Personalauswahl: Bedeutung, Ablauf, Personalauswahlverfahren, Kriterien und Checkliste

Die Auswahl von Bewerbern ist wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen, um offene Positionen zu besetzen. Ein optimal gestaltetes Personalauswahlverfahren führt dazu, dass ausgeschriebene Stellen zeitnah mit den passenden Kandidaten besetzt werden und die Qualität der Leistungsprozesse steigt. Dazu sorgt eine gute Personalauswahl dafür, dass neue Mitarbeiter auch im Hinblick auf die Unternehmenskultur zum Arbeitgeber passen. Mit klar geregelten Prozessen bei der Personalauswahl steigern Unternehmen ihre Effizienz und ihre Wirtschaftlichkeit.

Welche Bedeutung hat Personalauswahl für das HR?

Das Personalmanagement ist u.a. für die Planung und Umsetzung der Personalauswahl verantwortlich. Hierfür arbeitet es eng mit der Geschäftsleitung und den Abteilungen zusammen. Sie liefern den fachlichen Input in Form von Anforderungsprofilen, auf deren Grundlage das Auswahlverfahren konzipiert wird. Auf Basis der Informationen über die Anforderungen an die Bewerber entwickelt die Personalabteilung Stellenausschreibungen, wählt geeignete Kanäle aus, um diese zu veröffentlichen und wickelt die gesamte Kommunikation mit den Bewerbern ab.

Im Personalwesen werden Bewerbungen geeigneter Kandidaten gesammelt, Termine für Bewerbungsgespräche oder Einstellungstests vereinbart, Einladungen und Absagen versendet und die Vertragsunterlagen vorbereitet. Die Personalauswahl ist daher eine der wichtigsten Aufgaben, die das HR in einem Unternehmen umsetzt. Sie erfordert zahlreiche Überlegungen und Einschätzungen, um Entscheidungen für oder gegen bestimmte Kandidaten zu treffen. 

Wie ist der Ablauf eines Personalauswahlprozesses?

Das Personalauswahlverfahren umfasst nicht nur die Sichtung von Bewerbungen und die Entscheidung für Bewerber. Üblicherweise beginnt es mit der Erstellung eines Anforderungsprofils, in dem die Fähigkeiten, Qualifikationen, Kenntnisse und Eigenschaften der gewünschten Bewerber formuliert sind. Hier kommt es auf eine möglichst genaue Umschreibung der Anforderungen an, damit eine Stellenausschreibung die passende Zielgruppe der Bewerber erreicht und erforderliche Kompetenzen daraus hervorgehen. 

Anschließend folgen die weiteren Schritte im Personalauswahlprozess:

• Schaltung der Stellenanzeigen, zum Beispiel über Jobbörsen, Karrierenetzwerke, einschlägige Zeitungen und Zeitschriften oder der unternehmenseigenen Karriereseite,

• Analyse der eingehenden Bewerbungen in Bezug auf die Eignung der Kandidaten,

• Kommunikation mit in Frage kommenden Bewerbern, Versendung von Einladungen zu Terminen wie Bewerbungsgesprächen oder Probearbeitstagen,

• Durchführung der Termine, um die optimalen Kandidaten zu identifizieren, und

• Einstellung der neuen Mitarbeiter.

Hilfreich ist es meistens, eine Checkliste aller relevanten Schritte im Personalauswahlprozess anzufertigen. Die Checkliste sorgt für einen strukturierten Ablauf des Personalauswahlverfahrens und hilft bei der Entscheidung, indem sie alle relevanten Kriterien dezidiert auflistet.

Welche Arten von Personalauswahlverfahren gibt es?

Je nach Unternehmen und Branche sind unterschiedliche Auswahlprozesse und Verfahren üblich, um Mitarbeiter einzustellen. Diese variieren und hängen auch von der Unternehmenskultur ab. Sie alle dienen dazu, die Bewerber kennenzulernen, Informationen einzuholen, die über die Angaben der Bewerbungsunterlagen hinausgehen, und neben fachlichen Kriterien auch persönliche Eigenschaften und Besonderheiten der Kandidaten zu erfahren.

