HR Analytics: Einsatzbereiche, Ablauf, Tools, KPIs und Implementierung

Personalmanagement ist in jedem Unternehmen ein Bereich, der täglich mit vielen verschiedene Menschen zu tun hat. Wichtige Entscheidungen treffen die meisten Recruiter aufgrund persönlicher Einschätzungen und weniger häufig basierend auf Fakten und Zahlen. Während dieser humanistische Ansatz stets bewahrt werden sollte, wird die Welt der HR auch zunehmend digitaler und komplexer. Um Prozesse zu optimieren und die Digitale Transformation im Personalwesen voranzutreiben, können HR Analytics eine große Bereicherung darstellen.

Was ist HR Analytics?

HR-Analytics, auch People Analytics oder Talent Analytics genannt, beschäftigt sich mit dem Analysieren der Personaldaten eines Unternehmens. Dieser digitale Bereich des Personalwesens wertet Informationen aus, um Entscheidungsprozesse des Managements zu optimieren. Darüber hinaus helfen die mittels People Analytics gewonnenen Erkenntnisse der Personalabteilung, einen Zusammenhang zwischen ihren Initiativen und den Geschäftsergebnissen herzustellen. 

HR Analytics müssen in Abgrenzung zum Begriff des Personalcontrollings (auch HR Controlling oder HR Reporting) betrachtet werden. Beim Controlling geht es insbesondere um das Sammeln beziehungsweise die Dokumentation vorhandener Informationen. Die Auswertung der Daten ist dann Aufgabe von People Analytics. 

Wie sehen die Einsatzbereiche für People Analytics aus?

Big Data wird mittlerweile immer häufiger als Entscheidungsgrundlage in allen Abteilungen verwendet. Die Ergebnisse der Datenanalyse haben insbesondere im Human Resources Management verschiedene Use Cases: 

Personaleinsatzplanung

Aufgrund der gesammelten Daten erhalten Personaler einen konkreten Überblick über die derzeitige Mitarbeiterstruktur in ihrem Unternehmen. Die HR-Abteilung kann mit Hilfe von People Analytics abschätzen, wo Personalengpässe entstehen könnten und dem frühzeitig entgegenwirken. Zudem können die Erkenntnisse genutzt werden, um auch in Zukunft eine ausgeglichene Mitarbeiterstruktur zu fördern. 

Personalsuche und -auswahl

Der momentane Recruiting-Prozess kann mithilfe von People Analytics überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Im zunehmenden Kampf um Fachkräfte ist die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens stark von der Gewinnung neuer Talente abhängig.

Dank HR Analytics müssen sich Recruiter und Talent-Manager bei der Auswahl von Bewerbern nicht mehr auf ihr Bauchgefühl verlassen. Des Weiteren gehen potentiell geeignete Kandidaten nicht mehr so leicht in einer Masse von Bewerbungen unter. Intelligente Software erkennt, ob ausgewählte Kandidaten ein Cultural Fit sind und sich gut in das Unternehmen einfügen würden. 

Analyse Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur wird über eine lange Zeit etabliert und ist oft geprägt von ungeschriebenen Normen und Erwartungen. Diese intransparenten Prozesse im Hintergrund können die Kultur eines Unternehmens zuweilen toxisch werden lassen, was ein Indikator für unzufriedene Mitarbeiter ist. 

Die HR kann mit ihren Analytics diese Prozesse offenlegen. So kann das Management erkennen, welche Art von Kultur das Unternehmen prägt. Durch zielgerichtete Strategien kann die Kultur des Unternehmens dann nachhaltig beeinflusst werden. 

Analyse Fluktuation

Eine hohe Fluktuationsrate kostet eine Unternehmen viel Geld und Zeit. Um Data in diesem Bereich zu generieren, ist es wichtig, dass der HR-Bereich die Mitarbeiter versucht zu verstehen und zum Kündigungszeitpunkt wichtige Themen festhält. 

Kompetenzanalyse

Qualifizierte Mitarbeiter machen einen großen Teil des Unternehmenserfolgs aus. Die interne Verwaltung von Talenten und Kompetenzen in einzelnen Fachabteilungen kann deshalb maßgeblich beeinflussen, wie eine bestimmte Abteilung oder ein Team performt. 

People Analytics-Projekte können die Schlüsselkompetenzen im Unternehmen identifizieren und die Verteilung analysieren. Anhand dieser Ergebnisse können beispielsweise Talent-Manager planen, welche Mitarbeiter in Zukunft in die Firma geholt werden müssen, um die vorhandenen Kompetenzen anzureichern. 

