Active Sourcing: Begriff, Methoden, Kanäle und Vorgehen

In Zeiten des wachsenden Fachkräftemangels ist die Gewinnung von Talenten eine Herausforderung für Unternehmen und das HR. Klassische Kanäle des Recruitings und verschiedene Methoden des Passive Sourcings reichen nicht immer aus, um passende neue Mitarbeiter zu finden. Das Active Sourcing ermöglicht es Arbeitgebern, Fachkräfte gezielt anzusprechen.

Die aktive Recruiting-Methode beinhaltet eine direkte Kontaktierung von Kandidaten. Diese Form des Sourcings als Identifizierung talentierter Fachkräfte findet statt über Social Media wie LinkedIn und andere Netzwerke, aber auch offline über den persönlichen Kontakt auf Messen oder Business-Events. Dadurch erweitern Unternehmen ihren Talent Pool und suchen proaktiv nach geeigneten Fachkräften.

Was ist Active Sourcing?

Beim Active Sourcing, auch als Direktansprache bekannt, handelt es sich um eine persönliche Kontaktanbahnung zu Kandidaten. Diese Maßnahme ist eine neuere, gezielte Möglichkeit der Beschaffung von qualifiziertem Personal. Recruiter nutzen für das Active Sourcing Business-Netzwerke, die Open-Web-Suche und Social Media und erwerben Einblicke in die Social-Media-Profile geeigneter Bewerber.

Von klassischen HR-Aufgaben wie dem Passive Sourcing unterscheidet sich die aktive Sourcing-Methode laut Definition dahingehend, dass Arbeitgeber von sich aus nach Bewerbern suchen und diese ansprechen. Im Rahmen der passiven Form werden Gruppen passender Kandidaten über strategische Maßnahmen gebündelt angesprochen, beim Active Sourcing hingegen erfolgt eine direkte Kontaktanbahnung passiver Kandidaten, etwa per Social Recruiting. 

Das Active Sourcing dient nicht immer der Besetzung aktuell vakanter Stellen. Auch der Kontakt zu potenziellen Talenten ist ein Ziel der Direktansprache und Teil der Strategie. Dadurch entsteht ein Talent Pool, auf den das HR in Zeiten des Fachkräftemangels auf der Suche nach potenziellen Mitarbeitern zurückgreifen kann. 

Profile von möglichen Bewerbern in den sozialen Netzwerken lassen darauf schließen, ob Kandidaten zum Betrieb passen. Dieses sogenannte Profile Mining gestaltet die Suche effizienter. Passen das Know-how und die Qualifikationen zum Arbeitgeber und die Anforderungen des Jobs, stellt der Recruiter einen Kontakt zum Kandidaten her.

Was können Active-Sourcing-Methoden zur Personalgewinnung beitragen? 

Generell besteht die Zielsetzung beim Active Sourcing darin, geschäftliche Kontakte zu potenziellen Kandidaten zu knüpfen. Die Methode des Active Sourcings ist im Gegensatz zum klassischen Recruiting über Stellenanzeigen wesentlich effizienter.

Durch die proaktive Vorgehensweise im Personalrecruiting erfolgt der Kontakt zu High Potentials gezielt. Dies verschafft dem Arbeitgeber mehr Kontrolle und macht Prozesse erfolgsorientierter. Dazu kommt die zunehmende Digitalisierung und in deren Zuge die wachsende Bedeutung des E-Recruitings. Digitale Kanäle und Active-Sourcing-Tools bieten die Möglichkeiten der gezielten Ansprache von geeigneten Kandidaten. Auch die Situation auf dem Arbeitsmarkt macht eine bessere Strategie des Recruitings bei vielen Arbeitgebern erforderlich. 

Die Nutzung von Active Sourcing bietet somit einige Vorteile, denn es spart Zeit und Geld ein. Recruiter finden über Active-Sourcing-Prozesse schneller passende Kandidaten. Überdies bietet die Direktansprache eine Möglichkeit, ein Netzwerk mit Fachkräften aufzubauen. Aus diesem Talent Pool kann ein Unternehmen schöpfen, wenn eine Stelle zu besetzen ist. Dieses Talent Sourcing macht nicht nur aktuelle, sondern auch zukünftige Recruiting-Prozesse effizienter und bildet ebenfalls einen Vorteil bei der Beschaffung von Mitarbeitern.