Ideal ist es oftmals, verschiedene Verfahren der Bewerberauswahl zu kombinieren. Dies ermöglicht eine gezielte Bewertung der fachlichen Eignung und vermeidet blinde Flecken bei der Personalauswahl. Auch hier kann eine Checkliste angelegt werden, um alle relevanten Informationen abzudecken und eingereichte Unterlagen der Bewerbung systematisch zu prüfen.

Zeugnisse und Qualifikationen

Sie gehören zu den unerlässlichen Bestandteilen der Bewerbungsunterlagen und enthalten Informationen über den bisherigen Werdegang der Bewerber, deren fachliche Qualifikationen, aber auch über ihre Fähigkeit, sich selbst in klar verständlichen Worten vorzustellen und die eigene Motivation für die Bewerbung beim Unternehmen darzulegen. Meistens ist die schriftliche Bewerbung der erste Kontakt, denn ein Personaler im Rahmen der Personalauswahl mit dem Kandidaten hat, sodass hier ein guter persönlicher Eindruck entscheidend ist.

Einschlägige Berufserfahrung

Die bisherige Berufserfahrung zeigt auf, wo der Bewerber bislang tätig war, welche Aufgaben er erfüllt hat und wie gut dessen praktische Vorkenntnisse zum Anforderungsprofil passen. Neben den fachlichen Kenntnissen zeigen Auskünfte über die Berufserfahrung auch, ob in der beruflichen Laufbahn ein roter Faden zu finden ist.

Vorstellungsgespräche

Das Bewerbungsgespräch ist unter Personalern die verbreitetste Methode der Personalauswahl. Hierbei lernen sich Personaler und Bewerber persönlich kennen und erhalten einen direkten Eindruck voneinander. Beide Parteien stellen ihre Erwartungen und Wünsche vor und können abschätzen, ob sie zueinander passen. Gespräche dienen dazu, neben formalen Kriterien auch persönliche Eigenschaften und soziale Kompetenzen einzuschätzen.

Eignungstests und Leistungstests 

Eignungstests gehören ebenfalls zu den gängigen Verfahren beim Auswahlprozess. Unternehmen nutzen sie, um nach standardisierten Verfahren die Qualifikation der potenziellen Mitarbeiter zu prüfen. Sie decken unterschiedliche Kriterien ab. Dazu zählen je nach zu besetzender Stelle Allgemeinwissen, Mathematik, räumliches und logisches Denken, Konzentrationsfähigkeit und Sprachkenntnisse. Immer öfter gehören auch psychologische Persönlichkeitstests zum Auswahlverfahren, die den Charakter von Bewerbern offenlegen und zum Beispiel aufzeigen, wie dieser in bestimmten typischen Arbeitssituationen reagieren würde.

Assessment Center 

Das Assessment Center nimmt einen längeren Zeitraum ein. Es kombiniert verschiedene Instrumente und Methoden von Personalauswahlverfahren und ermöglicht eine Beurteilung von persönlichen Merkmalen und fachlichen Kompetenzen. Oftmals werden im Assessment Center sowohl Interviews als auch Tests durchgeführt. Da das Assessment Center zu den aufwändigsten Methoden eines Auswahlverfahrens gehört, empfiehlt es sich vor allem für die Besetzung von Positionen, die ein hohes Maß an Verantwortung oder Entwicklungspotential erfordern. 

Active Sourcing

Dieses Personalauswahlverfahren gehört zu den aktiven Methoden der Personalgewinnung. Potenzielle Mitarbeiter werden gezielt und proaktiv über verschiedene Kanäle kontaktiert, unabhängig davon, ob sie auf Stellensuche sind. Dies erfolgt über das E-Recruiting, aber auch über Offline-Kanäle.

