Relocation: Begriff, Bedeutung, Einbindung in die HR und Relocation Services

In diesem Beitrag findest du Informationen rund um Standortwechsel von Mitarbeitern. Wir erklären den Begriff Relocation, für welche Unternehmen sie von Bedeutung ist und wie der Prozess von der HR-Abteilung abgedeckt werden kann. Auch haben wir zusammengefasst, wie Unternehmen von Relocation Services profitieren können.

Unser Ratgeberartikel soll dir einen umfassenden Überblick geben über den Prozess der Umsiedlung von Mitarbeitern. In einer zunehmend globalisierten Welt werden Arbeitskräfte zunehmend mobiler und eine Standortveränderung immer häufiger. In diesem Beitrag erfährst du, was du über den Prozess der Relocation wissen solltest. Wir geben dir eine Übersicht darüber, wie du deinen Mitarbeitern die Eingewöhnung in einem neuen Umfeld so einfach wie möglich machen und welche Arten von Dienstleistungen du nutzen kannst.

Was versteht man unter Relocation?

Der englische Begriff “Relocation” bedeutet auf Deutsch “Umsiedlung”. Im wirtschaftlichen Kontext geht es dabei darum, Mitarbeiter im Ausland oder Inland nach einem Umzug zu integrieren. Von der Beantragung eines Visums über die Wohnungssuche bis zur Organisation von einem Sprachkurs fallen bei einem solchen Umzug viele Tätigkeiten an, die den Mitarbeitern und ihrer Familie dabei helfen, sich in einer neuen Heimat einzugewöhnen. 

Das Relocation Management unterstützt laut Wikipedia Menschen, “die aus beruflichen oder privaten Gründen ihr Heimatland für bestimmte oder unbestimmte Dauer verlassen und ins Ausland umziehen”. Laut des Personaldienstleisters Haufe wurde die räumliche Versetzung von Mitarbeitern in den 1980ern zunächst in den USA zum Thema. Fachkräfte zogen ins Ausland, um dort in Zweigniederlassungen zu arbeiten.

Heute bezieht sich die Bezeichnung auch auf internationale Arbeitnehmer, die als Partner für die Unterstützung des Teams vor Ort aus dem Ausland angeworben werden und sich mit ihrer Familie am Heimatstandort des Unternehmens ansiedeln sollen.

Für Mitarbeiter selbst stellt ein solcher organisatorischer Aufwand eine enorme Belastung dar. Sie müssen möglichst schnell eine Wohnung finden, ein Visum beantragen und sich um zahlreiche weitere organisatorische und sonstige Angelegenheiten kümmern. Das Relocation Management wird deshalb häufig vom Arbeitgeber übernommen, der Unterstützung bei all diesen Dingen bietet.

Eine räumliche Versetzung von Mitarbeitenden nimmt viele Ressourcen in Anspruch und erfordert für eine erfolgreiche Durchführung ein hohes Maß an Know-how. Auch entsteht ein beträchtlicher finanzieller Aufwand, da monetäre Belastungen rund um die Relocation (z. B. Kosten für den Umzug, für das Lernen der neuen Sprache durch Sprachunterricht oder Reisekosten) häufig vom Arbeitgeber übernommen werden.

Für welche Unternehmen ist Relocation von Bedeutung?

Häufig sind es Großunternehmen, für die dies ein zentrales Thema darstellt. Solche Betriebe sind meist international ausgerichtet und stellen regelmäßig neue, internationale Fachkräfte ein. Auch kann es Zweigniederlassungen in anderen Ländern geben, zu denen Arbeitnehmer entsandt werden. Der Standortwechsel, der in diesen Fällen für den Arbeitsbeginn notwendig ist, geht mit organisatorischen Aufgaben einher. Diese können von den Personalabteilungen in Großunternehmen meist gut bewältigt werden.

Laut des Magazins “Starting Up” ist der internationale Umzug von Mitarbeitern jedoch nicht nur für Großkonzerne relevant: Auch Mittelständler und Start-ups rekrutieren Fach- und Führungskräfte zunehmend aus dem Ausland. Auf diese Weise können Talente gewonnen werden, die im Inland knapp sind oder besondere Qualifikationen mitbringen. Kleinere Betriebe sind meist auf die Services von speziellen Agenturen angewiesen - dazu erfährst du weiter unten mehr.

