Personalentwicklung: Definition, Ziele, Aufgaben, Maßnahmen und Prozess

Die Personalentwicklung ist ein wichtiger Teilbereich des Personalmanagements. Sie beschäftigt sich mit der Fort- und Weiterbildung von Mitarbeitern. Das bietet gleichermaßen Vorteile für Unternehmen und Angestellte. Denn neben dem Erreichen der persönlichen Ziele des Mitarbeiters werden bei der Personalentwicklung auch immer betriebliche Ziele und Interessen des Unternehmens verfolgt.

Wir zeigen, welche Ziele das sind, welche Aufgaben die Personalentwicklung übernimmt und welche Personalentwicklungsmaßnahmen es gibt. Darüber hinaus geben wir einen konkreten Einblick zum Prozessablauf in der Personalentwicklung.

Wie lautet die Definition von Personalentwicklung?

Die Personalentwicklung ist ein Teil des Personalwesens. Sie beschäftigt sich mit der Förderung und Weiterbildung von Mitarbeitern und Führungskräften. Konkret lässt sich sagen, dass mit dem Begriff "Personalentwicklung" der Prozess der gezielten Entwicklung des Personals durch unterschiedliche Personalentwicklungsmaßnahmen bezeichnet wird. Dabei geht es Unternehmen in erster Linie darum, das Leistungsniveau der Belegschaft zu halten und zu fördern und die Mitarbeitermotivation zu steigern. Somit wirkt sich eine erfolgreiche Personalentwicklung auch positiv auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens aus.

Investiert ein Unternehmen in gute Personalentwicklung, profitieren davon beide Seiten: Die Mitarbeiter lernen neue Fähigkeiten und können sich weiter entwickeln und das Unternehmen fördert die Kompetenz und Qualifikation der Belegschaft und kann so Arbeitnehmer langfristig binden. Es handelt sich also um eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Mittlerweile wird auch häufig der englische Begriff "Talent Management" als Synonym verwendet. Allerdings bezieht sich das Talent Management auch auf das Recruiting und den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters. Das Thema Personalentwicklung betrifft dagegen nur Aktivitäten und Maßnahmen ab dem Onboarding, also dem Start des neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Somit ist die Definition genau genommen nicht dieselbe.

Zum Bereich Personalentwicklung zählen beispielsweise Personalentwicklungsmaßnahmen wie Weiterbildungen, Schulungen und andere Methoden, um das Know-How der Belegschaft erweitern.

Welche Ziele verfolgt Personalentwicklung?

Die Handlungen, die die strategische Personalentwicklung vorsieht, müssen sich immer aus den strategischen Unternehmenszielen ableiten. In der Regel streben Unternehmen eine langfristige und nachhaltige Personalentwicklung ihres Personals an, denn eine konstante Personalentwicklung sichert eine dauerhafte Qualifizierung. Es kann eine Motivation und Vision bei Angestellten geschaffen werden, die ihnen die Möglichkeit gibt, sich im Sinne der Unternehmensziele weiterzuentwickeln. 

Grundsätzlich verfolgen Personalentwicklungskonzepte das Ziel, Mitarbeiter bei der effizienten Bewältigung ihrer Aufgaben zu unterstützen. Deswegen umfasst das Thema alle Maßnahmen der strategischen Personalplanung, der Fort- und Weiterbildung und der Beurteilung und Förderung von guten Mitarbeitern.

