Online Recruiting: Definition, Vorteile, Ziele, Kanäle und Steuerung

In vielen Branchen herrscht Fachkräftemangel. Dies zwingt Arbeitgeber zu mehr Kreativität bei der Personalbeschaffung. Um geeignete Kandidaten für offene Stellen zu finden und sich im "War for Talents" zu behaupten, setzen immer mehr Unternehmen auf das Online-Recruiting. Denn wer die Young Professionals der Generation Y erreichen möchte, muss dort hingehen, wo man sie findet: Ins Internet. Beim sogenannten E-Recruiting werden Jobkandidaten online gesucht und rekrutiert. Wir erklären, welche Vorteile die digitale Personalgewinnung hat, wie sie das Employer Branding und die Candidate Experience verbessert und welche Tools und Recruting-Kanäle für die Gewinnung neuer Mitarbeiter genutzt werden.

Wie ist die Definition von Online-Recruiting?

Der englische Begriff "to recruit" umschreibt das Verfahren der Personalbeschaffung. Die Bezeichnung E-Recruiting steht für "Electronic Recruiting". Dies bedeutet auf Deutsch "elektronisches Rekrutieren". Und genau darum geht es: Beim Online-Recruitment werden neue Mitarbeiter über digitale Medien gesucht und geworben. Wer sein Recruitment online durchführt, nutzt bei der Personalbeschaffung also überwiegend das Internet. Für diese Form der Rekrutierung, des Candidate Managements und des Hirings lässt sich die gesamte Bandbreite des Webs verwenden, von der eigenen Internetseite über einschlägige Online-Jobbörsen bis zu Social-Media-Plattformen und Apps. 

Doch das Thema E-Recruiting umfasst deutlich mehr als nur die Suche nach geeignetem Personal. Vielmehr geht es beim Online-Recruitment um den kompletten Bewerbungsprozess und ein umfassendes Candidate Management. Wenn die Rede von E-Recruiting ist, sind sowohl die Definition der Stellenanzeige als auch die Kommunikation mit potenziellen Bewerbern und die elektronische Prüfung aller Application-Unterlagen gemeint.

Das heißt: Digitales Recruiting und elektronisches Hiring beginnt für Unternehmen nach Erstellung von Anforderungsprofil und Stellenanzeige mit der Veröffentlichung einer digitalen Stellenausschreibung auf Jobbörsen, der Unternehmenswebsite und in sozialen Netzwerken und endet mit der Anstellung (engl. Hiring) von neuen Mitarbeitern.

Was sind die Vorteile von Online-Recruiting für Bewerber und Unternehmen?

Das E-Recruiting hilft Unternehmen, Recruitment-Prozesse schnell, effizient und transparent zu gestalten. Diese Optimierung bringt sowohl Recruitern als auch Bewerbern einiges an Vorteilen:

• Arbeitserleichterung: Der Verwaltungsaufwand für Unternehmen ist beim Online-Recruitment deutlich geringer. Anstatt Bewerbungen (engl. Applications) in Papierform zu durchsuchen, können Recruiter eine gut organisierte Datenbank nutzen. Dies spart viel Zeit. Terminerinnerungen und Datenpflege werden beim Online-Recruitment direkt von der Software übernommen.

• Weniger Fehler: Fehler passieren immer dort, wo Menschen arbeiten. Solche Prozesse werden beim elektronischen Recruiting weitgehend ausgeschlossen. Dies führt zu einer massiven Fehlerreduktion. Der Verlust von Unterlagen und Kontakten zu potenziellen Bewerbern (Applicants) ist quasi unmöglich.

• Schnellere Kommunikation: Die Kommunikation zwischen Bewerbern und Employern kann beim Thema Online-Recuiting deutlich beschleunigt werden. Alle E-Mails lassen sich schnell und effizient beantworten. Außerdem wird der Schriftverkehr direkt im Bewerberprofil gespeichert. Somit werden Anfragen schneller beantwortet und Bewerber erhalten zügiges Feedback. Dies optimiert die Candidate Experience und verbessert somit das Arbeitgeberimage.

• Bessere Vernetzung: Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen wird durch das Internet-Recruiting erleichtert. Die Abstimmung erfolgt rein elektronisch über ein praktisches, einheitliches System. Dies führt zu deutlich mehr Transparenz. Sowohl Vorgesetzte als auch Recruiter haben beim Online-Recruitment jederzeit Einblick zum aktuellen Stand der Bewerbungen.

