Change Management: So gelingen Veränderungsprozesse im Unternehmen
Agilität und Anpassungsfähigkeit sind für moderne Unternehmen unerlässlich. Um dauerhaft wettbewerbsfähig und profitabel zu sein, müssen sie sich Firmen als lernende Organisation laufend an neue Marktbedingungen anpassen. Und genau hier setzt Change Management an. Mit der richtigen Change-Management-Methode können Firmen interne Veränderungsprozesse gezielt herbeiführen und sich somit an neue Herausforderungen und Erwartungen anpassen. Trotzdem scheitern laut Studien nach wie vor mehr als 75 Prozent aller Change-Projekte. Wir erklären, was genau Change Management ist, welche Methoden es gibt, um Change-Vorhaben umzusetzen und welche Aufgaben ein Change Manager übernimmt. Wir zeigen, wie Veränderungen erfolgreich umgesetzt werden können und worauf es im erfolgreichen Change Management ankommt.
Was genau wird unter Change Management verstanden?
Der Begriff Change Management wurde erstmals in den dreißiger Jahren von amerikanischen Wissenschaftlern verwendet. Als Change Management wird laut Definition die erfolgreiche Durchführung ausgewählter Maßnahmen bezeichnet, die darauf abzielen, eine gesamte Organisation von Grund auf zu verändern und von einem Ausgangszustand zu einem neuen festgelegten Zielzustand zu bewegen. Das heißt: Wenn die Rede von Change Management ist, ist damit das geplante Management von Veränderungsprozessen gemeint.
Dabei umfasst Change Management immer alle Aspekte der Durchführung. Change-Management-Projekte dienen der Umstrukturierung sämtlicher Prozesse, Strukturen und Verhaltensweisen in einem Unternehmen. Dabei wird jeder einzelne Schritt über ein sorgfältiges Projektmanagement strategisch geplant und gezielt gesteuert. Anschließend muss kontrolliert werden, ob eine dauerhafte Veränderung möglich ist und ob die Beteiligten nicht in alte Muster verfallen. Für erfolgreiches Change Management wenden sogenannte Change Agents verschiedene Konzepte, Methoden, Modelle und Tools an.
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Zielsetzungen des Change Managements
Im Kern geht es beim Change Management darum, das Verhalten von Personen dauerhaft zu verändern. Ein zentraler Aspekt des Veränderungsmanagements ist es, eine positive Einstellung zu den Change-Plänen und zum Change Management an sich zu erwirken. Sie ist eine entscheidende Grundvoraussetzung für den Erfolg bei der Planung und Realisierung von Veränderungsprozessen.
Wichtig hierbei ist es, Mitarbeitern ausreichende Informationen über die Gründe für die Einführung veränderter Prozesse zukommen zu lassen und sie bei der Orientierung hin zu den gewünschten veränderten Denk- und Handlungsweisen zu unterstützen, um den angestrebten Zustand der Veränderung zu erreichen.
Bei welchen Anlässen ist ein Change-Management-Projekt sinnvoll?
Anders als häufig angenommen, betrifft Change Management nicht nur große Unternehmen. Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen werden Change-Management-Methoden angewandt und sind essenziell, um sich im Sinne einer lernenden Organisation für Veränderungen und den aktuellen Markt anzupassen. Dabei sind folgende Auslöser die Hauptgründe für Change-Bedarf:
Globalisierung,
technische Entwicklungen,
neue Ergebnisse in der Forschung,
agiles Projektmanagement
Digitalisierung,
politische Veränderungen,
veränderte Erwartungshaltung der Mitarbeiter,
neue Trends und Wettbewerber,
veränderte soziale Erwartungen.
Entsprechend können erforderliche Veränderungen sehr unterschiedlich sein in ihren Auswirkungen für Management und Team. Mögliche Einschnitte durch das Change Management umfassen u. a.:
Umstrukturierungen und neue Aufgaben für Beschäftigte,
Entlassungen und Schließungen von Standorten oder Abteilungen,
Aus- und Weiterbildungen, um neue Anforderungen des Marktes abzudecken,
Veränderungen in der internen Organisation (Großraumbüros oder Verlust von Privilegien).
Welche Phasen gibt es im Change Management?
