Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung: Das sollten Arbeitgeber wissen

Die meisten Unternehmen verwenden beim Erstellen von Lohnabrechnungen ein standardisiertes Muster. Einige Firmen setzen zwischenzeitlich auf eine Online Lohnabrechnung, um sicherzugehen, dass alle Abgaben und Bezüge korrekt erfasst werden. Doch was genau ist eine Lohnabrechnung überhaupt und welche Bestandteile enthält sie? Wir erklären, welchen Einfluss die Steuerklasse auf den Lohn hat, wie sich die Beiträge für Sozialabgaben und Steuern berechnen, und wie eine Lohnabrechnung online funktioniert.

Was genau wird unter einer Lohnabrechnung verstanden?

Unter einer Lohnabrechnung wird ein Dokument verstanden, dass alle notwendigen Informationen darüber enthält, wie sich der Lohn eines Angestellten über einen bestimmten Abrechnungszeitraum zusammensetzt. Solche Entgeltabrechnung werden in der Regel monatlich erstellt und per Post verschickt. In manchen Fällen wird Mitarbeitern die Lohnabrechnung auch persönlich ausgehändigt oder sie können sie online abrufen.

Dabei muss die Abrechnung des Lohns im Detail aufgeschlüsselt werden, damit die Entgeltabrechnung für Unternehmen, Mitarbeiter und Finanzamt exakt nachvollziehbar ist. Deshalb müssen in einer Lohnabrechnung alle relevanten Zahlen und Angaben bezüglich des Arbeitsentgelts angegeben sein.

Das bedeutet: Neben dem eigentlich Lohn müssen auch

• Beiträge zur Sozialversicherung,

• Steuern und Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge sowie

• andere Abgaben

vermerkt sein.

Heute wird eine Lohnabrechnung meist digital mit Hilfe von einer Software erstellt. Hierzu können von der Personalabteilgung bzw. dem Personalleiter kostenfreie und gebührenpflichte Software-Lösungen wie Lexoffice Lohn, Digital Lohn, Haufe Lexware oder auch DATEV verwendet werden. Viele Unternehmen greifen auch auf ein Gehaltsabrechnung Muster anhand einer Excel-Vorlagen zurück oder nutzen kostenfreie Cloud-Lösungen für die monatliche Abrechnung.

Wie unterscheidet sich die Gehaltsabrechnung von der Lohnabrechnung?

Auch wenn der Begriff Gehaltsabrechnung häufig als Synonym für eine Lohnabrechnung verwendet wird, handelt es sich dabei genau genommen um etwas anderes. Denn Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter auf zwei unterschiedliche Weisen zu entlohnen:

1.     Anhand von Lohn nach geleisteten Stunden,

2.     anhand von Gehalt mit Festbetrag.

Wenn ein Arbeitgeber Lohn zahlt, wird der Arbeitnehmer gemäß seiner geleisteten Arbeitsstunden bezahlt. Somit kann der Betrag der Entlohnung monatlich variieren. 

Soweit ein Arbeitgeber Gehalt zahlt, erhält der Arbeitnehmer eine monatlich festgelegte Summe. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Arbeitsstunden tatsächlich geleistet wurden. 

Um herauszufinden, ob es sich in einer Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung um Lohn oder Gehalt handelt, kannst du im Hauptteil unter der Sektion "Brutto-Bezüge" nachsehen.

Wie ist der Aufbau einer Gehaltsabrechnung?

Laut Gesetz ist im Paragraf 108 Absatz 3 Satz 1 GewO genau geregelt, was in einer Lohnabrechnung beziehungsweise in einer Gehaltsabrechnung enthalten sein muss. Im Folgenden zeigen wir, wie genau sich der Aufbau einer Gehaltsabrechnung gestaltet, und welche Bestandteile im Detail aufgeführt sein müssen:

Kopfteil

• Der Name und die Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer,

• das Bezugsdatum und das Erstellungsdatum der Entgeltabrechnung,

• die Steuer- und Sozialversicherungsdaten des Arbeitnehmers und

• die persönlichen Daten sowie die Urlaubsdaten des Arbeitnehmers.

