Personalbeschaffung: Definition, Aufgaben, Wege, Ablauf und Maßnahmen

Die Personalbeschaffung hat einen hohen Stellenwert im Unternehmen. Da der Erfolg eines Unternehmens letztendlich immer auch vom Personal abhängig ist, sollten Personalbeschaffung und -auswahl zu den Top-Prioritäten jedes Arbeitgebers gehören. Mit dem Recruiting von geeigneten Kandidaten können Firmen ihre Wirtschaftlichkeit verbessern und bleiben langfristig konkurrenzfähig.

Wir erklären im Artikel, welche Aufgaben die Personalbeschaffung hat, welche Möglichkeiten und Prozesse der Personalgewinnung es gibt und wie ein optimales Human Resources Management aussieht.

Was ist Personalbeschaffung (Definition)?

Bei der Personalbeschaffung geht es laut Definition darum, ein Unternehmen mit Personal zu versorgen. Dabei sollte auf die Eignung der Mitarbeiter und die ideale Anzahl von Personal geachtet werden. Außerdem spielen Zeit und Ort für das Recruiting neuer Fachkräfte eine große Rolle.

Die Aufgabe der Personalgewinnung übernimmt in erster Linie die Personalabteilung. Dabei ist der Prozess der Personalbeschaffung lang: Er beginnt mit der Stellenausschreibung und führt von Bewerbungs- und Auswahlverfahren bis hin zur Gestaltung und Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Bei jedem Schritt der Personalbeschaffung arbeitet die Personalabteilung eng mit der zuständigen Fachabteilung zusammen. Sobald ein neuer Mitarbeiter gefunden wurde und ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wird, ist die Aufgabe der Personalbeschaffung abgeschlossen.

Welche Aufgaben hat Personalbeschaffung?

Die Personalbeschaffung umfasst verschiedene Aufgaben. All diese Aufgaben haben ein Ziel: Passende Kandidaten mit geeigneter Qualifikation zu finden. Um dieses Ziel zu erfüllen, können verschiedene Recruiting-Methoden angewandt werden. Grundsätzlich übernehmen Recruiter bei der Personalgewinnung folgende Schritte:

• Personalplanung: Ermittlung des Personalbedarfs, frühzeitiges Erstellen eines Personalbeschaffungsplans.

• Personalgewinnung: Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Auswahl von geeigneten Kanälen, Personalmarketing und Employer Branding.

• Bewerbungsverfahren: Sichten von Bewerbungen, Vorstellungsgespräche planen und durchführen, Analyse aller Bewerbungen, Entscheidung für einen geeigneten Kandidaten.

• Onboarding: Vertragsgestaltung, Verhandlung von Gehalt und Definition von Verträgen, Einstellung von neuen Mitarbeitern.

Welche Formen der Personalbeschaffung gibt es?

Zunächst einmal unterscheidet man zwischen:

1. Interner Personalbeschaffung

2. Externer Personalbeschaffung

Während sich die interne Personalbeschaffung mit dem Recruiting innerhalb des bereits bestehenden Personals beschäftigt, ist es die Aufgabe der externen Personalbeschaffung, neue Mitarbeiter von außen anzuwerben. So kann bei der internen Personalgewinnung auch auf gute Mitarbeiter zurückgegriffen werden, die einem Stellenwechsel innerhalb von ihrem Unternehmen gegenüber aufgeschlossen sind. Bei der externen Personalbeschaffung müssen dagegen neue Mitarbeitende überzeugt und angeworben werden.

Interne Personalbeschaffung

Das interne Recruiting hat die Aufgabe, bestehende Mitarbeitende optimal zu besetzen und weiterzubilden. Bei der innerbetrieblichen Personalbeschaffung wird auf interne Beschäftigte zugegriffen, die sich als potenzielle Kandidaten für eine zu besetzende Stelle qualifizieren. Dabei werden für die Personalgewinnung folgende Maßnahmen der internen Rekrutierung genutzt:

Innerbetriebliche Stellenausschreibung

Eine interne Stellenausschreibung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Das Ziel aus Sicht der Recruiter dabei ist klar: Bewerber aus den eigenen Reihen finden. Um intern Personal zu finden, können Arbeitgeber vor allem folgende Möglichkeiten nutzen: 

• Eine Ausschreibung im Intranet,

• das klassische "Schwarze Brett",

• direkte Gespräche mit Mitarbeitern, die sich qualifizieren,

• Nutzung eines bestehenden internen Talent Pools,

• ein Rundschreiben an die E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter.

