Personaldienstleistung: Begriff, Vorteile, Aufgaben und Kosten von Personaldienstleistern

Damit ein Unternehmen erfolgreich agieren kann, ist eine ideale Personal- und Einsatzplanung unerlässlich. Um geeignete Mitarbeiter zu finden, wenden sich immer mehr Firmen an Personaldienstleistungsunternehmen. Diese bieten personalwirtschaftliche Dienstleistungen wie beispielsweise die Personalgewinnung, die Arbeitnehmerüberlassung oder auch die Personalvermittlung und -beratung an. Wir erklären, welche Arten der Personaldienstleitung es gibt, welche Aufgaben dabei übernommen werden, und was die Inanspruchnahme eines Personaldienstleisters kostet.

Was ist Personaldienstleistung?

Wer den Begriff "Personaldienstleistung" hört, denkt oftmals automatisch an Zeitarbeit. Doch genau genommen handelt es sich bei dem Wort "Personaldienstleistung" um einen Überbegriff für verschiedene Servicedienstleistungen rund um das Anwerben von Mitarbeitern, den Personaleinsatz und die Recruiting-Beratung von Unternehmen.

Mittlerweile sind die meisten Personaldienstleister so breit aufgestellt, dass sie Unternehmen beim Recruiting helfen und ihnen als persönliche Spezialisten rund um die Mitarbeiterbeschaffung und die Arbeitnehmerüberlassung zur Seite stehen. Sie agieren also beratend sowie stellvertretend und kümmern sich ganzheitlich um alle Arbeiten rund um das Anwerben und Einstellen von Fach- und Führungskräften.

Welchen Arten von Personaldienstleistungen gibt es?

Es gibt unterschiedliche Arten der Personaldienstleistung. So kümmern sich Personaldienstleister um so ziemlich jede Dienstleistung, die im Kundenunternehmen beim Thema Personalgewinnung anfällt. Dabei unterscheidet man zwischen verschiedenen Varianten der Personaldienstleistung.

Dazu zählen beispielsweise:

• Die Personalgewinnung,

• die Personalberatung,

• die Personalvermittlung,

• das Outplacement,

• und die Arbeitnehmerüberlassung.

Die Personalgewinnung

Wenn ein Unternehmen sich auf die Gewinnung von Personal spezialisiert hat, bietet es die Suche und das Finden von geeigneten neuen Mitarbeitern an.

Dazu zählen beispielsweise auch Headhunter. In diesem Fall spricht man häufig auch von der Executive Search. Die Executive Search umfasst also die gezielte Suche nach geeigneten Personal, vor allem im Bereich des Managements. Oftmals sind solche Headhunting-Agenturen als Personaldienstleistungsunternehmen auf eine bestimmte Branche spezialisiert und suchen Kandidaten im Bereich Media, Marketing, Vertrieb, Recht oder IT. Dabei handelt es sich meist um Experten, die nicht nur eine kaufmännische Ausbildung haben, sondern auch über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium verfügen sowie besondere Kenntnisse mitbringen. 

Die Personalberatung

Personalberatungen sind - wie der Name schon sagt - überwiegend beratend tätig. Sie helfen Unternehmen bei der Auswahl geeigneter Kandidaten, kümmern sich meist um die Vorauswahl von Bewerbern und führen Eignungstests sowie Interviews durch. Auf der anderen Seite stehen Sie als Personaldienstleistungsunternehmen auch für Mitarbeiterberatung von Fach- und Führungskräften für die Karriereplanung zur Verfügung. Sie wissen genau, wie sich der Arbeitsmarkt gestaltet und welche Ausbildung und welche Fähigkeiten für die Arbeit notwendig sind. Personaldienstleistungsunternehmen sind der beste Ansprechpartner wenn es um das Thema Mitarbeiterbeschaffung und Personalmanagement geht und können ihre Kunden (sowohl Geschäftsführer als auch Recruiter) beim gesamten Personalbeschaffungsprozess beraten und unterstützen.

Die Personalvermittlung

Bei der Personalvermittlung, auch Talentvermittlung genannt, geht es um die Vermittlung von geeigneten Mitarbeitern für Kundenunternehmen. Solche Personaldienstleistungsunternehmen verfügen meist über einen großen Pool an qualifizierten Fachkräften und finden dadurch schnellstmöglich einen passenden Kandidaten. Sie führen eine Kartei mit Bewerbern und Arbeitnehmern und übernehmen für ihren Kunden das Vermitteln eines "Perfect Match".

Das Outplacement

Outplacement bietet ausscheidenden Angestellten die Option auf eine berufliche Neuorientierung. In einer Outplacement-Beratung erhalten betroffene Personen umfangreiche Informationen über passende Berufsperspektiven und Hilfe bei der Bewerbung und Neuanstellung. Je nachdem wie viele Personen betroffen sind, kann ein Einzel-Outplacement oder ein Gruppen-Outplacement erfolgen.

