des Beschäftigungsverhältnisses alle relevanten Fakten über den Mitarbeitenden zu erhalten und sie in die digitale Personalakte einzutragen.

Wozu dient ein Personalfragebogen in Unternehmen?

Mithilfe des Personalfragebogens sollen wichtige Informationen über den jeweiligen Kandidaten zusammengetragen werden, die in Verbindung mit der angestrebten Stelle stehen. Zu diesen Daten zählen sowohl persönliche Angaben als auch Infos über berufliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnisse des potenziellen Arbeitnehmers, die für die Arbeit wichtig sind.

Die Abfrage der Daten mithilfe von Fragebögen minimiert den Aufwand für die Personalabteilung bei der Aufnahme einer Beschäftigung durch einen neuen Arbeitnehmer und stellt sicher, dass keine relevanten Informationen zum Mitarbeitenden vergessen werden.

Die Standardisierung ermöglicht zudem eine gute Vergleichbarkeit der Bewerber, die für ein Arbeitsverhältnis in Frage kommen. Recruiter können anhand der Fragebögen eine erste Auswahl treffen und überprüfen, ob vorher definierte Mindestanforderungen für die Beschäftigung erfüllt werden.

Was gehört in den Personalfragebogen?

Immer häufiger sorgen solche Bögen für Konfliktpotential, wenn Bewerber den Eindruck erhalten, zu viel Privates vor Aufnahme der Arbeit preisgeben zu müssen. Generell lässt sich festhalten: Der Arbeitgeber darf nur erfragen, was in seinem berechtigten Interesse liegt. Da diese Definition durchaus dehnbar ist, werden im Folgenden als rechtmäßige und unzulässig geltende Fragen aufgelistet.

• Fragen mit Stellenbezug: Bewerber müssen angeben, für welche Position bzw. Berufsbezeichnung und welches Eintrittsdatum sie sich bewerben. Nur so kann der Fragebogen eindeutig zugeordnet werden. Darüber hinaus gelten auch Angaben über die Art der Beschäftigung (Minijob, Midijob, Vollzeit, Hauptbeschäftigung, befristete Stelle mit Aussicht auf Weiterbeschäftigung, wöchentliche Arbeitszeiten) als relevant.

• Persönliche Angaben: Als rechtmäßige Informationen im Formular gelten zum Beispiel Vor- und Nachname, Adresse inklusive PLZ, ggf. E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geburtsname, Familienstand und Informationen zur Bankverbindung wie etwa IBAN, BIC, Kontonummer oder Bankleitzahl.

• Fragen zum Bildungsweg und zur beruflichen Ausbildung: Informationen wie zum Beispiel der höchste Schulabschluss, abgeschlossene Berufsausbildungen oder ein Studium, absolvierte Fort- und Weiterbildungen, Schul- und Arbeitszeugnisse früherer Arbeitgeber sowie Fremdsprachenkenntnisse gelten als rechtmäßige Fragen an einem potenziellen Mitarbeiter.

• Steuer- und Sozialversicherungsangaben: Die Personalabteilung benötigt weitere Informationen wie die Sozialversicherungsnummer, die Steuer-ID, die Steuerklasse, Freibeträge und die Versicherungsnummer der Krankenkasse. Die Angaben zur Sozialversicherung dürfen allerdings erst nach der Einstellung und Aufnahme der Arbeit getätigt werden.

• Fragen zum Wettbewerbsverbot: Bei einer Neueinstellung darf der Arbeitgeber erfragen, ob ein bestehendes Wettbewerbsverbot im Hinblick auf die Arbeit existiert. Dies ist vor allem von Bedeutung, wenn unter den ehemaligen Arbeitgebern des Bewerbers ein Konkurrent ist.

• Auskünfte über Vermögensverhältnisse: Diese Fragen können bei Arbeitnehmern in besonderen Vertrauensstellungen erlaubt sein, zum Beispiel wenn die Gefahr der Bestechung besteht.

• Fragen zu vermögenswirksamen Leistungen: Die Lohnbuchhaltung muss darüber informiert werden, ob der Arbeitnehmer Entgeltumwandlungen oder weitere vermögenswirksame Leistungen mit dem Arbeitgeber vereinbart hat.

• Weitere Informationen: Zusätzliche Fragen hängen stark von der jeweiligen Stelle und Position ab. So kann zum Beispiel im Formular nach einer Fahrerlaubnis gefragt werden, wenn sie einen Zusammenhang mit der angestrebten Tätigkeit hat. Das ist etwa der Fall, wenn der Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit ein Fahrzeug führen muss. Auch Fragen zu Vorstrafen oder dem allgemeinen Gesundheitszustand können in solchen Fällen vor Aufnahme des Arbeitsverhältnisses als sinnvoll und rechtens gelten.

Neben diesen Fragen dürfen Unternehmen auch Bescheinigungen im Rahmen des Personalfragebogens vor Beginn der Beschäftigung einfordern. Zu den Bescheinigungen, die vor der Einstellung erfragt werden dürfen, zählen:

• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder der Nachweis einer privaten Krankenversicherung,

• Nachweis der Elterneigenschaft,

• Kopie vom Sozialversicherungsausweis,

• Beantragung über die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,

• Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug,

• Ggf. Immatrikulationsbescheinigung bei Studierenden.

Welche Fragen zur Erfassung sind im Formular nicht zulässig?

Bei unzulässigen Fragen spielt aus rechtlicher Sicht der Zeitpunkt eine wichtige Rolle. Wenn Bewerber bereits ihren Arbeitsvertrag unterschrieben haben, können mitunter Informationen eingeholt werden, die davor nicht zulässig waren, auch wenn die Beschäftigung selbst noch nicht aufgenommen wurde. So ist zum Beispiel die Frage nach der Konfession laut dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) während des Einstellungsverfahrens unzulässig. Nach der Einstellung des Mitarbeiters ist sie jedoch keine unzulässige Frage mehr, da die Lohnbuchhaltung mit dem Start der Beschäftigung über den Kirchensteuerabzug informiert werden muss.

