Personalvermittlung: So findest du 2024 mit Personalvermittlern geeignete Kandidaten

Headhunter, Personalberater und Personalvermittlungsagenturen sind bei Führungskräften, Arbeitgebern und Bewerbern gleichermaßen bekannt für die Vermittlung von Job-Angeboten. Wir beantworten häufige Fragen rund um das Thema Personalvermittlung, erklären, was eine Personalvermittlungsfirma ausmacht, wie sie vorgeht und mit welchen Kosten gerechnet werden muss. Außerdem zeigen wir verschiedene Modelle der Arbeitnehmerüberlassung und präsentieren die Vor- und Nachteile für Arbeitgeber, die einen Personaldienstleister nutzen.

Was wird unter einer Personalvermittlung verstanden?

Aufgrund der vielfältigen Ausprägungen gibt es für die Personalvermittlung Definitionen, die ein weites Aufgabenspektrum beschreiben. Generell gilt: Wenn Arbeitgeber geeignete Bewerber für eine zu besetzende Stelle suchen, können sie die Ausschreibung und den damit verbundenen Bewerbungsprozess selbst übernehmen oder diesen an eine externe Personalvermittlung vergeben.

Personalberater kümmern sich um den gesamten Bewerbungsprozess und sorgen dafür, schnellstmöglich einen geeigneten Kandidaten für den neuen Job zu finden. Ihre Vorteile: Ein privater Personalvermittler hat oftmals Zugriff auf ein gigantisches Netzwerk von geeigneten Bewerbern und kann somit deutlich schneller Vakanzen besetzen. Zusätzlich dazu sparen sich Unternehmen mit einer externen Personalvermittlung die Einstellung von hauseigenen Recruitern, können die Akquise neuer Arbeitnehmer einfach auslagern, von einer fachkundigen Beratung profitieren und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Wenn man von der Personalvermittlung spricht, ist mit diesem Begriff immer die Vermittlung von passenden Kandidaten an ein Unternehmen gemeint. Dabei wird die Personalsuche entweder teilweise oder auch vollständig von einer externen Agentur übernommen. Der Unterschied zur Personalberatung, die ihren Kunden beratend zur Seite steht, besteht darin, dass Personalvermittler gemäß Definition Dienstleister sind. Das Ziel einer privaten Personalvermittlung besteht darin, für kleine, mittlere oder große Unternehmen einen passenden Kandidaten mit den gewünschten Soft Skills und einer für den Job passenden Spezialisierung zu finden.

Wie funktioniert Personalvermittlung?

Die Vermittlung von Personal gestaltet sich simpel. Im Idealfall kann die Personalsuche durch eine Personalgewinnungsagentur in nur vier Schritten abgeschlossen werden:

1. Anforderungsprofil erstellen

Im ersten Schritt wendet sich ein Unternehmen an eine Personalvermittlung und gibt genaue Vorgaben in Bezug auf den gewünschten Kandidaten an. Dabei werden individuelle Anforderungen wie Know-how, langjährige Erfahrung oder Soft Skills besprochen. Anschließend erstellt der Personalvermittler ein Anforderungsprofil und begibt sich auf die Suche nach einem neuen, passenden Mitarbeiter. Wenn es um die Besetzung von Führungspositionen durch einen Personaldienstleister geht, spricht man von Executive Search.

2. Headhunting

Für Anfragen kann der Headhunter meist direkt auf einen Pool an Arbeitssuchenden zurückgreifen und so häufig schneller geeignete Fachkräfte für eine vakante Stelle ausfindig machen. In der Regel steht Anbietern von Vermittlungsleistungen ein großes Netzwerk von Bewerbern zur Verfügung, die derzeit auf Jobsuche sind oder Interesse an einem neuen Job haben.

Wird über die Anfrage kein geeigneter Bewerber gefunden, kann eine Suche anhand einer Stellenanzeige gestartet werden. Ähnlich wie Headhunter können sich Personalvermittlungen beim Active Sourcing mit einer Direktansprache gezielt an potenzielle Bewerber richten oder ein Stellenangebot auf geeigneten Recruiting-Kanälen veröffentlichen. Hierzu eignet sich die gleichzeitige Veröffentlichung von Stellenanzeigen in ganz Deutschland auf Online-Jobbörsen, auf Social-Media-Plattformen und in Business-Netzwerken wie XING, LinkedIn oder Ähnlichem.

3. Auswahlprozess

Im Anschluss an das Headhunting erfolgt eine gründliche Sichtung aller Bewerbungen und eine Vorauswahl der Bewerber durch die Agentur für Personalvermittlung. Wird ein potenzieller Kandidat gefunden, der die Anforderungen erfüllt, wird dieser dem Kunden vorgeschlagen. Sagt dem Auftraggeber das Kandidatenprofil zu, lädt er den Bewerber zum Vorstellungsgespräch ein. Dieses wird in der Regel direkt mit dem künftigen Arbeitgeber geführt.

