Personalsachbearbeiter: Begriff, Aufgaben, Ausbildung, Gehalt und Perspektiven

Personalsachbearbeiter spielen in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle, denn sie sind im administrativen Bereich von Personalabteilungen tätig. Das Aufgabengebiet im Job kann von der Gehaltsabrechnung über Reporting und Personalplanung bis hin zum Recruiting und der Erstellung von Arbeitsverträgen reichen. Darüber hinaus werden Fachkräfte für die Personalsachbearbeitung neben Verwaltungsaufgaben auch häufig bei Personalprojekten eingesetzt und arbeiten dort in Teams. Die Tätigkeit kann sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit ausgeübt werden. Wir zeigen, welche Aufgaben der Job als Personalsachbearbeiterin bzw. -sachbearbeiter mit sich bringt, wie die Ausbildung für das Berufsbild aussieht und wie sich Vergütung und Zukunftsperspektiven gestalten.

Welche Aufgaben übernimmt eine Personalsachbearbeiterin bzw. ein Personalsachbearbeiter im Personalwesen?

Die wesentliche Aufgabe von Personalsachbearbeitern liegt darin, sich um die Anliegen der Belegschaft eines Unternehmens zu kümmern. Darüber hinaus sind Sachbearbeiter der Personalabteilung ebenso involviert, wenn neue Mitarbeiter gesucht und eingestellt werden. Personalsachbearbeiterinnen und -sachbearbeiter übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben im Bewerbermanagement und gelten häufig als Ansprechpartner für potenzielle neue Mitarbeiter, sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit.

Ein weiteres Aufgabengebiet, das der Job in der Personalsachbearbeitung mit sich bringt, ist die Beantwortung von internen und externen HR-Anfragen. Dabei arbeiten Personalsachbearbeiter immer eng mit den Personalreferenten der Firma zusammen, werden häufig in aktuelle Personalprojekte involviert und arbeiten hier im Team. In größeren Unternehmen sind sie oftmals auch zuständig für Betriebsanhörungen.

Ansonsten kümmern sich Personalsachbearbeiter bei ihrer täglichen Arbeit um unterschiedliche administrative Tätigkeiten der Verwaltung. Sie erstellen Bescheinigungen für Mitarbeiter, pflegen die Personalakten und kümmern sich um die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung. In der Regel fallen im Arbeitsalltag eines Personalsachbearbeiters folgende typische Aufgaben an:

• die Pflege von Personalakten,

• die Erstellung von Bescheinigungen für Mitarbeiter (Abmahnungen, Arbeitszeugnisse, Zusatzvereinbarungen),

• administrative Aufgaben im Bewerbermanagement,

• die gesamte Entgeltabrechnung und Gehaltsabrechnung,

• Mitwirkung bei der Personalplanung,

• Erstellung von Newslettern oder Artikeln für HR und Mitarbeiterkommunikation,

• Planung und Pflege des Personalbudgets,

• die Beantwortung interner und externer Anfragen zu verschiedenen Themen aus dem Personalbereich, von der betrieblichen Altersvorsorge bis hin zu flexiblen Arbeitszeiten,

• die Kommunikation mit Berufsgenossenschaften, Behörden, Krankenkassen und ähnlichen Institutionen,

• die Mitwirkung an Personalprojekten.

Immer häufiger sind Personalsachbearbeiter auf bestimmte Bereiche spezialisiert, etwa für den Schwerpunkt Entgeltabrechnung. Vor allem in großen Konzernen mit vielen Mitarbeitern und einem umfangreichen Team im Bereich Personal ist dies keine Seltenheit. 

Wie sieht die Ausbildung oder Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter aus?

Wer den Beruf des Personalsachbearbeiters bzw. der Personalsachbearbeiterin ausüben möchte, kann eine Ausbildung, eine entsprechende Weiterbildung oder Umschulung absolvieren. Je nach Art der Weiterbildung oder des Kurses variiert die Dauer bis zum Abschluss. Beeinflusst wird dies auch davon, ob die Weiterbildung in Vollzeit oder Teilzeit absolviert wird.

In der Regel dauert eine Ausbildung in Vollzeit ca. 4 bis 6 Monate bis zum Abschluss. Wer seine Ausbildung für den Job des Personalsachbearbeiters nebenher in Teilzeit absolviert, muss mit einer Dauer von 10 bis 15 Monaten rechnen. Eine weitere Möglichkeit, um sich für den Beruf des Personalsachbearbeiters zu qualifizieren, ist die Teilnahme an einem Fernstudium beziehungsweise Fernlehrgang im Bereich Personal, der mit einer vergleichbaren Qualifikation abgeschlossen wird. Dieser dauert im Normalfall mindestens 12 Monate und kann ebenfalls in Vollzeit oder Teilzeit durchlaufen werden, zum Beispiel an einer Fachschule oder Business-Akademie.

