Homeoffice Regelung: Definition, Grundlagen, Regeln und Verankerung

Seit Beginn der Corona-Krise hat sich die Anzahl der Beschäftigten im Homeoffice nahezu verdoppelt. Fast ein Viertel aller Angestellten erledigte im November 2021 auf Grund des betrieblichen Infektionsschutzes ihre Arbeit - zumindest in Teilen - von zuhause aus. Obwohl die Homeoffice-Pflicht seit März 2022 nicht mehr gilt, ist das Thema Homeoffice bei vielen Unternehmen noch lange nicht vom Tisch. Denn sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben die Vorzüge erkannt.

Wir erklären, welche rechtlichen Rahmenbedingungen im Homeoffice gelten und welchen gesetzlichen Anspruch Arbeitnehmer auf Arbeit vom heimischen Schreibtisch haben. Darüber hinaus informieren wir über Verhaltensregeln am Homeoffice-Arbeitsplatz und zeigen, was in einer Homeoffice Vereinbarung festgehalten werden sollte.

Vorab: Ein Recht auf Homeoffice gibt es in Deutschland nicht.

In welchen Fällen ist Homeoffice möglich?

Wenn man vom Homeoffice spricht, ist damit die Tätigkeit gemeint, die in den eigenen vier Wänden des Arbeitnehmers ausgeführt wird. Also wenn alle Aufgaben nicht vor Ort im Betrieb, sondern vom häuslichen Arbeitsplatz aus, erledigt werden.

Damit Homeoffice möglich ist, muss zunächst überprüft werden, ob die auszuführende Tätigkeit überhaupt außerhalb des Betriebs erledigt werden kann. Grundsätzlich kann so ziemlich jede Bürotätigkeit oder andere vergleichbare Arbeit auch von zuhause aus durchgeführt werden. Voraussetzung hierfür ist die Bereitstellung des passenden Equipments.

Darüber hinaus muss überprüft werden, ob sich der entsprechende Mitarbeiter auch für das häusliche, beziehungsweise mobile Arbeiten eignet. Grundvoraussetzung ist hier Vertrauen. Darüber hinaus muss die Verschwiegenheit des Mitarbeiters und eine Einhaltung des Datenschutzes durch den Mitarbeiter sichergestellt werden.

Homeoffice vs. mobile Arbeit - was ist der Unterschied?

Spricht man von mobiler Arbeit, ist damit die Arbeit gemeint, die ortsunabhängig ausgeführt werden kann, zum Beispiel in der Bahn, in einem Café oder in einem Park. Wenn die Rede von Homeoffice ist, geht es dabei ausschließlich um die Erledigung der Arbeit im Haus oder der Wohnung des Mitarbeiters. Beide Arbeitsformen müssen klar unterschieden werden.

Die Corona-Pandemie ist ein gutes Beispiel hierfür. Auf Grund von SARS-CoV-2 wurden Corona-Maßnahmen wie die Homeoffice-Pflicht eingeführt, die lediglich die Tätigkeitsausübung im häuslichen Arbeitszimmer erlaubte. Mobile Arbeit war auf Grund von Covid-19 und der geltenden Corona-Arbeitsschutzverordnung keine Option. Somit konnten Firmen aus betrieblichen Gründen ihre Mitarbeiter nach Hause schicken und trotzdem von ihrer Arbeitsleistung profitieren. Der Vorteil: Selbst bei einem positiven Corona-Test und einer Corona-Infektion, konnten Mitarbeiter weiterhin für ihren Arbeitgeber tätig sein.

Was genau wird unter einer Homeoffice Regelung verstanden?

Da die rechtlichen Anforderungen an einen Homeoffice Arbeitsplatz relativ hoch sind, greifen viele Arbeitgeber zu einer Homeoffice Regelung. Diese vereinfacht die Zusammenarbeit und ermöglicht es, alle Details schriftlich festzuhalten. Eine solche Regelung muss der aktuellen Datenschutz-Grundverordnung entsprechen. Werden Regelungen getroffen, die nicht datenschutzkonform sind, drohen Bußgelder.