Führungsmanagement

Umfassende People Analytics betrachten auch die Führungskräfte eines Unternehmens. Wenn die Ebene des Managements keine gute Arbeit leistet, verursacht das oft Probleme in weiteren Bereichen. Schlechte Manager gefährden vor allem die Mitarbeiterbindung und eine positive Unternehmenskultur. 

Die HR kann mithilfe ihrer Software die Leistung der Führungskräfte analysieren, um ihre Perfomance anhand eindeutiger HR-Kennzahlen betrachten zu können. Das HR Controlling sollte bei der Datenerhebung einen Mix aus verschiedenen Methoden wählen. Hier kann mit Meinungsumfragen, beispielsweise mit Fragebögen, oder mit quantitativen Daten gearbeitet werden. 

Wie laufen Analysen im HR ab?

Datenerfassung

Um Big Data zu generieren müssen im ersten Schritt qualitative Daten in großer Menge erfasst werden. Das geschieht in Personalabteilungen oft weitgehend automatisch, durch Mitarbeiterprofile, eingehende Bewerbungen, Kennzahlen der Arbeitsleistung einzelner Teams und vieles mehr. 

Die Daten sollten von der Software katalogisiert, archiviert und organisiert werden können. Ohne die entsprechenden Analytics Tools haben die Daten selbst wenig Aussagekraft. Erst wenn sie in bestimmt Zusammenhänge gesetzt werden, ergeben sich wertvolle Informationen für die HR. 

Datenerhebung 

Die Daten für People Analytics können aus verschiedenen Quellen stammen. Jede HR-Software sollte DSGVO-konform arbeiten, d.h. die gesetzlichen Vorgaben bzgl. Wahrung der Privatsphäre abdecken. Personenbezogene Kennzahlen können aus internen und externen Quellen stammen, wie beispielsweise: 

• Mitarbeiterbefragungen,

• HR Software im Personalmanagement (Erfassung von KPIs, Krankheitstagen, Demografie),

• Profile der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken und auf Karriereplattformen,

• andere Software, aus bestimmten Abteilungen (CRM-Systeme).

Datenauswertung

Die Datenanalyse versucht nun aus allen vorliegenden Informationen spezifische Trends oder kritische Entwicklungen herauszuarbeiten. Diese Analyse kann auf unterschiedlichen Stufen erfolgen: 

1. Deskriptive Analyse 

Diese Form der HR-Analyse dient lediglich dem Verstehen und Dokumentieren der Konzepte in Zusammenhang mit der Personalabteilung. Die Auswertung historischer Daten dient dem Zweck, Veränderungen über einen Zeitraum hinweg aufzuzeichnen, ohne die Analytics tiefergehend zu betrachten.

2. Prädiktive Analyse

Auf dieser Stufe reicht die Auswertung deutlich weiter. Generierte Data wird betrachtet und mit Expertenmeinungen verknüpft, um zukünftige Trends vorhersagen zu können. So können HR-Manager frühzeitig Chancen und Risiken für die Personalsituation ihres Unternehmens in der Zukunft absehen. 

3. Präskriptive Analyse

Die präskriptive Analyse nutzt Data Science und/ oder künstliche Intelligenz, um auf Grundlage der Ergebnisse der prädiktiven Analyse, Entscheidungshilfen zu formulieren. So können nicht nur zukünftige Entwicklungen vorhergesagt werden, sondern deren Schlussfolgerungen ebenfalls vorher erkannt werden. 

Erarbeitung von Maßnahmen

Erfolgreiche People Analytics funktionieren nur, wenn aus den vorliegenden Ergebnissen konkrete Maßnahmen für das Business abgeleitet werden. Je nach dem welches Ziel die Analyse verfolgte, könnte nun auf die formulierte Zielsetzung zurückgeblickt und überlegt werden: Wie erreichen wir dieses Ziel mit den vorliegenden Daten? 

Welche HR Analytics Tools gibt es?

Als Fachvergleich sollen im Folgenden vier beliebte HR Analytics Software Konzepte genannt werden: 

• Recruitee,

• softgarden,

• Personio,

• Sage Business Cloud People.

Während die Software Lösungen von Recruitee und softgarden sich auf den Bereich Recruiting und Bewerbermanagement fokussieren, bietet Personio eine Komplettlösung für fast alle Bereicher der HR.

Der letzte Anbieter Sage bietet eine cloudbasierte Software an, die sich auf den Bereich des Personal- und Talentmanagements spezialisiert. 

Welche konkreten Kennzahlen werden im People Analytics verwendet?

