Handwerkersoftware - So finden Handwerksbetriebe die richtige Software

Eine effiziente Handwerkersoftware schafft eine Menge Vorteile für Unternehmen. Sie erspart Zeit und Arbeit, indem sie Prozesse optimiert und regelmäßig anfallende Aufgaben wie die Erstellung von Rechnungen oder das Schreiben von Angeboten vereinfacht. Für Handwerker bieten digitale Lösungen wie Softwares und Apps die Option, die Büroarbeit auf ein Minimum zu verkürzen und sich voll auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren.

Im Beitrag erfährst du, welche Arbeiten sich mit einer guten Handwerkersoftware ausüben lassen, welche gängigen Softwarepakete aktuell auf dem Markt verfügbar sind und was Unternehmen im Hinblick auf Recht und Datenschutz beachten müssen.

Welche Programme gibt es für Handwerker?

Für Handwerksbetriebe aller Gewerke und Größen gibt es die passende Software, die in der Regel als Download oder Cloud-Lösung zur Verfügung steht. Das Angebot reicht von kostenlosen Software-Lösungen bis hin zu kostenaufwändigeren Programmen für das Handwerk. In der Regel bieten die Premium-Versionen einer Handwerkersoftware mehr Funktionen, während eine kostenlose Software lediglich grundlegende Aufgaben übernimmt. 

Digitale Lösungen für das Handwerk sind darauf ausgerichtet, die besonderen Anforderungen von Handwerksbetrieben zu erfüllen. Dies erstreckt sich auf sämtliche Unternehmensgrößen, egal ob Ein-Mann-Betrieb oder großer Anbieter mit mehreren hundert Mitarbeitern. Darüber hinaus ist eine Handwerkersoftware in Branchen einsetzbar, vom Bau über die Elektrotechnik bis hin zu SHK-Betrieben sowie Maler- und Lackiererbetrieben. 

Eine Software für Handwerksbetriebe erleichtert den Aufwand für die Verwaltung, etwa von Angeboten, Rechnungen und Einsatzplänen. Durch die Funktionen steigern digitale Lösungen wie Software oder Apps die Effizienz auf Baustellen und beim Kunden vor Ort, da sie sich von überall aus bedienen lassen und Handwerker einen mobilen Zugriff auf sämtliche Funktionen haben oder mit den Kollegen im Büro kommunizieren können. Ein solches digitales Büro reduziert das Fehlerpotenzial, spart Zeit und erhöht die Kundenzufriedenheit. 

Welche Anforderungen deckt Handwerkersoftware ab?

Unternehmen im Handwerk benötigen eine Software, die die zunehmenden Anforderungen umfassend abdeckt. Die Handwerkersoftware unterstützt bei Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und anfallenden Bürotätigkeiten. Auch wenn es darum geht, die immer komplexer werdenden Rechtsvorschriften zu beachten und einzuhalten, ist eine gute Handwerkersoftware eine wertvolle Hilfe. Zudem sorgen digitale Lösungen für ein strukturiertes Kundenmanagement und übernehmen zahlreiche verwaltende Aufgaben rund um die Abwicklung von Aufträgen. 

Die Auswahl der passenden Handwerkersoftware hängt stark von der individuellen Situation im jeweiligen Unternehmen ab. Bekannte Anbieter sind beispielsweise TAIFUN, pds, HERO Software oder TopKontor Handwerk. Eine gute Software bietet Zeitersparnis, vereinfacht sämtliche Aufgaben rund um die Auftragsbearbeitung und verbessert den Kundenservice. Dennoch können die Anforderungen an eine solche Software je nach Handwerksbetrieb unterschiedlich sein. Wenn Entscheider für ihren Betrieb die richtige Handwerkersoftware finde möchten, ist es ratsam, im Vorfeld folgende Überlegungen anzustellen:

• Welche Vorgänge und Projekte sollen mit der Software bearbeitet werden?

• Welche Prozessschritte müssen in welcher Reihenfolge umgesetzt werden?

