Onboarding: Begriff, Bedeutung, Instrumente, Tools und Checkliste

Eine herzliche Begrüßung sollte immer am Anfang eines neues Jobs stehen. Allerdings reichen freundliche Worte allein nicht aus, um den Start für neue Kollegen am ersten Arbeitstag zu erleichtern. Tatsächlich machen viele Unternehmen bereits in den ersten Wochen gravierende Fehler, die sich negativ auf die weitere Zusammenarbeit mit neuen Mitarbeitern auswirken können. Dabei ist es gerade in Zeiten des Fachkräftemangels von besonders großer Bedeutung, Mitarbeiter frühzeitig an die eigene Firma zu binden und von sich zu begeistern.

Das Geheimnis liegt im erfolgreichen Onboarding. Das stellt sicher, dass sich neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag bestmöglich in das Unternehmen eingliedern können und langfristig zufrieden sind. Da dieser Prozess recht komplex ist, beschäftigt sich der folgende Beitrag mit der Definition, der Bedeutung und dem Ablauf von Onboarding und stellt eine beispielhafte Checkliste mit Tipps für die Integration neuer Kollegen bereit.

Was wird unter Onboarding genau verstanden?

Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und ist die gekürzte Version von “taking on board” also “an Bord nehmen”. Im Personalmanagement wird damit laut Definition das Einstellen und die Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen bezeichnet. Dafür werden im Onboarding-Prozess gezielt Maßnahmen eingesetzt, die es Mitarbeitern erleichtern sollen, in ihrem neuen Job anzukommen und sich ab dem ersten Arbeitstag im Betrieb zurecht zu finden.

Der Onboarding-Prozess richtet sich nicht nur an die fachliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter, sondern auch an die soziale und kulturelle Einführung: Dazu werden die Unternehmenskultur und -ziele erläutert und Kontakte zu anderen Kollegen hergestellt.

Die übergeordneten Ziele des Onboardings sind die Steigerung von Produktivität und Motivation des neuen Mitarbeiters und der Aufbau von Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber. Das verringert die Gefahr von Kündigungen während der Einarbeitungsphase und wirkt sich positiv auf das Employer Branding aus.

Das Onboarding neuer Angestellter beginnt bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und demnach schon vor dem ersten Arbeitstag. Der Onboarding-Prozess endet frühestens nach Ende der Probezeit und spätestens nach dem ersten Jahr im Unternehmen. Das Gegenteil vom Onboarding ist “Offboarding”. Dabei geht es gemäß Definition um den professionellen Trennungsprozess zwischen Arbeitgeber und -nehmer, beispielsweise beim Stellenabbau in einem Unternehmen.

Welche Bedeutung hat ein exzellenter Onboarding-Prozess für Unternehmen?

Auch in der Arbeitswelt gilt: Der erste Eindruck zählt. Eine Studie des Personaldienstleisters softgarden zeigt, dass rund 26 % der Befragten in den ersten 100 Tagen ihren Job gekündigt oder daran gedacht haben, ihn zu kündigen. Als entscheidende Faktoren wurden die Arbeitsatmosphäre und das Verhalten der Vorgesetzten und Kollegen genannt. Der erste Tag und die ersten Wochen in einem neuen Job können daher ausschlaggebend für den Verbleib im Unternehmen, die Mitarbeiterbindung, Motivation und Zufriedenheit sein.

In Zeiten des Fachkräftemangels können sich Betriebe keine starke Fluktuation erlauben, da diese hohe Kosten verursacht und neue Bewerber oft schwer zu finden sind. Ein guter Onboarding-Prozess verhindert einen Fachkräfteengpass. Um eine systematische Einarbeitung neuer Mitarbeiter auf allen Ebenen, fachlichen sowie sozialen, gewährleisten zu können, ist ein professioneller Einarbeitungsplan erforderlich. Dieser Plan begleitet die neuen Mitarbeiter in den verschiedenen Phasen des Onboarding-Prozesses: Von den anfänglichen Erwartungen und der Begeisterung am ersten Arbeitstag über den Realitätsschock bis hin zur Integration bzw. Einarbeitung. Erfolgreiches Onboarding unterstützt Mitarbeiter in jeder einzelnen Phase.

Weitere Vorteile eines optimalen Onboarding-Prozesses sind:

• Mitarbeiter zeigen mehr intrinsische Motivation und identifizieren sich schneller mit der Unternehmenskultur, wenn sie vom ersten Tag an Wertschätzung und Zuwendung erfahren.

• Durch erfolgreiche soziale Integration bauen Arbeitnehmer schneller Kontakte zu ihren neuen Kollegen auf. So fühlen sie sich willkommen und bald nicht mehr als “Neuling”, was wiederum ihre Bindung zum Unternehmen stärkt.

