Mitarbeiterbefragung: Definition, Arten, Durchführung, Tipps
Mitarbeiterbefragungen sind ein beliebtes und kostengünstiges Tool, um das Stimmungsbild von Mitarbeitern im eigenen Unternehmen zu erheben. Je nach Art der Befragung können Unternehmen erkennen, wie es um die Mitarbeiterzufriedenheit, das Engagement, die interne Kommunikation und die Haltung gegenüber der Unternehmenskultur steht. In diesem Ratgeber verraten wir, welche Ziele eine solche Meinungsumfrage bei Mitarbeitern verfolgt, wie sie durchgeführt wird und was es zu beachten gibt.
Was genau ist eine Mitarbeiterbefragung?
Eine Mitarbeiterbefragung ist eine systematisch durchgeführte Befragung von Mitarbeitern eines Unternehmens, um deren Meinungen und Einschätzung zu erfassen. Dabei wird meist nach Meinungen über bestimmte interne Bereiche und Abläufe gefragt. In der Regel beziehen sich solche Umfragen auf die Zufriedenheit im Unternehmen, den Arbeitsalltag und den Umgang zwischen den Teamkollegen.
Die Ergebnisse können anschließend ausgewertet und zielorientiert genutzt werden. Mitarbeiterbefragungen werden also eingesetzt, um die aktuelle Situation zu erfassen und danach Verbesserungen umzusetzen; Zum Beispiel die Steigerung der Leistungsmotivation, eine Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit oder die Optimierung interner Abläufe.
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Welche Ziele verfolgen Führungskräfte mit Mitarbeiterbefragungen?
Wenn eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt wird, soll damit die Meinung und das Stimmungsbild der Mitarbeiter erhoben werden. Bei einer solchen Maßnahme werden in der Regel Fragen zu folgenden Themen gestellt:
Zum Betriebsklima,
zur Motivation von Mitarbeitern,
zur Unternehmenskultur,
zur Führungskultur,
zur Employer Brand.
Anhand der Analyse und Auswertung von Fragebögen, können Optimierungspotentiale im eigenen Unternehmen analysiert und behoben werden. Dabei werden vor allem folgende Ziele verfolgt:
Ein verbessertes Arbeitsklima,
eine gestärkte Unternehmenskultur,
eine gesteigerte Motivation der Mitarbeiter,
eine verbesserte Führungskultur,
eine gestärkte Employer Brand,
eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung,
eine Schärfung der Unternehmensziele.
Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?
Je nach Art der Mitarbeiterbefragung kann das Ziel ein ganz unterschiedliches sein. Deshalb kann sich auch die Formulierung der Fragen und das Erstellen des Fragebogens ganz unterschiedlich gestalten. Prinzipiell unterscheidet man zwischen folgenden Mitarbeiterbefragung Fragebögen:
Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit
Hierbei werden die Meinungen von Angestellten zur Zufriedenheit im Unternehmen eingeholt. Dabei sind vor allem folgende Themen relevant:
Zufriedenheit mit dem Gehalt,
Zufriedenheit mit der Work-Life-Balance (Arbeitszeiten und Urlaubsregelung),
allgemeine Arbeitszufriedenheit,
Zufriedenheit von neuen Mitarbeitern mit dem Recruiting und Onboarding,
Gründe für das Verbleiben im Unternehmen,
Bewertung der Unternehmenspolitik.
Umfrage zur Unternehmenskultur
Wenn eine Befragung zur Bewertung der Unternehmenskultur durchgeführt wird, geht es darum, folgende Faktoren zu messen:
Interne Kommunikation,
Vision der Organisation,
Beziehung zum Team und anderen Abteilungen,
Bindung an das Unternehmen,
Employee Experience.
Umfrage zum Mitarbeiterengagement
Um herauszufinden, wie sich die Motivation der Belegschaft gestaltet, führen Unternehmen regelmäßige Mitarbeiterbefragungen bezüglich des konkreten Engagements einzelner Mitarbeiter durch. Eine solche Befragung ist die Grundlage für konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit. Bei der Umsetzung werden insbesondere die folgenden Informationen erhoben:
Kompetenz und das Wissen der Mitarbeiter,
Beziehung zu den Vorgesetzten,
Identifikation mit der Organisation und Tätigkeit,
Entwicklungspotenzial.