• Welche Probleme bestehen aktuell, die die Software lösen soll?

• Wer arbeitet mit der Handwerkersoftware (beispielsweise Büromitarbeiter, Handwerker, Vorgesetzte) und ist es sinnvoll, sie an der Auswahl der Software zu beteiligen?

• Wird eine All-in-One-Anwendung benötigt oder soll die Software nur bestimmte Funktionen bieten?

• Welche Schnittstellen müssen mit der Software verknüpft werden?

• Wo wird die Handwerkersoftware eingesetzt (etwa im Büro, bei Kunden vor Ort, unterwegs)?

• Über welche Endgeräte und Betriebssysteme soll die Software bzw. App laufen (zum Beispiel Tablet, Smartphone, Windows-PC)?

Vor allem die Einbeziehung aller beteiligten Personen ist wichtig, denn sie wissen am besten, welche Funktionen und Arbeitsabläufe sie mit einer Handwerkersoftware in ihrem Betrieb bearbeiten müssen und welche Lösung optimal hierzu passt.

Welche Software-Angebote gibt es für Handwerker und wieviel kosten sie?

Um die richtige Wahl für den jeweiligen Handwerksbetrieb zu treffen, empfiehlt es sich, einen Vergleich der gängigen Angebote von Handwerkersoftware durchzuführen. Die meisten Systeme sind als kostenlose Testversion erhältlich, um die einzelnen Funktionen zu testen und im Hinblick auf ihre Einsatzmöglichkeiten im jeweiligen Gewerk zu beurteilen. Ein gezielter Vergleich dient dazu, die Funktionen der jeweiligen Handwerkersoftware im Hinblick auf ihre Vorteile und das Preis-Leistungs-Verhältnis zu prüfen. Zu den aktuell beliebtesten und meistgenutzten Angeboten zählen die nachfolgend angeführten Handwerkersoftwares.

Hero Software

Die Handwerkersoftware Hero ist eine Cloud-Lösung, die für Betriebe sämtlicher Gewerke und Branchen entwickelt wurde. Die Cloud-Software für Handwerker ermöglicht es, sämtliche Daten auch mobil von überall aus abzurufen und zu bearbeiten. Dadurch ermöglicht die Hero Software die Auftragsbearbeitung vom PC im Büro sowie über Smartphone oder Tablet mithilfe der Hero-App.

Dank der Konzeption als Cloud-Anwendung ist keine Installation erforderlich. Software und App verfügen über diverse Funktionen, etwa einen Planer für die Einsatz- und Auftragsplanung auf Baustellen sowie die Zuweisung von Handwerkern oder eine Werkzeug- und Geräteverwaltung. Auch eine Tourenplanung und die Verwaltung von Wartungsarbeiten sind in der Handwerkersoftware und der App enthalten. Die Starterversion ist bei einer Laufzeit von 12 Monaten für 49 Euro pro Nutzer und Monat erhältlich. Die erweiterte Software kostet 10 Euro mehr. 

Plancraft

Die Handwerkersoftware Plancraft ist ebenfalls cloud-basiert und zeichnet sich durch eine einfachste Bedienung aus. Mit der Software ist es möglich, Kalkulationen schnell und an jedem Ort umzusetzen, Rechnungen und Angebote zu erstellen und sie in digitalen Auftragsmappen abzulegen. Durch die verständlichen Bedienelemente und die intelligente Suche erfolgt die Kalkulation effizient und genau. Eine integrierte Zeiterfassung ermöglicht es, die Arbeitszeiten von Mitarbeitern digital zu erfassen. Die Software bzw. App ist ab 29 Euro monatlich käuflich zu erwerben. 

ToolTime

Mit der Software ToolTime erhalten Betriebe des Handwerks eine Anwendung, die ohne umfassende Vorkenntnisse nutzbar ist. ToolTime ermöglicht es, Arbeitseinsätze digital zu planen, Rechnungen und Angebote zu erstellen oder Sachverhalte mit Bildern zu dokumentieren. Die mobile Dokumentation ist per iOs- oder Android-App umsetzbar. Auch diese Softwarelösung ermöglicht dank Cloud-Anbindung eine mobile Bearbeitung per App, kann aber auch am Computer genutzt werden.