Es gibt verschiedene Change-Management-Methoden, die bis heute Anwendung in Unternehmen aller Art finden, wenn es um die Entwicklung von Strategien für die Einleitung von Change-Prozessen und die erfolgreiche Durchführung von Change-Projekten geht. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Change-Management-Modelle vor:
Das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter
Das 8-Stufen-Modell wurden zum ersten Mal in dem Buch “Leading Change” von John P. Kotter präsentiert. Seitdem wurde das Modell von Kotter stets weiter ausgearbeitet und auf ein zeitgemäßes Projektmanagement hin angepasst. Dabei verfolgt Kotters Modell einen ganzheitlichen Ansatz, um Veränderungsprozesse in acht aufeinander bauenden Schritten einzuführen und das Change Management dauerhaft zu implementieren. Laut Kotter führt das Überspringen einzelner Change-Stufen unweigerlich zu Misserfolg. Außerdem ist eine lange Planung und Vorbereitung notwendig, damit ein Projekt, das nach Kotters Modell aufgebaut ist, erfolgreiche Veränderungen mit sich bringt. Diese sind bei richtiger Durchführung allerdings auch dauerhaft.
Beim Change-Management-Modell nach Kotter müssen folgende 8 Schritte beachtet werden:
Ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen,
eine starke Koalition auf der Führungsebene schaffen,
eine strategische Vision des Wandels entwickeln,
die Vision kommunizieren und die Belegschaft dafür begeistern,
Hindernisse beseitigen,
kurzfristige Ziele setzen und erreichen,
Erfolge erkennen und daraus weitere Veränderungen vornehmen,
Veränderungen dauerhaft in Unternehmenskultur verankern.
Das 5-Phasen-Modell nach Krüger
Das krüger´sche Phasenmodell ist eine Weiterentwicklung des Change-Management-Modells von Kotter. Das Change-Modell besteht aus 5 Phasen, bei denen der Ausgangszustand dem Zielzustand gegenüber gestellt wird. Wenn der Ausgangszustand nicht mehr den Erwartungen des Change-Teams entspricht, muss über das Projektmanagement ein neuer Sollzustand angesetzt werden.
Dabei werden hier für die Umsetzung von Change-Plänen folgende 5 Phasen durchlaufen:
Die Initialisierung: In der ersten Phase des Projekts wird der Change-Bedarf des Unternehmens analysiert. Anschließend werden alle betroffenen Mitarbeiter mobilisiert und es wird ein Führungsteam für das Projekt etabliert.
Die Konzeption: Während der zweiten Phase muss ein konkretes Konzept für das Projekt entworfen werden. Es wird festgelegt, was der Transformationsprozess genau bewirken soll. Dafür werden einzelne Schritte und Maßnahmen in einem Change-Projektplan festgehalten.
Die Motivation: Alle geplanten Veränderungen und Prozesse werden in dieser Phase gegenüber der Belegschaft kommuniziert. Bei der Kommunikation ist es wichtig, dass der Nutzen und die Vorteile des Projekts erkannt werden. Dies steigert die Change-Bereitschaft bei den Mitarbeitern.
Die Umsetzung: Konkrete Ziele des Projekts werden umgesetzt und Maßnahmen eingeführt. Anschließend müssen eine regelmäßige Kontrolle sowie daraus resultierende Optimierungen vorgenommen werden.
Die Verstetigung: Die mithilfe des Projekts entwickelte Veränderung soll nun in der letzten Phase fester Bestandteil der Unternehmenskultur werden. Dies gelingt am besten über ein Top-Down-Modell mit dem täglichen Vorleben auf Führungsebene.
Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
In den vierziger Jahren entwickelte der Psychologe Kurt Lewin einen Ansatz, der ursprünglich für die Veränderung von sozialen und gesellschaftlichen Strukturen gedacht war. Inzwischen wird die Methode in jedem Bereich angewandt, in dem tiefgreifende Veränderungen im Rahmen eines Change-Management-Prozesses umgesetzt werden sollen.
Der Change-Management-Prozess gemäß dem Modell von Kurt Lewin teilt sich in 3 Phasen auf:
Unfreezing (Auftauen): In der ersten Phase des Modells, dem Auftauen, müssen die Voraussetzungen für die bevorstehenden Änderungen geschaffen werden. Es werden Pläne entwickelt, kommuniziert und festgelegt. Außerdem können sich alle Betroffenen auf die anstehenden Veränderungen vorbereiten.
Changing (Veränderungsprozess): In der zweiten Phase des Modells geht es an die Durchführung aller besprochenen Veränderungen. Da es etwas dauern kann, bis sich alle Beteiligen an die neuen Gegebenheiten gewöhnen, sind Leistungsabfälle und anfängliche Schwierigkeiten nicht selten.
Refreezing (Stabilisierung): Die Stabilisierung erfolgt, sobald sich alle Beteiligten an die neuen Umstände gewöhnt haben. Je nach Agilität tritt das Refreezing nach unterschiedlichen Zeitspannen auf. Sobald alle Veränderungen akzeptiert und verinnerlicht sind, wird auch dasselbe Leistungsniveau wie vor der Umstrukturierung erreicht. Ab jetzt müssen die tiefgreifenden Veränderungen noch beobachtet und regelmäßig kontrolliert werden.
