E-Recruiting: Definition, Vorteile Software, Vorgehen, Kanäle und KPIs

E-Recruiting spielt bei der Personalgewinnung eine immer wichtige Rolle. Viele Unternehmen bevorzugen Online Bewerbungen. Und auch Bewerber setzen bei der Suche nach passenden Jobs immer stärker auf das Internet. Fast jeder Kandidat informiert sich zunächst einmal auf Online-Jobbörsen, Social Media Plattformen oder Karriereseiten im Web, bevor er sich auf die Suche nach herkömmlichen Stellenanzeigen macht. Wir erklären, wie man beim E-Recruiting vorgeht, welche Recruiting-Software genutzt werden kann und welche Vorteile und Nachteile Online-Recruitment mit sich bringt.

Wie ist die Definition von E-Recruiting?

Im Grunde geht es beim E-Recruiting um die Personalgewinnung mittels elektronischer Tools und Instrumente. Bei dieser Art von Recruitment wird überwiegend das Internet eingesetzt. Zusätzlich dazu greifen die meisten Unternehmen auf spezielle E-Recruiting-Software zurück, die den gesamten Prozess beschleunigen und vereinfachen soll. An dem Prozess sind meist mehrere Parteien beteiligt: Die Personalabteilung, der fachliche Arbeitgeber und zukünftige Vorgesetzte - oftmals auch Jobbörsen und Arbeitsvermittler.

E-Recruiting beginnt mit der Stellenanzeige und der aktiven Suche nach geeigneten Kandidaten und endet mit dem Onboarding eines qualifizierten Kandidaten. Somit umfasst E-Recruiting den gesamten Bewerbungsprozess: die Kommunikation mit Bewerbern, die Erfassung und Verwaltung aller Bewerbungen und Informationen sowie die Vorauswahl von geeigneten Kandidaten.

Welche Vor- und Nachteile hat E-Recruiting?

E-Recruiting bietet sowohl für Unternehmen als auch für Bewerber vielerlei Vorteile - doch es gibt auch Nachteile, oder zumindest Schwierigkeiten beim elektronischen Recruiting:

Vorteile

Größere Reichweite: Durch elektronisches Recruiting lässt sich die Reichweite maximal erhöhen. Dies liegt zum einen daran, dass man mit Tools die Stellenanzeige auf unterschiedliche Kanäle aufteilen kann, und dass man online eine enorme Anzahl an Menschen erreicht. Wer dabei auf die richtigen Marketing-Kanäle setzt, hat gute Chancen auch direkt die gewünschte Zielgruppe zu erreichen.

Leichteres Auswahlverfahren: Software die beim E-Recruitment eingesetzt wird, erleichtert den gesamten Auswahlprozess. Bewerbungen gehen digital ein und können direkt sortiert und gespeichert werden. Mit Hilfe solcher Datenbanken lässt sich eine leichtere Bewerberauswahl treffen.

Schnellere Kommunikation: Beim elektronischen Recruiting haben Firmen die Möglichkeit, deutlich schneller zu reagieren. Hierfür können automatische Eingangsbestätigungen und Chatbots mit künstlicher Intelligenz genutzt werden, was die Kommunikation zwischen Kandidat und Firma um einiges beschleunigt. Dies verkürzt den gesamten Recruiting-Prozess.

Einfacheres Bewerben: Jobs, auf die man sich schnell bewerben kann, sind beliebt. Kaum ein Bewerber hat Lust, sich mit aufwendigen Online-Formularen, Cookies und Uploads zu beschäftigen. E-Recruiting-Systeme ermöglichen ein einfaches Einreichen der Bewerbung. In diesem Fall spricht man auch von einer One-Click-Bewerbung. Diese verbessert die Candidate Journey.

Spart Zeit und Kosten: Moderne E-Recruiting-Systeme übernehmen Arbeitsschritte, die sonst von HR Personal des eigenen Unternehmens erledigt werden müssen. Diese Form der Personalbeschaffung ist besonders effizient und spart Unternehmen Zeit und Geld.

Positives Image: Beim E-Recruiting können Arbeitgeber das Image des eigenen Unternehmens stärken. Wer auf ein bewährtes System setzt, kann sich als zeitgemäßer und guter Arbeitgeber präsentieren und stärkt damit automatisch die Entwicklung seiner Employer Brand.