Viele Unternehmen bieten Arbeitsverträge oder eine Betriebsvereinbarung, die bereits genaue Vorgaben zum häuslichen Arbeitsplatz enthalten. Ist dies nicht der Fall, empfiehlt es sich, einen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in dem genaue Vereinbarungen getroffen werden. In einer solchen Homeoffice Vereinbarung sind in der Regel folgende Punkte geregelt:

Der Arbeitsort

Wird die Arbeit aus betriebsbedingten Gründen nicht im Betrieb des Arbeitgebers ausgeübt, muss ein konkreter Arbeitsplatz außerhalb festgelegt werden. In der Regel wird hier für Homeoffice Tage die Adresse des Mitarbeiters angegeben. Falls keine vertragliche Regelung über den Arbeitsort besteht, kann das Unternehmen den Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten einsetzen. Im Gegenzug dazu, hat der Mitarbeiter das Recht, von überall aus seine Arbeit zu verrichten. Im Normalfall macht der Arbeitgeber hier aber genaue Vorgaben, die es zu beachten gilt. 

Die Arbeitszeit

Auch für die Tätigkeit in den eigenen vier Wänden gilt das Arbeitszeitgesetz. Das heißt: Arbeitgeber müssen sich auch im Home-Office an die geltenden gesetzlichen Vorgaben halten. Diese betreffen unter anderem:

• Die Höchstarbeitszeit,

• Ruhepausen und Ruhezeiten,

• das Arbeitsverbot an Sonn- und Feiertagen.

Daneben kann ebenso eine Regelung bezüglich der Zeiterfassung getroffen werden. Dabei hat der Arbeitgeber das Recht, Mitarbeiter zur Aufzeichnung ihrer täglichen Arbeitszeit zu verpflichten. Somit müssen der Umfang sowie der Beginn und das Ende der Arbeitszeit festgehalten werden. In vielen Fällen greifen Unternehmen hier auf entsprechende Programme zurück, die von Angestellten genutzt werden.

Die Arbeitsmittel

Grundsätzlich empfiehlt sich eine vertragliche Vereinbarung bezüglich der Überlassung und Kostenerstattung der Arbeitsmittel im Home-Office. Dazu zählen beispielsweise:

• Büroeinrichtung,

• Kommunikationseinrichtungen und Software,

• die Beleuchtung,

• Heizung,

• die Anschaffung von Schreibutensilien.

Somit können beide Parteien festlegen, welche Arbeitsmittel dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden oder ob eine Kostenübernahme für bestimmte Aufwendungen erfolgt. Voraussetzung für bereitgestellte Arbeitsmittel ist allerdings immer, dass eine private Nutzung der Arbeitsmittel ausgeschlossen wird. In vielen Fällen vereinbaren Arbeitgeber auch eine Kostenpauschale.

Der Einsatz von privaten Arbeitsmitteln sollte bei Kostenübernahme durch den Arbeitgeber vermieden werden. Denn sobald private Arbeitsmittel für die Erbringung der Arbeitsleistung genutzt werden, kann es zu Überschneidungen und dadurch zu Problemen kommen. Im schlimmsten Fall bleibt der Mitarbeiter im Home-Office dann auf entstandenen Kosten sitzen.

Falls der Arbeitgeber die Kosten für das Homeoffice nicht übernimmt: Mit der sogenannten Homeoffice-Pauschale, die den privaten Aufwand für Arbeitsmittel im häuslichen Büro decken soll, können Arbeitnehmer Kosten steuerlich beim Finanzamt geltend machen.

Die Geheimhaltung und Verschwiegenheit

Ebenso wichtig für eine Tätigkeit im Homeoffice ist die Geheimhaltung und Verschwiegenheit. Dabei sollte sichergestellt werden, dass Gäste und Besucher sowie weitere Mitbewohner keine Möglichkeit haben, auf die Daten des Unternehmens zuzugreifen.

Für die Umsetzung eignen sich beispielsweise Schutzvorkehrungen wie ein Tastatur- oder Bildschirmschutz und das Verwenden von Passwörtern für firmeninterne Software oder E-Mail-Accounts. Zusätzlich dazu sollte eine Informationspflicht bei Verlust oder Diebstahl von Geräten gelten.

Das Zutrittsrecht

Ist der Arbeitgeber daran interessiert, die Wohnung des Arbeitnehmers zu betreten, muss dies ausdrücklich in der Vereinbarung festgehalten werden, da das Betreten des Wohnraums nur mit der Zustimmung des Arbeitnehmers möglich ist.