Das 3-Phasen-Modell nach Lewin gilt mittlerweile als überholt. Dies liegt vor allem daran, dass die letzte Phase des Modells den Eindruck erweckt, dass Change Management in einer Organisation nur als vorübergehend zu betrachten ist.
MbO - Management by Objectives
Das 1954 von Peter F. Drucker entwickelte Führungsprinzip sieht vor, dass Veränderungen über die gemeinsame Festlegung von Zielsetzungen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften geplant und umgesetzt werden. Hierbei erfolgt eine aktive Einbeziehung der Mitarbeiter in die Zielsetzung. Dies hat eine höhere Motivation zur Folge und trägt so zum Erfolg des Change Managements bei.
Als Bewertungsmaßstab für den Erfolg der Veränderungsprozesse dient der Grad der Zielerreichung. Erfolgreich umgesetzte Change-Management-Prozesse können zum Beispiel mit Prämien und anderen Anreizen belohnt werden.
Das MbO-Modell begünstigt die Realisierung eines gelungenen Change Managements, da sie durch die Einbeziehung der Mitarbeiter eine Innovationskultur im Unternehmen fördert, die auf diese Weise kreativ in die eigene Zielformulierung einbezogen werden. Dies steigert die emotionale Akzeptanz der Veränderungen und spielt daher eine wichtige Rolle für den Erfolg des Change Managements.
Darüber hinaus haben Führungskräfte durch Zielvereinbarungen die Möglichkeit, die Arbeit von Mitarbeitern genau auf die geplanten Veränderungsvorhaben und -prozesse auszurichten.
Welche Aufgaben übernimmt ein Change Manager?
Ein Change Manager hat laut Definition die Aufgabe, Change-Prozesse über ein strukturiertes Projektmanagement aktiv zu planen, zu begleiten und zu optimieren. Er ist erster Ansprechpartner und Moderator für Kollegen und Management bzgl. des Change Managements. Als Change-Management-Experte verfügt er über über ein fundiertes Know-how bezüglich der verschiedenen Methoden für die Umsetzung eines erfolgreichen Change-Management-Prozesses.
Einer der Hauptaufgaben von Change Managern ist, Prozesse, Strukturen und Entscheidungen eines Unternehmens zu hinterfragen und zu überprüfen. Dabei analysiert ein Change-Verantwortlicher immer den Ist-Zustand. Je nachdem wie erfolgreich der Status Quo ist, muss dieser entsprechend angepasst und verändert werden. Hierzu bedient sich der Manager verschiedener Strategien, Maßnahmen und Tools, um auf innere und äußere Veränderungen zu reagieren. Je nach Branche und Unternehmen können die Aufgaben eines Managers von Change-Projekten ganz unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich läuft ein Transformationsprozess im Change Management aber immer ähnlich ab:
Analyse: In der ersten Phase analysiert der Change-Verantwortliche den Ist-Zustand. Auf dieser Basis wird ein Soll-Zustand festgelegt. Der Change Agent ermittelt Defizite und erkennt alle notwendigen Aufgabenfelder.
Planung: In der zweiten Phase entwickelt der Change Agent (manchmal auch mit Hilfe von externen Beratern) entsprechende Pläne und Prozesse. Er legt eine klare Zielformulierung fest, in der das Budget, ein Zeitrahmen, ein geeignetes Konzept sowie die passende Kommunikation, notwendigen Schritte und Tasks festgelegt werden.
Coaching: In der nächsten Phase werden alle Projektbeteiligten und zuständigen Führungskräfte sowie Projektleiter für das anstehende Projekt geschult. Denn das Vorleben in Change-Management-Projekten ist besonders wichtig.
Umsetzung: Nun beginnt die Phase der Durchführung des Projekts. Dabei unterstützt und begleitet der Change-Verantwortliche alle Prozesse der Veränderung. Er gilt als Ansprechpartner für involvierte Mitarbeiter und geht selbst als gutes Beispiel voran.
Kontrolle: In der letzten Phase erfolgt eine fortwährende Überprüfung des Change-Fortschritts und eine Überwachung aller Veränderungen. Im Rahmen dieser Phase erfolgt ein Vergleich des Ist-Zustands mit dem Soll-Zustands, um genau zu erkennen, inwiefern das Ziel erreicht wurde. Hierzu eignen sich beispielsweise Bewertungskataloge, Mitarbeiterumfragen und Interviews mit Betroffenen.
Wie wird ein Change-Management-Prozess richtig umgesetzt?