Die Arbeitnehmerüberlassung

Bei der Arbeitnehmerüberlassung handelt es sich um klassische Zeitarbeit. Gemeint ist damit die Überlassung von Angestellten über einen bestimmten Zeitraum. Der größte Unterschied zu anderen Mitarbeiterservices ist, dass bei der Zeitarbeit kein Vertragsverhältnis zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber, für die die Person arbeitet, besteht. Anstatt dessen wird der Lohn des Arbeitnehmers von der Zeitarbeitsfirma bezahlt.

Das Zeitarbeitsunternehmen ist außerdem der erste Ansprechpartner für den Leiharbeiter, wenn es um Probleme oder Fragen zum Job geht. Das Kundenunternehmen, bei der die Person im Rahmen der Zeitarbeit angestellt ist, bezahlt dagegen die Arbeitnehmerüberlassung. Dabei gilt für die Arbeit ein individuell festgesetzter, i. d. R. fairer Lohn, und kein Tarifvertrag. Besonders vorteilhaft für Kunden ist das Master-Vendor-Modell. Hierbei übernimmt der Personaldienstleister die vollständige Steuerung und Koordination der Mitarbeiter, die per Zeitarbeit im Unternehmen tätig sind, und kümmert sich auch um die Steuerung aller anderen Personaldienstleister, die Personal an das Kundenunternehmen vermittelt haben. Dies wird vor allem von Großunternehmen mit hohem Bedarf an Personal unterschiedlicher Qualifikationsstufen genutzt. 

Welche Vorteile hat Personaldienstleistung für Bewerber und Unternehmen?

Personaldienstleistungsunternehmen bieten flexible Personallösungen für Firmen verschiedener Wirtschaftszweige, von der Zeitarbeit über die Arbeitnehmerüberlassung bis hin zum Recruiting von Führungskräften. Daraus ergeben sich Vorteile für Bewerber und Unternehmen.

Vorteile für Unternehmen:

• Schnelle Bereitstellung von qualifiziertem Personal,

• bessere Vorauswahl von Freelancern und Fachkräften,

• zügige Hilfe bei Auftragsspitzen und Personalengpässen,

• umfassender Support beim Personalmanagement,

• grundsätzliche Zeitersparnis in der gesamten Personalgewinnung,

• termingerechte Auftragsabwicklung und Fertigstellung von Projekten,

• keine Kosten für ein internes Recruiting-Team notwendig,

• transparente Kosten und planbares Budget,

• breit aufgestelltes Business-Netzwerk und größere Bewerberauswahl.

Vorteile für Bewerber:

• Schnellere Vermittlung eines geeigneten Jobs,

• gute Chancen für Freelancer, Arbeit zu finden,

• durchgängige Beschäftigung und durchgängiger Lohn bei Zeitarbeit,

• keine eigene Suche nach einer neuen Arbeit notwendig,

• Zugriff auf ein großes Business-Netzwerk,

• direkte Einstellungschancen ohne Umwege,

• "Türöffner" für einen neuen Job im Wunschkonzern.

Welche Aufgaben übernehmen Personaldienstleister?

Je nach Portfolio übernehmen Personaldienstleistungsunternehmen verschiedene Aufgaben. Dabei reicht das Leistungsspektrum von der simplen Personalgewinnung für Unternehmen bis hin zu beratenden und unterstützenden Tätigkeiten bei der Vertragsgestaltung, zu Personalleasing und Outplacement-Dienstleistungen.

Grundsätzlich fallen dabei folgende Aufgaben an:

Die Personalakquise

Eine Hauptaufgabe von Personaldienstleistern ist die Mitarbeitergewinnung. Denn Dienstleister im Personalwesen sind Experten auf dem Gebiet des Recruitings. Sie haben einen großen Mitarbeiterpool und jede Menge Know-how über den aktuellen Arbeitsmarkt der Branche sowie Anforderungen des Jobs. Gerade in heutigen Zeiten, in denen in vielen Branchen Fachkräftemangel herrscht, ist gezieltes Recruitment notwendig, um schnellstmöglich einen passenden Kandidaten für offene Stellen in einem Unternehmen zu finden. Hierbei können Personalvermittlungen enorm hilfreich sein.

Vermittlung von Personal

Personalvermittler finden geeignetes Personal für Unternehmen mit freien Stellen. Mit der Hilfe solcher Agenturen kann die eigene Personalabteilung entlastet werden und meist schneller ein passender Mitarbeiter gefunden werden. Unternehmen auf dem Gebiet der Personalvermittlung gleichen das Anforderungsprofil mit Kandidatenprofilen ab und ermöglichen somit schnell eine passgenaue Suche. Hierfür erhalten sie eine Provision von ihrem Kundenunternehmen.

Die Personaleinsatzplanung

Auch die Planung von Personaleinsatz bedarf Experten. Denn nur, wenn die richtige Anzahl an Mitarbeitern zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist, kann ein Unternehmen effizient arbeiten. Auch hier können externe Personaldienstleistungsunternehmen für eine optimale Abdeckung aller Mitarbeiterkapazitäten sorgen. Dabei sollte immer eine optimale Balance zwischen Arbeitszeit und Auftragsvolumen erzielt werden.

