Recruiting Team: Aufgaben, Erfolgskriterien, Zusammensetzung und Beispiele

Das Recruitment Team nimmt im Unternehmen eine wichtige Rolle ein. Es ist für den gesamten Bewerbungsprozess verantwortlich. Das Team setzt sich aus Vertretern des HR sowie Mitarbeitern aus Fachabteilungen zusammen. Auf diese Weise entsteht eine optimale Kombination aus professionellem Know-how zum Recruiting-Prozess sowie einem Überblick der fachlichen Anforderungen, die ein Bewerber erfüllen muss. 

Warum ist das Recruitment Team wichtig für den Unternehmenserfolg?

Passende und qualifizierte Mitarbeiter sind eine erfolgskritische Ressource in jedem Unternehmen. Je besser Mitarbeiter auf ein Stellenprofil passen, umso höher sind auch ihre Leistungen. Aus diesem Grund ist die Arbeit des Recruiting-Teams essenziell für den unternehmerischen Erfolg. 

Dazu kommt, dass Recruiting-Prozesse Ressourcen binden und einen finanziellen Aufwand bedeuten. Sind sie effizient gestaltet, sparen sie dem Arbeitgeber Zeit und Geld ein. Das Recruiting-Team hat alle erfolgskritischen Faktoren bei der Mitarbeitersuche im Blick. So identifiziert es Kandidaten anhand ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten, aber auch im Hinblick auf sogenannte weiche Faktoren wie die Corporate Culture.

Welche Aufgaben haben Recruiter im Unternehmen?

Wenn Bewerber angesprochen werden sollen, um Talente in ein Unternehmen zu holen, nehmen Recruiter eine zentrale Rolle ein. Sie planen, steuern und überwachen den gesamten Prozess des Recruitings, angefangen von der Identifikation und Ansprache geeigneter Kandidaten für einen Job bis zur Eingliederung der neuen Kollegen in bestehende Teams.

Profiling und Anforderungsprofile

Bevor es an die Mitarbeitersuche geht, müssen Jobprofile entwickelt werden. Darin legen Recruiter fest, welche Voraussetzungen Bewerber erfüllen müssen, um für den Arbeitgeber interessant zu sein. Eine solche Stellenbeschreibung umfasst Angaben über die formalen Qualifikationen, spezielle Kenntnisse, persönliche Eigenschaften und sonstige Kompetenzen geeigneter Bewerber.

Schreiben und Schalten von Stellenanzeigen

Die Formulierung der Stellenanzeige knüpft direkt an die Konzeption einer Beschreibung des Jobs an. Hierbei ist darauf zu achten, dass die richtige Zielgruppe angesprochen wird. Für die Schaltung der Anzeige sind geeignete Kanäle zu identifizieren, über die passende Kandidaten auf ein Stellenangebot aufmerksam werden.

Active Sourcing

Im Active Recruiting suchen Recruiter für einen Arbeitgeber proaktiv auf Kanälen und Netzwerken wie Xing, LinkedIn oder anderen nach geeignetem Personal.

Neben aktiven Bewerbern sind dabei auch passive Kandidaten - also solche, die sich zwar nicht auf der Suche nach einem Job befinden, neuen Herausforderungen aber durchaus aufgeschlossen sind - von Bedeutung. 

Vorstellungsgespräche

Ein Interview dient dazu, dass Bewerber und Arbeitgeber sich besser kennenlernen. Abzuklären sind hier vor allem Soft Skills und die Passung des Kandidaten im Hinblick auf den Cultural Fit. Hierbei kommt es darauf an, den Arbeitgeber im guten Licht erscheinen zu lassen und für eine positive Candidate Experience zu sorgen, auch dann, wenn der Bewerber nicht eingestellt wird.

Entscheidung über Zusagen und Absagen in Abstimmung mit der Fachabteilung

Die Auswahlentscheidung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen. Es ist auf eine objektive, fundierte und faire Herangehensweise zu achten. Die entscheidungsrelevanten Kriterien werden im Vorfeld festgelegt.

Einstellung neuer Mitarbeiter

Wurde der geeignete Mitarbeiter gefunden, ist der Einstellungsprozess einzuleiten und zu begleiten. Dies beinhaltet das Aufsetzen des Arbeitsvertrags mit allen relevanten Inhalten sowie das Onboarding. Es dient dazu, die Person in das Unternehmen zu integrieren, einen Einarbeitungsplan für den Job zu erstellen und eine gute Verbindung zu Kollegen in der Fachabteilung herzustellen.

Was zeichnet ein erfolgreiches Recruiting Team aus?

Damit das Bewerbungsverfahren effektiv und erfolgsorientiert gestaltet werden kann, muss im Team-Recruiting darauf geachtet werden, dass die Teammitglieder die richtigen Voraussetzungen mitbringen. Hard Skills, die hierbei wichtig sind, umfassen die folgenden Aspekte:

• Analytische Fähigkeiten, die bei der Auswertung von Daten benötigt werden,

• ein grundlegendes Verständnis für das Marketing,

• fachübergreifende Teamfähigkeit,

• Kenntnisse über die gängigen Social Media und Karrierenetzwerke sowie

• ein fundiertes und aktuelles Wissen über die Anforderungen an eine aussagekräftige Bewerbung und an den Lebenslauf.

Daneben gibt es weitere Kompetenzen, zu denen vor allem Soft Skills gehören und die im Team-Recruiting wertvolle Ressourcen darstellen.

