Mitarbeiter einstellen: Arbeitsverhältnisse, Checkliste, Kosten und Fördermittel

Um als Arbeitgeber Mitarbeiter einstellen zu können, sind verschiedene Aufgaben zu erledigen. Sinnvoll ist es, wenn eine Checkliste vorliegt, die alle relevanten Punkte auflistet. Dazu zählen Aspekte wie die Art des Arbeitsverhältnisses, die Gestaltung des Arbeitsvertrags, Meldepflichten gegenüber Behörden und die Entrichtung von Sozialabgaben. Überdies existieren branchenspezifische Gegebenheiten, die beispielsweise die erforderlichen Unterlagen betreffen.

Welche Arten von Arbeitsverhältnissen gibt es, wenn ich Mitarbeiter einstellen möchte?

Die Vielfalt bei den Formen eines Beschäftigungsverhältnisses ist groß. Zu unterscheiden sind befristete und unbefristete Arbeitsverträge. Dazu kommen weitere Varianten, die die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und die Personalkosten beeinflussen. 

Befristete Arbeitsverhältnisse

Der befristete Arbeitsvertrag mit einem Beschäftigten ist durch mehrere Merkmale gekennzeichnet:

• Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren eine Befristung des Verhältnisses, die sowohl zeitlich als auch zweckgebunden (etwa bei Projekten) sein kann,

• erforderlich ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag,

• das Verhältnis endet am vereinbarten Datum oder bei Erfüllung des vereinbarten Zwecks, sodass eine Kündigung nicht explizit ausgesprochen werden muss,

• für einen befristeten Vertrag muss ein sachlicher Grund vorlegen, falls nicht, kann der Arbeitsvertrag nur auf zwei Jahre befristet werden.

Minijobs

Der Minijob stellt eine geringfügige Beschäftigung dar. Zu unterscheiden sind hier zwei unterschiedliche Formen der Arbeit bzw. des Arbeitsverhältnisses zwischen Mitarbeiter und Unternehmen:

• 450-Euro-Minijob, der die Höhe des Einkommens begrenzt und bei dem der Arbeitnehmer nicht mehr als 450 Euro im Monat verdienen darf, sowie

• der kurzfristige Minijob, der ein zeitlich begrenztes Beschäftigungsverhältnis mit dem Mitarbeiter umfasst, das nicht länger als drei Monate oder 70 Tage im Kalenderjahr dauern darf.

Bei der Suche nach geringfügig Beschäftigten kann sich ein Unternehmen an die Minijob-Zentrale wenden. Minijobber haben geringere Personalkosten, da Arbeitgeber für neue Mitarbeiter dieser Art keine Zahlungen für die Sozialversicherung leisten müssen.

Studentenjobs

Für die Beschäftigung von studentischen Aushilfen, den sogenannten Werkstudenten, bestehen Sonderregelungen. Sie arbeiten neben dem Studium im Unternehmen, in der Regel in den Semesterferien oder maximal 20 Stunden wöchentlich während des Semesters. Arbeitgeber müssen für Personal, das auf dieser Basis eingestellt wird, keine Beiträge zur Sozialversicherung sowie zur gesetzlichen Krankenversicherung sowie der Pflege- und Arbeitsversicherung entrichten. Dies senkt die Personalkosten.

Festanstellungen

Die Festanstellung von Personal gilt als Normalarbeitsverhältnis. Zugrunde hierbei liegt eine Vollzeitbeschäftigung im unbefristeten Verhältnis. Weitere Merkmale sind die folgenden Kriterien:

• Sozialversicherungspflicht,

• Arbeitnehmer unterliegt der Weisungspflicht des Arbeitgebers,

• keine Zeit- oder Leiharbeit,

• Optionen der Weiterbildung und Beförderung des Angestellten und

• ein regelmäßiges Gehalt.

Die Personalkosten sind hier besonders hoch, da alle Abgaben entrichtet werden müssen. Üblicherweise besteht hier zudem eine Trennung von Arbeitsplatz und Wohnung, dies hat sich aber durch verschiedene Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Remote Work in den letzten Jahren schrittweise gewandelt. 