• Klassifizierungen möglich: Durch die Digitalisierung und die Nutzung von Recruitment-Software können Klassifizierungen vorgenommen werden. Dies ermöglich das schnelle Sortieren von Bewerbern. Dabei können Kandidaten zum Beispiel nach Qualifikation und Verfügbarkeit sortiert werden.

• Vereinfachte Bewerbung: Bewerber profitieren vom einfachen Recruiting-Prozess, der in der Regel über ein Online-Formular gestartet werden kann. Auch dies dient einer positiven Candidate Experience. Für HR-Abteilungen bedeutet diese Form des Recruitings weniger Arbeit, da auf einen Blick erkennbar ist, ob sich der Kandidat eignet oder nicht. 

• Geringere Kosten: Obwohl die Kosten für eine Recruiting-Software u. U. nicht günstig sind, rentiert sich die Anschaffung auf Dauer. Denn elektronische Recruit-Tools sparen sowohl Personalkosten als auch Ausgaben für Briefe, Papier und Versand.

Welche Ziele hat die Personalbeschaffung über das Internet?

Das Ziel des digitalen Recruitments ist es, schnellstmöglich einen passenden Kandidaten zu finden. Hierzu werden verschiedene Targeting-Methoden eingesetzt. Dabei werden immer wieder neue Recruiting-Trends umgesetzt wie Keyword-Targeting und das Multiposting von Stellenausschreibungen. Darüber hinaus hat ein solches Recruiting das Ziel, deutlich effektiver zu arbeiten. So können offene Stellen schneller besetzt werden. Das bedeutet: E-Recruitment spart Unternehmen Zeit und Geld.

Egal, für welche Werkzeuge oder welchen Online-Kanal sich Arbeitgeber beim E-Recruiting entscheiden: Die Online-Bewerbung sollte maximal 20 Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Zusätzlich wird beim E-Recruiting-Prozess auf besonders zügige Feedbacks gesetzt. Dadurch erfolgen Einladungen zum Vorstellungsgespräch sowie Zu- und Absagen in der Regel spätestens nach zwei Wochen. Dies optimiert nicht nur das Recruitment selbst, es sorgt auch für eine positive Candidate Experience, da Bewerber zeitnah eine Rückmeldung erhalten.

Welche Kanäle gibt es für E-Recruiting?

Beim Personalmarketing spielt das Online-Recruitment eine wichtige Rolle. Es soll den gesamten Recruitment-Prozess kostengünstig sowie effizient gestalten. Dabei kommt meist spezielle E-Recruiting-Software zum Einsatz.

Mit E-Recruit-Systemen können sich Firmen nicht nur modern und zeitgemäß präsentieren, sondern auch Stellenanzeigen deutlich effektiver streuen. Deshalb beschäftigt sich Online-Recruiting mit weit mehr als der Möglichkeit einer Bewerbung im Netz und umfasst das gesamte Candidate Management. Zum Einsatz kommen vor allem folgende E-Recruiting-Kanäle:

• Online-Jobbörsen: Der wohl meistgenutzte E-Recruiting-Kanal sind Web-Jobbörsen. Sie sind die erste Anlaufstelle für Jobsuchende und können in den meisten Fällen mit einer Candidate-Management-Software verwendet werden. Internet-Stellenbörsen lassen sich nach Jobprofil, Branche und Standort durchsuchen. Dies hat einen hohen Stellenwert beim Online-Recruitment.

• Social Media: Auch soziale Medien weisen einen zunehmenden Einfluss beim Recruitment im Netz auf. Mit dem richtigen Content in sozialen Netzwerken können gerade junge Talente gut erreicht werden. Man spricht hier vom Social-Media-Recruiting. Die wohl beliebtesten Online-Plattformen für Social-Recruiting sind Xing, LinkedIn, Instagram, Facebook und Twitter. Neben der Personalgewinnung dienen Posts auf diesen Plattformen auch dem Employer Branding und können als gelungene Online-Marketing-Kampagne genutzt werden.

• Eigene Karriereseite: Auf der eigenen Company Website kann man nicht nur Informationen teilen, sondern auch auf offene Positionen in der Firma aufmerksam machen. Über die hauseigene Karriereseite lassen sich aktuelle Jobangebot ausschreiben, sodass intern sowie extern nach passenden Kandidaten gesucht werden kann. Hier teilen Arbeitgeber außerdem Informationen über den Recruitment-Prozess sowie Weiterbildungsmöglichkeiten.

