Personalfragebogen: Begriff, Zweck, Angaben und Datenschutz

Personalfragebögen werden heute in nahezu allen Unternehmen genutzt, um Informationen von Arbeitnehmern systematisch zu sammeln und zu verarbeiten. Dabei kommt es häufig zu Problemen, da nicht alle Fragen vor der Vertragsunterzeichnung gestattet sind. Worauf es bei einem Personalfragebogen ankommt, welche Fragen wann zulässig sind und welche Datenschutzbestimmungen beachtet werden müssen, erfährst du in diesem Beitrag.

Was ist ein Personalfragebogen?

Der Personalfragebogen ist eine Zusammenstellung von Fragen, die vom Arbeitgeber auswählt werden. Er dient der systematischen Erfassung von personenbezogenen Daten und wird im Einstellungsprozess oder im Bewerbungsverfahren eingesetzt.

Personalfragebögen sind standardisiert, da sie der Vergleichbarkeit dienen. Demnach muss jeder Bewerber die gleichen Fragen beantworten. Oft folgen die gestellten Fragen dem Ja-Nein-Prinzip. Jedoch ist kein Kandidat dazu verpflichtet, den Fragebogen auszufüllen. Bei der inhaltlichen Gestaltung der Bögen müssen Unternehmen einige Regeln beachten und sich ggf. die Zustimmung des Betriebsrats einholen. Können sich beide Parteien nicht einigen, muss auf Antrag eine Einigungsstelle die Entscheidung treffen.

Wenn ein Personalfragebogen nur bei Neueinstellungen eingesetzt wird, spricht man auch von einem Einstellungsfragebogen. Dieser ist weniger auf die Abfrage von Auswahlkriterien angelegt. Stattdessen geht es um die Erfassung persönlicher Daten, wie die Sozialversicherungsnummer oder die Bankverbindung.

Wozu dient ein Personalfragebogen in Unternehmen?

Mithilfe des Personalfragebogens sollen wichtige Informationen über den jeweiligen Kandidaten zusammengetragen werden, die in Verbindung mit der angestrebten Stelle stehen. Zu diesen Daten zählen sowohl persönliche Angaben, als auch Angaben über berufliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnisse.

Die Abfrage der Daten mithilfe von Fragebögen minimiert den Aufwand für die Personalabteilung und stellt sicher, dass keine relevanten Angaben vergessen werden.

Die bereits angesprochene Standardisierung ermöglicht zudem eine gute Vergleichbarkeit der Bewerber. Recruiter können anhand der Fragebögen eine erste Auswahl treffen und überprüfen, ob vorher definierte Mindestanforderungen erfüllt werden.

Welche Angaben gehören in den Personalfragebogen?

Immer häufiger sorgen Personalfragebögen für Konfliktpotential, wenn Bewerber den Eindruck erhalten, zu viel Privates preisgeben zu müssen. Generell lässt sich festhalten: Der Arbeitgeber darf nur erfragen, was in seinem berechtigten Interesse liegt. Da diese Definition durchaus dehnbar ist, werden im Folgenden zulässige und unzulässige Fragen aufgelistet.

• Fragen mit Stellenbezug: Bewerber müssen angeben, für welche Position bzw. Berufsbezeichnung und welches Eintrittsdatum sie sich bewerben. Nur so kann der Fragebogen eindeutig zugeordnet werden. Darüber hinaus sind auch Angaben über die Art der Beschäftigung (Minijob, Vollzeit, Hauptbeschäftigung, befristete Stelle mit Aussicht auf Weiterbeschäftigung) relevant.

• Persönliche Angaben: Zu den zulässigen Angaben gehören Vor- und Nachname, Adresse inklusive PLZ, Geburtsdatum, Geburtsname, Familienstand und Informationen zur Bankverbindung wie z.B. IBAN, BIC, Kontonummer oder Bankleitzahl.

• Fragen zum Bildungsweg und zur beruflichen Ausbildung: Angaben wie höchster Schulabschluss, abgeschlossene Berufsausbildungen oder ein Studium, absolvierte Weiterbildungen, Schul- und Arbeitszeugnisse früherer Arbeitgeber sowie Fremdsprachenkenntnisse fallen unter zulässige Fragen.

• Steuer- und Sozialversicherungsangaben: Die Personalabteilung benötigt Informationen wie die Sozialversicherungsnummer, die Steuer-ID, die Steuerklasse, Freibeträge und die Versicherungsnummer der Krankenkasse. Die Angaben zur Sozialversicherung sind allerdings erst nach der Einstellung zulässig.

• Fragen zum Wettbewerbsverbot: Bei einer Neueinstellung darf der Arbeitgeber erfragen, ob ein bestehendes Wettbewerbsverbot existiert. Dies ist vor allem von Bedeutung, wenn unter den ehemaligen Arbeitgebern des Bewerbers ein Konkurrent ist.

• Auskünfte über Vermögensverhältnisse: Diese Fragen können bei Personen in besonderen Vertrauensstellungen zulässig sein, zum Beispiel wenn die Gefahr der Bestechung besteht.

• Fragen zu vermögenswirksamen Leistungen: Die Lohnbuchhaltung muss darüber informiert werden, ob der Arbeitnehmer Entgeltumwandlungen oder weitere vermögenswirksame Leistungen mit dem Arbeitgeber vereinbart hat.