Um eine Weiterbildung oder Umschulung im Bereich der Personalsachbearbeitung zu nutzen, gibt es verschiedene Möglichkeiten: Du hast die Wahl aus diversen Bildungsträgern und Anbietern, die dir das Know-how und die nötige Qualifikation für den Job vermitteln. Zu den beliebtesten Kursen gehören Angebote, die mit einem IHK-Zertifikat abgeschlossen werden, da sie nicht nur sämtliche Aspekte des Berufsbilds Personalsachbearbeiter abdecken, sondern auch eine branchenübergreifend hohe Anerkennung erfahren.

Je nach Angebot der jeweiligen Fachschule können auch die Anforderungen und Inhalte abweichen. Dabei gilt es zu beachten, dass fast immer einschlägige Berufserfahrung als Grundvoraussetzung für die Teilnahme gilt, egal ob in Vollzeit oder Teilzeit. Zusätzlich zur mehrjährigen Berufserfahrung müssen Teilnehmer üblicherweise den Abschluss einer Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder eine abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt nachweisen können.

Für den Zeitraum der Weiterbildung oder Umschulung an einer Fachschule erhalten Teilnehmer keine Vergütung. Wer auf ein stabiles Einkommen angewiesen ist, hat die Möglichkeit, während der Weiterbildung in Teilzeit einem Job nachzugehen. Außerdem fallen Weiterbildungskosten für Anmelde- und Prüfungsgebühren sowie Gebühren für einzelne Lehrgänge und Unterrichtsmaterialien an. Diese müssen häufig privat finanziert werden. Im Idealfall kann eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber getroffen werden, der dann einen Anteil der Kosten übernimmt und diese zum Beispiel mit dem Lohn verrechnet.

Welche Hard Skills und Soft Skills sollte ein Personalsachbearbeiter mitbringen?

Wer im Beruf als Personalsachbearbeiterin bzw. -sachbearbeiter erfolgreich sein möchte, muss bestimmte Hard- und Soft Skills mitbringen. Personalsachbearbeiter übernehmen im Job komplexe Aufgaben des Personalwesens. Sie müssen sich für ihre Arbeit mit elementaren Tätigkeiten wie Buchführung, Controlling sowie der Lohn- und Entgeltabrechnung gut auskennen. Da viele Prozesse immer häufiger digital bearbeitet werden, erfordert der Job zudem einen routinierten Umgang mit einschlägigen Tools und Programmen.

Darüber hinaus können sie in ihrer Position die Personalverwaltung verantworten und gelten als wichtige Ansprechpartner für sämtliche Mitarbeiter und Teams eines Unternehmens. Sie führen Personalgespräche und sind in der Lage, einzelne Mitarbeiter und deren Belange gut einzuschätzen. Um diesen Anforderungen des Jobs gerecht zu werden, sind folgende Eigenschaften notwendig:

• Team- und Kommunikationsfähigkeit,

• sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise,

• gutes Zeitmanagement,

• Verantwortungsbewusstsein,

• Organisationstalent,

• Einfühlungsvermögen.

Darüber hinaus werden in den meisten Stellenangeboten für Personalsachbearbeiter-Jobs folgende Erfahrungen und Fähigkeiten erwartet:

• Fundierte Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung,

• Erfahrung in Personalführung und Personaldienstleistungen,

• Kenntnisse in der Verwaltung,

• gute Sprachkenntnisse,

• MS-Office-Kenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit SAP,

• Erfahrung im Bewerbermanagement und in der Zeitwirtschaft.

Was sind die Unterschiede zwischen Personalsachbearbeiter und -referent?

Sowohl Personalreferenten als auch Personalsachbearbeiter sind in Personalabteilungen von Unternehmen oder im öffentlichen Dienst tätig. Dabei übernehmen Personalreferenten im Rahmen ihres Jobs hauptsächlich die Bedarfsermittlung von Personal sowie die Personalverwaltung und -entwicklung. Darüber hinaus sind sie für den gesamten Bewerbungsprozess für die Einstellung von Mitarbeitern zuständig, von der Planung bis hin zur Umsetzung. Außerdem kümmern sie sich um die kaufmännische Abwicklung der Einstellung. Sie tragen Verantwortung und gelten häufig als Führungskräfte im Personalwesen. Häufig haben sie ein Studium mit Business-Bezug oder im Personalbereich an einer Universität oder Fachhochschule absolviert. 

