Recruiting: Definition, Ziele, Aufgaben, Instrumente und Prozess

Stellenanzeigen erstellen, Vorstellungsgespräche führen, geeignete neue Mitarbeiter finden und Recruiting-Prozesse leiten - die Beschaffung von geeigneten Mitarbeitern ist eine abwechslungsreiche und verantwortungsbewusste Arbeit.

Der Begriff Recruiting beschreibt gemäß Definition alle Prozesse der Personalbeschaffung eines Unternehmens. Der Recruiting-Prozess verfolgt das Ziel, geeignete neue Mitarbeiter zu finden sowie offene Stellen bestmöglich zu besetzen.

Doch welche Aufgaben fallen in der Personalbeschaffung überhaupt an, und welche Instrumente werden hierfür genutzt? Wir erklären Schritt für Schritt, wie das Recruitment funktioniert und wodurch sich ein typischer Recruiting-Prozess auszeichnet.

Definition Recruiting: Was ist die Definition von Recruiting?

Der Begriff "Recruiting" stammt aus dem Englischen, wird aber hierzulande ebenfalls verwendet. Oftmals wird Recruiting auch als Personalbeschaffung bezeichnet.

Die Hauptaufgabe der Personalbeschaffung ist es, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und sie für das Unternehmen zu gewinnen. Dabei geht es vor allem darum, in kurzer Zeit geeignetes Personal mit der passenden Ausbildung, Erfahrung und Kompetenz zu finden. Denn per Definition sind nur Mitarbeiter, die den Anforderungen der offenen Stelle tatsächlich gerecht werden, auch ein Gewinn für das Unternehmen.

Um erfolgreich qualifiziertes Personal zu finden, greifen Recruiter auf interne und externe Recruiting-Maßnahmen zurück. So können sie sicherstellen, dass nicht nur aktuelle Stellenangebote besetzt werden, sondern der Personalbedarf des Unternehmens dauerhaft gedeckt ist. Bei der internen Personalbeschaffung greifen Recruiter auf Talente aus den eigenen Reihen zurück, während externe Recruiting-Maßnahmen Fach- und Führungskräfte außerhalb des Unternehmens adressieren.

Heute betreffen externe Recruiting-Maßnahmen, Recruiting-Instrumente und -Prozesse überwiegend Online-Kanäle. Denn die meisten potenziellen Bewerber für offene Positionen und vakante Stellen finden sich im Netz - auf Social Media, Business-Plattformen oder anderen Online Recruiting-Kanälen. Bei solchen digitalen Recruiting-Prozessen spricht man auch vom E-Recruiting, beziehungsweise vom Mobile Recruiting.

Welche Ziele verfolgt Recruiting?

Das oberste Ziel der Personalbeschaffung ist es, offene Stellen in Unternehmen mit passenden Kandidaten zu besetzen. Daher weist das Recruitment eine zentrale Bedeutung für den unternehmerischen Erfolg auf. Um die besten Fachkräfte zu finden, gilt es, im ersten Schritt ein Matching zwischen potenziellen Kandidaten und der zu besetzenden Position durchzuführen. Dabei werden die Anforderungen der Stelle mit dem Profil des Kandidaten abgeglichen. Für ein erfolgreiches Recruitment ist wichtig, dass der Kandidat das gewünschte Know-how, eine entsprechende Ausbildung sowie alle gewünschten Fähigkeiten für die Tätigkeit mitbringt. Im nächsten Schritt erfolgt die Kontaktanbahnung zu den besten Kandidaten.

Ein potenzieller Mitarbeiter muss zudem ein Cultural Fit sein und auch in persönlicher Hinsicht eine Bereicherung für den Employer darstellen. Das bedeutet, dass er zum vorhandenen Team passen sollte und seine Hard Skills und Soft Skills der neuen Stelle oder dem zu besetzenden Job entsprechen sollten. Hierzu zählen die persönlichen und sozialen Kompetenzen sowie fachliche Fähigkeiten für das Berufsbild, theoretisches Fachwissen und Arbeitserfahrung im Tätigkeitsbereich.

