Chatbot Recruiting: Überblick, Implementierung, Best Practices und Beispiele

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der direkten Kommunikation nimmt zu. Auch im HR-Bereich kommen immer häufiger sogenannte Chatbots zum Einsatz - doch was ist das überhaupt und was können die virtuellen Assistenten? In diesem Ratgeber erklären wir, was Recruiting Bots eigentlich sind, und welche Vorteile sie mit sich bringen. Außerdem zeigen wir, in welchen Bereichen die digitalen Helfer eingesetzt werden und für wen sich der Einsatz eines solchen Tools überhaupt lohnt.

Was ist ein Chatbot?

Zunächst einmal solltest du wissen, was der Begriff "Chatbot" überhaupt bedeutet. Denn dabei handelt es sich um ein Zusammenspiel der beiden Wörter "Chat" und "Robot". Dies bedeutet auf Deutsch in etwa "Chatroboter". Ein solcher "Chatroboter" ist eine hochintelligente Software, die das automatische Beantworten von Fragen ermöglicht.

Somit kann also per Sprach- oder Texteingabe direkt mit einem digitalen Assistenten kommuniziert werden. Der Einsatz eines "echten" Menschen wird dabei überflüssig. Eine solche Unterstützung wird meist von größeren Unternehmen eingesetzt, um den Dialog mit Kunden und Bewerbern zu erleichtern und zu beschleunigen. In vielen Fällen ist der Avatar so programmiert, dass er einen eigenen Charakter hat und die Firma quasi als Mitarbeiter vertritt. 

Die elektronischen Helfer funktionieren mittels künstlicher Intelligenz. Grundlage ist kontinuierliches Training der Chatbots, bis auf eine möglichst große Zahl von Fragen und Interaktionen die korrekten Antworten gegeben werden.

Für wen ist Recruiting mit einem virtuellen Helfer geeignet?

Das elektronische Recruiting mit einem digitalen Helfer eignet sich für jede Firma, die mit der Zeit geht, die Candidate Experience verbessern möchte und sich damit langfristig Zeit und Kosten sparen möchten. Außerdem kommen die virtuellen Helfer ebenso häufig auf Karriereseiten und Jobportalen zum Einsatz. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass sich ein Chatbot aber meist erst dann lohnt, wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, das mehrere Stellenangebote bietet und jederzeit neue Mitarbeiter sucht. Denn in solch einem Fall beanspruchen Bewerbungsverfahren wertvolle Zeit und bedeuten erheblichen Arbeitsaufwand für alle HR-Mitarbeiter.

Ein Chatbot System hilft Bewerbern dabei, passende Stellen schnell ausfindig zu machen und kann - ohne den Einsatz von echtem Personal - verschiedene Fragen rund um den Bewerbungsablauf beantworten. Auf der anderen Seite erspart er Personalern den zeitaufwendigen Austausch mit möglichen Kandidaten und sorgt dafür, dass eine bestimmte Vorauswahl getroffen wird und Bewerbungen ausschließlich auf die gewünschte Art und Weise erfolgen. Dies reduziert Absagen und eine mögliche Enttäuschung auf beiden Seiten.

Für kleinere Betriebe, die nur wenige Jobs zu vergeben haben, übersteigt der Aufwand der Implementierung allerdings den tatsächlichen Nutzen des Programms.

Welche positiven Effekte verspricht das automatisierte Bewerberverfahren?

Das Einsetzen von einem Chatbot System hat gleich mehrere Vorteile. Die wohl größten positiven Auswirkungen sind folgende:

• Kostenersparnis: Die virtuellen Helfer ermöglichen eine enorme Kostenersparnis, da sie Einsatz von echtem Personal (Human Force) reduzieren und alltägliche Aufgaben wie Bewerber-Fragen schnell und effizient übernehmen können.

• Bessere Erreichbarkeit: Ein Bot-System ist auch außerhalb der regulären Arbeits- und Öffnungszeiten verfügbar und ermöglicht somit eine durchgängige Erreichbarkeit für Kandidaten und potenzielle Mitarbeiter.

• Vereinfachte Kontaktaufnahme: Mögliche neue Mitarbeiter können durch einen solches System schnell und einfach Kontakt aufnehmen. Es ist keine Registrierung oder Bekanntgabe von E-Mail-Adresse und Telefonnummer notwendig.

• Klare und verlässliche Informationen: Mit einem Recruiting Bot, der emotionale Intelligenz besitzt, erhalten Bewerber schnelle, klare Antworten. Somit können Sie sich optimal auf das Bewerbungsgespräch vorbereiten und erhalten einen verlässlichen ersten Eindruck vom Unternehmen.

• Mehr Zeit für wichtige Aufgaben: Während der schlaue Algorithmus die Kommunikation mit potenziellen Mitarbeitern übernimmt, kann sich das Personal des Unternehmens auf wirklich wichtige Aufgaben konzentrieren. Auf diese Art und Weise ersparen Firmen ihren Employern jede Menge Arbeitsaufwand.

