Personalsuche: Begriff, Funktionen und Ablauf

Gerade mittlere und kleine Unternehmen tun sich häufig schwer, qualifiziertes Personal zu finden. Eine weitere Herausforderung bei der Mitarbeitersuche ist der stetige Wandel des Marktes: Viele Bewerber suchen auf Online-Jobbörsen und im Internet nach offenen Stellen - da müssen Firmen mitziehen, wenn sie neues Personal suchen. In unseren Ratgeberartikeln zeigen wir, welche Möglichkeiten Unternehmen bei der Personalsuche haben und wie ein gelungener Recruiting-Prozess verläuft. 

Wie ist die Definition von Personalsuche als Teilbereich im Personalwesen?

Die Personalsuche beschäftigt sich insbesondere damit, qualifizierte Mitarbeiter zu suchen und zu finden. Der erste Schritt bei der Mitarbeitersuche ist die Erstellung eines Mitarbeiter- und Stellenprofils. Anschließend erfolgt auf dieser Grundlage die Formulierung einer Stellenausschreibung. Mit dieser kann dann die Suche nach einem Mitarbeiter beginnen. Die Mitarbeitersuche wird meist von der HR-Abteilung des Unternehmens oder einem externen Dienstleister, beispielsweise einer Personalvermittlung, übernommen.

Dabei wird eine Stellenanzeige auf verschiedenen Online- und Offline-Kanälen veröffentlicht, um eine möglichst große Reichweite zu generieren. Zusätzlich werden für die Suche nach Personal neben  dem Active Sourcing häufig Datenbanken und Talent Pools genutzt, damit schnellstmöglich ein passender Mitarbeiter gefunden werden kann. Dies spart Unternehmen Zeit und Geld. Dabei gilt: Je präziser die Stellenausschreibung, desto erfolgreicher gestaltet sich die Mitarbeitersuche für Arbeitgeber.

Welche Funktionen übernimmt die Mitarbeitersuche für Unternehmen?

Je nach Job und Position haben Arbeitgeber im Rahmen der Einstellung von Mitarbeitern die Möglichkeit einer:

• Neubesetzung

• oder Nachbesetzung.

Neubesetzung

Eine Neubesetzung ist immer erforderlich, wenn eine neue Stelle in einer Firma entsteht. Das heißt: Die Firma muss nach einem geeigneten Kandidaten suchen, der allen Anforderungen der neuen Arbeitsstelle gerecht wird. Für die Suche nach geeigneten Fachkräften haben Unternehmen folgende Möglichkeiten:

• Die externe Personalsuche und

• die interne Mitarbeitersuche.

Während viele Arbeitgeber sich zunächst fragen, ob eine Besetzung mit bereits vorhandenem Personal möglich ist, steht für andere Firmen fest: Wir benötigen einen neuen externen Mitarbeiter. Je nach Ausgangslage beginnt dann die Suche nach dem richtigen Mitarbeiter.

Nachbesetzung

Von einer Nachbesetzung spricht man, wenn eine bereits vorhandene Stelle im Unternehmen frei wird. Dies kann durch die Kündigung eines Mitarbeiters erfolgen, durch den Renteneintritt von Arbeitnehmern sowie durch eine Beförderung oder Versetzung des vorherigen Mitarbeiters.

Die entstehende Lücke ist immer eine Chance, um frischen Wind ins Unternehmen zu bringen und die Position noch passender zu besetzen. In vielen Fällen sollte deshalb überprüft werden, welche Herausforderungen die aktuelle Position tatsächlich mit sich bringt und ob es wichtige Entwicklungen in den letzten Jahren gab, die bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter berücksichtigt werden sollten.

Wie läuft Personalsuche von der Bedarfsanalyse über die Stellenanzeige bis zur Auswahlentscheidung ab?

Die Personalsuche ist ein komplexer Prozess. Hierbei sollten Unternehmen bestimmte Tipps befolgen, um eine erfolgreiche Mitarbeitersuche sicherzustellen. Grundsätzlich gilt: Je schneller und reibungsloser die Mitarbeitersuche für Kandidaten und Unternehmen verläuft, desto besser. Denn dies spart Arbeitgebern nicht nur Zeit bei der Suche nach Personal, sondern stellt ebenso eine positive Candidate Experience sicher. In der Regel läuft die Personalsuche wie folgt ab:

Bedarf ermitteln

Zunächst einmal muss der Bedarf an Mitarbeitern ermittelt werden. Hierbei sollten sich Arbeitgeber folgende Fragen stellen:

• Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?

• Handelt es sich um eine Vollzeit- oder eine Teilzeitstelle?

• Welche Fähigkeiten und Kenntnisse muss der neue Mitarbeiter mitbringen (idealerweise nach erforderlichem Know-how und wünschenswerten Zusatzqualifikationen aufgeteilt)?

• Ist langjährige Erfahrung oder spezielles Fachwissen erforderlich?

• Welche persönlichen Eigenschaften sollte der Mitarbeiter mitbringen (z. B. Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, eine selbstständige Arbeitsweise)?

Stellenanzeige formulieren

Anschließend muss auf Grundlage dieser Kriterien eine Stellenanzeige formuliert werden, die potentielle Bewerber mit allen relevanten Informationen über Arbeitsplatz und Arbeit versorgt. Um geeignete Kandidaten zu finden, muss die Stellenanzeige genau vorgeben, welche Erfahrung für die Stelle erforderlich ist, wie hoch die Anforderungen sind und wie sich der zukünftige Mitarbeiter für die offene Stelle qualifizieren kann. Darüber hinaus sollte die Stellenanzeige alle wichtigen Informationen bezüglich der Möglichkeiten einer Bewerbung enthalten.

