Mitarbeiter werben Mitarbeiter: So gelingt das Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Mitarbeiter werben Mitarbeiter - das ist ein bewährtes Konzept, das auch heute noch einen großen Stellenwert beim Recruiting hat. Denn gute Empfehlungen sind wertvoll und führen nicht selten zu einer schnellen Besetzung von offenen Stellen mit Top-Mitarbeitern. Wir zeigen, wie sich das Werben von Mitarbeitern gestaltet, welche Vor- und Nachteile die Einbindung von Mitarbeitern in das Recruiting mit sich bringt und geben Tipps darüber, welche Prämien bei einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm zum Einsatz kommen können.

Was ist das Konzept Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter?

Die Mitarbeiterempfehlung ist ein häufig eingesetztes Tool im Recruiting. Das Konzept der Empfehlung von Mitarbeitern ist simpel: Vorhandene Arbeitnehmer in einem Unternehmen werben neue Kandidaten an. Dabei ist es egal, ob der Mitarbeiter dem Kandidaten bereits aus dem privaten Umfeld persönlich vertraut ist oder ob er diesen nur flüchtig über Social Media, berufliche Netzwerke oder Bekannte kennt.

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist in der Regel nicht zeitlich begrenzt, sondern ein fester Bestandteil des Recruitings. Hierbei gibt das Unternehmen alle Rahmenbedingungen vor und informiert anschließend alle Mitarbeitenden umfangreich über Ziele, Vorteile und Prämien, die mit der Teilnahme an der Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Kampagne einhergehen.

In vielen Fällen wird für Mitarbeiterempfehlungsprogramme eine HR Software eingesetzt, die Mitarbeiter regelmäßig über offene Stellen informiert. Darüber hinaus können Stellenanzeigen auch via E-Mail oder Newsletter geteilt werden. Mit diesen Informationen können sich bereits bestehende Mitarbeiter dann auf die Suche nach geeigneten Kandidaten begeben. Bewirbt sich eine geeignete Person und kommt es zum Onboarding, wird der werbende Mitarbeiter mit einer Prämie belohnt. 

Einer der wichtigsten Aspekte eines gelungenen Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist die freiwillige Basis. Grundsätzlich sollte die Anwerbung qualifizierter Kandidaten durch eigene Mitarbeiter nicht auf Grund einer lukrativen Entlohnung erfolgen, sondern weil diese gegenüber ihrem Arbeitgeber ein hohes Commitment haben. Somit ist es sehr wichtig, dass bestehende sowie ehemalige Mitarbeiter von ihrem Unternehmen überzeugt sind. Aus diesem Grund ist eine erfolgreiches Employer Brand unerlässlich.

Prinzipiell eignen sich Mitarbeiterempfehlungsprogramme für nahezu jedes Unternehmen und jede Art von Tätigkeit. Vor allem für spezialisierte Jobs bietet diese Form der Akquise eine effektive Option, um passende Kandidaten zu finden. Der empfehlende Beschäftigte kennt die Qualifikationen, Kompetenzen und Eigenschaften der empfohlenen Person besonders gut und ist dadurch in der Lage, maßgeschneiderte Empfehlungen für die jeweilige Position abzugeben.

Manuelle und digitale Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Die unkomplizierteste Variante der Mitarbeiterempfehlung ist die manuelle Kommunikation. Sie lässt sich in jedem Unternehmen sofort ohne großen Aufwand umsetzen. Bestehende Mitarbeiter werden dazu animiert, ihr Unternehmen zu empfehlen. Diese Form der Empfehlung kann zum Beispiel erfolgen, indem Mitarbeitende die Karriereseite des eigenen Unternehmens auf sozialen Netzwerken teilen. Allerdings gelangt diese Form der Mitarbeiterempfehlung schnell an ihre Grenzen. Die Erfolgsquote der manuellen Empfehlungen ist nicht ohne weiteres messbar.

Die bessere Variante, um ein erfolgreiches Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu etablieren, ist die digitale Form. Hierbei stellen Unternehmen eine speziell für die Empfehlungen eingerichtete Software zur Verfügung, die mit dem Bewerbermanagement verknüpft ist. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand, Recruiter behalten den Überblick über Empfehlungen und können den Erfolg ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms effizienter messen. 

