Personalentwicklung: Definition, Ziele, Aufgaben, Maßnahmen und Prozess

Die Personalentwicklung ist ein wichtiger Teilbereich des Personalmanagements. Sie beschäftigt sich mit der Fort- und Weiterbildung von Mitarbeitern und bietet sowohl für Unternehmen als auch Angestellte Vorteile. Denn neben dem Erreichen der persönlichen Ziele des Mitarbeiters werden bei der Personalentwicklung immer auch betriebliche Ziele und Interessen des Unternehmens verfolgt. Wir zeigen auf, welchen Ziele die Personalentwicklung dient, welche Aufgaben sie übernimmt und welche Beispiele erfolgreicher Personalentwicklungsmaßnahmen es gibt. Darüber hinaus geben wir einen konkreten Einblick zum Prozessablauf in der Personalentwicklung.

Wie lautet die Definition von Personalentwicklung?

Die Personalentwicklung ist ein Teil des Personalwesens. Sie beschäftigt sich mit der Förderung und Weiterbildung von Mitarbeitern und Führungskräften zum Zweck der beruflichen und persönlichen Entwicklung. Konkret lässt sich sagen, dass mit dem Begriff "Personalentwicklung" der Prozess der gezielten Entwicklung des Personals durch unterschiedliche Personalentwicklungsmaßnahmen bezeichnet wird. Dabei geht es Unternehmen in erster Linie darum, das Leistungsniveau der Belegschaft zu halten und zu fördern und die Mitarbeitermotivation zu steigern. Somit wirkt sich eine erfolgreiche Personalentwicklung auch positiv auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens aus.

Investiert ein Unternehmen in eine gute Personalentwicklung, profitieren beide Seiten davon: Mitarbeitende erwerben neue Fähigkeiten und entwickeln sich weiter, das Unternehmen fördert die Kompetenz und Qualifikation der Belegschaft und bindet so Arbeitnehmer langfristig. Gezielt umgesetzt schafft die Personalentwicklung somit eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Mittlerweile wird auch häufig der englische Begriff "Talent Management" als Synonym verwendet. Allerdings bezieht sich das Talent Management laut Definition auch auf das Recruiting und den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters. Das Thema Personalentwicklung betrifft dagegen ausschließlich Aktivitäten und Maßnahmen, die ab dem Onboarding umgesetzt werden, also dem Einstieg des neuen Arbeitnehmers in das Unternehmen. Es gibt demnach zwar Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede zwischen diesen Maßnahmen aus dem Personalwesen.

Zum Bereich der Personalentwicklung zählen zum Beispiel Maßnahmen wie Weiterbildungen, Schulungen und andere Methoden, die dazu dienen, das Know-how und die Kompetenzen der Belegschaft zu erweitern.

Welche Ziele verfolgt Personalentwicklung?

Die Handlungen, die die strategische Personalentwicklung vorsieht, müssen sich immer aus den strategischen Unternehmenszielen ableiten. In der Regel streben Arbeitgeber eine langfristige und nachhaltige Entwicklung ihres Personals an, denn eine konstante Personalentwicklung sichert eine dauerhafte Qualifizierung. Dadurch kann eine Motivation und Vision bei Angestellten geschaffen werden, die ihnen die Möglichkeit gibt, sich im Sinne der unternehmerischen Ziele weiterzuentwickeln. 

Grundsätzlich verfolgen Konzepte der Personalentwicklung das Ziel, Arbeitnehmer bei der effizienten Bewältigung ihrer Aufgaben am Arbeitsplatz zu unterstützen. Deswegen umfasst das Thema alle Maßnahmen der strategischen Personalplanung, der Fort- und Weiterbildung und der Beurteilung und Förderung von guten Mitarbeitern.

