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Personalsuche: Begriff, Funktionen und Ablauf

Nicola Lehrle
Lesezeit: ca. 5 Minuten

Gerade mittlere und kleine Unternehmen tun sich häufig schwer, qualifiziertes Personal zu finden. Eine weitere Herausforderung ist der stetige Wandel des Marktes: Viele Bewerber suchen auf Online-Jobbörsen und im Internet nach offenen Stellen - da müssen Firmen mitziehen. In unseren Ratgeberartikeln zeigen wir, welche Möglichkeiten Unternehmen bei der Personalsuche haben, und wie ein gelungener Recruiting-Prozess verläuft. 

Wie ist die Definition von Personalsuche als Teilbereich im Personalwesen?

Die Personalsuche beschäftigt sich insbesondere damit qualifizierte Mitarbeiter zu suchen und zu finden. Der erste Schritt bei der Suche nach Mitarbeitern ist die Erstellung eines Mitarbeiter- und Stellenprofils. Anschließend wird auf dieser Grundlage eine Stellenausschreibung erstellt. Mit dieser kann dann die Suche nach einem Mitarbeiter beginnen. Die Mitarbeitersuche wird meist von der HR-Abteilung des Unternehmens oder auch von einem externen Dienstleister, beispielsweise einer Personalvermittlung, übernommen.

Dabei wird eine Stellenanzeige auf verschiedenen Online- und Offline-Kanälen veröffentlicht, um eine möglichst große Reichweite zu generieren. Zusätzlich dazu werden neben Active Sourcing häufig Datenbanken und Talent Pools genutzt, damit schnellstmöglich ein passender Mitarbeiter gefunden werden kann. Dies spart Unternehmen Zeit und Geld. Dabei gilt: Je präziser die Stellenausschreibung, desto erfolgreicher gestaltet sich die Mitarbeitersuche.

Welche Funktionen übernimmt die Mitarbeitersuche für Unternehmen?

Je nach Job und Position haben Unternehmen die Möglichkeit einer:

  • Neubesetzung,

  • oder Nachbesetzung.

Neubesetzung

Eine Neubesetzung ist immer dann erforderlich, wenn eine neue Stelle in einer Firma entsteht. Das heißt: Die Firma muss nach einem geeigneten Kandidaten suchen, der allen Anforderungen der neuen Arbeitsstelle gerecht wird. Hierzu haben Unternehmen folgende Möglichkeiten:

  • Die externe Personalsuche,

  • die interne Mitarbeitersuche.

Während viele Arbeitgeber sich zunächst fragen, ob eine Besetzung mit bereits vorhandenem Personal möglich ist, steht für andere Firmen fest: Wir benötigen einen neuen externen Mitarbeiter. Je nach Ausgangslage kann nun die Suche nach dem richtigen Mitarbeiter beginnen.

Nachbesetzung

Von einer Nachbesetzung spricht man immer dann, wenn eine bereits vorhandene Stelle im Unternehmen frei wird. Dies kann durch die Kündigung eines Mitarbeiters erfolgen, durch den Renteneintritt von Arbeitnehmern, oder durch eine Beförderung des vorherigen Mitarbeiters.

Die entstehende Lücke ist immer eine Chance, um frischen Wind ins Unternehmen zu bringen und die Position noch passender zu besetzen. In vielen Fällen sollte deshalb überprüft werden, welche Anforderungen die aktuelle Position tatsächlich mit sich bringt, und ob es wichtige Entwicklungen in den letzten Jahren gab.

Wie läuft Personalsuche von der Bedarfsanalyse über die Stellenanzeige bis zur Auswahlentscheidung ab?

Die Personalsuche ist ein komplexer Prozess. Hierbei sollten Unternehmen bestimmte Tipps befolgen, um eine erfolgreiche Mitarbeitersuche sicherzustellen. Grundsätzlich gilt: Je schneller und reibungsloser die Mitarbeitersuche für Kandidaten und Unternehmen verläuft, desto besser. Denn dies spart Firmen nicht nur Zeit bei der Suche nach Personal, sondern stellt ebenso eine positive Candidate Experience sicher. In der Regel läuft die Personalsuche wie folgt ab:

Bedarf ermitteln

Zunächst einmal muss der Bedarf an Mitarbeitern ermittelt werden. Hierbei sollten sich Arbeitgeber folgende Fragen stellen:

  • Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?

  • Handelt es sich um eine Vollzeit- oder eine Teilzeitstelle?

