Recruiting Kosten: Definition, Arten, Höhe, Cost-per-Hire und andere Kennzahlen

Recruiting kostet Zeit und Geld. Darauf müssen sich Arbeitgeber einstellen und entsprechend planen. Doch mit welchem Aufwand muss ein Unternehmen bei der internen und externen Personalbeschaffung rechnen und wie werden Kosten für die Personalauswahl und -Beschaffung geplant und berechnet? Grundsätzlich beginnt die Investition, sobald die Personalabteilung die Aufgabe erhält, einen neuen Mitarbeiter zu suchen.

Wir zeigen, welche Arten von Kosten bei der Personalsuche entstehen und wie sich das entsprechende Budget berechnen lässt. Zudem erklären wir wichtige Kennzahlen wie Cost-per-Hire, Time-to-Hire und Fluktuationsrate.

Was sind Recruiting-Kosten und wo entstehen sie?

Aktuelle Arbeitsmarktzahlen zeigen, dass es immer weniger Bewerber auf offene Stellen gibt. Vor allem Positionen, für die gut ausgebildete Fachkräfte benötigt werden, sind immer schwieriger zu besetzen. Dieser Trend führt dazu, dass Recruiting in heutigen Zeiten nicht nur schwieriger, sondern auch teurer wird. 

Unternehmen, die bei der Personalsuche sparen möchten und aufgrund von hohen Kosten im Recruiting Stellen lieber unbesetzt lassen, müssen langfristig einen deutlich höheren Preis zahlen. Denn offene Stellen sind für Firmen auf Dauer teurer, da sie zulasten der Prozessqualität und der Leistungsfähigkeit gehen. Beziffern lässt sich dies zum Beispiel mit der Cost of Vacancy, mit der sich beziffern lässt, welche Kosten anfallen, wenn Stellen mittel- und langfristig unbesetzt bleiben, zum Beispiel durch Umsatzausfälle.

Da den meisten Arbeitgebern dieser Zusammenhang bekannt ist, wird beim Thema Recruiting viel investiert. Trotz der Höhe des finanziellen Aufwands für die Personalbeschaffung geht sie meistens mit geringeren Kosten einher als eine dauerhaft unbesetzte Position. Um die Recruiting-Kosten zunächst möglichst gering zu halten, setzen viele Arbeitgeber darauf, vakante Posten mithilfe der internen Personalbeschaffung zu besetzen. Die internen Recruiting-Kosten sind meistens niedriger als Ausgaben, die für das externe Recruiting anfallen. 

Definition Kosten für Personalbeschaffung

Egal ob Active Sourcing, Social Recruiting über Social-Media-Kanäle oder E-Recruiting - bei der Suche nach Personal fallen unterschiedliche Arten von Kosten an. Allerdings sind viele dieser Kosten auf den ersten Blick nicht direkt der Personalbeschaffung zuzuschreiben, sondern belasten das Budget indirekt.

Grundsätzlich unterteilt man dabei aber immer zwischen zwei Arten von Kosten: interne und externe Kosten. Bei externen Kosten handelt es sich um Ausgaben, die außerhalb des Unternehmens entstehen. Zu den Kosten, die extern entstehen, zählen zum Beispiel:

• Vermittlungsgebühren für Jobbörsen,

• Kosten für Marketing-Maßnahmen,

• Gebühren für Personalagenturen,

• Kosten für HR-Software und Tools,

• Kosten für das Schalten von Stellenanzeigen,

• Reisekosten und Umzugskosten für Bewerber und einiges mehr.

Zudem gibt es interne Rekrutierungskosten, die sich direkt auf das Personal beziehen, welches bereits für das Unternehmen arbeitet. Zu diesen internen Kosten zählen zum Beispiel:

• Gehälter für Personen, die am Rekrutierungsprozess beteiligt sind (Recruiter, HR-Mitarbeiter),

• Reisekosten für Recruiter,

• Kosten für Ausbildungsprogramme,

• Empfehlungsboni.

Arten von Kosten für Recruiting

In den folgenden Abschnitten erklären wir, mit welchen Arten von Kosten Unternehmen beim Recruiting rechnen müssen:

Fixkosten der Personalabteilung

Zunächst einmal sind es die monatlichen Gehälter für Mitarbeiter, die an der Personalsuche beteiligt sind. Dazu zählen Personaler sowie HR-Mitarbeiter, die den Einstellungsprozess planen und durchführen. 

Um eine Berechnung der exakten Personalkosten für das Recruiting vorzunehmen, kann man den Stundensatz oder das Gehalt aller beteiligten Mitarbeiter sowie die eingesetzte Zeit pro Personalauswahl und Einstellung von Bewerbern gegenüberstellen und daraus eine Kalkulation erstellen.