Unser Tipp: Ein direkter Ansprechpartner samt E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind ein absolutes Muss, um mit der Stellenanzeige eine hohe Anzahl von Bewerbungen geeigneter Kandidaten zu generieren!

Kanäle auswählen, um Reichweite in der Zielgruppe zu erhalten

Damit Arbeitgeber möglichst schnell potenzielle Mitarbeiter finden, müssen sie auf die richtigen Recruiting-Kanäle setzen. Je nach Branche und offener Stelle eignet sich nicht jeder Recruiting-Kanal für jeden Job. Darüber hinaus spielen Online-Medien eine immer wichtigere Rolle beim Personalmarketing. Arbeitgeber haben folgende Möglichkeiten, um Active Recruiting zu betreiben und potenzielle Bewerber zu erreichen:

Jobbörsen: Online-Jobbörsen sind eine gute Option, um eine hohe Anzahl von Bewerbern zu erreichen und schnellstmöglich neue Mitarbeiter zu finden. Als derzeit besonders gefragt gelten beispielsweise Jobbörsen wie Monster.de, meinestadt.de, Stepstone und Indeed.

Karriereseiten: Die meisten Firmen haben auf der Website ihres Unternehmens auch eine Online-Karriereseite. Hier finden Kandidaten freie Stellen und aktuell verfügbare Jobs. Die eigene Karriereseite ist eine gelungene Option, um geeignetes und gutes Personal zu finden.

Soziale Netzwerke: Social Media wird bei der Suche nach Mitarbeitern und beim Recruiting immer wichtiger. Social Media-Kanäle haben den Vorteil einer besonders großen Reichweite. Somit ist es sehr wahrscheinlich, über das Social-Media-Recruiting und Plattformen wie Facebook, LinkedIn, XING und Co. einen passenden Mitarbeiter zu finden, der dem gewünschten Profil für den ausgeschriebenen Job entspricht.

Personalberater: Für Arbeitgeber bieten externe Personaldienstleister die Möglichkeit, schnell passende Mitarbeiter zu finden und die für das Recruiting aufgewendete Zeit auf ein Mindestmaß zu verkürzen. Gerade bei der Suche nach Arbeitnehmern für spezialisierte Positionen oder nach Führungskräften sind Personalberater und Headhunter eine interessante Alternative zur eigenständig durchgeführten Mitarbeitersuche. Sie wissen oftmals genau, wie sie für Arbeitgeber potenzielle Kandidaten ausfindig machen und greifen hierfür auf ein umfangreiches Netzwerk an geeigneten Fachkräften zurück. 

Bewerber sichten

Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, müssen diese geprüft und geordnet werden. Dies übernimmt die Personalverwaltung oder eine externe Personalberatung. Dabei wird geprüft, ob sich ein Bewerber für die Stelle qualifiziert oder nicht. In beiden Fällen gilt es, den Kandidaten eine zeitnahe Rückmeldung zu geben. Dies wirkt sich positiv innerhalb der Candidate Journey aus und verbessert somit das Image als Arbeitgeber.

Vorstellungsgespräch

Die besten Bewerber werden anschließend zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen. Sie bieten sowohl für Arbeitgeber als auch eventuelle neue Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu präsentieren und alle offenen Fragen zu klären. In vielen Fällen werden auch Eignungstests durchgeführt oder es wird die Teilnahme an einem Assessment Center verlangt. Mit solchen Maßnahmen lässt sich testen, ob sich die Kandidaten als Arbeitnehmer im Hinblick auf spezielle Anforderungen der zu besetzenden Stelle wirklich eignen.

Auswahlentscheidung

Im letzten Schritt der Mitarbeitersuche wählen Unternehmen den am besten geeigneten Mitarbeiter aus. Im Idealfall wird die Entscheidung für passendes Personal nicht nur von Personalern, sondern auch von direkten Vorgesetzten, der Fachabteilung und ggf. der Geschäftsleitung getroffen. Denn zum großen Teil arbeitet der Arbeitnehmer später mit diesen Personen zusammen. Somit ist ein professioneller sowie persönlicher Kontakt unerlässlich. Sobald ein Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet wird, ist der Recruiting-Prozess mit Abschluss der Personalauswahl erfolgreich abgeschlossen.

Recruiting-Trends der Zukunft

Die Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt zeigen, dass Bewerber einen zunehmenden Wert auf mehr Flexibilität im Job legen. Eine ausgewogene Work-Life-Balance, mit der sich Beruf und Familie besser vereinbaren lassen, ist für viele Mitarbeiter ein essenzieller Faktor, wenn es um die Suche nach einem neuen Arbeitgeber geht. Eine gezielte Ausrichtung der Unternehmenskultur in diese Richtung schafft für Unternehmen verschiedene Optionen, um aus geeigneten Bewerbern gute Mitarbeiter zu machen und sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren.

Das Employer Branding ist daher für eine erfolgreiche Suche nach geeignetem Personal und motivierten Mitarbeitern ein erfolgsentscheidender Faktor. Die Schaffung einer Arbeitgebermarke verbessert nicht nur die Chance, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, die zum Unternehmen passen, sie erzeugt auch eine höhere Bindung zum Arbeitgeber. Hier wird das Social Recruiting immer bedeutsamer.