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Arbeitszeiterfassung: Grundlagen, Modelle und rechtlicher Rahmen

Stefanie Aust
Lesezeit: ca. 8 Minuten

Die Arbeitszeiterfassung stellt sicher, dass in Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit eingehalten werden. Eine Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten ermöglicht es Arbeitgebern sowie Mitarbeitern, die Übersicht der abgeleisteten Zeiten zu behalten. In vielen Unternehmen ist eine Arbeitszeiterfassung, entweder ĂŒber einen Stundenzettel oder in elektronischer Form, bereits jetzt ĂŒblich.

Wir zeigen auf, wie du die gesetzliche Arbeitszeiterfassungspflicht umsetzt, welche Arbeitszeitnachweise es gibt und welche Methoden der Zeiterfassung rechtssicher und technisch möglich sind. 

Was genau bedeutet die verpflichtende Arbeitszeiterfassung in Unternehmen?

Mit dem Oberbegriff der Arbeitszeiterfassung bezeichnet man sĂ€mtliche Maßnahmen zur Erfassung tĂ€glicher Arbeitszeiten von Arbeitnehmern. Ziel ist es, eine genaue Dokumentation und Übersicht der Arbeitszeiten sicherzustellen. Diese Übersicht umfasst ausdrĂŒcklich nur den Zeitraum der Arbeit. Unbezahlte Pausen- und Ruhezeiten zĂ€hlen nicht dazu. Mit dem neuen Gesetz der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung, das auf einer Entscheidung des EuGH beruht, muss der Stundennachweis in jedem Betrieb erfolgen.

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Die Arbeitszeiterfassung ist aus verschiedenen GrĂŒnden fĂŒr Arbeitnehmer und Unternehmen von Bedeutung:

  • Der Arbeitgeber verfĂŒgt durch die nachgehaltene Arbeitszeit ĂŒber einen Nachweis, dass gesetzliche Vorgaben zu Ruhezeiten und Pausen eingehalten werden.

  • HĂ€lt der Arbeitnehmer diese Zeiten nicht ein, ist der Betrieb aufgrund der FĂŒrsorgepflicht, die er gegenĂŒber seinen Mitarbeitern hat, verpflichtet, einzuschreiten. Die Arbeitszeiterfassung zeigt auf, wann dies erfolgen muss. 

  • Mitarbeitern bietet die Aufzeichnung der Arbeitszeit eine Möglichkeit, zu prĂŒfen, ob die Abrechnung ihres Gehalts auf Basis der erfassten Zeit korrekt erfolgt ist und ob Überstunden richtig einkalkuliert wurden.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten fĂŒr die Erfassung der Arbeitszeit?

Die Basis fĂŒr die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bildet das Arbeitszeitgesetz. Bereits im Mai 2019 sprach der EuropĂ€ische Gerichtshof ein Urteil aus, das Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Das Urteil des EuGH zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung soll vor allem Arbeitnehmerrechte stĂ€rken und Schwarzarbeit unterbinden. 

Im September 2022 erließ das Bundesarbeitsgericht auf Grundlage dieses Urteils des EuropĂ€ischen Gerichtshofs einen Beschluss fĂŒr das Arbeitszeitgesetz, das Betrieben vorschreibt, Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren.

Im April 2023 folgte ein Referentenentwurf des Bundesministeriums fĂŒr Arbeit und Soziales. Dieser Referentenentwurf schafft mehr Rechtssicherheit im Hinblick auf das Arbeitszeitgesetz und die Pflicht zur Zeiterfassung.

Allerdings ist die Vertrauensarbeitszeit in einigen FĂ€llen immer noch rechtens, zudem sollen fĂŒr bestimmte Jobs Ausnahmen mit eigenen Regelungen gelten. Eine detaillierte gesetzliche Regelung ist aktuell noch nicht vorhanden, da vor allem diese Ausnahmeregelungen und der Grad der FlexibilitĂ€t, den das Gesetz bieten soll, diskutiert werden. 

Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung sind laut Gesetz folgende Angaben elektronisch festzuhalten:

  • Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit,

  • Pausenzeiten sowie

  • Überstunden.

Somit besteht gemĂ€ĂŸ Arbeitszeitgesetz eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung, allerdings gelten Übergangsfristen fĂŒr die Umstellung auf eine elektronische Zeiterfassung. Diese Regelungen sehen wie folgt aus:

  • FĂŒr Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ein Jahr,

  • FĂŒr Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern zwei Jahre,

  • FĂŒr Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern fĂŒnf Jahre und

  • FĂŒr Betriebe mit zehn Arbeitnehmern wird es weiterhin möglich sein, die Arbeitszeit in Papierform, zum Beispiel ĂŒber eine Stundenzettel-Vorlage in A4-Format ĂŒber einen Block, zu erfassen.

In welchen Bereichen ist Arbeitszeiterfassung verpflichtend?

FĂŒr bestimmte Branchen besteht die Arbeitszeiterfassungspflicht bereits lĂ€nger. Mit dem beschlossenen Gesetz gilt sie nun fĂŒr alle Branchen. Zu erfassen sind Arbeitszeiten sĂ€mtlicher Arbeitnehmer, auch von geringfĂŒgig BeschĂ€ftigten und Beamten im öffentlichen Dienst, denn sie werden im Urteil des EuGH ebenfalls den Arbeitnehmern zugerechnet. 

Bestimmte Aufgabenbereiche und Branchen unterliegen jedoch nicht den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zur Zeiterfassung. So gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht fĂŒr leitende Angestellte, die einen großen Entscheidungsspielraum aufweisen, sowie fĂŒr GeschĂ€ftsfĂŒhrer und ChefĂ€rzte. FĂŒr Tarifpartner gilt zudem die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung in elektronischer Form nicht. Sie haben die Möglichkeit, Arbeitszeiten in Papierform, etwa ĂŒber einen DIN-A4-Stundenzettel, zu erfassen. 

Wie sehen konkrete Modelle fĂŒr die Zeiterfassung aus?

Es gibt verschiedene Methoden, die es ermöglichen, Arbeitszeiten zu erfassen. Welche Art des Arbeitszeitnachweises die beste ist, hĂ€ngt von verschiedenen Faktoren wie der UnternehmensgrĂ¶ĂŸe, der Branche, Arbeitszeitmodellen und auch vom Digitalisierungsgrad im Betrieb ab. Die folgenden Optionen haben sich als gĂ€ngige Modelle etabliert:

  • Manuelle Erfassung per Stundenzettel: Bei der Aufzeichnung der Arbeitszeit per Stundenzettel hĂ€lt der BeschĂ€ftigte selbst nach, wie viel er tĂ€glich gearbeitet hat. Der Arbeitszeitnachweis per Stundenzettel ist somit schwerer kontrollierbar. FĂŒr die Eintragung der erfassten Arbeitszeiten gibt es in der Regel eine Stundenzettel-Vorlage, die sich aus dem Internet unkompliziert herunterladen lassen. Allerdings gilt der Stundenzettel mittlerweile als veraltet, und viele Arbeitgeber nutzen fĂŒr die Zeiterfassung digitale Stundenzettel-Vorlagen.

  • Manuelle Arbeitszeiterfassung in elektronischer Form: Etwas fortschrittlicher als der Stundenzettel ist die Eintragung von Arbeitszeiten in einer Excel-Tabelle oder einer elektronischen Stundenzettel-Vorlage. Auch hier erfolgt der Arbeitszeitnachweis ĂŒber das Personal selbst, das die Zeiten in Excel- oder Word-Vorlagen eintrĂ€gt. Zudem gelten solche Arbeitszeitnachweise als fehleranfĂ€llig und der Verwaltungsaufwand fĂŒr die Übertragung von erfassten Arbeitszeiten aus Excel-Vorlagen in die digitale Zeiterfassung gilt als hoch.

