Personalrecruiting: Definition, Aufgaben, Instrumente und Trends

Die klassische Stellenausschreibung als schnelle Lösung zur Personalgewinnung hat ausgedient. Inzwischen sind Mitarbeiter das wertvollste Kapital eines Unternehmens, und strategisches Recruiting sichert langfristig den Erfolg. Moderne Personalrekrutierung vereint daher klassische Aufgaben wie Bedarfsanalyse, Anforderungsprofil und Interviewführung mit datenbasiertem Controlling, dem Aufbau nachhaltiger Arbeitgebernetzwerke, zielgruppenspezifischen Interviewleitfäden sowie einer konsequenten Diversity-&-Inklusions-Strategie.

In diesem Beitrag werden sowohl Grundprinzipien und Abläufe des Recruiting (von der Personalplanung bis zur Einstellung) als auch innovative Erweiterungen präsentiert, die deinem Unternehmen helfen, im Wettbewerb um Fach- und Führungskräfte zukunftsfähig zu bleiben.

Definition von Personalrecruiting als Teildisziplin im HR

Personalrecruiting ist eine Teildisziplin des Personalmanagements, die darauf abzielt, den quantitativen und qualitativen Personalbedarf eines Unternehmens zu decken, indem sie geeignete Kandidatinnen und Kandidaten identifiziert, anspricht, auswählt und einstellt.

Die Personalrekrutierung ist Bestandteil des Personalmanagements. Recruiter haben die konkrete Stellenbesetzung als Ziel. Sie versuchen, das Unternehmen quantitativ und qualitativ mit geeigneten Bewerbern zu versorgen und so den Personalbedarf des Unternehmens zu decken. 

Die Wünsche und Bedürfnisse der Bewerber zu kennen und zu adressieren spielt eine zentrale Rolle in der Personalrekrutierung. HR-Manager und Recruiting-Verantwortliche sind dazu angehalten, bei der Personalrekrutierung neue Wege zu gehen, um geeignetes Personal für einen Job zu finden. Aus diesem Grund ist auch der Bereich des E-Recruitings und des Social Recruitings heute von großer Bedeutung für die Personalbeschaffung, denn die potenziellen Mitarbeiter eines Unternehmens sollen dort abgeholt werden, wo sie sich am meisten aufhalten - im Internet und vor allem in den sozialen Netzwerken. Diese Touch Points ermöglichen es Personalern, unkompliziert Kontakt zu Fachkräften aufzunehmen und das Recruitment so effektiver umzusetzen.

Auch die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber über das Employer Branding nimmt eine zunehmende Bedeutung für das Recruitment ein. Der Fachkräftemangel sorgt dafür, dass Bewerber sich ihren Arbeitgeber gezielt aussuchen, nicht umgekehrt. 

Aufgaben des Personalrecruitments im Unternehmen

Die Hauptaufgabe für Recruiting-Verantwortliche besteht darin, eine offene Stelle im Unternehmen mit einem passenden Bewerber neu zu besetzen, und das in möglichst kurzer Zeit. Früher standen dabei vor allem administrative Aufgaben im Vordergrund, während im Recruiting heute eher auf Active Sourcing und direkte Ansprachen gesetzt wird. 

Im Folgenden sollen die wichtigsten Aufgaben im modernen Recruitment vorgestellt werden: 

Personalplanung 

Das Recruiting überwacht und plant langfristig, wie viel und welches Personal im Unternehmen benötigt wird. Die Herausforderung besteht darin, die richtigen Mitarbeitern zu beschäftigen, sodass die internen Prozesse im Unternehmen optimal ablaufen können. Daher zählt zu diesem Aufgabenbereich auch die Kenntnis und Berücksichtigung zentraler Themen der Unternehmensentwicklung und -pläne, damit sich das Personal flexibel mitentwickeln kann. 

Erstellung von Anforderungsprofilen 

Personalrecruiter müssen sich mit den einzelnen Fachabteilungen des Arbeitgebers auseinandersetzen, um die konkreten Anforderungen an die Bewerber in Erfahrung zu bringen. Aus diesem Austausch heraus können sie Anforderungsprofile anfertigen, in denen beschrieben ist, welche Qualifikationen, Fachkenntnisse oder Referenzen ein Bewerber mitbringen sollte. 