• In jeder Sprache verfügbar: Ein Recruiting Bot ermöglicht auch in anderen Sprachen eine klare und einfache Kommunikation. Somit können sich auch Bewerber aus dem Ausland auf Stellenanzeigen bewerben.

Welche Beispiele und Best Practices gibt es für erfolgreiches Chatbot Recruiting?

In den letzten Jahren haben sich Chatbots beim Thema Recruiting und Human Resources stark verbreitet. Es gibt vielfältige Anwendungsgebiete für Chatbot Systeme.

Denn solche Bots können Recruiter und Personaler entlasten und sorgen dafür, dass Bewerber schnell alle notwendigen Informationen zur ausgeschriebenen Stelle, dem Unternehmen und dem Ablauf der Bewerbung finden. Die wohl häufigsten Fälle, bei denen Recruiting Chatbots zum Einsatz kommen, sind folgende:

• Besseres Auffinden von Stellenanzeigen,

• Relevante FAQ,

• Optimierung der Website,

• Aufbereitung von Bewerbungsunterlagen,

• Digital Branding dank KI.

Besseres Auffinden von Stellenanzeigen

Gerade bei großen Unternehmen gibt es auf der Webseite der Firma oftmals eine ganze Reihe an offenen Stellen und Stellenanzeigen. Der virtuelle Assistent bietet eine neue Möglichkeit, dem Bewerber in kürzester Zeit alle passenden Jobangebote heraus zu suchen.

Denn die virtuellen Helfer können dank geschulter Algorithmen alle Interessen und Fähigkeiten des Bewerbers abfragen und anschließend schnellstmöglich eine passende Stelle ausfindig machen. Diese Möglichkeit spart Nutzern jede Menge Zeit für eine aufwendige Hire Recherche.

Relevante FAQ

Auch beim Thema FAQ sollen Chatbots in der Zukunft vermehrt zum Einsatz kommen. Denn sie beantworten schnell alle wichtigen Fragen von potenziellen Mitarbeitern und bieten eine umfängliche Beratung. Dies erspart künftigen Mitarbeitern das oftmals langwierige Durchforsten von Frage-Katalogen und führt zu einem anregenden Chat.

Hierfür ist die Künstliche Intelligenz (KI) der Software grundlegend, damit beispielsweise Fragen wie "Welche Punkte müssen in einer Online-Bewerbung berücksichtigt werden" und "Wie läuft der nächste Schritt beim Recruiting Prozess ab?" korrekt beantwortet werden können.

Ein weiterer Vorteil der so fortschreitenden Digitalisierung ist es, dass rund um die Uhr Fragen beantwortet werden können. Der Bewerber muss also nicht bis zum nächsten Tag auf eine Antwort warten. Dadurch kann der gesamte HR-Ablauf beschleunigt werden. Das verbessert die Candidate Journey.

Optimierung der Website

Sobald eine digitale Recruiting Software im Einsatz ist, kann diese ebenfalls bei der Analyse und Optimierung der eigenen Firmen-Website helfen. Denn ähnlich wie Google Analytics liefert sie wertvolle Einblicke in das Verhalten der Webseiten-Besucher.

Dabei erstellt das Programm genaue Kennzahlen zu Sucheingaben und ermöglicht dem Recruiting Team eine exakte Auswertung aller Nutzerdaten. Mit diesen Informationen können Digital Marketing Strategien aufgebaut werden und Ideen besser umgesetzt werden. Dies führt in der Zukunft dazu, dass der Content der Firmenseite entsprechend optimiert wird und Nutzer von einem höherem Mehrwert profitieren.

Aufbereitung von Bewerbungsunterlagen

Sobald sich ein Kandidat auf eine Stellenausschreibung bewerben möchte, sollten der Bewerbung alle notwendigen Unterlagen hinzugefügt werden. Ein HR-Bot kann hier gut unterstützen und bietet die Möglichkeit, alle benötigten Dokumente einzeln abzufragen. Somit hilft er dem Kandidaten und dem HR-Processing Team gleichzeitig und sorgt für eine optimierte Einreichung aller Unterlagen in der richtigen Reihenfolge.

Digital Branding dank KI

Doch nicht nur im HR-Bereich, auch beim Thema Corporate Identity kann der Einsatz eines Chat-Bots mit Künstlicher Intelligenz sinnvoll sein. Denn der intelligente Algorithmus kann so trainiert werden, dass der virtuelle Assistent ein spezielles Vokabular beim Beantworten von Fragen verwendet und auf diese Art und Weise eine einheitliche Präsentation des Unternehmens sicherstellt. Somit können Firmen die Candidate Experience optimieren und wissen, dass der Recruiting Chatbot zu jederzeit als Markenbotschafter des Konzerns auftritt.