Personalsachbearbeiter bearbeiten im betrieblichen Personalwesen vermehrt Verwaltungsaufgaben in der Personalverwaltung und Personalentwicklung. Sie kümmern sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung und sind Ansprechpartner für sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens. Personalsachbearbeiter sind u. U. den Personalreferenten unterstellt und arbeiten diesen direkt zu. In kleineren Unternehmen, in denen keine oder nur wenige Personalsachbearbeiter angestellt und somit keine großen Teams für die Arbeit an HR-Projekten vorhanden sind, kümmern sich Personalreferenten auch häufig um Aufgaben der Personalsachbearbeitung wie die Entgeltabrechnung.

Wie hoch ist das Gehalt von Personalsachbearbeitern?

Die Spanne des Gehalts für Personalsachbearbeiter-Jobs ist groß. Während das Einstiegsgehalt eines Personalsachbearbeiters bei ungefähr 2.000 Euro brutto liegt, kann ein erfahrener Sachbearbeiter in einem großen Unternehmen eine Vergütung von bis zu 4.500 Euro brutto verdienen. Dabei gilt: Je mehr Berufserfahrung und je größer der Verantwortungsbereich im Job, desto höher fällt der Verdienst aus.

Zusätzlich kann sich auch die Größe des Unternehmens auf das Gehalt eines Personalsachbearbeiters auswirken. Wer bei der Jobsuche direkt nach großen, namhaften Unternehmen Ausschau hält, kann meist ein besseres Gehalt aushandeln.

Alles in allem liegt das durchschnittliche Gehalt für den Job des Personalsachbearbeiters bei etwa 35.000 Euro brutto jährlich. Allerdings kann es je nach Unternehmensstandort zu starken Abweichungen in Bezug auf den Lohn kommen. Im Süden Deutschlands, etwa in Baden-Württemberg, verdienen Personalsachbearbeiter nach wie vor am besten. Hier liegt das Gehalt bei einer längeren Karriere bei ungefähr 40.000 Euro brutto pro Jahr, während Sachbearbeiter in Personalabteilungen von Unternehmen in Nordrhein-Westfalen oder Schleswig-Holstein ein geringeres Durchschnittsgehalt erzielen.

Wie sind die Perspektiven für Jobs in Personalarbeit und Personalverwaltung in den nächsten Jahren?

Personalsachbearbeiter werden branchenübergreifend gesucht. Sie können sowohl in großen als auch in kleinen Betrieben zum Einsatz kommen und ihre guten Kenntnisse in jedem Wirtschaftszweig nutzen. Somit eröffnet eine Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter ein breites Tätigkeitsfeld sowie viele Optionen auf dem Arbeitsmarkt mit guten Perspektiven in Bezug auf den zu erwartenden Lohn.

Aufgrund des demografischen Wandels wird die Beschaffung von qualifiziertem Personal zu einer immer größeren Herausforderung im Job des Personalsachbearbeiters. Somit sind Unternehmen gewillt, ihr Budget für gute Personalarbeit deutlich zu erhöhen. Personalsachbearbeiter dürfen zuversichtlich sein, dass sie in den nächsten Jahren vermehrt gesucht werden und ihnen ein dauerhaft gesicherter Arbeitsplatz mit lukrativem Gehalt in Aussicht steht.

Trends und Entwicklungen im Beruf

Die Beschaffung von Fachkräften und qualifiziertem Personal wird für viele Unternehmen zunehmend zur Herausforderung. Eine hohe Mitarbeiterbindung ist daher entscheidend, denn je mehr Mitarbeiter an das Unternehmen gebunden sind, desto gelassener können Arbeitgeber dem Wettkampf um neues Personal entgegensehen. Eine entscheidende Rolle hierbei spielt auch das Personalwesen und die Arbeit von Personalsachbearbeitern. Im Hinblick auf eine gezielte Kommunikation zwischen Management und Mitarbeiter nehmen Teams im Bereich Human Resources, die für die Personalsachbearbeitung zuständig sind, eine entscheidende Rolle ein. Personalabteilungen und Personalsachbearbeiter, die Konzepte zur Steigerung der Zufriedenheit von Mitarbeitern entwickeln, leisten hierzu einen wichtigen Beitrag.