Anforderungsprofil erstellen: Anleitung, Vorlage und Best Practice

Um für eine vakante Stelle einen geeigneten Bewerber oder eine Bewerberin zu finden, sollten Arbeitgeber ein passgenaues Anforderungsprofil erstellen, das als Vorlage für die Stellenausschreibung dient. Hierdurch zeigen sie potenziellen Jobinteressenten, welche Qualitäten und Fähigkeiten sie mitbringen müssen und welche Aufgaben sie auf der ausgeschriebenen Stelle zu bewältigen haben.

Im folgenden Beitrag zeigen wir, was ein Anforderungsprofil für eine Stelle und die dazugehörige Stellenbeschreibung ist, welche Elemente dies enthalten muss und wie eine Vorlage für das perfekte Anforderungsprofil in drei einfachen Schritten zu erstellen ist. 

Was ist ein Anforderungsprofil?

Jedes Unternehmen möchte seine freien Stellen mit den Kandidaten besetzen, die am besten für die Position geeignet sind. Hierbei spielt ein klug erstelltes Anforderungsprofil als Teil der Stellenbeschreibung eine entscheidende Rolle.

Daneben muss regelmäßig auch dem Cultural Fit Beachtung geschenkt werden. Der kulturelle Fit wird allerdings per Definition nicht im Anforderungsprofil abgedeckt, er ist aber dennoch neben den fachlichen sowie formalen Kompetenzen und den Qualifikationen der Bewerber eine wichtige Anforderung, wenn es darum geht, eine Stelle zu besetzen.

Der Definition nach befasst sich das Profil für die Anforderungen mit den Qualifikationen, fachlichen und sozialen Kompetenzen und Potenzialen eines Kandidaten. Qualitativ hochwertige Profile basieren auf der DIN 33430, welche die Rahmenbedingungen einer berufsbezogenen Eignungsdiagnostik definieren.

Hiernach kann für die Erstellung der Vorlage eines Anforderungsprofils für eine Stellenbeschreibung auf zwei Arten vorgegangen werden: Entweder es wird eine Arbeitsanalyse vorgenommen, in welcher die zu erfüllenden Aufgaben und Tätigkeiten dezidiert beschrieben werden, oder es wird eine Anforderungsanalyse erstellt.

In beiden Fällen zielt die Analyse auf die Frage ab, welche Inhalte der Bewerber auf der Stelle bewältigen muss und welche Kompetenzen er in der Folge mitbringen sollte. Durch eine Stellenanzeige, die auf einer detaillierten Ist-Analyse basiert, erhalten potenzielle Bewerber eine klare Vorstellung davon, welche Anforderungen sie zu erfüllen haben. 

Die detaillierte Auseinandersetzung mit den Inhalten einer bestimmten Position soll ein faires und transparentes Bewerberauswahlverfahren garantieren. Sowohl für die potenziellen Mitarbeiter als auch am Auswahlverfahren Beteiligte verdeutlicht eine gezielte Stellenbeschreibung, die auf der Vorlage eines Profils basiert, nach welchen Maßstäben die Personalauswahl erfolgt.

Die Konsequenz: Durch eindeutige Inhalte der Stellenbeschreibung werden logische anstelle von bauchgestützten Entscheidungen möglich. Das wirft ein gutes Licht auf das Unternehmen.

Darüber hinaus erspart eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen der Auswahlkommission Zeit und Mühe: Je genauer ein Jobsuchender bereits bei der Stellenausschreibung erkennt, was von ihm erwartet wird, desto zielgerichteter kann er sich auf eine bestimmte Stelle bewerben.

Je besser ein Unternehmen dieses Dokument vorbereiten kann und es anhand einer strukturierten Vorlage erstellt, desto stärker sinkt der Anteil ungeeigneter Teilnehmer im folgenden Auswahlverfahren.

Wofür wird ein Anforderungsprofil verwendet?

Eine Beschreibung der Anforderungen der zukünftigen Mitarbeiter wird als Vorlage genutzt, um einen möglichst passgenauen Person-Environment-Fit zu erlangen. Der PE-Fit beschreibt, wie gut die Anforderungen eines Arbeitsplatzes zu der Eignung des zukünftigen Mitarbeiters passen. Hierdurch sollen Über- und Unterforderungssituationen vermieden werden.