Nachteile

Die zahlreichen Möglichkeiten beim E-Recruitment können schnell dazu führen, dass man den Überblick verliert. Deshalb ist es wichtig hier klare Grenzen zu ziehen und sich ausschließlich auf die richtigen Kanäle und Plattformen zu beschränken. Hierzu bedarf es geschultem HR Personal, das sich mit den Anforderungen von E-Recruiting-Systemen auskennt.

Ein weiterer Minuspunkt sind die hohen Kosten für entsprechende Recruiting-Lösungen. Auch hier ist die Auswahl entscheidend, damit sich die Kosten für ein E-Recruiting-System auch wirklich rentieren und die Software effizient genutzt werden kann.

Welche Arten von HR Software können unterstützend genutzt werden?

Um den Prozess der Personalbeschaffung zu beschleunigen, setzen die meisten Unternehmen auf HR-Software. E-Recruiting-Programme können Bewerbungsunterlagen automatisch einlesen, dem Bewerber antworten und eignen sich ideal, um Bewerberdaten zu verwalten und auszuwerten. Die Systeminhalte können abteilungsübergreifend eingesehen werden und somit von mehreren Mitarbeitern im Unternehmen genutzt werden. Dabei kommen meist folgende Softwaresysteme zum Einsatz:

Software für Bewerberansprache

Zunächst einmal wird Bewerbermanagement-Software genutzt, um einen schnellen Kontakt zu Bewerbern herzustellen. Das heißt: Im Idealfall erhalten Kandidaten eine sofortige Rückmeldung auf ihre Bewerbung. Hierzu genügt zunächst eine Eingangsbestätigung und eine ungefähre Zeitangabe, wann der Bewerber mit einer Antwort auf seine Bewerbung rechnen kann. Ein beliebtes Programm hierfür ist Join. Mit der Bewerbermanagement-Software können Stellenausschreibungen zunächst auf verschiedenen Kanälen ausgespielt werden und anschließend kann der Eingang von Bewerbungen genau überwacht werden.

Für den Einstieg im E-Recruitment ist Join sogar kostenlos. Unternehmen können damit auf verschiedenen Jobbörsen kostenlos eine Stellenausschreibung veröffentlichen und haben anschließend Einblick auf alle Bewerbungen samt Kennzahlen. Dies erleichtert die Auswahl von Bewerbern und ermöglicht eine schnelle Kommunikation via Internet oder E-Mail-Adresse.

Software für Bewerbermanagement

Bewerbermanagement-Systeme sind besonders verbreitet. Diese ermöglichen das Veröffentlichen von Stellenanzeigen mit wenigen Klicks auf mehreren Jobbörsen. Außerdem helfen sie bei der Organisation von Personendaten. Somit kann eine schnelle Vorauswahl getroffen und firmenintern geteilt werden. Viele Systeme bieten hierfür eine eigene App, die eine Abstimmung im Team möglich macht und somit die Kandidatenauswahl maximal beschleunigt. In vielen Fällen lassen sich die Kandidaten auch direkt über die E-Recruiting-Software ansprechen und einladen. Gute Beispiele hierfür sind die HR-Softwarelösungen von Softgarden und Personio.

Assessment-Software

Ein weiteres wichtiges E-Recruiting-Tool beim digitalen Recruiting ist Software für Online Assessment Center. Damit kann die Personalauswahl effektiver gestaltet und der gesamte Recruiting-Prozess massiv abgekürzt werden. Dabei wird die Personalauswahl nicht Recruitern überlassen, sondern dem E-Recruiting-System. Denn während Personaler immer eine subjektive Entscheidung treffen, die abhängig von Gefühlen und Momentaufnahmen ist, kann ein solches Programm Bewerber anhand von Eignungsdiagnostik überprüfen und bewerten. Mit dieser Lösung können klare Aussagen über Fähigkeiten, Kenntnisse und Eignung für die offene Stelle getroffen werden.

Ein angesehener Anbieter für solche Recruiting-Software ist zum Beispiel HR Diagnostics. Die Software-Lösung der Firma setzt auf wissenschaftlich und psychologisch fundierte Verfahren und Methoden, dessen Einsatz HR-Abteilungen die Personalbeschaffung erleichtern sollen.

Wie sieht das Vorgehen für E-Recruiting aus?

