Personalstrategie: Definition, Ziele, Entwicklung und Praxisbeispiele für die HR Strategie

Die Personalstrategie stellt einen langfristigen Fahrplan für das Personalmanagement in einem Unternehmen dar. Sie dient der Umsetzung von Unternehmenszielen im Hinblick auf das HR und stellt eine wichtige Orientierung für Mitarbeiter des Personalwesens dar, anhand derer sie ihre Arbeit ausrichten. Ohne eine fundierte und klar entwickelte Personalstrategie ist das erfolgreiche Management eines Unternehmens in der heutigen Zeit kaum mehr möglich.

Mit Hilfe der Strategie werden Nachwuchstalente angeworben und Mitarbeiter im Unternehmen langfristig betreut und gefördert. Ein Unternehmen mit einer guten Personalstrategie ist in der Lage, in komplexen Situationen souverän und effektiv zu agieren. Die Personalstrategie wird entwickelt durch HR, Geschäftsleitung und Führungskräfte eines Unternehmens. Dadurch fließen Unternehmensziele und Unternehmensstrategie ergebnisorientiert in die HR-Strategie mit ein.

Was wird unter dem Begriff Personalstrategie verstanden?

Die Personalstrategie, auch als HR-Strategie bekannt, ist laut Definition ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensstrategie. Eine effektive Personalstrategie gehört zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren in jedem Unternehmen. Die HR-Strategie legt übergreifend fest, welche Mitarbeiter welche Aufgaben bearbeiten, definiert Faktoren für eine effiziente gemeinsame Arbeit zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen und umfasst einen Maßnahmenkatalog für die Gewinnung von Fachkräften. Auch die Senkung der Personalkosten ist eine Komponente der Personalstrategie. Sie ist ein zentrales HR-Fokusthema und gilt daher als Ziel des strategischen Personalmanagements.

Die Entwicklung einer Strategie für das Personalmanagement spielt eine bedeutende Rolle für den Unternehmenserfolg, denn sie spart Zeit und Kosten ein und unterstützt ein Unternehmen dabei, im Wettbewerb zu bestehen. Dazu trägt sie zur Erreichung der Unternehmensziele bei, weshalb der HR-Bereich als strategischer Partner der Unternehmensleitung gilt.

Als Teil der Unternehmensstrategie erfolgt die strategische Ausrichtung des Human-Resource-Bereichs individuell mit Blick auf die Kernthemen und Probleme der Personalarbeit eines Unternehmens. Daher sind Geschäftsleitung und Führungskräfte eng in die Festlegung der Personalstrategie einzubinden.

Welche Ziele verfolgt die HR-Strategie?

Die wesentlichen Aspekte und Ziele der HR-Strategie in einem Unternehmen umfassen die folgenden Kriterien:

• langfristige Bindung von Mitarbeitern,

• Rekrutierung neuer Mitarbeiter,

• Steigerung und Optimierung der Mitarbeiterzufriedenheit,

• Überarbeitung der Personalstruktur und Verringerung der Personalkosten sowie

• Planung und Umsetzung von Aus- Weiterbildungen des Personals.

Die HR-Strategie regelt darüber hinaus die Zuständigkeiten von Mitarbeitern, wenn es um bestimmte Aufgabenbereiche geht, und enthält Maßgaben für die konkrete Zusammenarbeit. Wesentliche Zielsetzungen der strategischen Ausrichtung des HR sind zudem die Gewinnung der richtigen Mitarbeiter sowie die Maßnahmen, mit denen diese rekrutiert werden. Generell enthält die Personalstrategie eine Beschreibung der Bedingungen, unter denen die Zusammenarbeit auf bestmögliche Weise gelingen kann.

Wie sieht die Entwicklung einer Personalstrategie aus?

Damit eine Personalstrategie und das strategische Personalmanagement optimale Erfolgsaussichten haben, ist es wichtig, alle Beteiligten in den Prozess einzubinden, die einen Einfluss auf die strategische Umsetzung der Maßnahmen des Personalwesens und die HR-Aktivitäten haben. Akteure sind demnach die Personalabteilung, die Führungskräfte sowie das Management des Unternehmens.

Interne Analyse der strategischen Ausgangsposition

Bevor es an die Planung der Personalstrategie für das HR geht, ist der Ist-Zustand zu analysieren, um festzustellen, in welcher Ausgangslage sich das Personalmanagement befindet. Geklärt wird hierbei, wie viel Personal vorhanden ist, an welchen Stellen Mitarbeiter effizient zusammenarbeiten und an welchen nicht und in welchen Unternehmensbereichen Unterstützungsbedarf herrscht. Eruiert wird dies über Befragungen, in denen die Qualität der Arbeit, die Mitarbeiterzufriedenheit und andere Punkte erhoben werden. Sie erfolgen durch persönliche Gespräche oder interne anonyme Umfragen.

