Recruiting Kosten: Arten, Kennzahlen, Höhe und Alternativen
Recruiting kostet Zeit und Geld. Darauf müssen sich Unternehmen einstellen und entsprechend planen. Doch mit welchem Aufwand muss ein Unternehmen bei der internen und externen Personalbeschaffung rechnen und wie werden Kosten für die Personalauswahl und -Beschaffung geplant und berechnet? Grundsätzlich beginnt die Investition, sobald die Personalabteilung die Aufgabe erhält, einen neuen Mitarbeiter zu suchen.
Wir zeigen, welche Arten von Kosten bei der Personalsuche anfallen und wie Unternehmen das entsprechende Budget berechnen können. Zudem erklären wir wichtige Kennzahlen wie Cost-per-Hire, Time to Hire und Fluktuationsrate.
Was sind Recruiting-Kosten und wo entstehen sie?
Aktuelle Arbeitsmarktzahlen zeigen, dass es immer weniger Bewerber auf offene Stellen gibt. Vor allem Jobs, für die gut ausgebildete Fachkräfte benötigt werden, sind immer schwieriger zu besetzen. Dieser Trend führt dazu, dass Recruiting in heutigen Zeiten nicht nur schwieriger, sondern auch teurer wird.
Unternehmen, die bei der Personalsuche sparen möchten und auf Grund von hohen Kosten im Recruiting Stellen lieber unbesetzt lassen, müssen langfristig einen deutlich höheren Preis zahlen. Denn offene Stellen sind für Firmen auf Dauer teurer. Da den meisten Arbeitgebern dieser Zusammenhang bekannt ist, wird beim Thema Recruiting viel investiert.
Definition Kosten für Personalbeschaffung
Egal ob Active Sourcing, Social Recruiting über Social-Media-Kanäle oder E-Recruiting - bei der Suche nach Personal fallen unterschiedliche Arten von Kosten an. Allerdings sind viele dieser Kosten auf den ersten Blick nicht direkt der Personalbeschaffung zuzuschreiben.
Grundsätzlich unterteilt man dabei aber immer zwischen zwei Arten von Kosten: interne und externe Kosten. Bei externen Kosten handelt es sich um Ausgaben, die außerhalb des Unternehmens entstehen. Zu den Kosten, die extern entstehen, zählen zum Beispiel:
Vermittlungsgebühren für Jobbörsen,
Kosten für Marketing-Maßnahmen,
Gebühren für Personalagenturen,
Kosten für HR-Software und Tools,
Kosten für das Schalten von Stellenanzeigen,
Reisekosten und Umzugskosten für Bewerber und einiges mehr.
Zudem gibt es interne Rekrutierungskosten, die sich direkt auf das Personal beziehen, welches bereits für das Unternehmen arbeitet. Zu diesen internen Kosten zählen zum Beispiel:
Gehälter für Personen, die am Rekrutierungsprozess beteiligt sind (Recruiter, HR-Mitarbeiter),
Reisekosten für Recruiter,
Kosten für Ausbildungsprogramme,
Empfehlungsboni.
Arten von Kosten für Recruiting
In den folgenden Abschnitten erklären wir, mit welchen Arten von Kosten Unternehmen beim Recruiting rechnen müssen:
Fixkosten der Personalabteilung
Zunächst einmal sind es die monatlichen Gehälter für Mitarbeiter, die an der Personalsuche beteiligt sind. Dazu zählen Personaler sowie HR-Mitarbeiter, die den Einstellungsprozess planen und durchführen.
Um die exakten Personalkosten für das Recruiting zu berechnen, kann man den Stundesatz oder das Gehalt aller beteiligten Mitarbeiter sowie die eingesetzte Zeit pro Personalauswahl und Einstellung von Bewerbern gegenüberstellen und daraus eine Kalkulation erstellen.
HR-Software und Tools
Weitere Kosten bei der Personalsuche betreffen spezielle HR-Software sowie Tools, die zur Personalbeschaffung benötigt werden. Auch hierbei handelt es sich um Recruiting-Costs. Dazu zählen zum Beispiel:
Bewerbermanagement Software,
Assessment-Center,
Programme zur Bewerbervorauswahl,
Video-Systeme, die zum Führen von Bewerbungsgesprächen mit Bewerbern benötigt werden.
