Active Sourcing: Begriff, Methoden, Kanäle und Vorgehen

In Zeiten des wachsenden Fachkräftemangels ist die Gewinnung von Talenten eine Herausforderung für Unternehmen. Klassische Kanäle des Recruitings reichen nicht immer aus, um passende neue Mitarbeiter zu finden. Das Active Sourcing ermöglicht es Arbeitgebern, Fachkräfte gezielt anzusprechen. Diese aktive Recruiting-Methode beinhaltet eine direkte Kontaktierung von Kandidaten. Sie findet statt über Social Media wie LinkedIn und andere Netzwerke, aber auch offline über den persönlichen Kontakt auf Messen oder Business-Events. Dadurch erweitern Unternehmen ihren Talent Pool und suchen proaktiv nach geeigneten Fachkräften.

Was ist Active Sourcing?

Beim Active Sourcing, auch als Direktansprache bekannt, handelt es sich um eine persönliche Kontaktanbahnung zu Kandidaten. Recruiter nutzen hierfür Professional Netzwerke, Social Media und erwerben Einblicke in die Profile geeigneter Bewerber.

Das Active Sourcing dient nicht immer der Besetzung aktuell vakanter Stellen. Auch der Kontakt zu potenziellen Talenten ist ein Ziel der Direktansprache. Dadurch entsteht ein Talent Pool, auf den Recruiter in Zeiten des Fachkräftemangels zurückgreifen können. 

Profile von möglichen Bewerbern in den sozialen Netzwerken lassen darauf schließen, ob Kandidaten zum Unternehmen passen. Dieses sogenannte Profile Mining gestaltet die Suche effizienter. Passen das Know-how und die Qualifikationen zum Arbeitgeber, stellt der Recruiter einen Kontakt zum Kandidaten her.

Was können Active Sourcing Methoden zur Personalgewinnung beitragen? 

Generell besteht die Zielsetzung beim Active Sourcing darin, geschäftliche Kontakte zu potenziellen Kandidaten zu knüpfen. Die Methode des Active Sourcings ist im Gegensatz zum klassischen Recruiting über Stellenanzeigen wesentlich effizienter.

Durch die proaktive Vorgehensweise erfolgt der Kontakt zu High Potentials gezielt. Dies verschafft dem Unternehmen mehr Kontrolle und macht Prozesse erfolgsorientierter. Dazu kommt die zunehmende Digitalisierung. Sie erweitert die Möglichkeiten der Ansprache von geeigneten Kandidaten. Auch die Situation auf dem Arbeitsmarkt macht eine bessere Strategie des Recrutings bei vielen Arbeitgebern erforderlich. 

Die Nutzung von Active Sourcing spart somit Zeit und Geld ein. Recruiter finden schneller passende Kandidaten. Überdies bietet die Direktansprache eine Möglichkeit, ein Netzwerk mit Fachkräften aufzubauen. Aus diesem Talent Pool kann ein Unternehmen schöpfen, wenn eine Stelle zu besetzen ist. Dies macht nicht nur aktuelle, sondern auch zukünftige Recruiting-Prozesse effizienter. 

Die Nutzung sozialer Medien ermöglicht einen direkten Einblick in das Profil der potenziellen Bewerber. So lässt sich schnell herausfinden, ob die Person zum Unternehmen passt. Darüber hinaus bieten Social-Media-Strategien die Gelegenheit, Employer Branding zu entwickeln. 

Welche Kanäle nutzt Active Sourcing?

Ein Großteil des Active Sourcings findet digital über Social Media statt. Karrierenetzwerke und Social-Media-Kanäle bieten dem Active Sourcer die Möglichkeit, einen Kontakt zu interessanten Nachwuchs- und Fachkräften unkompliziert herzustellen. Vor allem IT-Unternehmen nutzen das Social-Media-Recruiting verstärkt. Online-Plattformen, die sich für die aktive Personalbeschaffung eignen, umfassen die folgenden Netzwerke:

• LinkedIn,

• Xing,

• Facebook,

• Twitter und

• Instagram.

Daneben sind Messengerdienste wie Slack, WhatsApp und Threema oder Blogs und Plattformen wie Reddit, Foren, Github und Stack Overflow wertvolle Kanäle, die sich für das Active Sourcing nutzen lassen.