Stellenausschreibung 

Mithilfe des Anforderungsprofils wird eine Stellenanzeige verfasst und anschließend veröffentlicht. Dieser Aufgabenbereich mag einfach erscheinen, doch es braucht einiges an Know-how, um ein ansprechendes Stellenangebot zu verfassen.

Wichtige Fragen dürfen für die potenziellen Bewerber auf keinen Fall offen bleiben, sonst werden sie von einer Bewerbung eher absehen. Dazu ist ein klarer Ansprechpartner zu benennen, zu dem potenzielle Kandidaten bei Rückfragen Kontakt aufnehmen können.

Neben dem Verfassen der Stellenanzeige sorgt das Personalrecruiting auch dafür, dass die Anzeige des Unternehmens gesehen wird. Das wird heute vor allem durch zielgruppenspezifisches Multiposting in sozialen Netzwerken und verschiedenen Online-Jobbörsen erreicht. Somit zählt auch die Analyse und Auswahl passender Recruitingkanäle zum Aufgabenbereich der Personalrekrutierung in der heutigen Zeit. 

Gleichzeitig muss bereits in der Anzeige die Candidate Experience im Blick sein: Kurze Antwort­zeiten, transparent kommunizierte Prozesse und klare Next-Steps erhöhen die Bewerberzufriedenheit und senken Absprungraten.

Kontakt aufnehmen 

Die im Unternehmen eingegangenen Bewerbungen werden im Recruiting-Prozess sortiert und es wird eine Vorauswahl getroffen. Zu den Bewerbern, die die festgelegten Anforderungen erfüllen, nehmen Recruiter als Ansprechpartner persönlich Kontakt auf. Sie laden zu Gesprächen ein und verteilen im weiteren Prozess Zu- oder Absagen. 

Interviewführung 

Ein Jobinterview ist heute mehr als ein Vorstellungsgespräch beim potenziellen Arbeitgeber. Die Personaler wollen ermitteln, ob ein Bewerber die Werte des Unternehmens teilt und ob es ein Cultural Fit gibt. Darüber hinaus möchten sie herausfinden, welche Karriere die Kandidaten anstreben und welche Motive sie bei ihrer Arbeit verfolgen. Dabei sollte eine ungezwungene Atmosphäre herrschen und nach dem strukturierten Interview darf es im besten Fall auf keiner Seite mehr offene Fragen geben. 

Interviewleitfäden

Jede Bewerbergruppe bringt unterschiedliche Erfahrungen, Erwartungen und Bedürfnisse mit. Ein Interviewleitfaden sollte deshalb auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt werden, um ein möglichst authentisches Bild der Kandidatinnen zu erhalten. So werden Berufsanfänger etwa mit Fragen konfrontiert, die Lernfähigkeit, Entwicklungspotenzial und kulturelle Passung in den Vordergrund stellen. Bei erfahrenen Fachkräften liegt der Fokus hingegen auf nachweisbaren Fachkompetenzen, bisherigen Erfolgen und Problemlösungsfähigkeiten in relevanten Projekten. Führungskräfte wiederum sollten in Interviewsituationen ihre strategische Denkweise, Mitarbeiterführung und Entscheidungsfindung unter Beweis stellen können. Auch Quereinsteiger profitieren von einem angepassten Leitfaden, der verstärkt auf übertragbare Fähigkeiten und Motivation für den Wechsel eingeht. Zudem können je nach Zielgruppe unterschiedliche Interviewmethoden zum Einsatz kommen – etwa praktische Aufgaben für IT-Fachkräfte oder Rollenspiele für Vertriebspositionen, um relevante Fähigkeiten realitätsnah zu testen.

Bewerberauswahl

Auf Grundlage der Bewerbungsunterlagen und persönlichen Interviews treffen Recruiter, meist nach Rücksprache mit den Fachabteilungen, eine Personalauswahl. Dafür benötigen sie analytische Kenntnisse, um ihre Entscheidung auf Fakten basierend und nicht nur aus dem Gefühl heraus zu treffen. 

