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Personalvermittlung: So findest du 2024 mit Personalvermittlern geeignete Kandidaten

Nicola Lehrle
Lesezeit: ca. 12 Minuten

Headhunter, Personalberater und Personalvermittlungsagenturen sind bei FĂŒhrungskrĂ€ften, Arbeitgebern und Bewerbern gleichermaßen bekannt fĂŒr die Vermittlung von Job-Angeboten. Wir beantworten hĂ€ufige Fragen rund um das Thema Personalvermittlung, erklĂ€ren, was eine Personalvermittlungsfirma ausmacht, wie sie vorgeht und mit welchen Kosten gerechnet werden muss. Außerdem zeigen wir verschiedene Modelle der ArbeitnehmerĂŒberlassung und prĂ€sentieren die Vor- und Nachteile fĂŒr Arbeitgeber, die einen Personaldienstleister nutzen.

Was wird unter einer Personalvermittlung verstanden?

Aufgrund der vielfĂ€ltigen AusprĂ€gungen gibt es fĂŒr die Personalvermittlung Definitionen, die ein weites Aufgabenspektrum beschreiben. Generell gilt: Wenn Arbeitgeber geeignete Bewerber fĂŒr eine zu besetzende Stelle suchen, können sie die Ausschreibung und den damit verbundenen Bewerbungsprozess selbst ĂŒbernehmen oder diesen an eine externe Personalvermittlung vergeben.

Personalberater kĂŒmmern sich um den gesamten Bewerbungsprozess und sorgen dafĂŒr, schnellstmöglich einen geeigneten Kandidaten fĂŒr den neuen Job zu finden. Ihre Vorteile: Ein privater Personalvermittler hat oftmals Zugriff auf ein gigantisches Netzwerk von geeigneten Bewerbern und kann somit deutlich schneller Vakanzen besetzen. ZusĂ€tzlich dazu sparen sich Unternehmen mit einer externen Personalvermittlung die Einstellung von hauseigenen Recruitern, können die Akquise neuer Arbeitnehmer einfach auslagern, von einer fachkundigen Beratung profitieren und sich auf ihr KerngeschĂ€ft konzentrieren.

Wenn man von der Personalvermittlung spricht, ist mit diesem Begriff immer die Vermittlung von passenden Kandidaten an ein Unternehmen gemeint. Dabei wird die Personalsuche entweder teilweise oder auch vollstĂ€ndig von einer externen Agentur ĂŒbernommen. Der Unterschied zur Personalberatung, die ihren Kunden beratend zur Seite steht, besteht darin, dass Personalvermittler gemĂ€ĂŸ Definition Dienstleister sind. Das Ziel einer privaten Personalvermittlung besteht darin, fĂŒr kleine, mittlere oder große Unternehmen einen passenden Kandidaten mit den gewĂŒnschten Soft Skills und einer fĂŒr den Job passenden Spezialisierung zu finden.

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Wie funktioniert Personalvermittlung?

Die Vermittlung von Personal gestaltet sich simpel. Im Idealfall kann die Personalsuche durch eine Personalgewinnungsagentur in nur vier Schritten abgeschlossen werden:

1. Anforderungsprofil erstellen

Im ersten Schritt wendet sich ein Unternehmen an eine Personalvermittlung und gibt genaue Vorgaben in Bezug auf den gewĂŒnschten Kandidaten an. Dabei werden individuelle Anforderungen wie Know-how, langjĂ€hrige Erfahrung oder Soft Skills besprochen. Anschließend erstellt der Personalvermittler ein Anforderungsprofil und begibt sich auf die Suche nach einem neuen, passenden Mitarbeiter. Wenn es um die Besetzung von FĂŒhrungspositionen durch einen Personaldienstleister geht, spricht man von Executive Search.

2. Headhunting

FĂŒr Anfragen kann der Headhunter meist direkt auf einen Pool an Arbeitssuchenden zurĂŒckgreifen und so hĂ€ufig schneller geeignete FachkrĂ€fte fĂŒr eine vakante Stelle ausfindig machen. In der Regel steht Anbietern von Vermittlungsleistungen ein großes Netzwerk von Bewerbern zur VerfĂŒgung, die derzeit auf Jobsuche sind oder Interesse an einem neuen Job haben.

