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Personalrecruiting: Definition, Aufgaben, Instrumente, Ablauf und Trends

Lisa Rätze
Lesezeit: ca. 9 Minuten

Die Zeiten, in denen geeignetes Personal aufgrund einer Stellenanzeige schnell gefunden werden konnte, sind vorbei. Heute sind Mitarbeiter die wichtigste Ressource eines Unternehmens und die Personalrekrutierung eine bedeutende Stütze der Zukunftssicherung. Mit den Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt hat sich auch das Personalrecruiting verändert. In diesem Beitrag soll deshalb das moderne Recruiting mit den dazugehörigen Aufgaben, Instrumenten und Abläufen thematisiert werden.

Wie ist die Definition von Personalrecruiting als Teildisziplin im HR?

Das Personalrecruiting ist ein Bestandteil des Personalmanagements, welcher versucht das Unternehmen mit passendem Personal auszustatten. Damit haben die Recruiter die konkrete Stellenbesetzung zum Ziel. Sie versuchen das Unternehmen quantitativ und qualitativ mit geeigneten Bewerbern zu versorgen und so den Personalbedarf zu decken. 

Mitarbeiter zu finden und zu binden gelingt im Recruiting heute nicht mehr mit einer einfachen Stellenanzeige. Die Wünsche und Bedürfnisse der Bewerber zu kennen und zu adressieren spielt eine zentrale Rolle in der Personalrekrutierung. Aus diesem Grund ist auch der Bereich des E-Recruitings heute von großer Bedeutung für die Personalbeschaffung, denn die Kandidaten sollen dort abgeholt werden, wo sie sich am meisten aufhalten - im Internet. 

Welche Aufgaben übernimmt die Personalrekruitierung für Unternehmen?

Die Hauptaufgabe für Recruiter besteht darin, eine offene Stelle mit einem passenden Kandidaten neu zu besetzen. Früher standen dabei vor allem administrative Aufgaben im Vordergrund, während im Recruiting heute eher auf Active Sourcing und direkte Ansprachen gesetzt wird. 

Im Folgenden sollen die wichtigsten Aufgaben im modernen Recruiting vorgestellt werden: 

Personalplanung 

Das Recruiting überwacht und plant langfristig wie viel und welches Personal im Unternehmen benötigt wird. Die Herausforderung besteht darin, die richtige Anzahl von Mitarbeitern zu beschäftigen, sodass die internen Prozesse optimal ablaufen können. In diesen Aufgabenbereich zählt auch die Kenntnis und Berücksichtigung der Unternehmensentwicklung und -pläne, damit sich das Personal flexibel mitentwickeln kann. 

Erstellung von Anforderungsprofilen 

Personalrecruiter müssen sich mit den einzelnen Fachabteilungen auseinandersetzen, um die konkreten Anforderungen an die Bewerber in Erfahrung zu bringen. Aus diesem Austausch heraus können sie Anforderungsprofile anfertigen, in denen beschrieben ist, welche Qualifikationen, Fachkenntnisse oder Referenzen ein Bewerber mitbringen sollte. 

Stellenausschreibung 

Mithilfe des Anforderungsprofils wird eine Stellenanzeige verfasst und anschließend veröffentlicht. Dieser Aufgabenbereich mag einfach erscheinen, doch es braucht einiges an Know-How, um ein ansprechendes Stellenangebot zu verfassen. Wichtige Fragen dürfen für die potenziellen Bewerber auf keinen Fall offen bleiben, sonst werden sie von einer Bewerbung eher absehen. 

Neben dem Verfassen der Stellenanzeige sorgt das Personalrecruiting auch dafür, dass die Anzeige gesehen wird. Das wird heute vor allem durch zielgruppenspezifisches Multiposting in sozialen Netzwerken und verschiedenen Jobbörsen erreicht. Somit zählt auch die Analyse und Auswahl passender Recruitingkanäle zum Aufgabenbereich der Personalrekrutierung. 

Kontaktaufnahme 

Die eingegangenen Bewerbungen werden im Recruiting-Prozess sortiert und es wird eine Vorauswahl getroffen. Zu den Kandidaten, die die festgelegten Anforderungen erfüllen, nehmen Recruiter persönlich Kontakt auf. Sie laden zu Gesprächen ein und Verteilen im weiteren Prozess Zu- oder Absagen. 

Interviewführung 

Ein Jobinterview ist heute mehr als ein Vorstellungsgespräch. Die Personaler wollen ermitteln, ob ein Bewerber die Werte des Unternehmens teilt und ob es ein Cultural Fit gibt. Sie wollen herausfinden, welche Karriere die Kandidaten anstreben und welche Motive sie bei ihrer Arbeit verfolgen. Dabei sollte eine ungezwungene Atmosphäre herrschen und nach dem strukturierten Interview, darf es im besten Fall auf keiner Seite mehr offene Fragen geben. 

Bewerberauswahl

Auf Grundlage der Bewerbungsunterlagen und persönlichen Interviews treffen Recruiter, meist nach Rücksprache mit den Fachabteilungen, eine Personalauswahl. Dafür benötigen sie analytische Kenntnisse, um ihre Entscheidung auf Fakten basierend und nicht nur aus dem Gefühl heraus zu treffen. 

