Probearbeiten: Das sollten Arbeitgeber bei der Probearbeit von Bewerbern beachten

Kandidaten, die in Bewerbung und Vorstellungsgespräch überzeugen und passende Qualifikationen und Kompetenzen mitbringen, werden gerne zur Probearbeit in einem Unternehmen eingeladen. Dies bietet beiden Seiten die Chance, sich gegenseitig besser einzuschätzen. Bei der Vorbereitung eines solchen Probearbeitstags gibt es einige rechtliche Aspekte, die zu berücksichtigen sind.

Wir zeigen dir, wie die Probearbeit den gewünschten Erfolg bringt, welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber haben und wo die Vorteile einer Einladung von Bewerbern zu einem solchen Arbeitstag liegen. Zudem geben wir dir Tipps für die Planung und Vorbereitung und zeigen auf, was im Hinblick auf das Arbeitsrecht und die Abgrenzung zur Probezeit zu beachten ist.

Was genau wird unter Probearbeit verstanden?

Die Probearbeit ist eine Maßnahme, mit der ein Arbeitgeber einen Bewerber nach einem Vorstellungsgespräch besser kennenlernt und abschätzen kann, ob er sich für die ausgeschriebene Position eignet oder zum Team passt. Der Bewerber arbeitet auf freiwilliger Basis, es besteht noch kein gültiger Arbeitsvertrag. Die Arbeit auf Probe ist Teil des Bewerbungsprozesses und umfasst nur einen kurzen Zeitraum. Arbeitgeber verschaffen sich damit einen ersten Eindruck der praktischen Fähigkeiten und Eigenschaften des Bewerbers. Im Rahmen dieses Termins werden zum Beispiel folgende Aspekte geprüft:

• Arbeitsleistung und Arbeitsmoral,

• praktische Erfahrung und Kenntnisse,

• Soft Skills und Eingliederung ins Team sowie 

• das Verhalten des Bewerbers gegenüber Führungskräften und Mitarbeitern.

Dadurch hat der Arbeitgeber die Chance, vor Abschluss eines Arbeitsvertrags zu prüfen, ob ein Bewerber auch in persönlicher Hinsicht in das Unternehmen passt und in der Lage ist, seine Aufgaben fachgerecht zu erledigen. Für Bewerber bietet die Einladung zu einem solchen Termin eine Chance, sich ein realistisches Bild der Arbeit und der damit einhergehenden Aufgaben und des Unternehmens an sich zu verschaffen, bevor sie einen Arbeitsvertrag unterzeichnen.

Die Probearbeit ist abzugrenzen von der Probezeit, obwohl die Begriffe Probearbeit und Probezeit oft synonym verwendet werden. Die Probezeit gleicht einem befristeten Arbeitsverhältnis auf Probe. Sie startet erst nach Einstellung des Bewerbers mit dem gültigen Arbeitsvertrag und umfasst eine Zeitspanne von mehreren Monaten, in denen eine Bewertung der Arbeitsleistung, Integration und Eignung des Arbeitnehmers erfolgt. Eine Probearbeit findet hingegen immer nach dem Vorstellungsgespräch, jedoch vor der Einstellung statt. Sie dient als Entscheidungshilfe, wenn Arbeitgeber unsicher sind, ob sie ein Arbeitsverhältnis mit einem Bewerber eingehen möchten.

Warum können Probearbeiten von Bewerbern für Unternehmen sinnvoll sein?

Auch wenn die Bewerbung ansprechend ist und das Vorstellungsgespräch positiv verlief - einen umfassenden Eindruck der potenziellen Arbeitsleistung von Bewerbern liefern sie nicht. Andererseits gibt es Bewerber, die sich im Vorstellungsgespräch aus Nervosität nicht so gut verkaufen, aber Potenzial aufweisen und im Arbeitsalltag durchaus glänzen könnten.

Diese Unsicherheiten lassen sich ein Stück weit durch eine Probearbeit beseitigen. Arbeitgeber erhalten einen guten Eindruck davon, ob ein potenzieller Arbeitnehmer zum Team passt, welche praktischen Fähigkeiten er hat und wie er auf die Kollegen wirkt.

Auch aus Sicht des Bewerbers bietet eine Einladung zu einem Termin für die Probearbeit Vorteile. Er hat die Möglichkeit, die Aufgaben im Alltag kennenzulernen, weitere Fragen zu klären und zu prüfen, ob er als Arbeitnehmer zum potenziellen Arbeitgeber und zur Unternehmenskultur passt. 

Wie kann Probearbeit in verschiedenen Branchen ausgestaltet werden?