Wird ĂŒber die Anfrage kein geeigneter Bewerber gefunden, kann eine Suche anhand einer Stellenanzeige gestartet werden. Ähnlich wie Headhunter können sich Personalvermittlungen beim Active Sourcing mit einer Direktansprache gezielt an potenzielle Bewerber richten oder ein Stellenangebot auf geeigneten Recruiting-KanĂ€len veröffentlichen. Hierzu eignet sich die gleichzeitige Veröffentlichung von Stellenanzeigen in ganz Deutschland auf Online-Jobbörsen, auf Social-Media-Plattformen und in Business-Netzwerken wie XING, LinkedIn oder Ähnlichem.

3. Auswahlprozess

Im Anschluss an das Headhunting erfolgt eine grĂŒndliche Sichtung aller Bewerbungen und eine Vorauswahl der Bewerber durch die Agentur fĂŒr Personalvermittlung. Wird ein potenzieller Kandidat gefunden, der die Anforderungen erfĂŒllt, wird dieser dem Kunden vorgeschlagen. Sagt dem Auftraggeber das Kandidatenprofil zu, lĂ€dt er den Bewerber zum VorstellungsgesprĂ€ch ein. Dieses wird in der Regel direkt mit dem kĂŒnftigen Arbeitgeber gefĂŒhrt.

Anders als Personalberater nehmen die meisten Vermittlungsagenturen hier nicht teil, weder am Assessment Center noch am BewerbungsgesprĂ€ch. Qualifiziert sich der Bewerber fĂŒr den Job, erhĂ€lt er in der Regel durch das Human Resources direkt einen Arbeitsvertrag mit einer Festanstellung.

4. Empfehlung und erfolgreiche Vermittlung

Sobald der Bewerber den Vertrag bei dem Unternehmen unterzeichnet und der Jobwechsel sicher ist, kann man von einer erfolgreichen Personalvermittlung sprechen. In diesem Fall erhĂ€lt die Agentur fĂŒr die direkte Vermittlung eine Provision, die sich an der VergĂŒtung des kĂŒnftigen Arbeitnehmers bemisst. Wie genau abgerechnet wird, ist von Personalvermittler zu Personalvermittler unterschiedlich.

Wann lohnt sich ein Personalvermittler?

Personalvermittlungen und Personaldienstleister sind Experten, wenn es um die Gewinnung neuer Arbeitnehmer geht. Sie ersetzen zwar keine eigene Personalabteilung, können jedoch das komplette Recruiting fĂŒr Firmen aus allen Branchen ĂŒbernehmen. Gerade in folgenden Situationen lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung:

  • Wenn das suchende Unternehmen sich nicht auskennt: Gerade Unternehmen mit kleiner HR-Abteilung und nur wenigen oder nicht ausreichend geschulten Recruitern sollten lieber auf die Hilfe einer externen ArbeitnehmerĂŒberlassung setzen.

  • Wenn es schnell gehen muss: Bei Hochkonjunktur und wichtigen Projekten kann es von Vorteil sein, sich UnterstĂŒtzung eines Personalspezialisten bei der zeitnahen Besetzung von Stellen mit qualifiziertem Personal zu holen.

  • Wenn ein Kandidat mit Spezialisierung gesucht wird: FachkrĂ€fte, die bestimmte Spezialkenntnisse mitbringen, wenden sich hĂ€ufig an Personalvermittlungen, um in deren Datenbank aufgenommen zu werden.

  • Wenn der Aufwand zu groß ist: Unternehmen, die wissen, dass sich auf die Stellenanzeige wahrscheinlich Tausende von Kandidaten aus vielen Regionen melden, sollten die Personalauswahl lieber einem Personaldienstleister ĂŒberlassen, um unnötigen Aufwand zu sparen.

  • Wenn Diskretion gewĂŒnscht ist: Viele Unternehmen möchten nicht, dass die Suche nach neuen Mitarbeitenden bekannt wird. In diesem Fall ist eine Personalvermittlung die beste Wahl.

Wieviel kosten Personalberater?

GrundsĂ€tzlich erhalten Personalvermittlungen eine erfolgsabhĂ€ngige Provision von ihrem Auftraggeber. Als Basis fĂŒr die VergĂŒtung des Personaldienstleisters dient meist das erste Brutto-Jahresgehalt des kĂŒnftigen Mitarbeiters. In der Regel betrĂ€gt die Provision zwischen 20 und 30 Prozent des Jahresgehalts. Wenn kein Arbeitsvertrag unterzeichnet wird und die Zusammenarbeit mit dem Kandidaten scheitert, geht die Vermittlungsagentur leer aus.