• Angestellte können eher produktiv sein und effektiver Aufgaben bearbeiten, wenn sie adäquat eingearbeitet wurden.

• Ein gründlicher Einarbeitungsprozess verringert die Anfälligkeit für Fehler und somit auch frühe negative Erfahrungen.

• Verläuft das Onboarding neuer Mitarbeiter positiv, wird das Unternehmen als Arbeitgeber auch an Freunde oder Bekannte empfohlen. Dies stärkt das Employer Branding.

Wie sieht der Ablauf des Onboardings aus?

Onboarding-Programme umfassen administrative und organisatorische Formalitäten, eine fachliche Einarbeitung und die soziale Integration in bestehende Teams und Unternehmensstrukturen. Die diversen Onboarding-Maßnahmen lassen sich verschiedenen Phasen zuordnen, weshalb im Folgenden ein beispielhafter Verlauf skizziert wird.

Die Society for Human Resource Management (SHRM) benennt vier “Cs”, die für erfolgreiches Onboarding aufeinander aufbauen:

1. Compliance:

   Auf der untersten Stufe werden Mitarbeitern die übergeordneten Regeln und Standards, bezogen auf ihre Position und das Unternehmen, vermittelt.

2. Clarification:

   Danach geht es darum klar darzustellen, welche Anforderungen im neuen Job an die neuen Mitarbeiter gestellt werden und welche Aufgaben sie genau haben.

3. Culture:

   Auf dieser breiter gefassten Stufe sollen neue Arbeitnehmer die organisatorischen Strukturen des Unternehmens begreifen. Dies bezieht sich auch auf soziale Gegebenheiten, wie z. B. Teamstrukturen.

4. Connection:

   Zuletzt sollen neue Mitarbeiter dabei unterstützt werden, lebhafte interne Beziehungen und Informationsnetzwerke aufzubauen.

Vor dem Onboarding

Der Onboarding-Prozess beginnt bereits weit vor dem ersten Tag eines neuen Mitarbeiters. Um eine erfolgreiche Einarbeitung zu ermöglichen, müssen Unternehmen eine entsprechende Strategie erarbeiten und wichtige Aspekte besprechen. Dazu zählen Fragen wie:

• Welchen ersten Eindruck möchten wir beim Angestellten hinterlassen?

• Was müssen Arbeitnehmer über ihr neues Arbeitsumfeld und die Unternehmenskultur wissen?

• Werden Fachkenntnisse und Tools über ein Wiki vermittelt oder persönlich?

• Welche Rolle soll der neue Mitarbeiter künftig in unseren Geschäftsprozessen spielen?

• Wer ist für das Onboarding zuständig bzw. stellen wir einen Buddy oder Mentor zu Verfügung?

• Wie viele Feedback-Termine legen wir fest?

• Auf welchem Weg können wir uns Feedback zum Onboarding-Prozess einholen?

• Welche Ziele setzen wir unseren neuen Mitarbeitern?

• Gibt es eine Onboarding-Software, die uns unterstützen kann?

Zudem sollte der aufbereitete Prozess stets individuell angepasst werden können, sodass auf besondere Gegebenheiten Rücksicht genommen wird.

Preboarding

Das Onboarding startet bereits vor der Vertragsunterzeichnung und damit vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn. Diese Phase wird auch Preboarding genannt.

Im Preboarding steht die Vermittlung von organisatorischen und administrativen Informationen im Vordergrund. Dazu kann z. B. zum ersten Arbeitstag eine persönliche Begrüßungs-Mail verschickt werden, welche wichtige Informationen und Tipps bezüglich Arbeitsumfeld, Ansprechpartner, Links zu Arbeitsmaterialien und Tools, ggf. auch zum Dresscode enthält.

Zusätzlich sollten noch Fakten zum Unternehmensleitbild und ein Organigramm versendet werden. Auch ein Einarbeitungsplan sollte frühzeitig stehen und geteilt werden, damit der neue Angestellte sich auf seine erste Woche vorbereiten kann. Der Plan umfasst erste Aufgaben sowie die Einführung in Projekte und verhindert Chaos und Leerlauf.

Zur Entlastung der ersten Arbeitswoche können in dieser Phase auch schon Dokumente wie die Steuer-ID, der Sozialversicherungsausweis und der Nachweis der Krankenkasse angefordert werden.

Für den Arbeitgeber bedeutete das Preboarding auch: Den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters einrichten. Dazu gehören meist das Einrichten von Profilen und die Vergabe und Übermittlung wichtiger Passwörter. Unter Umständen auch das Bereitstellen eines Arbeitsgeräts, Druckers oder eines Bürostuhls. Alles, was zum Arbeiten benötigt wird, sollte am ersten Tag vorhanden und einsatzbereit sein.