Ist Relocation eine Aufgabe der HR?

Die Aufgaben, die im Rahmen der Relocation von Mitarbeitenden anfallen, liegen meist im Verantwortungsbereich der Personalabteilung. Relocation sollte so organisiert sein, dass sich ein Arbeitnehmer schnell und gut am neuen Arbeitsplatz integriert. Dies macht es wahrscheinlicher, dass er sich wohlfühlt und langfristig bleiben möchte.

Im Hinblick auf die Unterstützung von Mitarbeitern bei der Eingewöhnung am neuen Arbeitsplatz sind viele Tätigkeiten zu erledigen. Für das Personalwesen sind die folgenden Aufgabenbereiche besonders relevant, um Mitarbeitende beim Umzug in das neue Land und der Eingewöhnung am neuen Arbeits- und Wohnort zu unterstützen:

• Wohnungssuche,

• Organisation von Sprachkursen,

• Bereitstellung von Wörterbüchern (z. B. Englisch-Deutsch oder Italienisch-Deutsch) zur Erleichterung der Kommunikation im Alltag,

• Beantragung eines Arbeitsvisums und

• Beratung zum Steuer- und Finanzrecht.

Wird die Relocation durch die HR Abteilung organisiert, ist der Umfang des Services oft auf diese Punkte begrenzt. Sofern für dieses Angebot kein ausreichendes Know-how vorhanden ist oder das Personalwesen nicht über die nötigen Ressourcen verfügt, kann auf Relocation Agenturen oder spezialisierte Personalberater zurückgegriffen werden. Diese helfen auch dann, wenn dem Mitarbeitenden individuelle Angebote unterbreitet werden sollen, die über die oben genannten Punkte wie das Visum, Übersetzungen oder weitere organisatorische Punkte hinausgehen und die dafür sorgen sollen, dass sie sich im neuen Umfeld herzlich willkommen fühlen.

Wann sind Agenturen als Partner bei Relocation Services sinnvoll?

Relocation Agenturen übernehmen als Personaldienstleister den organisatorischen Aufwand rund um die Relocation von Arbeitnehmern. Laut Marion Gottlob, Autorin der Rhein-Neckar-Zeitung, bieten sie vielschichtige Leistungen an. Gerade Dienstleister, die über mehrere Jahre Erfahrung verfügen, sind ideale Partner, um Relocation Services professionell, kompetent und reibungslos abzuwickeln und sich um alle Angelegenheiten, die damit einhergehen, zu kümmern. Der Fokus liegt dabei darauf, Fachkräften als zuverlässiger Partner bei ihrer Übersiedlung und Integration zu helfen.

Die Aufgaben von Relocation Agenturen gehen aber weit über das rein Organisatorische hinaus. Der Standortwechsel und die Integration in die neue Stadt sollen so einfach wie möglich gemacht werden. Dies schließt zum Beispiel auch Leistungen für die gesamte Familie, die meistens ebenfalls vom Umzug betroffen ist, mit ein, die von externen Relocation-Partnern übernommen werden.

Als Spezialisten sind solche Dienstleister besonders effektiv und decken den gesamten Ablauf im Rahmen einer Rundum-Betreuung ab. Auch nach dem Umzug werden die neuen Arbeitnehmer meist weiter betreut und zum Beispiel in die Kultur der neuen Umgebung integriert. Dies erleichtert es ihnen, in ihrem neuen Arbeitsplatz möglichst produktiv zu sein und sich voll auf die dort anfallenden Aufgaben und Projekte zu konzentrieren.

Hat eine Personalabteilung noch keine Erfahrung mit der Relocation neuer Mitarbeiter, ist die Unterstützung von erfahrenen Relocation Agenturen besonders sinnvoll. Auch bieten sie den Vorteil, dass keine Ressourcen für die Planung und Durchführung der Versetzung an den neuen Standort und die Eingewöhnung vorgehalten werden müssen. Dies erlaubt es dem Betrieb, agil zu handeln und personell flexibel zu bleiben.