Anders als Personalberater nehmen die meisten Vermittlungsagenturen hier nicht teil, weder am Assessment Center noch am Bewerbungsgespräch. Qualifiziert sich der Bewerber für den Job, erhält er in der Regel durch das Human Resources direkt einen Arbeitsvertrag mit einer Festanstellung.

4. Empfehlung und erfolgreiche Vermittlung

Sobald der Bewerber den Vertrag bei dem Unternehmen unterzeichnet und der Jobwechsel sicher ist, kann man von einer erfolgreichen Personalvermittlung sprechen. In diesem Fall erhält die Agentur für die direkte Vermittlung eine Provision, die sich an der Vergütung des künftigen Arbeitnehmers bemisst. Wie genau abgerechnet wird, ist von Personalvermittler zu Personalvermittler unterschiedlich.

Wann lohnt sich ein Personalvermittler?

Personalvermittlungen und Personaldienstleister sind Experten, wenn es um die Gewinnung neuer Arbeitnehmer geht. Sie ersetzen zwar keine eigene Personalabteilung, können jedoch das komplette Recruiting für Firmen aus allen Branchen übernehmen. Gerade in folgenden Situationen lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung:

• Wenn das suchende Unternehmen sich nicht auskennt: Gerade Unternehmen mit kleiner HR-Abteilung und nur wenigen oder nicht ausreichend geschulten Recruitern sollten lieber auf die Hilfe einer externen Arbeitnehmerüberlassung setzen.

• Wenn es schnell gehen muss: Bei Hochkonjunktur und wichtigen Projekten kann es von Vorteil sein, sich Unterstützung eines Personalspezialisten bei der zeitnahen Besetzung von Stellen mit qualifiziertem Personal zu holen.

• Wenn ein Kandidat mit Spezialisierung gesucht wird: Fachkräfte, die bestimmte Spezialkenntnisse mitbringen, wenden sich häufig an Personalvermittlungen, um in deren Datenbank aufgenommen zu werden.

• Wenn der Aufwand zu groß ist: Unternehmen, die wissen, dass sich auf die Stellenanzeige wahrscheinlich Tausende von Kandidaten aus vielen Regionen melden, sollten die Personalauswahl lieber einem Personaldienstleister überlassen, um unnötigen Aufwand zu sparen.

• Wenn Diskretion gewünscht ist: Viele Unternehmen möchten nicht, dass die Suche nach neuen Mitarbeitenden bekannt wird. In diesem Fall ist eine Personalvermittlung die beste Wahl.

Wieviel kosten Personalberater?

Grundsätzlich erhalten Personalvermittlungen eine erfolgsabhängige Provision von ihrem Auftraggeber. Als Basis für die Vergütung des Personaldienstleisters dient meist das erste Brutto-Jahresgehalt des künftigen Mitarbeiters. In der Regel beträgt die Provision zwischen 20 und 30 Prozent des Jahresgehalts. Wenn kein Arbeitsvertrag unterzeichnet wird und die Zusammenarbeit mit dem Kandidaten scheitert, geht die Vermittlungsagentur leer aus.

Zusätzlich dazu gibt es viele Unternehmen, die regelmäßig neue Mitarbeiter benötigen. Oftmals werden auch das ganze Jahr über viele Mitarbeiter gesucht. Solche Firmen vereinbaren für die Arbeitnehmerüberlassung meist Rahmenverträge mit Personalvermittlern und erhalten in vielen Fällen bessere Konditionen. Außerdem kann hier auch die Vergütung anders geregelt werden. Nicht selten wird ein monatlich fester Betrag vereinbart, der in jedem Fall geleistet werden muss, aber deutlich günstiger ausfällt als eine provisionsbasierte Regelung.

Welche Tests zur Eignungsdiagnostik werden von Personalvermittlern verwendet?

Bei der Suche nach passendem Personal setzen Personalvermittler meist auf spezielle Eignungsverfahren. Mithilfe dieser Methoden ist prüfbar, ob Bewerber die Anforderungen für den ausgeschriebenen Job erfüllen. In vielen Fällen kommen hier Tests zum Einsatz, die von der Deutschen Gesellschaft für Psychologie und vom Berufsverband von Deutscher Psychologinnen und Psychologen erstellt wurden. Somit werden Bewerber und Fachkräfte meist folgenden Tests unterzogen:

• Persönlichkeitstests,

• Leistungstests und

• Kompatibilitätstests.

Hiermit kann die Persönlichkeit eines Bewerbers beispielsweise auf Persönlichkeitseigenschaften, Leistungsmotivation, emotionale Intelligenz und Selbsteinschätzung getestet werden sowie die individuelle Leistung anhand eines Aufmerksamkeits- und Konzentrationstests oder eines Intelligenz-Struktur-Tests bemessen werden.