Einsatzbereitschaft

Dazu gehört nicht nur das Engagement und die Bereitschaft, Zeit und Energie in das Bewerbungsverfahren zu investieren, sondern auch eine stetige Weiterbildung im Hinblick auf aktuelle Entwicklungen im Bereich des Recruitings und der Wille, neues zu lernen. 

Kommunikationsgeschick

Die Kommunikation ist ein essenzieller Bestandteil der Arbeit von Recruitern. Zum Aufgabenbereich gehört es, über verschiedene Kanäle zu kommunizieren, aussagekräftige Stellenausschreibungen zu verfassen und die Korrespondenz mit Bewerbern abzuwickeln, zum Beispiel über telefonische oder persönliche Interviews. Im Mittelpunkt steht hierbei auch die Candidate Experience, die einen wesentlichen Beitrag zum Arbeitgeberimage und somit zum Employer Branding eines Unternehmens leistet.

Schnelligkeit

Bei der Rekrutierung von Talenten stellt die Geschwindigkeit einen enormen Erfolgsfaktor dar. Untersuchungen haben gezeigt, dass die Zufriedenheit der Bewerber höher ist, je schneller die Abläufe des Bewerbungsverfahren gestaltet sind. Langwierige Prozesse wirken sich demnach negativ auf das Image eines Arbeitgebers aus. Darüber hinaus sind zeitbindende Vorgänge Kostentreiber, die es zu reduzieren gilt.

Transparenz

Eine klare und offene Vorgehensweise, in der sämtliche Beteiligten einen einheitlichen Wissensstand aufweisen, ist für das Recruitment Team ebenfalls eine wichtige Anforderung. Eine hohe Transparenz der Recruiting-Prozesse sorgt bei den Kandidaten für mehr Zufriedenheit.

Feedbackkultur

Wenn Fachkräfte sich um einen Job bewerben, sollten diese zeitnah über sämtliche Entscheidungen unterrichtet werden. Hilfreich ist es außerdem, wenn Recruiter sich ein Feedback der Kandidaten einholen. Sie haben mitunter wertvolle Tipps im Hinblick auf den Verfahrensablauf, was eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und eine Anpassung an die Bewerberwünsche ermöglicht.

Toolkompetenz

Wie in allen anderen Unternehmensbereichen kommt das HR und somit das Recruiting ohne IT-Tools nicht mehr aus. Bewerbermanagementsysteme, Programme für Video-Interviews oder Tools zur kollaborativen Bewertung von Bewerbern helfen dabei, zeitnah zu Ergebnissen zu gelangen. 

Affinitität in Bezug auf Zahlen und KPI

Kennzahlen sind im modernen Recruiting unerlässlich, um die Qualität der Abläufe zu optimieren. Die sogenannten Key Performance Indicators (KPI) schaffen in Verbindung mit systematischem Benchmarking eine Möglichkeit, Ergebnisse messbar und vergleichbar zu machen. Immer mehr Recruitment Teams arbeiten daher mit zahlenbasierten Methoden, um die Recruiting-Performance zu prüfen und zu verbessern. Für Mitglieder des Teams ist ein Interesse an solchen Analysemethoden ein enormer Vorteil. 

Wie sollte ein Recruiting Team zusammengesetzt sein?

Im Team-Recruiting kommt es darauf an, dass jedes Mitglied einen Mehrwert für den Prozess schafft. Dafür ist jede Rolle eindeutig definiert und umfasst klar festgelegte Aufgaben, die im Rahmen eines Bewerbungsprozesses anfallen. Sie umfassen die folgenden Positionen:

• Hiring Manager (Einstellungsmanager), der die Stellenbesetzung initiiert und die Teamleitung übernimmt,

• Recruiter bzw. Recruitment Manager, der die Talentakquise durchführt und überwacht und zwischen dem Hiring Manager und den Bewerbern vermittelt,

• Talent-Sourcer, der geeignete Kandidaten findet und hierbei in den sozialen Medien und Karrierenetzwerken aktiv ist, 

• Interviewer, dies sind oftmals mehrere Personen, die die Kommunikation mit den potenziellen Mitarbeitern übernehmen, sowie

• die verwaltende Assistenz, die alle administrativen Tätigkeiten ausführt, einen Überblick der anfallenden Aufgaben hat und somit weiß, welche Arbeiten noch ausstehen und welche erledigt sind.

Welche Beispiele gibt es für Unternehmen mit herausragenden Recruitment Teams?

Ein erfolgreiches Recruiting-Team kann unterschiedliche Formen aufweisen, abhängig davon, in welchem Unternehmen es tätig ist. Beispiele für ein gutes kollaboratives Recruitment stellen die folgenden Konzerne dar:

• Apple: Das Unternehmen gilt als Pionier des kollaborativen Recruitings und hat die Sichtweise geprägt, dass verschiedene Menschen mit unterschiedlichen Perspektiven den Einstellungsprozess effizienter gestalten,

• Facebook: Das Recruiting-Team hat maßgeblich zum Erfolg des Social-Media-Giganten in Europa beigetragen,

• Google: Der Anbieter der weltweit bekanntesten Suchmaschine setzt bei Bewerbungen darauf, Kandidaten mehrere Interviews durchlaufen zu lassen. Ansprechpartner in den Gesprächen sind die zukünftigen Vorgesetzten, eine Person, mit der sie auf kollegialer Ebene zusammenarbeiten werden sowie ein Mitarbeiter ohne jegliche Verbindung zur Position. So lernen Entscheidungsträger Bewerber aus dem Blickwinkel unterschiedlicher Kollegen kennen.