Damit Veränderungen in einer Organisation über ein effektives Projektmanagement erfolgreich umgesetzt werden können, müssen verschiedene Faktoren beachtet werden. Folgende Tipps helfen bei einer gelungen Durchführung von Prozessen:
Ein schlüssiger und konkreter Umsetzungsplan
Die Strategie des Change-Management-Konzepts muss klar und genau formuliert sein. Dies sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Projektplan verstehen und diesen auch als sinnvoll betrachten. Sobald alle involvierten Mitarbeiter ein klares Ziel vor Augen haben, fällt ihnen die Durchführung deutlich leichter. Zusätzlich sind Kritik und Widerstände geringer, wenn das Change-Vorhaben den Beteiligten plausibel erscheint.
Die Zusammenstellung einer starken Kerntruppe
Gelingt es dem Unternehmen, eine starke Kerntruppe zusammen zu stellen, sorgt dies für eine deutlich gelungenere Organisation und Implementierung von Change-Management-Prozessen. Die Truppe kann als gutes Beispiel vorangehen und dient anderen Mitarbeitern als Orientierung. Dabei sollte die Kerntruppe folgende Eigenschaften mitbringen:
Ausreichend Expertise und einen guten Sachverstand,
Rückhalt in der Geschäftsführung,
hohes Interesse an der Realisierung aller Ziele und Veränderungen,
Autorität,
Diversität, damit die Gruppe einen Querschnitt aller Beteiligen repräsentiert.
Eine gute Informationsinfrastruktur
Nur weil ein Change-Management-Vorhaben präsentiert wurde, heißt das noch nicht, dass jeder Mitarbeiter dieses verinnerlicht oder akzeptiert hat. Daher ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit klare und genaue Informationen bezüglich Zielen, Status und Herausforderungen beim Projekt erhält. Hier kommt es auf eine gezielte und gute Kommunikation an. Mitarbeiter sollten stets die Chance haben, Fragen zu den Change-Prozessen zu stellen und Informationen über das Vorhaben zu erhalten. So sollte ein regelmäßiger Dialog entstehen, der während jeder Change-Management-Phase volle Transparenz auf allen Seiten zulässt.
Das Miteinbeziehen aller Beteiligten
Oftmals haben Führungskräfte bei einer Realisierung von Change-Plänen und -Projekten nicht alle Mitarbeiter im Blick. Doch jede Person, die von den geplanten Veränderungen betroffen ist, sollte in das Change Management mit einbezogen werden. Denn oftmals können solche Veränderungen auch Kunden, Aktionäre oder externe Berater und freischaffende Mitarbeiter betreffen. Dabei sollte Empathie das oberste Gebot sein. Denn jede Gruppe hat andere Interessen und kann ganz unterschiedlich auf die vorstehenden Pläne reagieren.
Der Austausch mit Kritikern
Nicht jeder Involvierte ist glücklich über Veränderungen. Kritische Stimmen sollten keineswegs einfach übergangen werden. Der Austausch mit Kritikern hilft nicht nur, diese vom geplanten Projekt und vom Change-Vorhaben zu überzeugen, sondern kann auch Verbesserungsvorschläge für die weitere Umsetzung der Change-Prozesse liefern. Nicht selten übersehen Führungskräfte Details, die direkt Betroffenen schnell auffallen. Somit kann eine offene Change-Kommunikation zu einer optimierten Realisierung und mehr Unterstützung bei den betroffenen Mitarbeitern führen.
Die Verwendung von geeigneten Methoden
Wer ein effektives Change Management betreiben möchte, sollte auf bewährte Change-Methoden setzen. Allerdings muss immer auch geprüft werden, welche Methoden, Modelle und Tools zur Organisation passen. Denn je nach Branche, Belegschaft und Unternehmenskultur sollten die eingesetzten Instrumente für die Planung und Durchführung des Projekts ganz unterschiedlich ausfallen.
Ausreichende Investitionsbereitschaft
Das Implementieren von Veränderungen kann sehr ressourcenintensiv sein. Unternehmen müssen sich auf eine Minderung der Produktivität einstellen und zusätzliche Kosten für Berater, Hilfsmittel, IT-Infrastruktur und Schulungen einkalkulieren. Deshalb müssen schon vor Beginn eines solchen Projekts alle notwendigen Ressourcen und Kapazitäten bereitgestellt werden, um ein gelungenes Projektmanagement sicherzustellen. Ansonsten können Change-Management-Prozesse ins Stocken kommen, was die Zuversicht und Leistungsfähigkeit mindert und eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts gefährden kann.
Überzeugungskraft
Führungskräfte sollten voll und ganz hinter getroffenen Change-Management-Entscheidungen stehen. Sobald Zweifel bei der Belegschaft aufkommen und es scheint, als würde selbst die Führungsebene nicht an den Erfolg der Veränderung glauben, überträgt sich das automatisch auf die Mitarbeiter. Deshalb sollten Führungskräfte immer als Positivbeispiel vorangehen und der Belegschaft klar vermitteln, dass sie von den geplanten organisatorischen Veränderungen überzeugt sind.