Welche Vorteile und Nachteile bringen Mitarbeiterempfehlungen für Arbeitgeber?

Mitarbeiterempfehlungen bringen wie alle Recruiting-Strategien gewisse Vorteile und Nachteile mit sich. Grundsätzlich können Unternehmen dabei von folgenden negativen und positiven Folgen von Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programmen ausgehen:

Vorteile

Höhere Glaubwürdigkeit

Eigene Mitarbeiter sind immer glaubwürdiger als ein Headhunter oder Recruiter. Denn als Mitarbeitende wissen sie, wovon sie sprechen und können ihren Betrieb am besten einschätzen. Somit verfügen sie über das Know-how darüber, was neue Mitarbeiter im Unternehmen erwartet und was sie ihnen versprechen können. Die Glaubwürdigkeit einer solchen persönlichen Empfehlung machen Mitarbeiterempfehlungsprogramme so erfolgreich hinsichtlich der Besetzung offener Stellen.

Mehr Transparenz

Der empfohlene Mitarbeiter kann sich bereits vor seiner Bewerbung ein gutes Bild von der offenen Position machen. Durch den werbenden Mitarbeiter hat er die Möglichkeit, Antworten auf alle offenen Fragen beantwortet zu bekommen und erhält einen guten Einblick in die Unternehmenskultur. Darüber hinaus weiß der Kandidat direkt, was von ihm erwartet wird und er kann sich schon vor seiner Bewerbung über interne Abläufe und Kollegen informieren und Tipps einholen. Dies verkürzt die Einarbeitungszeit nach der Einstellung und verhindert falsche Vorstellungen sowie ein kurzfristiges Abspringen des neuen Mitarbeiters.

Motivation der eigenen Mitarbeiter

Mitarbeiterempfehlungsprogramme geben Mitarbeitern das Gefühl, dass sie wichtig sind. Mit einem Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm können sie mitbestimmen und haben direkten Einfluss auf das Kollegium und ihr Arbeitsumfeld. Dies wirkt sich positiv auf ihre Arbeitsleistung im Job aus und führt zu einer gesteigerten Motivation.

Effizient und zeitsparend

Bei einem Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programm erhalten meist nur Kandidaten Empfehlungen, die sich auch wirklich für die zu besetzende Stelle eignen. Somit fungieren Mitarbeiter, die für ihr Unternehmen werben, als Filter und finden meist tatsächlich gute Leute, die sie empfehlen. Das heißt: Recruiter können sich direkt den geeigneten Bewerbern mit Talent widmen. Dadurch sparen sie sich den Aufwand, den eine Vorauswahl aus eingehenden Bewerbungen mit sich bringt. Im Gegensatz zu Recruiting-Prozessen wie dem Active Sourcing über soziale Medien oder die klassische Akquise über Stellenausschreibungen nehmen Mitarbeiterempfehlungen für die HR-Abteilung daher deutlich weniger Zeit in Anspruch.

Kostengünstig

Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind ein besonders kostengünstiger Recruiting-Trend. Denn im Gegensatz zu anderen Recruiting-Kanälen können freie Stellen und neue Jobs ganz ohne Zusatzkosten am schwarzen Brett oder im Intranet geteilt werden. Alles Weitere erledigen dann die werbenden Personen. 

Andere Optionen des E-Recruitings wie die Veröffentlichung auf Social-Media-Kanälen oder Online-Jobbörsen sind dagegen mit meist hohen Recruiting-Kosten verbunden. Als Unterstützung muss bei einem Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm zwar ggf. in eine geeignete Software investiert werden. Allerdings sind solche digitalen Programme bereits für einen niedrigen Preis zu haben.

Hohe Mitarbeiterbindung

Studien haben gezeigt, dass gute Mitarbeiter, die über ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm geworben wurden, zufriedener im Unternehmen sind und dort auch länger bleiben. In den meisten Fällen werden sie selbst zu werbenden Mitarbeitern und leisten eine bessere Performance. Dies führt zu einer geringeren Austrittsrate und einer dauerhaft hohen Mitarbeiterbindung.

