Kosten für Personalvermittlung: Darauf sollten Unternehmen achten

Unternehmen, die auf der Suche nach Fachkräften sind, bietet eine Personalvermittlung eine ganze Reihe von Dienstleistungen an. Gerade kleine und mittelständische Betriebe, die nur über geringe Ressourcen verfügen und oftmals gar keine große Personalabteilung aufweisen, profitieren von den Dienstleistungen eines professionellen Personalvermittlers. Ein Punkt, der bei Arbeitgebern immer wieder Fragen aufwirft, betrifft die Kosten, die für die professionelle Vermittlung von Bewerbern anfällt. Wir zeigen auf, wann durch die Inspruchnahme einer professionellen Personalvermittlung auch kostenmäßig Vorteile entstehen, aus welchen Faktoren sich der finanzielle Aufwand zusammensetzt und wie die Abrechnung der Leistungen von Personalvermittlungen erfolgt. 

Was genau ist eine Personalvermittlung?

Eine Personalvermittlung übernimmt für Arbeitgeber die Suche nach neuen Mitarbeitern. Sie leistet somit Unterstützung bei der Besetzung offener Stellen und der Beseitigung des Fachkräftemangels. Unternehmen beauftragen Personalvermittler, wenn sie die Personalsuche nicht selbst übernehmen können oder wollen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn sie kein eigenes Personalwesen aufweisen oder geeignete Fachkräfte auf dem Markt nur schwer zu finden sind. Die Leistungen einer privaten Arbeitsvermittlung gehen dabei weit über die Angebote der Bundesagentur für Arbeit hinaus, da Personaldienstleister meistens nur für einen oder wenige Auftraggeber tätig werden und so deutlich individueller bei der Mitarbeitersuche unterstützen.

Im Rahmen der Personalvermittlung legen Auftraggeber und Personalvermittler gemeinsam ein Stellenprofil fest, das die Anforderungen an die vakante Position klar umschreibt. Auf der Grundlage dieses Profils erfolgt die Suche nach Bewerbern, die sowohl zur ausgeschriebenen Stelle und als auch zur Unternehmenskultur passen. Personalvermittler nutzen hierfür eigene Datenbanken mit potenziellen Kandidaten und Talent Pools, sie verfassen und veröffentlichen aber auch Stellenausschreibungen und greifen Social Media sowie Karrierenetzwerke zurück, um geeignete Kandidaten für den Auftraggeber zu finden.

Für diese Dienstleistung berechnen Headhunter, Personalberatungen und -vermittlungen eine Gebühr, die sie dem Auftraggeber in Rechnung stellen. Im Gegenzug bieten sie ein umfangreiches Know-how bei der Suche nach Bewerbern, denn Headhunter und Personalberater wissen in der Regel genau, über welche Kanäle, Plattformen und Netzwerke potenzielle Kandidaten identifiziert und erreicht werden können. Zudem verfügen sie häufig über fundierte Kenntnisse verschiedener Branchen, was bei der Suche nach potenziellen Arbeitnehmern extrem hilfreich ist. Dies verkürzt die Zeit, die die Suche nach qualifiziertem Personal in Anspruch nimmt, oftmals erheblich, was Arbeitgebern wiederum wirtschaftliche Vorteile verschafft. 

Arten der Personalvermittlung

Die Personalsuche erfolgt auf unterschiedliche Weise. Ansätze, um geeignete Bewerber zu identifizieren, umfassen etwa die direkte Vermittlung, die Personalberatung sowie Headhunter oder die Arbeitnehmerüberlassung. Sie alle weisen Ähnlichkeiten auf, unterscheiden sich jedoch auch in einigen Punkten.

Die direkte Personalvermittlung bezeichnet die erfolgreiche Vermittlung passender Bewerber an das auftraggebende Unternehmen. Hier schließen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag ab, ohne mögliche Zwischenschritte der Leiharbeit. 

Im Gegensatz zur direkten Personalvermittlung gilt die Arbeitnehmerüberlassung, auch als Zeitarbeit bekannt, als indirekte Form der Personalvermittlung. Ein Leih- bzw. Zeitarbeitsunternehmen vermittelt Arbeitskräfte für einen begrenzten Zeitraum an seinen Kunden. Bei der Arbeitnehmerüberlassung besteht ein vertragliches Verhältnis zwischen Leiharbeitsunternehmen und Leiharbeiter, der Arbeitgeber ist Kunde des Leiharbeitsunternehmens. 

