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Personalvermittlung: So findest du mit Personalvermittlern geeignete Kandidaten

Nicola Lehrle
Lesezeit: ca. 12 Minuten

Headhunter, Personalberater┬áund Personalvermittlungsagenturen sind bei F├╝hrungskr├Ąften, Arbeitgebern und Bewerbern gleicherma├čen bekannt f├╝r die Vermittlung von Job-Angeboten. Wir erkl├Ąren, was eine Personalvermittlungsfirma ausmacht, wie sie vorgeht und mit welchen Kosten gerechnet werden muss. Au├čerdem zeigen wir verschiedene Modelle der Arbeitnehmer├╝berlassung und pr├Ąsentieren die Vor- und Nachteile f├╝r Arbeitgeber, die einen Personaldienstleister nutzen.

Was wird unter einer Personalvermittlung verstanden?

Wenn Firmen geeignete Bewerber f├╝r eine zu besetzende Stelle suchen, k├Ânnen sie die Ausschreibung und den damit verbundenen Bewerbungsprozess selbst ├╝bernehmen oder diesen an eine externe Personalvermittlung vergeben.

Personalberater k├╝mmern sich um den gesamten Bewerbungsprozess und sorgen daf├╝r, schnellstm├Âglich einen geeigneten Kandidaten f├╝r den neuen Job zu finden. Der Vorteil: Personalvermittlungen haben oftmals Zugriff auf ein gigantisches Netzwerk von geeigneten Bewerbern und k├Ânnen somit deutlich schneller Vakanzen besetzen. Zus├Ątzlich dazu sparen sich Firmen die Einstellung von hauseigenen Recruitern und k├Ânnen die Akquise neuer Arbeitnehmer einfach auslagern.

Wenn man von der Personalvermittlung spricht, ist mit diesem Begriff immer die Vermittlung von passenden Kandidaten an ein Unternehmen gemeint. Dabei wird die Personalsuche entweder teilweise oder auch vollst├Ąndig von einer externen Agentur ├╝bernommen. Der Unterschied zur Personalberatung, die ihren Kunden beratend zur Seite steht, besteht darin, dass Personalvermittler Dienstleister sind, deren Ziel es ist, einen passenden Kandidaten mit den gew├╝nschten Soft Skills und einer f├╝r den Job passenden Spezialisierung zu finden.

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Wie funktioniert Personalvermittlung?

Die Vermittlung von Personal gestaltet sich simpel. Im Idealfall kann die Personalsuche durch eine Personalgewinnungsagentur in nur vier Schritten abgeschlossen werden:

1. Anforderungsprofil erstellen

Im ersten Schritt wendet sich ein Unternehmen an eine Personalvermittlung und gibt genaue Vorgaben in Bezug auf den gew├╝nschten Kandidaten an. Dabei werden individuelle Anforderungen wie Know-how, langj├Ąhrige Erfahrung oder Soft Skills besprochen. Anschlie├čend erstellt der Personalvermittler ein Anforderungsprofil und begibt sich auf die Suche nach einem neuen, passenden Arbeitnehmer. Wenn es um die Besetzung von F├╝hrungspositionen durch einen Personaldienstleister geht, spricht man von Executive Search.

2. Headhunting

F├╝r Anfragen kann der Headhunter meist direkt auf einen Pool an Arbeitssuchenden zur├╝ckgreifen. In der Regel steht Anbietern von Vermittlungsleistung ein Pool von Bewerbern zur Verf├╝gung, die derzeit auf Jobsuche sind oder Interesse an einem neuen Job haben.

Wird ├╝ber die Anfrage kein geeigneter Bewerber gefunden, kann eine Suche anhand einer Stellenanzeige gestartet werden. ├ähnlich wie Headhunter k├Ânnen sich┬áPersonalvermittlungen beim Active Sourcing mit einer Direktansprache gezielt an potenzielle Bewerber richten oder ein Stellenangebot auf geeigneten Recruiting-Kan├Ąlen ver├Âffentlichen. Hierzu eignet sich die gleichzeitige Ver├Âffentlichung von Stellenanzeigen in ganz Deutschland auf Online-Jobb├Ârsen, auf Social-Media-Plattformen und in Business-Netzwerken wie XING, LinkedIn oder ├ähnlichem.