Die E-Rekrutierung startet bereits mit der Bedarfsermittlung und endet erst beim Onboarding eines geeigneten Kandidaten. Grundsätzlich sollte man sich dabei an diesem E-Recruiting-Konzept orientieren:

Bedarfsermittlung

Bevor eine Stellenanzeige erstellt wird, müssen Unternehmen genau ermitteln, wie viele Mitarbeiter gesucht werden und wie diese bestmöglich eingesetzt werden können. Sind mehrere Positionen offen oder nur eine Stelle? Handelt es sich um einen Vollzeit-Stelle oder sollen sich verschiedene Bewerber die Arbeit teilen?

Definition von Anforderungen

Im zweiten Schritt müssen die Anforderungen an die offene Stelle definiert werden. Das heißt: Es wird festgelegt, welche Qualifikation der künftige Mitarbeiter mitbringen muss. Welche Soft Skills und Kenntnisse sind notwendig? Wird ein Bewerber mit Berufserfahrung gewünscht?

Generierung von Reichweite

Um die richtige Zielgruppe zu erreichen, muss nicht nur eine große Reichweite generiert werden, sondern vor allem auch eine geeignete Recruiting-Strategie angewandt werden. Deshalb müssen sich Unternehmen vorher fragen, welche E-Recruitment-Kanäle sie nutzen möchten und wo sie die gewünschte Zielgruppe antreffen können.

Software gestützte Bewerber Pipeline

Anschließend müssen Firmen sich für ein geeignetes E-Recruitment-Programm entscheiden. Wichtig dabei ist, dass das Programm auch Mobile Recruiting unterstützt. Vom Mobile Recruiting spricht man immer dann, wenn sich Kandidaten direkt über ein mobiles Gerät bewerben können, also via Smartphone oder Tablet. Vor allem Bewerber der Generation Y setzen heutzutage vermehrt auf Mobile Recruiting.

Personalauswahl

Sobald die ersten Bewerbungsanschreiben eingehen, werden diese von der Personal-Abteilung software unterstützt gesichtet und sortiert. Anschließend muss sich das HR-Team überlegen, welche Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, und welche nicht.

Welche Online Marketing Kanäle stehen für E-Recruitment zur Verfügung?

Beim Online-Recruitment können Unternehmen verschieden E-Recruiting-Kanäle nutzen. Die wichtigsten digitalen Recruiting-Kanäle sind folgende:

Karriere-Webseite

Karriere-Webseiten sind heutzutage ein Muss beim E-Recruiting. Fast jedes Unternehmen verfügt über eine eigene Homepage und eine eigene Karriereseite, auf der es über aktuelle Jobs und zukünftige Möglichkeiten in der Firma informiert. Der Vorteil: Kandidaten, die sich direkt über die Karriere-Webseite bewerben, wissen meist genau, worauf sie sich einlassen und erfüllen somit auch fast immer alle Erwartungen für die künftige Arbeit. Somit spart diese Form des E-Recruitments Zeit und Geld.

Social Media

In den letzten Jahren setzen Firmen vermehrt auf Stellenausschreibungen auf Social Media Kanälen. Denn auch soziale Netzwerke bieten immer mehr Möglichkeiten zur digitalen Personalbeschaffung. Ein gutes Beispiel hierfür ist Facebook Jobs. In diesem Fall spricht man auch vom Social-Media-Recruiting oder Social-Recruiting. Der wohl größte Vorteil von sozialen Medien ist die maximale Reichweite. Netzwerke wie Facebook und Instagram haben in Deutschland stolze 32 Millionen, beziehungsweise 22 Millionen, Nutzer. Dies bietet eine hohe Wahrscheinlichkeit, potenzielle Bewerber zu erreichen.

Netzwerke für Professionals

Neben den üblichen Social Media Plattformen sollten beim Recruitment im Internet auch spezielle Business-Netzwerke genutzt werden. Online-Plattformen wie XING oder LinkedIn haben den Vorteil, dass sie ausschließlich der Jobsuche und dem Knüpfen von professionellen Kontakten dienen. Somit ist die Chance hoch, dass Firmen hier mit einer Online-Stellenanzeige schnell auf passende Kandidaten stoßen.

Talent Pools

Talent Pools sind eine weitere Möglichkeit des E-Recruitments. Dabei werden sogenannte Pools mit qualifizierten Kandidaten angelegt. Sobald eine Stelle im Unternehmen frei wird, kann das HR-Management direkt auf diese Talente zugreifen und dadurch jede Menge Zeit bei der Suche nach einem geeigneten Bewerber sparen.