ZusĂ€tzlich dazu gibt es viele Unternehmen, die regelmĂ€ĂŸig neue Mitarbeiter benötigen. Oftmals werden auch das ganze Jahr ĂŒber viele Mitarbeiter gesucht. Solche Firmen vereinbaren fĂŒr die ArbeitnehmerĂŒberlassung meist RahmenvertrĂ€ge mit Personalvermittlern und erhalten in vielen FĂ€llen bessere Konditionen. Außerdem kann hier auch die VergĂŒtung anders geregelt werden. Nicht selten wird ein monatlich fester Betrag vereinbart, der in jedem Fall geleistet werden muss, aber deutlich gĂŒnstiger ausfĂ€llt als eine provisionsbasierte Regelung.

Welche Tests zur Eignungsdiagnostik werden von Personalvermittlern verwendet?

Bei der Suche nach passendem Personal setzen Personalvermittler meist auf spezielle Eignungsverfahren. Mithilfe dieser Methoden ist prĂŒfbar, ob Bewerber die Anforderungen fĂŒr den ausgeschriebenen Job erfĂŒllen. In vielen FĂ€llen kommen hier Tests zum Einsatz, die von der Deutschen Gesellschaft fĂŒr Psychologie und vom Berufsverband von Deutscher Psychologinnen und Psychologen erstellt wurden. Somit werden Bewerber und FachkrĂ€fte meist folgenden Tests unterzogen:

  • Persönlichkeitstests,

  • Leistungstests und

  • KompatibilitĂ€tstests.

Hiermit kann die Persönlichkeit eines Bewerbers beispielsweise auf Persönlichkeitseigenschaften, Leistungsmotivation, emotionale Intelligenz und SelbsteinschÀtzung getestet werden sowie die individuelle Leistung anhand eines Aufmerksamkeits- und Konzentrationstests oder eines Intelligenz-Struktur-Tests bemessen werden.

Ebenso beliebt sind KompatibilitĂ€tstests, die explizit auf eine bestimmte ausgeschriebene Stelle, eine Branche oder ein Unternehmen ausgelegt sind. Mittlerweile verwenden viele Agenturen und auch Personalabteilungen von Unternehmen moderne Software, um solche Tests mit KI durchzufĂŒhren und die potenziellen Kandidaten möglichst exakt zu bewerten.

Was ist der Unterschied zwischen Personalvermittlung und einer Zeitarbeitsfirma?

Aufgrund des FachkrĂ€ftemangels haben sowohl Personalvermittlungen als auch Zeitarbeitsfirmen dasselbe Problem: Sie suchen hĂ€nderingend nach geeignetem Personal, um dieses ihren Kunden vorzustellen. Trotzdem gibt es große Unterschieden zwischen den beiden Formen der Arbeitnehmervermittlung, die vor allem Auswirkungen auf den Bewerber hat:

Zeitarbeit

Wenn der Begriff der Zeitarbeit oder Leiharbeit fĂ€llt, ist damit eine Konstellation gemeint, bei der der Leiharbeiter als “Ware” der Zeitarbeitsfirma gilt. Die Arbeitskraft des Leiharbeiters wird im Rahmen der ArbeitnehmerĂŒberlassung als Dienstleistung an den Kunden der Zeitarbeitsfirma verkauft. Somit ist der Mitarbeiter dauerhaft bei der Zeitarbeitsfirma angestellt und wird auch von dieser bezahlt. Er arbeitet als Arbeitnehmer auf Zeit beim Kundenunternehmen. Da es sich bei der Zeitarbeit um ein unbefristetes ArbeitsverhĂ€ltnis handelt, haben Arbeitnehmer alle Rechte und Pflichten inne, die mit dem Arbeitsvertrag einhergehen. Dazu zĂ€hlen der gesetzliche Urlaubsanspruch oder die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Zwischen dem Bewerber und der Firma, bei der die Arbeitsleistung erbracht wird, gibt es bei der Zeitarbeit keinen Vertrag. Die Firma, die die ArbeitnehmerĂŒberlassung nutzt, schließt lediglich einen Vertrag mit dem Zeitarbeitsunternehmen ab. Dies fĂŒhrt dazu, dass Mitarbeiter im Rahmen der Zeitarbeit manchmal nur fĂŒr kurze Zeit bei einer Firma beschĂ€ftigt sind und hĂ€ufig ihren Arbeitsort und mitunter auch die Branche wechseln mĂŒssen. Das Zeitarbeitsunternehmen sorgt im Gegenzug dafĂŒr, dass der Mitarbeiter nahtlos beschĂ€ftigt ist und jeden Monat sein Gehalt erhĂ€lt. Wenn es keine Arbeit fĂŒr den Bewerber gibt, erhĂ€lt dieser wĂ€hrend dieser Zeit keine Entlohnung.