Beförderung

Mit der Beförderung kann eine Person, die bereits im Betrieb tätig ist, eine neue Stelle in ihrem Unternehmen antreten. Dabei sieht eine Beförderung immer eine Verbesserung für den Mitarbeiter vor. Das heißt: Die neue Aufgabe bietet entsprechende Vorteile, jedoch keine Nachteile für den Arbeitnehmer. Dies kann mehr Personalverantwortung, ein höheres Gehalt oder größere Entscheidungsgewalt sein.

Eine Beförderung ist immer ein Gewinn für Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Die Firma profitiert von einer schnellen Stellenbesetzung sowie einem qualifizierten Mitarbeiter, der sich bereits im Unternehmen auskennt. Der Mitarbeiter erhält dagegen mehr Anerkennung und Entlohnung.

Weiterbildung

Auch die Weiterbildung von Mitarbeitern ist Aufgabe der Personalbeschaffung. Denn wer sicherstellt, dass alle Arbeitnehmer intern regelmäßig weitergebildet werden, sorgt für gut geschultes und eigenständiges Personal.

Je nach Anforderung kann die Personalentwicklung intern durch den Arbeitgeber stattfinden oder extern veranlasst werden. Das Ziel dabei ist es, dass jeder Mitarbeiter seiner Arbeit gut gewachsen ist und die Möglichkeit hat, sich stetig weiterzuentwickeln. Zusätzlich dazu schaffen Weiterbildungen bessere Chancen in der internen Personalbeschaffung.

Ausbildung, Praktika und Lehrstellen

Ein weiteres wichtiges Instrument der internen Personalbeschaffung ist das Anbieten von Ausbildungsplätzen sowie Praktika und Lehrstellen. Hierbei können bereits junge Personen intern im Unternehmen geschult und eingelernt werden.

Der Vorteil dieser Art der Personalgewinnung: Nach erfolgreichem Abschluss der Ausbildung können Auszubildende direkt als Arbeitnehmer übernommen werden. Sie stehen dem eigenen Unternehmen nahtlos zur Verfügung und sind bereits bestens mit dem Betrieb, den Prozessen und der Arbeit vor Ort vertraut. Dies spart Zeit und Kosten bei der internen Personalauswahl. Dieselbe Methode kann bei der internen Personalbeschaffung durch Praktika angewandt werden. 

Externe Personalbeschaffung

Die Definition von externer Personalbeschaffung ist es, neue Mitarbeiter aus anderen Unternehmen bzw. vom Arbeitsmarkt anzuwerben. Im Rahmen der externen Personalbeschaffung können verschiedene Optionen genutzt werden.

Folgende Maßnahmen erzielen den größten Erfolg bei der externen Personalgewinnung:

Jobbörsen

Jobbörsen sind nach wie vor die Nummer Eins, wenn es um die externe Personalbeschaffung geht. Über verschiedene Jobportale kann eine Vielzahl von Personen erreicht werden, was die Personalauswahl deutlich erhöht. Ein weiterer Vorteil von Online-Stellenbörsen für die Personalbeschaffung liegt darin, dass diese gleichzeitig dem Personalmarketing dienen. Firmen können sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren und so ihr Employer Branding stärken. Dies wirkt sich auch langfristig positiv auf die Personalgewinnung aus.

Karriere-Website

Karriere-Websites sind ebenso hilfreich, wenn es darum geht, Personal von außen anzuwerben. Deshalb sollten Unternehmen im Rahmen ihrer Recruiting-Strategie nicht darauf verzichten, Stellenanzeigen auf der eigenen Karriereseite zu veröffentlichen. In der Regel führen solche Stellenbeschreibungen zu einer besonders schnellen Besetzung der Position und zeichnen sich durch eine geringe Time-to-hire aus. Denn hierauf bewerben sich meist nur Personen, die sich auch wirklich für die freie Stelle qualifizieren und das Unternehmen interessieren.

Social Media und Online Ads

Soziale Netzwerke sind ein zukunftsweisendes Tool für die Personalgewinnung. Hierbei können zum Beispiel Social-Media-Plattformen wie Facebook, LinkedIn, Xing oder Instagram für die Verbreitung von Stellenanzeigen verwendet werden. Zum einen können über Social Media viele Personen auf dem Arbeitsmarkt erreicht werden, zum anderen ermöglicht Social-Media-Recruiting einen schnellen, direkten Kontakt zwischen Recruiter und Bewerber. Zusätzlich dazu sind Social-Media-Maßnahmen ideal zum HR-Marketing geeignet und unterstützen das Employer Branding. Aufgrund ihres hohen Potenzials zählen soziale Medien auf dem Arbeitsmarkt zu den besonders wichtigen Personalbeschaffungswegen. 

