Personalagentur: So finden Unternehmen Mitarbeiter mit einer Agentur

Personalagenturen sind in der heutigen Zeit, in der viele Unternehmen vom Fachkräftemangel betroffen sind, eine wichtige Ressource für das Recruiting. Sie übernehmen als externe Dienstleister verschiedene Leistungen rund um die Suche nach Personal für unterschiedliche Hierarchie- und Qualifikationsstufen. Immer mehr Arbeitgeber setzen heutzutage auf die professionellen Personaldienstleistungen einer solchen Agentur, um schneller geeignete Mitarbeiter zu finden, die zum Team passen.

Im folgenden Beitrag erfährst du, was eine Personalagentur bietet, welche Tätigkeiten sie für Unternehmen durchführt und mit welchen Kosten du bei der Beauftragung einer externen Personalvermittlung rechnen solltest. 

Was genau ist eine Personalagentur?

Eine Personalagentur ist auch als Personalvermittlungsagentur oder Headhunting-Agentur bekannt. Dienstleister dieser Art unterstützen Unternehmen bei der Mitarbeitersuche, indem sie den gesamten Bewerbungsprozess übernehmen. Die Vermittlung von Kandidaten erfolgt entweder zeitlich begrenzt, beispielsweise über die Zeitarbeit, oder unbefristet. Unternehmen teilen der Personalagentur mit, für welche Stelle Bewerber gesucht werden, woraufhin die Agentur dann die Suche plant und umsetzt. 

Die Zusammenarbeit mit einer Personaldienstleistung bietet Arbeitgebern einige Vorteile. Dazu gehören die folgenden Faktoren:

• Reduzierung des Aufwands: Die Personalsuche bindet eine Menge Ressourcen, denn sie nimmt viel Zeit in Anspruch. Unternehmen, die dies auslagern, sparen Zeit und können sich dadurch auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Oftmals finden sie mit der Hilfe einer Personalagentur bereits innerhalb weniger Wochen qualifiziertes Personal.

• Matching: Die Suche nach Bewerbern beinhaltet ein umfangreiches Profiling und Matching. Dies sorgt dafür, dass die Personalvermittlungsagentur ausschließlich passende Kandidaten für ihren Auftraggeber findet, die die nötigen Qualifikationen, Kompetenzen und Eigenschaften für die offene Stelle mitbringen.

• Flexibilität: Mitunter benötigt ein Unternehmen nur zeitweise Mitarbeiter, etwa für ein  bestimmtes Projekt oder saisonale Auftragsspitzen. Mit der Arbeitnehmerüberlassung unterstützt eine Personalvermittlungsagentur auch hierbei gezielt und vermittelt zeitlich befristet Arbeitnehmer.

• Gute Kontakte: Headhunter und Personaldienstleister verfügen meist über große Datenbanken mit Kontakten zu Fachkräften, oft auch im internationalen Raum. Dadurch lassen sich mehr und passendere Kandidaten erreichen.

Welche Aufgaben übernehmen Personalagenturen im HR für Unternehmen?

Die Tätigkeiten und Angebote einer Personalagentur umfassen sämtliche Aufgaben, die bei der Suche nach qualifizierten Kandidaten für einen Arbeitgeber anfallen. Personalvermittlungen betreuen den kompletten Bewerbungsprozess. Sie übernehmen auf Wunsch nicht nur das Recruiting, sondern unterstützen auch beim Onboarding, um neuen Arbeitnehmern einen optimalen Einstieg in den neuen Job zu ermöglichen. Zu den gängigen Services einer Personaldienstleistung zählen die folgenden Aufgabenbereiche:

• Bewerbersuche: Die Personalvermittlung spricht die richtigen Kandidaten an, zum Beispiel über die Veröffentlichung von Stellenangeboten oder die Ansprache potenziell geeigneter Fachkräfte im eigenen Netzwerk. Je nach Zielgruppe nutzt der Headhunter hierfür verschiedene Arten von Kanälen. Dies sind nicht nur Online-Plattformen wie digitale Jobbörsen oder Social Media, sondern auch Offline-Methoden, etwa das Schalten von Stellenanzeigen in Printmedien oder die Präsenz auf Business-Events oder Messen.

• Kandidatenauswahl: Aus den eingehenden Bewerbungen werden die besten Kandidaten herausgefiltert. Mit ihnen führt der Personaldienstleister Vorstellungsgespräche und stellt die ausgeschriebene Position und das Unternehmen vor. Im Anschluss stellt er die Top-Kandidaten dem Auftraggeber vor, der dann die finale Entscheidung trifft. Auch bei Vertragsgesprächen und der Eingliederung in den Betrieb unterstützt die Personalvermittlungsagentur.

• Personalberatung: Neben dem Recruiting selbst steht die Personalagentur ihren Kunden jederzeit als Ansprechpartner im Rahmen einer Beratung zur Verfügung, informiert über den laufenden Prozess und nimmt eventuelle Anpassungen vor.

• Executive Search: Bei der erfolgreichen Suche nach Führungskräften kommt es auf ein besonderes Fingerspitzengefühl an, denn häufig sind Kandidaten für das Top-Management nicht aktiv auf Jobsuche. Headhunter finden passende Bewerber für solche Positionen somit meistens nicht über die klassischen Kanäle, sondern per Direktsuche.

• Zeitarbeit: Für zeitlich befristete Jobs vermitteln Personaldienstleister Bewerber aus ihrer Datenbank. Die vermittelten Kandidaten werden an das Unternehmen leihweise abgetreten, ihr Arbeitgeber ist jedoch die Personalvermittlung.

Für welche Branchen gibt es spezialisierte Personalagenturen?