Welche Arten von Relocation Services gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Relocation Services, die sich in verschiedene Bereiche aufteilen. Nicht jedes Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern jedoch auch jede Art von Relocation Service an. Es sollte deshalb stets individuell abgeklärt werden, welche Services geleistet werden. Welche Angebote gewünscht sind, wird üblicherweise in einem gemeinsamen ersten Gespräch geklärt.

Aufgeteilt können die Arten von Relocation Services laut dem Personaldienstleister “Escaminal” wie folgt:

Organisatorisch

Organisatorische Relocation Services stehen den meisten umsiedelnden Mitarbeitern zur Verfügung. Hier kann Personal bei der Eingewöhnung in ein neues Zuhause mit verschiedenen Leistungen unterstützt werden:

• Begleitung von Behördengängen rund um die Wohn- und Arbeitserlaubnis,

• Beauftragung von Umzugsunternehmen,

• Unterstützung von Expats bei der Wohnungssuche und der Unterzeichnung von Mietverträgen für die neue Wohnung oder das neue Haus sowie

• Abmeldung im bisherigen Heimatland. Übernehmen Unternehmen den organisatorischen Part, werden Expats bereits deutlich entlastet.

• Für Mitarbeitende, die nur für einen begrenzten Zeitraum umgesiedelt werden, sind außerdem Departure Services sinnvoll, die ihnen die Rückversetzung in ihre alte Heimat erleichtern und beim Auszug und bei Abmeldungen unterstützen.

Wirtschaftlich und rechtlich

Auch wirtschaftlich und rechtlich sind rund um die internationale Umsiedlung einige Aufgaben zu erledigen, um eine mühelose Eingliederung des neuen Mitarbeiters zu ermöglichen. Besonders wichtig ist zum Beispiel eine Beratung zu den folgenden Themen:

• Miet- und Kaufrecht von Immobilien,

• Wasser- und Stromversorgung,

• Versicherungen,

• Bankensystem und Kontoeröffnung,

• Sozialleistungen sowie

• die wirtschaftliche Integration von Partnern und Kindern.

Hier ist darauf zu achten, alle bereitgestellten Dokumente in der richtigen Übersetzung zur Hand zu haben. Die wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen können im Ausland stark von denen abweichen, die Mitarbeiter von ihrem Heimatland kennen. HR-Abteilungen benötigen ausreichendes Know-how, um korrekte Informationen geben zu können. Ist dies nicht vorhanden, müssen alternativ Relocation Agenturen beauftragt werden.

Sozial und kulturell

Auch eine soziale und kulturelle Integration ist wichtig. Eine solche Integration hat laut Forschern rund um Dr. Julia Reif von der Ludwigs-Maximilans-Universität München einen großen Einfluss auf die individuelle Zufriedenheit von Mitarbeitern und bildet einen Grundstein für gute Arbeit. Auch die Bereitschaft zu einem dauerhaften Aufenthalt im Ausland steigt deutlich, wenn eine soziale und kulturelle Integration gegeben ist. In diesem Bereich sollten deshalb zum Beispiel Informationen zu den folgenden Themengebieten bereitgestellt werden:

• Bildungs- und Kinderbetreuungssystem,

• Sport- und Freizeitangebote,

• Einkaufsmöglichkeiten,

• öffentlichen Verkehrsmittel und

• Gesundheitswesen.

Die Bereitstellung einer erfahrenen Anlaufstelle für Fragen und Probleme hinsichtlich der soziokulturellen Integration ist sinnvoll. Zudem bietet sich in diesem Bereich die Organisation von Sprachkursen und interkulturellem Training an.

Quellen:

https://www.rnz.de/wirtschaft/wirtschaft-regional_artikel,-Wirtschaft-Regional-Jeder-Tag-ist-anders-fuer-einen-Relocation-Consultant-_arid,217014.html

https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/outsourcing-im-hr-bereich-4210-auslandsentsendung-relocation-service_idesk_PI42323_HI580315.html

https://www.starting-up.de/praxis/personal/relocation-services.html

https://www.fachnetzflucht.de/wp-content/uploads/2020/11/Reif_Arbeitsplatzgestaltung_upload.pdf