Personalakte: Aufbau, Inhalt, Arbeitsrecht, elektronische Personalakte

Beim Anlegen und Verwalten von Personalakten ist vieles zu beachten. Nach der Begriffsklärung gehen wir auf Inhalte und Aufbau der Mitarbeiterakte ein. Im Anschluss zeigen wir, welche gesetzlichen Bestimmungen für Mitarbeiterakten gelten, worin sich Akten von Mitarbeitern in der freien Wirtschaft und Beamten im öffentlichen Dienst unterscheiden und wie Software bei der Führung und Verwaltung helfen kann.

Was genau ist eine Personalakte?

Bis heute gibt es keine gesetzliche Definition des Begriffs "Personalakte". Lediglich im Öffentlichen Dienst lautet die Definition gemäß Paragraf 106, Abs. 1:

"Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Andere Unterlagen dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden."

Eine ähnliche Beschreibung gilt also auch für die Personalakte eines jeden anderen angestellten Beschäftigten in der freien Wirtschaft. Das heißt: Eine Personalakte enthält eine Sammlung von Daten und Dokumenten, die sich auf den Arbeitnehmer selbst, beziehungsweise auf sein Arbeitsverhältnis im Unternehmen bezieht. Die gesammelten Unterlagen sollen ein vollständiges sowie reales Bild über den Werdegang des Beschäftigten ermöglichen.

In Zeiten der Digitalisierung setzen die meisten Firmen auf digitale Personalakten. Jegliche Informationen werden also in elektronischer Form gespeichert und sind lediglich für befugte Personen zur Einsicht verfügbar. Damit solche elektronischen Akten gut vor dem Zugriff Dritter geschützt sind, müssen eine ganze Reihe von Datenschutz-Regeln befolgt werden; Eine entsprechende Unterweisung der Personaladministration ist sinnvoll.

Wie ist die Mitarbeiterakte aufgebaut?

Der Aufbau und die Struktur einer Mitarbeiterakte sind gesetzlich nicht festgelegt. Somit können Firmen selbst entscheiden, ob sie auf eine Software setzen und eine digitale Mitarbeiterakte anlegen oder, ob sie sich für die traditionelle Papierform entscheiden. Grundsätzlich sollten Firmen, die ein Dossier für ihre Arbeitnehmer anlegen, aber folgende Checkliste befolgen:

• Alle gesammelten Unterlagen sollten sich auf den Dienst, die Tätigkeit und das Dienstverhältnis des Arbeitnehmers beziehen.

• Beim Führen der Mitarbeiterakte dürfen die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers nicht verletzt werden.

• Es sollten alle datenschutzrechtlichen sowie betriebsverfassungsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

• Handelt es sich um das Dossier einer Beamtin oder eines Beamtes im Öffentlichen Dienst, müssen bestimmte sachliche Gesichtspunkte beachtet werden.

Was ist der Inhalt des Dokuments?

Ebenso wie die Form ist auch der Inhalt einer Mitarbeiterakte in der freien Wirtschaft nicht gesetzlich in einem Paragrafen oder speziellen Absatz festgelegt. Lediglich für Beamte und Beamtinnen sowie Mitarbeiter im Öffentlichen Dienst gilt ein vorgeschriebener Inhalt und Aufbau. Welche personalbezogenen Unterlagen und Einträge sich in einer solchen Akte befinden, kann also anhand von firmeninternen Kriterien festgelegt werden. In der Regel können HR-Abteilungen oder zuständige Behörden während des Dienstverhältnisses folgende Dokumente sammeln:

• Den Schriftwechsel zwischen Unternehmen und Mitarbeiter,

• persönliche Daten zur betreffenden Person,

• Bewerbungsunterlagen,

• die Ergebnisse von Auswahlprüfungen,

• den Arbeitsvertrag,

• Personalfragebögen,

• Angaben zur Sozialversicherung,

• Berichte über Arbeitsunfälle,

• amtlich Urkunden,

• Leistungsbeurteilungen und Arbeitszeugnisse,

• das Führungszeugnis der Person,

• Urlaubsanträge und Urlaubsbewilligungen,

• Krankheitsbescheide, für die der Arbeitgeber einen Unterrichtsanspruch hat,

• Vermerke über eine Mitgliedschaft im Personalrat oder Betriebsrat,

• besondere Vereinbarungen,

• bei besonderem Grund auch mögliche Darlehen,

• Kopien des Führerscheins des betroffenen Mitarbeiters,

• Erklärungen über Nebenbeschäftigungen,

• Nachweise zu Weiterbildungen.

Was darf nicht in die Personalakte?

