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Personalvermittlung: So findest du mit Personalvermittlern geeignete Kandidaten

Nicola Lehrle
Lesezeit: ca. 10 Minuten

Headhunter, Personalberater und Personalvermittlungsagenturen sind bei Führungskräften und Arbeitgebern gleichermaßen bekannt für die Vermittlung von Job Angeboten. Wir erklären, was eine Personalvermittlungsfirma ausmacht, wie sie vorgeht und mit welchen Kosten gerechnet werden muss. Außerdem zeigen wir verschiedene Modelle der Arbeitnehmerüberlassung und präsentieren die Vor- und Nachteile für Arbeitgeber, die Personaldienstleister nutzen.

Was wird unter einer Personalvermittlung verstanden?

Wenn Firmen geeignete Kandidaten für eine offene Stelle suchen, können sie die Ausschreibung und den damit verbundenen Bewerbungsprozess selbst übernehmen, oder diesen an eine externe Personalvermittlung vergeben.

Personalberater kümmern sich um den gesamten Bewerbungsprozess und sorgen dafür, schnellstmöglich einen geeigneten Kandidaten für den neuen Job zu finden. Der Vorteil: Personalvermittlungen haben oftmals Zugriff auf ein gigantisches Netzwerk von geeigneten Bewerbern und können somit deutlich schneller Vakanzen besetzen. Zusätzlich dazu sparen sich Firmen die Einstellung von hauseigenen Recruitern und können die Akquise einfach auslagern.

Wenn man von der Personalvermittlung spricht, ist damit immer die Vermittlung von passenden Kandidaten an ein Unternehmen gemeint. Dabei wird die Personalsuche entweder teilweise oder auch vollständig von einer externen Agentur übernommen. Anders als eine Personalberatung, die ihren Kunden beratend zur Seite steht, sind Personalvermittler Dienstleister, deren Ziel es ist einen passenden Kandidaten mit den gewünschten Soft Skills und einer passenden Spezialisierung zu finden.

Wie funktioniert Personalvermittlung?

Die Vermittlung von Personal gestaltet sich simpel. Wenn alles gut läuft, kann die Personalsuche durch eine Personalgewinnungsagentur in nur vier Schritten abgeschlossen werden:

1. Anforderungsprofil erstellen

Im ersten Schritt wendet sich ein Unternehmen an eine Personalvermittlung und gibt genaue Vorgaben vor den gewünschten Kandidaten. Dabei werden individuelle Anforderungen wie Know-How, langjährige Erfahrung oder Soft Skills besprochen. Anschließend erstellt der Personalvermittler ein Anforderungsprofil und begibt sich auf die Suche nach einem neuen, passenden Mitarbeiter. Wenn es um die Besetzung von Führungspositionen durch einen Personaldienstleister geht, spricht man von Executive Search.

2. Headhunting

Für Anfragen kann der Headhunter meist direkt auf einen Pool an Arbeitssuchenden zurückgreifen. Denn in der Regel steht Anbietern von Vermittlungsleistung ein Pool von Bewerbern zur Verfügung, die derzeit auf Jobsuche sind oder Interesse an einem neuen Job haben.

Wird hier kein geeigneter Bewerber gefunden, kann eine Suche anhand einer Stellenanzeige gestartet werden. Ähnlich wie Headhunter können Personalvermittlungen sich beim Active Sourcing dann direkt mit einer Direktansprache an potenzielle Bewerber richten, oder ein Stellenangebot auf geeigneten Recruiting-Kanälen veröffentlichen. Hierzu eignet sich die Veröffentlichung von Stellenanzeigen in ganz Deutschland auf Online Jobbörsen, auf Social Media Plattformen und in Business-Netzwerken wie XING, LinkedIn oder Ähnlichem.

3. Auswahlprozess

Anschließend erfolgt eine gründliche Sichtung aller Bewerbungsunterlagen und eine Vorauswahl durch die Agentur. Wird ein potenzieller Kandidat gefunden, wird dieser dem Kunden vorgeschlagen. Sagt dem Auftraggeber das Kandidatenprofil zu, wird dieser zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Dieses wird in der Regel direkt mit dem künftigen Arbeitgeber geführt.