Die Rückholmöglichkeit

Da die Arbeit im Homeoffice nicht immer so verläuft, wie sich der Arbeitgeber das vorgestellt hat, sollte auch immer eine Rückholregelung getroffen werden. Diese gibt Unternehmen das Recht, ihre Angestellten wieder zur Arbeit vor Ort zu verpflichten.

Welche gesetzlichen Grundlagen und Ansprüche gibt es für Homeoffice Regeln?

Auch für die Arbeit in den eigenen vier Wänden, greifen gesetzliche Grundlagen und Ansprüche. Dabei gilt: Alles was im Büro versichert ist, ist es ebenso im Home-Office. Das heißt: Bei einer Tätigkeit im eigenen Zuhause greifen dieselben Arbeitsschutzvorschriften wie im Betrieb.

Somit muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Gesundheit und Sicherheit des Arbeitnehmers zu jeder Zeit geschützt wird. Diese Regelung findet sich in § 618 BGB in einer Generalklausel bezüglich der Verpflichtung des Arbeitgebers zu Schutzmaßnahmen wieder. Diese Schutzpflicht wird durch das Arbeitsschutzgesetz, das Arbeitszeitgesetz, die Arbeitsstättenverordnung und das Arbeitssicherheitsgesetz genau definiert.

Und auch die gesetzliche Unfallversicherung greift im Homeoffice. Dabei gilt: Sobald der Unfall etwas mit der ausgeübten Tätigkeit zu tun hat, greift der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Allerdings ist die Abgrenzung zwischen privatem Bereich und Arbeit nicht immer einfach. Somit kann oftmals nicht direkt erkannt werden, ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt, oder nicht. Seit Juni 2021 wurde die gesetzliche Unfallversicherung allerdings ausgeweitet und gilt genauso umfangreich wie bei der Ausübung der Tätigkeit in der Unternehmensstätte. Die rechtliche Bewertung hängt letztendlich aber immer von den genauen Umständen des Einzelfalls ab. 

Welche Verhaltensregeln sollten für die Arbeit im Homeoffice gelten?

Mit der Arbeit im Homeoffice ergeben sich bestimmte Rechte und Pflichten. Grundsätzlich sollten sich Angestellte im Homeoffice an folgende Verhaltensregeln halten:

• Dienstzeit, Arbeitsschutz und Vergütung: Im Home-Office bestehen dieselben Rechte und Pflichten, die bei der Ausübung der Tätigkeit am betrieblichen Arbeitsplatz gelten. Somit müssen sich Mitarbeiter an ihre Dienstzeit halten, Pausen- und Ruhezeiten einhalten und die Schutzvorschriften aus dem Arbeitsrecht befolgen. Die Vergütung darf auf Grund einer Tätigkeitsausübung im eigenen Zuhause ebenfalls nicht verändert werden.

• Erreichbarkeit: Die Erreichbarkeit muss wie sonst auch beibehalten werden. Das bedeutet: Wer auch sonst innerhalb seiner Arbeitszeit konstant erreichbar sein musste, muss dies auch weiterhin im Homeoffice.

• Arbeitsmittel: In der Regel stellt der Arbeitgeber alle Arbeitsmittel zur Verfügung oder bietet die Möglichkeit einer Kostenerstattung. Angestellte verpflichten sich dagegen, sorgsam mit diesen umzugehen und jegliche Arbeitsmittel ausschließlich für die Erbringung ihrer Arbeitsleistung zu verwenden.

• Leistung: Firmen dürfen im Homeoffice dieselbe Arbeitsleistung wie am betrieblichen Arbeitsplatz fordern. Kommt es zu einer Minderung der Leistung, kann das Unternehmen als Maßnahme die Homeoffice-Tage einschränken oder das Arbeiten von zuhause aus komplett verbieten.

Sollte eine Homeoffice Vereinbarung im Arbeitsvertrag verankert sein?

Eine Home-Office Vereinbarung im Arbeitsvertrag zu verankern, macht nur dann Sinn, wenn die Tätigkeit auch tatsächlich zur Ausübung von zuhause aus ausgelegt ist. Allerdings handelt es sich bei dem Vertrag, der die Bedingungen für das Home-Office regelt, i.d.R. um eine Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag. Somit ist es nicht notwendig, den bestehenden Arbeitsvertrag für die Tätigkeit im Home-Office extra abzuändern und anzupassen.