Die Kennzahlen im Bereich der People Analytics oder generell im Bereich des Performance Trackings werden als Key Performance Indicators (KPIs) bezeichnet. Diese vier Leistungskennzahlen sind wichtige Indikatoren für den Erfolg des Personalmanagements und bilden unter anderem die Grundlage für HR Analytics, hier am Beispiel der Personalakquise dargestellt:

Time-to-Fill

Der Begriff Time-to-Fill lässt sich nicht trennscharf von der Time-to-Hire unterschieden. Übersetzt bezeichnet diese Kennzahl die Besetzungsdauer einer vakanten Stelle. Eine genaue Definition, wann diese Zeitspanne beginnt (zum Beispiel beim Ausschreiben der Stellenanzeige oder bei der Budgetfreigabe für die Besetzung der Stelle) gibt es nicht. Sie endet jedoch mit der erfolgreichen Wiederbesetzung der Position. 

Diese Zeitspanne sollte möglichst gering gehalten werden. Durch die KPI erfahren Recruiter viel über die Effizienz ihres Recruiting-Prozesses. 

Cost-per-Hire

Diese Kennzahlen spiegelt ebenfalls die Effizienz des Recruitings wider. Hier geht es um eines Summierung der Kosten pro Einstellung, welche sich aus internen und externen Recruiting-Kosten zusammensetzen kann. 

Transparente Offenlegung dieser Kennzahlen kann bei der Budget-Planung in der Personalarbeit helfen und eventuell Diskussionen anregen, an welchen Stellen Kosten eingespart werden könnten. 

Cost-of-Vacancy 

Eine unbesetzte Stelle kostest oft deutlich mehr als erhöhtes Werbebudget, um die Position neu zu besetzten. Die Kennzahl der Cost-of-Vacancy sollte daher stets in die Betrachtung der Cost-per-Hire miteinfließen. Stellt das HR Management beide Zahlen gegenüber, könnte es zum Beispiel passieren, dass das Budget im Bereich des Recruitings aufgestockt wird.

Channel Effectiveness

Die Funktion dieser Kennzahl liegt darin zu erfahren, wie viele Bewerbungen über einen bestimmten Kanal hereinkommen. Die Erfolge verschiedener Recruiting-Kanäle lassen sich dann gegenüberstellen. So kann die HR entscheiden, welche Kanäle weiterhin benutzt werden sollten und welche Kanäle keinen Erfolg bringen. 

Wie wird HR Analytics implementiert?

Um HR Analytics für das strategische Personalmanagement einsetzen zu können, muss einige Vorarbeit geleistet werden. Nicht nur Mitarbeiter im Bereich der Human Resources könnten sich gegen den Einsatz der neuen Technologie wehren. Auch einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams könnten durch fehlende Kommunikation das Gefühl bekommen, ab jetzt streng überwacht zu werden. Der erste Schritt auf dem Weg der Implementierung sollte also transparente Kommunikation der Ziele und Vorteile der Analytics sein. 

Neben diesen Faktoren müssen diese digitalen HR-Prozesse in enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung geschehen. Die Abteilungen müssen gemeinsam an People Analytics-Projekten arbeiten, um effiziente Lösungen zu finden. 

Die gewonnen Daten sollten einem gewissen Qualitätsstandard entsprechen, weshalb es sich empfiehlt, Datenspezialisten einzubeziehen. Mit ihrer Expertise können sie in Erfahrung bringen, ob die bisher generierten Daten für HR Analytics geeignet sind. 

Wie können Unternehmen HR Analytics erfolgreich anwenden?

Facebook hat durch People Analytics erfahren, dass die Produktivität ihrer Mitarbeiter unter langen Fahrzeiten leidet. Aufgrund dessen bot der Konzern Mitarbeitern eine Prämie an, wenn sie in die Nähe der Firma ziehen würden. 

Dieses sehr konkrete Beispiel zeigt, wie HR-Daten genutzt und zur Verbesserung der Mitarbeiterperformance eingesetzt wurden. Ein weiteres Beispiel bietet ein führendes Unternehmen aus der Gesundheitsbranche: Hier erfuhr die HR durch People Analytics, dass ungleiche Gehälter die Mitarbeiter verunsicherten und das zu einer erhöhten Fluktuationsbereitschaft führte. Daraus resultierte die Maßnahme, das ein Mindestgehalt und eine Gehalts-Obergrenze transparent im Unternehmen kommuniziert wurden. Dies ließ das Engagement der Mitarbeiter steigen und erhöhte auch ihre Produktivität. 

Diese Beispiel zeigen, dass mit dem richtigen Einsatz von HR Analytics große Vorteile für den Unternehmenserfolg, aber gleichzeitig auch für alle Mitarbeiter des Unternehmens entstehen können.