Arbeitszeiterfassung: Grundlagen, Modelle und rechtlicher Rahmen

Die Arbeitszeiterfassung stellt sicher, dass in Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit eingehalten werden. Eine Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten ermöglicht es Arbeitgebern sowie Mitarbeitern, die Übersicht der abgeleisteten Zeiten zu behalten. In vielen Unternehmen ist eine Arbeitszeiterfassung, entweder über einen Stundenzettel oder in elektronischer Form, bereits jetzt üblich.

Wir zeigen auf, wie du die gesetzliche Arbeitszeiterfassungspflicht umsetzt, welche Arbeitszeitnachweise es gibt und welche Methoden der Zeiterfassung rechtssicher und technisch möglich sind. 

Was genau bedeutet die verpflichtende Arbeitszeiterfassung in Unternehmen?

Mit dem Oberbegriff der Arbeitszeiterfassung bezeichnet man sämtliche Maßnahmen zur Erfassung täglicher Arbeitszeiten von Arbeitnehmern. Ziel ist es, eine genaue Dokumentation und Übersicht der Arbeitszeiten sicherzustellen. Diese Übersicht umfasst ausdrücklich nur den Zeitraum der Arbeit. Unbezahlte Pausen- und Ruhezeiten zählen nicht dazu. Mit dem neuen Gesetz der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung, das auf einer Entscheidung des EuGH beruht, muss der Stundennachweis in jedem Betrieb erfolgen.

Die Arbeitszeiterfassung ist aus verschiedenen Gründen für Arbeitnehmer und Unternehmen von Bedeutung:

• Der Arbeitgeber verfügt durch die nachgehaltene Arbeitszeit über einen Nachweis, dass gesetzliche Vorgaben zu Ruhezeiten und Pausen eingehalten werden.

• Hält der Arbeitnehmer diese Zeiten nicht ein, ist der Betrieb aufgrund der Fürsorgepflicht, die er gegenüber seinen Mitarbeitern hat, verpflichtet, einzuschreiten. Die Arbeitszeiterfassung zeigt auf, wann dies erfolgen muss. 

• Mitarbeitern bietet die Aufzeichnung der Arbeitszeit eine Möglichkeit, zu prüfen, ob die Abrechnung ihres Gehalts auf Basis der erfassten Zeit korrekt erfolgt ist und ob Überstunden richtig einkalkuliert wurden.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die Erfassung der Arbeitszeit?

Die Basis für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bildet das Arbeitszeitgesetz. Bereits im Mai 2019 sprach der Europäische Gerichtshof ein Urteil aus, das Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Das Urteil des EuGH zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung soll vor allem Arbeitnehmerrechte stärken und Schwarzarbeit unterbinden. 

Im September 2022 erließ das Bundesarbeitsgericht auf Grundlage dieses Urteils des Europäischen Gerichtshofs einen Beschluss für das Arbeitszeitgesetz, das Betrieben vorschreibt, Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren.

Im April 2023 folgte ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Dieser Referentenentwurf schafft mehr Rechtssicherheit im Hinblick auf das Arbeitszeitgesetz und die Pflicht zur Zeiterfassung.

Allerdings ist die Vertrauensarbeitszeit in einigen Fällen immer noch rechtens, zudem sollen für bestimmte Jobs Ausnahmen mit eigenen Regelungen gelten. Eine detaillierte gesetzliche Regelung ist aktuell noch nicht vorhanden, da vor allem diese Ausnahmeregelungen und der Grad der Flexibilität, den das Gesetz bieten soll, diskutiert werden. 

Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung sind laut Gesetz folgende Angaben elektronisch festzuhalten:

• Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit,

• Pausenzeiten sowie

• Überstunden.

Somit besteht gemäß Arbeitszeitgesetz eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung, allerdings gelten Übergangsfristen für die Umstellung auf eine elektronische Zeiterfassung. Diese Regelungen sehen wie folgt aus:

• Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ein Jahr,

• Für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern zwei Jahre,

• Für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern fünf Jahre und

• Für Betriebe mit zehn Arbeitnehmern wird es weiterhin möglich sein, die Arbeitszeit in Papierform, zum Beispiel über eine Stundenzettel-Vorlage in A4-Format über einen Block, zu erfassen.

In welchen Bereichen ist Arbeitszeiterfassung verpflichtend?

