Talentpool: Begriff, Bedeutung, Aufbau und Arten von Talentpools
Fachkräfte wurden in den letzten Jahren aufgrund des demografischen Wandels zur wichtigsten Ressource vieler Unternehmen. Doch die Konkurrenz, vor allem um junge Talente, ist unter den Employern groß. Um die Zukunftsfähigkeit ihres Unternehmens zu sichern, setzen viele Arbeitgeber auf gezieltes Talent Management. Eines der wichtigsten Tools für die Suche nach den besten Talenten ist ein gut geführter Talentpool.
Was ist ein Talentpool?
Gemäß Definition sind Talentpools im Bereich der Human Resources angesiedelte, softwaregestützte Datenbanken, die Profile von möglichen Bewerben enthalten. In einem Talent Pool sind nicht nur potenzielle neue Talente abgespeichert, sondern auch Informationen über aktuelle und ehemalige Mitarbeiter eines Unternehmens.
Diese Datenbanken sind eines der wichtigsten Instrumente für erfolgreiches Talent Management. Gut strukturierte Talent Pools bieten viele Vorteile und sind heute unverzichtbar für die Zukunftssicherung eines Unternehmens, da sie für eine gezielte Personalentwicklung und ein effizientes Recruiting benötigt werden.
Die Datenbanken mit Kandidatenprofilen können sich aus vielen unterschiedlichen Talenten zusammensetzen. Neben Profilen von derzeitigen Mitarbeitern können auch Informationen von Second-Best-Bewerbern, Interessenten von Karriere-Seiten oder von Jobmessen, über Social-Media-Werbung gewonnene Kontakte und frühere Mitarbeiter den Talent Pool bereichern.
Im Bereich des Talentmanagements kann mit den zur Verfügung stehenden Profilen gearbeitet werden, um zum Beispiel vakante Stellen schnell mit geeigneten Kandidaten zu besetzen. Das Talent Management braucht die Kandidatenpools, um sicherzustellen, dass bedeutende Positionen im eigenen Unternehmen nachhaltig mit passenden Talenten besetzt sind. Neben dieser Rolle bieten Talent Pools für Talent Manager auch eine gute Möglichkeit, um erfolgreiches Talent Relationship Management (TRM) zu betreiben.
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Warum ist ein Talentpool wichtig für die Personalentwicklung?
In den letzten Jahren hat sich der Fachkräftemangel drastisch zugespitzt: Im Fachkräftereport der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) wird herausgestellt, dass laut einer Umfrage von über 23.000 Unternehmen 51 % ihre derzeit offenen Stellen nicht besetzen können. Besonders bei Berufen im MINT-Bereich ist die Unterbesetzung sehr deutlich zu sehen. Viele Unternehmen trifft diese Entwicklung hart und unvorbereitet. Doch auch in Zukunft ist keine Entspannung der Situation in Sicht.
Im War of Talents müssen Arbeitgeber umdenken und in erster Linie ihre Personalentwicklung und ihr Talentmanagement optimieren, um auch in Zukunft die benötigten Mitarbeiter für ihr Unternehmen zu finden und langfristig zu halten. Ein wichtiges Tool um dieses Ziel zu erreichen sind Talent Pools. Folgende Benefits haben Kandidatenpools für dein Unternehmen:
Der Talentpool erleichtert das Recruiting: Freie Stellen können durch vorausgewählte Kandidatenprofile schneller besetzt werden. Das ist zeitsparend und reduziert Kosten.
Profile von Second-Best-Kandidaten und ehemaligen Mitarbeitern gehen nicht verloren, sondern werden für zukünftige Einsatzmöglichkeiten, die sich im Unternehmen ergeben könnten, gespeichert.
Durch intelligente Software-Lösungen können Kandidaten in der Datenbank gefiltert, kategorisiert und vorausgewählt werden. Das senkt das Risiko einer falschen Bewerberauswahl.
Nachfolgeplanung kann langfristig angelegt betrieben werden, gestützt durch Informationen aus dem Interessentenpool.
Im Zuge der Nachfolgeplanung kann ehrliches und interessiertes TRM den Talentpool nutzen, um Kontakte zu High Potentials aufzubauen und zu pflegen.
TRM unterstützt das Branding des Unternehmens und den Aufbau einer starken Arbeitgebermarke.
Im Talent Management kann flexibel auf Recruiting-Trends reagiert werden, wenn der Talentpool möglichst divers und heterogen aufgebaut ist.
Welche Arten von Talent Pools gibt es?