Viele Menschen verbinden die Vorstellung der Probearbeit mit der Eventbranche und der Gastronomie. Doch auch jenseits dieser Bereiche wird die Arbeit auf Probe immer beliebter, um Bewerber für ein mögliches Arbeitsverhältnis kennenzulernen, etwa im sozialen oder dem IT-Sektor. Auch im Dienstleistungsbereich, etwa in Call-Centern, sind Probearbeiten eine gängige Methode, um zu prüfen, ob ein Kandidat der Arbeit gewachsen ist.

Unabhängig von der Branche gilt: Eine gute Vorbereitung des Termins ist wichtig für ein erfolgreiches Probearbeiten. Der Termin sollte ebenso sorgfältig vorbereitet werden wie ein Vorstellungsgespräch, damit die kurze Zeit des Probearbeitstages optimal genutzt wird. Grundsätzlich ist die Probearbeit ebenso Teil des Bewerbungsprozesses wie Vorstellungsgespräch oder Assessment-Center. Daher sollten Arbeitgeber genau festlegen, was sie im Rahmen des Probetages über den Bewerber erfahren möchten, welche Anforderungen potenzielle Arbeitnehmer erfüllen sollten und welche Fakten für sie wichtig sind, um eine Entscheidung für oder gegen einen Bewerber zu treffen. 

Es empfiehlt sich, vor der Einladung zum Termin zur Probearbeit eine Vorlage mit den wichtigsten Informationen zu erstellen. Sie umfassen zum Beispiel folgende Punkte:

• Bestimmung einer Ansprechperson für den Bewerber während des Probearbeitstages,

• Vorbereitung eines Arbeitsplatzes bzw. Arbeitsortes und Bereitstellung aller relevanten Arbeitsmittel,

• Information des Teams über den Termin und

• Vorstellung des Bewerbers.

Zu überlegen ist, in welche Prozesse der Bewerber im Rahmen seiner probeweisen Arbeit eingebunden werden soll. Ferner muss der Arbeitgeber darauf achten, dass aus einer Probearbeit kein Arbeitsverhältnis entsteht. Daher sind nur kleinere Aufgaben sowie zeitlich begrenzte Tätigkeiten erlaubt. Zudem darf der Bewerber nur im Zusammenhang mit anderen arbeiten. Auch vorbereitete Testsituationen oder die Konfrontation mit unerwarteten Szenarien sind denkbar, um die Belastbarkeit bei Stress oder spontane Lösungsfähigkeiten zu prüfen. Ein Tipp: Es ist ratsam, den Bewerber zum größten Teil beobachten zu lassen. 

Wird Probearbeit vor dem Arbeitsverhältnis bezahlt oder ist sie unentgeltlich?

Eine Probearbeit kann mit oder ohne Bezahlung erfolgen. Hierfür gibt es keine einheitlichen Regelungen oder Vorschriften. Daher wird die Frage nach der Bezahlung eines Probearbeitstages durch individuelle Umstände und konkrete Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Bewerber beeinflusst. 

Eine grundsätzliche Pflicht auf Vergütung einer Probearbeit besteht für einen Arbeitgeber nicht. Es ist jedoch nicht unüblich, dass zumindest eine Aufwandsentschädigung bezahlt wird, etwa Anfahrts- oder Übernachtungskosten. Auch eine Bezahlung für den Zeitaufwand ist denkbar. Neben einer Aufwandsentschädigung kann die Bezahlung auch als Pauschale oder in Form eines Stundenlohns erfolgen. Es ist aber klar festzuschreiben, dass die Bezahlung keine Vergütung für eine erbrachte Arbeitsleistung darstellt, denn ansonsten wäre dies ein Indiz für ein reguläres Arbeitsverhältnis. 

Allerdings gibt es auch Situationen, in denen das testweise Arbeiten nicht bezahlt wird. Unbezahlte Probearbeit findet zum Beispiel statt, wenn es dem Bewerber lediglich als Option dient, sich mit der Tätigkeit vertraut zu machen, Interesse an der ausgeschriebenen Stelle zu bekunden und einen positiven Eindruck beim Arbeitgeber zu erzeugen. In Zeiten des Fachkräftemangels kann ein vergüteter Probearbeitstag jedoch den entscheidenden Ausschlag für talentierte Kandidaten geben, sich für ein Unternehmen zu entscheiden.

Welche arbeitsrechtlichen Aspekte müssen Arbeitgeber bei der Probearbeit beachten?

Aus Sicht des Arbeitsrechts gilt die Probearbeit als Methode der Personalauswahl. Sie stellt ein sogenanntes Einfühlungsverhältnis dar. Dieses ist vom Arbeitsverhältnis abzugrenzen, zu dem beispielsweise die Probezeit als befristetes Arbeitsverhältnis zuzuordnen ist. Beim Einfühlungsverhältnis lernen sich Arbeitgeber und der potenzielle Mitarbeiter kennen und arbeiten für eine begrenzte Zeit zusammen. Da kein Arbeitsverhältnis besteht, ist der Arbeitgeber auch nicht weisungsbefugt und verfügt lediglich über ein Hausrecht. Der Bewerber ist somit nicht verpflichtet, zu arbeiten. Ein Arbeitgeber muss Probearbeiten daher nicht beim Finanzamt oder Sozialversicherungsträger anmelden.

