Recruitment Process Outsourcing (RPO): Definition, Ziele, Vorteile, Arten und Umsetzung

Beim Recruitment Process Outsourcing, kurz RPO, profitieren Unternehmen von professionellen und effizienten Lösungen erfahrener Anbieter, die sie bei der Bewerbersuche unterstützen. Hierbei übernimmt ein externer Dienstleister die Planung und Umsetzung des gesamten Bewerbungsprozesses. Im Rahmen des RPO erfolgt eine Optimierung der Personalbeschaffung, wodurch Arbeitgeber das Personal anwerben können, das am besten zu ihnen passt, und gleichzeitig Kosten und Zeit einsparen. 

Was ist Recruitment Process Outsourcing (RPO)?

Der Begriff des RPO bezeichnet die vollständige oder teilweise Auslagerung von Prozessen des Personalwesens. Ein Unternehmen lagert beim Recruitment Process Outsourcing Tätigkeiten des Recruitings an einen Personaldienstleister aus. Im Fokus steht jedoch nicht die kurzfristige Besetzung vakanter Stellen, sondern die Rekrutierung von Kandidaten für eine langfristige Zusammenarbeit. Dies erfolgt mithilfe zeitgemäßer Recruiting-Strategien und der effizienten Nutzung eines umfangreichen Netzwerks an Fachkräften. 

Welche Ziele verfolgt Recruiting Process Outsourcing?

Das Recruiting Process Outsourcing dient dem strategischen Aufbau und der systematischen Optimierung aller Vorgänge, die im Rahmen des Recruitings anfallen. Es ist auf eine langfristige Kooperation zwischen Unternehmen und externem Dienstleister ausgerichtet. Nach außen hin tritt der Personaldienstleister unter dem Namen des Unternehmens auf, sodass für Bewerber nicht erkennbar ist, dass ein externer Anbieter das Recruiting abwickelt. 

Welche Vorteile bietet das Outsourcing für HR?

Das Outsourcing der Rekrutierung von Mitarbeitern schafft für das Management in Unternehmen einiges an Entlastung. Zu den Vorteilen, die sich Arbeitgebern durch die Auslagerung von Personalbeschaffungsprozessen bieten, gehören die folgenden Faktoren:

• Senkung der Abhängigkeit von Drittanbietern,

• geringere Kosten für die Personalgewinnung (Cost-per-Hire),

• Verschlankung der internen Abläufe,

• Unternehmen können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren,

• ganzheitliche Abdeckung der Talentgewinnung von der Personaleinstellung bis zum Employer Branding,

• Optimierung der eigenen Personalbeschaffung anhand von analytischen Einsichten in die Abläufe,

• Risikominderung durch gezielte und professionelle Rekrutierungsverfahren.

Flexibilität

Dank eines RPO, das auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet sind, werden flexibel skalierbare Projekte und maßgeschneiderte Lösungen für jeden Kunden angeboten.

Time to Hire

Die nachweislich geringere Zeit des gesamten Prozesses von der ersten Kontaktanbahnung zu potenziellen Bewerbern bis zur Einstellung neuer Mitarbeiter stellt eine fortlaufende Produktivität und gesteigerte Effizienz sicher.

Expertise

Dank einer langjährigen Erfahrung und des internationalen Netzwerks auf Seiten des RPO-Partners erlangen Unternehmen einen unkomplizierten und zeitnahen Zugang zu geeigneten Kandidaten.

Transparenz

Ein fortlaufendes Monitoring der Recruiting-Prozesse und die systematische Auswertung der Prozessdaten gewährleistet eine umfassende Transparenz und legt Verbesserungspotenzial direkt offen.

Qualität

Unternehmen rekrutieren gut ausgebildete und qualifizierte Talente durch Maßnahmen wie das Active Sourcing auf einem internationalen Markt. 

Abfederung von Peaks

Auftragsspitzen mit einem erhöhten Personalbedarf werden anhand der schnellen Einstellung von Mitarbeitern durch RPO-Anbieter aufgefangen.

Für wen eignet sich Outsourcing des Recruitments?

Prinzipiell bietet das Recruitment Process Outsourcing für jeden Arbeitgeber Vorteile. Insbesondere profitieren jedoch große Unternehmen von diesem professionellen Ansatz. Aufgrund des hohen Bedarfs an zu besetzenden Stellen und den damit einhergehenden Kosten entlasten sie ihre internen Abläufe und sparen Aufwand.

Allerdings kann das RPO auch für Start-ups oder mittelständische Unternehmen eine geeignete Lösung darstellen. Sie verfügen mitunter nicht über die erforderlichen Ressourcen für eine effiziente Gestaltung des Recruitings oder den Aufbau eines Employer Brandings, einer Arbeitgebermarke, die auf dem Arbeitsmarkt eine wachsende Bedeutung einnimmt.

Welche Gründe sprechen für die Nutzung des Recruitment Process Outsourcings?

Professionalisierung des Recruitings

Ein gezieltes RPO unterstützt dabei, den Bewerbermarkt komplett im Blick zu haben und alle relevanten Kandidaten zu identifizieren. Moderne Dienstleister nutzen hierfür digitale Technologien und Verfahren, die HR-Teams von Arbeitgebern nicht unbedingt haben. Dadurch wird der Recruiting-Prozess effizienter und produktiver gestaltet und somit optimiert.