Der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag ist für Neuzugänge oft aufregend und geprägt von vielen Eindrücken. Damit diese möglichst positiv ausfallen, sollte er gut strukturiert sein.

Zu einem gelungenen Empfang gehört eine persönliche Begrüßung und evtl. auch eine private Freundlichkeit, wie eine Grußkarte oder ein Blumenstrauß. Auch Basics wie Schlüssel und Arbeitsgeräte sollten übergeben werden. Die Begrüßung kann durch den nächsten Vorgesetzten erfolgen und/oder durch einen bereitgestellten Buddy. Ein Buddy nimmt die Rolle eines Mentors ein, der dem neuen Mitarbeiter mit Rat und Tat zur Seite steht und ihm Tipps zur Verfügung stellt.

Danach erfolgt meist eine Vorstellungsrunde, verbunden mit einem Rundgang. Wenn Mitarbeiter gerade nicht verfügbar sind, können sie einen schriftlichen Gruß hinterlassen und sollten sich zu einem späteren Zeitpunkt persönlich vorstellen. Wenn mehrere Mitarbeiter neu anfangen, kann das Unternehmen Einführungsveranstaltungen organisieren, die noch einmal wichtige Fakten vermitteln und dem gegenseitigen Kennenlernen dienen.

Nachdem der Mitarbeiter die Chance hatte, sich an seinem neuen Arbeitsplatz zurechtzufinden, kann ein gemeinsamer Gang zum Mittagessen dabei helfen, erste persönliche Kontakte zu knüpfen. Auch ein kurzer Austausch mit einem Vorgesetzten über mögliche gegenseitige Erwartungen und Herausforderungen vermittelt den Eindruck, dass sich jemand kümmert und die Orientierungsphase erleichtern möchte.

Probezeit

Die Einarbeitungsphase ist nach der ersten Woche nicht abgeschlossen. Stattdessen begleitet das Onboarding den neuen Mitarbeiter während der gesamten Probezeit. Vor allem die soziale Integration von Mitarbeitern braucht viel Zeit und Engagement. In der Probezeit sollte auch das Teambuilding forciert werden, indem Events wie gemeinsame After-Work-Aktivitäten oder Ausflüge geplant werden.

Während der Probezeit steht zudem die weitere fachliche Einarbeitung des neuen Mitarbeiters im Vordergrund. Das Prinzip der Jobrotation bietet die Möglichkeit, dass neue Teammitglieder verschiedene Abteilungen und Kollegen kennenlernen und das Zusammenwirken im Unternehmen besser verstehen.

Bei der Einarbeitung neuer Kollegen kann außerdem auffallen, dass bestimmte Weiterbildungen oder Workshops notwendig sind, um ihnen benötigtes Wissen zu relevanten Themen zu vermitteln. Die Aussicht auf Förderung und Weiterbildung kann schon im Recruiting ein attraktiver Benefit für anspruchsvolle Fachkräfte sein.

Zuletzt sollten nach wie vor regelmäßig Mitarbeitergespräche stattfinden, um Probleme frühzeitig erkennen und neue Mitarbeiter individuell bestmöglich unterstützen zu können.

Abschluss der Onboarding-Phase

Die Onboarding-Phase sollte zum Ende der Probezeit abgeschlossen werden. Bei erfolgreicher Einarbeitung haben die neuen Arbeitnehmer nun das nötige Know-how, um ihren Arbeitsalltag selbstständig bestreiten und ihre Aufgaben richtig ausüben zu können. Auch sozial und kulturell sollten sie gut im Unternehmen angekommen sein und nachhaltige Bindungen zu ihren Kollegen aufgebaut haben. Ein Gespräch mit den Vorgesetzten und Mentoren kann helfen, die ersten sechs Monate auszuwerten und einzuordnen. Dabei können sich Arbeiternehmer und -geber gegenseitig Feedback geben, um das Onboarding in Zukunft noch besseroptimaler zu gestalten.

Obwohl das Onboarding endet, sollte die interne Unterstützung und Gesprächskultur nicht zum Erliegen kommen. Regelmäßiges Feedback, Mitarbeitergespräche, Schulungen und Teambuilding-Maßnahmen sind Teil einer modernen Unternehmenskultur und daher fortlaufend notwendig.

Welche Instrumente und Tools stehen für das Onboarding von neuen Mitarbeitern zur Verfügung?

Sei es die Verwaltung von Personalakten, die Erstellung von Arbeitszeugnissen oder die Entgeltabrechnung - viele Prozesse in der HR werden heute mithilfe von Software abgewickelt. Auch beim Onboarding kommen verstärkt digitale Lösungen zum Einsatz.