Im Hinblick auf das Arbeitsrecht sind einige Dinge zu beachten, um zu vermeiden, dass aus der Probearbeit nicht ungeplant ein Arbeitsverhältnis entsteht. Hier gibt es einige Indizien, die das Arbeitsgericht laut Arbeitsrecht als Hinweis für einen gültigen Arbeitsvertrag auslegen könnte:

• Der Bewerber muss bestimmte Arbeitszeiten einhalten,

• es wird eine Vergütung für die Arbeit gezahlt,

• der Kandidat muss Dienstkleidung tragen,

• er erhält Aufgaben, die eine verwertbare Arbeitsleistung bilden und

• muss einen bestimmten Arbeitsort aufsuchen.

Versicherung während der Probearbeit

So lange kein gültiger Arbeitsvertrag und somit ein Arbeitsverhältnis besteht, gelten keine gesetzlichen Versicherungen. Im Fall eines Unfalls greift lediglich die private Unfallversicherung des Probearbeiters statt der gesetzlichen Unfallversicherung. Verursacht er während der Arbeitszeit Sachschäden am Unternehmenseigentum, ist für diesen Fall die private Haftpflichtversicherung zuständig. Allerdings greift bei Personen, die bei der Arbeitsagentur als arbeitslos gemeldet sind und von dieser zur Probearbeit angehalten wurden, der gesetzliche Versicherungsschutz.

Ein Tipp für Arbeitgeber: Am besten ist es, sich vorher beim Bewerber zu vergewissern, dass er umfassend versichert ist. So sind Unternehmen auf der sicheren Seite und wissen, wer in welchem Fall haftet.

Vertrag

Auch wenn das Arbeitsrecht keinen Vertrag für einen Probearbeitstag fordert, ist es ratsam, nach der Einladung eine schriftliche Vorlage für eine Vereinbarung zu formulieren. Die schriftliche Vereinbarung kann dem Einladungsschreiben beigefügt werden. Sie dient als rechtliche Grundlage und sollte wichtige Punkte und Inhalte darlegen:

• Namen des Bewerbers und des Unternehmens,

• Zeitraum und Ort des Probearbeitstags,

• Ansprechpartner,

• Hinweis, dass keine Verpflichtung zur Arbeitsleistung und somit kein Recht auf Vergütung besteht,

• Hinweis auf das Hausrecht des Arbeitgebers,

• Hinweis, dass das Probearbeiten von beiden Seiten aus jederzeit mündlich beendet werden kann.

Absage

Für die Absage nach einem Probearbeitstag gibt es keine Vorgaben. Es empfiehlt sich jedoch, die Absage respektvoll und professionell anzugehen. So sollte der Bewerber zeitnah einen Bescheid erhalten und es sollte ein persönliches Gespräch angestrebt sowie eine konkrete Begründung in höflicher Form ausgesprochen werden. Auch sollte die Absage die Wertschätzung für den Kandidaten sowie dessen geleistete Arbeit und die investierte Arbeitszeit ausdrücken und mit einer positiven Note abschließen, zum Beispiel, indem man ihm für die berufliche Zukunft alles Gute wünscht.

Wie sieht eine Mustereinladung zum Probearbeiten aus?

Für eine Einladung zum Probearbeitstag gibt es, genau wie für ein Vorstellungsgespräch, verschiedene Muster. Ein solches Muster kann als Einladung in Papierform oder per E-Mail umgesetzt werden. Die Einladung sollte alle Informationen zu Zeit, Ort und Dauer des vorgeschlagenen Termins enthalten und einen Ansprechpartner vor Ort benennen. Zudem sollte sie die schriftliche Vereinbarung enthalten und die Tagesstruktur aufzeigen.

Gängige Höflichkeitsformulierungen wie eine Begrüßung und freundliche Grüße am Ende sind ebenfalls eine Selbstverständlichkeit in einem Einladungsschreiben. Nach der Grußformel "mit freundlichen Grüßen" sind der Name des Ansprechpartners und das Unternehmen zu nennen. Ein solches Muster kann natürlich ganz nach eigenem Belieben ergänzt und erweitert werden. 

Quellen:

https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalauswahl/probearbeiten

https://www.workwise.io/karriereguide/vorstellungsgespraech/probearbeit

https://www.stellenanzeigen.de/arbeitgeber/wecruit/probearbeitstag/

https://www.randstad.de/karriere/bewerbungsratgeber/probearbeit/#section-title-59255

https://recruitee.com/de-artikel/probearbeiten-tipps