Jobbörsen

Online-Jobbörsen sind nach wie vor die erste Anlaufstelle, wenn es um die Suche nach einem neuen Job geht. Deshalb ist es für Firmen wichtig, Online-Stellenbörsen zu nutzen, um auf offene Stellen im Unternehmen aufmerksam zu machen. Besonders beliebt hierzulande sind Jobportale wie Monster.de, Stepstone oder meinestadt.de. Wichtig bei der Nutzung digitaler Jobbörsen ist, dass die Stellenanzeige alle relevanten Informationen sowie einen direkten Ansprechpartner enthält.

Welche KPIs gibt es für die Erfolgsmessung im E-Recruitment?

Um den Erfolg von E-Recruiting zu messen, benötigt man immer die richtigen Kennzahlen. Denn nur wer eine regelmäßige Erfolgskontrolle durchführt, kann sich sicher sein, dass seine E-Recruitment Strategie auch aufgeht. Hierbei kommen bestimmte Recruiting-Kennzahlen zum Einsatz, auch KPIs genannt.

Anhand dieser Kennzahlen können Unternehmen einzelne Prozesse der Personalbeschaffung messen und bewerten. Falls die Kennzahlen schlecht ausfallen, ist dringend Entwicklungs- und Verbesserungsbedarf notwendig. Die wichtigsten Kennzahlen bei der E-Rekruitierung im Internet sind folgende:

Cost-per-Lead

Mit Cost-per-Lead wird ein Abrechnungsmodell bezeichnet, das überwiegend beim Online Marketing und E-Commerce zum Einsatz kommt. Dabei wird für die Generierung von Leads bezahlt. Es fallen Kosten an, sobald ein Nutzer auf die Stellenanzeige klickt und unter Angabe seiner Daten Kontakt aufnimmt. Die Veröffentlichung der Stellenausschreibung ist dagegen kostenlos.

Beim Recruiting funktioniert das in der Regel so, dass Unternehmen kostenfrei Anzeigen auf Jobportalen und anderen Plattformen veröffentlichen dürfen. Sobald ein Bewerber Kontakt aufnimmt, muss für diesen Lead bezahlt werden. Dadurch können Firmen genau berechnen, was sie die Bewerbung eines Kandidaten kostet.

Cost-per-Hire

Mit den Cost-per-Hire lässt sich ermitteln, wie hoch die durchschnittlichen Kosten für die Besetzung einer offenen Position liegen. Dabei gilt: Je geringer die Kosten ausfallen, desto effizienter ist der E-Recruiting-Prozess. Falls die Kosten zu hoch ausfallen, muss etwas verändert werden.

Wer die Cost-per-Hire berechnen möchte, kann die Summe aller Ausgaben für das externe und interne Recruiting heranziehen. Anschließend kann dieser Betrag durch die Anzahl aller neu eingestellten Mitarbeiter geteilt werden.

Time-to-Interview

Mit Time-to-Interview wird die Zeitspanne von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung bis zum Vorstellungsgespräch bezeichnet. Anhand dieser Kennzahl kann also die Geschwindigkeit des Bewerbungsprozesses bemessen werden. Dabei gilt: Je schneller der Bewerbungsablauf, umso besser fällt die Candidate Experience aus.

Grundsätzlich sollten Unternehmen immer auf eine schnelle Einladung zum Bewerbungsgespräch setzen. Diese sollte nicht länger als zwei Wochen auf sich warten lassen. Das verbessert nicht nur den Eindruck des Kandidaten, sondern beschleunigt ebenso den Bewerbungsprozess.

Channel-Effectiveness

Mit der Channel-Effectiveness können Unternehmen einschätzen, welcher Recruiting-Kanal am erfolgreichsten ist. Via Online-Tracking können dabei genaue Kennzahlen ausfindig gemacht werden, die angeben, wie oft eine Anzeige aufgerufen wurde, und wie viele Bewerbungen darauf stattgefunden haben.

Werden Stellenausschreibungen oft angeklickt, ohne dass eine Bewerbung darauf erfolgt, kann das ein Zeichen dafür sein, dass die falsche Zielgruppe erreicht wird.

Unser Tipp: Um E-Recruiting-Prozesse zu beschleunigen, sollten Unternehmen lieber auf ein paar ausgewählte Kanäle setzen, die potenzielle Kandidaten ansprechen, anstatt jeden verfügbaren Recruiting-Kanal zu nutzen.