Hauptteil

• Der Brutto-Lohn beziehungsweise das Gehalt,

• alle Sachbezüge und geldwerte Vorteile,

• die vermögenswirksamen Leistungen,

• der Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge,

• alle Steuerfreibeträge,

• die Abgaben zur Kirchensteuer,

• die Beiträge zur Sozialversicherung des Arbeitnehmers (Pflegeversicherung, Krankenversicherung/Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung),

• die persönlichen Abzüge,

• alle Aufwandsentschädigungen,

• der Auszahlungsbetrag.

Schlussteil

• die Kontodaten des Arbeitnehmers,

• die Gesamtsumme des Arbeitgebers sowie

• die Verdienstbescheinigung.

Welchen Einfluss haben Lohnsteuerklassen auf das Nettogehalt?

Die Lohnsteuerklasse hat einen großen Einfluss darauf, wie viel Steuern Arbeitgeber gesetzlich vom Bruttogehalt abziehen müssen. Dabei wird zwischen folgenden sechs Lohnsteuerklassen unterschieden:

• Steuerklasse I: Alleinstehende Personen, also unverheiratete, ledige, geschiedene oder verwitwete Angestellte.

• Steuerklasse II: Alleinerziehende mit mindestens einem minderjährigen Kind.

• Steuerklasse III: Verheiratete oder eingetragene Lebensgemeinschaften. Diese Lohnsteuerklasse ist nur in Kombination mit Steuerklasse V möglich.

• Steuerklasse IV: Verheiratete oder gleichgeschlechtliche Paare, die beide in derselben Steuerklasse veranlagt sind.

• Steuerklasse V: Verheiratete oder gleichgeschlechtliche Ehepaare, deren Partner in der Steuerklasse III veranlagt ist.

• Steuerklasse VI: Ledige, verheiratete oder gleichgeschlechtliche Personen mit zwei oder mehreren Jobs. Zum Beispiel geringfügig Beschäftigte.

Wie werden Beiträge für Steuern und Sozialabgaben berechnet?

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen Steuern und Sozialabgaben für seine Beschäftigten abführen. Diese werden immer anhand des individuellen Bruttolohns des Arbeitnehmers berechnet und anschließend von der Buchhaltung abgeführt. Dabei muss die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers folgende Steuern an das Finanzamt entrichten:

• die Lohnsteuer,

• die Kirchensteuer,

• den Solidaritätszuschlag.

Darüber hinaus muss die Buchhaltung dafür sorgen, dass die Sozialabgaben aller Arbeitnehmer an die gesetzliche Krankenkasse bzw. die Renten- und Arbeitslosenversicherung abgeführt werden. Auch hier gilt der Bruttolohn des Angestellten als Basis für die Berechnung. Dabei werden Beträge für jeden Beschäftigten für folgende Posten abgeführt:

• Die Krankenversicherung,

• die Rentenversicherung, 

• die Pflegeversicherung,

• die Arbeitslosenversicherung.

Wie bereits erwähnt wird als Grundlage der Berechnung immer vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers ausgegangen. Die Höhe der Lohnsteuer bemisst sich dagegen nicht nur am Gehalt, sondern auch an der Lohnsteuerklasse. Somit wird ein Betrag zwischen 15 und 45 Prozent vom Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers abgeführt.

Die Höhe der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags hängt dagegen immer von der Höhe der Lohnsteuer ab. Derzeit beträgt der Beitrag des Solidaritätszuschlags grundsätzlich 3,5 Prozent der Lohnsteuer. Allerdings fällt der Soli seit dem Jahr 2021 für 90 Prozent aller Steuerzahler komplett weg und bei weiteren 6,5 Prozent entfällt er zumindest teilweise. Der Beitrag für die Kirchsteuer liegt derzeit nahezu bundesweit bei 9 Prozent. In Bayern und Baden-Württemberg werden allerdings nur 8 Prozent berechnet.