Für bestimmte Branchen besteht die Arbeitszeiterfassungspflicht bereits länger. Mit dem beschlossenen Gesetz gilt sie nun für alle Branchen. Zu erfassen sind Arbeitszeiten sämtlicher Arbeitnehmer, auch von geringfügig Beschäftigten und Beamten im öffentlichen Dienst, denn sie werden im Urteil des EuGH ebenfalls den Arbeitnehmern zugerechnet. 

Bestimmte Aufgabenbereiche und Branchen unterliegen jedoch nicht den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zur Zeiterfassung. So gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht für leitende Angestellte, die einen großen Entscheidungsspielraum aufweisen, sowie für Geschäftsführer und Chefärzte. Für Tarifpartner gilt zudem die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung in elektronischer Form nicht. Sie haben die Möglichkeit, Arbeitszeiten in Papierform, etwa über einen DIN-A4-Stundenzettel, zu erfassen. 

Wie sehen konkrete Modelle für die Zeiterfassung aus?

Es gibt verschiedene Methoden, die es ermöglichen, Arbeitszeiten zu erfassen. Welche Art des Arbeitszeitnachweises die beste ist, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Unternehmensgröße, der Branche, Arbeitszeitmodellen und auch vom Digitalisierungsgrad im Betrieb ab. Die folgenden Optionen haben sich als gängige Modelle etabliert:

• Manuelle Erfassung per Stundenzettel: Bei der Aufzeichnung der Arbeitszeit per Stundenzettel hält der Beschäftigte selbst nach, wie viel er täglich gearbeitet hat. Der Arbeitszeitnachweis per Stundenzettel ist somit schwerer kontrollierbar. Für die Eintragung der erfassten Arbeitszeiten gibt es in der Regel eine Stundenzettel-Vorlage, die sich aus dem Internet unkompliziert herunterladen lassen. Allerdings gilt der Stundenzettel mittlerweile als veraltet, und viele Arbeitgeber nutzen für die Zeiterfassung digitale Stundenzettel-Vorlagen.

• Manuelle Arbeitszeiterfassung in elektronischer Form: Etwas fortschrittlicher als der Stundenzettel ist die Eintragung von Arbeitszeiten in einer Excel-Tabelle oder einer elektronischen Stundenzettel-Vorlage. Auch hier erfolgt der Arbeitszeitnachweis über das Personal selbst, das die Zeiten in Excel- oder Word-Vorlagen einträgt. Zudem gelten solche Arbeitszeitnachweise als fehleranfällig und der Verwaltungsaufwand für die Übertragung von erfassten Arbeitszeiten aus Excel-Vorlagen in die digitale Zeiterfassung gilt als hoch.

• Stationäre Systeme: Bei diesem Modell ist ein Terminal oder eine Stempeluhr am Arbeitsort angebracht. Hier melden sich Mitarbeitende über eine Karte, einen Chip, per Smartphone oder Fingerabdruck an und ab. Der Vorteil hierbei liegt in der exakten Übersicht der Arbeitszeit und der unkomplizierten Bedienung. Dafür lassen sich solche Aufzeichnungen kaum in digitale Systeme übertragen.

• Digitale Zeiterfassung: In den meisten Unternehmen hat diese moderne Form der Arbeitszeitnachweise per Online-Tool den Stundenzettel längst abgelöst. Das Modell ermöglicht es, die tägliche Arbeitszeit automatisch zu erfassen und unkompliziert auszuwerten. Zudem müssen Mitarbeiter keine Stundenzettel-Vorlagen herunterladen und ausfüllen oder Zeit für die Eintragung in einer Vorlage in Excel aufwenden. Allerdings sind gesetzliche Vorgaben des Datenschutzes zu beachten.

Welche Rechte und Pflichten hat der Betriebsrat bei der Einführung und Überwachung von Arbeitszeiterfassung?

Bei der Änderung von Arbeitszeiterfassungssystemen, etwa von Vorlagen in Excel oder Stundenzettel-Vorlagen auf digitale Formen, darf der Betriebsrat mitbestimmen. Er hat ein Mitspracherecht bei der Wahl der Methode sowie bei der Einführung und Beurteilung von Pausenzeiten. Es besteht laut Urteil vom September 2022 kein Initiativrecht zur generellen Einführung einer Arbeitszeiterfassung. Das ist auch nicht nötig, da das Gesetz ohnehin eine grundsätzliche Pflicht vorsieht. Allerdings darf der Betriebsrat die konkrete Ausgestaltung mit entscheiden. 

