Relocation: Begriff, Bedeutung, Einbindung in die HR und Relocation Services

In diesem Beitrag findest du Informationen rund um Standortwechsel von Mitarbeitern. Wir erklären den Begriff Relocation, für welche Unternehmen das Thema von Bedeutung ist und wie dieser Prozess von der HR Abteilung abgedeckt werden kann. Auch haben wir zusammengefasst, wie Unternehmen von Relocation Services profitieren können. Unser Ratgeber soll dir einen umfassenden Überblick geben über den Prozess der Umsiedlung von Mitarbeitern.

Relocation unterstützt laut Wikipedia Menschen, “die aus beruflichen oder privaten Gründen ihr Heimatland für bestimmte oder unbestimmte Dauer verlassen und ins Ausland umziehen”.

Laut des Personaldienstleisters Haufe wurde die Relocation von Mitarbeitern in den 1980ern zunächst in den USA zum Thema. Personal zog ins Ausland, um dort in Zweigniederlassungen zu arbeiten.

Heute bezieht sich der Begriff auch auf Mitarbeiter, die aus dem Ausland angeworben werden und sich am Heimatstandort des Unternehmens ansiedeln sollen.

In einer zunehmend globalisierten Welt werden Arbeitskräfte zunehmend mobiler und eine Standortveränderung immer häufiger. In diesem Beitrag erfährst du, was du über den Prozess der Relocation wissen solltest. Wir geben dir eine Übersicht darüber, wie du deinen Mitarbeitern die Eingewönung in einer neuen Stadt so einfach wie möglich machen und welche Arten von Relocation Services du nutzen kannst.

Was versteht man unter Relocation?

Der englische Begriff “Relocation” bedeutet auf Deutsch “Umsiedlung”. Im wirtschaftlichen Kontext geht es dabei darum, Mitarbeiter im Ausland oder Inland nach einem Umzug zu integrieren. Von der Wohnungssuche bis zur Organisation von einem Sprachkurs fallen hier viele Aufgaben an.

Für Mitarbeiter selbst stellt ein solcher organisatorischer Aufwand eine enorme Belastung dar. Die Relocation wird deshalb häufig vom Arbeitgeber übernommen. Die Relocation von Mitarbeitern nimmt viele Ressourcen in Anspruch und erfordert für eine erfolgreiche Durchführung viel Know-how. Auch entsteht ein beträchtlicher finanzieller Aufwand, da finanzielle Belastungen rund um die Umsiedlung (z.B. Umzugskosten oder Reisekosten) häufig vom Arbeitgeber übernommen werden.

Für welche Unternehmen ist Relocation von Bedeutung?

Häufig sind es Großunternehmen, für die Relocation von Bedeutung ist. Solche Betriebe sind meist international ausgerichtet und stellen regelmäßig neues, internationales Personal ein. Auch kann es Zweigniederlassungen in anderen Ländern geben, zu denen Mitarbeiter entsandt werden. Der Standortwechsel, der in diesen Fällen für den Arbeitsbeginn notwendig ist, geht mit organisatorischen Aufgaben einher. Diese können von den HR Abteilungen in Großunternehmen meist gut bewältigt werden.

Laut des Magazins “Starting Up” ist die Relocation von Mitarbeitern jedoch nicht nur für Großkonzerne relevant: Auch Mittelständler und Start-Ups rekrutieren Personal zunehmend aus dem Ausland. Auf diese Weise können Mitarbeiter gewonnen werden, die im Inland knapp sind oder besondere Qualifikationen mitbringen. Kleinere Betriebe sind meist auf die Services von Relocation Agenturen angewiesen - dazu weiter unten mehr.

Ist Relocation eine Aufgabe der HR?

Die Aufgaben, die im Rahmen der Relocation von Mitarbeitern anfallen, liegen meist im Verantwortungsbereich der Personalabteilung. Relocation sollte so organisiert sein, dass sich ein Mitarbeiter schnell und gut am neuen Arbeitsplatz integriert. Dies macht es wahrscheinlicher, dass der Mitarbeiter sich wohlfühlt und auch langfristig bleiben möchte.

Bei der Umsiedlung von Mitarbeitern an einen neuen Arbeitsplatz sind viele Aufgaben zu erledigen. Für die HR Abteilung sind die folgenden besonders relevant:

• Wohnungssuche,

• Organisation von Sprachkursen,

• Beantragung eines Arbeitsvisums und

• Beratung zum Steuer- und Finanzrecht.

Wird die Relocation durch die HR Abteilung organisiert, ist der Umfang des Services oft auf diese Punkte begrenzt. Ist für diese Leistungen kein ausreichendes Know-how vorhanden oder haben HR Abteilungen nicht die nötigen Ressourcen, kann auf Relocation Agenturen oder spezialisierte Personalberater zurückgegriffen werden. Diese helfen auch dann, wenn dem Mitarbeiter Leistungen geboten werden sollen, die über die oben genannten Punkte hinausgehen.

Wann sind Relocation Agenturen sinnvoll?