  • Welche Fähigkeiten und Kenntnisse muss der neue Mitarbeiter mitbringen?

  • Ist langjährige Erfahrung oder spezielles Fachwissen erforderlich?

Stellenanzeige formulieren

Anschließend muss eine Stellenanzeige formuliert werden, die potentielle Bewerber mit allen relevanten Informationen über Arbeitsplatz und Arbeit versorgt. Um geeignete Kandidaten zu finden, muss die Anzeige genau vorgeben, welche Erfahrung für die Stelle erforderlich ist, und wie sich der zukünftige Mitarbeiter für die offene Stelle qualifizieren kann. Darüber hinaus sollten ausreichend Informationen bezüglich der Bewerbungsmöglichkeiten vorliegen.

Unser Tipp: Ein direkter Ansprechpartner samt E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind ein absolutes Muss!

Kanäle auswählen, um Reichweite in der Zielgruppe zu erhalten

Damit Arbeitgeber möglichst schnell potenzielle Mitarbeiter finden, müssen sie auf die richtigen Recruiting-Kanäle setzen. Denn je nach Branche und offener Stelle, eignet sich nicht jeder Recruiting-Kanal für jeden Job. Außerdem spielen Online Medien eine immer wichtigere Rolle beim Personalmarketing. Arbeitgeber haben folgende Möglichkeiten, um Active Recruiting zu betreiben und potenzielle Bewerber zu erreichen:

Jobbörsen: Online Jobbörsen sind eine gute Option, um viele Bewerber zu erreichen und schnellstmöglich neue Mitarbeiter zu finden. Als derzeit besonders gefragt gelten beispielsweise Jobbörsen wie Monster.de, meinestadt.de, Stepstone und Indeed.

Karriereseiten: Die meisten Firmen haben auf der Website ihres Unternehmens auch eine Online-Karriereseite. Hier finden Kandidaten freie Stellen und aktuell verfügbare Jobs. Eine gelungene Option, um geeignetes und gutes Personal zu finden.

Soziale Netzwerke: Social Media wird bei der Suche nach Mitarbeitern immer wichtiger. Soziale Netzwerke haben den Vorteil einer besonders großen Reichweite. Somit ist es sehr wahrscheinlich, über Facebook, LinkedIn, XING und Co. einen passenden Mitarbeiter zu finden, der dem gewünschten Profil entspricht.

Bewerber sichten

Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, müssen diese geprüft und geordnet werden. Dies übernimmt die Personalverwaltung oder eine externe Personalberatung. Dabei wird geprüft, ob sich ein Bewerber für die Stelle qualifiziert, oder nicht. In beiden Fällen gilt es, den Kandidaten eine zügige Rückmeldung zu geben. Denn dies wirkt sich positiv innerhalb der Candidate Journey aus.

Vorstellungsgespräch

Die besten Bewerber werden anschließend zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen. In diesem haben sowohl Arbeitgeber als auch eventuell neue Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu präsentieren und alle offenen Fragen zu klären. In vielen Fällen werden auch Eignungstests durchgeführt oder die Teilnahme an einem Assessment Center verlangt. Mit solchen Maßnahmen lässt sich testen, ob sich die Kandidaten im Hinblick auf spezielle Anforderungen als Arbeitnehmer wirklich eignen.

Auswahlentscheidung

Im letzten Schritt der Mitarbeitersuche wählen Unternehmen einen am besten geeigneten Mitarbeiter aus. Im Idealfall wird die Entscheidung für passendes Personal nicht nur von Personalern, sondern auch von direkten Vorgesetzten, der Fachabteilung und ggf. der Geschäftsleitung getroffen. Denn zum großen Teil arbeitet die Fachkraft später mit diesen Personen zusammen. Somit ist ein professioneller sowie persönlicher Kontakt unerlässlich. Sobald ein Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet wird, ist der Recruiting-Prozess erfolgreich abgeschlossen.


Über die Autorin: Nicola Lehrle
Nicola Lehrle

Nicola Lehrle ist als Redakteurin bei hiral tätig. In ihrer beruflichen Laufbahn mit Schwerpunkt Marketing konnte sie im HR vielerlei Erfahrung sammeln. Ihr Fokus liegt auf Ratgebern und Fachtexten zu unterschiedlichen Themen im Bereich Personal/HR. Nicola möchte mit ihren Texten den Lesern auch komplizierte Sachverhalte möglichst einfach erklären.

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