Die Nutzung von Social-Media-Plattformen ermöglicht einen direkten Einblick in das Profil der potenziellen Bewerber. Über das Profile Mining lässt sich schnell herausfinden, ob die Person zum Arbeitgeber passt und die Anforderungen für die Stelle erfüllt. Darüber hinaus bieten Social-Media-Strategien und Profile Mining die Gelegenheit, ein erfolgreiches Employer Branding zu entwickeln. Zudem eignen sich soziale Netzwerke auch für das Referral Sourcing. Bei dieser Methode betrachten Active Sourcer bestehende Kontakte von bereits rekrutierten Fachkräften des eigenen Unternehmens, da sich hierunter häufig potenzielle Kandidaten mit ähnlichen Qualifikationen befinden. Dies lässt sich optimal mit bestehenden Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programmen verknüpfen. 

Welche Kanäle nutzt Active Sourcing?

Ein Großteil des Active Sourcings findet digital über soziale Medien statt. Karrierenetzwerke und Social-Media-Kanäle bieten dem Active Sourcer die Möglichkeit, einen Kontakt zu interessanten Nachwuchs- und Fachkräften unkompliziert herzustellen. Vor allem IT-Betriebe nutzen das Social-Media-Recruiting verstärkt. Online-Plattformen, die sich für das Active Sourcing eignen, umfassen die folgenden Netzwerke:

• LinkedIn,

• Xing,

• Facebook,

• Twitter und

• Instagram.

Daneben sind Messengerdienste wie Slack, WhatsApp und Threema oder Blogs und Plattformen wie Reddit, Foren, Github und Stack Overflow wertvolle Kanäle, die sich für das Active Sourcing nutzen lassen.

Eine Direktansprache für das Talent Sourcing findet jedoch nicht nur online statt. Für die Offline-Kontaktaufnahme lassen sich unter anderem die folgenden Active-Sourcing-Kanäle nutzen:

• Hochschulmessen,

• Berufs- und Ausbildungsbörsen,

• Recruiting-Messen,

• Seminare,

• Workshops sowie

• Fachkongresse. 

Wie ist das Vorgehen beim Active Recruiting?

Für die Umsetzung des Active Sourcings bestehen vielfältige Möglichkeiten. Die Ansprache erfolgt sowohl online als auch offline. In erster Linie geht es hierbei darum, Fachkräfte zu gewinnen und positive Eindrücke zu hinterlassen. Dies sorgt für eine positive Candidate Experience, fördert das Employer Branding und erhöht somit die Chancen auf den Erfolg bei der aktiven Personalbeschaffung durch das HR.

Bevor konkrete Maßnahmen umgesetzt werden, erfolgt eine Analyse der Ist-Situation. Hieran anknüpfend legen Recruiter Ziele für das Active Sourcing fest. Dazu sind Verantwortungen im Unternehmen zu klären. Im Anschluss definieren Recruiter die Zielgruppe. Die Definition des Profils eines Wunschkandidaten bildet die Grundlage für die Entwicklung der aktiven Recruiting-Strategie und der geeigneten Active-Sourcing-Methoden. 

Anhand der Zielgruppe treffen Personalverantwortliche die Auswahl bzgl. Plattformen und Tools für die Direktansprache. Dort findet die gesamte aktive Suche nach potenziellen Kandidaten statt. Sind geeignete Bewerber identifiziert, erfolgt deren Ansprache.

Besonders hoch ist die Erfolgsquote bei Karrierenetzwerken wie LinkedIn. Dort sind qualifizierte Fachkräfte in großer Anzahl vertreten. Die Kontaktaufnahme findet über Direktnachrichten, telefonisch oder per E-Mail statt. Eine fundierte Vorbereitung der Kommunikation ist ein wichtiger Faktor für die Beschaffung passender Mitarbeiter. Mit dem richtigen Wording erreichen Active Sourcer gute Kandidaten besser. Eine passende Sprache wirkt zudem authentisch im Hinblick auf die Arbeitgebermarke.

Ein entscheidendes Kriterium für das Active Sourcing ist die individuelle Ansprache. Sie steigert die Wahrscheinlichkeit einer Rückmeldung. Unterstützt wird der individuelle Kontakt durch die Bezugnahme auf Referenzen des potenziellen Mitarbeiters. Bleibt die Rückmeldung aus, kann nach einer Woche eine erneute Kontaktaufnahme stattfinden.