Stärkt das Employer Branding

Gibt es bessere Werbung als Mitarbeiter, die ihren Arbeitgeber im Freundes- und Bekanntenkreis weiterempfehlen? Das Engagement und die Teilnahme an einem Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm ist das beste Aushängeschild für jedes Unternehmen. Es zeigt, dass sich bestehende Mitarbeiter wohl fühlen und stärkt automatisch das Employer Branding. Eine gute Arbeitgebermarke trägt ihrerseits ebenfalls zum erfolgreichen Recruiting bei.

Mehr Teamgeist

Mitarbeiter, die potenzielle Kandidaten geworben haben, fühlen sich oftmals für das neue Teammitglied verantwortlich. Sie helfen beim Onboarding-Prozess des geworbenen Mitarbeiters und sorgen dafür, dass sich der neue Kollege wohlfühlt. Dies wirkt sich positiv auf die Beschäftigten aus und führt zu deutlich mehr Teamgeist.

Besseres Betriebsklima

Neue Mitarbeitende, die über Empfehlungen in einen Betrieb gelangen, sind ab dem ersten Tag besser mit dem Unternehmen vertraut. Sie kennen einen Teil der Belegschaft und Firma sowie Job sind nicht völlig unbekannt und neu. Dies führt zu einer größeren Vertrautheit unter den Mitarbeitenden und führt dadurch zu einer positiven Arbeitsatmosphäre. 

Nachteile

Enttäuschung bei werbenden Angestellten

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass die empfohlenen Kandidaten nicht angenommen werden. Werden mehrere Empfehlungen vom Arbeitgeber abgelehnt, kann dies Frustration und Enttäuschung bei werbenden Angestellten zur Folge haben.

Weniger Diversität

Da die Demographie von Freunden und Bekannten meist der eigenen entspricht, können Mitarbeiterempfehlungen des eigenen sozialen Umfeldes langfristig zu weniger Diversität der Mitarbeitenden führen. Dies kann negative Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens haben und die Kreativität und Offenheit im Workflow senken.

Vermischung von beruflich und privat

Nicht selten handelt es sich bei über Mitarbeiterempfehlungsprogramme angeworbenen Arbeitnehmern um enge Freunde oder sogar Verwandte. Diese Vermischung von beruflichen und privaten Netzwerken kann Konflikte bei der Zusammenarbeit im Job auslösen und sich direkt auf die Performance des empfohlenen Angestellten und des bestehenden Mitarbeitenden auswirken.

Falsche Motivation durch Prämien für Mitarbeiter

Verspricht ein Arbeitgeber hohe Belohnungen fürs Recruiting durch Mitarbeiterempfehlungen, kann dies eine falsche Motivation für die Mitarbeitersuche sein. Denn wer nur auf den monetären Vorteil aus ist, stellt die Eignung von Kandidaten hinten an. Somit kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter Empfehlungen für Personen aussprechen, die sich nicht eignen, nur um an ihre versprochene Zuwendung zu kommen.

Vetternwirtschaft

Unternehmen, die Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme nutzen, wird häufig Vetternwirtschaft und die Nutzung von "Vitamin B" unterstellt. Wenn eine Firma den Ruf hat, Personen nur einzustellen, weil sie entsprechende Kontakte haben, wirkt sich das automatisch schlecht auf die Arbeitgebermarke aus. Dies ist bereits bei vielen Konzernen wie der Deutschen Bahn, Bosch oder Porsche der Fall. 

Wie sollten Prämien bei Mitarbeiterempfehlungsprogrammen ausgestaltet sein?

Damit ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm funktioniert, muss es besonders attraktiv für den bereits vorhandenen Mitarbeiter sein. Das heißt: Die Person, die neue Talente wirbt, muss für die Mitarbeiterempfehlung mit einer lukrativen Prämie belohnt werden. Ansonsten ist der Anreiz, neue Bewerber zu generieren und für den eigenen Betrieb zu werben, nicht sonderlich groß für den Mitarbeitenden. Grundsätzlich können werbende Angestellte, die Mitarbeiter empfehlen, von folgenden Prämien profitieren:

Monetäre Prämien

Wenn man von monetären Prämien spricht, sind damit finanzielle Anreize gemeint. Denn wer neue Mitarbeiter werben soll, möchte dafür auch belohnt werden. Dies kann eine Barzahlung von Geld oder Ähnliches sein. Die meisten Unternehmen versprechen ihren Mitarbeitenden bei erfolgreichen Empfehlungen folgende Optionen:

• eine festgelegte Einmalzahlung,

• eine Gehaltssteigerung,

• einen am Gehalt orientierten Betrag.

