Direktvermittlung: So helfen Direktvermittler bei der Suche nach Personal

Gute Arbeitskräfte sind auf dem Arbeitsmarkt wertvoller denn je. Doch viele Unternehmen müssen eine Menge Zeit für die Suche einplanen. Die Direktvermittlung nimmt hier eine zentrale Rolle ein. Immer mehr Unternehmen greifen daher auf die Dienste von Personaldienstleistern zurück, in deren Portfolio die Direktvermittlung neben der Arbeitnehmerüberlassung und der Zeitarbeit einen wichtigen Service darstellt.

Erfahre bei uns, wie die Direktvermittlung genau abläuft, welche Leistungen zum Portfolio einer guten Personalvermittlung gehören und welche Vorteile ein Personaldienstleister für Unternehmen bietet. Zudem stellen wir die wichtigsten Unterschiede zwischen Direktvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung und Zeitarbeit vor.

Wie lautet die Definition von Direktvermittlung?

Die Direktvermittlung zählt zu den Personaldienstleistungen. Sie bezeichnet die Vermittlung von qualifizierten Mitarbeitern an ein Unternehmen. Der Unterschied zur Zeitarbeit oder Arbeitnehmerüberlassung besteht bei dieser Art der Personalvermittlung darin, dass die Mitarbeiter bei dieser Art der Personalvermittlung einen direkten Arbeitsvertrag mit dem Unternehmen eingehen, für das sie arbeiten, nicht mit dem Personaldienstleister.

Für die direkte Personalvermittlung nimmt der Personaldienstleister einen Abgleich der Anforderungen des Jobs mit den Fähigkeiten der Bewerber vor. Anschließend stellt er einen Kontakt zwischen Unternehmen und Bewerbern her. Wenn der Kandidat in das Unternehmen kommt, schließt er mit diesem einen Vertrag ab. Für die erfolgreiche Personalvermittlung erhält der Personaldienstleister eine Provision.

Welche Bedeutung haben direkte Personalvermittler für die Personalsuche?

In Zeiten des Fachkräftemangels und des Arbeitnehmermarktes kommt der Personalvermittlung eine immer höhere Bedeutung zu. Der "War of Talents" macht es für Unternehmen immer schwieriger, geeignetes Personal zu finden. Dadurch nimmt der Bewerbungsprozess meistens viel Zeit in Anspruch, was auch mit höheren Kosten einhergeht. An dieser Stelle bietet die Personalvermittlung einem Arbeitgeber eine ganze Reihe von Vorteilen. 

Unternehmen, die einen Personaldienstleistung für die Suche nach Mitarbeitern beauftragen, erhalten eine umfangreiche sowie individuelle Betreuung. Dies stellt sicher, für den ausgeschriebenen Job die richtigen Bewerber anzusprechen, die die Anforderungen für die Position erfüllen und die nötige Expertise, Qualifikation und Erfahrung mitbringen. Dazu lagert das Unternehmen einen Prozess aus, der ein erhebliches Maß an Zeit bindet, die auf das Kerngeschäft aufgewendet werden kann. 

Von der Stellenanzeige über das Sammeln und Filtern der Unterlagen von Bewerbern bis zur Planung und Begleitung von Vorstellungsgesprächen übernehmen Personalvermittlungen das gesamte Spektrum an Aufgaben, die mit der Personalsuche einhergehen. Darüber hinaus verfügen Personaldienstleister über ein umfangreiches, breit gestreutes Netzwerk an potenziellen Bewerbern und sind in der Lage, vakante Stellen deutlich schneller zu besetzen.

Wann sollten Arbeitgeber Direktvermittler beauftragen?

Es gibt verschiedene Gründe, die es für ein Unternehmen sinnvoll machen können, einen Personaldienstleister mit der direkten Personalvermittlung zu beauftragen. Damit Arbeitgeber von der ganzen Palette an Vorteilen profitieren, die diese Form der Personalvermittlung bietet, ist es ratsam, diese stets genau im Blick zu haben.