Trotz dieses Umstands möchten viele Unternehmen vor der Einstellung möglichst umfassende Informationen erhalten. Folgende Fragen sind dabei jedoch unzulässig:

• Fragen über Beeinträchtigungen: Bei Nachfragen zu Behinderungen oder einer Schwerbehinderung kann es zu Problemen mit dem AGG kommen. Nur wenn bestimmte körperliche Tätigkeiten eine Voraussetzung für die Arbeit darstellen, darf der Arbeitgeber danach fragen.

• Fragen über Gesundheit und Krankheiten: Die Gesundheit der Bewerber ist Privatsache und darf in den meisten Fällen nicht erfragt werden. Eine Ausnahme bilden ansteckende Krankheiten, da das Unternehmen der Fürsorgepflicht gegenüber den anderen Mitarbeitern nachgehen muss.

• Fragen zur Schwangerschaft: Alle Nachfragen zu einer möglichen Schwangerschaft sind sowohl im Jobinterview als auch im Personalfragebogen unzulässig.

• Auskünfte über Vermögensverhältnisse: Außer in dem bereits beschriebenen Fall sind Nachfragen zum Privatvermögen nicht erlaubt.

• Angaben zu Vorstrafen: Auch mögliche Vorstrafen gehören zur Privatsphäre der Kandidaten und dürfen nicht erfragt werden. In diesem Bereich gibt es nur Ausnahmen, wenn die Delikte einen klaren Bezug zur ausgeschriebenen Stelle und zur Beschäftigung haben (beispielsweise Verkehrsdelikte bei Kraftfahrern).

• Fragen zur Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit: Diese Fragen sind unzulässig, da sie benachteiligende Auswirkungen haben können. Bei der Bewerbung für Tendenzbetriebe darf die Zugehörigkeit zu einer Partei oder Gewerkschaft allerdings erfragt werden.

Alle Fragen, die unspezifisch und nicht arbeitsplatzbezogen sind, sowie solche, die diskriminierende Absichten haben, sind nicht zulässige Fragen.

Wie sieht eine Vorlage für den Personalfragebogen aus?

Die Vorlage für einen Personalbogen umfasst verschiedene Daten. Muster und Vorlagen für das Dokument finden sich überall im Netz, etwa in Form des DATEV-Fragebogens. In der Kopfzeile der Vorlage trägt der Arbeitgeber die eigene Firmenbezeichnung, den Namen der Person, die den Bogen ausfüllen soll, sowie, wenn es sich um einen Mitarbeiterbogen handelt, dessen Personalnummer ein. Auch Angaben zu Arbeitszeiten, Gehalt, Direktversicherungen oder Urlaubsansprüchen tätigt der Arbeitgeber in der Personalfragebogen-Vorlage.

Die Gliederung einer solchen Vorlage sieht üblicherweise wie folgt aus:

• Persönliche Daten,

• Fakten zur Art der Beschäftigung,

• Unbefristetes oder befristetes Beschäftigungsverhältnis,

• wöchentliche Arbeitszeiten,

• Steuer,

• Sozialversicherung,

• Entlohnung,

• Vermögenswirksame Leistungen,

• Angaben zu den Arbeitspapieren,

• Angaben zu steuerpflichtigen Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr.

Darüber hinaus muss der Arbeitnehmer versichern, dass er das Formular wahrheitsgemäß ausgefüllt und keine falschen Angaben getätigt hat. Unter diese Erklärung folgen Datum sowie Unterschrift des Arbeitgebers und -nehmers. 

Welche Datenschutzbestimmungen sind im Fragebogen zu beachten?

Seit 2018 regelt die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) die Verarbeitung personenbezogener Daten und ist auch für Arbeitgeber bindend. Die DSGVO entspricht weitestgehend dem bisher geltenden Bundesdatenschutzgesetz. Sie wurde allerdings um Rechenschaftspflichten und Informationspflichten erweitert.

Im Zuge des Personalfragebogens werden viele persönliche Daten erhoben. Für den Umgang mit diesen Daten gibt es einige wichtige Grundregeln:

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

Die Daten dürfen nur unter schriftlicher Einwilligung erhoben und müssen transparent verarbeitet werden. Aus diesem Grund gehört zu jedem Personalfragebogen auch die Angabe “Datum Unterschrift” des Mitarbeiters.

Zweckgebundenheit der Daten

Arbeitgeber dürfen nur Daten erheben und verwenden, die für den Start, die Durchführung oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nötig sind. Diese Personaldaten dürfen nicht für weitere beliebige Zwecke genutzt werden, die mit dem direkten Arbeitsverhältnis nichts zu tun haben.

Richtigkeit

Die Daten müssen aktuell gehalten werden und sachlich korrekt sein. Ansonsten müssen fehlerhafte Daten korrigiert oder gelöscht werden. Die Richtigkeit der Daten kann mithilfe einer Erklärung des Arbeitnehmers abgesichert werden.

Datensparsamkeit und Speicherbegrenzung

Personenbezogene Daten von Bewerbern oder Arbeitnehmern dürfen nicht auf Vorrat oder Verdacht gespeichert werden. Die Identifizierung einer Person mithilfe der Daten darf des Weiteren nur für die Dauer des Arbeitsverhältnisses möglich sein.

Vertraulichkeit

Die Sicherheit der erhobenen Daten muss jederzeit gewährleistet sein. So unterliegen etwa Beschäftigte in der Datenverarbeitung der DSGVO. Auch die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger läuft anonymisiert.