Personalsachbearbeiter: Begriff, Aufgaben, Ausbildung, Gehalt und Perspektiven

Personalsachbearbeiter sind für den administrativen Bereich in Personalabteilungen verantwortlich. Das Aufgabengebiet im Job kann von der Gehaltsabrechnung über Reporting und Personalplanung bis hin zum Recruiting und der Erstellung von Arbeitsverträgen reichen. Darüber hinaus werden sie neben Verwaltungsaufgaben auch häufig bei Personalprojekten eingesetzt. Wir zeigen, welche Aufgaben der Job als Personalsachbearbeiterin bzw. -sachbearbeiter mit sich bringt, wie die Ausbildung für das Berufsbild aussieht und wie sich Gehalt und Zukunftsperspektiven gestalten.

Welche Aufgaben übernimmt eine Personalsachbearbeiterin bzw. ein Personalsachbearbeiter im Personalwesen?

Die Kernaufgabe von Personalsachbearbeitern liegt darin, sich um die Anliegen der Belegschaft eines Unternehmens zu kümmern. Darüber hinaus sind sie ebenso involviert, wenn neue Mitarbeiter gesucht und eingestellt werden. Personalsachbearbeiterinnen und -sachbearbeiter übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben im Bewerbermanagement und gelten häufig als Ansprechpartner für potenzielle neue Mitarbeiter.

Ein weiteres Aufgabengebiet, das der Beruf mit sich bringt, ist die Beantwortung von internen und externen HR-Anfragen. Dabei arbeiten Personalsachbearbeiter immer eng mit den Personalreferenten der Firma zusammen und werden häufig in Personalprojekte involviert. In größeren Unternehmen sind sie oftmals auch zuständig für Betriebsanhörungen.

Ansonsten kümmern sich Personalsachbearbeiter bei ihrer täglichen Arbeit um unterschiedliche verwaltungstechnische und administrative Tätigkeiten. Sie erstellen Bescheinigungen für Mitarbeiter, pflegen die Personalakten und kümmern sich um die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung. In der Regel fallen im Arbeitsalltag eines Personalsachbearbeiters folgende typische Aufgaben an:

• die Pflege von Personalakten,

• die Erstellung von Bescheinigungen für Mitarbeiter (Abmahnungen, Arbeitszeugnisse, Zusatzvereinbarungen),

• administrative Aufgaben im Bewerbermanagement,

• die gesamte Entgeltabrechnung und Gehaltsabrechnung,

• Mitwirkung bei der Personalplanung,

• Erstellung von Newslettern oder Artikeln für HR und Mitarbeiterkommunikation,

• Planung und Pflege des Personalbudgets,

• die Beantwortung interner und externer Anfragen,

• die Kommunikation mit Berufsgenossenschaften, Behörden, Krankenkassen und ähnlichen Institutionen,

• die Mitwirkung an Personalprojekten.

Wie sieht die Ausbildung oder Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter aus?

Wer den Beruf des Personalsachbearbeiters bzw. der Personalsachbearbeiterin ausüben möchte, kann eine Ausbildung bzw. eine entsprechende Weiterbildung oder Umschulung absolvieren. Je nach Art der Weiterbildung oder des Kurses variiert die Dauer bis zum Abschluss.

In der Regel dauert eine Ausbildung in Vollzeit ca. 4 bis 6 Monate bis zum Abschluss. Wer seine Ausbildung für den Job des Personalsachbearbeiters nebenher in Teilzeit absolviert, muss mit einer Dauer von 10 bis 15 Monaten rechnen. Eine weitere Möglichkeit, um sich für den Beruf des Personalsachbearbeiters zu qualifizieren, ist die Teilnahme an einem Fernstudium beziehungsweise Fernlehrgang. Dieser dauert im Normalfall mindestens 12 Monate.

Um eine Weiterbildung oder Umschulung zu nutzen, gibt es verschiedene Möglichkeiten: Du hast die Wahl aus diversen Bildungsträgern und Anbietern, die dir das Know-how und die nötige Qualifikation für den Job vermitteln. Zu den beliebtesten Kursen gehören Angebote, die mit einem IHK-Zertifikat abgeschlossen werden. Je nach Angebot können auch die Anforderungen und Inhalte abweichen. Dabei gilt es zu beachten, dass fast immer einschlägige Berufserfahrung als Grundvoraussetzung für die Teilnahme gilt. Zusätzlich zur mehrjährigen Berufserfahrung müssen Teilnehmer üblicherweise den Abschluss einer Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder einer Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt nachweisen können.

Für den Zeitraum der Weiterbildung oder Umschulung erhalten Teilnehmer keine Vergütung. Wer auf ein stabiles Einkommen angewiesen ist, hat die Möglichkeit, während der Weiterbildung in Teilzeit zu arbeiten. Außerdem fallen Weiterbildungskosten für Anmelde- und Prüfungsgebühren sowie Gebühren für einzelne Lehrgänge und Unterrichtsmaterialien an. Diese müssen häufig privat finanziert werden. Im Idealfall kann eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber getroffen werden, der dann einen Anteil der Kosten übernimmt und diese zum Beispiel mit dem Lohn verrechnet.

Welche Hard Skills und Soft Skills sollte ein Personalsachbearbeiter mitbringen?

Wer im Beruf als Personalsachbearbeiterin bzw. -sachbearbeiter erfolgreich sein möchte, muss bestimmte Hard- und Soft Skills mitbringen. Personalsachbearbeiter übernehmen im Job komplexe Aufgaben des Personalwesens. Sie müssen sich für ihre Arbeit mit elementaren Tätigkeiten wie Buchführung, Controlling sowie Gehalts- und Lohnabrechnung gut auskennen.