Die strategische Personalplanung leitet sich im Idealfall aus der Unternehmensstrategie ab und gibt Auskunft darüber, wie die Qualifizierung und Entwicklung der Belegschaft zielführend umgesetzt werden kann. Dabei können Arbeitnehmer durch Trainings, Schulungen und andere Maßnahmen mit neuem Wissen versorgt werden und so Diskrepanzen zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-Zustand ausgeglichen werden. Dabei werden folgende PE-Ziele angestrebt:

Unternehmensperspektive:

• Die Sicherung von qualifizierten Mitarbeitern und des Fach- und Führungskräftebestands,

• die Anpassung an neue Technologien und Marktbedürfnisse,

• das Erkennen und Vorbereiten von Nachwuchskräften und Spezialisten,

• die Verbesserung und Aufrechterhaltung der eigenen Mitarbeiterqualifikation,

• eine größere Unabhängigkeit von externen Arbeitsmärkten,

• die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit,

• die Erhöhung der Mitarbeitermotivation und -Leistung,

• die langfristige Bindung von Personal,

• eine geringere Fluktuation und somit eine Reduzierung der Personalbeschaffungskosten,

• die dauerhafte Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit,

• das Aufdecken von Defiziten und Fehlbesetzungen,

• eine Erhöhung der innerbetrieblichen Kommunikation und Kooperation.

Mitarbeiterperspektive:

• die Verbesserung und Aufrechterhaltung der eigenen Qualifikation,

• die Übertragung von neuen Aufgaben und mehr Verantwortung,

• die Chance auf Aufstiegsmöglichkeit und bessere Karriereoptionen im Unternehmen,

• das Erkennen und Aktivieren von ungenutztem Potenzial,

• die Verbesserung der Chancen auf dem Arbeitsmarkt,

• eine Minderung des Risikos eines Arbeitsplatzverlusts,

• die Selbstverwirklichung und Entfaltung der eigenen Persönlichkeit,

• eine Erhöhung des Einkommens,

• die Verbesserung der internen Kommunikation und Absprache,

• die Chance auf mehr Ansehen und Prestige.

Welche Aufgaben übernimmt die Personalentwicklung?

Konkret übernimmt die Personalentwicklung folgende Aufgaben:

• Die Planung und Sicherung des Personalbedarfs,

• das Erkennen und Fördern von Nachwuchskräften,

• das Nutzen von Mitarbeiterpotenzial,

• das Ausgleichen von Schwächen in der Belegschaft,

• die Organisation von Fortbildungen, Trainee-Programmen, E-Learnings und Co.,

• die individuelle Förderung einzelner Fach- und Führungskräfte,

• das Umsetzen von Strategien, um Unternehmensziele zu erreichen,

• das Entwerfen von Personalentwicklungskonzepten für die Praxis,

• die Sicherung der unternehmerischen Wettbewerbsfähigkeit.

Welche Maßnahmen stehen für die Entwicklung von Personal zur Verfügung?

Damit ein Unternehmen seine Belegschaft auf kommende Herausforderungen vorbereiten kann, sollte es zu verschiedenen Instrumenten greifen. Neben positionsorientierten Maßnahmen, bei denen ein einzelner Mitarbeiter auf eine bestimmte Position innerhalb der Organisation vorbereitet wird, gibt es auch potenzialorientierte Methoden. Diese zielen auf die Förderung des Potenzials von Nachwuchstalenten ab und helfen Unternehmen dabei, einen Pool an vielversprechenden Mitarbeitern zu generieren. 

Darüber hinaus wird die Karrierelaufbahn in einzelne Phasen unterteilt. Je nach Phase, in der sich der Mitarbeiter befindet, werden unterschiedliche Instrumente der Personalentwicklung angewandt. Dabei unterscheidet man zwischen folgenden Stufen:

• Berufseinsteiger "before the Job": Für neue Mitarbeiter eigenen sich vor allem berufsvorbereitende Maßnahmen und betriebliche Weiterbildungen, die die Ankunft im Unternehmen erleichtern sollen. Dies kann die Vermittlung von fachlichen Kenntnissen für den Job oder die Förderung der individuellen Soft Skills und persönlichen Kompetenz sein.

• Angestellte "on the Job": Mitarbeiter, die bereits mehrere Jahre im Unternehmen tätig sind, sollten dauerhaft motiviert werden. Ebenso wichtig ist die konstante Weiterentwicklung des individuellen Potenzials und ein stetiger Ausbau des Wissens. Hierzu eignet sich die betriebliche Personalentwicklung durch Angebote von Schulungen, Seminaren, einem Coaching sowie zum Beispiel eine gezielte Führungskräfteentwicklung und Manager Personalentwicklung.