Das Talentmanagement schöpft bei der Besetzung von offenen Stellen und der Nachwuchsplanung am besten aus einem breit aufgestellten Pool von möglichen Kandidaten. Eine starke Talent-Management-Strategie zielt deshalb auf den Aufbau eines diversen Talent Pools ab, der sowohl interne als auch externe Talente abdeckt. Innerhalb dieses Talent Pools kann es laut Definition verschiedene Kategorien geben, die im Folgenden vorgestellt werden sollen.
Eigene Mitarbeiter
Ein interner Talent Pool verschafft einen strukturierten Überblick über die Talente, die sich momentan im Unternehmen befinden. Durch die vielen gebündelten Informationen, die ein Talentpool bereitstellt, kann das Talent Management die internen Personalressourcen optimal überblicken und Angestellte gezielt fördern.
Viele Unternehmen könnten bei der Besetzung vakanter Stellen ihren Blick noch stärker nach innen richten, um talentierte Kollegen ebenfalls in Betracht zu ziehen. Das spart Kosten und Zeitaufwand, denn das Team kennt das Unternehmen und viele Abläufe bereits. Zudem kommt ein engagiertes internes TRM dem Branding der Firma zugute, wenn Angestellte sehen, dass ihr Arbeitgeber an ihrer beruflichen Weiterentwicklung interessiert ist und Aufstiegschancen für sie bereithält.
Ehemalige Mitarbeiter
Die Informationen über ehemalige Kollegen können für Recruiter von Vorteil sein und sollten deshalb ebenfalls den Talent Pool bereichern. Besonders betrifft dies die natürliche Fluktuation, zum Beispiel bei ehemaligen Praktikanten oder Werkstudenten. Eine passende Stelle kann dann ein willkommener Anlass sein, um die Person zurück in das Unternehmen zu holen. Ehemalige Teamkollegen kennen häufig schon viele Abläufe des Unternehmens und andere Angestellte, was ihnen den Einstieg erheblich erleichtert.
Mithilfe der Aufnahme in den Talentpool können Personaler eine Beziehung aufrecht erhalten und zum richtigen Zeitpunkt eine Möglichkeit für eine erneute Anstellung anbieten.
Ehemalige Bewerber
Initiativbewerbungen, Kontakte von Interessenten, die über Jobbörsen oder die Karriere-Website gewonnen wurden, oder Second-Best-Bewerber sind ebenfalls wichtige externe Ressourcen, die einen internen Talent Pool ergänzen sollten. Talente, die einmal Interesse am Unternehmen gezeigt haben, können es mit hoher Wahrscheinlichkeit wieder tun. Dieser externe Talent Pool wird manchmal auch abgrenzend als Kandidatenpool bezeichnet.
Zu geeigneter Zeit können diese Kandidaten durch Active Sourcing aktiviert und direkt in den Bewerbungsprozess integriert werden. Die Strategie des Candidate Relationship Management kann diesen Prozess zusätzlich verbessern.
Ehemalige Auszubildende, Werkstudenten und Praktikanten
Praktikumsstellen sowie Auszubildenden- und Werkstudentenprogramme bieten eine ideale Möglichkeit, um Kontakt mit Young Professionals zu halten. Nach dem erfolgreichen Studien- oder Ausbildungsabschluss können Arbeitgeber die ehemaligen Werkstudierenden, Auszubildenden oder Praktikanten kontaktieren und sie über eine Festanstellung an sich binden.
Aufbau und Pflege eines Talent Pools
Um einen Talent Pool aufzubauen, ist vor allem darauf zu achten, dass ausschließlich für den Arbeitgeber relevante Talente aufgenommen werden. Für das Recruiting von interessanten Kandidaten eignen sich unterschiedliche Quellen. Potenzielle Bewerber finden sich zum Beispiel über die folgenden Kanäle:
Praktika,
Workshops.
Die Verwaltung und Pflege der Kontakte in der Datenbank erfolgt kontinuierlich. Hier empfiehlt es sich, den Talent Pool zu segmentieren und dabei zu entscheiden, ob dies über einen stellen- oder talentorientierten Ansatz erfolgt. Während beim stellenorientierten die Positionen im Betrieb sowie die dafür erforderlichen Abschlüsse und Qualifikationen in den Fokus gerückt werden, geht es beim talentorientierten Segmentieren ausschließlich um das Können und Talent der Kandidaten.