Talent Pools

Viele Firmen legen auch Talent Pools für externe Kandidaten an. In diesen werden potenzielle Kandidaten hinterlegt. Sobald andere Stellen frei werden, können Unternehmen auf das Repertoire an Talenten zurückgreifen. Dies ermöglicht eine besonders schnelle und zielgerichtete Stellenbesetzung.

Weiterempfehlungen von Mitarbeitern

Auch der Weiterempfehlung von Mitarbeitern wird nach wie vor eine große Bedeutung im Zusammenhang mit der externen Personalbeschaffung zugeschrieben. Bereits vorhandenes Personal kennt die Anforderungen an die Arbeit sowie die Unternehmenskultur genau. Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme ermöglichen eine zielgenaue Personalbeschaffung auf externem Weg und leisten zudem einen wertvollen Beitrag zum Employer Branding, da bestehende Mitarbeitende eine ehrliche Einschätzung des Arbeitsalltags im Betrieb abgeben.

Events und Kongresse

Ebenso beliebt bei der Suche nach externen Mitarbeitern sind Events und Kongresse. Auf solchen Veranstaltungen haben Unternehmen die Möglichkeit, geeignetes Personal zu finden, indem sie sich von ihrer besten Seite präsentieren.

Somit gleichen Messen und Events einer kleinen Marketingkampagne und unterstützen externe Beschaffungswege. In diesem Rahmen ist es häufig möglich, in kürzester Zeit externe Personen von einer Mitarbeit zu überzeugen.

Mobile Recruiting

Mobile Recruiting ist eine Methode des E-Recruitings. Beim Mobile Recruiting handelt es sich um die externe Personalbeschaffung über ein mobiles Gerät, also ein Smartphone oder ein Tablet. Hier erfolgt die Ansprache und Personalgewinnung über spezielle Apps sowie responsive Webseiten, deren Funktionen und Darstellung auf mobile Endgeräte optimiert sind. 

Vor- und Nachteile der externen und internen Personalbeschaffung

Zu den Vorteilen der internen Personalgewinnung zählt die Kosten- und Zeitersparnis, denn sie weist eine besonders niedrige Cost-per-hire auf, da keine kostenintensiven Maßnahmen erforderlich sind. Zudem sind keine Kündigungsfristen zu berücksichtigen, das neue Personal steht schnell zur Verfügung und eine zeitnahe Umstrukturierung ist ebenfalls möglich. Durch die Vertrautheit der internen Arbeitnehmer fällt die Einarbeitung kürzer aus.

Zu den potenziellen Nachteilen gehört es, wenn Mitarbeitenden eine Absage erteilt werden muss, denn sie kann sich negativ auf Motivation und Betriebsklima auswirken. Dazu ist die Chance geringer, neue Sichtweisen in das Unternehmen einfließen zu lassen. Ein weiterer Nachteil ist, dass die bisherige Stelle des Arbeitnehmers neu besetzt werden muss. 

Das Recruiting von Externen bietet den Vorteil, aus einem deutlich größeren Pool an potenziellen Bewerbern schöpfen zu können. Neuzugänge von außen bringen zudem neue Ideen und frischen Wind in ein Unternehmen, auch sind sie häufig motiviert, sich in der Anfangszeit stärker zu engagieren und mehr zu arbeiten. Als Nachteile der externen Personalbeschaffung gelten die höheren Kosten und der Zeitaufwand, der für das Recruiting zu kalkulieren ist. 

Unternehmen wählen mitunter den Weg, Stellenausschreibungen zunächst ausschließlich internen Bewerbern zugänglich zu machen und sich erst dann, wenn dies nicht erfolgreich ist, dem externen Recruiting zu widmen.

Wie sieht der Ablauf für die Personalbeschaffung aus?

Bevor Unternehmen mit der Mitarbeiterbeschaffung beginnen, muss eine genau durchstrukturierte Planung und Vorbereitung der Personalgewinnung erfolgen. Denn die Personalbeschaffung, egal ob sie intern oder extern erfolgt, ist ein langer Prozess, der gut vorbereitet werden sollte.