Personalvermittlung

Abzugrenzen vom Begriff der Zeitarbeit ist die Personalvermittlung. Sie bildet im Unterschied zur Zeitarbeit nur eine Schnittstelle zwischen Bewerber und suchendem Unternehmen. Denn viele Firmen haben weder die Zeit noch die Expertise, um geeignetes Personal zu finden. Sie benötigen mehr als nur eine Beratung bei der Kandidatensuche. Somit ĂŒbernehmen Arbeitsvermittlungen die Besetzung der offenen Stelle.

Dabei ĂŒbernehmen Personalvermittlungen den gesamten Recruiting-Prozess vom Erstellen des Stellenangebots und Anforderungsprofils ĂŒber das FĂŒhren von BewerbungsgesprĂ€chen bis hin zur Vorauswahl von qualifizierten Mitarbeitern. In der Regel handelt es sich bei den offenen Stellen um unbefristete ArbeitsplĂ€tze. Somit wird der Mitarbeiter fest beim suchenden Unternehmen eingestellt. Der neue Mitarbeiter geht bei erfolgreicher Vermittlung einen Vertrag direkt mit dem Unternehmen ein und erhĂ€lt auch von diesem sein Geld. Die Personalvermittlung ist somit nur Mittelsmann und erhĂ€lt dafĂŒr ein Leistungsentgelt.

Was sind Vorteile und Nachteile von Arbeitsvermittlung aus Unternehmenssicht?

Die Arbeitsvermittlung ĂŒber einen Personaldienstleister oder Headhunter, sowohl ĂŒber die Zeitarbeit als auch ĂŒber die dauerhafte ArbeitnehmerĂŒberlassung, hat mehrere Vorteile, aber auch einige nachteilige Aspekte fĂŒr Unternehmen:

Vorteile

  • Weniger Aufwand: Die Suche nach passenden Bewerbern kann enorm anspruchsvoll sein. Von der Ausschreibung ĂŒber das Sichten von Bewerbungen bis hin zum Auswahlprozess vergeht enorm viel Zeit. Wer den Bewerbungsprozess “outsourced”, kann sich damit enorm viel Aufwand fĂŒr die Deckung des Personalbedarfs sparen.

  • Schnellere Besetzung: Durch professionelle Netzwerke und große Datenbanken finden Personalvermittler deutlich schneller geeignetes Personal und FĂŒhrungskrĂ€fte auf dem Arbeitsmarkt als Unternehmen selbst.

  • Oftmals gĂŒnstiger: Gerade bei schwierig zu besetzenden Positionen, vor allem von FĂŒhrungskrĂ€ften, sollten die internen Kosten und Ausgaben fĂŒr das Recruiting nicht vergessen werden. Somit ist die Abgabe an eine Personalvermittlung und die Nutzung der ArbeitnehmerĂŒberlassung oftmals gĂŒnstiger. Außerdem verlangen die meisten Dienstleister nur bei erfolgreicher Vermittlung von geeigneten Kandidaten eine Provision.

  • Höhere Trefferquote: Personalvermittlungsagenturen sind auf die Suche von qualifizierten Mitarbeitern spezialisiert. Sie verfĂŒgen ĂŒber Erfahrung in verschiedenen Branchen, wissen genau, welche Anforderungen zu erfĂŒllen sind, erstellen ausfĂŒhrliche Profile und bieten so eine deutlich höhere Trefferquote fĂŒr ein Perfect Match.

Nachteile

  • Weniger Kontrolle: Unternehmen haben bei einer Beauftragung eines Personaldienstleisters weniger Kontrolle und Einfluss auf das Auswahlverfahren. Somit kann es sein, dass gewĂŒnschte Kandidaten schon rausfliegen, bevor diese jemals dem Unternehmen prĂ€sentiert werden.