Professionelle Mitarbeiterbefragung: 360-Grad-Feedback
Eine weitere wichtige Form der Mitarbeiterbefragung ist das 360-Grad-Feedback. Bei dieser Art von Feedback werden überwiegend Führungskräfte von verschiedenen Perspektiven aus beurteilt. Die Bewertung kann durch Vorgesetzte, die Geschäftsleitung, Kollegen, Teammitglieder oder auch durch Kunden erfolgen.
Anhand eines 360-Grad-Feedbacks können Unternehmen eine umfangreiche Analyse erstellen und zum Beispiel eine Leistungsbewertung anhand des Ergebnisses vornehmen. Dieses erlaubt die Maßnahme einer individuellen Persönlichkeitsentwicklung.
Wie wird eine Befragung von Mitarbeitern durchgeführt?
Anhand von geeigneter Software können Online-Mitarbeiterbefragungen entweder von externen Dienstleistern oder direkt im eigenen Unternehmen durchgeführt werden. Dank Umfrage-Tools ist nicht nur das Planen von Online-Befragungen gut möglich, sondern auch die Auswertung im eigenen Unternehmen kein großer Aufwand mehr.
Unternehmen, die eine Mitarbeiterbefragung durchführen möchten, sollten dabei immer wie folgt vorgehen und folgende Tipps beachten:
Planung des Fragebogens und Prozesses: Hierbei sollten geeignete Fragen ausgewählt und bei der Vorbereitung auf Anonymität und Datenschutz geachtet werden.
Durchführung der Befragung: Alle Teilnehmer der Mitarbeiterbefragung sollten umfangreich informiert sein, damit sie möglichst konkrete, sinnvolle und ehrliche Antworten geben.
Auswertung der Mitarbeiterbefragung: Für eine möglichst schnelle Auswertung sollte ein Online-Tool oder notfalls eine Excel-Tabelle verwendet werden.
Maßnahmenplanung und -umsetzung: Nach dem Feedback an alle Beteiligten sollten konkreter Maßnahmen ausgearbeitet werden. Die Umsetzung der geplanten Maßnahmen sollte sorgfältig begleitet und beobachtet werden.
Follow-Up: Um zu sehen, ob die eingesetzten Maßnahmen erfolgreich sind, empfiehlt sich eine zeitnahe Überprüfung. Bei Bedarf sollten eingesetzte Instrumente entsprechend angepasst oder verändert werden.
In der nächsten Mitarbeiterbefragung können Ergebnisse validiert werden.
Wie werden Fallstricke bei der Mitarbeiterbefragung vermieden?
Damit eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich verläuft, sollten bestimmte Regeln beachtet werden. Diese gelten für den Inhalt der Fragebögen, für die Vorbereitung der Befragung und auch für die Befragten. Wer sich an die folgenden Regeln und Tipps hält, kann die Mitarbeiterbefragung als sinnvolles Instrument nutzen und typische Probleme vermeiden:
Den richtigen Zeitpunkt wählen
Grundsätzlich empfiehlt sich das Durchführen einer Mitarbeiterbefragung immer dann, wenn das Commitment beziehungsweise der Einsatz und die Motivation der Belegschaft optimierbar erscheint. Denn Unternehmen mit engagierten und motivierten Mitarbeitern sind deutlich erfolgreicher und profitabler als Firmen mit weniger engagierten Mitarbeitenden. So kann durch entsprechende Maßnahmen das Engagement und Commitment gefördert werden und dadurch können klar erkennbare Veränderungen und Ergebnisse erzielt werden.
Ein weiterer Zeitpunkt, zu dem eine Mitarbeiterbefragung Sinn macht, ist dann, wenn großes Verbesserungspotenzial besteht. Das heißt: Die Mitarbeiter leisten zwar gute Arbeit, es besteht allerdings die Möglichkeit, noch effizienter zu arbeiten. Auch in diesem Fall sollten Führungskräfte und Vorgesetzte eine interne Befragung von Mitarbeitern durchführen und diese zur Analyse der aktuellen Situation nutzen. Das Feedback kann als Basis für interne Veränderungen und Verbesserungen genutzt werden.