Indem der ausgewählte Mitarbeiter genau die Fähigkeiten mitbringt, welche für eine bestimmte Stelle erforderlich sind, hat er beste Voraussetzungen, zufrieden auf seiner neuen Stelle sein volles Potenzial zu entfalten.

Konkret bedeutet dies: Neue Mitarbeiter mit einem hohen PE-fit arbeiten nicht nur produktiver, sondern fallen auch seltener krankheitsbedingt aus. Sie fühlen sich auf ihrer Stelle wohl, solange sie angemessen gefordert und gefördert werden. Dies setzt jedoch voraus, dass Arbeitgeber ein passgenaues Profil erstellen und die erforderlichen Eigenschaften und Kompetenzen über die Stellenbeschreibung klar verständlich kommunizieren.

Klar definierte Anforderungen sind eine gute Methode, um Auswahlverfahren rechtlich abzusichern. Zwar ist nicht jeder abgelehnte Bewerber mit einer Absage per se einverstanden. Je transparenter das zuvor abgewickelte Auswahlverfahren jedoch geplant und durchgeführt wurde, desto höher ist regelmäßig auch die Akzeptanz der nicht berücksichtigten Teilnehmer bezüglich der Auswahlentscheidung. Dies sorgt für eine positive Candidate Experience bei allen Bewerbern und stärkt das Employer Branding. Das Erstellen einer Vorlage der passgenauen Anforderungen für eine bestimmte Tätigkeit dient somit mehreren Punkten:

• Identifikation der bestgeeigneten Bewerber,

• Vorbereitung eines idealen PE-fits,

• Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Auswahlverfahrens,

• Rechtliche Absicherung der Auswahlentscheidung.

Welche Punkte gehören in ein Anforderungsprofil?

Um offene Stellen mit dem passenden Kandidaten zu besetzen, muss ein gutes Anforderungsprofil für die Stellenbeschreibung mindestens vier relevante Bereiche abdecken:

• Formale Anforderungen,

• Fachliche Kompetenzen,

• Methodenkompetenzen,

• Soft Skills.

Diese Punkte bilden die Checkliste für das Muster eines Anforderungsprofils für die perfekte Stellenanzeige, mit der Arbeitgeber geeignete Kandidaten für die offene Stelle ansprechen.

Formale Anforderungen

In den ersten Schritten werden Anforderungen an formale Voraussetzungen definiert. Hierunter wird verstanden, wie fachlich geeignet ein Stellenbewerber ist. Es werden Qualifikationen oder bestimmte Berufsausbildungen aufgelistet, welche für die zu besetzende Stelle erforderlich sind. Hierbei kann es sich zum Beispiel um einen spezifischen Studiengang handeln.

Es kann jedoch auch das Einstiegsniveau definiert werden (zum Beispiel Bachelor- oder Masterabschluss). Auch eine bestimmte Berufserfahrung kann bei der Erstellung der formalen Kriterien im Rahmen der Stellenbeschreibung verlangt werden.

Fachliche Kompetenzen

Im zweiten Schritt wird die Anforderung an die fachliche Qualifikation und Kompetenz systematisch beschrieben. Hierunter fallen IT-Kenntnisse oder Fremdsprachenkenntnisse sowie Kompetenzen in der Anwendung branchenspezifischer Software.

Übrigens: Sowohl die formalen Anforderungen als auch die fachlichen Kompetenzen werden in einer Stellenausschreibung oft als zwingende oder notwendige Voraussetzungen definiert. Wer diese Kriterien nicht erfüllt, braucht sich nicht zu bewerben. So soll der Anteil ungeeigneter Bewerber bereits mit Beginn der Ausschreibung so weit wie möglich gesenkt werden.

Methodenkompetenzen

Methodische Kompetenzen beschreiben die Fähigkeiten eines Bewerbers, auf eine bestimmte Art und Weise zu arbeiten. Diese wird nicht nur durch sein analytisches Denken und seine Kreativität bestimmt. Auch angelernte Fähigkeiten können hierzu zählen.