• Mobile Recruiting: Ein weiterer Recruiting-Trend ist das Mobile Recruiting. Dadurch wird es Bewerbern auch unterwegs so einfach wie möglich gemacht, eine Bewerbung an ein Unternehmen zu senden. Sie können sich direkt über mobile Endgeräte mit ihrem Online-Profil bewerben. Hierfür eignen sich spezielle Apps, Jobbörsen, Social-Media-Plattformen und die Karriereseite des Arbeitgebers. Niedrigschwellige Recruit-Verfahren dieser Art unterstützen zudem eine optimale Candidate Experience und wirken sich somit positiv auf das Arbeitgeberimage aus.

Beim E-Recruiting haben Employer die Aufgabe, geeignete Recruiting-Kanäle auszuwählen, damit garantiert die passende Zielgruppe an potenziellen Mitarbeitern angesprochen wird. Gezielte Online-Recruiting-Systeme gestalten das Hiring-Verfahren effizient und wirtschaftlich. Zusätzlich sollte das Branding des Unternehmens bei der Wahl der Methoden für die Online-Rekrutierung beachtet werden. Auf dieser Grundlage wird entschieden, welche Social-Media-Kanäle sich besonders eignen und welche Internet-Jobbörsen in Frage kommen.

Welche Methoden helfen bei der Steuerung von digitalem Recruting?

Beim Recuiting-Prozess werden unterschiedliche Targeting-Methoden eingesetzt, um auch garantiert die richtige Zielgruppe der passenden Applicants zu erreichen. Dabei wird meist Keyword-Targeting eingesetzt. Hierbei stimmen Recruiter die Suchbegriffe einer Anzeige optimal auf den Nutzer ab. Um geeignete Begriffe zu finden, versetzt sich das Recruitment-Team in die Perspektive von potenziellen Kandidaten. Eine weitere Möglichkeit, um geeignete Recruit-Keywords zu finden, sind SEO-Tools wie Google Trends. Damit lassen sich Suchvolumen und Relevanz genau analysieren. Ebenso wichtig ist die korrekte Stellenbezeichnung. Denn nur so können Jobsuchende auf die offene Stelle aufmerksam werden.

Eine weitere Möglichkeit, um Stellenanzeigen gekonnt auszuspielen, ist die Nutzung von Zielseiten wie Fachforen für das Recruiting. Dadurch können Nutzer-Aktivitäten genau identifiziert werden. Je mehr Informationen man über den User hat, desto zielgenauer kann man seine Stellenausschreibung platzieren. Dies verbessert die Candidate Experience und somit auch die Erfolgschancen bei der Suche nach geeignetem Personal. Ein weiteres wichtiges Tool bei Recruiting-Prozessen online ist das Retargeting. Es dient der Ansprache von Nutzern, die bereits die Webseite des Unternehmens oder eine entsprechende Karriereseite besucht haben. 

Ebenso hilfreich bei der virtuellen Rekrutierung und beim Personalmarketing ist das Ausspielen von ortsgebundenen Stellenanzeigen und Ads. Beim sogenannten Location-based-Advertising kann mithilfe eines festgelegten Radius nach geeigneten Bewerbern gesucht werden. Somit kann die externe Personalbeschaffung mithilfe des digitalen Hirings enorm erleichtert werden. Über das Geo-Fencing kann ein exakter Umkreis angegeben werden, der das Recruiting einschränkt und erleichtert.

Zu den aktuellen Trends bei der Online-Rekrutierung zählen darüber hinaus sogenannte Applicant-Tracking- sowie Application-Processing-Systeme für das Candidate Management in Unternehmen. Ein Programm für die Applicant-Steuerung ist ein Online-Recruitment-System, das Bewerbungen anhand bestimmter Parameter und Algorithmen filtert und so eine Erstauswahl trifft.

Das System speichert Daten der Bewerber, wie zum Beispiel die E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder weitere Informationen an zentraler Stelle. Es publiziert Stellenanzeigen automatisch an mehreren Stellen, selektiert die Bewerbungen der Applicants anhand bestimmter Kriterien, und erfasst die Quellen, über die einzelne Bewerbungen (Applications) in das Unternehmen gelangen. So hält das HR nach, über welche Kanäle welche Art von Kandidaten angesprochen werden.