Weitere Ansätze für die Segmentierung des eignen Talent Pools umfassen die folgenden Kriterien:
Region, etwa nach Landkreisen oder internationalen Gesichtspunkten,
Berufserfahrung vom Einsteiger bis zum Professional,
Kandidatennähe, so ist ein ehemaliger Arbeitnehmer dem Betrieb näher als ein Kandidat, der eine Initiativbewerbung eingesendet hat. Je näher der Kandidat dem Unternehmen steht, desto mehr Know-how über betriebliche Besonderheiten und Abläufe bringt er mit.
Auch die Motivation der Interessenten kann ein Segmentierungsmerkmal darstellen. Im Talentpool sind verschiedene Kontakte zu finden, vom externen Bewerber bis zum Mitarbeiter oder Unterstützer, der eigene Empfehlungen für geeignete Talente ausspricht. Dies ist für die Form der Kommunikation relevant. So erwartet ein Unterstützer eine andere Ansprache als ein Second-Best-Bewerber, der bereits ein Auswahlverfahren abgeschlossen hat.
Wie wird ein Talent Relationship Management entwickelt?
Klare Verankerung im HR
Das Konzept des TRM wird für Unternehmen zunehmend unerlässlich, insbesondere mit Blick auf Engpasszielgruppen. Bei dieser speziellen Form des Talentmanagements geht es vor allem darum, aktive Beziehungen zu High Potentials und geeigneten Kandidaten bestimmter Zielgruppen zu entwickeln und aufrecht zu erhalten.
Dieser strategische Recruiting-Prozess ist klar im Bereich des Human Resources Management angesiedelt und zielt auf eine zukunftsorientierte Personalentwicklung und Talent Acquisition ab.
Kriterien für die Definition von Talenten
Im Bereich des Talentmanagements können die Profile unterschiedlich kategorisiert werden. Generell lässt sich jedes Individuum, das Stärken auf einem bestimmten Fachgebiet aufweist und diese im beruflichen Umfeld umsetzt, als Talent bezeichnen. Talente werden besonders häufig gesucht, wenn es um den Nachwuchs der Führungskräfte geht oder bestimmte Fachleute mit einschlägiger Expertise benötigt werden.
Talent Acquisition betrifft in der Strategie von Unternehmen nicht nur um die Führungskräfte von morgen. Vielmehr sollte der Talentbegriff alle Angestellten umfassen und darauf abzielen, Mitarbeiter in Positionen zu bringen, in denen sie ihr Potenzial voll entfalten können und so den größten Mehrwert für den Betrieb bieten.
Neben dieser allgemeinen Definition können geeignete Talente folglich noch nach ihren Karriereabsichten, ihrer Bildungs- und Berufsabschlüsse oder ihrer Berufserfahrung kategorisiert werden. Gute Pool-Softwares bieten für Kandidatenpools eine Vielzahl an Filtern an, mit denen Talent Manager den Talent Pool zielgerichtet verwalten können.
Nutzung von HR-Talent-Pool-Software
Im Talentmanagement wird die Talent-Pool-Software mittlerweile für weit mehr als die bloße Speicherung von Kandidatenprofilen genutzt. Interne HR Software kommt vor allem den aktuellen Mitarbeitern eines Unternehmens zu gute, indem das Management vorhandene Talente stärker fördern kann.
Beim externen Recruiting verkürzt eine Talent-Management-Software die Time-to-Hire erheblich, indem Filter vorab eine Hand voll passender Kandidaten auswählen können und so die Menge an Bewerbern reduzieren. Die passgenauen Kandidaten sind im besten Fall schon lange durch TRM mit dem Unternehmen vertraut und müssen lediglich über das Active Sourcing aktiviert werden.
Die richtige Software kann in diesem Sinne natürlich auch dem externen TRM dienen, indem die Kandidaten aus dem eigenen Talent Pool schon vor der eigentlichen Aktivierung regelmäßig kontaktiert werden. Von diesen potentiellen Kandidaten hat das Talent Management meist eine gespeicherte E-Mail-Adresse, über die es saisonale Grüße, interessante Themen, den Newsletter des Unternehmens oder ähnliches verschicken kann.
Mit intelligenten Tools kann der Talent Pool auch über erweiterte Suchen, zum Beispiel auf Karrierewebsites, stetig aktualisiert und diversifiziert werden. So können Talentmanager langfristig ein ideales Instrument entwickeln, das die HR-Arbeit erleichtert.
Kriterien für einen erfolgreichen Kandidatenpool
Qualität der Kandidaten
Um den Kandidatenpool erfolgreich führen zu können, müssen die Kandidaten anhand ihrer Qualitäten ausgewählt werden. Im Talentmanagement ist es nicht zielführend, so viele Kandidaten wie möglich in den Pool aufzunehmen, wenn dies keine passenden Bewerber sind. Besonders für die Suche nach neuen Führungskräften sollten ausschließlich qualifizierte Kandidaten betrachtet werden.
