Personalcontrolling: Definition, Ziel, Aufgaben, Instrumente und Kennzahlen

Personalcontrolling ist ein unverzichtbares Tool, um personalwirtschaftliche Aktivitäten zu steuern und zu planen. Es bezieht sich auf die Planung, Steuerung und Kontrolle jeglicher personalwirtschaftlicher Prozesse und nutzt personalrelevante Daten, um passende Kennzahlen zu ermitteln. Wir verraten, welche Aufgaben das Personalcontrolling übernimmt, welche Ziele es verfolgt und welche Instrumente hierfür genutzt werden.

Wie lautet die Definition von Personalcontrolling?

Wenn man vom Personalcontrolling oder auch vom HR-Controlling spricht, ist damit die Planung, Steuerung und Kontrolle jeglicher personalwirtschaftlichen Vorgänge innerhalb eines Unternehmens gemeint. Dabei handelt es sich um eine relativ junge Disziplin des Controllings.

Beim HR-Controlling werden die Personaldaten eines Unternehmens aufbereitet und anhand von Kennzahlen ausgewertet. Die daraus resultierenden Informationen dienen dem Personalmanagement und helfen der Geschäftsleitung dabei, personelle Entscheidungen zu treffen. Dies kann beispielsweise eine genaue Personalbedarfsplanung, die aktive Steuerung von Personalentwicklungen oder eine Änderung im Recruiting sein.

Kurzfassung der Definition: Personalcontrolling steuert und kontrolliert alle personalbezogenen Prozesse und Verfahren. Anhand von Kennzahlen ist ein strategisches Personalcontrolling möglich. Somit können im Personalmanagement Entscheidungen getroffen werden, die sich positiv auf die Unternehmensziele auswirken.

Welche Ziele verfolgt Personalcontrolling?

Je nach Unternehmen und Strategie können auch die Ziele des Human Resource Managements ganz unterschiedlich ausfallen. Durch erfolgreiches Controlling können beispielsweise personalwirtschaftliche Aktivitäten wie die Besetzung einer offenen Stelle mit einer qualifizierten Fachkraft effizienter gelingen. Das bedeutet: HR-Controlling hilft der Personalabteilung dabei, effizienter und effektiver zu arbeiten.

Unternehmen versprechen sich vielfältige Optimierungen vom Personal-Controlling. Dabei verfolgt das Personal-Controlling überwiegend folgende Ziele:

• Mehr Transparenz über eingesetzte Ressourcen und Output bei der Personalarbeit,

• eine bessere Informationsversorgung im Personalbereich,

• das frühzeitige Erkennen von Chancen und Risiken im Personalbereich,

• eine verbesserte Koordination der Personalwirtschaft,

• genaue Kennzahlen zur Wirksamkeit von personalwirtschaftlichen Maßnahmen,

• eine optimierte Planung und Steuerung im Personalbereich.

Welche Methoden gibt es im Human Resource Controlling?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen folgenden Human Resource Controlling Methoden:

• Operatives Personalcontrolling,

• strategisches Personalcontrolling,

• quantitatives Personalcontrolling,

• qualitatives Personalcontrolling.

Operatives Personalcontrolling

Das operative Controlling in der Personalarbeit beschäftigt sich mit der kurz- und mittelfristigen Planung. Es unterstützt das operative Management im Bereich Personalcontrolling und zielt inbesondere auf regelmäßig wiederkehrende Vorgänge ab. Es eignet sich, Informationen bezüglich des Erfolgs, der Kosten und des Nutzens aller ergriffenen Maßnahmen zu sammeln und diese anschließend effizient zu nutzen.

Strategisches Personalcontrolling

Das strategische Controlling umfasst dagegen alle langfristigen Entscheidungen. Es setzt sich damit auseinander, welche Beiträge das Personalmanagement leistet, um der Unternehmensstrategie gerecht zu werden. Dabei stehen überwiegend Strukturen und Prozesse im Vordergrund.

Quantitatives Personalcontrolling

Das quantitative Personalcontrolling beschäftigt sich dagegen mit messbaren Personaldaten und HR-Kennzahlen. Also, Daten, die leicht messbar sind und sich gut für Vergleiche und Statistiken eignen.

Qualitatives Personalcontrolling

Das qualitative Personalcontrolling befasst sich mit nicht direkt messbaren Faktoren, sogenannten weichen Faktoren. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit, die Mitarbeiterbindung oder auch das Verhalten von Vorgesetzten und Führungskräften sein.

