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Mitarbeitergespräch: Begriff, Ablauf, Vorbereitung und Feedback

Nicola Lehrle
Lesezeit: ca. 10 Minuten

Das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Tool für Unternehmen. Sie können ihren Mitarbeitern eine Rückmeldung bezüglich ihres Verhaltens geben und herausfinden, wie sich der Mitarbeiter in seiner Tätigkeit fühlt und welche Karriere er anstrebt. Zudem können sie für sich selbst Feedback einholen. Wir verraten, wie ein Mitarbeitergespräch abläuft, zu welchen Anlässen ein solches Gespräch geführt wird und wie sich alle Beteiligten darauf vorbereiten können. Darüber hinaus informieren wir über die häufigsten Fragen in einem Personalgespräch, gehen auf die rechtliche Lage ein und zeigen, was ein solches Gespräch erfolgreich macht.

Was genau wird unter einem Mitarbeitergespräch verstanden?

Ein Mitarbeitergespräch wird oftmals auch als Feedbackgespräch oder Personalgespräch bezeichnet. Es wird in der Regel zwischen einem Mitarbeiter und einer Führungskraft geführt und dient dem beidseitigen Feedback. Dabei werden aktuelle Probleme und Entwicklungen besprochen und Zielvereinbarungen für die nahe Zukunft festgelegt.

Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?

In der Regel dauert ein Mitarbeitergespräch zwischen 30 und 60 Minuten. Dabei werden bei jedem Gespräch grundsätzlich folgende fünf Phasen durchlaufen:

1. Gesprächseinstieg

Damit ein Feedbackgespräch positiv und erfolgreich verläuft, bedarf es einem gelungenen Einstieg. Deshalb sollten Führungskräfte eine Gesprächsstruktur vorbereiten und sich, bereits vor dem Termin, gut mit den zu besprechenden Themen auseinandersetzen. Beim Gesprächseinstieg sollten Vorgesetzte eine offene und angenehme Atmosphäre schaffen, die ein ruhiges und ungestörtes Vier-Augen-Gespräch ermöglicht. Hierzu eignen sich ein Treffen an einem abgelegener Platz und der Einstieg mit etwas Smalltalk.

2. Analyse und Feedback

Im nächsten Schritt beginnt die intensive Phase des Mitarbeitergesprächs. Dabei blicken Führungskraft und Mitarbeiter auf folgende Punkte:

  • Die bisherigen Aufgaben und Projekte,

  • die erbrachte Leistung,

  • die größten Erfolge im Unternehmen.

Das Ziel ist eine genaue Analyse aus der Sicht des Vorgesetzten und des Mitarbeiters. Es wird besprochen was besonders gut gelaufen, und was weniger gut gelaufen ist.

Oftmals verwenden Vorgesetzte hierfür die Zielvereinbarung des letzten Gesprächs. Anhand dieser kann genau überprüft werden, welche Ziele erreicht wurden, und welche nicht. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich zu erklären und müssen sich im Zweifelsfall auch auf Kritik einstellen. Dabei gilt es Verantwortung zu übernehmen und konstruktive Lösungen für die Zukunft zu finden.

3. Planung und Ziele

Im nächsten Schritt werden neue Aufgaben und künftige Tätigkeiten besprochen. So kann es auch sein, dass ein Mitarbeiter mehr Verantwortung zugewiesen bekommt, sich sein Aufgabenbereich vergrößert oder ein höheres Budget für seine Abteilung erhält. 

Dabei gilt es zu beachten, dass diese Veränderungen nicht einseitig sind, sondern von beiden Seiten mitgestaltet werden können. Dadurch können Angestellte direkt Einfluss auf alle weiteren beruflichen Entwicklungen nehmen und sich Ziele setzen, die realistisch und umsetzbar sind. Das bedeutet: Wenn Vorgesetzte ihren Mitarbeitern zu viele Aufgaben geben, können diese die getroffenen Vereinbarungen verweigern oder ihre persönlichen Ziele umformulieren.

In dieser Phase kommt es also auf eine gute Vorbereitung und eine klare Stellungnahme gegenüber dem Vorgesetzten an. Wer sich engagiert und kooperativ zeigt und dabei seine eigenen neuen Ziele vor Augen hält, hat gute Chancen, die Gesprächsführung zu übernehmen und die Kommunikation zu leiten.