3. Auswahlprozess

Anschlie├čend erfolgt eine gr├╝ndliche Sichtung aller Bewerbungsunterlagen und eine Vorauswahl der Bewerber durch die Agentur. Wird ein potenzieller Kandidat gefunden, der die Anforderungen erf├╝llt, wird dieser dem Kunden vorgeschlagen. Sagt dem Auftraggeber das Kandidatenprofil zu, l├Ądt er den Bewerber zum Vorstellungsgespr├Ąch ein. Dieses wird in der Regel direkt mit dem k├╝nftigen Arbeitgeber gef├╝hrt.

Anders als Personalberater nehmen die meisten Vermittlungsagenturen hier nicht teil, weder am Assessment Center noch am Bewerbungsgespr├Ąch. Qualifiziert sich der Bewerber f├╝r den Job, erh├Ąlt er in der Regel durch das Human Resources direkt einen Arbeitsvertrag mit einer Festanstellung.

4. Empfehlung und erfolgreiche Vermittlung

Sobald der Bewerber den Vertrag bei dem Unternehmen unterzeichnet und der Jobwechsel sicher ist, kann man von einer erfolgreichen Personalvermittlung sprechen. In diesem Fall erh├Ąlt die Vermittlungsagentur eine Provision, die sich an der Verg├╝tung des k├╝nftigen Arbeitnehmers bemisst. Wie genau abgerechnet wird, ist von Personalvermittler zu Personalvermittler unterschiedlich.

Wann lohnt sich ein Personalvermittler?

Personalvermittlungen und Personaldienstleister sind Experten, wenn es um die Gewinnung neuer Arbeitnehmer geht. Sie ersetzen zwar keine Personalabteilung, k├Ânnen jedoch die komplette Personalsuche f├╝r Firmen aus allen Branchen ├╝bernehmen. Gerade in folgenden Situationen lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung:

  • Wenn das suchende Unternehmen sich nicht auskennt: Gerade Unternehmen mit kleiner HR-Abteilung und nur wenigen oder keinen geschulten Recruitern, sollten lieber auf die Hilfe einer externen Arbeitnehmer├╝berlassung setzen.

  • Wenn es schnell gehen muss: Bei Hochkonjunktur und wichtigen Projekten kann es hilfreich sein, sich Hilfe eines Personalspezialisten bei der Besetzung von Stellen mit qualifiziertem Personal zu holen.

  • Wenn ein Kandidat mit Spezialisierung gesucht wird: Bewerber, die bestimmte Spezialkenntnisse mitbringen, wenden sich h├Ąufig an Personalvermittlungen, um in deren Datenbank aufgenommen zu werden.

  • Wenn der Aufwand zu gro├č ist: Unternehmen, die wissen, dass sich auf die Stellenanzeige wahrscheinlich Tausende von Kandidaten aus vielen Regionen melden, sollten die Personalauswahl lieber einem Personaldienstleister ├╝berlassen, um unn├Âtigen Aufwand zu sparen.

  • Wenn Diskretion gew├╝nscht ist: Viele Unternehmen m├Âchten nicht, dass die Suche nach neuen Arbeitnehmern bekannt wird. In diesem Fall ist eine Personalvermittlung die beste Wahl.

Wieviel kosten Personalberater?

Grunds├Ątzlich erhalten Personalvermittlungen eine erfolgsabh├Ąngige Provision von ihrem Auftraggeber. Als Basis f├╝r die Verg├╝tung des Personaldienstleisters dient meist das erste Brutto-Jahresgehalt des k├╝nftigen Mitarbeiters. In der Regel betr├Ągt die Provision zwischen 20 und 30 Prozent des Jahresgehalts. Wenn kein Arbeitsvertrag unterzeichnet wird und die Zusammenarbeit mit dem Kandidaten scheitert, geht die Vermittlungsagentur leer aus.