• Fehlende Ressourcen: Wenn ein Arbeitgeber nicht über eine eigene Personalabteilung verfügt oder die Kapazitäten der Recruiter vollständig ausgeschöpft sind, empfiehlt es sich, die Personalsuche an externe Personaldienstleister zu übertragen.

• Zeitliche Dringlichkeit: Mitunter treten Vakanzen im Unternehmen sehr kurzfristig auf. Dies ist zum Beispiel bei Auftragsspitzen oder höheren Ausfallquoten des eigenen Personals der Fall. Wenn eine oder mehrere Stellen so zeitnah wie möglich besetzt werden müssen, sind die großen Pools an möglichen Bewerbern von Personalagenturen ein unschätzbarer Vorteil, um die Position schnell mit qualifiziertem Personal zu besetzen.

• Diskretion: In einigen Fällen wünscht das Unternehmen, dass die Mitarbeitersuche nach Möglichkeit ohne öffentliches Bekanntwerden abläuft. Auch hier unterstützen Personalvermittlungen gezielt und kompetent.

• Hohe Anforderungen der Position: Manche Stellen sind schwer zu besetzen, etwa weil sie ein spezielles Know-how erfordern, das nur wenige Bewerber mitbringen. Auch Executive Search, die Suche nach Führungskräften, zählt hierzu. Die besonderen Anforderungen, die in solchen Fällen an die Personalsuche bestehen, erfordern gute Kenntnisse des Bewerbermarktes. Personalvermittlungen verfügen durch ihre langjährige Erfahrung über diese Expertise.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitnehmerüberlassung und Direktvermittlung?

Während das Personal bei der Zeitarbeit oder der Arbeitnehmerüberlassung für eine unbestimmte oder bestimmte Zeit im Unternehmen tätig ist und die Personalvermittlung als Arbeitgeber fungiert, gelangen Bewerber über die Direktvermittlung unmittelbar in das Unternehmen. Im Fall der Arbeitnehmerüberlassung trägt der Personaldienstleister das Ausfallrisiko des Mitarbeiters und übernimmt die Zahlung des Gehalts. Das Unternehmen zahlt lediglich die geleisteten Arbeitsstunden des vermittelten Mitarbeiters. Das beauftragende Unternehmen schließt bei der Arbeitnehmerüberlassung oder Zeitarbeit einen Leihvertrag mit dem Personaldienstleister ab, der die entsprechenden Fachkräfte nicht direkt vermittelt, sondern an den Arbeitgeber entleiht.

Nicht nur in Bezug auf die Struktur, auch bei der Zielsetzung bestehen Unterschiede zwischen Arbeitnehmerüberlassung, Zeitarbeit und direkter Personalvermittlung. Die Arbeitnehmerüberlassung schafft bei der Besetzung offener Stellen mehr Flexibilität und ist eine schnelle Lösung, wenn lediglich temporäre Unterstützung durch passende Mitarbeiter benötigt wird.

Die Zeitarbeit ist ebenfalls auf die kurzfristige Vergabe von Jobs an Bewerber ausgerichtet, etwa in Branchen, in denen saisonale Schwankungen üblich sind. Zudem binden sich Arbeitgeber bei der Arbeitnehmerüberlassung oder Zeitarbeit nicht dauerhaft an einen Mitarbeiter und sparen sich zudem den Aufwand für Lohnabrechnung, Sozialversicherung und sonstige arbeitsrechtliche Angelegenheiten. 

Ist jedoch von Anfang an klar, dass eine Arbeitskraft dauerhaft vermittelt werden soll, ist die Zeitarbeit nicht das optimale Instrument der Arbeitsvermittlung. Unternehmen sind daher gut damit beraten, vorher genau abzuwägen, welche Form der Personalvermittlung für ihren Bedarf am besten geeignet ist. 

Welche Recruiting-Kanäle werden von Direktvermittlern genutzt?