• Zusatzangaben: Zusätzliche Fragen hängen stark von der jeweiligen Stelle und Position ab. So kann zum Beispiel nach einer Fahrerlaubnis gefragt werden, wenn der Mitarbeiter ein Fahrzeug führen muss. Auch Fragen zu Vorstrafen oder dem Gesundheitszustand können in solchen Fällen sinnvoll sein.

Neben diesen Fragen dürfen Unternehmen auch Bescheinigungen im Rahmen des Personalfragebogens einfordern. Zu diesen Bescheinigungen zählen:

• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder der Nachweis einer privaten Krankenversicherung,

• Nachweis der Elterneigenschaft,

• Kopie vom Sozialversicherungsausweis,

• Beantragung über die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,

• Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug,

• Ggf. Immatrikulationsbescheinigung bei Studierenden.

Welche Fragen zur Erfassung sind nicht zulässig?

Bei unzulässigen Fragen spielt aus rechtlicher Sicht der Zeitpunkt eine wichtige Rolle. Wenn Bewerber bereits ihren Arbeitsvertrag unterschrieben haben, können mitunter Informationen eingeholt werden, die davor nicht zulässig waren. So ist zum Beispiel die Frage nach der Konfession laut dem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) während des Einstellungsverfahrens unzulässig. Nach der Einstellung jedoch nicht mehr, da die Lohnbuchhaltung über den Kirchensteuerabzug informiert werden muss.

Trotz dieses Umstands möchten viele Unternehmen vor der Einstellung möglichst umfassende Informationen erhalten. Folgende Fragen sind dabei jedoch unzulässig:

• Fragen über Beeinträchtigungen: Bei Nachfragen zu Behinderungen oder einer Schwerbehinderung kann es zu Problemen mit dem AGG kommen. Nur wenn bestimmte körperliche Tätigkeiten eine Voraussetzung für den Beruf darstellen, darf der Arbeitgeber danach fragen.

• Fragen über Gesundheit und Krankheiten: Die Gesundheit der Bewerber ist Privatsache und darf in den meisten Fällen nicht erfragt werden. Eine Ausnahme bilden ansteckende Krankheiten, da das Unternehmen der Fürsorgepflicht gegenüber der anderen Mitarbeiter nachgehen muss.

• Fragen zur Schwangerschaft: Alle Nachfragen zu einer möglichen Schwangerschaft sind sowohl im Jobinterview als auch im Personalfragebogen unzulässig.

• Auskünfte über Vermögensverhältnisse: Außer in dem bereits beschriebenen Fall sind Nachfragen zum Privatvermögen nicht erlaubt.

• Angaben zu Vorstrafen: Auch mögliche Vorstrafen gehören zur Privatsphäre der Kandidaten und dürfen nicht erfragt werden. In diesem Bereich gibt es nur Ausnahmen, wenn die Delikte einen klaren Bezug zur ausgeschriebenen Stelle haben (z.B. Verkehrsdelikte bei Kraftfahrern).

• Fragen zur Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit: Diese Fragen sind unzulässig, da sie benachteiligende Auswirkungen haben können. Bei der Bewerbung für Tendenzbetriebe darf die Zugehörigkeit zu einer Partei oder Gewerkschaft allerdings erfragt werden.

Alle Fragen, die unspezifisch und nicht arbeitsplatzbezogen sind sowie Fragen, die diskriminierende Absichten haben, sind nicht zulässig.

Welche Datenschutzbestimmungen müssen im Personalfragebogen beachtet werden?

Seit 2018 regelt die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) die Verarbeitung personenbezogener Daten und ist auch für Arbeitgeber bindend. Die DSGVO entspricht weitestgehend dem bisher geltenden Bundesdatenschutzgesetz. Sie wurde allerdings um Rechenschaftspflichten und Informationspflichten erweitert.

Im Zuge des Personalfragebogens werden viele persönliche Daten erhoben. Für den Umgang mit diesen Daten gibt es einige wichtige Grundregeln:

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

Die Daten dürfen nur unter schriftlicher Einwilligung erhoben werden und müssen transparent verarbeitet werden. Aus diesem Grund gehört zu jedem Personalfragebogen auch die Angabe “Datum Unterschrift” des Mitarbeiters.

Zweckgebundenheit der Daten

Arbeitgeber dürfen nur Daten erheben und nutzen, die für den Start, die Durchführung oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nötig sind. Sie dürfen nicht für weitere beliebige Zwecke genutzt werden.

Richtigkeit

Die Daten müssen aktuell gehalten werden und sachlich korrekt sein. Ansonsten müssen fehlerhafte Daten korrigiert oder gelöscht werden. Die Richtigkeit der Angaben kann mithilfe einer Erklärung des Arbeitnehmers abgesichert werden.

Datensparsamkeit und Speicherbegrenzung

Personenbezogene Daten dürfen nicht auf Vorrat oder Verdacht gespeichert werden. Die Identifizierung einer Person mithilfe der Daten darf des Weiteren nur für die Dauer des Arbeitsverhältnisses möglich sein.

Vertraulichkeit

Die Sicherheit der erhobenen Daten muss jederzeit gewährleistet sein. So unterliegen z.B. Beschäftigte in der Datenverarbeitung der DSGVO. Auch die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger läuft anonymisiert.