4. Perspektive und Entwicklung

Im nächsten Schritt geht es um die künftige Perspektive und die persönliche Entwicklung im Unternehmen. Dabei sollte der Fokus auf dem kommenden Jahr liegen. Der wichtigste Tipp hierbei ist das Formulieren konkreter Vorstellungen. Deswegen sollte neben der mentalen Vorbereitung auch eine inhaltliche erfolgen.

Bei der Festlegung der künftigen Perspektive und Entwicklung können zum Beispiel folgende Fragen hilfreich sein:

  • Ist eine Fach- oder Führungskarriere gewünscht?

  • Welche Fähigkeiten sollen ausgebaut werden?

  • Welche Weiterbildungen und Entwicklungsmaßnahmen sind gewünscht?

  • Übernimmt das Unternehmen die Kosten hierfür?

Unser Tipp: In diesem Schritt solltest du über deine beruflichen Wünsche sprechen und konkrete Schulungsmaßnahmen ansprechen. Du musst klarstellen, welchen Mehrwert die gewünschte Personalentwicklung für das Unternehmen hat. Denn nur wenn beide Seiten profitieren, handelt es sich um eine tatsächliche Win-Win-Situation. Und nur dann sind Vorgesetzte auch gewillt, einer Schulungsmaßnahme zuzustimmen. 

5. Gesprächsabschluss

Mit einem kurzen Handschlag und einer freundlichen Verabschiedung ist es nicht getan. Denn bevor ein Feedback-Gespräch vorüber ist, sollten alle Vereinbarungen und Ziele schriftlich festgehalten werden. Das Anfertigen eines Protokolls sorgt dafür, dass beide Parteien den Inhalt des Gesprächs auch nach längerer Zeit nicht vergessen. Vor allem beim nächsten Gespräch sind die enthaltenen Informationen aus dem vorherigen Vier-Augen-Gespräch wichtig.

Unser Tipp: Damit festgelegte Ziele auch verfolgt werden, empfiehlt es sich eine Zielvereinbarung zu treffen. Anhand dieser werden Angestellte belohnt, sobald sie ein definiertes Ziel erreicht haben. Die Belohnung kann auf verschiedene Arten erfolgen. Konkrete Beispiele können eine Gehaltserhöhung, eine Weiterbildung oder auch eine Gewinnbeteiligung sein. Dies motiviert Arbeitnehmer zusätzlich, die eigene Leistung zu verbessern und der Zielsetzung zu folgen.

Zu welchen Anlässen werden Mitarbeitergespräche vereinbart?

Prinzipiell unterscheidet man zwischen zwei Arten von Mitarbeitergesprächen:

  1. Anlassbezogenen Gespräche und

  2. institutionalisierte Gesprächen.

Während anlassbezogene Gespräche von einem Arbeitnehmer oder einer Führungskraft initiiert werden, handelt es sich bei institutionsbezogenen Gesprächen um regelmäßige Mitarbeitergespräche, die auch ohne besonderen Bezugspunkt stattfinden.

Das heißt: Institutionalisiertes Mitarbeitergespräche dienen dem gegenseitigen Feedback und bewerten die Leistung des Arbeitnehmers. In der Regel folgen sie einem Leitfaden und können mit Hilfe von einer Checkliste abgearbeitet werden. Dabei erhalten Angestellte eine Rückmeldung bezüglich guter Leistungen und konstruktive Kritik; Beziehungsweise negatives Feedback für weniger gute Leistung. Anschließend sollten Arbeitgeber und Vorgesetzte immer die Möglichkeit zur Verbesserung und Weiterentwicklung geben.

Anlassbezogene Gespräche werden dagegen immer auf Grund eines speziellen Kontextes vereinbart. Die häufigsten Gründe für anlassbezogene Mitarbeitergespräch sind zum Beispiel folgende:

  • Konflikte im Team,

  • besonders schlechte oder ausgesprochen gute Leistungen,

  • Prozessänderungen und Eingriffe in bisherige Arbeitsabläufe,

  • Arbeitsunfälle,

  • die Optimierung von Arbeitsabläufen,

  • die Nichteinhaltung von Richtlinien und Vorgaben,

  • eine längere oder häufige Krankheit eines Arbeitnehmers.

Wer führt das Mitarbeitergespräch im Unternehmen?

Grundsätzlich wird ein Mitarbeitergespräch immer zwischen einem Vorgesetzten und einem Mitarbeiter geführt. Dabei gilt meist das Vier-Augen-Prinzip. In manchen Fällen, zum Beispiel in Konfliktgesprächen, sind aber auch weitere Parteien anwesend.