Eine Personalagentur ist manchmal für verschiedene Branchen tätig, häufig fokussieren sich solche Dienstleister jedoch auf einen konkreten Wirtschaftszweig. Sie verfügen über fundiertes Fachwissen, kennen die brancheninternen Gegebenheiten und Anforderungen genau und wissen, über welche Kanäle sich geeignete Kandidaten für bestimmte Aufgabenbereiche finden lassen. 

Vor allem für Bereiche, die besonders stark vom Fachkräftemangel betroffen sind, bieten viele Vermittlungen Dienstleistungen an. Typische Schwerpunktbereiche, für die Personalagenturen tätig werden, sind zum Beispiel die folgenden:

• Gesundheitswesen, Pflege und Healthcare,

• Maschinen- und Anlagenbau,

• Handwerk,

• Dienstleistungen und Kundenservice,

• IT und Cyber Security,

• Logistik und Handel,

• Energie- und Elektrotechnik,

• Automobilbranche,

• Lebensmittel,

• Verwaltung und Office,

• Events, Messen und Kommunikation,

• Tourismus und Gastronomie.

Wie funktioniert die Personalvermittlung mit einer Agentur für Personal?

Arbeitgeber, die bei der Suche nach Personal externe Unterstützung erhalten möchten, kontaktieren hierfür eine Personalagentur. In einem ersten Gespräch mit der Personalberatung legt der Auftraggeber die Anforderungen im Hinblick auf das Stellenprofil fest, denn sie bilden die Grundlage für den Suchprozess.

Je detaillierter und passgenauer das Anforderungsprofil ist, desto höher sind die Chancen, den richtigen Mitarbeiter zu finden, der sowohl zur Stelle als auch zum Arbeitgeber passt. Wichtig ist daher nicht nur die formale Qualifikation in Form von Ausbildungs- und Studienabschluss. Auch persönliche Eigenschaften sind von entscheidender Bedeutung, um einen Kandidaten zu finden, der sich mit der Unternehmenskultur identifiziert.

Auf Grundlage dieses Profils erfolgt im nächsten Schritt die Suche und Auswahl potenzieller Bewerber. Die Agentur nutzt das eigene Netzwerk, sie rekrutiert aber auch aktiv und spricht interessierte Kandidaten in sozialen Netzwerken oder auf Events und Messen an. Je nach Anforderung der Stelle kann die Suche nicht nur überregional, sondern auch international durchgeführt werden. Auf diese Weise ist der Headhunter in der Lage, das perfekte Match für seinen Kunden zu finden. Die Personalsuche ist abgeschlossen, wenn ein Mitarbeiter erfolgreich vermittelt und der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist. 

Wie viel kostet die Zusammenarbeit mit Personalagenturen?

Die Kosten für die Personalvermittlung werden häufig über eine erfolgsabhängige Provision abgerechnet. Das bedeutet, das Honorar wird erst bei erfolgreicher Vermittlung fällig. Die Höhe des Honorars orientiert sich meist am Jahresgehalt, das für die ausgeschriebene Stelle gezahlt wird. Üblich sind hier Sätze in Höhe von 25 bis 35 Prozent. Für spezialisierte Positionen oder die Rekrutierung von Führungskräften fallen die Kosten in der Regel höher aus, da sie mit höheren Gehältern vergütet werden und die Suche zudem anspruchsvoller ist. 

Für die Abrechnung der Kosten existieren verschiedene Modelle. Manche Agenturen rechnen über eine sogenannte Retainer Fee ab, bei der der Kunde im Vorfeld einen Honorarvorschuss zahlt. Die Zahlung erfolgt in mehreren Etappen. Manche Dienstleister bieten für die Zusammenarbeit einen Pauschaltarif an. In diesem Fall vereinbaren Auftraggeber und Personalagentur einen Fixpreis, der sämtliche Aufwendungen beinhaltet.

Was ist bei der Auswahl einer Personalagentur zu beachten?

Bei der Auswahl des Partners für die Suche nach Personal sind verschiedene Kriterien wichtig. Eine kompetente Personalagentur zeichnet sich durch mehrere Merkmale aus:

• Erfahrung: Gerade für die Suche nach Führungskräften oder spezialisierten Fachkräften ist eine langjährige Erfahrung des Personalberaters entscheidend für den Erfolg. Er kennt die einschlägigen Kanäle, versteht die Anforderungen, die mit der offenen Stelle einhergehen, und weiß, worauf es bei der Rekrutierung ankommt. Idealerweise bringt der Headhunter sowohl Fach- als auch Branchenwissen mit.

• Exklusivität: Ein professioneller Personalvermittler stellt seinem Kunden einen Ansprechpartner zur Seite, der ausschließlich für ihn arbeitet. Dieser informiert regelmäßig über den aktuellen Status und steht jederzeit bei Fragen zur Verfügung.

• Professionelles Auftreten: Schon der erste Eindruck kann entscheidend sein. Dazu gehört eine aussagekräftige Webseite mit einem transparenten Überblick der Leistungen, Referenzen von zufriedenen Kunden und verlässlichen Kontaktdaten.

• Transparenz: Seriöse Personalagenturen informieren offen über ihre Methoden, die sie bei der Personalsuche anwenden. Auch die Kostenstruktur sollte transparent dargelegt werden, damit der Kunde nachvollziehen kann, wie die Provision für die Dienstleistungen zustande kommt.

Unsere Personalvermittlung hiral beantwortet dir gerne alle weiteren Fragen zur Personalsuche mit externer Unterstützung.

Quellen:

https://www.salespotentials.com/blog/personalvermittler/

https://www.freelance.de/blog/was-macht-ein-personalvermittler/

https://unternehmensverkauf-consulting.info/magazin-top-branchen-personalberater-deutschland/

https://www.personio.de/hr-lexikon/personalvermittlung/