Personaldienstleister nutzen für die Direktvermittlung einen umfangreichen Fundus an Netzwerken und Plattformen, auf denen sie gezielt Bewerber identifizieren und Kontakt zu ihnen aufnehmen. Die Auswahl der Kanäle übt einen entscheidenden Einfluss darauf aus, wie erfolgreich der gesamte Rekrutierungsprozess ist. Die beliebtesten Kanäle für die Suche nach Bewerbern umfassen die folgenden Plattformen:

• Active Sourcing auf Social Media wie Xing oder LinkedIn,

• Jobbörsen im Internet,

• Direktansprache von potenziellen Bewerbern über eigene Netzwerke und Talentpools,

• Online-Marketing-Kampagnen,

• Employer Branding,

• Stellenanzeigen online und offline,

• Karrieremessen und Absolventenkongresse.

Gute Fachkräfte sind nicht immer auf der Suche nach einem Job. Daher spielen vor allem die Direktansprache und das eigene Netzwerk von möglichen Bewerbern eine zentrale Rolle bei der Personalvermittlung. Sie ermöglichen es dem Personaldienstleister, gezielt auf geeignete Kandidaten, die als potenzielle Mitarbeiter in Frage kommen, zuzugehen und ihnen das suchende Unternehmen vorzustellen. Vor allem hochqualifizierte Arbeitnehmer mit Festanstellung sind häufig durchaus offen für neue Positionen und einen passenden Job, wenn sie sich Vorteile für ihre berufliche Zukunft versprechen.

Wie gehen Direktvermittler bei der Ansprache und Auswahl von Bewerbern vor?

Bevor sich ein Personalvermittler auf die Suche nach Bewerbern macht, klärt er den Bedarf des Auftraggebers im Rahmen einer ausführlichen Beratung genau ab. Dies umfasst die Erstellung eines klar definierten Stellenprofils, in dem nicht nur die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten beschrieben werden, sondern auch Soft Skills und persönliche Eigenschaften, die ein passender Kandidat idealerweise mitbringen sollte. Dieses Anforderungsprofil bildet die Grundlage für den weiteren Bewerbungsprozess, der folgendermaßen abläuft:

• Der Personalvermittler sucht Bewerber, die zur Stellenausschreibung passen, über verschiedene Recruiting-Kanäle, und nimmt Kontakt zu ihnen auf.

• Anschließend erfolgt eine Weiterleitung aller Lebensläufe und Unterlagen von passenden Kandidaten an den Auftraggeber.

• Dieser nimmt eine Sichtung der Unterlagen aller präsentierten Bewerber vor, wählt geeignete Kandidaten aus und vereinbart Termine für Vorstellungsgespräche und Assessment-Center. Dabei kommt es auf eine gute Vorauswahl durch die Personalvermittlung und eine entsprechende Qualität der ausgewählten Kandidaten an.

• Am Ende entscheidet der Arbeitgeber darüber, welcher Kandidat am besten für die Stelle geeignet ist und schließt mit ihm einen Arbeitsvertrag ab. 

• Nach erfolgreicher Unterzeichnung des Vertrags erfolgt die Rechnungsstellung durch die Personalvermittlung, der Auftraggeber zahlt die Provision und die Zusammenarbeit ist abgeschlossen.

Wie hoch sind die Kosten bzw. Provisionen für Personaldienstleister in der direkten Personalvermittlung?

Üblich ist es, dass die Personalvermittlung vom Auftraggeber eine erfolgsabhängige Provision erhält. Diese berechnet sich in der Regel nach dem Jahresgehalt für die vakante Stelle und beträgt etwa 20 bis 30 Prozent der jährlichen Vergütung. 

Bezüglich der Abrechnung der Provision für die Arbeitsvermittlung gibt es verschiedene Modelle. Manche Personalvermittlung rechnen über eine sogenannte Retainer Fee ab, vor allem bei der Suche nach hochspezialisierten Fachkräften sowie der Executive Search. Das bedeutet, dass ein Teil des Honorars direkt bei Auftragsvergabe gezahlt wird und der andere Teil bei erfolgreicher Vermittlung.

Andere Personaldienstleistungen verlangen ein Erfolgshonorar, bei dem die vollen Vermittlungskosten erst nach der erfolgreichen Erfüllung des Auftrags abgerechnet werden. Sie ermöglicht der Personalagentur mehr finanzielle Sicherheit für die Entwicklung und Planung der Strategie für die Personalsuche.