Welche Kriterien sollten für die Personalauswahl angelegt werden?

Für ein effektives Personalauswahlverfahren gelten die gleichen Grundsätze wie in der Wissenschaft. So sollte der Auswahlprozess objektiv, verlässlich und validierbar sein. Wenn diese Kriterien eingehalten werden, ist die Chance auf einen erfolgreichen Personalauswahlprozess hoch. 

• Objektivität bedeutet, dass verschiedene Personaler bei der Prüfung einer Bewerbung und der Kandidaten zu einem ähnlichen Ergebnis gelangen würden und eigene Meinungen und Ansichten einen geringeren Einfluss auf die Auswahl ausüben,

• mit der Reliabilität ist die Genauigkeit der Ergebnisse im Personalauswahlprozess gemeint, was vor allem durch genormte Testverfahren wie Assessment Center oder Tests erzielt wird,

• Validität bezeichnet die Verlässlichkeit beim Messen, sodass im Rahmen der Personalauswahl genau die Faktoren überprüft werden, auf die es ankommt.

Werden die Gütekriterien berücksichtigt, ermöglicht dies in der Bewerberauswahl eine Vermeidung unerwünschter Auswirkungen wie Halo-Effekte oder das Einbeziehen von unbewussten Faktoren. 

Wie sieht eine Checkliste für die Auswahl von Personal aus?

Die Planung der Personalauswahl für die Besetzung einer freien Stelle ist komplex und erfordert die Berücksichtigung verschiedener Informationen. Für die richtige Personalauswahl kommt es auf eine klare Struktur an, um allen beteiligten Personen zu verdeutlichen, worauf bei der Personalauswahl zu achten ist. 

Um das Personalauswahlverfahren zielgerichtet und erfolgsorientiert zu gestalten, ist es sinnvoll, eine Checkliste zu verfassen. Sie enthält alle wesentlichen Informationen über festgelegte Kriterien und Anforderungen. Welche Punkte in der Checkliste angeführt sind, hängt zum Teil vom Unternehmen ab, es gibt jedoch einige Faktoren, die immer enthalten sein sollten, um geeignete Bewerber zu identifizieren. 

Qualifikation

Je nach ausgeschriebener Stelle können die erforderlichen Qualifikationen zum Beispiel den Abschluss einer bestimmten Ausbildung, eines Hochschulstudiums oder einer speziellen Weiterbildung sein. Sie können in den Bewerbungsunterlagen dem tabellarischen Lebenslauf entnommen werden.

Fähigkeiten

Hierbei handelt es sich um persönliche Eigenschaften eines Bewerbers, die ihn dazu befähigen, bestimmte Kompetenzen zu erwerben. Diese persönlichen Kompetenzen beinhalten beispielsweise eine analytische und logische Denkweise oder Kreativität.

Hard Skills

Die Fertigkeiten umfassen das erlernte Können von potenziellen Mitarbeitern wie Programmierkenntnisse, Sprachkenntnisse oder Know-how im Bereich Controlling. Sie sind ein essenzieller Bestandteil einer Checkliste für eine gute Personalauswahl.

Soft Skills

Die sogenannten "weichen Faktoren" betreffen außerfachliche Fähigkeiten, die für die Arbeit im Unternehmen wichtig sind. Dazu zählen Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Stressresistenz oder Sorgfalt.

Cultural Fit

Dieser Bestandteil der Checkliste beschreibt, inwieweit ein Bewerber zur Unternehmenskultur passt. Wer sich in den Zielen und Leitprinzipien seines Arbeitgebers wiederfindet, arbeitet oftmals effektiver, ist zufriedener mit dem Arbeitgeber und bleibt diesem länger treu.

Eine professionelle Personalauswahl hat viele Vorteile. Sie verkürzt Recruiting-Prozesse, spart dem Unternehmen dadurch Zeit und Geld ein, verbessert die Candidate Experience und optimiert das Image eines Arbeitgebers.