Zus├Ątzlich dazu gibt es viele Unternehmen, die regelm├Ą├čig neue Mitarbeiter ben├Âtigen. Oftmals werden auch das ganze Jahr ├╝ber viele Mitarbeiter gesucht. Solche Firmen vereinbaren f├╝r die Arbeitnehmer├╝berlassung meist Rahmenvertr├Ąge mit Personalvermittlern und erhalten in vielen F├Ąllen bessere Konditionen. Au├čerdem kann hier auch die Verg├╝tung anders geregelt werden. Oftmals wird ein monatlich fester Betrag vereinbart, der in jedem Fall geleistet werden muss, aber deutlich g├╝nstiger ausf├Ąllt als eine provisionsbasierte Regelung.

Welche Tests zur Eignungsdiagnostik werden von Personalvermittlern verwendet?

Bei der Suche nach passendem Personal setzen Personalvermittler meist auf spezielle Eignungsverfahren. Mithilfe dieser Methoden ist pr├╝fbar, ob Bewerber die Anforderungen f├╝r den ausgeschriebenen Job erf├╝llen. In vielen F├Ąllen kommen hier Tests zum Einsatz, die von der Deutschen Gesellschaft f├╝r Psychologie und vom Berufsverband von Deutscher Psychologinnen und Psychologen erstellt wurden. Somit werden Bewerber und Fachkr├Ąfte meist folgenden Tests unterzogen:

  • Pers├Ânlichkeitstests,

  • Leistungstests und

  • Kompatibilit├Ątstests.

Hiermit kann die Pers├Ânlichkeit eines Bewerbers beispielsweise auf Pers├Ânlichkeitseigenschaften, Leistungsmotivation, emotionale Intelligenz und Selbsteinsch├Ątzung getestet werden sowie die individuelle Leistung anhand eines Aufmerksamkeits- und Konzentrationstests oder eines Intelligenz-Struktur-Tests bemessen werden.

Ebenso beliebt sind Komptabilit├Ątstest, die explizit auf eine bestimmte Stelle oder ein Unternehmen ausgelegt sind. Mittlerweile verwenden viele Agenturen und auch die eigene Personalabteilung moderne Software, um solche Tests mit KI durchzuf├╝hren und die potenziellen Kandidaten m├Âglichst exakt zu bewerten.

Was ist der Unterschied zwischen Personalvermittlung und einer Zeitarbeitsfirma?

Auf Grund des Fachkr├Ąftemangels haben sowohl Personalvermittlungen als auch Zeitarbeitsfirmen dasselbe Problem: Sie suchen h├Ąnderingend nach geeignetem Personal, um dieses ihren Kunden vorzustellen. Trotzdem gibt es gro├če Unterschieden zwischen den beiden Formen der Arbeitnehmervermittlung, die vor allem Auswirkungen auf den Bewerber hat:

Zeitarbeit

Wenn der Begriff der Zeitarbeit oder Leiharbeit f├Ąllt, ist damit eine Konstellation gemeint, bei der der Leiharbeiter als ÔÇťWareÔÇŁ der Zeitarbeitsfirma gilt. Die Arbeitskraft des Leiharbeiters wird im Rahmen der Arbeitnehmer├╝berlassung als Dienstleistung an den Kunden der Zeitarbeitsfirma verkauft. Somit ist der Mitarbeiter dauerhaft bei der Zeitarbeitsfirma eingestellt und wird auch von dieser bezahlt. Er arbeitet als Arbeitnehmer auf Zeit beim Kundenunternehmen. Da es sich bei der Zeitarbeit um ein unbefristetes Arbeitsverh├Ąltnis handelt, haben Arbeitnehmer alle Rechte und Pflichten inne, die mit dem Arbeitsvertrag einhergehen. Dazu z├Ąhlen der gesetzliche Urlaubsanspruch oder die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Zwischen dem Bewerber und der Firma, bei der die Arbeitsleistung erbracht wird, gibt es bei der Zeitarbeit keinen Vertrag. Die Firma, die die Arbeitnehmer├╝berlassung nutzt, schlie├čt lediglich einen Vertrag mit dem Zeitarbeitsunternehmen ab. Dies f├╝hrt dazu, dass Mitarbeiter im Rahmen der Zeitarbeit manchmal nur f├╝r kurze Zeit bei einer Firma besch├Ąftigt sind und h├Ąufig ihren Arbeitsort und mitunter auch die Branche wechseln m├╝ssen. Das Zeitarbeitsunternehmen sorgt im Gegenzug hierf├╝r daf├╝r, dass der Mitarbeiter nahtlos besch├Ąftigt ist und jeden Monat sein Gehalt erh├Ąlt. Wenn es keine Arbeit f├╝r den Bewerber gibt, erh├Ąlt dieser w├Ąhrend dieser Zeit keine Entlohnung.