Die Höhe der Provisionen ist bei beiden Varianten meistens ähnlich, wobei die Kosten mit zunehmender Wichtigkeit und Spezialisierung der ausgeschriebenen Stelle meistens steigen. Gerade für Schlüsselrollen und Positionen für Manager können auch mehr als 30 Prozent des Jahresgehaltes an Provision verlangt werden.

Gibt es eine Erfolgsgarantie bei der Vermittlung?

Viele Personalvermittlungen weisen eine große Erfolgsquote auf. Durch die eigene Datenbank und die vielfältigen Recruiting-Kanäle, die ein Personalvermittler nutzt, ist es möglich, deutlich schneller an geeignete Kandidaten zu kommen und offene Stellen zu besetzen. Die Erfolgsaussichten steigen, je gezielter im Rahmen des vorherigen Gesprächs Anforderungen und Kriterien für die Stellenbeschreibung festgelegt werden. 

Wie erfolgreich die Zusammenarbeit langfristig ist, kann natürlich nie genau vorhergesagt werden. Doch auch hier gilt: Je besser die Auswahl der Kandidaten ist und je genauer die Profilanforderungen aufgelistet werden, desto höher sind die Chancen auf eine gute und langfristige Kooperation zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer. Wer nicht nur die fachlichen Ansprüche im Blick hat, sondern bei der Suche nach passenden Bewerbern auch sogenannte weiche Faktoren wie den Cultural Fit und Soft Skills berücksichtigt, hat potenziell bessere Aussichten auf eine dauerhaft gute Zusammenarbeit. 

Eine Erfolgsgarantie im engeren Sinne gibt es i.d.R. nicht, allerdings gewähren einige Personalberater eine kostenlose Nachbesetzung, soweit etwa ein vermittelter Kandidat in der Probezeit wieder ausscheidet.

Was ist bei der Auswahl eines Direktvermittlers zu beachten?

Bei der Auswahl des geeigneten Personalvermittlers ist es ratsam, vorher verschiedene Angebote einzuholen und sich detailliert zu informieren. Dabei hilft es, den eigenen Bedarf, aber auch das zur Verfügung stehende Budget im Blick zu haben und diese Faktoren mit den Angeboten der Dienstleister abzugleichen. Wichtige Kriterien umfassen die folgenden Punkte:

• Erfahrung bei der Vermittlung neuer Mitarbeiter,

• Kenntnisse des Personaldienstleisters über die Branche, in der der Auftraggeber tätig ist,

• Leistungsportfolio der Personalvermittlung,

• Bewertungen früherer Kunden des Anbieters,

• Kosten- bzw. Provisionsmodell,

• persönlicher Ansprechpartner, der mit dem Auftraggeber direkt zusammenarbeitet.

Fazit: Vor- und Nachteile der Direktvermittlung

Die Auslagerung der Personalsuche an eine professionelle Personalvermittlung birgt für viele Unternehmen ein erhebliches Potenzial. Gerade Start-ups sowie kleine und mittelständische Betriebe mit wenig eigenen Ressourcen für die Personalsuche profitieren oftmals von den Angeboten externer Personaldienstleister. Auch der oftmals deutlich verkürzte Zeitraum für die Stellenbesetzung ist von großem Wert für den Arbeitgeber. Dazu ist die direkte Personalvermittlung ein sinnvoller Weg, um passende Kandidaten mit der besten Eignung für den ausgeschriebenen Job zu finden. 

All diese Vorteile müssen mit den nachteiligen Aspekten abgeglichen werden. So gehen mit der Nutzung von Personaldienstleistern für die Arbeitsvermittlung zusätzliche Kosten einher. Auch geben Unternehmen ein Stück der Kontrolle über den Bewerbungsprozess ab, weshalb die Zusammenarbeit viel Vertrauen erfordert. Wer jedoch bei der Suche nach dem richtigen Partner die erforderlichen Auswahlkriterien beachtet und die passende Agentur findet, hat einen signifikaten Vorteil bei der Suche nach Top-Talenten auf dem Arbeitsmarkt.