Personalrecruiting: Definition, Aufgaben, Instrumente, Ablauf und Trends

Die Zeiten, in denen Arbeitgeber geeignetes Personal aufgrund einer Stellenanzeige schnell finden können, sind vorbei. Heute sind Mitarbeiter die wichtigste Ressource eines Unternehmens und die Personalrekrutierung eine bedeutende Stütze der Zukunftssicherung. Mit den Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt hat sich auch das Personalrecruiting verändert. In diesem Beitrag soll deshalb das moderne Recruiting mit den dazugehörigen Zielen, Aufgaben, Methoden und Abläufen thematisiert werden.

Wie ist die Definition von Personalrecruiting als Teildisziplin im HR?

Das Personalrecruiting ist ein Bestandteil des Personalmanagements, welcher versucht, das Unternehmen mit passendem Personal auszustatten. Damit haben Verantwortliche für das Recruiting die konkrete Stellenbesetzung zum Ziel. Sie versuchen, das Unternehmen quantitativ und qualitativ mit geeigneten Bewerbern zu versorgen und so den Personalbedarf des Unternehmens zu decken. 

Mitarbeiter zu finden und zu binden gelingt im Recruiting heute nicht mehr mit einer einfachen Stellenanzeige. Die Wünsche und Bedürfnisse der Bewerber zu kennen und zu adressieren spielt eine zentrale Rolle in der Personalrekrutierung. HR-Manager und Recruiting-Verantwortliche sind dazu angehalten, bei der Personalrekrutierung neue Wege zu gehen, um geeignetes Personal für einen Job zu finden. Aus diesem Grund ist auch der Bereich des E-Recruitings und des Social Recruitings heute von großer Bedeutung für die Personalbeschaffung, denn die potenziellen Mitarbeiter eines Unternehmens sollen dort abgeholt werden, wo sie sich am meisten aufhalten - im Internet und vor allem in den sozialen Netzwerken. Diese Kanäle ermöglichen es Personalern, unkompliziert Kontakt zu Fachkräften aufzunehmen und das Recruitment so effektiver umzusetzen.

Auch die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber über das Employer Branding nimmt eine zunehmende Bedeutung für das Recruitment ein, weshalb es ein entscheidender Erfolgsfaktor sein kann, wenn Unternehmen entsprechende Strategien in die Zielplanung aufnehmen. Der Fachkräftemangel sorgt dafür, dass Bewerber sich ihren Arbeitgeber gezielt aussuchen, nicht umgekehrt. 

Welche Aufgaben übernimmt die Personalrekruitierung für Unternehmen?

Die Hauptaufgabe für Recruiting-Verantwortliche besteht darin, eine offene Stelle im Unternehmen mit einem passenden Bewerber neu zu besetzen, und das in möglichst kurzer Zeit. Früher standen dabei vor allem administrative Aufgaben im Vordergrund, während im Recruiting heute eher auf Active Sourcing und direkte Ansprachen gesetzt wird. 

Im Folgenden sollen die wichtigsten Aufgaben im modernen Recruitment vorgestellt werden: 

Personalplanung 

Das Recruiting überwacht und plant langfristig, wie viel und welches Personal im Unternehmen benötigt wird. Die Herausforderung besteht darin, die richtige Anzahl von Mitarbeitern zu beschäftigen, sodass die internen Prozesse im Unternehmen optimal ablaufen können. Zu diesem Aufgabenbereich zählen auch die Kenntnis und Berücksichtigung zentraler Themen der Unternehmensentwicklung und -pläne, damit sich das Personal flexibel mitentwickeln kann. 

Erstellung von Anforderungsprofilen 

Personalrecruiter müssen sich mit den einzelnen Fachabteilungen des Arbeitgebers auseinandersetzen, um die konkreten Anforderungen an die Bewerber in Erfahrung zu bringen. Aus diesem Austausch heraus können sie Anforderungsprofile anfertigen, in denen beschrieben ist, welche Qualifikationen, Fachkenntnisse oder Referenzen ein Bewerber mitbringen sollte. 

Stellenausschreibung 

Mithilfe des Anforderungsprofils wird eine Stellenanzeige verfasst und anschließend veröffentlicht. Dieser Aufgabenbereich mag einfach erscheinen, doch es braucht einiges an Know-how, um ein ansprechendes Stellenangebot zu verfassen. Wichtige Fragen dürfen für die potenziellen Bewerber auf keinen Fall offen bleiben, sonst werden sie von einer Bewerbung eher absehen. Dazu ist ein klarer Ansprechpartner zu benennen, zu dem potenzielle Kandidaten bei Rückfragen Kontakt aufnehmen können.