Dabei sollten sich Arbeitgeber zunächst einmal folgende Fragen stellen:

• Wie hoch ist der Personalbedarf? Für welche Stellen wird gesucht und welche Anzahl an Mitarbeitern wird benötigt?

• Sollen Fachkräfte intern oder extern rekrutiert werden oder sowohl als auch?

• Welche Art von Bewerber ist gewünscht? Müssen die Kandidaten spezielle Anforderungen wie ein Studium, Berufserfahrung, bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten mitbringen?

Sobald diese Fragen geklärt sind, kann die Mitarbeitersuche starten. Die gesamte Personalgewinnung teilt sich in folgende Schritte auf:

Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil gibt im ersten Schritt Auskunft über die Erwartungen an einen geeigneten Kandidaten und ist für den Prozess der Personalgewinnung daher erfolgskritisch. Darin werden überwiegend folgende Punkte festgehalten:

• notwendige Qualifikation für die offen Stelle,

• wichtige Eigenschaften für die ausgeschriebene Stelle.

Stellenausschreibung

Auf Grundlage des Anforderungsprofils kann in der nächsten Phase dann eine Stellenausschreibung erstellt werden. Diese enthält wichtige Informationen für potenzielle Bewerber. Sie gibt Auskunft über die vakante Stelle und das Unternehmen und zeigt, welche Voraussetzungen für Bewerber notwendig sind. Grundsätzlich sollte der Inhalt folgende Botschaften vermitteln:

• Art des Unternehmens: Branche, Standort, Größe, Reichweite,

• Anforderungen an Kandidaten: gewünschte Qualifikationen, Know-how und Kompetenzen,

• genaue Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibung: Einsatzgebiet, Aufgaben und Funktion, Verantwortungsbereich.

Stelle ausschreiben und promoten

In der nachfolgenden Phase überlegt sich das Personalmanagement, wo die Stelle ausgeschrieben werden soll und wie diese am besten promotet werden kann.

Für das Verbreiten von Stellenanzeigen eignen sich externe sowie interne Recruiting-Kanäle wie etwa Social Media, Online-Jobbörsen, Print- und Funk-Medien, die Karriereseite des eigenen Unternehmens und weitere Möglichkeiten.

Damit eine Stellenanzeige möglichst viele Personen erreicht, wird zunehmend auf Social Recruiting über Social-Media-Kanäle gesetzt. Ein ebenso wichtiges Instrument sind Online-Jobportale, denn darüber können Stellenanzeigen auch schnell über Google und andere Suchmaschinen gefunden werden.

Bewerbungen bewerten

Nun beginnt im nächsten Schritt die aktive Personalbeschaffung. Diese Phase der Personalauswahl hat eine zentrale Bedeutung und ist die wohl größte Herausforderung im Recruiting. Um einen passenden Kandidaten zu finden, sichtet die Human-Resources-Abteilung alle erhaltenen Bewerbungen.

Anschließend erfolgt eine Analyse, die eine Vorauswahl an geeigneten Bewerbern zum Ziel hat. Diese Auswahl kann aus nur wenigen Personen bestehen oder auch eine ganze Vielzahl an möglichen Bewerbern mit sich bringen.

Bewerbungsgespräche und Kandidatenauswahl

Sind geeignete Bewerber gefunden, können sie im nächsten Schritt des Recruitings zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Bei einem Bewerbungsgespräch können sich Personal- und Fachabteilung einen ersten Eindruck verschaffen. Anschließend können in dieser Phase der Personalauswahl je nach Stelle und Anzahl an Bewerbern weitere Bewerbungsschritte notwendig sein. Zum Beispiel können die besten Kandidaten zu einem (Online-)Assessment-Center eingeladen werden oder direkt mit einem Probetag starten.

Onboarding

Beim Onboarding geht es darum, einen geeigneten Mitarbeiter nach der erfolgreichen Personalgewinnung an Bord zu holen. Das heißt: In dieser Phase wird aus dem Bewerber ein Arbeitnehmer. Hierzu muss vom Personalmanagement ein Vertrag gestaltet und je nach Bedarf individuell angepasst werden.

Anschließend muss mit dem neuen Mitarbeiter abgestimmt werden, wann seine Arbeit im Unternehmen beginnt, welche Arbeitsgeräte benötigt werden und welche Employer-Policies beachtet werden müssen. Mit diesem Schritt ist der Prozess des Recruitings abgeschlossen.