Die Synchronisation der Daten erfolgt in Echtzeit, sodass alle Beteiligten, sowohl Büropersonal als auch Handwerker, immer auf einem einheitlichen Wissensstand sind. Zudem ist eine Schnittstelle zu Google Maps für die Routenplanung enthalten. Die Handwerker-Software ist bei einer Laufzeit von 24 Monaten ab 49 Euro pro Monat und Nutzer erhältlich, für eine geringere Laufzeit fallen die Kosten höher aus. 

Meisterwerk

Bei Meisterwerk handelt es sich um eine mobile App, die die Verwaltung und Pflege von Aufträgen ermöglicht. Zudem bündelt die App Einsatzplanung sowie Dokumentation und Zeiterfassung an einem Ort. Zudem verfügt sie über eine Schnittstelle zu diversen Buchhaltungssoftwares, über die Angebote direkt in die Meisterwerk-App übertragen werden. Die App ist bei einer Laufzeit von einem Jahr ab 139 Euro im Monat für 10 Nutzer erhältlich, bei steigender Nutzeranzahl erhöht sich der Preis. Für längere Laufzeiten fallen die Kosten niedriger aus.

Craftnote

Die App Craftnote ist als WhatsApp-Ersatz für das Handwerk gedacht. Mit der mobilen App lassen sich Dokumentationen auf Baustellen erstellen, ferner dient sie der internen Kommunikation im Handwerksbetrieb. Zudem ermöglicht sie die Projekt- und Mitarbeiterverwaltung. Die App ist ohne Vorkenntnisse leicht nutzbar. Mitarbeiter im Handwerk, die an einem Projekt ihres Handwerksbetriebs beteiligt sind, tauschen sich hier aus und erhalten sämtliche Informationen und Updates zum Projekt. Die Handwerker-Software ist in zwei Varianten erhältlich. Die Basic-Version ist kostenlos, für eine Pro-Version mit erweiterten Anwendungen fallen pro Nutzer monatlich 11,90 Euro an. 

Weitere Lösungen für das Handwerk

Neben diesen Anwendungen gibt es zahlreiche weitere Softwares und Handwerker-Apps, die die Arbeit in Handwerksbetrieben erleichtern und sich bewährt haben. Dazu gehören unter anderem die folgenden Tools:

• Handwerksbüro PS,

• Streit V.1,

• SHK-Software von pds,

• TopKontor Handwerk,

• Sage 50 Handwerk und

• TAIFUN.

TAIFUN bietet zum Beispiel die Software TAIFUN Handwerk an, die speziell für Klein-Unternehmen und Ein-Mann-Betriebe entwickelt wurde, sowie eine spezielle SHK-Software für den Bereich Sanitär, Heizung und Klima an. 

Wie hilft Handwerkersoftware in der Zeiterfassung und der Personalverwaltung?

Eine effiziente Handwerkersoftware unterstützt Betriebe des Handwerks nicht nur bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten sowie der Auftragsabwicklung, sie bietet auch eine gezielte Unterstützung bei der Zeiterfassung und der Verwaltung von Mitarbeitern. Mit der richtigen Handwerkersoftware kann auch die Kalkulation und Zahlung von Löhnen und Gehältern verwaltet werden. So hilft eine Handwerker-Software dabei, einen der zeitintensivsten Aufgabenbereiche sämtlicher Gewerke, das Mitarbeitermanagement, abzuwickeln. 

Die Zeiterfassung und Verwaltung von Mitarbeitern erfolgen über einen zentralen Kalender. Er enthält Einsatzpläne, Urlaubs- und Ausfallzeiten und dient Handwerkern als Übersicht ihrer geplanten Arbeitseinsätze. Auch kurzfristige Änderungen, etwa durch den Ausfall von Mitarbeitern oder wetterbedingte Änderungen, lassen sich dort einsehen. Mobile Funktionen der Zeiterfassung ermöglichen es, Arbeitszeiten exakt zu dokumentieren, indem Start- und Endzeiten direkt vor Ort auf der Baustelle oder beim Kunden festgehalten werden.

