Mitarbeiter einstellen: Arbeitsverhältnisse, Checkliste, Kosten und Fördermittel

Um als Arbeitgeber Mitarbeiter einstellen zu können, sind verschiedene Aufgaben zu erledigen. Sinnvoll ist es, wenn eine Checkliste für die Einstellung vorliegt, die alle relevanten Punkte auflistet. Dazu zählen Aspekte wie die Art des Arbeitsverhältnisses, die Gestaltung des Arbeitsvertrags, Meldepflichten gegenüber Behörden und die Entrichtung von Sozialabgaben. Überdies existieren branchenspezifische Gegebenheiten, die beispielsweise die Unterlagen betreffen, die Unternehmen von ihren Mitarbeitern einfordern.

Welche Arten von Arbeitsverhältnissen gibt es, wenn ich Mitarbeiter einstellen möchte?

Die Vielfalt bei den Formen eines Beschäftigungsverhältnisses ist groß. Zu unterscheiden sind befristete und unbefristete Arbeitsverträge. Dazu kommen weitere Varianten, die die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und die Personalkosten beeinflussen, zum Beispiel, wenn ein Unternehmen auch freie Mitarbeiter beschäftigt. Die Form des Arbeitsverhältnisses kann auch den Ablauf bei der Einstellung neuer Mitarbeiter beeinflussen.

Befristete Arbeitsverhältnisse

Will ein Betrieb eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter nur für einen begrenzten Zeitraum einstellen, sind bestimmte vertragliche Besonderheiten zu beachten. Der befristete Arbeitsvertrag mit einem Beschäftigten ist durch mehrere Merkmale gekennzeichnet:

• Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren eine Befristung des Verhältnisses, die sowohl zeitlich als auch zweckgebunden (etwa bei Projekten) sein kann,

• erforderlich ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag,

• das Verhältnis endet am vereinbarten Datum oder bei Erfüllung des vereinbarten Zwecks, sodass eine Kündigung nicht explizit ausgesprochen werden muss,

• für einen befristeten Vertrag ist zu beachten, dass ein sachlicher Grund vorlegen muss. Ist das nicht gegeben, kann der Arbeitsvertrag nur auf zwei Jahre befristet werden.

Minijobs

Der Minijob stellt eine geringfügige Beschäftigung dar. Zu unterscheiden sind hier zwei unterschiedliche Formen der Arbeit bzw. des Arbeitsverhältnisses zwischen Mitarbeiter und Unternehmen:

• 450-Euro-Minijob, der die Höhe des Einkommens begrenzt und bei dem der Arbeitnehmer nicht mehr als 450 Euro im Monat verdienen darf, sowie

• der kurzfristige Minijob, der ein zeitlich begrenztes Beschäftigungsverhältnis mit dem Mitarbeiter umfasst, das nicht länger als drei Monate oder 70 Tage im Kalenderjahr dauern darf.

Bei der Suche nach geringfügig Beschäftigten kann sich ein Unternehmen an die Minijob-Zentrale wenden. Dies erleichtert die Personalsuche und sorgt dafür, dass Betriebe zeitnah neue geringfügig Beschäftigte einstellen können. Minijobber haben geringere Personalkosten, da Arbeitgeber für neue Mitarbeiter dieser Art keine Zahlungen für die Sozialversicherung leisten müssen.

Auch der Midijob kann aus Arbeitgebersicht vorteilhaft sein.

Studentenjobs

Für die Beschäftigung von studentischen Aushilfen, den sogenannten Werkstudenten, bestehen Sonderregelungen. Sie arbeiten neben dem Studium im Unternehmen, in der Regel in den Semesterferien oder maximal 20 Stunden wöchentlich während des Semesters. Lediglich in der vorlesungsfreien Zeit darf diese wöchentliche Stundenzahl überschritten werden. Arbeitgeber müssen für Personal, das sie auf dieser Basis einstellen, keine Beiträge zur Sozialversicherung sowie zur gesetzlichen Krankenversicherung sowie der Pflege- und Arbeitsversicherung entrichten. Dies senkt die Personalkosten.

Festanstellungen

Die Festanstellung von Personal gilt als Normalarbeitsverhältnis. Zugrunde hierbei liegt eine Vollzeitbeschäftigung im unbefristeten Verhältnis. Weitere Merkmale sind die folgenden Kriterien:

• Es besteht eine Sozialversicherungspflicht,

• der Arbeitnehmer unterliegt der Weisungspflicht des Arbeitgebers,

• der neue Mitarbeiter darf keine Zeit- oder Leiharbeit ausüben,

• Optionen der Weiterbildung und Beförderung des Angestellten sind zu bieten und

• Unternehmen müssen ihrem Mitarbeiter ein regelmäßiges Gehalt zahlen.

Die Personalkosten sind hier besonders hoch, da alle Abgaben entrichtet werden müssen. Üblicherweise besteht hier zudem eine Trennung von Arbeitsplatz und Wohnung. Allerdings hat sich dies durch verschiedene flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Remote Work in den letzten Jahren schrittweise gewandelt. Dies hat dafür gesorgt, dass eine wachsende Anzahl von Mitarbeitenden nicht mehr komplett im Büro ihres Unternehmens tätig sind, sondern von verschiedenen Orten aus. 