Aufbau von Talentpools

Zur Aufgabe des Personalrecruitings gehört auch der Aufbau und die Pflege eines Talentpools. In diesem Pool führen, speichern und verwalten Personaler die Metadaten potenzieller High Potentials und Second-Best-Kandidaten. Arbeitgeber können so die Daten von vielversprechenden Werkstudenten und Praktikanten aufnehmen und zu einem passenden Zeitpunkt verwenden, wenn sie Mitarbeiter suchen. 

Methoden und Instrumente im Recruiting von Mitarbeitern

Im Personalrecruiting gibt es heute viele verschiedene Möglichkeiten, um passende Kandidaten für den Arbeitgeber zu finden und anzusprechen und die zu einem erfolgreichen Personalrecruiting führen. Konkrete Instrumente ordnen sich meistens größeren Strategien unter, die im Recruiting-Prozess und der Personalgewinnung verfolgt werden. 

Active Sourcing 

Durch aktuelle Entwicklungen des Arbeitsmarktes und vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ist das "Post and pray-Verhalten" in der Personalrekrutierung heute veraltet und führt nicht länger zu den gewünschten Erfolgen. Um die besten Mitarbeiter für das eigene Unternehmen gewinnen zu können, müssen diese direkt angesprochen und umworben werden. Recruiter können einen solchen Kontakt am besten über die aktive Ansprache in Karrierenetzwerken wie LinkedIn oder Xing aufnehmen.  

Insbesondere kann HR auf folgende Instrumente und Kanäle für die aktive Kandidatenansprache zurückgreifen:

• Karriereseiten (inbound Ansprache),

• Talentpools,

• Social Media,

• KI-gestützte Recruiting-Tools,

• Karriereevents und Online-Jobbörsen,

• Mitarbeiterempfehlungen; auch Referral Sourcing.

Employer Branding

Mit Employer Branding baut ein Unternehmen als Basis der Personalgewinnung eine starke und attraktive Arbeitgebermarke auf. Diese Employer Brand soll geeignete Kandidaten und Fachkräfte ansprechen und das Recruiting somit erleichtern. Die zur Arbeitgebermarke passende Botschaft kann von Recruitern auf verschiedenen Kanälen verbreitet und an die gewünschte Zielgruppe angepasst werden. 

Ein starkes Employer Branding verankert sich zudem in authentischen Mitarbeiter­storys: Blog-Interviews, Live-Q&As und Einblicke ins Daily Business vermitteln echtes Unternehmens­leben und schaffen Glaubwürdigkeit.

Insgesamt können Unternehmen bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter folgende Mittel in die Auswahl an Recruiting-Methoden aufnehmen: 

• Employer Value Proposition,

• Imagevideos und authentische Unternehmenseinblicke,

• Einbindung von Portalen für Arbeitergeberbewertungen wie kununu oder Glassdoor,

• Teilnahme an Arbeitgeberwettbewerben,

• Mitarbeiter als Markenbotschafter.

Internes Personalrecruitment

Bisher beschriebene Maßnahmen richteten sich vor allem an die externe Personalrekrutierung. Tatsächlich kann bei den Methoden zwischen interner und externer Personalbeschaffung unterschieden werden. Bei der internen Personalbeschaffung versucht das Personalrecruiting, Stellenangebote an bereits angestellte Mitarbeiter weiterzuleiten oder talentierte Angestellte beruflich weiterzubilden und so eine zielorientierte Personalentwicklung zu fördern. Für diesen Weg der Personalgewinnung werden u. a. Maßnahmen wie interne Stellenausschreibungen des Arbeitgebers über Newsletter und Weiterbildungsprogramme eingesetzt.

Parallel gewinnt das Thema Candidate Experience immer mehr Gewicht: Durch strukturierte Feedback-Schleifen, Online-Bewerberportale und mobile Bewerbungsoptionen lässt sich der gesamte Prozess stärker an den Bedürfnissen der Kandidaten ausrichten und kontinuierlich verbessern.

Strategischer Aufbau von Arbeitgebernetzwerken

In Zeiten von Fachkräftemangel reicht es nicht, passiv auf Bewerbungen zu warten – der strategische Aufbau von Netzwerken wird zum Erfolgsfaktor im Recruiting. Arbeitgebernetzwerke umfassen sämtliche Beziehungen, die ein Unternehmen nutzt, um Zugang zu Talenten zu gewinnen. Dazu zählen Kooperationen mit Hochschulen und Bildungsträgern ebenso wie die Präsenz auf Karrieremessen, in Berufsverbänden oder regionalen Unternehmensinitiativen. Durch frühzeitigen Kontakt zu Studierenden und Absolventinnen sowie den Austausch mit anderen Unternehmen können potenzielle Kandidatinnen früh identifiziert und für das eigene Unternehmen begeistert werden.