Gemäß Paragraph 82 Absatz 2 des Betriebsverfassungsgesetzes kann ein Angestellter während eines Mitarbeitergesprächs auf die Anwesenheit eines Betriebsratsmitglieds bestehen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn es sich um ein Konfliktgespräch zwischen gegnerischen Parteien handelt.

Wie können sich Mitarbeiter und Vorgesetzte auf das Gespräch vorbereiten?

Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch bedarf einer guten Vorbereitung. Deshalb sollten sowohl Mitarbeiter als auch Chefs gut vorbereitet sein. Wir zeigen, was Angestellte und Chefs wissen sollten und geben wichtig Tipps zur Vorbereitung:

Tipps zur Vorbereitung für Angestellte

  • Umfassende Vorbereitung: Um optimal auf das jährliche Mitarbeitergespräch vorbereitet zu sein, sollten Arbeitnehmer sich mit den vereinbarten Zielen und dem Gesprächsprotokoll aus dem letzten Jahr auseinandersetzen. Dies ermöglicht einen klaren Rückblick auf das vergangene Jahr und einen konkreten Ausblick aufs nächste Jahr.

  • Kritik am Chef: Ein wichtiger Bestandteil beim Thema Mitarbeitergespräch ist die Kritik am direkten Vorgesetzten. Dabei sollten alle Fehler möglichst respektvoll und sachlich angesprochen werden.

  • Ziele äußern: Ebenso relevant bei einem Mitarbeitergespräch sind die Ziele für die weitere Zusammenarbeit. Gute Mitarbeiter sollten klare Ziele nennen können.

  • Umgang mit Kritik: Wer in einem Personalgespräch mit vorbildlichem Verhalten überzeugen möchte, sollte wissen, dass Kritikfähigkeit hilfreich ist. Somit sollten Angestellte auch bei Kritik positiv bleiben, gut zuhören und sich einsichtig sowie lernfähig zeigen.

  • Den Leitfaden kennen: Im Idealfall sollten Gesprächsteilnehmer sich bereits vor dem Gespräch über den Leitfaden ihres Unternehmens und den Sinn und Zweck des Gesprächs informieren.

  • Gehaltsverhandlungen: Wenn es sich um ein jährliches Mitarbeitergespräch handelt, ist dies die beste Gelegenheit, um das Thema Gehalt anzusprechen. Hierfür sollten die Erfolge der letzten Zeit und alle erreichten Ziele seit dem letzten Mitarbeitergespräch erwähnt werden. Zumeist werden aber Gehaltsgespräche getrennt von Feedback-Gesprächen geführt.

Tipps zur Vorbereitung für Chefs

  • Organisatorische Vorbereitung: Für eine gelungene Vorbereitung sollten Führungskräfte folgende Punkte vorbereiten: Alle erforderlichen Informationen und Unterlagen, eine Auflistung eigener Ziele und Interessen, den Umgang mit eventuellen Meinungsverschiedenheiten und Konflikten.

  • Ausreichend Zeit einplanen: Zeitdruck schadet dem Gesprächsklima. Deshalb sollten Vorgesetzte diesen Fehler vermeiden und ausreichend Zeit für die Kommunikation mit dem betroffenen Mitarbeiter einplanen.

  • Angemessene Gesprächsumgebung: Eine angenehme Umgebung kann das Gespräch positiv beeinflussen und für eine entspannte Atmosphäre und offene Kommunikation sorgen. Deshalb sollte vor der Durchführung ein passender Raum gefunden werden.

  • Dialog anstatt Monolog: Bei einem Mitarbeitergespräch geht es nicht um eine einseitige Rückmeldung, sondern um einen Austausch. Dabei sollten Mitarbeiter zu Wort kommen und die Chance haben, sich umfangreich über Ansichten, Standpunkte und Einschätzungen zu äußern. Hierzu eignen sich vor allem offene Fragen.

  • Positives Feedback: Selbst, wenn Führungskräfte Kritik äußern müssen, sollten sie auch immer positive Aspekte erwähnen. So fällt die Beurteilung nie ausschließlich negativ aus.

  • Klare Aussagen: Gute Mitarbeitergespräche beruhen auf einer klaren Kommunikation. Deshalb sollten die beteiligten Gesprächspartner am besten Ich-Botschaften formulieren und deutlich in ihrer Aussage sein. Im besten Fall sollten Führungskräfte sich bereits vor dem Gespräch auf diese Aufgabe vorbereiten.