• Berufsaussteiger "off the Job": Für Berufsaussteiger kann dagegen eine ausgeglichene Work-Life-Balance hilfreich sein. Diese schafft ausreichend Erholung und bereitet Angestellte optimal auf das Thema Ruhestand vor.

Die wichtigsten Personalentwicklungsmaßnahmen

Leistungsbeurteilung

Eine regelmäßige Leistungsbeurteilung durch Führungskräfte hilft Unternehmen dabei, eine genaue Einschätzung der Fähigkeiten und Leistung von Mitarbeitern zu erhalten. Anhand dieser Beurteilung können persönliches Potenzial gefördert und Schwächen und Defizite ausgeglichen werden. Mitarbeiter erhalten eine offene Rückmeldung und haben die Chance, von speziell zugeschnittenen Förderungsmethoden zu profitieren.

Assessment Centerkann

Assessment Center sind ein beliebtes Instrument im Bewerbungsverfahren. Sie können allerdings auch in Personalentwicklungskonzepten auftreten. Mit ihnen können die Fähigkeiten und Charaktereigenschaften der bestehenden Belegschaft ausfindig gemacht werden. Somit können sie bei der der Personalentwicklung enorm hilfreich sein. 

360-Grad-Feedback

Das 360-Grad-Feedback ist eine Methode der Personalentwicklung, die eine Rundumbeurteilung von Mitarbeitern erlaubt. Dabei gibt nicht nur eine Führungskraft ihr Feedback, sondern gleich mehrere Akteure. Dadurch ist das Abzeichnen eines genauen Bilds der Arbeit und des Charakters des Mitarbeiters möglich. Anschließend können dabei Zielvorstellungen und daraus resultierende Entwicklungsmaßnahmen festgesetzt werden. In Kombination mit regelmäßigen Mitarbeitergesprächen fördert diese Strategie das gegenseitige Verständnis und die interne Kommunikation.

Job Rotation

Eine weitere Personalentwicklungsmaßnahme, um die Kommunikation und das Verständnis untereinander zu fördern, ist die Job Rotation. Dabei werden Mitarbeitende für einzelne Tage in anderen Positionen im Unternehmen eingesetzt. Zum Beispiel arbeitet ein Mitarbeiter aus der Human Resources Abteilung einen Tag in der Produktion. Dadurch lernen Mitarbeiter die verschiedenen Bereiche des Betriebs kennen und erhalten ein besseres Gesamtverständnis für notwendige fachliche Kenntnisse und die gesamte Organisation des Betriebs.

Projektgruppen

Auch Projektgruppen können einen großen Nutzen für eine bessere Organisationsentwicklung haben. Hierbei können komplexe Probleme und Fragestellungen gelöst werden. Das Ziel: Angestellte lernen andere Bereiche kennen und erhalten neues Wissen und andere Ansätze von Kollegen und Führungskräften.

Coaching

Beim Coaching holt das Unternehmen eine dritte Person in den Betrieb, die Angestellte in ihrer Arbeit unterstützen soll. Ein Coach berät, vermittelt Techniken zur Bewältigung von Schwierigkeiten und gilt als Mentor. Es erfolgt ein sogenanntes "Training on the Job". Neben dem Coaching gibt es spezielle Mentoring-Programme. Diese dienen der strategischen Personalentwicklung und geben Mitarbeitenden mehr Selbstvertrauen sowie wertvolle Tools an die Hand.

Off-the-Job Maßnahmen

Wenn man von off-the-Job Maßnahmen spricht, sind damit Fort- und Weiterbildungen gemeint, die nicht vor Ort im eigenen Unternehmen stattfinden. Dies können folgende Maßnahmen sein:

• Workshops,

• Seminare,

• Schulungen,

• Trainings.