Die strategische Personalplanung leitet sich im Idealfall aus der Unternehmensstrategie ab. Sie gibt Auskunft darüber, wie die Qualifizierung und Entwicklung der Belegschaft zielführend umgesetzt werden kann. Dabei können Arbeitnehmer durch Trainings, Weiterbildungen, Schulungen und andere Maßnahmen mit neuem Wissen versorgt und so Diskrepanzen zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-Zustand ausgeglichen werden. Konkret werden durch die strategische Personalentwicklung folgende Ziele angestrebt:

Unternehmensperspektive:

• Die Sicherung von qualifizierten Arbeitnehmern sowie des Bestands an Fach- und Führungskräften,

• die Anpassung an neue Technologien und Marktbedürfnisse,

• das Erkennen und Vorbereiten von Nachwuchskräften und Spezialisten,

• die Verbesserung und Aufrechterhaltung der Qualifikation eigener Fach- und Führungskräfte,

• eine größere Unabhängigkeit von externen Arbeitsmärkten,

• die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit,

• die Erhöhung der Mitarbeitermotivation und -leistung,

• die langfristige Bindung von Personal,

• eine geringere Fluktuation und somit die Reduzierung der Kosten für die Personalbeschaffung,

• die dauerhafte Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit,

• das Aufdecken von Defiziten und Fehlbesetzungen sowie

• eine Erhöhung der innerbetrieblichen Kommunikation und Kooperation.

Mitarbeiterperspektive:

• die Verbesserung und Aufrechterhaltung der eigenen Qualifikation,

• die Übertragung von neuen Aufgaben und mehr Verantwortung,

• die Chance auf Aufstiegsmöglichkeit und bessere Karriereoptionen im Unternehmen,

• das Erkennen und Aktivieren von ungenutztem Potenzial,

• die Verbesserung der Chancen auf dem Arbeitsmarkt,

• eine Minderung des Risikos, den Arbeitsplatz zu verlieren,

• die Selbstverwirklichung und Entfaltung der eigenen Persönlichkeit,

• eine Erhöhung des Einkommens,

• die Verbesserung der internen Kommunikation und Absprache und

• die Chance auf mehr Ansehen und Prestige.

Welche Aufgaben übernimmt die Personalentwicklung?

Konkret übernimmt die Personalentwicklung folgende Aufgaben:

• die Planung und Sicherung des Personalbedarfs,

• das Erkennen und Fördern von Nachwuchskräften,

• das Nutzen von Mitarbeiterpotenzial,

• das Ausgleichen von Schwächen in der Belegschaft,

• die Organisation von Weiterbildungen, Trainee-Programmen, E-Learnings und Co.,

• die individuelle Förderung einzelner Fach- und Führungskräfte,

• das Umsetzen von Strategien, um Unternehmensziele zu erreichen,

• das Entwerfen von Personalentwicklungskonzepten für die Praxis und

• die Sicherung der unternehmerischen Wettbewerbsfähigkeit.

Welche Maßnahmen der Personalentwicklung stehen Arbeitgebern zur Verfügung?

Damit eine Firma ihre Belegschaft auf kommende Herausforderungen vorbereiten kann, sollte sie zu verschiedenen Instrumenten der Personalentwicklung greifen. Neben positionsorientierten Maßnahmen, bei denen ein einzelner Arbeitnehmer auf eine bestimmte Position innerhalb der Organisation vorbereitet wird, gibt es auch potenzialorientierte Methoden. Sie zielen auf die Förderung des Potenzials von Nachwuchstalenten ab und helfen Arbeitgebern dabei, einen Pool an vielversprechenden Arbeits- und Fachkräften zu generieren. 

Maßnahmen der Personalentwicklung finden in Präsenz im Unternehmen, außerhalb der Arbeitszeit als berufsbegleitende Maßnahmen along the Job oder in Form von Blended Learning statt. 

Darüber hinaus wird die Karrierelaufbahn in einzelne Phasen unterteilt. Je nach Phase, in der sich der Arbeitnehmer befindet, wendet man hierbei unterschiedliche Instrumente der Personalentwicklung an. Dabei ist zwischen folgenden Stufen zu unterscheiden:

• Berufseinsteiger "before the Job": Für neue Mitarbeiter eignen sich vor allem berufsvorbereitende Maßnahmen und betriebliche Weiterbildungen, die die Ankunft im Unternehmen erleichtern sollen. Dies kann die Vermittlung von fachlichen Kenntnissen für den Job oder die Förderung der individuellen Soft Skills sowie persönlichen Kompetenzen sein.