Was ist bei der Integration mit anderen Softwarelösungen zu beachten?

Je nachdem, welche weiteren Softwarelösungen im Handwerk eingesetzt werden, muss gewährleistet sein, dass sich die Handwerkersoftware mit den unterschiedlichen Anwendungen koppeln lässt. Die Integration mehrerer Anwendungen erfolgt über Schnittstellen. Die Schnittstellen ermöglichen es, Daten aus anderen Programmen, etwa für die Buchhaltung oder das Projektmanagement, auf die Handwerkersoftware zu übertragen und die jeweiligen Anwendungen interagieren zu lassen. 

Beim Vergleich verschiedener Angebote ist es sinnvoll, diese Schnittstellen genau zu betrachten und zu prüfen, ob sie zu den eigenen Anforderungen passen. Will man Rechnungen erstellen, sollten diese in das betriebliche Buchhaltungsprogramm übertragen werden können, um das interne Rechnungswesen zu unterstützen. Viele Handwerker-Softwares bieten Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungsprogrammen wie Lexoffice oder sevDesk an oder verfügen über DATEV-Schnittstellen sowie Online-Banking-Schnittstellen. Sie bieten den Vorteil der effizienten Verbindung aller erfassten Daten und vermeiden die unnötige Doppelerfassung.

Auch die Verwaltung von Kunden über das Customer-Relationship-Management sowie die Planung und Steuerung von Projekten sind Aspekte, die beim Vergleich von Angeboten und der Auswahl der richtigen Software für einen Handwerksbetrieb zu beachten sind. Manche Handwerkersoftwares bieten All-in-one-Lösungen, die zahlreiche Schnittstellen zu verschiedenen Programmen enthalten, andere weisen lediglich eine Schnittstelle zu einigen wenigen Programmen auf. Hier kommt es auf die eigenen Anforderungen an, die in großen Unternehmen meist komplexer sind als in mittelständischen Unternehmen oder kleinen Handwerksbetrieben. Entscheider, die für ihren Handwerksbetrieb die beste Software erwerben möchten, sollten diesen Punkt beachten und sich gegebenenfalls vom IT-Spezialisten beraten lassen.

Welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?

Eine Handwerkersoftware unterstützt in ihrem Betrieb auch bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Dazu gehören beispielsweise die digitale Buchführung oder die Gewährleistungspflicht. Indem sämtliche Vorgänge, Kalkulationen und Rechnungen lückenlos dokumentiert werden, erhöhen Handwerksbetriebe die Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Dies kann gerade bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten von Vorteil sein. Zu den wichtigsten Funktionen, die eine solche Lösung bieten sollte, gehört das integrierte Berichtswesen, mit dem sich Finanzberichte, Leistungsanalysen und andere für interne und externe Anspruchsgruppen relevante Dokumente erstellen lassen.

Daneben sind Aspekte wie Datenschutz und Datensicherung von zentraler Bedeutung und müssen bei der Auswahl der Software beachtet werden. So müssen Handwerkersoftware und App GoBD-konform sowie DSGVO-konform sein, um alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Damit dies gewährleistet ist, sollten sich Betriebe beim Vergleich und der Auswahl der passenden Software auf Anbieter aus Deutschland oder dem europäischen Wirtschaftsraum fokussieren. 

Quellen:

https://omr.com/de/reviews/category/handwerkersoftware

https://www.weka-handwerk.de/handwerkersoftware.php

https://www.handwerkwirddigital.de/it-projekte-im-betrieb/wie-finde-ich-die-passende-software/

https://www.heise.de/download/specials/Handwerkersoftware-im-Vergleich-7206873

https://www.handwerk-digitalisieren.de/handwerkersoftware-test/

https://www.meisterwerk.app/