Auch diese Angebote haben das Ziel, Mitarbeitern die tägliche Arbeit zu erleichtern und Personal für aktuelle und künftige Anforderungen ihrer Tätigkeit zu rüsten.

Job Enlargement

Die Methode des Job Enlargements ist besonders abwechslungsreich für Mitarbeiter und sorgt dafür, dass deren Selbstwertgefühl gesteigert wird. Dabei wird der Angestellte mit neuen Aufgabenbereichen vertraut gemacht und kann sich dadurch neuen Herausforderungen stellen. Die Erweiterung des Tätigkeitfelds sollte immer Schritt für Schritt erfolgen, so dass der Arbeitnehmer mit den neuen Aufgaben nicht überfordert ist. Job Enlargement sorgt für neuen Schwung und mehr Motivation auf Grund des Belastungswechsels.

Job Enrichment

Beim Job Enrichment können Mitarbeiter Arbeitsinhalte durch hochwertigere Tätigkeiten anreichern. So übernehmen Recruiter zum Beispiel nicht nur das Erstgespräch mit einem Bewerber, sondern auch das Onboarding und die künftige Förderung und Entwicklung. Auch dieses Personalentwicklungskonzept bietet viele Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter.

Wie sieht der Personalentwicklungsprozess aus?

Der Prozess, den Unternehmen für ihre Personalentwicklung nutzen, kann je nach Unternehmen ganz unterschiedlich aussehen. Denn zwischenzeitlich gibt es mehrere Modelle und Ansätze zu dem Thema. Das wohl bekannteste Konzept zur systematischen Personalentwicklung ist allerdings das Phasenmodell nach Becker. Dabei beruht der Funktionszyklus auf 6 Phasen, die zusammen ein Ideal für Personalentwicklung bilden:

Phase 1: Bedarfsplanung

Die Bedarfsanalyse setzt sich aus mehreren Teilanalysen zusammen. Neben einer Tätigkeitsanalyse erfolgt eine Anforderungsanalyse, eine Adressatenanalyse und eine Potenzialanalyse. Somit kann genau ermittelt werden, ob sich der Mitarbeiter für die Tätigkeit eignet, welche Anforderungen die Stelle mit sich bringt und ob die Kompetenz des Mitarbeiters dafür ausreicht.

Phase 2: Zielsetzung

Nun wird definiert, welche konkreten Ziele erreicht werden sollen. Bei der Abstimmung der Ziele ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzen notwendig. Die einzelnen Ziele werden anschließend schriftlich festgehalten.

Phase 3: Kreatives Gestalten

Nun werden die Eckdaten zur Umsetzung aller geeigneten Maßnahmen festgehalten. Es wird entschieden, welcher Mitarbeiter an welchen Maßnahmen teilnimmt und ein zeitlicher sowie finanzieller und persönlicher Rahmen für die Organisationsentwicklung festgesetzt.

Phase 4: Durchführung

Im Anschluss erfolgt die Durchführung aller Maßnahmen zur Personalentwicklung. Dabei müssen die Verantwortlichen der Personalentwicklung genau kontrollieren, ob alles nach Plan verläuft. Falls es zu Abweichungen im Personalentwicklungsprozess kommt, muss schnell gegengesteuert werden.

Phase 5: Erfolgskontrolle

Anschließend wird der Erfolg der Maßnahmen bewertet. In diesem Schritt des Personalentwicklungsprozesses werden Feedbackgespräche durchgeführt sowie eine wirtschaftliche und persönliche Beurteilung. Dabei sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen:

• Ist die Maßnahme allen Anforderungen gerecht geworden?

• Hat die Maßnahme zum Ziel geführt?

• War die Maßnahme ausreichend oder sind weitere Aktionen notwendig?

Phase 6: Transfersicherung

Die Transfersicherung findet erst später statt. Hierbei kann überprüft werden, ob der Mitarbeiter die neu erlernten Fähigkeiten und Kompetenzen in der Praxis einsetzt und bedarfsgerecht an seinem Arbeitsplatz integriert.