Darüber hinaus können sie die Personalverwaltung verantworten und gelten als wichtige Ansprechpartner für sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens. Sie führen Personalgespräche und sind in der Lage, einzelne Mitarbeiter und deren Belange gut einzuschätzen. Um diesen Anforderungen des Jobs gerecht zu werden, sind folgende Eigenschaften notwendig:

• Kommunikationsstärke,

• sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise,

• gutes Zeitmanagement,

• Verantwortungsbewusstsein,

• Organisationstalent,

• Einfühlungsvermögen.

Darüber hinaus werden in den meisten Stellenangeboten für Personalsachbearbeiter-Jobs folgende Erfahrungen und Fähigkeiten erwartet:

• Fundierte Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung,

• Erfahrung in Personalführung und Personaldienstleistungen,

• Kenntnisse in der Verwaltung,

• gute Sprachkenntnisse,

• routinierter Umgang mit MS-Office und SAP,

• Erfahrung im Bewerbermanagement und in der Zeitwirtschaft.

Was sind die Unterschiede zwischen Personalsachbearbeiter und -referent?

Sowohl Personalreferenten als auch Personalsachbearbeiter sind im Personalbereich tätig. Dabei übernehmen Personalreferenten im Rahmen ihres Jobs hauptsächlich die Bedarfsermittlung von Personal sowie die Personalverwaltung und -entwicklung. Darüber hinaus sind sie für den gesamten Bewerbungsprozess für die Einstellung von Mitarbeitern zuständig, von der Planung bis hin zur Umsetzung. Außerdem kümmern sie sich um die kaufmännische Abwicklung der Einstellung. Sie tragen Verantwortung und gelten häufig als Führungskräfte im Personalwesen.

Personalsachbearbeiter bearbeiten im betrieblichen Personalwesen vermehrt Verwaltungsaufgaben in der Personalverwaltung und Personalentwicklung. Sie kümmern sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung und sind Ansprechpartner für sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens. Personalsachbearbeiter sind u. U. Personalreferenten unterstellt und arbeiten diesen direkt zu. In kleineren Unternehmen, in denen keine oder nur wenige Personalsachbearbeiter angestellt sind, kümmern sich Personalreferenten auch häufig um deren Aufgaben.

Wie hoch ist das Gehalt von Personalsachbearbeitern?

Die Spanne des Gehalts für Personalsachbearbeiter-Jobs ist groß. Während das Einstiegsgehalt eines Personalsachbearbeiters bei ungefähr 2.000 Euro brutto liegt, kann ein erfahrener Sachbearbeiter in einem großen Unternehmen ein Brutto-Gehalt von bis zu 4.500 Euro verdienen. Dabei gilt: Je mehr Berufserfahrung und je größer der Verantwortungsbereich im Job, desto höher fällt das Gehalt aus.

Zusätzlich kann sich auch die Größe des Unternehmens auf das Gehalt eines Personalsachbearbeiters auswirken. Wer bei der Jobsuche direkt nach großen, namhaften Unternehmen Ausschau hält, kann meist ein besseres Gehalt aushandeln.

Alles in allem liegt das durchschnittliche Gehalt für den Job des Personalsachbearbeiters bei etwa 35.000 Euro brutto jährlich. Allerdings kann es je nach Unternehmensstandort zu starken Abweichungen in Bezug auf den Lohn kommen. Im Süden Deutschlands verdienen Personalsachbearbeiter nach wie vor am besten. Hier liegt das Gehalt bei einer längeren Karriere bei ungefähr 40.000 Euro brutto pro Jahr.

Wie sind die Perspektiven für Jobs in Personalarbeit und Personalverwaltung in den nächsten Jahren?

Personalsachbearbeiter werden branchenübergreifend gesucht. Sie können sowohl in großen als auch in kleinen Betrieben zum Einsatz kommen und ihre guten Kenntnisse in jedem Wirtschaftszweig nutzen. Somit eröffnet eine Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter ein breites Tätigkeitsfeld sowie viele Optionen auf dem Arbeitsmarkt mit guten Perspektiven in Bezug auf den zu erwartenden Lohn.

Aufgrund des demografischen Wandels wird die Beschaffung von qualifiziertem Personal zu einer immer größeren Herausforderung im Job des Personalsachbearbeiters. Somit sind Unternehmen gewillt, ihr Budget für gute Personalarbeit deutlich zu erhöhen. Personalsachbearbeiter dürfen zuversichtlich sein, dass sie in den nächsten Jahren vermehrt gesucht werden und ihnen ein dauerhaft gesicherter Arbeitsplatz mit lukrativem Gehalt in Aussicht steht.

Trends und Entwicklungen im Beruf

Die Beschaffung von Fachkräften und qualifiziertem Personal wird für viele Unternehmen zunehmend zur Herausforderung. Eine hohe Mitarbeiterbindung ist daher entscheidend, denn je mehr Mitarbeiter an das Unternehmen gebunden sind, desto gelassener können Arbeitgeber dem Wettkampf um neues Personal entgegensehen. Eine entscheidende Rolle hierbei spielt auch das Personalwesen und die Arbeit von Personalsachbearbeitern. Im Hinblick auf eine gezielte Kommunikation zwischen Management und Arbeitnehmern bekleiden sie eine entscheidende Rolle. Personalabteilungen und Personalsachbearbeiter, die Konzepte zur Steigerung der Zufriedenheit von Mitarbeitern entwickeln, leisten hierzu einen wichtigen Beitrag.