Anonymität gewährleisten und Datenschutz beachten
Ein ebenso wichtiger Faktor bei der Durchführung einer Befragung von Mitarbeitenden ist die Gewährleistung der Anonymität. Sobald die Mitarbeiter in ihrem Unternehmen das Gefühl haben, dass ihr ehrliches Feedback Konsequenzen haben könnte, kann dies das Ergebnis der Befragung verfälschen oder die Durchführung sabotieren.
Unser Tipp: Alle befragten Mitarbeiter sollten bereits vor der Teilnahme Informationen bezüglich der Anonymität erhalten. Ziel hierbei ist es, ein Feedback der gesamten Belegschaft zu erhalten und eine Auswertung zu erstellen, ohne die Meinung und die personenbezogenen Daten einzelner Teilnehmer zu veröffentlichen.
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Durchführung von Befragungen ist der technische Datenschutz gemäß DSGVO. Gerade bei Online-Umfragen ist es wichtig, dass eine sichere IT-Infrastruktur dafür sorgt, dass Online-Tools sicher genutzt werden können und den deutschen Datenschutz-Richtlinien entsprechen. Nur so ist eine garantiert sichere Kommunikation und Übermittlung aller erhobenen Daten möglich. Ebenso wichtig ist, dass bei der Auswertung die Identität einzelner Mitarbeiter nicht publik gemacht wird.
Die Arbeitnehmervertretung nicht außen vor lassen
Sobald die Vorgaben für den Fragebogen definiert und alle Ziele klar formuliert sind, kann das Management oder die verantwortliche Führungskraft den Betriebsrat informieren. Für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung ist es wichtig, dass die Arbeitnehmervertretung so früh wie möglich involviert wird. Denn bereits bei der Erstellung des Fragebogens kann es zu offenen Fragen und Problemen kommen und es besteht die Möglichkeit, dass der Betriebsrat Änderungen am Inhalt vornehmen möchte.
Auch die Ausrichtung und Durchführung liegt nicht allein in den Händen des Managements und der Führungskräfte, sondern erfordert die Abstimmung mit dem Betriebsrat in ihrem Unternehmen. Dieser hat zum Beispiel die Möglichkeit, bestimmte Bereiche zu streichen, offene Fragen zu bestimmten Themen zu verbieten oder die Auswertung der Umfrage zu hinterfragen und zu überwachen. Das Ziel hierbei: Sicherstellen, dass die Rechte der eigenen Mitarbeiter gewahrt werden.
Die Spielregeln klar machen
Damit eine Mitarbeiterbefragung wertvolle Erkenntnisse liefert, müssen verschiedene Faktoren beachtet werden. Gerade bei einer unternehmensweiten Mitarbeiterbefragung in einem großen Unternehmen ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter die Spielregeln für die Mitarbeiterbefragung beachten. Denn nur so ist ein klares und unverfälschtes Ergebnis möglich und eine solche Maßnahme sinnvoll.
Bevor Unternehmen eine Befragung durchführen, sollten sie den erstellten Fragebogen dem Betriebsrat zugänglich machen. Konkretes Ziel hierbei ist die Überprüfung auf Richtigkeit (wurden die richtigen Fragen ausgewählt, gibt es einen allgemeinen Leitfaden für Teilnehmer, werden geeignete Themen behandelt) und Anonymität (entspricht die Umsetzung dem Datenschutzgesetz, ist die Software und Methode DSGVO-konform, ist der Zugriff auf den Online-Fragebogen anonym).
Im nächsten Schritt werden alle Mitarbeitenden über den Fragebogen informiert und klare Anweisungen ausgegeben, wie bei dem Thema vorzugehen ist. Also zum Beispiel:
Wie Mitarbeiter daran teilnehmen könnten,
falls die Befragung via Software online erfolgt, wie sie sich hierfür anmelden können,
wie kurz oder lange die Antworten auf einzelne Fragen sein sollten,
welchen Zweck die Befragung und Auswertung hat,
wie viel Zeit sie sich für den Fragebogen nehmen dürfen,
wie ehrliche Antworten das Ergebnis der Umfrage fördern.
Unternehmen, die ihre Organisation regelmäßig überprüfen und die Zufriedenheit von Mitarbeitern steigern sowie Angestellte individuell fördern, profitieren von Produktivitägssteigerungen und Mitarbeitenden, die weniger krank sind und seltener kündigen. Zufriedene Mitarbeiter leisten wertvolle Arbeit und tragen zu einem verbesserten Betriebsergebnis bei.