Eine Direktansprache findet jedoch nicht nur online statt. Für die Offline-Kontaktaufnahme lassen sich unter anderem die folgenden Active-Sourcing-Kanäle nutzen:

• Hochschulmessen,

• Berufs- und Ausbildungsbörsen,

• Recruiting-Messen,

• Seminare,

• Workshops sowie

• Fachkongresse. 

Wie ist das Vorgehen beim Active Recruiting?

Für die Umsetzung des Active Sourcings bestehen vielfältige Möglichkeiten. Die Ansprache erfolgt sowohl online als auch offline. In erster Linie geht es darum, Fachkräfte zu gewinnen und positive Eindrücke zu hinterlassen. Dies sorgt für eine positive Candidate Experience und fördert das Employer Branding. 

Bevor konkrete Maßnahmen umgesetzt werden, erfolgt eine Analyse der Ist-Situation. Hieran anknüpfend legen Recruiter Ziele für das Active Sourcing fest. Dazu sind Verantwortungen im Unternehmen zu klären. Im Anschluss definieren Recruiter des Unternehmens die Zielgruppe. Die Definition des Profils eines Wunschkandidaten bildet die Grundlage für die Entwicklung der aktiven Recruiting-Strategie. 

Anhand der Zielgruppe treffen Personalverantwortliche die Auswahl bzgl. Plattformen für die Direktansprache. Dort findet die aktive Suche nach potenziellen Kandidaten statt. Sind geeignete Bewerber identifiziert, erfolgt deren Ansprache.

Besonders hoch ist die Erfolgsquote bei Karrierenetzwerken wie LinkedIn. Dort sind qualifizierte Fachkräfte in großer Anzahl vertreten. Die Kontaktaufnahme findet über Direktnachrichten, telefonisch oder per E-Mail statt. Eine fundierte Vorbereitung der Kommunikation ist ein wichtiger Faktor. Mit dem richtigen Wording erreichen Active Sourcer gute Kandidaten besser. Eine passende Sprache wirkt zudem authentisch im Hinblick auf die Arbeitgebermarke.

Ein entscheidendes Kriterium ist die individuelle Ansprache. Sie steigert die Wahrscheinlichkeit einer Rückmeldung. Unterstützt wird der individuelle Kontakt durch die Bezugnahme auf Referenzen des potenziellen Mitarbeiters. Bleibt die Rückmeldung aus, kann nach einer Woche eine erneute Kontaktaufnahme stattfinden.

Bei Interesse steht der Arbeitgeber für weitere Informationen zur Verfügung und lädt zum Gespräch ein. Wichtig: Auch wenn aktuell keine passende Position vorhanden ist, sollte das Unternehmen geeignete Kandidaten in den Talent Pool aufnehmen. Dies erleichtert mögliche zukünftige Bewerbungsprozesse. 

Welche Methoden des Active Sourcings nutzen Unternehmen?

Active-Sourcing-Methoden, die die direkte Ansprache von Bewerbern ermöglichen, umfassen die folgenden Vorgehensweisen:

• Talent Pools, bei denen der Recruiter Kandidaten in eine Talentdatenbank aufnimmt,

• Referral Sourcing, bei dem Profile aktueller Mitarbeiter in sozialen Netzwerken und deren Beziehungen zu potenziellen Kandidaten geprüft werden,

• CV Database Search: Hierbei bieten Suchdienste Unternehmen gegen einen Aufpreis an, Lebensläufe von Nutzern zur Verfügung zu stellen, sowie

• Talent Mining, bei dem die Suche nach potenziellen Kandidaten über komplexe Keywords und Befehle in Suchmaschinen erfolgt. 

Welche Bedeutung haben Talent Pools im Rahmen einer Active Sourcing Strategie?

Untersuchungen zeigen, dass Talentdatenbanken besonders erfolgversprechend sind, wenn es um die Rekrutierung geeigneter Bewerber geht. Im Fokus steht hierbei die Interessentenbindung. Unternehmen erstellen eine Datenbank mit Kontaktdaten und Informationen über Kandidaten. Um deren Interesse dauerhaft zu sichern, erhalten sie regelmäßige Newsletter oder aktuelle Jobangebote. Dies dient dem Employer Branding und stärkt somit die Arbeitgebermarke.

Eine Talentdatenbank ist eine wertvolle Quelle für zukünftige Recruitings. Offene Stellen lassen sich über ein Talentnetzwerke schneller besetzen. Dies verkürzt die Time-to-Hire, erleichtert den persönlichen Kontakt zu High Potentials und spart Kosten. 

