Personalsuche - Begriff, Funktionen und Ablauf der Mitarbeitersuche

Gerade mittlere und kleine Unternehmen tun sich häufig schwer, qualifiziertes Personal zu finden. Eine weitere Herausforderung für Betriebe, die Mitarbeiter suchen, ist der stetige Wandel des Marktes: Viele Bewerber suchen auf Online-Jobbörsen und im Internet nach offenen Stellen - da müssen Firmen mitziehen, wenn sie neues Personal erreichen möchten. In unseren Ratgeberartikeln zeigen wir, welche Möglichkeiten Unternehmen bei der Personalsuche haben und wie ein gelungener Recruiting-Prozess verläuft. 

Wie ist die Definition von Personalsuche als Teilbereich im Personalwesen?

Die Personalsuche beschäftigt sich insbesondere damit, qualifizierte Mitarbeiter zu identifizieren und zu finden. Der erste Schritt bei der Mitarbeitersuche ist die Erstellung eines Mitarbeiter- und Stellenprofils. Anschließend erfolgt auf dieser Grundlage die Formulierung einer Stellenausschreibung. Damit beginnt die Suche nach einem Mitarbeiter. In der regel übernimmt die HR-Abteilung des Unternehmens die Mitarbeitersuche. Alternativ ist es möglich, einen externen Dienstleister, z. B. eine Personalvermittlung oder Agentur, mit der Personalsuche zu beauftragen.

Dabei wird eine Stellenanzeige auf verschiedenen Online- und Offline-Kanälen veröffentlicht, um eine möglichst große Reichweite zu generieren. Zusätzlich werden für die Suche nach passenden Kandidaten neben  dem Active Sourcing häufig Datenbanken und Talent Pools genutzt, damit schnellstmöglich ein passender Mitarbeiter gefunden werden kann. Dies spart Unternehmen Zeit und Geld. Dabei gilt: Je präziser die Stellenausschreibung formuliert ist, desto besser sind die Erfolgsaussichten für ein Unternehmen, das Mitarbeitende sucht.

Welche Funktionen übernimmt die Mitarbeitersuche für Unternehmen?

Je nach Beruf und Position haben Unternehmen im Rahmen der Einstellung von Mitarbeitern folgende Möglichkeiten, um vakante Stellen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen:

• Neubesetzung

• oder Nachbesetzung.

Neubesetzung

Eine Neubesetzung ist erforderlich, wenn eine neue Stelle in einer Firma entsteht. Die Firma muss somit nach einem geeigneten Kandidaten suchen, der allen Anforderungen der neuen Arbeitsstelle gerecht wird. Für die Suche nach geeigneten Kandidaten haben Unternehmen folgende Optionen:

• Die externe Personalsuche und

• die interne Mitarbeitersuche.

Die Nutzung von internen Ressourcen bietet den Vorteil, weniger Kosten zu erzeugen, über die kostenaufwändigere externe Personalsuche erreichen Unternehmen hingegen einen deutlich größeren Kreis an potenziellen Mitarbeitenden. Während viele Arbeitgeber zunächst überlegen, ob eine Besetzung mit bereits vorhandenem Personal möglich ist, steht für andere Firmen fest: Wir benötigen einen neuen externen Mitarbeiter. Je nach Ausgangslage beginnt dann die Suche nach passenden Bewerbern.

Nachbesetzung

Von einer Nachbesetzung spricht man, wenn eine bereits vorhandene Stelle im Unternehmen frei wird. Dies kann durch die Kündigung eines Mitarbeiters erfolgen, durch den Renteneintritt von Arbeitnehmern sowie durch eine Beförderung oder Versetzung des vorherigen Mitarbeiters.

Die entstehende Lücke ist immer eine Chance, frischen Wind ins Unternehmen zu bringen und die Position noch passender zu besetzen. In vielen Fällen ist es daher ratsam, zu überprüfen, welche Herausforderungen die aktuelle Position tatsächlich mit sich bringt und ob es wichtige Entwicklungen in den letzten Jahren gab, die bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter berücksichtigt werden sollten.

Wie läuft die Personalsuche von der Bedarfsanalyse über die Stellenanzeige bis zur Auswahlentscheidung ab?