Personalvermittlung

Abzugrenzen vom Begriff der Zeitarbeit ist die Personalvermittlung. Sie bildet im Unterschied zur Zeitarbeit nur eine Schnittstelle zwischen Bewerber und suchendem Unternehmen. Denn viele Firmen haben weder die Zeit noch das Know-how, um geeignetes Personal zu finden. Somit ├╝bernehmen Arbeitsvermittlungen die Besetzung der offenen Stelle.

Dabei ├╝bernehmen sie den gesamten Recruiting-Prozess vom Erstellen des Stellenangebots und Anforderungsprofils ├╝ber das F├╝hren von Bewerbungsgespr├Ąchen bis hin zur Vorauswahl von qualifizierten Mitarbeitern. In der Regel handelt es sich bei den offenen Stellen um unbefristete Arbeitspl├Ątze. Somit wird der Mitarbeiter fest beim suchenden Unternehmen eingestellt. Der neue Mitarbeiter geht bei erfolgreicher Vermittlung einen Vertrag direkt mit dem Unternehmen ein und erh├Ąlt auch von diesem sein Geld. Die Personalvermittlung ist somit nur Mittelsmann und erh├Ąlt daf├╝r ein Leistungsentgelt.

Was sind Vorteile und Nachteile von Arbeitsvermittlung aus Unternehmenssicht?

Die Arbeitsvermittlung ├╝ber einen Personaldienstleister, sowohl ├╝ber die Zeitarbeit als auch ├╝ber die dauerhafte Arbeitnehmer├╝berlassung, hat mehrere Vorteile, aber auch einige nachteilige Aspekte f├╝r Unternehmen:

Vorteile

  • Weniger Aufwand: Die Suche nach passenden Bewerbern kann enorm anspruchsvoll sein. Von der Ausschreibung ├╝ber das Sichten von Bewerbungen bis hin zum Auswahlprozess vergeht enorm viel Zeit. Wer den Bewerbungsprozess ÔÇťoutsourcedÔÇŁ, kann sich damit enorm viel Aufwand f├╝r die Deckung des Personalbedarfs sparen.

  • Schnellere Besetzung: Durch professionelle Netzwerke und gro├če Datenbanken finden Personalvermittler deutlich schneller geeignetes Personal und F├╝hrungskr├Ąfte auf dem Arbeitsmarkt als Unternehmen selbst.

  • Oftmals g├╝nstiger: Gerade bei schwierig zu besetzenden Positionen, vor allem von F├╝hrungskr├Ąften, sollten die internen Kosten und Ausgaben bei der Personalsuche nicht vergessen werden. Somit ist die Abgabe an eine Personalvermittlung und die Nutzung der Arbeitnehmer├╝berlassung oftmals g├╝nstiger. Au├čerdem verlangen die meisten Dienstleister nur bei erfolgreicher Vermittlung eine Provision.

  • H├Âhere Trefferquote: Personalvermittlungsagenturen sind auf die Suche von qualifizierten Mitarbeitern spezialisiert. Sie wissen genau, welche Anforderungen zu erf├╝llen sind, erstellen ausf├╝hrliche Profile und bieten so eine deutlich h├Âhere Trefferquote f├╝r ein Perfect Match.