Anders als Personalberater nehmen die meisten Vermittlungsagenturen hier nicht teil. Weder beim Assessment Center noch beim Bewerbungsgespräch. Qualifiziert sich der Bewerber für den Job, erhält er in der Regel von Human Resources direkt einen Vertrag mit einer Festanstellung.

4. Empfehlung und erfolgreiche Vermittlung

Sobald der Bewerber den Vertrag bei dem Unternehmen unterzeichnet und der Jobwechsel sicher ist, kann man von einer erfolgreichen Personalvermittlung sprechen. In diesem Fall erhält die Vermittlungsagentur eine Provision, die sich an dem Gehalt des künftigen Mitarbeiters bemisst. Wie genau abgerechnet wird, ist von Personalvermittler zu Personalvermittler unterschiedlich.

Wann lohnt sich ein Personalvermittler?

Personalvermittlungen sind Experten, wenn es um die Mitarbeitergewinnung geht. Sie ersetzen zwar keine Personalabteilung, doch sie können konkret die komplette Personalsuche für Firmen aus allen Branchen übernehmen. Gerade in folgenden Situationen lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung:

  • Wenn das suchende Unternehmen sich nicht auskennt: Gerade Unternehmen mit kleiner HR-Abteilung und nur wenigen oder keinen geschulten Recruitern, sollten lieber auf die Hilfe einer externen Arbeitnehmerüberlassung setzen.

  • Wenn es schnell gehen muss: Bei Hochkonjunktur und wichtigen Projekten kann es hilfreich sein, sich Hilfe eines Personalspezialisten bei der Besetzung von qualifiziertem Personal zu holen.

  • Wenn ein Kandidat mit Spezialisierung gesucht wird: Kandidaten, die bestimmte Spezialkenntnisse mitbringen, wenden sich häufig an Personalvermittlungen, um in deren Datenbank aufgenommen zu werden.

  • Wenn der Aufwand zu groß ist: Unternehmen, die wissen, dass sich auf die Stellenanzeige wahrscheinlich Tausende von Kandidaten aus vielen Regionen melden, sollten die Personalauswahl lieber einem Dienstleister überlassen, um sich unnötigen Aufwand zu sparen.

  • Wenn Diskretion gewünscht ist: Viele Unternehmen möchten nicht, dass die Suche nach neuem Personal bekannt wird. In diesem Fall ist eine Personalvermittlung die beste Wahl.

Wieviel kosten Personalberater?

Grundsätzlich erhalten Personalvermittlungen eine erfolgsabhängige Provision von ihrem Auftraggeber. Als Basis hierfür dient meist das erste Brutto-Jahresgehalt des künftigen Mitarbeiters. In der Regel beträgt die Provision zwischen 20 und 30 Prozent des Jahresgehalts. Wenn kein Arbeitsvertrag unterzeichnet wird und die Zusammenarbeit mit dem Kandidaten scheitert, geht die Vermittlungsagentur leer aus.

Zusätzlich dazu gibt es viele Unternehmen, die regelmäßig neue Mitarbeiter benötigen. Oftmals werden auch das ganze Jahr über viele Mitarbeiter gesucht. Solche Firmen haben dann meist Rahmenverträge mit Vermittlungsagenturen geschlossen und erhalten in vielen Fällen bessere Konditionen. Außerdem kann hier auch die Bezahlung anders geregelt werden. Oftmals wird ein monatlich fester Betrag vereinbart, der in jedem Fall geleistet werden muss, aber deutlich günstiger als eine provisionsbasierte Regelung wäre.

Welche Tests zur Eignungsdiagnostik werden von Personalvermittlern verwendet?

Bei der Suche nach passendem Personal setzen Personalvermittler meist auf spezielle Eignungsverfahren. In vielen Fällen kommen hier Tests zum Einsatz, die von der Deutschen Gesellschaft für Psychologie und vom Berufsverband von Deutscher Psychologinnen und Psychologen erstellt wurden. Somit werden Arbeitssuchende und Fachkräfte meist folgenden Tests unterzogen:

  • Persönlichkeitstests,

  • Leistungstests,

  • Kompatibilitätstest.