Personalberater und Headhunter weisen einige Gemeinsamkeiten mit klassischen Personalvermittlungen auf, sie sind jedoch oftmals in höherem Maße spezialisiert. Headhunter übernehmen die gezielte Suche nach passenden Mitarbeitern, die in besonderen Positionen tätig sind. Dazu gehören zum Beispiel die Executive Search und die Suche nach Bewerbern, die über ein spezialisiertes Fachwissen verfügen. Hierfür nutzen sie gezielt eigens aufgebaute Business-Netzwerke, nicht selten sind Headhunter und Personalberater auf bestimmte Branchen spezialisiert und weisen ein entsprechendes Insiderwissen auf. Kunden schätzen diese Expertise und sind daher oft auch bereit, höhere Vermittlungsprovisionen an Headhunter zu zahlen, da sie Schlüsselpositionen so häufig wesentlich schnelle besetzen können.

Welche internen und externen Kosten entstehen bei der Personalsuche durch Personalvermittlungen?

Die Kosten für die Suche nach Mitarbeitern, auch als Cost-per-hire bezeichnet, beinhalten interne sowie externe Aufwendungen. Sämtliche Personen, die am Recruiting-Prozess mitwirken, müssen mit ihrem Arbeitsaufwand und dem anteiligen Gehalt einbezogen werden. Einflussgrößen, die intern für das Recruiting anfallen, umfassen die folgenden Faktoren:

• Gehalt des Recruiters bzw. des Recruiting-Teams,

• Kosten für das Employer Branding,

• Aufwand für die Erstellung des Anforderungsprofils,

• Aufwendungen für Teambuilding-Aktivitäten,

• Zeitaufwand für das Onboarding,

• Weiterbildungen für die neuen Arbeitnehmer.

Zu den externen Kosten, die bei der Suche nach geeignetem Personal einzurechnen sind, zählen unter anderem diese Kriterien:

• Kosten für Auftritte auf Karriere- und Jobmessen,

• Aufwand für das Schalten von Stellenanzeigen in Zeitungen und einschlägigen Fachzeitschriften sowie Jobplattformen,

• Beiträge und Gebühren für Recruiting-Software,

• Erstattung der Reisekosten für Bewerber, die zum Vorstellungstermin anreisen.

Wird die Personalsuche durch eine externe Personalvermittlung durchgeführt, werden all diese Aufwendungen im Rahmen einer Gesamtkalkulation abgerechnet. Für eine Gegenüberstellung der Kosten ist es sinnvoll, die Aufwendungen der eigenen Personalsuche dem Kostenmodell für die Vermittlungsprovision der Personalberatung gegenüberzustellen. 

Wie sehen Abrechnungs-, Honorar- und Provisionsmodelle von Personalvermittlern typischerweise aus?

Personalvermittlungen und Headhunter stellen Unternehmen ihre Dienste über unterschiedliche Vergütungs- und Honorarmodelle in Rechnung. Um zu ermitteln, in welcher Höhe bei der Beauftragung einer Personalvermittlung Kosten anfallen, hilft es, die einzelnen Abrechnungsformen zu kennen. Die Form der Vergütung wird vertraglich zwischen dem Headhunter und dem verbundenen Unternehmen festgelegt, manchmal ist sie auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Personaldienstleisters angeführt.

Prozentuales Honorar

Die gängigste Form der Abrechnung erfolgt in der Regel über eine Provision, bei der das auftraggebende Unternehmen ein prozentuales Honorar zahlt. Das Honorar basiert auf dem Bruttojahresgehalt, das für die vakante Position gezahlt wird. Mit in die Provision eingerechnet werden auch vertraglich festgelegte Boni, Prämien oder materielle Vorteile wie ein Dienstwagen. Je nach üblicher Gehaltsstruktur, die zum Beispiel von der Branche oder der Führungsverantwortung der ausgeschriebenen Stelle abhängt, kann die Höhe der Vermittlungsprovision entsprechend variieren, auch wenn das Honorar nach einem einheitlichen Prozentsatz kalkuliert wird.