Die Personalsuche ist ein komplexer Prozess. Hierbei sollten Unternehmen bestimmte Tipps befolgen, um eine erfolgreiche Mitarbeitersuche sicherzustellen. Grundsätzlich gilt: Je schneller und reibungsloser die Mitarbeitersuche für Kandidaten und Unternehmen verläuft, desto besser. Ein möglichst kurzer Recruiting-Prozess spart Arbeitgebern nicht nur Zeit bei der Suche nach Personal, sondern stellt auch eine positive Candidate Experience sicher. In der Regel läuft die Personalsuche wie folgt ab:

Bedarf ermitteln

Zunächst einmal muss der Bedarf an Mitarbeitern ermittelt werden. Hierbei sollten sich Arbeitgeber folgende Fragen stellen:

• Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?

• Handelt es sich um eine Vollzeit- oder eine Teilzeitstelle?

• Welche Fähigkeiten und Kenntnisse muss der neue Mitarbeiter mitbringen (idealerweise nach erforderlichem Know-how und wünschenswerten Zusatzqualifikationen aufgeteilt)?

• Ist langjährige Erfahrung oder spezielles Fachwissen erforderlich?

• Welche persönlichen Eigenschaften sollte der Mitarbeiter mitbringen (z. B. Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, eine selbstständige Arbeitsweise)?

Stellenanzeige formulieren

Anschließend muss auf Grundlage dieser Kriterien eine Stellenanzeige formuliert werden, die potentielle Bewerber mit allen relevanten Informationen über Arbeitsplatz und Arbeit versorgt. Um die richtigen Kandidaten zu finden, muss die Stellenanzeige genau vorgeben, welche Erfahrung für die Stelle erforderlich ist, wie hoch die Anforderungen für die Arbeit sind und wie sich der zukünftige Mitarbeiter für die offene Stelle qualifizieren kann. Darüber hinaus sollte die Stellenanzeige alle wichtigen Informationen bezüglich der Möglichkeiten einer Bewerbung enthalten.

Unser Tipp: Die Angabe eines direkten Ansprechpartners samt E-Mail-Adresse und Telefonnummer ist ein absolutes Muss, um mit der Stellenanzeige eine hohe Anzahl von Bewerbungen geeigneter Kandidaten zu generieren!

Kanäle auswählen, um Reichweite in der Zielgruppe zu erhalten

Damit Arbeitgeber möglichst schnell potenzielle Mitarbeiter finden, müssen sie auf die richtigen Recruiting-Kanäle setzen. Je nach Branche und offener Stelle eignet sich nicht jeder Recruiting-Kanal für jeden Job. Darüber hinaus spielen Online-Medien und Social Media eine immer wichtigere Rolle beim Personalmarketing. Gerade junge Talente lassen sich am besten über digitale Plattformen und soziale Medien erreichen, da sie hier viel Zeit verbringen. Arbeitgeber haben folgende Möglichkeiten, um Active Recruiting zu betreiben und potenzielle Bewerber zu erreichen:

Jobbörsen: Online-Jobbörsen sind eine gute Option, um eine hohe Anzahl von Bewerbern zu erreichen und schnellstmöglich neue Mitarbeiter zu finden. Als derzeit besonders gefragt gelten beispielsweise Jobbörsen wie Monster.de, meinestadt.de, Stepstone und Indeed.

Karriereseiten: Die meisten Firmen haben auf der Website ihres Unternehmens auch eine Online-Karriereseite. Hier finden Kandidaten freie Stellen und aktuell verfügbare Jobs. Die eigene Karriereseite ist eine gelungene Option, um geeignetes und gutes Personal zu finden.

Soziale Netzwerke: Social Media werden bei der Suche nach Mitarbeitern und beim Recruiting immer wichtiger. Social-Media-Kanäle haben den Vorteil, über eine besonders große Reichweite zu verfügen. Somit ist es sehr wahrscheinlich, über das Social-Media-Recruiting und Plattformen wie Facebook, LinkedIn, XING und Co. einen passenden Mitarbeiter zu finden, der dem gewünschten Profil für den ausgeschriebenen Job entspricht. Gerade Funktionen wie Premium-Stellenanzeigen erreichen gezielt passende Fachkräfte.