Ebenso beliebt sind Kompatibilitätstests, die explizit auf eine bestimmte ausgeschriebene Stelle, eine Branche oder ein Unternehmen ausgelegt sind. Mittlerweile verwenden viele Agenturen und auch Personalabteilungen von Unternehmen moderne Software, um solche Tests mit KI durchzuführen und die potenziellen Kandidaten möglichst exakt zu bewerten.

Was ist der Unterschied zwischen Personalvermittlung und einer Zeitarbeitsfirma?

Aufgrund des Fachkräftemangels haben sowohl Personalvermittlungen als auch Zeitarbeitsfirmen dasselbe Problem: Sie suchen händeringend nach geeignetem Personal, um dieses ihren Kunden vorzustellen. Trotzdem gibt es große Unterschieden zwischen den beiden Formen der Arbeitnehmervermittlung, die vor allem Auswirkungen auf den Bewerber hat:

Zeitarbeit

Wenn der Begriff der Zeitarbeit oder Leiharbeit fällt, ist damit eine Konstellation gemeint, bei der der Leiharbeiter als “Ware” der Zeitarbeitsfirma gilt. Die Arbeitskraft des Leiharbeiters wird im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung als Dienstleistung an den Kunden der Zeitarbeitsfirma verkauft. Somit ist der Mitarbeiter dauerhaft bei der Zeitarbeitsfirma angestellt und wird auch von dieser bezahlt. Er arbeitet als Arbeitnehmer auf Zeit beim Kundenunternehmen. Da es sich bei der Zeitarbeit um ein unbefristetes Arbeitsverhältnis handelt, haben Arbeitnehmer alle Rechte und Pflichten inne, die mit dem Arbeitsvertrag einhergehen. Dazu zählen der gesetzliche Urlaubsanspruch oder die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Zwischen dem Bewerber und der Firma, bei der die Arbeitsleistung erbracht wird, gibt es bei der Zeitarbeit keinen Vertrag. Die Firma, die die Arbeitnehmerüberlassung nutzt, schließt lediglich einen Vertrag mit dem Zeitarbeitsunternehmen ab. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter im Rahmen der Zeitarbeit manchmal nur für kurze Zeit bei einer Firma beschäftigt sind und häufig ihren Arbeitsort und mitunter auch die Branche wechseln müssen. Das Zeitarbeitsunternehmen sorgt im Gegenzug dafür, dass der Mitarbeiter nahtlos beschäftigt ist und jeden Monat sein Gehalt erhält. Wenn es keine Arbeit für den Bewerber gibt, erhält dieser während dieser Zeit keine Entlohnung.

Personalvermittlung

Abzugrenzen vom Begriff der Zeitarbeit ist die Personalvermittlung. Sie bildet im Unterschied zur Zeitarbeit nur eine Schnittstelle zwischen Bewerber und suchendem Unternehmen. Denn viele Firmen haben weder die Zeit noch die Expertise, um geeignetes Personal zu finden. Sie benötigen mehr als nur eine Beratung bei der Kandidatensuche. Somit übernehmen Arbeitsvermittlungen die Besetzung der offenen Stelle.

Dabei übernehmen Personalvermittlungen den gesamten Recruiting-Prozess vom Erstellen des Stellenangebots und Anforderungsprofils über das Führen von Bewerbungsgesprächen bis hin zur Vorauswahl von qualifizierten Mitarbeitern. In der Regel handelt es sich bei den offenen Stellen um unbefristete Arbeitsplätze. Somit wird der Mitarbeiter fest beim suchenden Unternehmen eingestellt. Der neue Mitarbeiter geht bei erfolgreicher Vermittlung einen Vertrag direkt mit dem Unternehmen ein und erhält auch von diesem sein Geld. Die Personalvermittlung ist somit nur Mittelsmann und erhält dafür ein Leistungsentgelt.

Was sind Vorteile und Nachteile von Arbeitsvermittlung aus Unternehmenssicht?

Die Arbeitsvermittlung über einen Personaldienstleister oder Headhunter, sowohl über die Zeitarbeit als auch über die dauerhafte Arbeitnehmerüberlassung, hat mehrere Vorteile, aber auch einige nachteilige Aspekte für Unternehmen:

Vorteile

• Weniger Aufwand: Die Suche nach passenden Bewerbern kann enorm anspruchsvoll sein. Von der Ausschreibung über das Sichten von Bewerbungen bis hin zum Auswahlprozess vergeht enorm viel Zeit. Wer den Bewerbungsprozess “outsourced”, kann sich damit enorm viel Aufwand für die Deckung des Personalbedarfs sparen.