Bei Interesse steht der Arbeitgeber für weitere Informationen zur Verfügung und lädt zum Gespräch ein. Wichtig: Auch wenn aktuell keine passende Position vorhanden ist, lohnt es sich, geeignete Kandidaten in den Talent Pool aufzunehmen. Die gezielte Talentsuche erleichtert mögliche zukünftige Bewerbungsprozesse und kann so auch in Zukunft Zeit beim Prozess der Beschaffung von Fachkräften sparen.

Welche Tools gibt es für das Active Sourcing?

Es gibt verschiedene Sourcing-Tools und Software-Angebote, mit denen sich die aktive Suche nach Bewerbern erleichtern lässt. Diese Active-Sourcing-Tools schaffen effiziente Optionen für Personaler, um innerhalb kürzester Zeit Kontakt zu interessanten Kandidaten zu erhalten:

• Mithilfe der Booleschen Suche, auch als semantische Suche bekannt, führen Recruiter strukturierte Suchprozesse über bestimmte Keywords in Suchmaschinen durch. So erhalten sie passende Suchergebnisse zu qualifizierten Kandidaten.

• Das Social-Media-Recruiting ist eine der gängigsten Formen des Active Sourcings. Software-Lösungen ermöglichen hier, das Profile Mining automatisiert vorzunehmen und dies lückenlos zu dokumentieren. Wer sich für das HR-Outsourcing entscheiden hat, erhält somit die Gelegenheit, die Recruiting-Prozesse und -Methoden, die der Personalvermittler gewählt hat, transparent einzusehen. 

• Recruiting-Softwares wie zum Beispiel Recruitee können einen Teil der Talentsuche automatisieren. So gibt es eine  integrierte Chrome-Sourcing-Erweiterung, mit der passende Talente auf Websites identifiziert werden können. Das Active-Sourcing-Tool ermöglicht es, Daten vorauszufüllen und Fachkräfte direkt in ein Konto zu exportieren.

• Das Karrierenetzwerk Xing bietet mit dem onlyfy TalentManager die Chance, gezielt passende Kandidaten aus den mehr als 21 Millionen Xing-Nutzerprofilen herauszusuchen und sie direkt anzusprechen. 

Welche Methoden des Active Sourcings nutzen Unternehmen?

Active-Sourcing-Methoden, die die direkte Ansprache von Bewerbern ermöglichen, umfassen die folgenden Vorgehensweisen:

• Talent Pools, bei denen der Recruiter Kandidaten in eine Talentdatenbank aufnimmt,

• Referral Sourcing, bei dem Profile aktueller Mitarbeiter in sozialen Netzwerken und deren Beziehungen zu potenziellen Kandidaten geprüft werden,

• CV Database Search: Hierbei bieten Suchdienste gegen einen Aufpreis an, Lebensläufe von Nutzern zur Verfügung zu stellen, sowie

• Talent Mining, bei dem die Suche nach potenziellen Kandidaten über komplexe Keywords und Befehle in Suchmaschinen erfolgt. 

Da diese Active-Sourcing-Prozesse ein höheres Maß an Know-how und Erfahrung benötigen, nutzen gerade kleine und mittelständische Betriebe häufig das HR-Outsourcing, um von den professionellen Leistungen externer Anbieter zu profitieren. 

Welche Bedeutung haben Talent Pools im Rahmen einer Active-Sourcing-Strategie?

Untersuchungen zeigen, dass Talentdatenbanken besonders erfolgversprechend sind, wenn es um die Rekrutierung geeigneter Bewerber und das Talent Sourcing geht. Im Fokus beim Talent Sourcing steht die Interessentenbindung. Arbeitgeber erstellen eine Datenbank mit Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen und Informationen über potentielle Kandidaten. Um deren Interesse dauerhaft zu sichern, erhalten sie regelmäßige Newsletter oder aktuelle Jobangebote. Diese Methode dient dem Employer Branding und stärkt somit die Arbeitgebermarke.

Eine Talentdatenbank ist eine wertvolle Quelle für zukünftige Recruitings. Offene Stellen lassen sich über ein Talentnetzwerke schneller besetzen. Somit verkürzt ein effektives Talent Sourcing die Time-to-Hire, erleichtert den persönlichen Kontakt zu High Potentials und spart Kosten. 