Darüber hinaus gibt es auch Unterlagen, die in der Akte eines Mitarbeiters nichts verloren haben. Dies betrifft prinzipiell alle Dokumente und Unterlagen, die nicht im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Zum Beispiel:

• Die privaten Vorlieben des Mitarbeiters,

• private Informationen bezüglich Social-Media-Accounts und Online-Plattformen,

• Listen mit Daten zum Umfang von Krankmeldungen sowie Krankheitsgründen,

• ärztliche Unterlagen und sensible Daten, die der Schweigepflicht unterliegen.

Welche arbeitsrechtlichen Aspekte gilt es sonst noch zu beachten?

Das Sammeln und Führen von relevanten Unterlagen ist zwar nicht verpflichtend, sobald jedoch eine Akte über die dienstlichen Verhältnisse angelegt wird, gibt es einiges zu beachten. Die rechtlichen Rahmenbedingungen zum Umgang mit einer manuellen oder digitalen Personalakte sind gemäß Arbeitsrecht in mehreren Absätzen genau definiert.

So hat der Arbeitgeber beziehungsweise die Personalabteilung bestimmte Rechte und Pflichten. Diese betreffen die Einführung des Dossiers, die Aufbewahrungsfrist der einzelnen Dokumente, die praktische Durchführung der Personalverwaltung und die Einsichtnahme einzelner berechtigter Mitarbeiter. Auch Arbeitnehmer müssen sich an festgelegte Anforderungen bezüglich der geführten Personalakte halten.

Fürsorgepflicht

Zunächst einmal unterliegt der Arbeitgeber einer Fürsorgepflicht. Diese gilt sowohl für analoge als auch für digitale Personalakten:

• Die Personalakte inklusive aller personenbezogenen Daten muss sorgfältig aufbewahrt werden.

• Nur wenige Mitarbeiter mit berechtigtem Interesse sollten Zugriff auf die enthaltenen Informationen haben.

• Der Inhalt der Akte muss streng vertraulich behandelt werden und darf auf keinen Fall öffentlich gemacht werden.

• Der unerlaubte Zugriff und eine Weitergabe an Dritte ist verboten.

Vor allem bei einer digitalen Verwaltung gilt es den letzten Punkt zu beachten. Im Rahmen des Datenschutzes müssen Firmen spezielle Vorkehrungen treffen, die dafür sorgen, dass die Aktenaufbewahrung in digitaler Form gemäß den gesetzlichen Vorschriften organisiert ist. Beim Anlegen von mehr als 10 digitalen Personalakten muss der Arbeitgeber einen Datenschutzbeauftragten einstellen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zustimmung des Arbeitnehmers. Denn dieser muss sich ausdrücklich damit einverstanden erklären, dass eine analoge oder elektronische Dokumentation von personenbezogenen Daten und relevanten Informationen stattfindet. Dabei stimmt er der Einführung eines Dossiers, der Erhebung von Daten sowie der Verwaltung, Archivierung und Übermittlung von entsprechenden Daten zu.

Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich empfiehlt es sich eine analoge oder digitale Personalakte so lange aufzubewahren, wie der Mitarbeiter im Unternehmen tätig ist. Doch auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt es laut gesetzlichen Vorgaben bestimmte Fristen bei der Aufbewahrung echter oder elektronischer Dokumente zu beachten. Hierfür gelten folgende gesetzlichen Regelungen:

• Dokumente, die im Zusammenhang mit eventuellen Schadenersatzansprüchen des Mitarbeiters stehen, müssen 3 Jahre lang aufbewahrt werden.

• Dokumente, die eine steuerliche Relevanz haben, müssen 6 Jahre lang aufbewahrt werden.

• Buchungsbelege, die bezüglich des beruflichen Werdegangs des Beschäftigten hinterlegt wurden, dürfen 10 Jahre lang nicht vernichtet werden.

• Sonstige Unterlagen im Zusammenhang mit der Pensionskasse oder Versorgungsansprüchen stehen, dürfen 30 Jahre lang nicht vernichtet werden.

Entfernung einer Abmahnung

Im Arbeitsrecht gibt es keine rechtlichen Aspekte zur Verjährung einer Abmahnung. Allerdings gibt es Möglichkeiten und Rechte, wie ein Arbeitnehmer seine Abmahnung aus einer analogen oder digitalen Personalakte entfernen kann:

1. Soweit falsche Angaben in einer Abmahnung enthalten sind, sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese aus der Personenakte zu entfernen.

2. Wenn die Abmahnung zwischenzeitig gegenstandslos ist, kann diese ebenfalls entfernt werden. Dies ist meist der Fall, wenn sie bereits eine Weile zurückliegt und nicht mehr dem aktuellen Stand entspricht.