Das sind zum Beispiel Instrumente zur Risikobewertung, Priorisierung, effektives Zeitmanagement oder gute Präsentationsfähigkeiten. Hier soll Bewerbern vorrangig vermittelt werden, mit welchen Fähigkeiten sie auf der offenen Stelle besonders gut zurechtkommen würden.

Soft Skills

Kognitive Intelligenz wird seit langer Zeit als Grundlage und stabiler Prädiktor für beruflichen Erfolg bewertet. Doch auch der Stellenwert emotionaler Intelligenz hat in den vergangenen Jahren immer mehr zugenommen. So ist es nicht mehr lediglich wichtig, einen besonders begabten Mitarbeiter zu beschäftigen. Das Unternehmen profitiert vor allem von Teamplayern, die sich selbst und andere motivieren können und innerhalb des Organisationsgefüges gut funktionieren.

Je nach Position können hier unterschiedliche Ausprägungen der persönlichen Kompetenzen besonders gefragt sein. In einem Bereich ist Teamfähigkeit gefragt, als Führungskraft eher Empathie und Durchsetzungsvermögen.

Tipp: Manchmal werden soziale Fähigkeiten noch einmal von persönlichen Anforderungen unterschieden. Während soziale Fähigkeiten eher auf soziale Kompetenzen abzielen, können persönliche Eigenschaften beispielsweise die individuelle Motivation des Mitarbeiters reflektieren. In vielen Kompetenzanalysen werden diese Aspekte auch zusammengefasst, um das Profil nicht unnötig aufzublähen. 

Wie erstelle ich Anforderungsprofile Schritt für Schritt?

Das zu erstellende Profil für eine vakante Position soll die Eigenschaften des zukünftigen Stelleninhabers konkret beschreiben. Hierzu muss deutlich werden, welche fachlichen Anforderungen, Erfahrungen und welches Know-how ein neuer Mitarbeiter mitbringen muss, um seine Arbeit erfolgreich bewältigen zu können.

Hierbei kann wie an folgendem Beispiel einer Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben vorgegangen werden, sodass die wichtigsten Fragen im Sinne einer Vorlage beantwortet werden:

Schritt 1: Anforderungsanalyse erstellen  

• Was sind die Haupttätigkeiten bei der zu bewältigenden Arbeit?

• Welche genauen Aufgaben hat der Kandidat in der ausgeschriebenen Funktion zu bewältigen?

Je kleinteiliger und genauer die Aufgaben der zu besetzenden Position hier analysiert werden, desto leichter lassen sich die folgenden Anforderungskriterien für die Vorlage eines professionellen Anforderungsprofils festlegen.

Schritt 2: Anforderungskriterien sammeln

• Welche Voraussetzungen benötigt der Kandidat, um die Aufgaben wie in Schritt 1 beschrieben erfüllen zu können?

Hier werden die zuvor beschriebenen formalen und fachlichen Anforderungen, methodische Kompetenzen und Soft Skills bzw. persönliche Fähigkeiten aufgelistet. Diese können dann als Checkliste bei der Personalauswahl und Bewertung der potenziellen Stelleninhaber herangezogen werden.

Schritt 3: Anforderungskriterien gewichten

Ein klug gestaltetes Anforderungsprofil sollte zuletzt eine Gewichtung der jeweiligen Anforderungskriterien mit Blick auf die zu bewältigenden Aufgaben aufzeigen. Hierdurch kann anhand der Vorlage für die Stellenbeschreibung eine noch passgenauere Bewerberauswahl vorgenommen werden.

Neben der Unterscheidung notwendiger Anforderungen und optionaler Kriterien können hier einzelne Eigenschaften mit einem Faktor gewichtet werden. Hierdurch kann die Geeignetheit der Kandidaten in einer tabellarischen Übersicht zunächst mit Punktwerten versehen werden.  

Quellen:

https://www.personalwirtschaft.de/produkte/hr-lexikon/detail/anforderungsprofil.html

https://www.personalmanagement.info/hr-know-how/glossar/detail/person-environment-fit/

https://econtent.hogrefe.com/doi/abs/10.1026/0033-3042.59.2.108

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/emotional-intelligence-importance