  • Gesprächsleitfaden erstellen: Ebenso wichtig ist es einen Leitfaden vor dem Termin vorzubereiten. Dieser sollte wie eine Checkliste erstellt werden und die wichtigsten Fragen beantworten: Was ist das Ziel des Gesprächs? Wie soll dieses erreicht werden? Mit welchen Reaktionen ist zu rechnen? Sind Schwierigkeiten zu erwarten? Was soll nach dem Gespräch passieren?

Welche Fragen und Antworten sind in Mitarbeitergesprächen üblich?

Neben Feedback dreht sich das Mitarbeitergespräch auch um die Motivation, das Arbeitsklima und das allgemeine Wohlbefinden des Angestellten. Auch wenn der Ablauf immer ein wenig abweicht, sind es meist dieselben Fragen und Inhalte, die während der Unterhaltung auftauchen. Grundsätzlich können Mitarbeiter, während sie einen solchen Dialog führen, mit folgenden Fragen rechnen:

  • Fühlen Sie sich wohl in Ihrem Team?

  • Über welches Thema möchten Sie gerne sprechen?

  • Was können wir tun, damit Sie gerne weiterhin für uns arbeiten?

  • Haben Sie spezielle Wünsche oder Verbesserungsvorschläge?

  • Was gibt Ihnen zurzeit besonders viel Motivation?

  • Hätten Sie ein Projekt eines Kollegen gerne selbst übernommen?

  • Haben Sie Ideen, wie Sie sich weiterentwickeln möchten?

  • Unter welchen Voraussetzungen wären Sie noch erfolgreicher?

  • Was haben Sie Neues bei Ihrer Arbeit im Unternehmen gelernt?

  • Welche Aufgaben und Arbeiten übernehmen Sie besonders gerne?

  • Welche Ihrer Fähigkeiten nutzen Sie bis jetzt noch gar nicht?

  • Was kann ich als Führungskraft besser machen?

Was zeichnet ein gelungenes Gespräch mit Mitarbeitern aus?

Um ein erfolgreiches Personalgespräch zu führen, ist eine umfassende Vorbereitung und eine klare Zielsetzung notwendig. Außerdem sind eine Begegnung auf Augenhöhe sowie ein ehrlicher und respektvoller Austausch notwendig, um ein wirklich tiefgreifendes Personalgespräch zu führen.

Die wichtigsten Punkte, die hierbei beachtet werden sollten, sind folgende:

  • Eine konzentrierte und ruhige Gesprächsführung,

  • ein strukturierter Ablauf, beziehungsweise ein roter Faden, der sich durch das Gespräch zieht,

  • aktives Zuhören und gegenseitiges Ausreden lassen,

  • konstruktive und objektive Diskussionen,

  • gleiche Redeanteile für beide Parteien,

  • das Führen eines Protokolls,

  • die Festsetzung realistischer Ziele,

  • ein motivierender Gesprächsabschluss.

Wie wird motivierendes konstruktives Feedback gegeben?

Konstruktives Feedback zu geben ist nicht immer einfach, denn bei der Äußerung von Feedback ist auch meist eine Form der Kritik enthalten. Somit kann es selbst bei guten Absichten passieren, dass das Feedback falsch aufgenommen wird und es zu Verletzungen oder Missverständnissen des Gegenübers kommt. Deshalb sollte folgende Checkliste beachtet werden:

Feedback sollte stets:

  • beschreibend, nicht wertend sein,

  • auf ein bestimmtes Verhalten und nicht auf die ganze Person bezogen sein,

  • sachlich korrekt und nachvollziehbar sein,

  • zeitnah und rechtzeitig mitgeteilt werden.

Dürfen Mitarbeitergespräche von Arbeitnehmern verweigert werden?

Ein Arbeitgeber darf Angestellte grundsätzlich jederzeit zu einem Gespräch auffordern, solange dieses im Zusammenhang mit der Arbeit steht. Arbeitnehmer dürfen ein solches Gespräch nicht ablehnen, denn es zählt zu ihren arbeitsvertraglichen Pflichten.  Lediglich wenn es um die Änderung des Arbeitsvertrags geht, dürfen Mitarbeiter die Aufforderung ablehnen. 

Über die Autorin: Nicola Lehrle
Nicola Lehrle

Nicola Lehrle ist als Redakteurin bei hiral tätig. In ihrer beruflichen Laufbahn mit Schwerpunkt Marketing konnte sie im HR vielerlei Erfahrung sammeln. Ihr Fokus liegt auf Ratgebern und Fachtexten zu unterschiedlichen Themen im Bereich Personal/HR. Nicola möchte mit ihren Texten den Lesern auch komplizierte Sachverhalte möglichst einfach erklären.

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