Teilzeitanstellung

Auch die Teilzeitarbeit gilt als Festanstellung, allerdings erfolgt die Einstellung für eine reduzierte Arbeitszeit. Die gesetzliche Regelung besagt, dass Arbeit in Teilzeitform vorliegt, wenn die Wochenarbeitszeit eines Arbeitnehmers unterhalb der Zeit eines vergleichbaren Vollzeit-Mitarbeiter liegt.

Was muss ich beachten bei der Anstellung von neuen Mitarbeitern (Checkliste)?

Für die Einstellung neuer Mitarbeiter müssen vor Arbeitsbeginn im Unternehmen einige Punkte umgesetzt werden. Eine Checkliste erleichtert dies und sorgt dafür, dass sämtliche Prozesse reibungslos ablaufen, die erforderlich sind, wenn ein Arbeitgeber Beschäftigte einstellen möchte.

Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag ist die rechtliche Grundlage, wenn ein Unternehmen neue Mitarbeiter einstellt. Er kann mündlich abgeschlossen werden, üblich und empfehlenswert ist jedoch die Schriftform. Auch bei mündlicher Absprache erhält der Arbeitnehmer eine schriftliche Dokumentation. Hier gibt es einige Pflichtbestandteile:

• Name und Anschrift von Unternehmen und Arbeitnehmer,

• Beginn des Beschäftigungsverhältnisses und die Dauer, sofern die Arbeit auf befristeter Basis erfolgt,

• Arbeitsort,

• eine kurze Beschreibung der Arbeit,

• Höhe des Entgeltes und dessen Zusammensetzung,

• Arbeitszeit,

• Urlaubsanspruch,

• Kündigungsfristen sowie 

• ein Hinweis auf Tarifverträge oder Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die Anwendung finden können.

Betriebsnummer beantragen

Wer als Arbeitgeber einen Arbeitnehmer einstellen möchte, muss bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragen. Sie ist für die Erfüllung der Meldepflichten bei der Krankenkasse notwendig.

Unterlagen für Erfassung von Mitarbeitern

Für die Erfassung eines neuen Angestellten muss dieser verschiedene Dokumente und Angaben einreichen. Dies sind folgende Unterlagen:

• Personalausweis,

• Rentenversicherungsnummer,

• Steuer-Identifikationsnummer,

• Meldebescheinigung der Krankenkasse,

• ein ausgefüllter Personalbogen mit persönlichen Angaben des neuen Arbeitnehmers sowie Informationen zur Beschäftigung und Steuer) und

• die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), die über die Datenbank der Finanzverwaltung eingeholt werden kann.

Optionale Unterlagen sind Informationen über vermögenswirksame Leistungen, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse bei ausländischen Mitarbeitern oder Schwerbehindertenausweise oder Bescheinigungen des letzten Arbeitgebers. Dazu kommen branchenspezifisch erforderliche Nachweise, etwa eine gültige Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern oder die Gesundheitsbescheinigung bei Pflegepersonal.

Mitarbeiter anmelden

Stellen, bei denen neues Personal zu melden ist, sind die Sozialversicherung, das zuständige Finanzamt, die gesetzliche Unfallversicherung oder Berufsgenossenschaft und in einigen Fällen das Gesundheitsamt.

Sozialversicherung

Arbeitnehmer sind prinzipiell in der Arbeitslosenversicherung, der gesetzlichen Rentenversicherung sowie in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung gemeldet. Dies betrifft fast alle Berufsgruppen. Arbeitgeber müssen diese Meldungen bei der Sozialversicherung erstatten. Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter sind diese direkt bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden, die dann als Einzugsstelle für alle sozialversicherungspflichtigen Abgaben fungiert. 