HR-Software und Tools

Weitere Kosten bei der Personalsuche betreffen spezielle HR-Software sowie Tools, die zur Personalbeschaffung benötigt werden. Auch hierbei handelt es sich um Recruiting-Costs. Dazu zählen zum Beispiel:

• Bewerbermanagement Software,

• Assessment-Center,

• Programme zur Bewerbervorauswahl,

• Video-Systeme, die zum Führen von Bewerbungsgesprächen mit Bewerbern benötigt werden.

Somit sollten alle durchschnittlichen Kosten für Technologien, die bei der Personalbeschaffung zum Einsatz kommen nach Möglichkeit auch immer als Cost-per-Hire verbucht werden.

Personalbedarfsplanung und Profilerstellung

Bevor eine Stellenanzeige angefertigt werden kann, bedarf es einer exakten Personalbedarfsplanung sowie Profilerstellung für die Position. Hierbei hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, festzulegen, welche Fähigkeiten und Kenntnisse ein Bewerber mitbringen muss, um sich für den ausgeschriebenen Job zu qualifizieren.

Auch hierfür entstehen Kosten. In der Regel handelt es sich dabei um interne Aufwendungen, da die Personalabteilung diese Aufgabe übernimmt. In seltenen Fällen können aber auch externe Experten herangezogen werden, die zusätzlich Geld kosten.

Ausschreibung und Erstellung von Stellenanzeigen

Das Erstellen und Schalten von Anzeigen für eine offene oder neue Stelle zählt ebenfalls zu den Recruiting-Costs. Denn eine Anzeige auf einer Jobbörse, um passende Bewerber zu finden, ist meist kostenpflichtig. Zudem dauert es Zeit, eine geeignete Stellenausschreibung zu erstellen und diese auf einer Plattform im Internet zu veröffentlichen. So sind selbst kostenlose Anzeigen mit Ausgaben verbunden.

Allerdings empfiehlt sich bei der Besetzung von wichtigen Stellen eine Veröffentlichung auf den besten Jobbörsen. Das sind häufig nicht die kostenlosen Plattformen. Es bedarf aber einer großend Reichweite, und so sorgen die richtigen Stellenanzeigen meist für die schnelle Besetzung einer freien Position mit einem passenden Mitarbeiter.

Media und Personalmarketing 

Ein ebenso entscheidender Kostenfaktor im Recruiting ist das Marketing. Arbeitgeber, die viele Bewerber anziehen möchten, sollten sich möglichst attraktiv präsentieren. Um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, bedarf es eines ausgefeilten Brandings sowie verschiedener Online- und Offline-Marketing-Maßnahmen. Hierbei sollten geeignete Recruiting-Kanäle ausgewählt werden.

Nach wie vor ist die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Online-Jobbörsen die erste Wahl unter den Maßnahmen, mit denen Betriebe neue Mitarbeiter suchen. Darüber hinaus können Fachkräfte aber auch über das Social-Media-Recruiting identifiziert und kontaktiert werden. Hierfür eignen sich Social Media und soziale Karrierenetzwerke wie LinkedIn, Facebook oder Instagram. Auch beim Personalmarketing und der Entwicklung der Employer Brand sollte ein genaues Budget vom eigenen Unternehmen festgelegt werden. 

Headhunter oder Personalberatung

Viele Unternehmen wenden sich bei der Besetzung eines Jobs und der Suche nach Kandidaten an eine Personalberatung oder einen Headhunter. Dadurch können potenzielle Bewerber oft schnell gefunden werden. In diesem Fall wird die Personalgewinnung extern durchgeführt.

Ein solcher Prozess hat sowohl Vorteile als auch Nachteile. Das Unternehmen spart Zeit bei der Personalsuche und findet schneller neue Mitarbeiter. Da der Prozess der Stellensuche outgesourct wird, besteht hierbei allerdings auch die Möglichkeit hoher Kosten.

Einarbeitung und Onboarding

Auch beim Onboarding entstehen Costs-per-Hire (CPH), die als Aufwand für Maßnahmen der Rekrutierung gelten. Denn mit der Einstellung ist es nicht getan. Ist die Personalsuche erst einmal beendet und eine Stelle mit einem qualifizierten Kandidaten besetzt, muss dieser für die besetzte Stelle eingearbeitet werden.

Gute Mitarbeiter benötigen ein erfolgreiches Onboarding. Hier zählen überwiegend Personalkosten von internen Mitarbeitern und Vorgesetzten, die sich langfristig um den neuen Mitarbeiter kümmern, zu den CPH.

Welche Kennzahlen gibt es für die Analyse von Recruiting-Kosten?

Die wohl wichtigsten Recruiting-Kennzahlen sind die Cost-per-Hire, die Time-to-Hire und die Fluktuationsrate.