Kostensenkung und -transparenz

Im Gegensatz zu Gehältern für Mitarbeiter der Personalabteilung, die ganzjährig anfallen, werden externe Dienstleister nach Leistungsumfang nur dann bezahlt, wenn die vakante Position auch tatsächlich besetzt wurde. Auch Kosten für ungeplante Investitionen wie etwa Kündigungen entfallen. Der vorab vereinbarte Vertrag dokumentiert die ausgelagerten Prozesse und damit einhergehende Kosten genau, wodurch der finanzielle Aufwand transparent ist. 

Zeitersparnis

Durch die fundierte Expertise von RPO-Anbietern verkürzt sich die Zeit für die Besetzung von Stellen deutlich. Die richtige Umsetzung des Recruitment Process Outsourcings ermöglicht es, schneller an neue und passende Mitarbeiter zu gelangen. 

Employer Branding

Von einer langfristigen Optimierung des Recruitings profitieren Arbeitgeber nicht nur bei der akuten Besetzung von Positionen, sondern auch im Hinblick auf die Schaffung einer Arbeitgebermarke. Faktoren, die hierzu beitragen, sind eine bessere Candidate Experience und die Imagebildung über Social Media sowie andere Kanäle. 

Herausforderungen des RPO

So vielfältig die Chancen sind, die das Recruitment Process Outsourcing bietet, so wichtig sind auch eine gute Vorbereitung und Abstimmung für eine gelungene Auslagerung des Recruitings und Zusammenarbeit zwischen Betrieb und RPO-Anbieter. Nur durch eine effektive Kommunikation zwischen den Partnern kann sichergestellt sein, das die Bewerbersuche eng an den Anforderungen und individuellen Bedürfnissen des Arbeitgebers ausgerichtet ist. Dies erfordert mitunter eine Menge Zeit, lohnt sich jedoch auf lange Sicht, denn durch eine effektive Strategie und die Auswahl passender Methoden wie dem Active Sourcing oder der Direct Search steigert das RPO den Erfolg bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter deutlich.

Welche Arten von RPO gibt es?

In der Praxis haben sich unterschiedliche RPO-Modelle bewährt. Dazu gehört unter anderem das End-to-End-RPO, das einen kontinuierlich fortlaufenden Prozess darstellt. Hierbei wird das gesamte Spektrum der Leistungen abgedeckt, die im Zuge der Personalgewinnung anfallen.

Das Project-RPO verfolgt einen ähnlichen Ansatz, bezieht sich jedoch auf ein spezielles Projekt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn neue Marktanteile erschlossen oder neue Produkte eingeführt werden sollen. 

Beim selektiven RPO übernimmt der Outsourcing-Partner Teile des Recruiting-Prozesses. Welche dies sind, legt der RPO-Anbieter über eine individuelle Vereinbarung mit dem Unternehmen fest.

Wieviel kostet das Recruting Process Outsourcing?

Die Kosten für die ausgelagerte Rekrutierung von Mitarbeitern hängen von der Art der Abrechnung sowie von der Wahl des RPO-Modells ab. Mögliche Kostenberechnungen sehen wie folgt aus:

• Monatliche Gebühr für das Management,

• Placement Fee bzw. Vermittlungsgebühr,

• Project Fee, bei der projektbasiert abgerechnet wird.  

Da es sich beim RPO um einen optimierten Prozess handelt, sind die Kosten insgesamt meistens geringer als Gebühren für einen Personalvermittler oder der interne Aufwand, wenn die Personalbeschaffung im Unternehmen vorgenommen wird.

Wie wird das Recruitment Process Outsourcing optimal umgesetzt?

Welcher RPO-Ansatz die passende Lösung für ein Unternehmen darstellt, hängt von den jeweiligen Aufgaben und den Zielen ab. Um die Entscheidung für den richtigen Ansatz zu treffen, empfiehlt es sich, vorher einige Fragen zu klären:

• Ist der Personalbedarf befristet oder unbefristet,

• sind Änderungen der aktuellen Rekrutierungsprozesse gewünscht,

• welche Herausforderungen verhindern die Identifikation geeigneter Talente?

Sind all diese Fragestellungen geklärt, kann das Recruitment Process Outsourcing konzipiert und umgesetzt werden.

Planung des Prozesses

Während dieser Phase erfolgt eine Analyse des Bedarfs im Unternehmen. Darauf basierend erfolgt die Konzeption der Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und den Fachabteilungen. Daran knüpfen die Entwicklung der Rekrutierungsstrategie und des Recruiting-Prozesses an.

Ansprache von potentiellen Bewerbern

Die Kontaktanbahnung zu geeigneten Kandidaten erfolgt über die passenden Recruiting Kanäle. Dies können Job-Börsen, Karriere-Webseiten oder Social-Media-Kanäle sein. Auch die direkte Ansprache über das Active Sourcing ist eine sinnvolle Maßnahme

Auswahlprozess

Eingegangene Bewerbungen werden fundiert geprüft und mit dem Anforderungsprofil abgeglichen. An die Auswahl der Kandidaten schließen Bewerbungsgespräche an, die der externe Dienstleister durchführt. Das Kundenunternehmen erhält genau die Profile weitergeleitet, die optimal zu den Anforderungen und zur Unternehmenskultur passen. Auf Wunsch erfolgt auch eine Personalberatung im Hinblick auf die finale Auswahl der Bewerber.

Einstellung von Kandidaten

Sind die neuen Mitarbeiter ausgewählt, erstellt der Outsourcing-Partner den Arbeitsvertrag, holt die notwendigen Unterschriften ein und sorgt für die Bereitstellung aller erforderlichen Unterlagen. Zudem fungiert der Dienstleister als Ansprechpartner für die neuen Fachkräfte und stellt sämtliche Informationen bereit, die diese für einen erfolgreichen Arbeitsbeginn benötigen.