Neben dem Verfassen der Stellenanzeige sorgt das Personalrecruiting auch dafür, dass die Anzeige des Unternehmens gesehen wird. Das wird heute vor allem durch zielgruppenspezifisches Multiposting in sozialen Netzwerken und verschiedenen Online-Jobbörsen erreicht. Somit zählt auch die Analyse und Auswahl passender Recruitingkanäle zum Aufgabenbereich der Personalrekrutierung in der heutigen Zeit. 

Kontakt aufnehmen 

Die im Unternehmen eingegangenen Bewerbungen werden im Recruiting-Prozess sortiert und es wird eine Vorauswahl getroffen. Zu den Bewerbern, die die festgelegten Anforderungen erfüllen, nehmen Recruiter als Ansprechpartner persönlich Kontakt auf. Sie laden zu Gesprächen ein und verteilen im weiteren Prozess Zu- oder Absagen. 

Interviewführung 

Ein Jobinterview ist heute mehr als ein Vorstellungsgespräch beim potenziellen Arbeitgeber. Die Personaler wollen ermitteln, ob ein Bewerber die Werte des Unternehmens teilt und ob es ein Cultural Fit gibt. Darüber hinaus möchten sie herausfinden, welche Karriere die Kandidaten anstreben und welche Motive sie bei ihrer Arbeit verfolgen. Dabei sollte eine ungezwungene Atmosphäre herrschen und nach dem strukturierten Interview darf es im besten Fall auf keiner Seite mehr offene Fragen geben. 

Bewerberauswahl

Auf Grundlage der Bewerbungsunterlagen und persönlichen Interviews treffen Recruiter, meist nach Rücksprache mit den Fachabteilungen, eine Personalauswahl. Dafür benötigen sie analytische Kenntnisse, um ihre Entscheidung auf Fakten basierend und nicht nur aus dem Gefühl heraus zu treffen. 

Active Sourcing 

Durch aktuelle Entwicklungen des Arbeitsmarktes und vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ist das "Post and pray-Verhalten" in der Personalrekrutierung heute veraltet und führt nicht länger zu den gewünschten Erfolgen. Um die besten Mitarbeiter für das eigene Unternehmen gewinnen zu können, müssen diese direkt angesprochen und umworben werden. Recruiter können einen solchen Kontakt am besten über die aktive Ansprache in Karrierenetzwerken wie LinkedIn oder Xing aufnehmen.  

Aufbau von Talentpools

Zur Aufgabe des Personalrecruitings gehört auch der Aufbau und die Pflege eines Talentpools. In diesem Pool führen, speichern und verwalten Personaler die Metadaten potenzieller High Potentials und Second-Best-Kandidaten. Arbeitgeber können so die Daten von vielversprechenden Werkstudenten und Praktikanten aufnehmen und zu einem passenden Zeitpunkt verwenden, wenn sie Mitarbeiter suchen. 

Welche Methoden und Instrumente gibt es im Personalrecruiting?

Im Recruiting gibt es heute viele verschiedene Möglichkeiten, um passende Kandidaten für den Arbeitgeber zu finden und anzusprechen und die zu einem erfolgreichen Personalrecruiting führen. Konkrete Instrumente ordnen sich meistens größeren Strategien unter, die im Recruiting-Prozess und der Personalgewinnung verfolgt werden. 

Eine Methode des Personalrecruitings, die insbesondere bei schwer zu besetzenden Stellen wie Führungspositionen erfolgreich zu sein scheint, ist das Active Sourcing. Wie bereits beschrieben, geht es beim Active Sourcing um die eigenständige Recherche von geeigneten Bewerbern, zum Beispiel in Form von Profile Mining in Karrierenetzwerken. Qualifizierte Fachkräfte werden dann individuell kontaktiert und Personaler versuchen, sie im weiteren Verlauf als Mitarbeiter zu gewinnen und an das Unternehmen zu binden. 

Im Zuge des Active Sourcings kann in der Personalrekrutierung auf folgende Instrumente zurückgegriffen werden: 

• Karriereseiten von Unternehmen,

• Talentpools,

• Social Media Recruiting,

• Karriereevents und Online-Jobbörsen,

• Mitarbeiterempfehlungen; auch Referral Sourcing.

Employer Branding ist eine weitere Methode des Recruitments und Personalmarketings, die parallel zum Active Sourcing genutzt werden kann. Durch Employer Branding versucht ein Unternehmen eine starke und attraktive Arbeitgebermarke, die Employer Brand, aufzubauen und zu bewerben. Diese Employer Brand soll geeignete Kandidaten und Fachkräfte ansprechen und das Recruiting somit erleichtern. Die zur Arbeitgebermarke dazugehörige Botschaft kann von Recruitern auf verschiedenen Kanälen verbreitet und an die gewünschte Zielgruppe angepasst werden. 