• Schnellere Besetzung: Durch professionelle Netzwerke und große Datenbanken finden Personalvermittler deutlich schneller geeignetes Personal und Führungskräfte auf dem Arbeitsmarkt als Unternehmen selbst.

• Oftmals günstiger: Gerade bei schwierig zu besetzenden Positionen, vor allem von Führungskräften, sollten die internen Kosten und Ausgaben für das Recruiting nicht vergessen werden. Somit ist die Abgabe an eine Personalvermittlung und die Nutzung der Arbeitnehmerüberlassung oftmals günstiger. Außerdem verlangen die meisten Dienstleister nur bei erfolgreicher Vermittlung von geeigneten Kandidaten eine Provision.

• Höhere Trefferquote: Personalvermittlungsagenturen sind auf die Suche von qualifizierten Mitarbeitern spezialisiert. Sie verfügen über Erfahrung in verschiedenen Branchen, wissen genau, welche Anforderungen zu erfüllen sind, erstellen ausführliche Profile und bieten so eine deutlich höhere Trefferquote für ein Perfect Match.

Nachteile

• Weniger Kontrolle: Unternehmen haben bei einer Beauftragung eines Personaldienstleisters weniger Kontrolle und Einfluss auf das Auswahlverfahren. Somit kann es sein, dass gewünschte Kandidaten schon rausfliegen, bevor diese jemals dem Unternehmen präsentiert werden.

• Hohe Kosten: Je nach Dienstleister kann die Vermittlung von Personal teuer ausfallen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn bereits vor der Vermittlung von Kandidaten abgerechnet wird. Deshalb sollten sich Unternehmen immer genau mit den Vertragsdetails in Bezug auf die Gesamtkosten auseinandersetzen.

• Begrenzter Einblick ins Unternehmen: Ein hauseigener Recruiter oder die eigene HR-Abteilung kennt sich immer noch am besten mit dem Unternehmen als Arbeitgeber, dem Arbeitsumfeld, der eigenen Branche und den gewünschten Mitarbeitern aus. Personalvermittler haben dagegen oftmals nur einen begrenzten Einblick in den Betrieb und somit auch weniger Verständnis für die Unternehmenskultur.

Welche Tipps gibt es für die Zusammenarbeit von Unternehmen mit Personalvermittlern?

Damit der Recruiting-Prozess und die Mitarbeitergewinnung eines Unternehmens erfolgreich an einen externen Experten für die Vermittlung von Fachkräften übergeben werden kann, sollten folgende Tipps beachtet werden:

• Ausführliche Beratung und Information: Um die Personalvermittlung zu finden, die zum Unternehmen passt, ist es ratsam, die eigenen Anforderungen an die Personalsuche genau festzulegen, niederzuschreiben und sie in einem ersten persönlichen Gespräch mit der Agentur darzulegen. Mit den richtigen gestellten Fragen lässt sich prüfen, ob man zueinander passt.

• Genaue Kostenregelung: Bereits vor der Auftragserteilung sollte genau festgesetzt werden, wie viel die Vermittlungsagentur berechnet. Wird nur eine Gebühr für die Vermittlung fällig oder fallen schon vorher Kosten an? Beachte deshalb in jedem Fall immer das Kleingedruckte im Vertrag!

• Kundenbewertungen: Um einen geeigneten Vermittler zu finden, solltet ihr Kundenbewertungen beachten. Neben langjähriger Berufserfahrung und exzellenten Branchenkenntnissen können Bewertungen von anderen Unternehmen ein guter Indikator dafür sein, ob es sich um einen professionellen Personaldienstleister handelt.

• Exakte Angaben: Bevor das Personalvermittlungsunternehmen auf die Suche nach geeigneten Mitarbeitern geht, können Unternehmen viel dafür tun, dass die Suche möglichst erfolgreich ist. Deshalb sollten Arbeitgeber immer genau Angaben dazu machen, was für ein Kandidat gewünscht ist. Hierbei sollten auch persönliche Präferenzen nicht ausgelassen werden.

• Diskretion: Viele Unternehmen wünschen sich, dass die Mitarbeitersuche diskret behandelt wird. Gerade im juristischen Bereich sollte klar sein, dass die Personalsuche stets streng vertraulich abläuft und geheim gehalten wird.

• Gute Kommunikation: Die Personalvermittlung sollte sich verpflichten, ihre Kunden regelmäßig mit Informationen zu versorgen. Dazu gehören der aktuelle Status der Personalsuche sowie eventuelle Probleme und Schwierigkeiten. Deshalb sind stetige Rückmeldungen und eine gute Kommunikation durch einen persönlichen Ansprechpartner das A und O bei der Inanspruchnahme von Recruiting-Dienstleistern.

hiral ist ein führender Headhunter mit Niederlassungen für Personalvermttlung in Hamburg und Berlin.