Personalberater: Für Arbeitgeber bieten externe Personaldienstleister die Möglichkeit, schnell passende Mitarbeiter zu finden und die für das Recruiting aufgewendete Zeit auf ein Mindestmaß zu verkürzen. Gerade bei der Suche nach Arbeitnehmern für spezialisierte Positionen oder nach Führungskräften sind Personalberater und Headhunter eine interessante Alternative zur eigenständig durchgeführten Mitarbeitersuche. Sie wissen oftmals genau, wie sie für Arbeitgeber potenzielle Kandidaten ausfindig machen und greifen hierfür auf ein umfangreiches Netzwerk an geeigneten Fachkräften zurück.

Auftraggeber und Personalagentur arbeiten gemeinsam ein Anforderungsprofil aus, das für den Personaldienstleister als Grundlage für die Auswahl der Recruiting-Methoden und Kanäle fungiert. Externe Dienstleister gehen mit zusätzlichen Kosten einher, die sich meistens am Gehalt für die vakante Position orientieren. Dafür finden sie jedoch deutlich schneller geeignete Kandidaten, verkürzen die Time-to-hire und sparen an dieser Stelle somit wieder Kosten ein.

Bewerber sichten

Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, müssen diese geprüft und geordnet werden. Dies übernimmt die Personalverwaltung oder eine externe Personalberatung. Dabei wird geprüft, ob sich ein Bewerber für die Stelle qualifiziert oder nicht. In beiden Fällen gilt es, den Kandidaten eine zeitnahe Rückmeldung zu geben. Dies wirkt sich positiv innerhalb der Candidate Journey aus und verbessert somit das Image als Arbeitgeber.

Vorstellungsgespräch

Die besten Bewerber werden anschließend zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen. Sie bieten sowohl für Arbeitgeber als auch eventuelle neue Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu präsentieren und alle offenen Fragen zu klären. In vielen Fällen werden auch Eignungstests durchgeführt oder es wird die Teilnahme an einem Assessment Center verlangt. Mit solchen Maßnahmen lässt sich testen, ob sich die Kandidaten als Arbeitnehmer im Hinblick auf spezielle Anforderungen der zu besetzenden Stelle wirklich eignen.

Auswahlentscheidung

Im letzten Schritt der Mitarbeitersuche wählen Unternehmen den Top-Kandidaten aus, der sich am besten für die zu besetzende Stelle eignet. Im Idealfall wird die Entscheidung für passendes Personal nicht nur von Personalern, sondern auch von direkten Vorgesetzten, der Fachabteilung und ggf. der Geschäftsleitung getroffen. Denn zum großen Teil arbeitet der Arbeitnehmer später mit diesen Personen zusammen. Somit ist ein professioneller sowie persönlicher Kontakt unerlässlich. Sobald ein Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet wird, ist der Recruiting-Prozess mit Abschluss der Personalauswahl erfolgreich beendet.

Recruiting-Trends der Zukunft

Die Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt zeigen, dass Bewerber einen steigenden Wert auf mehr Flexibilität im Job legen. Eine ausgewogene Work-Life-Balance, mit der sich Beruf und Familie besser vereinbaren lassen, ist für viele Mitarbeiter ein essenzieller Faktor, wenn es um die Suche nach einem neuen Arbeitgeber geht. Mitunter ist dies qualifizierten Kandidaten sogar wichtiger als das Gehalt.

Eine gezielte Ausrichtung der Unternehmenskultur in diese Richtung schafft für Unternehmen verschiedene Optionen, um aus geeigneten Bewerbern gute Mitarbeiter zu machen und sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Zu den Maßnahmen, die Fachkräfte besonders schätzen, sind beispielsweise flexible Arbeitszeiten oder das Angebot von Homeoffice und Remote-Arbeit. 

Maßnahmen dieser Art tragen nicht nur zur internen Zufriedenheit bei, sie erzeugen auch ein positives Image nach außen. Das Employer Branding ist daher für eine erfolgreiche Suche nach geeignetem Personal und motivierten Mitarbeitern ein erfolgsentscheidender Faktor. Die Schaffung einer Arbeitgebermarke verbessert nicht nur die Chance, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, die zum Unternehmen passen, sie erzeugt auch eine höhere Bindung zum Arbeitgeber. Hier wird das Social Recruiting immer bedeutsamer.