  • StationĂ€re Systeme: Bei diesem Modell ist ein Terminal oder eine Stempeluhr am Arbeitsort angebracht. Hier melden sich Mitarbeitende ĂŒber eine Karte, einen Chip, per Smartphone oder Fingerabdruck an und ab. Der Vorteil hierbei liegt in der exakten Übersicht der Arbeitszeit und der unkomplizierten Bedienung. DafĂŒr lassen sich solche Aufzeichnungen kaum in digitale Systeme ĂŒbertragen.

  • Digitale Zeiterfassung: In den meisten Unternehmen hat diese moderne Form der Arbeitszeitnachweise per Online-Tool den Stundenzettel lĂ€ngst abgelöst. Das Modell ermöglicht es, die tĂ€gliche Arbeitszeit automatisch zu erfassen und unkompliziert auszuwerten. Zudem mĂŒssen Mitarbeiter keine Stundenzettel-Vorlagen herunterladen und ausfĂŒllen oder Zeit fĂŒr die Eintragung in einer Vorlage in Excel aufwenden. Allerdings sind gesetzliche Vorgaben des Datenschutzes zu beachten.

Welche Rechte und Pflichten hat der Betriebsrat bei der EinfĂŒhrung und Überwachung von Arbeitszeiterfassung?

Bei der Änderung von Arbeitszeiterfassungssystemen, etwa von Vorlagen in Excel oder Stundenzettel-Vorlagen auf digitale Formen, darf der Betriebsrat mitbestimmen. Er hat ein Mitspracherecht bei der Wahl der Methode sowie bei der EinfĂŒhrung und Beurteilung von Pausenzeiten. Es besteht laut Urteil vom September 2022 kein Initiativrecht zur generellen EinfĂŒhrung einer Arbeitszeiterfassung. Das ist auch nicht nötig, da das Gesetz ohnehin eine grundsĂ€tzliche Pflicht vorsieht. Allerdings darf der Betriebsrat die konkrete Ausgestaltung mit entscheiden. 

Es ist jedoch weder fĂŒr den Arbeitgeber noch fĂŒr den Betriebsrat möglich, die Arbeitszeiterfassung fĂŒr das Unternehmen generell auszuschließen, auch wenn es grundsĂ€tzlich Raum fĂŒr Ausnahmen gibt. Denn die Pflicht der Arbeitszeiterfassung besteht von Gesetzes wegen und kann nicht einfach umgangen werden. Daraus leitet sich die gesetzliche Verpflichtung fĂŒr den Betriebsrat ab, dafĂŒr zu sorgen, dass die Arbeitszeiterfassung ordnungsgemĂ€ĂŸ eingefĂŒhrt und umgesetzt wird. Denn er ist dafĂŒr verantwortlich, dass sĂ€mtliche zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze eingehalten werden.  

Was muss bzgl. Datenschutz beachtet werden?

Es gibt noch keine konkrete Gesetzeslage im Hinblick auf den allgemeinen Datenschutz bei der Erfassung der tĂ€glichen Arbeitszeit. Jedoch mĂŒssen personenbezogene Daten ausreichend geschĂŒtzt und deren Weitergabe oder Missbrauch muss unterbunden werden. Da die Pflicht die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten vorsieht, sind Unternehmen dazu angehalten, sĂ€mtliche gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz einzuhalten. Die elektronische Erfassung muss allerdings nicht zwingend in digitaler Form erfolgen, auch eine Nutzung von Vorlagen in Excel oder Word sind hier zulĂ€ssig. 

Arbeitgeber sind gut beraten, die Einhaltung der Datenschutzgesetze genau zu ĂŒberwachen. Anwendungen, die nicht datenschutzkonform sind, können hohe Geldbußen nach sich ziehen. Neben dem Arbeitszeitgesetz ist vor allem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entscheidend. Missbrauch sowie unerlaubte Weitergabe von personenbezogenen Daten sollen durch folgende Kontrollprinzipien unterbunden werden:

  • Zugangskontrolle: Unbefugten darf der Zugriff auf Zeiterfassungssysteme nicht möglich sein.