Zu beachten ist beim Aufbau eines Talentnetzwerkes, dass für die Erstellung einer Datenbank viel Vorbereitung notwendig ist. Ein Unternehmen startet beim Talent Sourcing allerdings nicht bei Null, sondern erstellt den Kandidatenpool anhand von bereits vorhandenen Kontakten. Aufgenommen werden nicht alle Bewerber, sondern nur jene, die ein vielversprechendes Potenzial aufweisen. Der Organisationsaufwand für das Talent Management lohnt sich, da Arbeitgeber zukünftig Zeitaufwand einsparen können. 

Sinnvolle Sourcing-Methoden, um mit Talenten Kontakt zu halten und sie an den Arbeitgeber zu binden, sind beispielsweise die folgenden Maßnahmen:

• zielorientierte Jobangebote,

• Einladungen zu internen Karriere-Events und Messen,

• Newsletter,

• Feedback zum Prozess des Recruitings sowie 

• kleine Aufmerksamkeiten wie Geburtstagsglückwünsche und Weihnachtskarten.

Was ist hinsichtlich des Datenschutzes zu beachten?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist gemäß EU-DSGVO rechtens, wenn sie einem berechtigten Interesse dient. Dies ist beim Active Sourcing grundsätzlich gegeben, sobald Kandidaten der Datenverarbeitung explizit zustimmen.

Ein Unternehmen hat Interesse daran, neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Fachkräfte, die ein Profil in einem Karrierenetzwerk einrichten, sind im Gegenzug daran interessiert, Benachrichtigungen über vakante Positionen zu erhalten. Somit dient die Talentsuche dem Interesse beider Seiten. Vorsicht ist allerdings bei der Nutzung von Tools und Kanälen geboten, die auch private Informationen enthalten. Dazu gehören beispielsweise private Social-Media-Accounts wie Twitter- oder Facebook-Profile. 

Prinzipiell muss der Bewerber nach dem Erstkontakt einer weiteren Verarbeitung und Speicherung seiner Daten zustimmen. Sinnvoll ist es, ein Merkblatt zum Datenschutz für Mitarbeiter hinzuzuziehen. Es zeigt Mitarbeitenden sowie potenziellen Bewerbern auf, was bei der Verarbeitung personenbezogener Daten erlaubt ist. 

Auf der sicheren Seite sind Recruiter und Unternehmen, wenn sie beim Recruiting und Sourcing ein DSGVO-konformes Bewerbermanagementsystem nutzen. Hierfür gibt es spezielle Tools und Software-Anwendungen. Nicht nur beim IT-Sourcing ist es aufgrund der hohen Sensibilität ratsam, die Prozesse beim Recruiting von Fachkräften dahingehend auszurichten. 

Welche Zahlen und Fakten gibt es zum Thema?

Im Jahr 2018 startete die Universität Bamberg eine Umfrage. Das Ziel bestand darin, Informationen über die Nutzung unterschiedlicher Kanäle einzuholen. Im Fokus stand vor allem die Frage, welche Nutzer welche Kanäle bevorzugen. An der Umfrage nahmen die Top-1.000-Unternehmen Deutschlands sowie einige erfolgreiche Mittelständler und IT-Unternehmen teil, dazu 3.400 Arbeitnehmer.

Die Umfrage ergab, dass das Active Sourcing vor allem für Mittelständler relevant ist. Fast die Hälfte der teilnehmenden Unternehmen des Mittelstands gab an, die direkte Ansprache von Talenten für das Recruiting zu nutzen. Mehr als ein Viertel gab an, eigene Talentdatenbanken zu erstellen. 

Darüber hinaus zeigte sich, dass die Direktansprache in den meisten Fällen als ergänzende Methode des Recruitings dient. Prinzipiell greifen 21 % aller Unternehmen auf diese Form der Talentrekrutierung zurück. Bevorzugte Active-Sourcing-Methoden sind CV-Datenbanken und Karrierenetzwerke. 

Generell gehört das Active Sourcing zu den Recruiting Trends, die eine wachsende Anerkennung erfahren. Laut Studie gaben 28 % der befragten Arbeitnehmer an, ihre derzeitige Position über das Active Sourcing erhalten zu haben. 18 % nahmen einen Jobwechsel vor, obwohl sie nicht aktiv suchten. Unternehmen sind demnach gut damit beraten, ihre Recruiting-Strategien um die direkte Ansprache von Kandidaten zu ergänzen und geeignete Active-Sourcing-Methoden und -Tools in die Personalbeschaffung zu integrieren.