• Angestellte "on the Job": Mitarbeitende, die bereits mehrere Jahre im Unternehmen tätig sind, sollten dauerhaft in ihrer beruflichen Entwicklung motiviert werden. Ebenso wichtig ist die konstante Weiterentwicklung des individuellen Potenzials und ein stetiger Ausbau des fachlichen Wissens. Hierzu eignet sich die betriebliche Personalentwicklung durch Angebote von Schulungen, Weiterbildungen, Seminaren, Coachings sowie zum Beispiel einer gezielten Führungskräfteentwicklung und Manager Personalentwicklung.

• Berufsaussteiger "off the Job": Für Berufsaussteiger kann dagegen eine ausgeglichene Work-Life-Balance hilfreich sein. Diese schafft ausreichend Erholung und bereitet deine Mitarbeiter optimal auf das Thema Ruhestand vor.

Die wichtigsten Personalentwicklungsmaßnahmen

Leistungsbeurteilung

Eine regelmäßige Leistungsbeurteilung durch Führungskräfte hilft Unternehmen dabei, eine genaue Einschätzung der Kompetenzen und Leistungen von Mitarbeitenden zu erhalten. Anhand dieser Beurteilung können persönliches Potenzial gefördert und Schwächen sowie Defizite ausgeglichen werden. Arbeitnehmer erhalten durch die Führungskraft eine offene Rückmeldung und haben die Chance, von speziell zugeschnittenen Förderungsmethoden zu profitieren.

Assessment Center

Assessment Center sind ein beliebtes Instrument im Bewerbungsverfahren. Sie können allerdings auch in Personalentwicklungskonzepten auftreten. Mit ihnen lassen sich Fähigkeiten und Charaktereigenschaften der bestehenden Belegschaft ausfindig machen. Somit können sie bei der der Personalentwicklung enorm hilfreich sein. 

360-Grad-Feedback

Das 360-Grad-Feedback ist eine Methode der Personalentwicklung, die eine Rundumbeurteilung des Personals erlaubt. Dabei gibt nicht nur eine Führungskraft ihr Feedback, sondern es erfolgt eine Rückmeldung mehrerer Akteure. Dadurch ist das Abzeichnen eines genauen Bilds der Arbeit und des Charakters des Mitarbeiters möglich. Anschließend können dabei Zielvorstellungen und daraus resultierende Entwicklungsmaßnahmen festgesetzt werden. In Kombination mit regelmäßigen Mitarbeitergesprächen fördert diese Strategie das gegenseitige Verständnis und die interne Kommunikation.

Job Rotation

Eine weitere Maßnahme der strategischen Personalentwicklung, um die Kommunikation und das Verständnis untereinander zu fördern, ist die Job Rotation. Dabei werden Mitarbeitende für einzelne Tage in anderen Positionen im Unternehmen eingesetzt. Das kann um Beispiel arbeitet ein Mitarbeiter aus der Human- Resources-Abteilung einen Tag in der Produktion. Dadurch lernen Mitarbeiter die verschiedenen Bereiche und Aufgaben des Betriebs kennen und erhalten ein besseres Gesamtverständnis für notwendige fachliche Kenntnisse und die gesamte Organisation des Betriebs.

Projektgruppen

Auch Projektgruppen können einen großen Nutzen für eine bessere Organisationsentwicklung haben. Sie ermöglichen es, komplexe Probleme und Fragestellungen zu lösen. Das Ziel: Angestellte lernen andere Bereiche und Aufgaben kennen, erhalten neues Wissen und eignen sich andere Ansätze von Kollegen und Führungskräften an.

Coaching

Beim Coaching holt das Unternehmen eine dritte Person in den Betrieb, die Angestellte bei ihren Aufgaben unterstützen soll. Ein Coach berät, vermittelt Techniken zur Bewältigung von Schwierigkeiten und fungiert als Mentor. Es erfolgt ein sogenanntes "Training on the Job". Neben dem Coaching gibt es spezielle Mentoring-Programme. Diese dienen der strategischen Personalentwicklung und geben Mitarbeitenden mehr Selbstvertrauen sowie wertvolle Tools an die Hand.

Off-the-Job Maßnahmen

Wenn man von Off-the-Job Maßnahmen spricht, sind damit Fort- und Weiterbildungen gemeint, die nicht vor Ort im eigenen Unternehmen stattfinden. Dies können folgende Maßnahmen sein:

• Workshops,

• Seminare,

• Schulungen,

• Trainings.