Die Instrumente, die für das Erzeugen einer Employer Brand eingesetzt werden, überschneiden sich teilweise mit den bereits genannten Maßnahmen des Personalrecruitings in einem Unternehmen. Vor allem die Unternehmenswebsite oder Karriereseite ist bedeutend für diese Strategie der Schaffung einer Arbeitgebermarke und richtige Bewerberansprache. Daneben können Unternehmen bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter folgende Mittel in die Auswahl an Recruiting-Methoden aufnehmen: 

• Employer Value Proposition,

• Imagevideos und authentische Unternehmenseinblicke,

• Einbindung von Portalen für Arbeitergeberbewertungen wie kununu oder Glassdoor,

• Teilnahme an Arbeitgeberwettbewerben,

• Mitarbeiter als Markenbotschafter.

Beide Strategien lassen sich unter dem Credo "Personalmarketing" zusammenfassen. Heute müssen Recruiter offene Stellen in ihrem Unternehmen aktiv und per E-Recruiting vermarkten, um Bewerber ansprechen und für den Arbeitgeber gewinnen zu können. Dies sorgt dafür, dass das Personalmarketing immer mehr zum wesentlichen Grundpfeiler für das Personal Recruitment wird.

Bisher beschriebene Maßnahmen richteten sich vor allem an die externe Personalrekrutierung. Tatsächlich kann bei den Methoden zwischen interner und externer Personalbeschaffung unterschieden werden. Bei der internen Personalbeschaffung versucht das Personalrecruiting, Stellenangebote an bereits angestellte Mitarbeiter weiterzuleiten oder talentierte Angestellte beruflich weiterzubilden und so eine zielorientierte Personalentwicklung zu fördern. Für diesen Weg der Personalgewinnung werden u. a. Maßnahmen wie interne Stellenausschreibungen des Arbeitgebers über Newsletter und Weiterbildungsprogramme eingesetzt.

Wie läuft Personalrekrutierung von der Bedarfsanalyse über die Stellenanzeige bis zur Auswahlentscheidung ab?

Dieser prototypische Verlauf der Personalgewinnung orientiert sich an der externen Personalsuche, da interne Stellenausschreibungen eines Arbeitgebers nach wie vor weniger häufig sind und meist wesentlich verkürzt ablaufen. 

Der Prozess des Recruitments kann in vier verschiedene Phasen unterschieden werden:

1. Personalplanung,

2. Stellenausschreibung,

3. Bewerbermanagement und -auswahl,

4. Entscheidung und Einstellung.

In jedem Schritt dieses Prozesses kommt es darauf an, dass die Kandidaten einen positiven Eindruck vom Unternehmen und dem Bewerbungsprozess haben. Eine positive Candidate Experience bzw. Candidate Journey trägt dazu bei, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird. 

Im ersten Schritt der Personalplanung, werden die Bedarfe der einzelnen Abteilungen analysiert. Dies geschieht in Zusammenhang mit der Betrachtung der Unternehmensziele und der Entwicklungsrichtung. Anschließend können passend zu den festgestellten Bedarfen die Anforderungsprofile für die Kandidaten entwickelt werden. Sie enthalten Angaben zu den geforderten Qualifikationen sowie zum fachlichen Know-how, aber auch zu den gewünschten Soft Skills, die im Job gefordert sind.

Danach folgt die Stellenausschreibung. Vor dem Verfassen der Stellenanzeige wird analysiert, welche Zielgruppe angesprochen werden soll. Eine erfolgreiche Anzeige sollte die wichtigsten Informationen über den Job bereithalten und zielgruppenspezifische Wünsche adressieren sowie einen konkreten Ansprechpartner benennen. Ist die Anzeige erstellt, wird anhand der vorherigen Überlegungen ermittelt, welche Recruiting-Kanäle sich am besten für die Verbreitung des Stellenangebots eignen. Zuletzt wird die Anzeige über geeignete Kanäle verbreitet. 

In der Phase des Bewerbermanagements müssen die Abläufe reibungslos sein, um die Bewerbungsphase möglichst kurz zu halten. Die Bewerber erwarten vor allem bei Online-Bewerbungen schnelle Reaktionen und Antworten. Aus diesem Grund ist ein erstes Pre-Scanning der Bewerbungsunterlagen ein wichtiger Schritt, um eine Vorauswahl geeigneter Kandidaten zu treffen. Meistens werden Personaler nur die harten Fakten einer Bewerbung für den Job aufnehmen und berücksichtigen.