Nicht monetäre Prämien

Nicht monetäre Belohnungen haben dagegen nichts mit Geld zu tun. Es handelt sich also um emotionale Prämie oder eine andere Zuwendung der Dankbarkeit vom Arbeitgeber. Dabei sollte auf Prämien gesetzt werden, die zum empfehlenden Mitarbeiter passen und nicht so schnell in Vergessenheit geraten. Dies können folgende Möglichkeiten sein:

• Ein Erlebnisurlaub,

• ein Wellness-Gutschein,

• zusätzliche Urlaubstage,

• frei verwendbares Firmenbudget,

• die Kostenübernahme einer Weiterbildungen,

• mehr Mitbestimmungsrecht.

Solche Geschenke für eine Empfehlung sind für die meisten Mitarbeiter um einiges mehr wert als ein paar Euro mehr auf dem Konto. Denn sie geraten nicht nach wenigen Monaten in Vergessenheit, sondern hinterlassen einen bleibenden Eindruck. Ein Mitarbeiter, der einmal auf einer Safari war oder drei Tage in der gehobenen Hotellerie verbracht hat, wird seinen Kollegen noch nach Wochen davon erzählen. Dies wiederum hat einen weiteren positiven Effekt und erzielt mehr Motivation für das Mitarbeiterempfehlungsprogramm bei der übrigen Mitarbeitenden.

Welche Möglichkeiten für das Monitoring von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen gibt es?

Auch für Mitarbeiterempfehlungsprogramme gibt es Kennzahlen, um genau zu überwachen, wie erfolgreich die Strategie und das Werben ist. Bei diesen Kennzahlen spricht man von sogenannten Key Performance Indicators, kurz KPI. Diese Kennzahlen geben Auskunft darüber, wie erfolgreich die Mitarbeiterempfehlung verlaufen ist und ob sie als Recruiting-Methode zu den gewünschten Ergebnissen führt. 

Eine besonders wichtige Kennzahl hierbei ist die Erfolgsrate des Empfehlungsprogramms. Hierfür kann man beispielsweise die Anzahl aller empfohlenen Kandidaten nehmen und diese dem tatsächlich eingestelltem Personal gegenüber stellen. So lässt sich schnell erkennen, wie gut die Qualität der Empfehlungen ist.

Ebenso interessant ist es herauszufinden, wie die Kündigungsrate bei einem solchen Empfehlungsprogramm aussieht. Hierfür kann man die Einstellungsrate und die Kündigungsrate herbeiziehen. Ebenso entscheidend ist der Zeitpunkt der Einstellung und der Zeitpunkt der Kündigung des Mitarbeiters. Vergleicht man diese Zahlen, wird schnell klar, wie lange die neuen Kollegen im Unternehmen bleiben und wie erfolgreich das Mitarbeiterempfehlungsprogramm tatsächlich ist.

Auch beim Werben über Empfehlungen sollten immer genaue Ziele gesetzt und eine klare Strategie festgelegt werden:

• Geht es darum, besonders erfolgreiche Empfehlungen zu haben?

• Sollen die Bewerber, die von Mitarbeitern geworben werden, möglichst lange im Unternehmen bleiben?

• Oder ist es wichtig, dass möglichst viele Mitarbeiterempfehlungen erfolgen, um die Employer Brand zu stärken?

Denn auch hier können die Ziele komplett unterschiedlich ausfallen. Dementsprechend sollte auch die Recruiting-Strategie angesetzt werden.

Wie werden Mitarbeiterempfehlungen in Unternehmen umgesetzt?

Wenn Mitarbeiter neue Talente werben sollen, muss dies gut vorbereitet werden. Setzt ein Unternehmen im Recruiting auf Mitarbeiterempfehlungsprogramme, muss auch hier jeder Schritt genau geplant sein. Dabei gehen Unternehmen meist wie folgt vor:

Fokus für relevante Stellen setzen

Zunächst einmal muss genau definiert werden, welche Stellen über Mitarbeiterempfehlungen besetzt werden sollen und für welche Jobs sich eine solche Art des Recruitings eignet. Ist dies festgelegt, müssen sich Recruiter an eine passende Stellenanzeige machen. Hierbei können folgende Fragen behilflich sein:

• Um welche Art von Job handelt es sich?