Active Sourcing 

Durch aktuelle Entwicklungen des Arbeitsmarktes und vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ist das "Post and pray-Verhalten" in der Personalrekrutierung heute veraltet und führt nicht länger zu den gewünschten Erfolgen. Um die besten Mitarbeiter für das eigene Unternehmen gewinnen zu können, müssen diese direkt angesprochen und umworben werden. Das gelingt Recruitern über Karrierenetzwerke wie LinkedIn oder Xing. 

Aufbau von Talentpools 

Zur Aufgabe des Personalrecruitings gehört auch der Aufbau und die Pflege eines Talentpools. In diesem Pool werden die Metadaten potenzieller High Potentials und Second Best Kandidaten gespeichert und verwaltet. Die Daten von vielversprechenden Werkstudenten und Praktikanten können so zum Beispiel hinterlegt und zu einem passenden Zeitpunkt verwendet werden. 

Welche Methoden und Instrumente gibt es im Personalrecruiting?

Im Recruiting gibt es heute viele verschiedene Möglichkeiten, um passende Kandidaten zu finden und anzusprechen. Konkrete Instrumente ordnen sich meistens größeren Strategien unter, die im Recruiting-Prozess verfolgt werden. 

Eine Methode, die insbesondere bei schwer zu besetzenden Stellen wie Führungspositionen erfolgreich zu sein scheint, ist das Active Sourcing. Wie bereits beschrieben, geht es beim Active Sourcing um die eigenständige Recherche von geeigneten Bewerbern, zum Beispiel in Form von Profile Mining in Karrierenetzwerken. Kandidaten werden dann individuell kontaktiert und Personaler versuchen sie im weiteren Verlauf als Mitarbeiter zu gewinnen und an das Unternehmen zu binden. 

Im Zuge des Active Sourcings kann in der Personalrekrutierung auf folgende Instrumente zurückgegriffen werden: 

Employer Branding ist eine weitere Methode, die parallel zum Active Sourcing genutzt werden kann. Durch Employer Branding versucht ein Unternehmen eine starke und attraktive Arbeitgebermarke aufzubauen und zu bewerben. Diese Employer Brand soll Kandidaten ansprechen und das Recruiting somit erleichtern. Die dazugehörige Botschaft kann von Recruitern auf verschiedenen Kanälen verbreitet und an die gewünschte Zielgruppe angepasst werden. 

Die Instrumente, die für das Employer Branding eingesetzte werden, überschneiden sich teilweise mit den bereits genannten. Vor allem die Unternehmenswebsite oder Karriereseite ist bedeutend für diese Strategie. Daneben können folgende Mittel eine Rolle spielen bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter: 

  • Employer Value Proposition,

  • Imagevideos und authentische Unternehmenseinblicke,

  • Einbindung von Portalen für Arbeitergeberbewertungen wie kununu oder Glassdoor,

  • Teilnahme an Arbeitgeberwettbewerben,

  • Mitarbeiter als Markenbotschafter.

Beide Strategien lassen sich unter dem Credo "Personalmarketing" zusammenfassen. Heute müssen Recruiter offene Stellen in ihrem Betrieb aktiv vermarkten, um Bewerber ansprechen und für sich gewinnen zu können.

Bisher beschriebene Maßnahmen richteten sich vor allem an die externe Personalrekrutierung. Tatsächlich kann bei den Methoden zwischen interner und externer Personalbeschaffung unterschieden werden. Bei der internen Personalbeschaffung versucht das Personalrecruiting Stellenangebote an bereits angestellte Mitarbeiter weiterzuleiten oder talentierte Angestellte beruflich weiterzubilden. Für diesen Weg der Personalgewinnung werden u.a. Instrumente wie interne Newsletter mit Stellenangeboten und Weiterbildungsprogramme eingesetzt.

Wie läuft Personalrekrutierung von der Bedarfsanalyse über die Stellenanzeige bis zur Auswahlentscheidung ab?

Dieser prototypische Verlauf orientiert sich an der externen Personalsuche, da interne Stellenausschreibungen nach wie vor weniger häufig sind und meist wesentlich verkürzt ablaufen. 

Der Recruitingsprozess kann in vier verschiedene Phasen unterschieden werden:

  1. Personalplanung,

  2. Stellenausschreibung,

  3. Bewerbermanagement und -auswahl,

  4. Entscheidung und Einstellung.

In jedem Schritt dieses Prozesses kommt es darauf an, dass die Kandidaten einen positiven Eindruck vom Betrieb und dem Bewerbungsprozess haben. Eine positive Candidate Experience bzw. Candidate Journey trägt dazu bei, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird. 

Im ersten Schritt, der Personalplanung, werden die Bedarfe der einzelnen Abteilungen analysiert. Dies geschieht in Zusammenhang mit der Betrachtung der Unternehmensziele und der Entwicklungsrichtung. Anschließend können passend zu den festgestellten Bedarfen die Anforderungsprofile für die Kandidaten entwickelt werden. 