Dabei ist im Laufe des Prozesses immer darauf zu achten, passende potenzielle Bewerber in möglichst kurzer Zeit und mit möglichst geringem Aufwand zu finden. So können Recruiting-Prozesse verkürzt und ein Großteil an internen Kosten für das Recruitment gespart werden.

Welche Aufgaben übernimmt die Personalbeschaffung?

Der Aufgabenbereich von Recruitern ist umfangreich. Während es bei der Personalbeschaffung früher überwiegend darum ging, klassische Stellenanzeigen zu veröffentlichen und darüber potenzielle Bewerber zu finden, müssen sich Verantwortlichem für das Recruitment heutzutage weitaus größeren Herausforderungen stellen.

Aufgrund des Mangels an Fachkräften genügt nicht nur das Anwerben, Auswählen und Einstellen von geeigneten Personen. Vielmehr ist eine ausgefeilte, optimierte Recruiting-Strategie samt passenden Recruiting-Prozessen und -Instrumenten gefragt. Zudem sind verschiedene Maßnahmen zum Ausbau des Employer Brandings notwendig. Das Employer Branding dient der Profilierung als attraktiver Arbeitgeber und ist eine dauerhaft anfallende Maßnahme, die auch in Zeiten von Bedeutung ist, in denen kein akuter Personalbedarf besteht. In vielen Betrieben kümmert sich daher ein größeres Team um die Entwicklung von Recruiting-Strategien.

Passende Bewerber finden sich darüber hinaus vermehrt über eine neue, digitale Art des externen Recruitings, das E-Recruiting. Im Rahmen des E-Recruitings spielen zum Beispiel soziale Netzwerke eine zentrale Rolle. Niedrigschwellige Angebote, bei denen z. B. per One-Click-Bewerbung auf Social-Media-Plattformen Unterlagen eingereicht werden können, sind gefragt und steigern die Chancen auf eine erfolgreiche Personalbeschaffung. 

Und auch bei der internen Personalbeschaffung gilt es, neue Jobs gut zu präsentieren, eine angenehme Work-Life-Balance zu schaffen und gut ausgebildete Mitarbeiter nach Möglichkeit dauerhaft im eigenen Unternehmen zu behalten. Dabei können beim internen Recruiting die Erhöhung des Gehalts, die Aussicht auf weitere Vorteile in der neuen Position und eine anschließende Bildungs- und Karriere-Strategie helfen. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt des internen Recruitments ist die Mitarbeiterzufriedenheit.

Grundsätzlich fallen folgende Aufgaben in der täglichen Arbeit von Recruitern an:

• Die Formulierung von Stellenanzeigen,

• das Veröffentlichen von Stellenausschreibungen,

• das Sichten von Bewerbungsunterlagen,

• das Pre-Screening von Bewerbern,

• das Führen von Vorstellungsgesprächen und Telefoninterviews,

• die Organisation und Teilnahme an Jobmessen,

• Active Sourcing und Direktansprache von Kandidaten,

• die Erstellung von Talent Pools,

• das Optimieren des Employer Brandings.

Recruiter haben also vielfältige Aufgaben in ihrem Berufsalltag. Sie zeichnen für die Entwicklung einer ganzheitlichen, langfristigen Strategie für die Gewinnung von Fachkräften verantwortlich. 

Über welche Instrumente verfügt Recruiting?

"Time-to-hire" ist eine wichtige Erfolgsgröße für Recruiter. Um Bewerber zeitnah anzusprechen und über eine gezielte Kommunikation geeignete Fachkräfte zu finden, werden u. a. folgende wichtige Recruiting- und Personalmarketing-Instrumente genutzt:

Jobbörsen

Jobbörsen sind nach wie vor eines der wichtigsten Tools, um die richtigen Kandidaten zu erreichen. Allein im deutschsprachigen Raum gibt es mehr als 1.000 Online-Jobbörsen für unterschiedliche Bereiche und Kandidaten. Die Jobbörse ermöglicht häufig ein kostenfreies Schalten von Stellenanzeigen und gibt Bewerbern Informationen über Unternehmen und freie Stellenv. Zudem können sich Interessierte direkt über eine Online-Bewerbung an das Unternehmen wenden. Dies spart jede Menge Verwaltungsarbeit und Zeit im Recruiting-Prozess und bietet daher ein enormes Potenzial, um die Prozesse zu optimieren. 