Teilzeitanstellung

Auch die Teilzeitarbeit gilt als Festanstellung, allerdings erfolgt die Einstellung für eine reduzierte Arbeitszeit. Die gesetzliche Regelung besagt, dass Arbeit in Teilzeitform vorliegt, wenn die Wochenarbeitszeit eines Arbeitnehmers unterhalb der Zeit eines vergleichbaren Vollzeit-Mitarbeiter liegt.

Freie Mitarbeiter

Ein freier Mitarbeiter arbeitet auf eigene Rechnung und erhält für die Tätigkeit im Unternehmen ein Honorar. Ein Freelancer arbeitet in der Regel für mehrere Auftraggeber. Wer freie Mitarbeiter einstellen möchte, sollte sich somit darüber im Klaren sein, einer von mehreren Arbeitgebern zu sein. Die Zusammenarbeit mit Selbstständigen hat jedoch auch Vorteile. Für Personal dieser Art muss der Arbeitgeber keine Lohnsteuer zahlen, auch andere interne Kosten wie die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubsansprüche oder Sozialversicherungsbeiträge fallen für den Betrieb weg. Die wöchentliche Arbeitszeit variiert, oft erfolgt die Zusammenarbeit projektbasiert.

Was muss ich beachten bei der Anstellung von neuen Mitarbeitern (Checkliste & Ablauf)?

Für die Einstellung neuer Mitarbeiter müssen vor Arbeitsbeginn im Unternehmen einige Punkte umgesetzt werden. Eine Checkliste erleichtert dies und sorgt dafür, dass sämtliche Prozesse reibungslos ablaufen, die erforderlich sind, wenn ein Arbeitgeber Beschäftigte einstellen möchte.

Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag ist die rechtliche Grundlage, wenn ein Unternehmen neue Mitarbeiter einstellt. Er kann mündlich abgeschlossen werden, üblich und empfehlenswert ist jedoch die Schriftform. Auch bei mündlicher Absprache erhält der Arbeitnehmer eine schriftliche Dokumentation. Hier gibt es einige Pflichtbestandteile:

• Name und Anschrift von Unternehmen und Arbeitnehmer,

• Beginn des Beschäftigungsverhältnisses und die Dauer, sofern die Arbeit auf zeitlich begrenzter Basis erfolgt,

• Arbeitsort,

• eine kurze Beschreibung der Arbeit,

• Höhe des Entgeltes und dessen Zusammensetzung,

• Arbeitszeit,

• Urlaubsanspruch,

• Kündigungsfristen sowie 

• ein Hinweis auf Tarifverträge oder Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die Anwendung finden können.

Betriebsnummer beantragen

Wer als Arbeitgeber einen Arbeitnehmer einstellen möchte, muss bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragen. Sie ist für die Erfüllung der Meldepflichten bei der Krankenkasse notwendig.

Benötigte Unterlagen für Erfassung von Mitarbeitern

Für die Erfassung eines neuen Mitarbeitenden muss dieser verschiedene Dokumente und Angaben einreichen. Dies sind folgende Unterlagen:

• Personalausweis,

• Rentenversicherungsnummer,

• Steuer-Identifikationsnummer,

• Meldebescheinigung der Krankenkasse,

• ein ausgefüllter Personalbogen mit persönlichen Angaben des neuen Arbeitnehmers sowie Informationen zur Beschäftigung und Steuer) und

• die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), die über die Datenbank der Finanzverwaltung eingeholt werden kann.

Optionale Unterlagen, die eine Firma von ihrem Mitarbeiter einfordern können, enthalten Informationen über vermögenswirksame Leistungen, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse bei ausländischen Mitarbeitern oder Schwerbehindertenausweise oder Bescheinigungen des letzten Arbeitgebers. Dazu kommen branchenspezifisch erforderliche Nachweise, etwa eine gültige Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern oder die Gesundheitsbescheinigung bei Pflegepersonal.

Mitarbeiter anmelden

Zu den Stellen, bei denen neues Personal zu melden ist, zählen die Sozialversicherung, das zuständige Finanzamt, die gesetzliche Unfallversicherung oder Berufsgenossenschaft und in einigen Fällen das Gesundheitsamt.

Sozialversicherung

Arbeitnehmer sind prinzipiell in der Arbeitslosenversicherung, der gesetzlichen Rentenversicherung sowie in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung gemeldet. Dies betrifft fast alle Berufsgruppen. Arbeitgeber müssen diese Meldungen bei der Sozialversicherung erstatten. Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter sind diese direkt bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden, die dann als Einzugsstelle für alle sozialversicherungspflichtigen Abgaben fungiert. 

Gesetzliche Unfallversicherung bei Homeoffice oder Remote Work

Neu eingestellte Mitarbeiter müssen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet werden, die die für sie zuständige Unfallversicherung darstellt. Die Beiträge hierfür trägt der Arbeitgeber, sie stellen einen Teil der Personalkosten dar. 