Relocation Agenturen übernehmen als Personaldienstleister den organisatorischen Aufwand rund um die Umsiedlung von Mitarbeitern. Laut Marion Gottlob, Autorin der Rhein-Neckar-Zeitung, bieten Agenturen eine vielschichtige Dienstleistung an. Der Fokus liegt dabei darauf, Fachkräften bei ihrer Übersiedlung und Integration zu helfen.

Die Aufgaben von Relocation Agenturen gehen aber weit über das rein Organisatorische hinaus. Der Standortwechsel und die Integration in die neue Stadt sollen so einfach wie möglich gemacht werden. Dies schließt zum Beispiel auch Leistungen für Angehörige mit ein.

Als Spezialisten sind Relocation Agenturen besonders effektiv und decken den gesamten Ablauf der Umsiedlung ab. Auch nach dem Umzug wird das Personal meist weiter betreut und zum Beispiel kulturell integriert. Dies erleichtert es Mitarbeitern, in ihrem neuen Arbeitsplatz möglichst produktiv zu sein und sich voll auf die dort anfallenden Aufgaben und Projekte zu konzentrieren.

Hat eine HR Abteilung noch keine Erfahrung mit der Relocation neuer Mitarbeiter, sind die Services von Relocation Agenturen besonders sinnvoll. Auch bieten solche Agenturen den Vorteil, dass keine Ressourcen für die Organisation der Umsiedlung vorgehalten werden müssen. Dies erlaubt es dem Betrieb, agil zu handeln und personell flexibel zu bleiben.

Welche Arten von Relocation Services gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Relocation Services, die sich in verschiedene Bereiche aufteilen. Nicht jedes Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern jedoch auch jede Art von Relocation Service an. Es sollte deshalb stets individuell abgeklärt werden, welche Services geleistet werden.

Aufgeteilt können die Arten von Relocation Services laut dem Personaldienstleister “Escaminal” wie folgt:

Organisatorisch

Organisatorische Relocation Services stehen den meisten umsiedelnden Mitarbeitern zur Verfügung. Hier kann Personal mit den folgenden Leistungen unterstützt werden:

• Begleitung von Behördengängen rund um die Wohn- und Arbeitserlaubnis,

• Beauftragung von Umzugsunternehmen,

• Unterstützung von Expats bei der Wohnungssuche und der Unterzeichnung von Mietverträgen sowie

• Abmeldung im bisherigen Heimatland. Übernehmen Unternehmen den organisatorischen Part, werden Expats bereits deutlich entlastet.

Wirtschaftlich und rechtlich

Auch wirtschaftlich und rechtlich sind rund um die Umsiedlung einige Aufgaben zu erledigen, um eine mühelose Eingliederung des neuen Mitarbeiters zu ermöglichen. Besonders wichtig ist zum Beispiel eine Beratung zu den folgenden Themen:

• Miet- und Kaufrecht von Immobilien,

• Wasser- und Stromversorgung,

• Versicherungen,

• Bankensystem und Kontoeröffnung,

• Sozialleistungen sowie

• die wirtschaftliche Integration von Partnern und Kindern.

Die wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen können im Ausland stark von denen abweichen, die Mitarbeiter von ihrem Heimatland kennen. HR Abteilungen benötigen ausreichendes Know-how, um korrekte Informationen geben zu können. Ist dies nicht vorhanden, müssen alternativ Relocation Agenturen beauftragt werden.

Sozial und kulturell

Auch eine soziale und kulturelle Integration ist wichtig. Eine solche Integration hat laut Forschern rund um Dr. Julia Reif von der Ludwigs-Maximilans-Universität München einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit von Mitarbeitern und bildet einen Grundstein für gute Arbeit. Auch die Bereitschaft zu einem dauerhaften Aufenthalt im Ausland steigt deutlich, wenn eine soziale und kulturelle Integration gegeben ist. In diesem Bereich sollten deshalb zum Beispiel Informationen zu den folgenden Themengebieten bereitgestellt werden:

• Bildungs- und Kinderbetreuungssystem,

• Sport- und Freizeitangebote,

• Einkaufsmöglichkeiten,

• öffentlichen Verkehrsmittel und

• Gesundheitswesen.

Die Bereitstellung einer Anlaufstelle für Fragen und Probleme hinsichtlich der sozialen und kulturellen Integration ist sinnvoll. Zudem bietet sich in diesem Bereich die Organisation von Sprachkursen und interkulturellem Training an.

Quellen:

https://www.rnz.de/wirtschaft/wirtschaft-regional_artikel,-Wirtschaft-Regional-Jeder-Tag-ist-anders-fuer-einen-Relocation-Consultant-_arid,217014.html

https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/outsourcing-im-hr-bereich-4210-auslandsentsendung-relocation-service_idesk_PI42323_HI580315.html

https://www.starting-up.de/praxis/personal/relocation-services.html

https://www.fachnetzflucht.de/wp-content/uploads/2020/11/Reif_Arbeitsplatzgestaltung_upload.pdf