Überlassung von Arbeitnehmern

Die meisten Personaldienstleister sind sogenannte Zeitarbeitsunternehmen. Sie bieten Leiharbeiter für so ziemlich jede Branche, überwiegend in der Industrie und Logistik, aber auch für die IT sowie für den Bereich Media und Marketing. Dieser Service kann kurz- oder langfristig genutzt werden. Die Höchstüberlassungsdauer liegt hierzulande laut rechtlichen Grundlagen bei 18 Monaten. Der Vorteil der Zeitarbeit für Arbeitgeber besteht darin, dass sie in kürzester Zeit mit qualifiziertem Personal versorgt werden. Außerdem gehen sie kein festes Arbeitsverhältnis mit dem Mitarbeiter ein und können diesen jederzeit "entlassen", indem sie das Serviceangebot des Zeitarbeitsunternehmens nicht mehr nutzen.

Unterstützung mit Know-how in der Personalberatung

Die Personalberatung ist ein wichtiges Standbein für die meisten Personaldienstleister. Dabei werden Firmen mit Know-how unterstützt, um geeignete Mitarbeiter für ein offenes Stellenangebot zu finden. Das Geschäftsfeld kann sich hierbei ganz unterschiedlich gestalten, denn viele Personal-Service-Agenturen haben sich auf eine bestimmte Geschäftsbranche spezialisiert oder agieren gleichzeitig auch als Personalvermittlung mit eigenem Mitarbeiterpool oder Personal-Service-Agentur, die ebenfalls Zeitarbeit anbietet.

Das On-Site-Management

Firmen, die mehrere Leiharbeiter beschäftigen, können ein vollumfängliches On-Site-Management nutzen. Dabei übernimmt die Personaldienstleistungsfirma das Personalmanagement der Einsatzkräfte direkt vor Ort. Der sogenannte On-Site-Manager lernt die Leiharbeiter für den neuen Job ein, koordiniert deren Einsatz und übernimmt weitere Organisations- und Verwaltungsaufgaben.

Das Outsourcing

Vor allem Unternehmen, denen es an geschultem HR-Personal fehlt und die keine ausreichenden Ressourcen zum Bewerbermanagement, der Personalverwaltung und

Lohnabrechnung aufweisen, können auf Outsourcing zurückgreifen. Dabei werden all diese Aufgaben und Prozesse einfach an einen externen Personaldienstleister übertragen. Dieser übernimmt dann die Planung von Recruiting-Strategien, die Bewerberauswahl und das Onboarding neuer Mitarbeiter.

Das Personalcontrolling

Eine weitere wichtige Aufgabe von Personaldienstleistern ist das Personalcontrolling. Dabei wird die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Personalprozesse vom Dienstleister übernommen. Sobald der assistierende Dienstleister alle relevanten kaufmännischen Kennzahlen und Informationen vom Geschäftsführer und der HR-Abteilung erhält, kann er alle personalwirtschaftlichen Aktivitäten optimal planen und somit die Leistungsfähigkeit der Belegschaft und des gesamten Betriebs optimieren.

Interim-Management

Das Interim-Management gehört ebenfalls zum Portfolio der meisten Personaldienstleister. Dabei übernimmt ein Interim-Manager alle Management- und Führungsaufgaben für einen bestimmten Zeitraum. Diese Vorgehensweise eignet sich vor allem dann, wenn eine Führungskraft ausfällt und dadurch kurzfristig eine offene Stelle entsteht. Außerdem kann Interim-Management eine echte Chance sein bei der Sanierung einer Firma, der Einführung neuer Produkte und Vertriebsmechanismen oder einer Umstrukturierung.

Wieviel kostet Personaldienstleistung?

Die Preise für Personaldienstleistungen können von Agentur zu Agentur abweichen. Grundsätzlich sind die Kosten immer von folgenden Faktoren abhängig:

• dem Umfang der Servicedienstleistung,

• dem Geschäftsfeld,

• der Erfahrung und dem Wissen der Personal-Service-Agentur,

• der Beziehung zum Kunden (werden Dienstleistungen regelmäßig und in großem Umfang genutzt, können häufig faire, individuelle Konditionen ausgehandelt werden).

Ein Personaldienstleistungsunternehmen erhält die Entlohnung für seine Arbeit über eine Provision. Sie wird durch das Kundenunternehmen für die erfolgreiche Vermittlung von Personal bezahlt. Hierbei gibt es verschiedene Modelle. Grundsätzlich sind Stundensätze, Pauschalen und variable Vergütungen möglich. Manche Anbieter von beratenden Personaldienstleistungen lassen sich ihre Services nach einem festen Prozentsatz vergüten, der sich am Gehalt der ausgeschriebenen Stelle orientiert, für die neue Mitarbeiter gesucht werden.