Es ist jedoch weder für den Arbeitgeber noch für den Betriebsrat möglich, die Arbeitszeiterfassung für das Unternehmen generell auszuschließen, auch wenn es grundsätzlich Raum für Ausnahmen gibt. Denn die Pflicht der Arbeitszeiterfassung besteht von Gesetzes wegen und kann nicht einfach umgangen werden. Daraus leitet sich die gesetzliche Verpflichtung für den Betriebsrat ab, dafür zu sorgen, dass die Arbeitszeiterfassung ordnungsgemäß eingeführt und umgesetzt wird. Denn er ist dafür verantwortlich, dass sämtliche zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze eingehalten werden.  

Was muss bzgl. Datenschutz beachtet werden?

Es gibt noch keine konkrete Gesetzeslage im Hinblick auf den allgemeinen Datenschutz bei der Erfassung der täglichen Arbeitszeit. Jedoch müssen personenbezogene Daten ausreichend geschützt und deren Weitergabe oder Missbrauch muss unterbunden werden. Da die Pflicht die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten vorsieht, sind Unternehmen dazu angehalten, sämtliche gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz einzuhalten. Die elektronische Erfassung muss allerdings nicht zwingend in digitaler Form erfolgen, auch eine Nutzung von Vorlagen in Excel oder Word sind hier zulässig. 

Arbeitgeber sind gut beraten, die Einhaltung der Datenschutzgesetze genau zu überwachen. Anwendungen, die nicht datenschutzkonform sind, können hohe Geldbußen nach sich ziehen. Neben dem Arbeitszeitgesetz ist vor allem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entscheidend. Missbrauch sowie unerlaubte Weitergabe von personenbezogenen Daten sollen durch folgende Kontrollprinzipien unterbunden werden:

• Zugangskontrolle: Unbefugten darf der Zugriff auf Zeiterfassungssysteme nicht möglich sein.

• Weitergabekontrolle: Verhinderung des Kopierens, Lesens oder Entfernens von Daten bei der Übertragung.

• Verfügbarkeitskontrolle: Schutz der Daten vor Verlust oder Zerstörung.

• Eingabekontrolle: Die Nachvollziehbarkeit der Veränderung von Daten ist zu gewährleisten.

• Darüber hinaus müssen die Daten der Arbeitszeiterfassung getrennt von anderen Daten verarbeitet werden. Es ist zudem nicht erlaubt, sie für andere Zwecke als das Nachhalten der geleisteten Arbeitszeit zu verwenden.

Was müssen Arbeitgeber bei der elektronischen Arbeitszeiterfassung beachten?

Laut EuGH-Urteil müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden elektronisch aufzeichnen und ordnungsgemäß dokumentieren. Dabei ist zu gewährleisten, dass die Zeiterfassung am selben Tag der geleisteten Arbeit erfolgt. Bei wöchentlichen Stundenzetteln oder einem monatlichen Stundenzettel ist immer das genaue Datum des Arbeitstages bei den einzelnen Arbeitszeiten anzugeben. 

Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Systeme und Vorlagen zur Eintragung der geleisteten Stunden die Arbeitszeiterfassung auf täglicher Basis ermöglichen. Zudem sind im Hinblick auf die Zeiterfassung Sicherheit und Gesundheitsschutz des Personals zu gewährleisten. Entstehen Unregelmäßigkeiten, müssen Betriebe mit hohen Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro rechnen. 

Wie sieht eine Vorlage für Arbeitszeitnachweis (Stundenzettel) von Mitarbeitern aus?

Um einen Stundennachweis zu erbringen, gibt es verschiedene Vorlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Erstellung von täglichen Stundenzetteln, die du aus dem Netz herunterladen kannst. Dabei reicht die Bandbreite von einfachen Stundenzettel-Vorlagen bis hin zu digitalen Vorlagen für die Übertragung in Online-Tools. Auch kostenlose Vorlagen für Excel- oder Word-Dateien sowie PDF-Stundenzettel-Vorlagen sind überall erhältlich. 

Die Vorlagen für einen Stundenzettel sind so strukturiert, dass sie eine Übersicht sämtlicher relevanten Inhalte der Arbeitszeiterfassung bietet. Dazu zählen der Name des Beschäftigten, der Zeitraum der Arbeitszeiterfassung sowie Datum, Beginn, Ende, Dauer und Pausen- sowie Ruhezeiten. Jede Vorlage, die eine Übersicht dieser Angaben enthält, gilt als rechtskonform.

Quellen:

https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitszeiterfassung/

https://www.papershift.com/lexikon/arbeitszeiterfassung

https://www.haufe.de/thema/arbeitszeiterfassung/