• Welche Soft Skills muss der empfohlene Kandidat mitbringen?

• Welcher Qualifikation und Eignung muss der neue Kollege entsprechen?

• Wird eine gewisse Berufserfahrung vorausgesetzt?

Sind diese Fragen beantwortet, kann sich die HR-Abteilung an die Festlegung der Belohnung für Empfehlungen machen.

Prämien definieren

Ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Konzept steht und fällt mit dem Anreiz. Das bedeutet im Klartext: Sind die Prämien für eine Mitarbeiterempfehlung zu hoch angesetzt, kann es sein, dass dies zu einer falschen Motivation führt. Ist der Anreiz dagegen zu niedrig oder nicht ansprechend, mindert das die Leistungsbereitschaft und senkt den Recruiting-Erfolg der Mitarbeiterempfehlungsprogramme.

Grundsätzlich empfehlen sich Sachprämien mehr als finanzielle Anreize - denn sie erlauben die Berücksichtigung von persönlichen Vorlieben. Wenn ein Unternehmen eine große Auswahl an lukrativen Sachprämien und anderen emotionalen Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Prämien bietet, sind die Chancen groß, dass sich Arbeitnehmer auf die Suche nach neuen Mitarbeitern begeben und den Arbeitgeber stetig weiter empfehlen.

Diese Motivation kann langfristig hoch gehalten werden, indem die Belohnungen und Prämien immer wieder angepasst werden. Hierzu eignet sich ein direktes Feedback von Werbenden und die Annahme des Arbeitgebers von Tipps und Verbesserungsvorschlägen

Umsetzung und Kommunikation

Im nächsten Schritt geht es darum, wie das Mitarbeiterempfehlungsprogramm umgesetzt werden soll. Hierbei sollten sich Unternehmen zunächst einmal fragen, ob sich die Anschaffung eines digitalen Systems lohnt. Allein wegen der Ersparnis der Zeit ist das fast immer der Fall, den letztendlich verkürzt sich dadurch auch die Time-to-Hire.

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm sollte nicht nur über Belohnungen und neue Jobs informieren, sondern ebenso die Option bieten, alle Mitarbeiterempfehlungskampagnen nachzuverfolgen. Je größer die Auswahl an Funktionen ist, desto besser.

In der Regel sind solche Programme bereits für wenig Geld zu haben. Hat sich die HR-Abteilung eines Unternehmens auf eine Software und ein Konzept geeignet, muss dieses von der Geschäftsleitung oder auch dem Betriebsrat abgesegnet werden.

Anschließend sollte dann die Belegschaft von den Vorteilen des Programms überzeugt werden und genau über alle Abläufe und Möglichkeiten informiert werden, für das eigene Unternehmen zu werben. Selbstverständlich ist die Teilnahme an solch einem Empfehlungsprogramm immer freiwillig und unverbindlich.

Ergebnisse laufend kontrollieren

Im Idealfall liefert die Software alle wichtigen Kennzahlen, um den Erfolg des Programms zu messen. Wenn die Ergebnisse der Mitarbeiterempfehlungen nicht überzeugend sind, sollten Firmen genau überprüfen, woran das liegt. Auch hier gilt es zu beachten, ob generell zu wenig Kandidaten geworben werden, oder ob die Bewerber einfach nicht zum Unternehmen passen und ungeeignet sind. In beiden Fällen besteht dringender Handlungsbedarf.

Grundsätzlich sind digitale Mitarbeiterempfehlungsprogramme eigentlich immer ein Erfolg. Das altbewährte System führt vor allem bei großen Firmen und Konzernen zu einer qualitativ hohen sowie großen Auswahl an neuen Talenten. Darüber hinaus steigern solche Mitarbeiterempfehlungen den Teamgeist, die Mitarbeiterbindung und die Arbeitgebermarke. Ein effektives und auf die Unternehmenskultur abgestimmtes Programm für Mitarbeiterempfehlungen schafft somit eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten und ist ein wertvoller Bestandteil des Recruiting-Prozesses.