Finanzamt

Auch die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer für die Mitarbeiter zählt zu den Pflichten eines Unternehmens. Wenn Betriebe neues Personal einstellen, muss dies somit umgehend an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Dies ist online über die elektronische Steuererklärung (ELSTER) möglich.

So kann der Mitarbeiter für das ELStAM-Verfahren angemeldet werden. Hierfür benötigt der Arbeitgeber das Geburtsdatum und die Steuer-Identifikationsnummer des Beschäftigten. Dazu ist anzugeben, ob ein Haupt- oder Nebenbeschäftigungsverhältnis vorliegt, um den Angestellten in die richtige Steuerklasse einzugruppieren.

Onboarding

Wenn ein Betrieb neues Personal einstellt, ist eine gute Einarbeitung entscheidend, um dafür zu sorgen, dass der Angestellte seine Tätigkeit ab dem ersten Arbeitstag möglichst effizient ausführen kann und sich wohlfühlt. Dazu gehört nicht nur die Einführung in die Aufgaben des Tätigkeitsbereichs, sondern auch Informationen zu wichtigen Anlaufstellen, allgemeinen internen Prozessen und formalen Vorgängen, die Bereitstellung von Telefon und E-Mail-Adresse sowie Maßnahmen der Integration am Arbeitsplatz. Idealerweise sollte ein Betrieb für die Einarbeitung ebenfalls eine Checkliste erstellen, damit alle wichtigen Punkte berücksichtigt werden.

Welche Kosten fallen für das Unternehmen an, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden? 

Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter einstellen möchte, fallen verschiedene finanzielle Aufwendungen an. Sie werden als Personalkosten bezeichnet. Unterschieden werden kann zwischen direkten Personalkosten und indirekten Personalkosten, auch als Personalnebenkosten oder Lohnnebenkosten bekannt. Um die Personalkosten zu berechnen, muss ein Arbeitgeber im Vorfeld Gehälter, Lohnebenkosten wie Sozialversicherungsbeiträge oder Rentenversicherungsbeiträge sowie andere zusätzliche Kosten kalkulieren. 

Personalkosten der direkten Art umfassen das Nettoentgelt, zu dem das Gehalt oder der Lohn zählt, aber auch Zulagen, Mehrarbeitspauschalen und Leistungsprämien. Indirekte Personalkosten enthalten die gesetzlichen Aufwendungen wie Sozialkosten, bezahlte Urlaubs- und Feiertage und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, die tariflichen Lohnnebenkosten für die Berufsgenossenschaft und vertragliche Personalnebenkosten wie das Weihnachts- und Urlaubsgeld oder Verpflegungspauschalen und Reisekosten, wenn Arbeitnehmer Geschäftsreisen unternehmen.

Darüber hinaus existieren sonstige Personalkosten, die zu berechnen sind. Diese weiteren Kosten fallen für Stellenanzeigen, Social-Media-Kampagnen und andere Methoden der Personalsuche, aber auch für Abfindungen, die Arbeitsplatzausstattung oder betriebliche zusätzliche Leistungen wie Kantinen oder Betriebssport, die betriebliche Altersvorsorge sowie geldwerte Vorteile, zum Beispiel einen Geschäftswagen, an.

Welche Fördermittel gibt es, wenn ich benachteiligte Mitarbeiter einstelle?

Für die Einstellung potenzieller Mitarbeiter, die einen Schwerbehindertenausweis aufweisen oder anderweitig benachteiligt sind, gibt es verschiedene Angebote der staatlichen Unterstützung:

• Zuschuss zur Ausbildungsvergütung von 60 %, schwerbehinderte Auszubildende 80 %,

• Zuschüsse zu den Ausbildungsgebühren bei Einstellung besonders betroffener Jugendlicher oder von jungen Erwachsenen, die jünger als 27 Jahre sind,

• nach Abschluss der Ausbildung Eingliederungszuschuss von bis zu 70 % des Arbeitsentgelts,

• Förderung neuer Arbeitsplätze für Schwerbehinderte, wenn diese über die gesetzliche Pflichtquote hinaus eingestellt werden oder länger als 12 Monate ohne Beschäftigung waren sowie

• Zuschüsse für die Ausstattung von Arbeitsplätzen und Arbeitshilfen, beispielsweise eine behindertengerechte Einrichtung.

Wie finde ich geeignete Mitarbeiter?

Für das Recruiting passender Mitarbeiter gibt es verschiedene Kanäle. Dazu zählen Stellenausschreibungen in Zeitungen und Fachzeitschriften, Jobbörsen, Karrierenetzwerke oder die eigene Unternehmenswebseite. Bewerber können zudem über aktive Methoden wie etwa auch Headhunter angesprochen werden. Um die richtigen Mitarbeiter zu erreichen, sollten Recruiter beachten, über welche Kanäle und Wege geeignete Bewerber zu finden sind, die zur Position und zum Arbeitgeber passen. Wer Führungskräfte oder spezialisierte Fachkräfte einstellen möchte, erreicht in Frage kommende Kandidaten über Methoden der direkten Ansprache.