Change Management

Change Management: So gelingen Veränderungsprozesse im Unternehmen

Nicola Lehrle
Lesezeit: ca. 10 Minuten

Agilität und Anpassungsfähigkeit sind für moderne Unternehmen unerlässlich. Um dauerhaft wettbewerbsfähig und profitabel zu sein, müssen sie sich Firmen laufend an neue Marktbedingungen anpassen. Und genau hier setzt Change Management an. Mit der richtigen Change Management Methode können Firmen interne Veränderungen gezielt herbeiführen und sich somit an neue Herausforderungen und Erwartungen anpassen. Trotzdem scheitern laut Studien nach wie vor mehr als 75 Prozent aller Change-Projekte. Wir erklären, was genau Change Management ist, welche Methoden es gibt, um Veränderungsvorhaben umzusetzen und welche Aufgaben ein Change Manager übernimmt. Wir zeigen, wie Veränderungen erfolgreich umgesetzt werden können und worauf es im erfolgreichen Veränderungsmanagement ankommt.

Was genau wird unter Change Management verstanden?

Der Begriff Change Management wurde erstmals in den dreißiger Jahren von amerikanischen Wissenschaftlern verwendet. Damit wird die Umsetzung ausgewählter Maßnahmen bezeichnet, die darauf abzielen, eine gesamte Organisation von Grund auf zu verändern und von einem Ausgangszustand zu einem neuen festgelegten Zielzustand zu bewegen. Das heißt: Wenn die Rede von Change Management ist, ist damit also das geplante Management von Veränderungsprozessen gemeint.

Dabei umfasst das Veränderungsmanagement immer alle Aspekte der Umsetzung. Change Management Projekte zielen auf eine Umstrukturierung aller Prozesse, Strukturen und Verhaltensweisen in einem Unternehmen ab. Dabei wird jeder einzelne Schritt strategisch geplant und gezielt gesteuert. Anschließend muss kontrolliert werden, ob eine dauerhafte Veränderung möglich ist und ob die Beteiligten nicht in alte Muster verfallen. Für erfolgreiches Change Management wenden sogenannte Change Agents verschiedene Konzepte, Methoden und Tools an.

Bei welchen Anlässen kommt Change Management zum Einsatz?

Anders als häufig angenommen, betrifft Change Management nicht nur große Unternehmen. Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen werden Change Management Methoden angewandt und sind essenziell, um sich für Veränderungen und den aktuellen Markt anzupassen. Dabei sind folgende Auslöser die Hauptgründe für Veränderungsbedarf:

  • Globalisierung,

  • technische Entwicklungen,

  • neue Ergebnisse in der Forschung,

  • Digitalisierung,

  • politische Veränderungen,

  • veränderte Erwartungshaltung der Mitarbeiter,

  • neue Trends und Wettbewerber,

  • veränderte soziale Erwartungen.

Entsprechend können erforderliche Veränderungen sehr unterschiedlich sein in ihren Auswirkungen für Management und Team. Mögliche Einschnitte umfassen u.a.:

  • Umstrukturierungen und neue Aufgaben für Beschäftigte,

  • Entlassungen und Schließungen von Standorten oder Abteilungen,

  • Aus- und Weiterbildungen, um neue Anforderungen des Marktes abzudecken,

  • Veränderungen in der internen Organisation (Großraumbüros oder Verlust von Privilegien).

Welche Methoden gibt es für das Management von Veränderungsprozessen?

Es gibt verschiedene Change Management Methoden, die bis heute Anwendung in Unternehmen aller Art finden. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Change Management Modelle vor:

Das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter

Das 8-Stufen-Modell wurden zum ersten Mal in dem Buch “Leading Change” von John P. Kotter präsentiert. Seitdem wurde das Modell von Kotter stets weiter ausgearbeitet. Dabei verfolgt Kotters Modell einen ganzheitlichen Ansatz, um Veränderungsprozesse in acht aufeinander bauenden Schritten einzuführen und dauerhaft zu implementieren. Laut Kotter führt das Überspringen einzelner Stufen unweigerlich zu Misserfolg. Außerdem ist eine lange Planung und Vorbereitung notwendig, damit ein Change-Projekt, das nach Kotters Modell aufgebaut ist, erfolgreiche Veränderungen mit sich bringt. Diese sind bei richtiger Umsetzung allerdings auch dauerhaft.