Einsicht des Arbeitsnehmers

Gemäß Paragraf 83 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes hat jeder Arbeitnehmer das Recht, Einsicht in die eigene Personalakte zu erhalten. Allerdings muss die Personalakten Einsicht vorab beim Vorgesetzten beantragt werden. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Akte in Papierform oder eine digitale Personalakte handelt. Abs. 2 des Gesetzes regelt zudem das Recht von Mitarbeitern, unrichtige Angaben zu ändern oder zu beseitigen.

Datenschutz

Das Bundesdatenschutzgesetz enthält besondere Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten von Beschäftigten. Eine der wichtigsten Regeln ist die Tatsache, dass die Verarbeitung jeglicher Daten zweckgebunden sein muss. Das heißt: Die gesammelten Daten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn sie für folgende Zwecke notwendig sind:

• Die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses,

• die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses,

• die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses,

• zur Interessensvertretung des Beschäftigten,

• zur Aufdeckung von Straftaten.

Liegt kein Speicherungszweck mehr vor, müssen die Daten gemäß Datenschutz-Grundverordnung gelöscht werden. Doch auch hier gilt es spezielle Aufbewahrungsfristen zu beachten. Für einen allumfänglichen Datenschutz sollten Unterlagen von Arbeitnehmern am besten nicht in Papierform, sondern als digitale Personalakte gespeichert werden.

Laut Experten sind digitale Unterlagen grundsätzlich leichter zu sichern. Hierfür empfiehlt sich die Verwendung einer Software. Diese erleichtert nicht nur das Anlegen und Verwalten von elektronischen Personalakten, die meisten Software-Programme bieten auch eine deutlich besseren Schutz. 

Wie und wann wird die Mitarbeiterakte angelegt?

Grundsätzlich beginnt das Anlegen einer Mitarbeiterakte, wenn ein Dienstverhältnis zustande kommt. Das heißt: Sobald der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, startet die Akte mit den Bewerbungsunterlagen und dem Vertrag zwischen dem Mitarbeiter und dem neuen Arbeitgeber. Bei einem Auszubildenden kann der Beginn der Ausbildung genutzt werden, um ein solches Dossier anzulegen.

Ab diesem Zeitpunkt werden alle weiteren relevanten Dokumente im Dossier hinterlegt. Das können dienstliche Beurteilungen, Abmahnungen, Angaben zu benötigten Arbeitsmitteln und Ähnliches sein. Wird das Beschäftigungsverhältnis beendet, wird in der Mitarbeiterakte die betriebsbedingte oder verhaltensbedingte Kündigung hinterlegt.

Wie wird die elektronische Personalakte geführt?

Mit fortschreitender Digitalisierung ist eine digitale Transformation von der Aufbewahrung personenbezogener Daten in Papierform zur digitalen Personalakte unvermeidbar. Somit setzen nicht nur personalverwaltende Behörden und Konzerne auf eine digitale, praktische Durchführung, sondern auch kleine Unternehmen greifen mittlerweile fast ausschließlich zu Software, um ein vollständiges elektronisches Verzeichnis aller bestehenden sowie neuen Mitarbeiter zu erhalten.

Ein digitales Archiv ist mit allen Personalinformationen gefüllt und beschleunigt den Ablageprozess enorm. Der Vorteil: Dokumente können einfach eingescannt und anschließend digital im System abgelegt werden. Dank der Suchfunktion des Systems ist es außerdem deutlich weniger Arbeit, digitale Personalakten ausfindig zu machen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass auch standortübergreifend Zugriff auf Informationen gewährt werden kann. Darüber hinaus sparen Firmen durch Digitalisierung und moderne IT-Systeme Platz, denn digitale Personalakten werden lediglich im System gespeichert und müssen nicht extra in Sicherheitsschränken abgelegt werden.

Welche Besonderheiten gibt es für Personalakten im öffentlichen Dienst?

Gemäß Paragraf 106 des Bundesbeamtengesetzes muss für jeden Beamten und jede Beamtin eine Personalakte geführt werden. Somit ist es für Arbeitgeber verpflichtend, ein vollständiges Verzeichnis für Personen anzulegen, die im öffentliche Dienst beschäftigt sind.

Meistens handelt es sich dabei um eine digitale Akte, die den Vorteil hat, dass sie bundesweit abgerufen und eingesehen werden kann. Es werden alle relevanten Informationen bezüglich eines Beamten oder einer Beamtin automatisch gespeichert, sobald er oder sie mit der Ausbildung fertig ist und den ersten Arbeitsvertrag unterzeichnet hat.