Auch unternehmenseigene Netzwerke sollten nicht unterschätzt werden: Ehemalige Mitarbeitende bleiben über Alumni-Programme verbunden und können als wertvolle Talente zurückgewonnen oder als Empfehlungsgeber fungieren. Mitarbeiterempfehlungsprogramme aktivieren das persönliche Netzwerk der Beschäftigten, um passende Kandidatinnen zu finden.

Recruiting-Controlling und KPIs

Recruiting-Controlling bedeutet, den Personalgewinnungsprozess mit Kennzahlen zu überwachen und zu steuern. So lässt sich die Effizienz und Wirksamkeit jeder Recruiting-Maßnahme objektiv beurteilen. Typische KPIs (Key Performance Indicators) sind z.B. die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle (Time-to-Hire), die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire) oder die Konversionsrate von Bewerbung zu Einstellung.

Auch Qualitätsindikatoren gewinnen an Bedeutung – etwa die Leistungsbeurteilung der Neueinstellungen nach einigen Monaten oder die Zufriedenheit der Fachabteilung mit den Neuzugängen. Eine konsequente Auswertung dieser Kennzahlen macht den Beitrag der Personalbeschaffung zum Unternehmenserfolg messbar und schafft interne Transparenz.

Durch regelmäßiges Monitoring dieser Kennzahlen können Engpässe und Optimierungspotenziale frühzeitig erkannt werden. So zeigt zum Beispiel die Analyse von Abbruchquoten im Bewerbungsprozess, an welchen Stellen Kandidatinnen abspringen – falls etwa nur wenige Kandidatinnen das unterbreitete Stellenangebot annehmen, besteht Verbesserungsbedarf bei Gehaltsangeboten oder im Bewerbererlebnis. Ebenso weist eine hohe Time-to-Hire auf Verzögerungen im Prozess hin, woraufhin Abläufe gestrafft werden sollten. Ergibt sich aus den Daten, dass ein bestimmter Rekrutierungskanal besonders hochwertige Kandidaten liefert, kann das Budget gezielt dorthin verlagert werden.

Bedeutung von Diversität und Inklusion im Recruiting

Diversität und Inklusion spielen eine immer wichtigere Rolle im Personalrecruiting. Studien zeigen, dass vielfältig zusammengesetzte Teams innovativer sind, bessere Entscheidungen treffen und ein breiteres Kundenspektrum ansprechen. Unternehmen, die auf Diversität setzen, erhöhen zudem ihre Attraktivität als Arbeitgeber, da sich Bewerberinnen aller Hintergründe angesprochen fühlen.

Daher sollte bereits der Rekrutierungsprozess darauf ausgerichtet sein, Kandidatinnen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter oder anderen Merkmalen fair zu behandeln und ausschließlich nach Qualifikation und Potenzial auszuwählen.

Praktisch bedeutet dies, Stellenausschreibungen bewusst inklusiv zu formulieren und vielfältige Rekrutierungskanäle zu nutzen, um ein breites Spektrum an Talenten zu erreichen. Objektive, strukturierte Auswahlverfahren – etwa standardisierte Interviews und Arbeitsproben – stellen sicher, dass alle Bewerberinnen die gleichen Chancen haben. Unconscious-Bias-Trainings für Recruiterinnen und gemischte Entscheidungsgremien helfen, unbewusste Vorurteile zu reduzieren.

Eine divers besetzte Interviewrunde und die Berücksichtigung individueller Bedürfnisse (z.B. barrierefreie Zugänge oder flexible Interviewzeiten) signalisieren Wertschätzung und fördern Inklusion bereits im Auswahlprozess. Unternehmen sollten zudem Diversity-Kennzahlen im Recruiting verfolgen, um eventuelle Hürden im Auswahlprozess aufzudecken und gezielt gegenzusteuern.