Diese Aufgabenbereiche umfasst das Personalcontrolling

Prinzipiell umfasst das Personalcontrolling drei Aufgabenbereiche:

• Das Controlling der Effektivität,

• das Controlling der Effizienz,

• das Controlling der Kosten.

Beim Controlling der Effektivität wird untersucht, inwiefern die Maßnahmen dem Unternehmenserfolg dienen. Relevante Kennzahlen können in diesem Fall die Fluktuationsrate oder die Mitarbeiterzufriedenheit sein.

Beim Effizienzcontrolling geht es dagegen um ein besonders effizientes Recruiting. Folgende Kennzahlen können hierfür hilfreich sein: Die durchschnittliche Dauer des Bewerbungsverfahrens, die Time-to-Hire oder die Einstellungsquote.

Das Kostencontrolling betrifft die Budgetplanung der HR-Abteilung. Also die Kosten für eingesetzte personalwirtschaftliche Instrumente, die Cost-per-Hire oder die Ausgaben für andere personalrelevante Entscheidungen.

Welche Aufgaben übernimmt das Personalcontrolling für Unternehmen?

Die Aufgaben und Ziele des Personalcontrollings werden außerdem von der Deutschen Gesellschaft für Personalführung beschrieben. Gemäß Definition gestalten sich diese Aufgaben wie folgt:

• Informieren: Das Filtern und Sammeln von personalrelevanten Daten und das Aufbereiten von ausgewerteten Zahlen. Diese dienen als Basis für personalrelevante Entscheidungen und eingesetzte Strategien des Personalwesens.

• Koordinieren: Die Personalplanung und der Einsatz von Mitarbeitern wird anhand des Personalcontrollings abgestimmt und koordiniert. 

• Planen: Ein Planungssystem ermöglicht einen guten Überblick und kann Personalern dabei helfen, Auswirkungen und neue Entwicklungen im Personalbereich rechtzeitig zu erkennen.

• Kontrollieren: Anhand von HR-Kennzahlen und geeigneten Überwachungssystemen können Personalcontroller die Entwicklungen im Personalwesen stets im Auge behalten. Es können Soll-Ist-Vergleiche erstellt und auf eventuelle Soll-Ist-Abweichungen kann direkt reagiert werden.

• Steuern: Die Instrumente des Personalcontrollings ermöglichen einen Blick in die Zukunft. Anhand der verschiedenen Instrumente ist auch für das Personalmarketing eine vorausschauende Prognose möglich. Allerdings hängt die Genauigkeit der Vorhersage immer von der Qualität der Informationen und den quantitativen Daten ab. Darüber hinaus können verschiedene interne und externe Prozesse die Voraussage ebenfalls beeinflussen.

Welche Instrumente stehen für Personalcontrolling zur Verfügung?

Damit ein Unternehmen die oben genannten Ziele des Personalcontrollings erreichen kann, gibt es verschiedene Instrumente. Diese Personalcontrolling Instrumente können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich gewählt werden. Während das eine Unternehmen auf nur ein oder zwei Instrumente setzt, gibt es Firmen, die nahezu alle verfügbaren Instrumente nutzen. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die folgenden Instrumente als besonders effektiv gelten:

Die Balanced Scorecard

Die Balanced Scorecard eignet sich hervorragend, um die Effizienz im Personalwesen zu messen. In diesem Fall spricht man meist auch von der Human Resource Scorecard. Mit der Balanced Scorecard werden die Qualitäts-, Lern-, Wirtschaftlichkeits-, Wissens- und Mitarbeiterperspektive betrachtet. Somit eignet sich das Instrument optimal, um einen allumfänglichen Überblick zu erhalten.

Die Humankapitalbewertung

Bei der Humankapitalbewertung werden Human Resources rein wirtschaftlich bewertet. Das heißt: Es werden die Kosten und das Kapital von einzelnen Angestellten geschätzt. Da es sich bei diesem Instrument aber nur um Schätzwerte handelt, ist diese Methode nicht sehr genau.

Das Ziel dieses Kennzahlensystems ist es, das Human Capital eines Unternehmens aus wirtschaftlicher Sicht zu bewerten. Dabei werden meist nur qualitative Kriterien wie die Flexibilität, das Fachwissen und die Innovationsfähigkeit beachtet.