Onboarding-Software

Viele große Softwareplattformen wie SAP Successfactors oder Personio bieten eigene Onboarding-Module an. Des Weiteren gibt es eine Vielzahl spezialisierter Tools für den Onboarding-Prozess. Idealerweise fügt sich das Onboarding problemlos in andere HR-Prozesse, wie das Talentmanagement und das Bewerbermanagement, ein.

HR-Software kann eine individuell gestaltbare Plattform bieten, die Unternehmen einrichten und neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen können. Über dieses Portal werden sie dann nach und nach durch den Onboarding-Prozess geführt. Oft wird ihnen auch ein individueller Einarbeitungsplan zur Verfügung gestellt, der als Orientierung dient. Darüber hinaus enthält ein solches Portal auch dauerhaft zur Verfügung stehende Informationen und Tipps zu wichtigen Themen, zum Beispiel in Form eines Onboarding Wiki (siehe nächster Absatz).

Mitarbeiter nehmen neue Informationen bekanntlich besser auf, wenn sie sie proaktiv lernen. Digitale Onboarding-Instrumente können E-Learning Module zur Verfügung stellen, die Arbeitnehmer für ihre neuen Aufgaben schulen. In dieser Form können auch Weiterbildungen stattfinden.

Neben der Vermittlung von Informationen können gut eingegliederte Onboarding-Tools auch eine Möglichkeit zur digitalen Vernetzung darstellen. Dazu können unter anderem Social-Media-Plattformen verknüpft werden.

Onboarding Wiki

Ein Onboarding Wiki ist vor allem attraktiv für stetig wachsende Unternehmen, die häufig neue Mitarbeiter einstellen. Das Wiki wird im Intranet der Firma bereitgestellt und dokumentiert aktuelle Aufgaben und Arbeitsabläufe. Des Weiteren werden Checklisten, Protokolle oder FAQs bereitgestellt, die häufige offene Fragen sammeln und beantworten. Mithilfe eines Onboarding Wiki bleiben wichtige Informationen erhalten und sind für interessierte Mitarbeiter dauerhaft abrufbar.

Wie kann man den Onboarding-Prozess am besten steuern?

• Erstellung eines Onboarding-Konzeptes, das verschiedene Aufgaben der jeweiligen Onboarding-Phasen umfasst und dem zu entnehmen ist, welche internen Bereiche zu welchem Zeitpunkt für welche Aufgaben verantwortlich sind.

• Klärung von Zuständigkeiten und Vorlaufzeiten: Neue Mitarbeiter erhalten am ersten Tag bestimmte Arbeitsmittel wie Zutritts- oder Zeitkarten, Mitarbeiterausweise, PC und Büromaterial sowie Software mit entsprechenden Zugängen. Dazu ist eine Personalakte anzulegen und die Lohnbuchhaltung ist mit entsprechenden Daten zu versehen. Alle hierfür zuständigen Bereiche sind im Vorfeld zu bestimmen und die Vorlaufzeiten realistisch zu kalkulieren. 

• Erstellung der Onboarding-Checkliste mit allen wichtigen Schritten und Aufgaben (s. nächster Absatz).

Wie kann eine beispielhafte Checkliste für die Integrationsphase aussehen?

Die Integrationsphase bildet die finale Phase im Onboarding-Prozess. Sie beginnt meistens ab der Hälfte der Probezeit und dauert auch danach noch an. Eine nachhaltige Mitarbeiterbindung und individuelles Talentmanagement stehen in dieser Phase im Vordergrund. Das neue Teammitglied soll umfassend fachlich, sozial und wertorientiert in das Unternehmen integriert werden. Um wichtige Maßnahmen und Aufgaben im Rahmen des Onboarding-Prozesses nicht zu vergessen, lohnt sich die Erstellung einer Onboarding-Checkliste. Im Folgenden befindet sich eine beispielhafte Checkliste für die Integrationsphase:

- Fanden bereits Feedbackgespräche statt?

- Sind Teambuilding-Maßnahmen geplant (z. B. After-Work, Betriebsausflug, gemeinsamer Workshop)

- Gibt es Raum für gemeinsame Pausen?

- Haben die Mitarbeiter interne Möglichkeiten zur Vernetzung (z. B. Slack)?

- Werden abteilungsübergreifende Kontakte gefördert?

- Stellen wir sicher, dass offen Fragen geklärt werden und es eine positive Fehlerkultur gibt?

- Sind neue Mitarbeiter mit unsere Unternehmenswerten vertraut und können sich mit ihnen identifizieren?

Quellen:

https://softgarden.com/de/studie/die-ersten-100-tage-aus-sicht-der-bewerber-probezeit-fuer-arbeitgeber/

https://www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-past-initiatives/Documents/Onboarding%20New%20Employees.pdf