Hiermit kann die Persönlichkeit einer Person beispielsweise auf Persönlichkeitseigenschaften, Leistungsmotivation, emotionale Intelligenz und Selbsteinschätzung getestet werden sowie die individuelle Leistung anhand eines Aufmerksamkeits- und Konzentrationstests oder eines Intelligenz-Struktur-Tests bemessen werden.

Ebenso beliebt sind Komptabilitätstest die explizit auf eine bestimmte Stelle oder ein Unternehmen ausgelegt sind. Mittlerweile verwenden viele Agenturen und auch die eigene Personalabteilung moderne HR Software, um solche Tests mit KI durchzuführen und die potenziellen Kandidaten möglichst exakt zu bewerten.

Was ist der Unterschied zwischen Personalvermittlung und einer Zeitarbeitsfirma?

Auf Grund des Fachkräftemangels haben sowohl Personalvermittlungen als auch Zeitarbeitsfirmen dasselbe Problem: Sie suchen händeringend nach geeignetem Personal, um dieses Kunden vorzustellen. Trotzdem gibt es große Unterschieden zwischen den beiden Formen der Arbeitnehmervermittlung, die vor allem Auswirkungen auf den Bewerber hat:

Zeitarbeit

Wenn man von der Zeitarbeit, oder auch Leiharbeit, spricht, ist damit eine Konstellation gemeint, bei der der Leiharbeiter als “Ware” der Zeitarbeitsfirma gilt. Die Arbeitskraft des Leiharbeiters wird als Dienstleistung an den Kunden der Zeitarbeitsfirma verkauft. Somit ist der Mitarbeit dauerhaft bei der Zeitarbeitsfirma eingestellt und wird von dieser bezahlt.

Zwischen dem Bewerber und der Firma, bei der die Arbeitsleistung erbracht wird, gibt es dagegen keinen Vertrag. Die Firma, die die Arbeitnehmerüberlassung nutzt, hat lediglich einen Vertrag mit dem Zeitarbeitsunternehmen. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter manchmal nur kurz bei einer Firma beschäftigt sind und häufig ihren Arbeitsort wechseln müssen. Das Zeitarbeitsunternehmen sorgt im Gegenzug hierfür dafür, dass der Mitarbeiter nahtlos beschäftigt ist und jeden Monat sein Gehalt erhält. Wenn es keine Arbeit für den Bewerber gibt, wird die Zeitarbeitsfirma diesen nicht entlohnen.

Personalvermittlung

Die Personalvermittlung ist dagegen nur eine Schnittstelle zwischen Bewerber und suchendem Unternehmen. Denn viele Firmen haben weder die Zeit, noch das Know-How, geeignetes Personal zu finden. Somit übernehmen Arbeitsvermittlungen die Besetzung der offenen Stelle.

Dabei übernehmen sie den gesamten Recruiting-Prozess vom Erstellen des Stellenangebots und Anforderungsprofils über das Führen von Bewerbungsgesprächen bis hin zur Vorauswahl von qualifizierten Mitarbeitern. In der Regel handelt es sich bei den offenen Stellen um unbefristete Arbeitsplätze. Somit wird der Mitarbeiter fest beim suchenden Unternehmen eingestellt. Der neue Mitarbeiter geht bei erfolgreicher Vermittlung einen Vertrag direkt mit dem Unternehmen ein und erhält auch von diesem sein Geld. Die Personalvermittlung ist somit nur Mittelsmann und erhält dafür ein Leistungsentgelt.

Was sind Vorteile und Nachteile von Arbeitsvermittlung aus Unternehmenssicht?

Die Arbeitsvermittlung über einen Personaldienstleister hat sowohl Vorteile als auch Nachteile für Unternehmen:

Vorteile

  • Weniger Aufwand: Die Suche nach passenden Bewerbern kann enorm anspruchsvoll sein. Von der Ausschreibung über das Sichten von Bewerbungen bis hin zum Auswahlprozess vergeht enorm viel Zeit. Wer den Bewerbungsprozess “outsourced”, kann sich damit enorm viel Aufwand sparen.

  • Schnellere Besetzung: Durch professionelle Netzwerke und große Datenbanken finden Personalvermittler deutlich schneller geeignetes Personal und Führungskräfte auf dem Arbeitsmarkt, als Unternehmen selbst.

