Projektassistenz: Ausbildung, Aufgaben, Anforderungen, Aufstiegschancen und Gehalt

Projektarbeit wird in so ziemlich jeder Branche immer gefragter. Damit steigt auch die Nachfrage nach Mitarbeitern im Projektmanagement. Gerade bei großen Projekten mit hoher Komplexität trägt die Projektleitung eine große Verantwortung. Hier eignet sich die Projektassistenz als ideale Entlastung.  Projektassistenten als Bindeglied zwischen dem Projektmanagement und allen beteiligten Mitarbeitern. In unserem Ratgeber erfahrt ihr, wie das Anforderungsprofil an eine Projektassistenz aussieht, mit welchem Gehalt Projektassistenten rechnen können, und welche Aufgaben dabei übernommen werden.

Was bedeutet Projektassistenz?

Wie der Name schon sagt, geht es bei der Projektassistenz um die Assistenz in Projekten. Die Assistenz im Projektmanagement hat im Grunde zwei Kernaufgaben:

• Die Entlastung des Projektleiters,

• die Unterstützung des Teams.

Entlastung des Projektleiters

Der häufigste Grund für die Verzögerung bei Projekten ist Ressourcenknappheit. Der Projektleiter ist die wohl wichtigste Personalressource bei einem Projekt. Bei ihm liegt die gesamte Verantwortung und Entscheidungsgewalt. Somit ist es unverzichtbar, dass der zuständige Projektleiter, beziehungsweise die gesamte Projektleitung, zu jederzeit verfügbar ist.

Administrative Aufgaben können dagegen leicht übertragen werden und eignen sich ideal fürs agile Projektmanagement. Denn das Gehalt von Projektleitern ist hoch angesetzt. Somit sollte die wertvolle Arbeitszeit nicht mit Nebenaufgaben gefüllt werden. Das bedeutet: Die Projektleitung delegiert und die Projektassistenz übernimmt. Somit ist die Projektassistenz der Schlüssel zwischen allen Projektmitarbeitern und kümmert sich um die Aufgaben, für die die Projektleitung keine Zeit hat.

Unterstützung des Teams

Bei der Planung und Ausführung von Projekten wird neben der zuständigen Leitung auch immer ein Team an Projektmitarbeitern eingesetzt. Diese sind für die Ausführung aller operativen Arbeiten zuständig. Trotzdem kann es sein, dass die Mitarbeiter neben dem Projekt noch andere Kernaufgaben übernehmen müssen. Dies führt zu Zeitknappheit und Konflikten. Mit internen sowie externen Projektassistenten erhält das Projektteam eine wichtige Unterstützung. Gerade die Organisation von Meetings, das Erstellen von Protokollen und Projektplänen sowie der Kommunikation auf allen Ebenen sind perfekte Projektassistenz Aufgaben.

Wie sieht die Ausbildung zur Projektassistentin bzw. zum Projektassistent aus?

Im Grund kann jeder, der eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung hat, im Projektmanagement-Bereich arbeiten. Denn die Definition des Berufs ist breit gefächert. Das wichtigste hierbei sind eine gut strukturierte Arbeitsweise, fachliche Kenntnisse, organisatorisches Talent und Durchsetzungsvermögen.

Bei aktuellen Jobs gewinnt ebenso die internationale Kommunikation immer mehr an Bedeutung. Somit sind gute Englischkenntnisse oftmals unerlässlich. Selbstverständlich zahlen sich auch mehrere Jahre Berufserfahrung in ähnlichen Berufsfeldern aus. So kann zum Beispiel eine Sekretärin als Projektassistentin mehr Verantwortung übernehmen und mehr verdienen.

Je nach Anforderungsprofil werden beim Beruf Projektassistent unterschiedliche Kompetenzen und Soft Skills verlangt. Somit können erfahrene Fachkräfte, studierte Betriebswirte als auch Neueinsteiger mit dem passenden Know-How zum Projektmanager avancieren. Auch das Einkommen pro Monat wird immer an den Aufgaben und der Verantwortung bemessen. Somit kann der Lohn im Project Management Office entsprechend schwanken.

Welche konkreten Aufgaben hat die Projektassistenz?

Projektassistenten sind die Schnittstelle zwischen Projektleitung und Projektteam. Im Kern geht es dabei um die Entlastung des Projektleiters. Um alle Aufgaben erfolgreich managen zu können, benötigen Assistenten deshalb klar abgesteckte Freiräume und genaue Anweisungen. Ebenso wichtig ist die regelmäßige Kommunikation zwischen dem Management und dem zuständigen Team im Unternehmen. Grundsätzlich erfolgt der Ablauf bei einem Projekt immer nach folgendem Plan:

• Projektstart,

• Projektumsetzung und Controlling,

• Abschluss des Projekts.