  • Weitergabekontrolle: Verhinderung des Kopierens, Lesens oder Entfernens von Daten bei der Übertragung.

  • VerfĂŒgbarkeitskontrolle: Schutz der Daten vor Verlust oder Zerstörung.

  • Eingabekontrolle: Die Nachvollziehbarkeit der VerĂ€nderung von Daten ist zu gewĂ€hrleisten.

  • DarĂŒber hinaus mĂŒssen die Daten der Arbeitszeiterfassung getrennt von anderen Daten verarbeitet werden. Es ist zudem nicht erlaubt, sie fĂŒr andere Zwecke als das Nachhalten der geleisteten Arbeitszeit zu verwenden.

Was mĂŒssen Arbeitgeber bei der elektronischen Arbeitszeiterfassung beachten?

Laut EuGH-Urteil mĂŒssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden elektronisch aufzeichnen und ordnungsgemĂ€ĂŸ dokumentieren. Dabei ist zu gewĂ€hrleisten, dass die Zeiterfassung am selben Tag der geleisteten Arbeit erfolgt. Bei wöchentlichen Stundenzetteln oder einem monatlichen Stundenzettel ist immer das genaue Datum des Arbeitstages bei den einzelnen Arbeitszeiten anzugeben. 

Unternehmen mĂŒssen sicherstellen, dass die Systeme und Vorlagen zur Eintragung der geleisteten Stunden die Arbeitszeiterfassung auf tĂ€glicher Basis ermöglichen. Zudem sind im Hinblick auf die Zeiterfassung Sicherheit und Gesundheitsschutz des Personals zu gewĂ€hrleisten. Entstehen UnregelmĂ€ĂŸigkeiten, mĂŒssen Betriebe mit hohen Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro rechnen. 

Wie sieht eine Vorlage fĂŒr Arbeitszeitnachweis (Stundenzettel) von Mitarbeitern aus?

Um einen Stundennachweis zu erbringen, gibt es verschiedene Vorlagen und Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitungen zur Erstellung von tĂ€glichen Stundenzetteln, die du aus dem Netz herunterladen kannst. Dabei reicht die Bandbreite von einfachen Stundenzettel-Vorlagen bis hin zu digitalen Vorlagen fĂŒr die Übertragung in Online-Tools. Auch kostenlose Vorlagen fĂŒr Excel- oder Word-Dateien sowie PDF-Stundenzettel-Vorlagen sind ĂŒberall erhĂ€ltlich. 

Die Vorlagen fĂŒr einen Stundenzettel sind so strukturiert, dass sie eine Übersicht sĂ€mtlicher relevanten Inhalte der Arbeitszeiterfassung bietet. Dazu zĂ€hlen der Name des BeschĂ€ftigten, der Zeitraum der Arbeitszeiterfassung sowie Datum, Beginn, Ende, Dauer und Pausen- sowie Ruhezeiten. Jede Vorlage, die eine Übersicht dieser Angaben enthĂ€lt, gilt als rechtskonform.


Quellen:

https://www.personio.de/hr-lexikon/arbeitszeiterfassung/

https://www.papershift.com/lexikon/arbeitszeiterfassung

https://www.haufe.de/thema/arbeitszeiterfassung/

Über die Autorin: Stefanie Aust
Stefanie Aust

Stefanie Aust ist Redakteurin fĂŒr Personalthemen bei hiral. Beruflich verschlug es sie zunĂ€chst in den wirtschaftlichen Bereich. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Studiums war sie schließlich mehrere Jahre an Hochschulen tĂ€tig. Stefanie verfasst und redigiert mit Leidenschaft und ProfessionalitĂ€t Fach- und Wissenschaftstexte in den Bereichen HR und Personalwirtschaft.

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