Zu beachten ist beim Aufbau eines Talentnetzwerkes, dass für den Aufbau einer Datenbank viel Vorbereitung notwendig ist. Ein Unternehmen startet hier allerdings nicht bei Null, sondern erstellt den Kandidatenpool anhand von bereits vorhandenen Kontakten. Aufgenommen werden nicht alle Bewerber, sondern nur jene, die ein vielversprechendes Potenzial aufweisen. Der Organisationsaufwand lohnt sich, da Arbeitgeber zukünftig Zeitaufwand einsparen können. 

Sinnvolle Methoden, um mit Talenten Kontakt zu halten und sie an das eigene Unternehmen zu binden, sind beispielsweise die folgenden Maßnahmen:

• zielorientierte Jobangebote,

• Einladungen zu internen Veranstaltungen und Messen,

• Newsletter,

• Feedback zum Prozess des Recruitings sowie 

• kleine Aufmerksamkeiten wie Geburtstagsglückwünsche und Weihnachtskarten.

Was ist hinsichtlich Datenschutz zu beachten?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist gemäß EU-DSGVO rechtens, wenn sie einem berechtigten Interesse dient. Dies ist beim Active Sourding grundsätzlich gegeben, sobald Kandidaten der Datenverarbeitung explizit zustimmen.

Ein Unternehmen hat Interesse daran, neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Kandidaten, die ein Profil in einem Karrierenetzwerk einrichten, sind im Gegenzug daran interessiert, Benachrichtigungen über vakante Positionen zu erhalten. Vorsicht ist allerdings bei der Nutzung von Netzwerken geboten, die auch private Informationen enthalten. Dazu gehören beispielsweise private Twitter- oder Facebook-Profile. 

Prinzipiell muss der Bewerber nach dem Erstkontakt einer weiteren Verarbeitung und Speicherung seiner Daten zustimmen. Sinnvoll ist es, ein Merkblatt zum Datenschutz für Mitarbeiter hinzuzuziehen. Es zeigt Mitarbeitenden sowie potenziellen Bewerbern auf, was bei der Verarbeitung personenbezogener Daten erlaubt ist. 

Auf der sicheren Seite sind Recruiter und Unternehmen, wenn sie ein DSGVO-konformes Bewerbermanagementsystem nutzen. Hierfür gibt es spezielle Tools und Software-Anwendungen. Nicht nur in der IT-Branche ist es aufgrund der hohen Sensibilität ratsam, das Recruiting von Fachkräften dahingehend auszurichten. 

Welche Zahlen und Fakten gibt es zum Thema?

Im Jahr 2018 startete die Universität Bamberg eine Umfrage. Das Ziel bestand darin, Informationen über die Nutzung unterschiedlicher Sourcing-Kanäle einzuholen. Im Fokus stand vor allem die Frage, welche Nutzer welche Kanäle bevorzugen. An der Umfrage nahmen die Top-1.000-Unternehmen Deutschlands sowie einige erfolgreiche Mittelständler und IT-Unternehmen teil, dazu 3.400 Arbeitnehmer.

Die Umfrage ergab, dass das Active Sourcing vor allem für Mittelständler relevant ist. Fast die Hälfte der teilnehmenden Unternehmen des Mittelstands gab an, die direkte Ansprache von Kandidaten für das Recruiting zu nutzen. Mehr als ein Viertel gab an, eigene Talentdatenbanken zu erstellen. 

Darüber hinaus zeigte sich, dass die Direktansprache in den meisten Fällen als ergänzende Methode des Recruitings dient. Prinzipiell greifen 21 % aller Unternehmen auf diese Form der Talentrekrutierung zurück. Bevorzugte Active-Sourcing-Methoden sind CV-Datenbanken und Karrierenetzwerke. 

Generell gehört das Active Sourcing zu den Recruiting Trends, die eine wachsende Anerkennung erfahren. Laut Studie gaben 28 % der befragten Arbeitnehmer an, ihre derzeitige Position über aktive Ansprache erhalten zu haben. 18 % nahmen einen Jobwechsel vor, obwohl sie nicht aktiv suchten. Unternehmen sind demnach gut damit beraten, ihre Recruiting-Strategien um die direkte Ansprache von Kandidaten zu ergänzen.