Die Beiträge zur Sozialversicherung machen hierzulande einen hohen Prozentsatz des monatlichen Gehalts aus. Dabei werden die Abzüge zu 50 Prozent vom Arbeitgeber und zu 50 Prozent vom Arbeitnehmer getragen.

Wie funktioniert eine Online Lohnabrechnung?

Viele Unternehmen setzen bereits auf Online Abrechnungen. Ob es sich um eine digitale, oder um eine manuelle Lohnabrechnung hält, macht zunächst einmal keinen Unterschied: Der Inhalt muss gesetzlich immer der gleiche sein.

Allerdings lohnt es sich für viele Arbeitgeber, auf eine kostenfreie oder gebührenpflichtige Software zuzugreifen und anhand eines Musters eine Gehaltsabrechnung zu erstellen. Der Vorteil: Beim Erstellen der Gehaltsabrechnung kann auf digitale Personalakten zurückgegriffen werden und mit wenigen Angaben kann der integrierte Brutto-Netto-Rechner alle Steuern und Abgaben ermitteln. Das heißt: Die Buchhaltung muss Angaben wie Abgaben zur privaten Krankenversicherung, Sachbezüge, geleistete Stunden oder die Steuer-ID des Arbeitnehmers nicht manuell einfügen, sondern kann auf ein Muster zugreifen, welches alle Informationen automatisch berechnet und eine vollständige und korrekte Entgeltabrechnung erstellt. Dazu werden nur einmalig die entsprechenden Stammdaten wie Steuerklasse, Krankenversicherung etc. erfasst.

Ein solches Vorgehen hat zum Beispiel den Vorteil, dass deutlich weniger Fehler passieren. Denn ein Programm mit Muster nutzt das Know-how des Softwareherstellers und ist gesetzkonform. Außerdem kann eine Muster Lohnabrechnung sicherstellen, dass Gehaltsabrechnungen 10 Jahre gespeichert und verwahrt werden. Viele Softwarepakete ermöglichen auch die direkte Kommunikation mit Instanzen wie dem Finanzamt oder Krankenkassen und hinterlegen automatisch jeglichen Schriftverkehr. Dies macht eine Lohnabrechnung online gerade bei falsch berechneten Abzügen enorm wertvoll.

Doch das Erstellen einer solchen Entgeltabrechnung hat auch Vorteile für Mitarbeiter, denn anschließend können Arbeitnehmer online auf die bereitgestellten Dokumente zugreifen und sich somit jede Menge Zeit sparen.

Welche Konsequenzen drohen bei fehlerhafter Lohnabrechnung?

Da es sich bei der Entgeltabrechnung um ein steuerrelevantes Dokument handelt, müssen alle Angaben, Informationen und Daten auf einem solchen Dokument korrekt sein. Ist dies nicht der Fall, und wurden bei der Erstellung und Abrechnung im Unternehmen Fehler gemacht, muss mit gesetzlichen Konsequenzen gerechnet werden.

Dabei gilt: Wurden Fehler bei der Berechnung gemacht, und die Abrechnung hat zum Beispiel zu wenig oder zu viel Steuern berechnet, müssen diese innerhalb von drei Monaten rückwirkend korrigiert werden. Hierzu sollte sich die zuständige Abteilung bei einer Online Abrechnung via Software über das Online-Tool melden. Ansonsten kann die Buchhaltung den Betrag korrigieren, indem sie sich direkt an das Finanzamt wendet. Somit können Angaben der Lohnsteuer-Anmeldung vom Arbeitgeber sowohl online als auch schriftlich korrigiert werden.

Falls eine digitale oder manuelle Korrektur zur Gehaltsabrechnung verpasst wurde, kann das gravierende Folgen haben. Dies gilt ebenso, wenn zum Beispiel fällige Abgaben nicht fristgerecht an Ämter und Behörden gezahlt wurden. Denn fast immer unterliegen Abgaben einer gesetzlichen Frist. Wer drei aufeinander folgende Zahlung verpasst, macht sich strafbar. Ist dies der Fall, drohen Arbeitgebern ensprechend hohe Geld- und Freiheitsstrafen.