Cost-per-Hire

Eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting ist die Cost-per-Hire. Mit der CPH können Personaler die Kosten pro Einstellung berechnen. Das bedeutet: Die Cost-per-Hire gibt an, wie viel ein Unternehmen im Durchschnitt investieren muss, um eine offene Stelle mit einem passenden Kandidaten zu besetzen. Firmen, die sich der Cost-per-Hire bewusst sind, können ihr Recruiting-Budget besser planen und anpassen.

Für die Berechnung der Cost-per-Hire eignet sich folgende Formel:

Cost-per-Hire = (interne Kosten + externe Kosten) / Anzahl der Einstellungen

Mit internen Kosten sind jegliche Aktivitäten der Personalbeschaffung gemeint, die innerhalb des Unternehmens stattfinden und selbst ausgeführt werden. Zu den finanziellen Aufwendungen der CPH, die intern anfallen, zählen zum Beispiel die Gehälter für das HR-Team.

Die Definition von externen Kosten, die den CPH zuzuordnen sind, betrifft dagegen jegliche Ausgaben für Drittanbieter. Dazu zählen zum Beispiel die Kosten für das Schalten einer Stellenanzeige auf einer Jobbörse, Ausgaben fürs Employer Branding oder die Kosten für Agenturen, die sich um die Personalgewinnung kümmern oder Stellenanzeigen online bei Stepstone, LinkedIn, eBay Kleinanzeigen und anderen Plattformen veröffentlichen sowie aktive Personalbeschaffung betreiben, um qualifizierte Mitarbeiter zu finden.

Time-to-Hire

Diese Kennzahl beschreibt den Zeitraum, der benötigt wird, um einen geeigneten Kandidaten einzustellen. Dieser Zeitraum beginnt von der ersten Ausschreibung an mit dem Bewerben von Kandidaten auf eine unbesetzte Stelle und endet erst dann, wenn der Job mit dem besten Kandidaten mit passendem Know-How besetzt wird. Aus Sicht der Bewerber bezeichnet die Kennzahl somit den gesamten Recruiting-Prozess bis zur Einstellung.

Um sie zu ermitteln, kann folgende Form der Berechnung genutzt werden:

Zunächst einmal benötigt man die Anzahl der Tage vom Datum der Ausschreibung bzw. Stellenanzeige bis zur Besetzung der Stelle und die Anzahl der Tage vom Datum der Stellenanzeige, bis sich ein Kandidat auf die zu besetzende Stelle beworben hat.

Die Kennzahl lässt sich berechnen, indem man die Anzahl der Tage, bis die ersten Bewerbungen eintreffen, von der Anzahl der Tage, bis die Stelle besetzt wurde, abzieht.

Fluktuationsrate

Eine weitere Möglichkeit, mit der sich ein besserer Überblick über die Kosten für die Personalsuche verschaffen lässt, ist die Fluktuationsrate. Sie beschreibt die Personalbewegung in einem Unternehmen und gibt an, wie viele Mitarbeiter im Verhältnis zur gesamten Belegschaft das Unternehmen verlassen. Die Fluktuationsrate kann sowohl jährlich als auch quartalsweise oder monatlich berechnet werden. Zudem kann die Kennzahl für das gesamte Unternehmen oder nur für einzelne Abteilungen betrachtet werden. Um die CPH niedrig zu halten, empfiehlt es sich, die Fluktuation im Blick zu behalten und zu senken.

Wie viel kostet Recruiting?

Welche Kosten bei der Personalsuche sowie bei der Neueinstellung von Mitarbeitern entstehen, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Hierbei spielen vor allem folgende Faktoren eine wichtige Rolle, um das erforderliche Budget für die Cost-per-Hire zu berechnen:

• Die Größe des Unternehmens,

• die zu besetzende Position,

• das Angebot und Potenzial von Bewerbern,

• die Attraktivität des Arbeitgebers,

• die Erfahrung im Recruiting (mit Jobbörsen, Active Sourcing, Recruiting per Social Media und Ähnlichem),

• die Berechnung des Gehalts.

Grundsätzlich kann die Suche nach einem passenden Bewerber sehr zeitaufwendig und kostenintensiv sein. Trotz des hohen Zeitaufwandes und der zu erwartenden CPH ist ein zeitnahes Recruiting in jedem Fall günstiger, als Stellen im Unternehmen unbesetzt zu lassen. Auch mit geringem Budget lassen sich Maßnahmen für die Besetzung von Stellen umsetzen, etwa die interne Personalbeschaffung. Und auch externe Maßnahmen der Personalbeschaffung erweisen sich langfristig als wirtschaftlicher als Vakanzen im Betrieb.