  • Oftmals günstiger: Gerade bei schwierig zu besetzenden Positionen sollten die internen Kosten und Ausgaben bei der Personalsuche nicht vergessen werden. Somit ist die Abgabe an eine Personalvermittlung oftmals günstiger. Außerdem verlangen die meisten Dienstleister nur eine Provision bei erfolgreicher Vermittlung.

  • Höhere Trefferquote: Personalvermittlungsagenturen sind auf die Suche von qualifizierten Mitarbeitern spezialisiert. Sie wissen genau, was gesucht wird, erstellen ausführliche Profile und bieten so eine deutlich höhere Trefferquote für ein Perfect Match.

Nachteile

  • Weniger Kontrolle: Unternehmen haben bei einer Beauftragung eines Personaldienstleisters weniger Kontrolle und Einfluss auf das Auswahlverfahren. Somit kann es sein, dass gewünschte Kandidaten schon rausfliegen, bevor diese jemals dem Unternehmen präsentiert werden.

  • Hohe Kosten: Je nach Dienstleister können die Kosten für eine Vermittlung von Personal enorm hoch sein. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn bereits vor der Vermittlung von Kandidaten abgerechnet wird. Deshalb sollten Unternehmen sich immer genau mit den Vertragsdetails auseinandersetzen.

  • Begrenzter Einblick ins Unternehmen: Ein hauseigener Recruiter oder die eigene HR-Abteilung kennt sich immer noch am besten mit der Firma, dem Arbeitsumfeld und den gewünschten Mitarbeitern aus. Personalvermittler haben dagegen oftmals nur einen begrenzten Einblick in den Betrieb und somit um auch weniger Verständnis für die Unternehmenskultur.

Welche Tipps gibt es für die Zusammenarbeit von Unternehmen mit Personalvermittlern?

Damit der Recruiting-Prozess und die Mitarbeitergewinnung eines Unternehmens erfolgreich an einen externen Experten übergeben werden kann, sollten folgende Tipps beachtet werden:

  • Genaue Kostenregelung: Bereits vor der Auftragserteilung sollte genau festgesetzt werden, wie viel die Vermittlungsagentur berechnet. Wird nur eine Gebühr für die Vermittlung fällig oder fallen schon vorher Kosten an? Beachte deshalb in jedem Fall immer das Kleingedruckt im Vertrag!

  • Kundenbewertungen: Um einen geeigneten Vermittler zu finden, solltet ihr Kundenbewertungen beachten. Neben langjähriger Berufserfahrung und exzellenten Branchenkenntnisse können Bewertungen von anderen Kunden ein guter Indikator davor sein, ob es sich um eine professionelle Vermittlungsfirma handelt, oder nicht.

  • Exakte Angaben: Bevor das Personalvermittlungsunternehmen auf die Suche nach geeigneten Mitarbeitern geht, können Unternehmen viel dafür tun, dass die Suche möglichst erfolgreich ist. Deshalb sollten Arbeitgeber immer genau Angaben dazu machen, was für ein Kandidat gewünscht ist. Hierbei sollten auch persönliche Präferenzen nicht ausgelassen werden.

  • Diskretion: Viele Unternehmen wünschen sich, dass die Mitarbeitersuche diskret behandelt wird. Gerade im juristischen Bereich sollte klar sein, dass die Personalsuche stets streng vertraulich abläuft und geheim gehalten wird.

  • Gute Kommunikation: Die Personalvermittlung sollte sich verpflichten, ihre Kunden regelmäßig mit Informationen zu versorgen. Dazu gehört der aktuelle Status der Personalsuche sowie eventuelle Probleme und Schwierigkeiten. Deshalb sind stetige Rückmeldungen und eine gute Kommunikation das A und O bei der Zusammenarbeit mit Recruiting-Dienstleistern.

Über die Autorin: Nicola Lehrle
Nicola Lehrle

Nicola Lehrle ist als Redakteurin bei hiral tätig. In ihrer beruflichen Laufbahn mit Schwerpunkt Marketing konnte sie im HR vielerlei Erfahrung sammeln. Ihr Fokus liegt auf Ratgebern und Fachtexten zu unterschiedlichen Themen im Bereich Personal/HR. Nicola möchte mit ihren Texten den Lesern auch komplizierte Sachverhalte möglichst einfach erklären.

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