Nachteile

  • Weniger Kontrolle: Unternehmen haben bei einer Beauftragung eines Personaldienstleisters weniger Kontrolle und Einfluss auf das Auswahlverfahren. Somit kann es sein, dass gew├╝nschte Kandidaten schon rausfliegen, bevor diese jemals dem Unternehmen pr├Ąsentiert werden.

  • Hohe Kosten: Je nach Dienstleister kann die Vermittlung von Personal teuer ausfallen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn bereits vor der Vermittlung von Kandidaten abgerechnet wird. Deshalb sollten sich Unternehmen immer genau mit den Vertragsdetails in Bezug auf die Gesamtkosten auseinandersetzen.

  • Begrenzter Einblick ins Unternehmen: Ein hauseigener Recruiter oder die eigene HR-Abteilung kennt sich immer noch am besten mit der Firma, dem Arbeitsumfeld, der eigenen Branche und den gew├╝nschten Mitarbeitern aus. Personalvermittler haben dagegen oftmals nur einen begrenzten Einblick in den Betrieb und somit um auch weniger Verst├Ąndnis f├╝r die Unternehmenskultur.

Welche Tipps gibt es f├╝r die Zusammenarbeit von Unternehmen mit Personalvermittlern?

Damit der Recruiting-Prozess und die Mitarbeitergewinnung eines Unternehmens erfolgreich an einen externen Experten ├╝bergeben werden kann, sollten folgende Tipps beachtet werden:

  • Genaue Kostenregelung: Bereits vor der Auftragserteilung sollte genau festgesetzt werden, wie viel die Vermittlungsagentur berechnet. Wird nur eine Geb├╝hr f├╝r die Vermittlung f├Ąllig oder fallen schon vorher Kosten an? Beachte deshalb in jedem Fall immer das Kleingedruckte im Vertrag!

  • Kundenbewertungen: Um einen geeigneten Vermittler zu finden, solltet ihr Kundenbewertungen beachten. Neben langj├Ąhriger Berufserfahrung und exzellenten Branchenkenntnissen k├Ânnen Bewertungen von anderen Kunden ein guter Indikator daf├╝r sein, ob es sich um einen professionellen Personaldienstleister handelt.

  • Exakte Angaben: Bevor das Personalvermittlungsunternehmen auf die Suche nach geeigneten Mitarbeitern geht, k├Ânnen Unternehmen viel daf├╝r tun, dass die Suche m├Âglichst erfolgreich ist. Deshalb sollten Arbeitgeber immer genau Angaben dazu machen, was f├╝r ein Kandidat gew├╝nscht ist. Hierbei sollten auch pers├Ânliche Pr├Ąferenzen nicht ausgelassen werden.

  • Diskretion: Viele Unternehmen w├╝nschen sich, dass die Mitarbeitersuche diskret behandelt wird. Gerade im juristischen Bereich sollte klar sein, dass die Personalsuche stets streng vertraulich abl├Ąuft und geheim gehalten wird.

  • Gute Kommunikation: Die Personalvermittlung sollte sich verpflichten, ihre Kunden regelm├Ą├čig mit Informationen zu versorgen. Dazu geh├Âren der aktuelle Status der Personalsuche sowie eventuelle Probleme und Schwierigkeiten. Deshalb sind stetige R├╝ckmeldungen und eine gute Kommunikation das A und O bei der Inanspruchnahme von Recruiting-Dienstleistern.

hiral ist ein f├╝hrender Headhunter mit Niederlassungen f├╝r Personalvermttlung in Hamburg und Berlin.

├ťber die Autorin: Nicola Lehrle
Nicola Lehrle

Nicola Lehrle ist als Redakteurin bei hiral t├Ątig. In ihrer beruflichen Laufbahn mit Schwerpunkt Marketing konnte sie im HR vielerlei Erfahrung sammeln. Ihr Fokus liegt auf Ratgebern und Fachtexten zu unterschiedlichen Themen im Bereich Personal/HR. Nicola m├Âchte mit ihren Texten den Lesern auch komplizierte Sachverhalte m├Âglichst einfach erkl├Ąren.

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