Es müssen folgende 8 Schritte beachtet werden:

  1. Ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen,

  2. eine starke Koalition auf der Führungsebene schaffen,

  3. eine strategische Vision des Wandels entwickeln,

  4. die Vision kommunizieren und die Belegschaft dafür begeistern,

  5. Hindernisse beseitigen,

  6. kurzfristige Ziele setzen und erreichen,

  7. Erfolge erkennen und daraus weitere Veränderungen vornehmen,

  8. Veränderungen dauerhaft in Unternehmenskultur verankern.

Das 5-Phasen-Modell nach Krüger

Das krüger´sche Phasenmodell ist eine Weiterentwicklung des Change Management Modells von Kotter. Das Modell besteht aus 5 Phasen, bei denen der Ausgangszustand dem Zielzustand gegenüber gestellt wird. Wenn der Ausgangszustand nicht mehr den Erwartungen des Change Teams entspricht, muss ein neuer Sollzustand angesetzt werden.

Dabei werden folgende 5 Phasen durchlaufen:

  1. Die Initialisierung: Es wird zunächst der Veränderungsbedarf des Unternehmens analysiert. Anschließend werden alle betroffenen Mitarbeiter mobilisiert und ein Führungsteam für das Projekt etabliert.

  2. Die Konzeption: Nun muss ein konkretes Konzept entworfen werden. Es wird festgelegt, was der Transformationsprozess genau bewirken soll. Dafür werden einzelne Schritte und Maßnahmen in einem Projektplan festgehalten.

  3. Die Motivation: Alle geplanten Veränderungen werden gegenüber der Belegschaft kommuniziert. Dabei ist es wichtig, dass der Nutzen und die Vorteile des Veränderungsprojekts erkannt werden. Dies steigert die Veränderungsbereitschaft bei den Mitarbeitern.

  4. Die Umsetzung: Konkrete Ziele werden umgesetzt und Maßnahmen eingeführt. Anschließend müssen eine regelmäßige Kontrolle sowie daraus resultierende Optimierungen vorgenommen werden.

  5. Die Verstetigung: Die Veränderung soll nun fester Bestandteil der Unternehmenskultur werden. Dies gelingt am besten mit dem täglichen Vorleben auf Führungsebene.

Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

In den vierziger Jahren entwickelte der Psychologe Kurt Lewin einen Ansatz, der ursprünglich für die Veränderung von sozialen und gesellschaftlichen Strukturen gedacht war. Inzwischen wird die Methode in jedem Bereich angewandt, in dem tiefgreifende Veränderungen umgesetzt werden sollen.

Der Change Management Prozess von Kurt Lewin teilt sich in 3 Phasen auf:

Unfreezing (Auftauen): In der ersten Phase, dem Auftauen, müssen die Voraussetzungen für die bevorstehenden Änderungen geschaffen werden. Es werden Pläne entwickelt, kommuniziert und festgelegt. Außerdem können sich alle Betroffenen auf die anstehenden Veränderungen vorbereiten.

Changing (Veränderungsprozess): In der zweiten Phase geht es an die Umsetzung aller besprochenen Veränderungen. Da es etwas dauernd kann, bis sich alle Beteiligen an die neuen Gegebenheiten gewöhnen, sind Leistungsabfälle und anfängliche Schwierigkeiten nicht selten.

Refreezing (Stabilisierung): Die Stabilisierung erfolgt, sobald sich alle Beteiligten an die neuen Umstände gewöhnt haben. Je nach Agilität tritt das Refreezing nach unterschiedlichen Zeitspannen auf. Sobald alle Veränderungen akzeptiert und verinnerlicht sind, wird auch dasselbe Leistungsniveau wie vor der Umstrukturierung erreicht. Ab jetzt müssen die tiefgreifenden Veränderungen noch beobachtet und regelmäßig kontrolliert werden.

Das 3-Phasen-Modell nach Lewin gilt mittlerweile als überholt. Dies liegt vor allem daran, dass die letzte Phase den Eindruck erweckt, das Change Management nur als vorübergehend zu betrachten ist.