Externe Rahmenbedingungen für die HR-Strategie

Neben unternehmensinternen Faktoren spielen auch die externen Bedingungen des Unternehmens eine Rolle, wenn Management, Personalwesen und Führungskräfte eine Personalstrategie für das HR entwickeln möchten. Um eine erfolgreiche Personalstrategie zu erreichen und sie gezielt umzusetzen, muss daher bekannt sein, welche technologischen und gesellschaftlichen Trends relevant sind und wie die wirtschaftliche Entwicklung aussieht. Darüber hinaus werden die Wettbewerbssituation, die aktuelle Wahrnehmung der Employer Brand sowie der Arbeitsmarkt und die momentane Verfügbarkeit von Fachkräften überprüft.

Formulierung eines Leitbilds für das HR

Auf Grundlage der Ist-Analyse entwickeln HR-Abteilung bzw. HR-Management und die Unternehmensleitung Schritt für Schritt konkrete Ziele sowie ein Leitbild für die Personalstrategie. Hierbei werden drei bis fünf der wichtigsten Zielsetzungen definiert. Sie fungieren als Grundgerüst und bestimmen die wesentlichen Aufgaben, die im Hinblick auf die HR-Organisation zu bearbeiten sind.

Zu beachten ist die langfristige Auslegung der strategischen Ziele für das HR. Dies bedeutet, dass Veränderungen eine gewisse Zeit benötigen, bis sie eintreten und entsprechend mess- und überprüfbar sind. Die Zielsetzungen sollten gemäß der SMART-Regel spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar sein.

Erarbeitung von Handlungsfeldern für die strategische HR-Arbeit

Im nächsten Schritt ist der Ist-Zustand mit den Zielen zu vergleichen, um darauf basierend Handlungsoptionen im Hinblick auf die Personalarbeit zu entwickeln. Dies sollte ein breites Spektrum an Handlungsfeldern sein, die anschließend anhand folgender Faktoren bewertet werden:

• Kosten für die jeweiligen Maßnahmen,

• mögliche Risiken,

• Umsetzbarkeit der Aktivitäten sowie

• deren Nutzen.

Mithilfe dieser Fragestellungen können die besten Optionen ausgewählt und als operative HR-Prozesse der strategischen Personalarbeit festgelegt werden.

Formulierung Personalstrategie

Die entwickelten Handlungsoptionen werden in diesem Schritt in eine konkrete Formulierung der Strategie für das HR übernommen. Dabei ist die Kommunikation der HR-Strategie an die Mitarbeiter zu berücksichtigen und entsprechend auf Verständlichkeit und eine logische Struktur der formulierten Strategie zu achten.

Genau wie bei der Unternehmensstrategie dient die Formulierung der HR-Strategie dazu, das gesamte Personal von deren Nutzen zu überzeugen, damit alle gemeinsam an der Erreichung der Unternehmensziele arbeiten. Die Strategie für das HR sollte daher übersichtlich sein, klare Zielsetzungen formulieren und Gründe für die geplanten Aktivitäten und deren Priorisierung liefern.

Interne und externe Kommunikation der HR-Strategie

Die ausformulierte HR-Strategie wird im folgenden Schritt in das gesamte Unternehmen kommuniziert. Dieser Prozessschritt ist als Erfolgsfaktor nicht zu unterschätzen, denn je verständlicher und sinnvoller die Aktivitäten dem Personal erscheinen, desto höher ist deren Motivation, zur Umsetzung der strategischen Ausrichtung des HR beizutragen. Dies trägt auch zu einer optimalen Mitarbeiterbindung bei und erhöht die Chancen, die festgelegten Ziele zu erreichen.

Zudem sollte die Personalabteilung deutlich machen, dass sie bei Rückfragen als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Auch die Kommunikation nach außen ist zu planen und umzusetzen. Dadurch werden ein konkretes Image und eine Arbeitgebermarke erzeugt, die bei der Personalbeschaffung und beim Talentmanagement unterstützen.

Erfolgskontrolle

Um den Nutzen und die Zielerreichung durch die HR-Strategie zu überprüfen, ist der Erfolg der Aktivitäten durch das Human Resources regelmäßig zu überprüfen. Dies ermöglicht eine zeitnahe Optimierung der Personal- und Unternehmensstrategie und die Anpassung einzelner Handlungsfelder im Hinblick auf die Erreichung geschäftlicher Ziele.