Danach folgt die Stellenausschreibung. Vor dem Verfassen der Stellenanzeige wird analysiert, welche Zielgruppe angesprochen werden soll. Eine erfolgreiche Anzeige sollte die wichtigsten Informationen über die Stelle bereithalten und zielgruppenspezifische Wünsche adressieren. Ist die Anzeige erstellt, wird anhand der vorherigen Überlegungen ermittelt, welche Recruiting-Kanäle sich am besten für die Verbreitung des Stellenangebots eignen. Zuletzt wird die Anzeige über geeignete Kanäle verbreitet. 

In der Phase des Bewerbermanagements müssen die Abläufe reibungslos sein, um die Bewerbungsphase möglichst kurz zu halten. Die Bewerber erwarten vor allem bei Online-Bewerbungen schnelle Reaktionen und Antworten. Aus diesem Grund ist ein erstes Pre-Scanning der Bewerbungsunterlagen ein wichtiger Schritt, um eine Vorauswahl zu treffen. Meistens werden hierbei nur die harten Fakten einer Bewerbung für den Job berücksichtigt.

Anschließend haben Personaler die Möglichkeit, die Fachkraft oder Führungskraft zu einem persönlichen Interview einzuladen. Im Bewerbungsprozess kann es auch mehrere Interview-Runden, unter anderem mit den betreffenden Team-Leads, geben. Nun werden die Soft Skills der potenziellen Mitarbeiter erfragt und es wird überprüft, ob der Cultural Fit passt. 

Nachdem ausreichend Daten gesammelt worden und die Bewerber einen persönlichen Eindruck hinterlassen konnten, trifft HR zusammen mit der Fachabteilung und dem Management eine Entscheidung. Diese kann durch intelligente Systeme unterstützt werden, die die Bewerberdaten vergleichen und so eine rationale Auswahl treffen. In Zusammenhang mit der persönlichen Einschätzung kann eine ideale Besetzung der offenen Stelle vorgenommen werden. Zuletzt begleitet die Personalabteilung neue Mitarbeiter häufig noch bei der Vertragsunterzeichnung und im Onboarding. 

Wie wird sich Personalbeschaffung in Zukunft verändern?

Aufgrund des demografischen Wandels und veränderter Anforderungen der jungen Generationen an ihre Arbeit, kommen auf den Arbeitsmarkt und somit auch auf das Personalmanagement einige Herausforderungen zu. Der zunehmende Fachkräftemangel wird eine der größten zukünftigen Herausforderungen für die Personalbeschaffung. Auch erfolgreiche Personaler müssen demnach mit geringeren Bewerberzahlen und härterem Konkurrenzkampf um passende Kandidaten rechnen. 

Der Konkurrenzkampf ist schon jetzt besonders spürbar bei den High Potentials, jungen und gute ausgebildeten Bewerbern. Schon heute kann Generation Y sich in viele Branchen aussuchen, wo sie arbeiten möchten. Die Betriebe müssen sich den Mitarbeitern anpassen und Bedürfnisse wie eine gute Work-Life-Balance abdecken können, um für diese Zielgruppe attraktiv zu sein. Für die Personalrekrutierung bedeutet das, auf Strategien wie Employer Branding zu setzen und bei der Ansprache von Bewerbern ihre Wünsche zielgerichtet zu adressieren. Zusätzlich müssen interne Prozesse so effizient wie möglich ablaufen, um die Time-to-hire kurz zu halten, sodass die besten Kandidaten nicht abspringen. 

Aufgrund der flächendeckenden Digitalisierung und der zunehmenden Einbindung von Social Media in das Personalrecruiting, müssen Personaler sich in Zukunft noch stärker mit neuen Tools und digitalen Kompetenzen befassen. Moderne IT-Lösungen können Auswahlverfahren für Bewerber nicht nur beschleunigen und strukturieren, sie können auch wichtige Daten zur Verfügung stellen. Diese Daten bieten die Möglichkeit, den Entscheidungsprozess zu erleichtern und vor Fehleinschätzungen zu bewahren. 

Eine höchst dringliche Herausforderung, die durch die Corona-Krise weiter verschärft wurde, ist der Personalmangel im Personalrecruiting selbst. Laut dem Handelsblatt, das sich auf Daten des Personaldienstleisters Hays beruft, stiegen die Stellenausschreibungen für Personal im vierten Quartal 2021 um 93%. Recruiter suchen somit immer häufiger selbst. Diesem Umstand muss in naher Zukunft entgegengewirkt werden, um die Personalbeschaffung in den Unternehmen zu unterstützen. 

Quelle: 

https://www.handelsblatt.com/karriere/recruiting-93-prozent-mehr-hr-stellen-als-vor-corona-so-hart-trifft-der-recruitermangel-deutschlands-unternehmen/28079544.html

Über die Autorin: Lisa Rätze
Lisa Rätze

Lisa Rätze ist Redakteurin bei hiral für HR-Themen. Sie hat einen Abschluss für das Studium Lehramt an Grundschulen, unter anderem mit dem Studienfach Deutsch, und befindet sich nun im Bachelor für Psychologie. Ihr Fokus liegt auf Persolmanagement und Recruiting.

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