Somit sollten alle durchschnittlichen Kosten für Technologien, die in der Personalbeschaffung zum Einsatz kommen nach Möglichkeit auch immer als Hiring-Costs verbucht werden.
Personalbedarfsplanung und Profilerstellung
Bevor eine Stellenanzeige angefertigt werden kann, bedarf es einer exakten Personalbedarfsplanung sowie Profilerstellung für einen Job. Hierbei hat der Arbeitgeber die Möglichkeit festzulegen, welche Fähigkeiten und Kenntnisse ein Bewerber mitbringen muss, um sich für den ausgeschriebenen Job zu qualifizieren.
Auch hierfür entstehen Kosten. In der Regel handelt es sich dabei um interne Kosten, da die Personalabteilung diese Aufgabe übernimmt. In seltenen Fällen können aber auch externe Experten herangezogen werden, die zusätzlich Geld kosten.
Ausschreibung und Erstellung von Stellenanzeigen
Das Erstellen und Schalten von Anzeigen für eine offene oder neue Stelle, zählt ebenfalls zu den Recruiting-Costs. Denn eine Anzeige auf einer Jobbörse, um passende Bewerber zu finden, ist meist kostenpflichtig. Zudem dauert es Zeit, eine geeignete Stellenausschreibung zu erstellen und diese auf einer Plattform im Internet zu veröffentlichen. So sind selbst kostenlose Anzeigen mit Ausgaben verbunden.
Allerdings empfiehlt sich bei der Besetzung von wichtigen Stellen eine Veröffentlichung auf den besten Jobbörsen. Das sind häufig nicht die kostenlosen Jobbörsen. Es bedarf aber einer große Reichweite und so sorgen die richtigen Stellenanzeigen meist für die schnelle Besetzung einer freien Position mit einem passenden Mitarbeiter.
Media und Personalmarketing
Ein ebenso entscheidender Kostenfaktor im Recruiting ist das Marketing. Denn Arbeitgeber, die viele Bewerber anziehen möchten, sollten sich möglichst attraktiv präsentieren. Um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, bedarf es einem ausgefeilten Branding sowie verschiedener Online und Offline Marketing Maßnahmen. Hierbei sollten geeignete Recruiting-Kanäle ausgewählt werden.
Nach wie vor ist die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Online-Jobbörsen die erste Wahl. darüber hinaus können Fachkräfte aber auch über Social Media Recruiting gefunden werden. Hierfür eigenen sich soziale Medien und soziale Netzwerke wie LinkedIn, Facebook oder Instagram. Auch beim Personalmarketing und der Entwicklung der Employer Brand sollte ein genaues Budget vom eigenen Unternehmen festgelegt werden.
Headhunter oder Personalberatung
Viele Unternehmen wenden sich bei der Besetzung eines Jobs und der Suche nach Kandidaten an eine Personalberatung oder einen Headhunter. Dadurch können potenzielle Bewerber oft schnell gefunden werden. In diesem Fall wird die Personalgewinnung extern durchgeführt.
Ein solcher Prozess hat sowohl Vorteile als auch Nachteile. Das Unternehmen spart Zeit bei der Personalsuche und findet schneller neue Mitarbeiter. Da der Prozess der Stellensuche outgesourct wird, besteht hierbei allerdings auch die Möglichkeit hoher Kosten.
Einarbeitung und Onboarding
Auch beim Onboarding entstehen Hire Costs, die als Aufwand für die Rekrutierung gelten. Denn mit dem Hire für einen Job, ist es nicht getan. Ist die Personalsuche erst einmal beendet und eine Stelle mit einem qualifizierten Kandidaten besetzt, muss dieser für die besetzte Stelle eingearbeitet werden.
Denn gute Mitarbeiter benötigen ein erfolgreiches Onboarding. Hierzu zählen überwiegend Personalkosten von internen Mitarbeitern und Vorgesetzten, die sich langfristig um den neuen Mitarbeiter kümmern.
Welche Kennzahlen gibt es für die Analyse von Recruiting-Kosten?