Neben Online-Jobbörsen haben Recruiter zudem die Option, Jobbörsen in Tageszeitungen und anderen Printmedien zu schalten. Dies eignet sich nicht nur, um geeignete Bewerber zu finden, sondern stärkt darüber hinaus ebenso das Corporate Branding.

Die eigene Karriereseite

Heutzutage verfügen selbst kleine Start-ups über eine eigene Karriereseite. Sie ist ein wichtiges Instrument im Recruiting-Prozess, um das Image des eigenen Unternehmens zu fördern. Dabei sollte beachtet werden, dass eine gute Karriereseite nicht nur Stellenanzeigen bietet, sondern ebenso einen authentischen und eindrucksvollen Einblick ins Unternehmen und dessen interne Prozesse und die Kultur gewährt.

Eine unkomplizierte Nutzung, klare Strukturen und schnell auffindbare Informationen sowie ein direkter Kontakt zu Recruitern fördern die Candidate Experience, optimieren die Kommunikation und machen eine Karriereseite zu einem nützlichen Recruiting-Kanal im Human Resources Management. Besucher, die die gewünschten Informationen mit nur wenigen Klicks erhalten, bleiben länger auf der Webseite und sind geneigt, eine Bewerbung einzureichen, wenn der Arbeitgeber zu den eigenen Vorstellungen passt. 

Active Sourcing

Um passende Mitarbeiter für offene Jobs zu finden, ist Active Sourcing als Best Practice für die Personalbeschaffung unverzichtbar. Dabei handelt es sich um eine aktive und gezielte Ansprache von passenden Bewerbern. Die persönliche Kontaktaufnahme kann dabei über unterschiedliche Recruiting-Kanäle erfolgen.

Eine typische Vorgehensweise bei der Recruiting-Maßnahme ist die Ansprache auf Messen oder Karriere-Events. Zudem können Recruiter soziale Netzwerke nutzen, um Social Recruiting und Active Sourcing zu betreiben.

Empfehlungen

Eine weitere Praxis der HR-Abteilung sind persönliche Beziehungen. Über das sogenannte Vitamin B haben schon etliche Leute eine geeignete Position mit gutem Gehalt erhalten. Ein gut ausgebautes Netzwerk und persönliche Beziehung ermöglichen eine schnelle Personalbeschaffung ohne übertriebenen Aufwand. Zudem bringen die vorgeschlagenen Kandidaten meist alle gewünschten Fähigkeiten mit und kennen bereits das vorhandene Team oder die internen Abläufe im Unternehmen. In vielen Firmen werden Mitarbeiter deswegen auch dazu angehalten, aktiv Personen als Kandidaten zu werben und vorzuschlagen und erhalten über interne Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme Anreize in Form von Prämien und anderen Benefits.  

Recruitainment

Beim Begriff Recruitainment handelt es sich um eine Kombination aus Recruiting und Entertainment. Es gehört zu den jüngeren Recruiting-Trends der letzten Jahre. Dabei geht es um Maßnahmen im Personalmarketing und Recruiting, die überwiegend spielerische Elemente enthalten. Diese unterhaltende Form des Personalmarketings ist eine unkonventionelle Möglichkeit, um geeignete Bewerber kennenzulernen und offene Jobs mit den richtigen Talenten zu besetzen.

Dabei werden Lerninhalte vermittelt, Marketing-Botschaften gesendet und das Image als Arbeitgeber verbessert. Dies soll die Candidate Experience steigern und vor allem die junge Zielgruppe ansprechen. Deshalb sind es meist Start-up Firmen, die diese Form der Personalgewinnung nutzen. Typische Elemente hierbei sind:

• Career- und Recruiting-Games,

• Selbsttests und Orientierungshilfen für Schüler und Studenten, die eine passende Ausbildung suchen,

• Eignungstests, Online-Assessments und Cultural-Fit-Checks.