Personalkennzahlen

Personalkennzahlen, oder auch HR-Kennzahlen, sind quantitative sowie gut messbare Zahlen. Diese können anhand von Benchmarks und Soll-Ist Abweichungen gemessen und interpretiert werden, aber dazu später mehr.

Die Mitarbeiterbefragung

Bei der Mitarbeiterbefragung liegt der Fokus auf den sogenannten weichen Faktoren. Dabei wird das Empfinden, der Führungsstil der Vorgesetzten sowie die allgemeine Arbeitszufriedenheit abgefragt. Damit die Antworten möglichst ehrlich sind, sollte eine solche Befragung anonym stattfinden. Anschließend sind sogenannte Ist-Soll-Vergleiche möglich, in denen Entwicklungswünsche wahrgenommen und umgesetzt werden können.

Das Personalrisikomanagement

Um sich gegen eventuelle Schwierigkeiten und Probleme abzusichern, gibt es das Personalrisikomanagement. Dabei werden Risiken, die im Zusammenhang mit Beschäftigten entstehen können, frühzeitig erkannt und abgewandt.

Die vier häufigsten Risikofelder sind folgende:

• Das Anpassungsrisiko,

• das Demotivationsrisiko,

• das Austrittsrisiko,

• das Engpassrisiko.

Die Leistungs- und Potenzialbeurteilung

Die Aufgabe der Leistungs- und Potenzialbeurteilung ist die Planung und Steuerung der Personalentwicklung. Dabei werden Mitarbeitern anhand von persönlichen Einschätzungen verborgene Fähigkeiten prognostiziert. Anschließend sollen diese Fähigkeiten weiterentwickelt werden.

Das Personalportfolio

Das Personalportfolio unterteilt Beschäftigte in verschiedene Kategorien:

• Stars,

• Arbeitstiere,

• Problemfälle,

• und Leistungsschwache.

So wird ersichtlich, wie sich die Kompetenzen bei den Mitarbeitern verteilen und es können entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Dies kann zum Beispiel die Schulung und Weiterbildung von leistungsstarken Mitarbeitern mit wenig Potenzial sein, die Suche nach Nachwuchskräften und Führungskräften mit mehr Potenzial und die Entlassung von leistungsschwachen Angestellten mit wenig Potenzial. 

Welche Kennzahlen können für das Controlling im Personalbereich genutzt werden?

Für die Steuerung des Personalmanagements und die Personalplanung benötigt das Personalcontrolling Kennzahlen. Bei diesen Kennzahlen handelt es sich um sogenannte Key Performance Indicators, kurz KPIs. Diese Kennzahlen beinhalten alle Informationen, die das Personalcontrolling für Entscheidungen in der Personalarbeit benötigt. Darüber hinaus sind die Kennzahlen Grundlage für interne Vergleiche wie zum Beispiel Soll-Ist Analysen, Plan-Ist-Vergleiche und Ist-Ist-Vergleiche.

Abhängig von den Unternehmenszielen werden ganz unterschiedliche Kennzahlen verwendet. In der Regel sind die meisten Kennzahlen digital erfasst und können schnell abgerufen werden. Manchmal ist es aber auch notwendig, Personal-Kennzahlen manuell zu erfassen. Wichtig ist, dass die erhobenen Daten immer aktuell sind.

Dabei können diese Kennzahlen für die folgenden Themenfelder hilfreich sein:

• Recruiting: Cost-per-Hire, Bewerberanzahl pro Position, Einstellquote, Personalbeschaffungskosten pro Einstellung, Produktivität der Personalbeschaffung.

• Personalbestand: Personalstand, Brutto- und Netto-Personalbedarf, Behindertenquote, Frauenquote, Altersstruktur, Betriebszugehörigkeit, Arbeitskapazität.

• Personaleinsatz: Mitarbeiter-Produktivität, Soll- und Netto-Personalbedarf, Überstundenquote, Unfallquote, Elternzeit, Jahresurlaubsverteilung, Krankheitsquote.

• Personalentwicklung: Weiterbildungskosten, Weiterbildungsbedarf, Beförderungsquote, Weiterbildungszeit

• Mitarbeiterbindung: Abwesenheitsquote, Fluktuationsrate, Mitarbeiterzufriedenheit, Innovationskraft, Leistungsbereitschaft, Betriebsklima, Führungsverhalten, emotionale Bindung zum Unternehmen.