Nützliche Tools für das Thema Personalstrategie sind HR-Kennzahlen, die den Erfolg messbar machen, sowie externe Benchmarks, durch die das Personalwesen des Unternehmens einen Vergleich mit Wettbewerbern anstellt. Für die Erfolgskontrolle sind verschiedene Fragestellungen zu bearbeiten:

• Welche Ziele werden über welche Kennzahlen überprüft?

• An welcher Stelle erfolgt die Erhebung?

• Welche Methoden werden für die Erfolgskontrolle eingesetzt?

• Wie häufig erfolgt die Kennzahlenerhebung?

• Wie werden die Ergebnisse der Erfolgskontrolle präsentiert?

Welche Praxisbeispiele gibt es für die Umsetzung eines erfolgreichen strategischen Personalmanagements?

Das Bewusstsein für die Bedeutung der Personalstrategie für HR-Themen, die Mitarbeiterbindung und den gesamten Unternehmenserfolg ist in den letzten Jahren stark angestiegen. Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial einer erfolgreichen HR-Strategie für das Management personeller Ressourcen und die Chancen, die das strategische HR-Management eröffnet. Gerade in Zeiten der digitalen Transformation und des demografischen Wandels schafft die Personalstrategie vielfältige Möglichkeiten, in einem wachsenden und sich ändernden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Der Erfolg eines Unternehmens kann zum Beispiel durch die strategische Personalplanung und ein frühzeitiges Recruiting von Fachkräften sichergestellt werden, das über externe Stellenanzeigen oder intern durch Aufstiegsbesetzungen abgedeckt wird. Die strategische Personalplanung ist ein wesentliches Instrument für den langfristigen Erfolg und gewährleistet, dass das passende Know-how an den richtigen Stellen vorhanden ist. 

Ein weiterer relevanter Faktor kann zum Beispiel die höhere Mitarbeiterbindung sein. Mögliche strategische Methoden, die dies erreichen, sind soziale Anreize für eine bessere Work-Life-Balance wie flexible Arbeitszeitmodelle sowie eine optimale Arbeitsplatzgestaltung, Prämiensysteme oder ein betriebliches Vorschlagswesen. Auch mehr Transparenz bei der Arbeitsbewertung sowie im Hinblick auf Entscheidungen des Unternehmens- und Personalmanagements ist ein Beispiel für eine durchdachte HR-Strategie und kann eine höhere Zufriedenheit des Personals erzeugen.

Was ist für eine erfolgreiche Strategie des HR zu beachten?

Eine erfolgreiche Personalstrategie zeichnet sich durch ausreichende Flexibilität aus, da sie dem Bereich Human Resources ermöglicht, sich zeitnah an veränderte Rahmen- und Umweltbedingungen anzupassen. Darüber hinaus sollten alle Schritte und Maßnahmen der Strategie des Human Resource Managements transparent und offen im Unternehmen kommuniziert werden.

Damit das strategische HR-Management die gewünschten Effekte hat, muss es täglich im Betrieb gelebt und umgesetzt werden. Hier kommt es darauf an, dass die HR-Abteilung eine gute Kommunikation sowohl zur Führungsebene als auch zu den Mitarbeitenden pflegt und die HR-Strategie tagtäglich selbst vorlebt. Hierbei hilft es, vor allem die Beschäftigten als interne Kunden zu betrachten und ihre Belange ernst zu nehmen.

Ein lückenloses strategisches HR Controlling schafft zudem Raum, um mögliche Fehler direkt auszugleichen. Dies erhöht die Effizienz der strategischen Personalarbeit und befähigt das Personalmanagement dazu, auf neue Herausforderungen zu reagieren.

Für die strategische Personalplanung ist es zudem unerlässlich, über eine gute HR-Software zu verfügen, denn die Gewinnung von Fachkräften ist im Zuge der Digitalisierung ohne die entsprechenden Tools auf dem heutigen Arbeitsmarkt kaum mehr möglich. 

Der relevanteste Erfolgsfaktor einer guten HR-Strategie ist das Bewusstsein, dass es sich um ein lebendes, wachsendes Dokument handelt, das immer wieder neu betrachtet und angepasst wird. Bleibt all dies stets im Bewusstsein der Entscheidungsträger, eröffnet die strategische Analyse und Planung personalwirtschaftlicher Aktivitäten eine ganze Reihe an Erfolgsperspektiven.