Mobile Recruiting

Mobile Recruiting wird ebenfalls immer wichtiger in der externen Personalbeschaffung. Denn Online-Bewerbungen via Smartphone, Tablet oder Apps sind schon lange gängige Praxis. Vor allem die jüngere Zielgruppe nutzt verstärkt Mobile Recruiting und wünscht sich die Möglichkeit einer simplen und schnellen Online-Bewerbung per Klick über ein mobiles Gerät. Somit sollten die Firmenwebsite oder andere Recruiting-Kanäle immer an den Besuch und die Nutzung über ein mobiles Endgerät angepasst werden. 

Social Media

Ein weiteres unverzichtbares Recruiting-Tool ist die Nutzung von sozialen Medien. Beim sogenannten Social-Media-Recruiting werden Plattformen wie Facebook, Instagram und Co. verwendet, um potenzielle Kandidaten zu erreichen.

Dabei können Anzeigen auch direkt über private Social-Media-Profile von Führungskräften und Mitarbeitern verbreitet oder auch über die Firmenseite geteilt werden. Zudem ist das Schalten von Stellenanzeigen über Social-Media-Kanäle möglich, die etwa über Facebook Jobs und andere Portale gefunden werden können. Der größte Vorteil dieser Recruiting-Methode ist die enorm große Reichweite.

Karrieremessen und Business-Events

Wer auf der Suche nach Young Professionals und speziell ausgebildeten Fachkräften ist, sollte bei der Personalbeschaffung neben E-Recruiting vor allem auch auf Veranstaltungen setzen. Vor allem Karriere-, Fach-, und Unternehmensmessen lassen sich gut als Recruiting-Instrument einsetzen und helfen bei der Suche nach passenden Kandidaten. Hier können Firmen die besten Talente auf sich aufmerksam machen, weitere Informationen an Frau und Mann bringen sowie Recruiter gezieltes Personalmarketing betreiben.

Wie genau läuft der Prozess des Recruitings ab?

Je nach Besetzung der Stelle und nach Unternehmen kann der Recruiting-Prozess ganz unterschiedlich aussehen. Dabei spielen vor allem folgende Faktoren eine Rolle während des Recruiting-Prozesses:

• Die Unternehmensgröße,

• die Struktur der Organisation,

• die Unternehmensziele,

• die Definition der Stelle und des Aufgabenbereichs.

Prinzipiell können sich die einzelnen Phasen im Personalmanagement zum Beispiel wie folgt gestalten:

• Die Erstellung eines Anforderungsprofils sowie einer Stellenanzeige,

• die Zuweisung von Verantwortlichkeiten,

• die Durchsicht von Talent-Pools,

• die Veröffentlichung und Verbreitung der Stellenausschreibung,

• die Durchsicht von Bewerbungen sowie die erste Vorauswahl,

• die Absage an nicht geeigneten Bewerber,

• die Einladung von passenden Kandidaten zum Telefon-Interview,

• die Einladung zum Assessment Center oder zum ersten Vorstellungsgespräch,

• die Abstimmung mit der betroffenen Abteilung und dem Recruiting-Team,

• die Absage oder Zusage für den Job an alle involvierten Kandidaten,

• der Vertragsabschluss,

• das Onboarding des neuen Mitarbeiters.

Entwicklung des Recruitings

Fachkräftemangel und ein dynamischer, umkämpfter Arbeitsmarkt machen es für Unternehmen und Verantwortliche der Personalbeschaffung erforderlich, sich um eine gezielte Recruitment-Strategie zu kümmern und Positionen möglichst zeitnah zu besetzen. Hierbei sind verschiedene Aspekte von Bedeutung:

• persönliche und individuelle Kommunikation auf Augenhöhe, die die Erwartungen von Bewerbern erfüllt,

• breites Netzwerk und Aufbau eines Talent Pools,

• verstärkter Fokus auf Daten, um den Erfolg der Maßnahmen zu messen,

• Kulturelle Passung (Cultural Fit) von Kandidaten und Unternehmen und Entwicklung einer idealen Candidate Persona.