Anschließend können Recruiter Kontakt zur Fachkraft oder Führungskraft aufnehmen und sie zu einem persönlichen Interview einzuladen. Im Bewerbungsprozess kann es auch mehrere Interview-Runden, unter anderem mit den betreffenden Team-Leads, geben. Nun werden die Soft Skills der potenziellen Mitarbeiter über ein strukturiertes Interview erfragt und es wird überprüft, ob der Cultural Fit passt. 

Nachdem Recruitment-Verantwortliche ausreichend Daten aufnehmen und die Bewerber einen persönlichen Eindruck zu ihrem Know-how und den Soft Skills sowie dem Cultural Fit hinterlassen konnten, trifft HR zusammen mit der Fachabteilung und dem Management eine Entscheidung. Diese kann durch intelligente Systeme unterstützt werden, die die Bewerberdaten vergleichen und so eine rationale Personalauswahl treffen. In Zusammenhang mit der persönlichen Einschätzung kann eine ideale Besetzung der offenen Stelle vorgenommen werden. Zuletzt begleitet die Personalabteilung neue Mitarbeiter häufig noch bei der Vertragsunterzeichnung und im Onboarding für den Job. 

Wie wird sich Personalbeschaffung in Zukunft verändern?

Aufgrund des demografischen Wandels und veränderter Anforderungen der jungen Generationen an ihre Arbeit, kommen auf den Arbeitsmarkt und somit auch auf das Personalmanagement einige Herausforderungen im Hinblick auf erfolgreiches Handeln zu. Der zunehmende Fachkräftemangel wird eine der größten zukünftigen Herausforderungen für die Personalbeschaffung. Auch erfolgreiche Personaler müssen demnach mit geringeren Bewerberzahlen und härterem Konkurrenzkampf um passende Kandidaten rechnen. Die richtige Bewerberansprache und die Gewinnung von qualifizierten Fachkräften sowie eine professionelle Personalauswahl stellen in diesem Zusammenhang zentrale Themen dar, die in jedem Unternehmen von Bedeutung sind. HR-Manager kommen nicht umhin, neue Wege zu gehen, um ein erfolgreiches Personalrecruiting umzusetzen.

Der Konkurrenzkampf ist schon jetzt besonders spürbar bei den High Potentials, jungen und gute ausgebildeten Bewerbern. Schon heute kann Generation Y sich in viele Branchen aussuchen, wo sie arbeiten möchten. Die Betriebe müssen sich den Mitarbeitern anpassen und Bedürfnisse wie eine gute Work-Life-Balance abdecken können, um für diese Zielgruppe attraktiv zu sein. Für die Personalrekrutierung bedeutet das, auf Strategien wie Employer Branding zu setzen und bei der Ansprache von Bewerbern ihre Wünsche in Bezug auf die Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung und der ausgewogenen Work-Life-Balance zielgerichtet zu adressieren. Zusätzlich müssen interne Prozesse so effizient wie möglich ablaufen, um die Time-to-hire kurz zu halten, sodass die besten Kandidaten nicht abspringen. 

Aufgrund der flächendeckenden Digitalisierung und der zunehmenden Einbindung von Social Media in das Personalrecruiting müssen Personaler sich in Zukunft noch stärker mit neuen Tools und digitalen Kompetenzen für das E-Recruiting, die professionelle Personalauswahl und die zielorientierte Personalentwicklung befassen. Moderne IT-Lösungen und die Nutzung sozialer Netzwerke für das Social Recruiting können Auswahlverfahren für Bewerber nicht nur beschleunigen und strukturieren, sie können auch wichtige Daten zur Verfügung stellen. Diese Daten bieten die Möglichkeit, den Entscheidungsprozess zu erleichtern und vor Fehleinschätzungen zu bewahren und sind somit wesentliche Grundpfeiler für erfolgreiches Handeln im Recruitment und Personalmarketing. 

Eine höchst dringliche Herausforderung, die durch die Corona-Krise weiter verschärft wurde, ist der Personalmangel im Personalrecruiting selbst. Laut dem Handelsblatt, das sich auf Daten des Personaldienstleisters Hays beruft, stiegen die Stellenausschreibungen für Personal im vierten Quartal 2021 um 93 %. Recruiter suchen somit immer häufiger selbst. Diesem Umstand muss in naher Zukunft entgegengewirkt werden, um die Personalbeschaffung in den Unternehmen zu unterstützen. 

Quelle: 

https://www.handelsblatt.com/karriere/recruiting-93-prozent-mehr-hr-stellen-als-vor-corona-so-hart-trifft-der-recruitermangel-deutschlands-unternehmen/28079544.html