Talentmanager müssen sicherstellen, dass sie passende Kandidaten für ihr Unternehmen wählen. Die Qualität der potenziellen Bewerber kann anhand von festgelegten Kriterien wie bestimmten Abschlüssen, Ergebnissen eines diagnostischen Tests, des Assessment-Centers oder einer gewissen Berufserfahrung festgelegt werden.
Darüber hinaus gewannen vor allem in den letzten Jahren die Soft Skills eines Bewerbers immer mehr an Bedeutung. Für Nachfolgeplanungen sind Qualifikationen wie Teamfähigkeit, Karriereabsichten und Cultural Fit ausschlaggebende Kriterien, die sich jedoch nicht so leicht determinieren lassen. Im Prozess des TRM können solche Einstellungen genauer untersucht werden und in das Talentprofil einfließen. Aus diesen erweiterten Informationen können so auch Favoriten bestimmt werden.
Beachtung Datenschutz
Die Informationen in Talentpools sind hochsensibel und deshalb sollten sie mit größter Sorgfalt behandelt werden. Das Talentmanagement hat die Aufgabe, die personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.
Die DSGVO muss vom Talentmanagement stets beachtet werden, wenn geplant ist, Bewerbungen oder die Daten von Interessenten zu speichern. Arbeitgeber dürfen nach dem Ablauf einer Frist von 3 Monaten nach Versendung einer Absage keine Daten der Bewerber mehr verarbeiten. Talentpools bieten hier eine zweckgebundene Ausnahme, für die jedoch die Einwilligung des Kandidaten nötig ist.
Laufendes Networking
Ein Talentpool bedarf der ständigen Wartung und Aktualisierung. Intelligente HR-Software unterstützt das Talentmanagement bei diesem Prozess, indem sie die Kandidaten zum Beispiel anhand der Zeit, die sie bereits im Pool sind, filtern können.
Auf einer persönlichen Ebene bedarf die Aufrechterhaltung eines aktuellen Kandidatenpools jedoch der individuellen Betreuung der Profile durch das TRM. Das Ziel des TRM sollte stets sein, auch über eine längere Zeit hinweg eine stabile Beziehung zu den wichtigsten Talenten aufrecht zu erhalten.
Networking ist auch für das externe Talent Management wichtig, um stetig für Nachwuchs im Kandidatenpool zu sorgen. Je besser und authentischer die Beziehung zwischen TRM und Bewerber ist, desto leichter gelingt das Recruiting an passender Stelle. Bereits vorhandene Kommunikationskanäle können für das Active Sourcing genutzt werden, der Bewerber kann direkt in den Bewerbungsprozess integriert werden und hat eine positive Candidate Experience.
Das Networking im Sinne des Relationship Managements bietet zudem den Vorteil, die Employer Brand zu stärken, den Bekanntheitsgrad des Unternehmens zu erhöhen und eventuell sogar neue Kunden und Geschäftspartner auf die Firma aufmerksam zu machen.
Einbeziehung der Fachabteilungen
Modernes Talent Management arbeitet längst nicht mehr isoliert vom Rest des Unternehmens. Wenn sich die HR-Abteilung anderen Fachabteilungen gegenüber öffnet und in ihre Prozesse einbezieht, können diese oft einen erstaunlichen Mehrwert bieten.
Leiter anderer Fachabteilungen wissen häufig ganz genau, welche Stärken ihre Mitarbeiter haben und können den internen Talent Pool mit ihren Informationen bereichern. Für internes TRM lohnt es sich, Auszubildende oder Young Professionals und ihre Zukunftspläne einzubeziehen und ihnen frühzeitig Karrierewege im Unternehmen aufzuzeigen. So lassen sich junge Mitarbeiter in allen Fachabteilungen fördern.
Ein weiterer Vorteil kann das Wissen des Managements einzelner Fachabteilungen um ihre spezifischen Anforderungen sein. Wenn ein Job vergeben werden soll, sollten die Kriterien zur Bewerberauswahl stets zusammen mit der entsprechenden Fachabteilung entwickelt werden, um ein möglichst genaues Matching bei der Kandidatensuche zu erzielen.
In Kombination mit dem Know-how der Marketing-Abteilung kann HR an der Akquise externer Talente arbeiten. Mithilfe von zum Beispiel Social-Media-Kampagnen lassen sich so Interessenten generieren, die durch konservative Wege bisher nicht erreicht werden konnten.