Der Vorteil dieses Kostenmodells ist die enorme Flexibilität, die es den Kunden von Headhuntern und Personalvermittlern bietet, denn sie können Bewerber mit unterschiedlichen Qualifikationen und Erfahrungen einstellen und müssen sich nicht im Vorfeld auf ein festes Anforderungsmodell mit einem konkreten Gehalt und Honorar festlegen. Dazu entsprechen die anfallenden Kosten für die Vermittlungsprovision dem Wert des Arbeitnehmers, der eingestellt wird. Fällt dessen Gehalt am Ende geringer aus als anfänglich geplant, reduziert dies auch die Kosten für die Personalvermittlung. Allerdings ist dieses Kostenmodell mit größeren Unsicherheiten bei der Budgetierung verbunden, da die genauen Aufwendungen erst dann feststehen, wenn das Jahresgehalt mit dem neuen Mitarbeiter ausgehandelt ist.

Pauschaltarif

Viele Personalvermittler und Agenturen bieten Unternehmen an, die Vermittlungsprovision über einen vorher vereinbarten Fixpreis durchzuführen. Er enthält sämtliche veranschlagten Aufwandskosten und bietet für Unternehmen den Vorteil der genauen und zuverlässigen Kalkulation. Auch hier bildet das Gehalt für die zu besetzende Position üblicherweise die Grundlage der Honorarkalkulation.

Im Hinblick auf die Kosten bietet dieses Provisionsmodell gleich mehrere Vorteile. Pauschale Aufwendungen ermöglichen eine klare und zuverlässige Budgetierung. Darüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit, das Gehalt für den Wunschkandidaten zu erhöhen, ohne Mehrkosten erwarten zu müssen. Dies kann sich jedoch auch zum Nachteil wandeln, nämlich wenn die Vergütung des neuen Arbeitnehmers niedriger ausfällt als vorher veranschlagt.

Retainer Fee

Die Abrechnung per Honorarvorschuss, auch als Retainer-fee-Modell bezeichnet, erfolgt vor allem im Rahmen der Executive Search, also bei der Suche nach Führungskräften und Spezialisten, die mit besonders hohen Anforderungen für das Recruiting verbunden sind. Üblich sind dabei Vorabzahlungen über ein Drittel-Modell oder ein 50/50-Modell. Beim Drittel-Modell erhält der Personalvermittler die Provision in drei Etappen zu gleichen Teilen. Normalerweise erhält er das erste Drittel direkt bei Auftragserteilung, das zweite Drittel nach der Präsentation einer Shortlist mit Bewerbern und das letzte Drittel nach erfolgreichem Abschluss des Arbeitsvertrags. Beim 50-50-Modell zahlt der Auftraggeber die erste Hälfte bei der Erteilung des Auftrags und die zweite Hälfte nach der erfolgreichen Vermittlung.

Vorteilhaft bei diesem Zahlungsmodell ist die teilfinanzierte Suche, die es dem Headhunter ermöglicht, mehr Ressourcen und Kommunikationskanäle zu nutzen, um passende Kandidaten zu finden. Dank der Ratenzahlung müssen Auftraggeber nicht die gesamte Vermittlungsprovision auf einmal entrichten. Nachteilig ist, dass Unternehmen der Personalvermittlung einen gewissen Vertrauensvorschuss erteilen, während für diese keine Erfolgspflicht besteht.

Erfolgsbasiertes Honorar

Ein weiteres übliches Abrechnungsmodell von Personalvermittlungen und Personalberatungen für die Suche nach Personal ist das Erfolgshonorar. Der Personalvermittler erhält die Provision erst bei der erfolgreichen Personalvermittlung. Betrieben, die auf der Personalsuche sind, bietet dieses Zahlungsmodell die Gewissheit, dass Kosten wirklich nur anfallen, wenn Bewerber zu Mitarbeitern wurden und der Bewerbungsprozess somit erfolgreich abgeschlossen ist.

Für Unternehmen ist dies vorteilhaft, da ein Honorar nur anfällt, wenn sie auch tatsächlich den richtigen qualifizierten Mitarbeiter erhalten. Allerdings kann dies durchaus zu einer hohen Provision am Ende des Recruiting-Prozesses führen. Zudem sind Agenturen, die dieses Modell anbieten, nicht selten für mehrere Auftraggeber gleichzeitig tätig, um kostendeckend arbeiten zu können. Mitunter geht dies zu Lasten der Ergebnisqualität, was die vermittelten Kandidaten angeht.