Die wohl wichtigsten Recruiting-Kennzahlen sind die Cost-per-Hire, die Time-to-Hire und die Fluktuationsrate.
Cost-per-Hire
Eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting ist die Cost-per-Hire. Hiermit können Personaler die Kosten pro Einstellung berechnen. Das bedeutet: Die Cost-per-Hire gibt an, wie viel ein Unternehmen im Durchschnitt investieren muss, um eine offene Stelle mit einem passenden Kandidaten zu besetzen. Firmen, die sich der Cost-per-Hire bewusst sind, können ihr Recruiting-Budget besser planen und anpassen.
Um die Cost-per-Hire zu berechnen, kann folgende Formel genutzt werden:
Cost-per-Hire = (interne Kosten + externe Kosten) / Anzahl der Einstellungen
Mit internen Kosten sind jegliche Aktivitäten der Personalbeschaffung gemeint, die innerhalb des Unternehmens stattfinden und selbst ausgeführt werden. Dazu zählen zum Beispiel die Gehälter für das HR-Team.
Die Definition von externen Kosten sind dagegen jegliche Ausgaben für Drittanbieter. Dazu zählen zum Beispiel die Kosten für das Schalten einer Stellenanzeige auf einer Jobbörse, Ausgaben fürs Employer Branding oder die Kosten für Agenturen, die sich um die Personalgewinnung kümmern oder Stellenanzeigen online bei Stepstone, LinkedIn, eBay Kleinanzeigen und anderen Plattformen veröffentlichen sowie aktive Personalbeschaffung betreiben, um qualifizierte Mitarbeiter zu finden.
Time-to-Hire
Die Time-to-Hire beschreibt den Zeitraum, der benötigt wird, um einen geeigneten Kandidaten einzustellen. Die Time-to-Hire beginnt von der ersten Ausschreibung an mit dem Bewerben von Kandidaten auf eine unbesetzte Stelle und endet erst dann, wenn der Job mit dem besten Kandidaten mit passendem Know-How besetzt wird. Aus Sicht der Kandidaten bezeichnet die Time-to-Hire somit den gesamten Recruiting-Prozess bis zur Einstellung.
Um die Kennzahl zu berechnen, kann folgende Rechnung genutzt werden:
Zunächst einmal benötigt man die Anzahl der Tage vom Datum der Ausschreibung bzw. Stellenanzeige bis zur Besetzung der Stelle und die Anzahl der Tage vom Datum der Stellenanzeige, bis sich ein Kandidat auf die zu besetzende Stelle beworben hat.
Die Time-to-Hire erhält man dann, indem man die Anzahl der Tage, bis sich die ersten Kandidaten beworben haben von der Anzahl der Tage, bis die Stelle besetzt wurde, abzieht.
Fluktuationsrate
Eine weitere Möglichkeit, um einen besseren Überblick über die Kosten für die Personalsuche zu bekommen, ist die Fluktuationsrate. Sie beschreibt die Personalbewegung in einem Unternehmen und gibt an, wie viele Mitarbeiter im Verhältnis zur gesamten Belegschaft das Unternehmen verlassen. Die Fluktuationsrate kann sowohl jährlich als auch quartalsweise oder monatlich berechnet werden. Zudem kann sie für das gesamte Unternehmen oder nur für einzelne Abteilungen betrachtet werden.
Wie viel kostet Recruiting?
Welche Kosten bei der Personalsuche sowie bei der Neueinstellung von Mitarbeitern anfallen, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Hierbei spiele vor allem folgende Faktoren eine wichtige Rolle:
Die Größe des Unternehmens,
die zu besetzende Position,
das Angebot und Potenzial von Bewerbern,
die Attraktivität des Arbeitgebers,
die Erfahrung im Recruiting (mit Jobbörsen, Active Sourcing, Social Recruiting und Ähnlichem),
die Berechnung des Gehalts.
Grundsätzlich kann die Suche nach einem passenden Bewerber sehr zeitaufwendig und kostenintensiv sein. Trotz allem ist ein zeitnahes Recruiting in jedem Fall günstiger, als Stellen im Unternehmen unbesetzt zu lassen.