Auch diese Angebote haben das Ziel, Mitarbeitern die tägliche Arbeit zu erleichtern und Personal für aktuelle und künftige Anforderungen ihrer Tätigkeit zu rüsten.

Job Enlargement

Die Methode des Job Enlargements ist besonders abwechslungsreich für Mitarbeiter und sorgt dafür, dass deren Selbstwertgefühl gesteigert wird. Dabei wird der Angestellte mit neuen Aufgaben vertraut gemacht und stellt sich neuen Herausforderungen. Die Erweiterung des Tätigkeitfelds sollte immer Schritt für Schritt erfolgen, sodass der Arbeitnehmer mit den neuen Aufgaben nicht überfordert ist. Job Enlargement sorgt für neuen Schwung und mehr Motivation auf Grund des Belastungswechsels.

Job Enrichment

Beim Job Enrichment können Mitarbeiter Arbeitsinhalte durch hochwertigere Tätigkeiten anreichern. So übernehmen Recruiter zum Beispiel nicht nur das Erstgespräch mit einem Bewerber, sondern auch das Onboarding und die künftige Förderung und Entwicklung. Auch dieses Personalentwicklungskonzept bietet viele Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter.

Wie sieht der Personalentwicklungsprozess aus?

Der Prozess, den Arbeitgeber für die Personalentwicklung nutzen, kann je nach Unternehmen ganz unterschiedlich aussehen. Mittlerweile gibt es mehrere Modelle und Ansätze zur strategischen Personalentwicklung. Das wohl bekannteste Konzept zur systematischen Personalentwicklung ist das Phasenmodell nach Becker. Dabei beruht der Funktionszyklus auf sechs Phasen, die zusammen ein Ideal für Personalentwicklung bilden:

Phase 1: Bedarfsplanung

Die Bedarfsanalyse setzt sich aus mehreren Teilanalysen zusammen. Neben einer Tätigkeitsanalyse erfolgt eine Anforderungsanalyse, eine Adressatenanalyse und eine Potenzialanalyse. Somit kann genau ermittelt werden, ob sich der Mitarbeiter für die Tätigkeit eignet, welche Anforderungen die Stelle mit sich bringt und ob die Kompetenz des Mitarbeiters dafür ausreicht.

Phase 2: Zielsetzung

Anschließend folgt eine Definition der konkreten Ziele, die mit den Prozessen der Personalentwicklung erreicht werden sollen. Bei der Abstimmung der Ziele ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskräften notwendig. Die einzelnen Ziele werden anschließend schriftlich festgehalten.

Phase 3: Kreatives Gestalten

Nun werden die Eckdaten zur Umsetzung aller geeigneten Maßnahmen festgehalten. Es wird entschieden, welcher Mitarbeiter an welchen Maßnahmen teilnimmt und ein zeitlicher sowie finanzieller und persönlicher Rahmen für die Organisationsentwicklung festgesetzt.

Phase 4: Durchführung

Im Anschluss erfolgt die Durchführung aller Maßnahmen zur Personalentwicklung. Dabei müssen die Verantwortlichen der Personalentwicklung genau kontrollieren, ob alles nach Plan verläuft. Falls es zu Abweichungen im Prozess kommt, muss schnell gegengesteuert werden.

Phase 5: Erfolgskontrolle

Anschließend wird der Erfolg der Maßnahmen bewertet. In diesem Schritt des Personalentwicklungsprozesses werden Feedbackgespräche durchgeführt sowie eine wirtschaftliche und persönliche Beurteilung vorgenommen. Dabei sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen:

• Ist die Maßnahme allen Anforderungen gerecht geworden?

• Hat die Maßnahme zum Ziel geführt?

• War die Maßnahme ausreichend oder sind weitere Aktionen notwendig?

Phase 6: Transfersicherung

Die Transfersicherung findet erst später statt. Hierbei kann überprüft werden, ob der Mitarbeiter die neu erlernten Fähigkeiten und Kompetenzen in der Praxis einsetzt und bedarfsgerecht an seinem Arbeitsplatz integriert.