Wie hoch sind die Kosten für die Personalvermittlung konkret?

Da die Höhe der Kosten für die Leistungen der Personalvermittlung meistens am Gehalt der zu besetzenden Stelle ausgerichtet ist, hängen die genauen Aufwendungen, die suchende Unternehmen für eine Personaldienstleistung veranschlagen müssen, von diversen Einflussgrößen ab, zum Beispiel:

• die Branche, in der das Unternehmen tätig ist,

• Wichtigkeit und Spezialisierungsgrad der Position,

• Attraktivität der ausgeschriebenen Stelle,

• Kandidatenprofil bzw. Anforderungen an potenzielle Bewerber, z. B. ob Berufseinsteiger oder Personal für das obere Management gesucht werden,

• aktuelle Marktsituation,

• Unternehmensstandort und dessen Anziehungskraft (z. B. Nähe zur Großstadt, infrastrukturelle Anbindung),

• Aufwand des Recruitings.

Im Durchschnitt liegt die Höhe des prozentualen Honorars bei ungefähr 25 bis 35 Prozent des Bruttojahresgehalts für die offene Stelle. Somit können Unternehmen für die Suche nach neuen Arbeitnehmern zwischen 15.000 und 100.000 Euro kalkulieren. Auf bestimmte Branchen spezialisierte Agenturen setzen mitunter Mindestgehälter fest und übernehmen Aufträge für die Suche nach Kandidaten beispielsweise erst ab einem Jahresgehalt in Höhe von 70.000 Euro oder mehr. Personalberatungen, die sich auf die Führungskräftesuche fokussieren, legen darüber hinaus zum Teil Mindesthonorare fest, die in der Regel eine Höhe von 40.000 Euro oder mehr betragen. 

Unter welchen Voraussetzungen rechnet sich die Nutzung einer Personalvermittlung für Unternehmen?

Für Unternehmen ist die Nutzung der Dienstleistungen einer Personalvermittlung beim Recruiting von Arbeitnehmern unter verschiedenen Gesichtspunkten sinnvoll. Generell empfiehlt es sich, sämtliche anfallenden direkten und indirekten Kosten für die interne und externe Kandidatensuche gegenüberzustellen und dabei alle Faktoren, die den Recruiting-Prozess und dessen Kosten betreffen, genau mit einzukalkulieren. ​Wenn die Gesamtkosten für die externe Personalsuche niedriger sind als für das interne Recruiting, lohnt es sich, eine Personalvermittlung zu beauftragen. Darüber hinaus gibt es diverse weitere Situationen, in denen Betriebe von der Nutzung einer Personalagentur profitieren.

Unternehmen, die über keine oder kaum Ressourcen verfügen, um sich der Personalsuche selbst anzunehmen, profitieren grundsätzlich von der Inanspruchnahme eines professionellen Vermittlers. Dadurch entstehen keine unnötig andauernden Vakanzen im Betrieb, die die internen Abläufe verzögern und so die Effektivität beeinträchtigen. Für Arbeitgeber, die zum Beispiel keine eigene Personalabteilung beschäftigen oder deren Recruiter bereits voll ausgelastet sind, sind solche Personaldienstleistungen ebenfalls vorteilhaft, da freie Stellen zeitnah besetzt werden und sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Auch wenn ein gewisser Zeitdruck besteht und möglichst schnell Mitarbeiter in die Firma gelangen müssen, ist es sinnvoll, eine professionelle Arbeitsvermittlung mit der Personalsuche zu beauftragen. Durch ihr umfangreiches Netzwerk und große Bewerberdatenbanken sind sie in der Lage, zeitnah passendes Personal zu identifizieren und zu rekrutieren.

Handelt es sich bei der vakanten Stelle um eine Position, die spezielle Anforderungen mit sich bringt, etwa spezialisiertes Fachwissen oder eine hohe Führungsverantwortung, ist es mitunter schwer, an geeignete Kandidaten zu gelangen. Personaldienstleister finden per Direktansprache meistens schneller potenzielle Bewerber, auch solche, die vielleicht in anderen Unternehmen tätig und gar nicht aktiv auf der Suche nach einem neuen Job sind.

Daneben nutzen Arbeitgeber, die eine diskrete Bewerbersuche wünschen, häufig externe Vermittlungen. So gewinnen sie qualifiziertes Personal, ohne selbst öffentlich auftreten zu müssen.