Dabei übernehmen professionelle Projektassistenten folgende typische Projektassistenz Aufgaben:

Projektstart

• Planung, Organisation und Nachbereitung des Kick-Off-Meetings,

• Gesamtheitliche Unterstützung der Projektleitung: Erstellung von Projekt- und Terminplänen, Erstellung von Diagrammen und Analysen,

• Koordination des gesamten Teams,

• Budgetplanung,

• Beschaffung von Materialien und Aufbau der IT-Infrastruktur,

• Erstellung von Templates für Rollenbeschreibungen, Arbeitsanforderungen und Statusberichte.

Projektumsetzung und Controlling

• Erstellung von Statusberichten,

• Erstellung von Präsentationen zum aktuellen Stand des Projekts,

• Terminkoordination aller Meetings sowie Vor- und Nachbereitung,

• Verwaltung von Aufgabenlisten,

• Überwachung aller Termine und Zeitvorgaben,

• Ablage und Verwaltung aller Projektdokumente,

• Erstellung und Pflege des Projekthandbuchs,

• Ansprechpartner für das gesamte Projektteam,

• Zentrale Anlaufstelle für die gesamte Kommunikation.

Abschluss des Projekts

• Unterstützung bei der Erstellung des Abschlussberichts,

• Vervollständigung der gesamten Dokumentation,

• Archivierung aller Dokumente,

• Planung und Vorbereitung des Abschluss-Events.

Welches Anforderungsprofil sollte für die Position zu Grunde gelegt werden?

Um den typischen Aufgaben eines Projektassistent Jobs gerecht zu werden, sollten Bewerber bestimmte Fähigkeiten mitbringen. In der Regel verlangt der Beruf eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, besser noch ein abgeschlossenes Studium im Business Bereich. Auch Absolventen eines Medien und Kommunikation Studiums sind gerne im Projektmanagement gesehen. Ebenso wichtig ist einschlägige Berufserfahrung. Wer dagegen aus einer anderen Branche kommt, sollte mit viel Motivation und Lernbereitschaft glänzen, um sich auf ein solches Stellenangebot zu bewerben.

Folgende Kenntnisse und Fähigkeiten werden ebenfalls gern gesehen:

• Kommunikations- und Teamfähigkeit,

• Analytische Fähigkeiten,

• Strukturierte Arbeitsweise,

• Organisationstalent,

• Teamfähigkeit,

• Business- und Branchenkenntnisse,

• Motivation und Selbstständigkeit.

Wie hoch ist das Gehalt für den Job der Projektassistenz?

Projektassistenten tragen viel Verantwortung und erwarten ein entsprechendes Gehalt. Mit der Verantwortung im Job und dem Umfang der Aufgaben steigt auch der Lohn. Je nach Bundesland, Qualifikation und Erfahrung liegt das durchschnittliche Gehalt bei 35.000 Euro brutto.

Wer den Job dagegen schon jahrelang macht und bei großen Unternehmen angestellt ist, kann auch deutlich mehr verdienen. Dabei sind Gehälter zwischen 40.000 und 50.000 Euro brutto pro Jahr nicht selten. Das beste Gehalt für den Job wird in Baden-Württemberg und Bayern gezahlt.

Wer als technischer Projektassistent arbeiten möchte, aber mit seinem Verdienst nicht zufrieden ist und gerne ein höheres Gehalt erzielen möchte, hat mehrere Möglichkeiten. 

• Zum einen können Projektassistenten sich dauerhaft weiterbilden lassen und im Bereich PMO arbeiten. PMO bedeutet Project Management Office und entwickelt die Projektmethoden von Unternehmen weiter. Der durchschnittliche Verdienst ist meist attraktiver. 

• Eine weitere Option, um ein noch besseres Projektassistenz Gehalt zu erzielen, ist eine Anstellung im Ausland. Viele nutzen hierfür die Suche im naheliegenden Umland in Österreich und der Schweiz. Vor allem in Wien und anderen Großstädten sind viele Jobs im Projektmanagement verfügbar, die mit einem überdurchschnittlichen Gehalt vergütet werden.

Welche Zukunftsperspektiven hat der Beruf und wie werden sich die Anforderungen ändern?

Die professionelle Projektassistenz ist in Unternehmen aller Wirtschaftszweige sehr gefragt. Da die Nachfrage nach einer rechten Hand bei wichtigen Projekten nie ausstirbt, wird es auch in der Zukunft genügend Jobs für Projektassistenten geben.

Besonders gefragt beim Project Management sind Mitarbeiter, die neben organisatorischen Aufgaben auch die sachliche Verantwortung für die gesamte Budget-Planung übernehmen. Dabei gilt: Je mehr Verantwortung bei einem Projekt Assistenten Job übernommen wird, desto höher fällt das Gehalt aus. Somit ist die berufliche Laufbahn als Projektassistent dauerhaft gesichert und bietet gute Aufstiegsmöglichkeiten im öffentlichen Dienst sowie in der freien Wirtschaft.