Langfristig wird eine diverse Personalstrategie zum Wettbewerbsvorteil: Angesichts des demografischen Wandels und steigender Erwartungen der Gesellschaft sichern sich Unternehmen mit inklusiver Rekrutierung die besten Talente und gestalten eine zukunftsfähige, kreative Belegschaft.

Zukunftsperspektiven des Personalrecruitings

Aufgrund des demografischen Wandels und veränderter Anforderungen der jungen Generationen an ihre Arbeit, kommen auf den Arbeitsmarkt und somit auch auf das Personalmanagement einige Herausforderungen im Hinblick auf erfolgreiches Handeln zu. Der zunehmende Fachkräftemangel wird eine der größten zukünftigen Herausforderungen für die Personalbeschaffung.

Auch erfolgreiche Personaler müssen demnach mit geringeren Bewerberzahlen und härterem Konkurrenzkampf um passende Kandidaten rechnen. Die richtige Bewerberansprache und die Gewinnung von qualifizierten Fachkräften sowie eine professionelle Personalauswahl stellen in diesem Zusammenhang zentrale Themen dar, die in jedem Unternehmen von Bedeutung sind. HR-Manager kommen nicht umhin, neue Wege zu gehen, um ein erfolgreiches Personalrecruiting umzusetzen.

Der Konkurrenzkampf ist schon jetzt besonders spürbar bei den High Potentials, jungen und gute ausgebildeten Bewerbern. Schon heute kann Generation Y sich in viele Branchen aussuchen, wo sie arbeiten möchten. Die Betriebe müssen sich den Mitarbeitern anpassen und Bedürfnisse wie eine gute Work-Life-Balance abdecken können, um für diese Zielgruppe attraktiv zu sein.

Für die Personalrekrutierung bedeutet das, auf Strategien wie Employer Branding zu setzen und bei der Ansprache von Bewerbern ihre Wünsche in Bezug auf die Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung und der ausgewogenen Work-Life-Balance zielgerichtet zu adressieren. Zusätzlich müssen interne Prozesse so effizient wie möglich ablaufen, um die Time-to-hire kurz zu halten, sodass die besten Kandidaten nicht abspringen. 

Aufgrund der flächendeckenden Digitalisierung und der zunehmenden Einbindung von Social Media in das Personalrecruiting müssen Personaler sich in Zukunft noch stärker mit neuen Tools und digitalen Kompetenzen für das E-Recruiting, die professionelle Personalauswahl und die zielorientierte Personalentwicklung befassen.

Moderne IT-Lösungen und die Nutzung sozialer Netzwerke für das Social Recruiting können Auswahlverfahren für Bewerber nicht nur beschleunigen und strukturieren, sie können auch wichtige Daten zur Verfügung stellen. Diese Daten bieten die Möglichkeit, den Entscheidungsprozess zu erleichtern und vor Fehleinschätzungen zu bewahren und sind somit wesentliche Grundpfeiler für erfolgreiches Handeln im Recruitment und Personalmarketing. 

Eine höchst dringliche Herausforderung, die durch die Corona-Krise weiter verschärft wurde, ist der Personalmangel im Personalrecruiting selbst. Laut dem Handelsblatt, das sich auf Daten des Personaldienstleisters Hays beruft, stiegen die Stellenausschreibungen für Personal im vierten Quartal 2021 um 93 %. Recruiter suchen somit immer häufiger selbst. Diesem Umstand muss in naher Zukunft entgegengewirkt werden, um die Personalbeschaffung in den Unternehmen zu unterstützen. 

Fazit

Der vorliegende Ratgeber zeigt, dass modernes Personalrecruiting weit über die klassische Stellenanzeige hinausgeht. Von der Bedarfsanalyse und Anforderungsprofilierung über Active Sourcing, E-Recruiting und Employer Branding bis hin zur strukturierten Candidate Journey und datenbasiertem Recruiting-Controlling liefert er ein umfassendes Framework.

Ergänzend bieten zielgruppenspezifische Interviewleitfäden, der systematische Aufbau nachhaltiger Arbeitgebernetzwerke sowie Diversity-&-Inklusions-Maßnahmen wertvolle Impulse für die tägliche Praxis. Perspektivisch fördern Remote-Work-Modelle, KI-gestützte Tools und flexible Arbeitszeiten von Unternehmen zusätzlich Agilität und Innovationskraft.