  • Hohe Kosten: Je nach Dienstleister kann die Vermittlung von Personal teuer ausfallen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn bereits vor der Vermittlung von Kandidaten abgerechnet wird. Deshalb sollten sich Unternehmen immer genau mit den Vertragsdetails in Bezug auf die Gesamtkosten auseinandersetzen.

  • Begrenzter Einblick ins Unternehmen: Ein hauseigener Recruiter oder die eigene HR-Abteilung kennt sich immer noch am besten mit dem Unternehmen als Arbeitgeber, dem Arbeitsumfeld, der eigenen Branche und den gewĂŒnschten Mitarbeitern aus. Personalvermittler haben dagegen oftmals nur einen begrenzten Einblick in den Betrieb und somit auch weniger VerstĂ€ndnis fĂŒr die Unternehmenskultur.

Welche Tipps gibt es fĂŒr die Zusammenarbeit von Unternehmen mit Personalvermittlern?

Damit der Recruiting-Prozess und die Mitarbeitergewinnung eines Unternehmens erfolgreich an einen externen Experten fĂŒr die Vermittlung von FachkrĂ€ften ĂŒbergeben werden kann, sollten folgende Tipps beachtet werden:

  • AusfĂŒhrliche Beratung und Information: Um die Personalvermittlung zu finden, die zum Unternehmen passt, ist es ratsam, die eigenen Anforderungen an die Personalsuche genau festzulegen, niederzuschreiben und sie in einem ersten persönlichen GesprĂ€ch mit der Agentur darzulegen. Mit den richtigen gestellten Fragen lĂ€sst sich prĂŒfen, ob man zueinander passt.

  • Genaue Kostenregelung: Bereits vor der Auftragserteilung sollte genau festgesetzt werden, wie viel die Vermittlungsagentur berechnet. Wird nur eine GebĂŒhr fĂŒr die Vermittlung fĂ€llig oder fallen schon vorher Kosten an? Beachte deshalb in jedem Fall immer das Kleingedruckte im Vertrag!

  • Kundenbewertungen: Um einen geeigneten Vermittler zu finden, solltet ihr Kundenbewertungen beachten. Neben langjĂ€hriger Berufserfahrung und exzellenten Branchenkenntnissen können Bewertungen von anderen Unternehmen ein guter Indikator dafĂŒr sein, ob es sich um einen professionellen Personaldienstleister handelt.

  • Exakte Angaben: Bevor das Personalvermittlungsunternehmen auf die Suche nach geeigneten Mitarbeitern geht, können Unternehmen viel dafĂŒr tun, dass die Suche möglichst erfolgreich ist. Deshalb sollten Arbeitgeber immer genau Angaben dazu machen, was fĂŒr ein Kandidat gewĂŒnscht ist. Hierbei sollten auch persönliche PrĂ€ferenzen nicht ausgelassen werden.

  • Diskretion: Viele Unternehmen wĂŒnschen sich, dass die Mitarbeitersuche diskret behandelt wird. Gerade im juristischen Bereich sollte klar sein, dass die Personalsuche stets streng vertraulich ablĂ€uft und geheim gehalten wird.

  • Gute Kommunikation: Die Personalvermittlung sollte sich verpflichten, ihre Kunden regelmĂ€ĂŸig mit Informationen zu versorgen. Dazu gehören der aktuelle Status der Personalsuche sowie eventuelle Probleme und Schwierigkeiten. Deshalb sind stetige RĂŒckmeldungen und eine gute Kommunikation durch einen persönlichen Ansprechpartner das A und O bei der Inanspruchnahme von Recruiting-Dienstleistern.


hiral ist ein fĂŒhrender Headhunter mit Niederlassungen fĂŒr Personalvermttlung in Hamburg und Berlin.

Über die Autorin: Nicola Lehrle
Nicola Lehrle

Nicola Lehrle ist als Redakteurin bei hiral tÀtig. In ihrer beruflichen Laufbahn mit Schwerpunkt Marketing konnte sie im HR vielerlei Erfahrung sammeln. Ihr Fokus liegt auf Ratgebern und Fachtexten zu unterschiedlichen Themen im Bereich Personal/HR. Nicola möchte mit ihren Texten den Lesern auch komplizierte Sachverhalte möglichst einfach erklÀren.

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