Gesetzliche UnfallversicherungHomeoffice oder Remote Work

Neue Angestellte müssen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet werden, die die für sie zuständige Unfallversicherung darstellt. Die Beiträge hierfür trägt der Arbeitgeber, sie stellen einen Teil der Personalkosten dar. 

Finanzamt

Auch die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer für die Mitarbeiter zählt zu den Pflichten eines Unternehmens. Wird Personal eingestellt, muss dies somit umgehend an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Dies ist online über die elektronische Steuererklärung (ELSTER) möglich.

So kann der Mitarbeiter für das ELStAM-Verfahren angemeldet werden. Hierfür benötigt der Arbeitgeber das Geburtsdatum und die Steuer-Identifikationsnummer des Beschäftigten. Dazu ist anzugeben, ob ein Haupt- oder Neben-Beschäftigungsverhältnis vorliegt, um den Angestellten in die richtige Steuerklasse einzugruppieren.

Welche Kosten fallen für das Unternehmen an, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden? 

Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter einstellen möchte, fallen verschiedene finanzielle Aufwendungen an. Sie werden als Personalkosten bezeichnet. Unterschieden werden kann zwischen direkten Personalkosten und indirekten Personalkosten, auch als Personalnebenkosten oder Lohnnebenkosten bekannt. Um die Personalkosten zu berechnen, muss ein Arbeitgeber im Vorfeld Gehälter, Lohnebenkosten wie Sozialversicherungsbeiträge oder Rentenversicherungsbeiträge sowie andere Aufwendungen kalkulieren. 

Personalkosten der direkten Art umfassen das Nettoentgelt, zu dem das Gehalt oder der Lohn zählt, aber auch Zulagen, Mehrarbeitspauschalen und Leistungsprämien. Indirekte Personalkosten enthalten die gesetzlichen Aufwendungen wie Sozialkosten, bezahlte Urlaubs- und Feiertage und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, die tariflichen Lohnnebenkosten für die Berufsgenossenschaft und vertragliche Personalnebenkosten wie das Weihnachts- und Urlaubsgeld oder Verpflegungspauschalen und Reisekosten, wenn Arbeitnehmer Geschäftsreisen unternehmen.

Darüber hinaus existieren sonstige Personalkosten, die zu berechnen sind. Die sonstigen Kosten fallen für Stellenanzeigen, Abfindungen, die Arbeitsplatzausstattung oder betriebliche zusätzliche Leistungen wie Kantinen oder Betriebssport, die betriebliche Altersvorsorge oder für geldwerte Vorteile, zum Beispiel einen Geschäftswagen, an.

Welche Fördermittel gibt es, wenn ich benachteiligte Mitarbeiter einstelle?

Für die Einstellung potenzieller Mitarbeiter, die einen Schwerbehindertenausweis aufweisen oder anderweitig benachteiligt sind, gibt es verschiedene Angebote der staatlichen Unterstützung:

• Zuschuss zur Ausbildungsvergütung von 60 %, schwerbehinderte Auszubildende 80 %,

• Zuschüsse zu den Ausbildungsgebühren bei Einstellung besonders betroffener Jugendlicher oder von jungen Erwachsenen, die jünger als 27 Jahre sind,

• nach Abschluss der Ausbildung Eingliederungszuschuss von bis zu 70 % des Arbeitsentgelts,

• Förderung neuer Arbeitsplätze für Schwerbehinderte, wenn diese über die gesetzliche Pflichtquote hinaus eingestellt werden oder länger als 12 Monate ohne Beschäftigung waren sowie

• Zuschüsse für die Ausstattung von Arbeitsplätzen und Arbeitshilfen, beispielsweise eine behindertengerechte Einrichtung.

Wie finde ich geeignete Mitarbeiter?

Für das Recruiting neuer Mitarbeiter gibt es verschiedene Kanäle. Dazu zählen Stellenausschreibungen in Zeitungen und Fachzeitschriften, Jobbörsen, Karrierenetzwerke oder die eigene Unternehmenswebseite. Bewerber können zudem über aktive Methoden wie etwa auch Headhunter angesprochen werden.