Management by Objectives: MbO

Ein weiteres Change Management Modell ist das Management by Objectives, kurz MBO. Dabei handelt es sich um ein Führungsprinzip, das im Jahr 1954 von Peter F. Drucker entwickelt wurde. Das Prinzip ist folgendes:

  1. Veränderungen werden als übergeordnete Ziele angesehen.

  2. Alle Ziele werden als smarte Zielvereinbarungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern festgelegt.

  3. Betroffene Mitarbeiter werden aktiv und sorgen dafür, dass alle Ziele umgesetzt werden.

  4. Das Erreichen der Ziele wird mit Prämien belohnt.

Die Idee dahinter: Das persönliche Einbringen und die getroffene Zielvereinbarung sollen Mitarbeiter motivieren und die Identifikation mit ihrem Job stärken. Maßnahmen, die zum Einsatz kommen, dürfen die Mitarbeiter selbst wählen. Dies gibt ihnen die Chance, ihr Know-How auszubauen. Außerdem steigert diese Herangehensweise die Kreativität und bietet mehr Selbstwirksamkeit und Mitspracherecht - was dem Veränderungsvorhaben zusätzlich zugutekommt.

Die Methode von Peter F. Drucker wird bis heute weltweit in Unternehmen aus ganz unterschiedlichen Branchen angewendet. Sie steigert den Leistungswillen von Mitarbeitern und hilft diesen dabei, sich besser mit Change Management Prozessen zu identifizieren.

Welche Aufgaben übernimmt ein Change Manager?

Ein Change Manager hat die Aufgabe , Transformationsprozesse aktiv zu planen, zu begleiten und zu optimieren. Er ist erster Ansprechpartner und Moderator für Kollegen und Management bzgl. Veränderungsmanagement.

Einer der Hauptaufgaben von Change Managern ist, Prozesse, Strukturen und Entscheidungen eines Unternehmens zu hinterfragen und zu überprüfen. Dabei analysiert ein Change Manager immer den Ist-Zustand. Je nachdem wie erfolgreich der Status Quo ist, muss er entsprechend angepasst und verändert werden. Hierzu bedient sich der Change Manager verschiedener Maßnahmen und Tools, um auf innere und äußere Veränderungen zu reagieren. Je nach Branche und Unternehmen können die Aufgaben eines Change Managers ganz unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich läuft ein Transformationsprozess im Change Management aber immer ähnlich ab:

  1. Analyse: In der ersten Phase analysiert der Change Manager den Ist-Zustand. Auf dieser Basis wird ein Soll-Zustand festgelegt. Der Change Agent ermittelt Defizite und erkennt alle notwendigen Aufgabenfelder.

  2. Planung: Anschließend entwickelt der Change Agent (manchmal auch mit Hilfe von externen Beratern) entsprechende Pläne und Prozesse. Er legt eine klare Zielformulierung fest in der das Budget, ein Zeitrahmen, ein geeignetes Konzept sowie die passende Kommunikation sowie notwendige Schritte und Tasks festgelegt werden.

  3. Coaching: Im nächsten Schritt werden alle Projektbeteiligten und zuständigen Führungskräfte sowie Projektleiter für das anstehende Projekt geschult. Denn das Vorleben in Change-Management Projekten ist besonders wichtig.

  4. Umsetzung: Nun beginnt die Umsetzung des Veränderungsprojekts. Dabei unterstützt und begleitet der Change Manager alle Veränderungsprozesse. Er gilt als Ansprechpartner für involvierte Mitarbeiter und geht selbst als gutes Beispiel voran.

  5. Kontrolle: Im letzten Schritt erfolgt eine fortwährende Überprüfung des Fortschritts und eine Überwachung aller Veränderungen. Dabei wird der Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand verglichen, um genau zu erkennen, inwiefern das Ziel erreicht wurde. Hierzu eignen sich beispielsweise Bewertungskataloge, Mitarbeiterumfragen und Interviews mit Betroffenen.

Wie wird Veränderung in Unternehmen richtig umgesetzt?

Damit Veränderungen in Unternehmen erfolgreich umgesetzt werden können, müssen verschiedene Faktoren beachtet werden. Folgende Tipps helfen bei einer gelungen Umsetzung:

Ein schlüssiger und konkreter Umsetzungsplan

Die Strategie des Change Management Konzepts muss klar und genau formuliert sein. Dies sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Projektplan verstehen und diesen auch als sinnvoll betrachten. Sobald alle involvierten Mitarbeiter ein klares Ziel vor Augen haben, fällt ihnen die Umsetzung deutlich leichter. Zusätzlich dazu sind Kritik und Widerstände geringer, wenn das Veränderungsvorhaben den Beteiligten plausibel erscheint.

Die Zusammenstellung einer starken Kerntruppe

Gelingt es dem Unternehmen, eine starke Kerntruppe zusammen zu stellen, sorgt dies für eine deutlich gelungenere Umsetzung. Die Truppe kann als gutes Beispiel vorangehen und dient anderen Mitarbeitern als Orientierung. Dabei sollte die Kerntruppe folgende Eigenschaften mitbringen:

  • Ausreichend Expertise und einen guten Sachverstand,

  • Rückhalt in der Geschäftsführung,

  • hohes Interesse an der Umsetzung aller Ziele und Veränderungen,

  • Autorität,

  • Diversität, damit die Gruppe einen Querschnitt aller Beteiligen repräsentiert.

Eine gute Informationsinfrastruktur

Nur weil ein Change Management Vorhaben präsentiert wurde, heißt das noch nicht, dass jeder Mitarbeiter dieses verinnerlicht oder akzeptiert hat. Daher ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit klare und genaue Informationen bezüglich Zielen, Status und Herausforderungen erhält. Mitarbeiter sollten stets die Chance haben, Fragen zu stellen und sich über das Vorhaben zu informieren. So sollte ein regelmäßiger Dialog entsteht, der volle Transparenz auf allen Seiten zulässt.

Das Miteinbeziehen aller Beteiligten

Oftmals haben Führungskräfte bei einer Umsetzung von Veränderungsplänen nicht alle Mitarbeiter im Blick. Doch jede Person, die von den geplanten Veränderungen betroffen ist, sollte mit einbezogen werden. Denn oftmals können solche Veränderungen auch Kunden, Aktionäre oder externe Berater und freischaffende Mitarbeiter betreffen. Dabei sollte Empathie das oberste Gebot sein. Denn jede Gruppe hat andere Interessen und kann ganz unterschiedlich auf die vorstehenden Pläne reagieren.

Der Austausch mit Kritikern

Nicht jeder Involvierte ist glücklich über Veränderungen. Kritische Stimmen sollten keineswegs einfach übergangen werden. Der Austausch mit Kritikern hilft nicht nur, diese vom geplanten Vorhaben zu überzeugen, sondern kann auch Verbesserungsvorschläge für die weitere Umsetzung liefern. Nicht selten übersehen Führungskräfte Details, die direkt Betroffenen schnell auffallen. Somit kann eine offene Change-Kommunikation zu einer optimierten Umsetzung und mehr Unterstützung bei den betroffenen Mitarbeitern führen.

Die Verwendung von geeigneten Methoden

Wer erfolgreiches Change Management betreiben möchte, sollte auf bewährte Methoden setzen. Allerdings muss immer auch geprüft werden, welche Methode und welche Tools zum Unternehmen passen. Denn je nach Branche, Belegschaft und Unternehmenskultur sollten die eingesetzten Instrumente ganz unterschiedlich ausfallen.

Ausreichende Investitionsbereitschaft

Das Implementieren von Veränderungen kann sehr ressourcenintensiv sein. Unternehmen müssen sich auf eine Minderung der Produktivität einstellen und zusätzliche Kosten für Berater, Hilfsmittel und Schulungen einkalkulieren. Deshalb müssen schon vor Beginn eines Change-Projekts alle notwendigen Ressourcen und Kapazitäten bereitgestellt werden. Ansonsten können Change Management Prozesse ins Stocken kommen, was die Zuversicht und Leistungsfähigkeit mindert und eine erfolgreiche Umsetzung gefährden kann.

Überzeugungskraft

Führungskräfte sollten voll und ganz hinter getroffenen Change Management Entscheidungen stehen. Sobald Zweifel bei der Belegschaft aufkommen und es scheint, als würde selbst die Führungsebene nicht an den Erfolg der Veränderung glauben, überträgt sich das automatisch auf die Mitarbeiter. Deshalb sollten Führungskräfte immer als Positivbeispiel vorangehen und der Belegschaft klar vermitteln, dass sie von dem geplanten Vorhaben überzeugt sind.


Über die Autorin: Nicola Lehrle
Nicola Lehrle

Nicola Lehrle ist als Redakteurin bei hiral tätig. In ihrer beruflichen Laufbahn mit Schwerpunkt Marketing konnte sie im HR vielerlei Erfahrung sammeln. Ihr Fokus liegt auf Ratgebern und Fachtexten zu unterschiedlichen Themen im Bereich Personal/HR. Nicola möchte mit ihren Texten den Lesern auch komplizierte Sachverhalte möglichst einfach erklären.

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