Personalsachbearbeiter

Personalsachbearbeiter: Begriff, Aufgaben, Ausbildung, Gehalt und Perspektiven

Nicola Lehrle
Lesezeit: ca. 5 Minuten

Personalsachbearbeiter sind für den administrativen Bereich in Personalabteilungen verantwortlich. Ihr Aufgabengebiet kann von der Gehaltsabrechnung über Reporting und Personalplanung bis hin zum Recruiting und der Erstellung von Arbeitsverträgen reichen. Darüber hinaus werden sie neben Verwaltungsaufgaben auch häufig bei Personalprojekten eingesetzt. Wir zeigen, welche Aufgaben Personalsachbearbeiter übernehmen, wie die Ausbildung für das Berufsbild aussieht und wie sich Gehalt und Zukunftsperspektiven gestalten.

Welche Aufgaben übernimmt eine Personalsachbearbeiterin bzw. ein Personalsachbearbeiter im Personalwesen?

Die Kernaufgabe von Personalsachbearbeitern liegt darin, sich um die Anliegen der Belegschaft eines Unternehmens zu kümmern. Darüber hinaus sind sie ebenso involviert, wenn neue Mitarbeiter gesucht und eingestellt werden. Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben im Bewerbermanagement und gelten häufig als Ansprechpartner für potenzielle neue Mitarbeiter.

Ein weiteres Aufgabengebiet ist die Beantwortung von sowohl internen als auch externen HR Anfragen. Dabei arbeiten Personalsachbearbeiter immer eng mit den Personalreferenten der Firma zusammen und werden häufig in Personalprojekte involviert. In größeren Unternehmen sind sie oftmals auch zuständig für Betriebsanhörungen.

Ansonsten übernehmen Personalsachbearbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterschiedliche verwaltungstechnische und administrative Aufgaben. Sie erstellen Bescheinigungen für Mitarbeiter, pflegen die Personalakten und kümmern sich um die gesamte Lohnabrechnung. In der Regel fallen im Arbeitsalltag eines Personalsachbearbeiters folgende typische Aufgaben an:

  • die Pflege von Personalakten,

  • die Erstellung von Bescheinigungen für Mitarbeiter (Abmahnungen, Arbeitszeugnisse, Zusatzvereinbarungen),

  • administrative Aufgaben im Bewerbermanagement,

  • die gesamte Entgeltabrechnung und Gehaltsabrechnung,

  • Mitwirkung bei der Personalplanung,

  • Erstellung von Newslettern oder Artikeln für HR und Mitarbeiterkommunikation,

  • Planung und Pflege des Personalbudgets,

  • die Beantwortung interner und externer Anfragen,

  • die Kommunikation mit Berufsgenossenschaften, Behörden, Krankenkassen und ähnlichen Institutionen,

  • die Mitwirkung an Personalprojekten.

Wie sieht die Ausbildung oder Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter aus?

Wer Personalsachbearbeiter bzw. Personalsachbearbeiterin werden möchte, kann eine Ausbildung bzw. eine entsprechende Weiterbildung absolvieren. Je nach Art der Weiterbildung kann diese unterschiedlich lang ausfallen.

In der Regel dauert eine Ausbildung in Vollzeit ca. 4 bis 6 Monate. Wer seine Ausbildung nebenher in Teilzeit absolviert, muss mit einer Dauer von 10 bis 15 Monaten rechnen. Eine weitere Möglichkeit ist die Teilnahme an einem Fernstudium, beziehungsweise Fernlehrgang. Dieser dauert im Normalfall mindestens 12 Monate.

Um eine Weiterbildung zu nutzen, gibt es verschiedene Möglichkeiten: Du hast die Wahl aus verschiedenen Bildungsträgern und Anbietern. Je nach Angebot können auch die Anforderungen und Inhalte etwas abweichen. Dabei gilt es zu beachten, dass fast immer einschlägige Berufserfahrung als Grundvoraussetzung für die Teilnahme gilt. Zusätzlich dazu müssen Teilnehmer meist eine Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder eine kaufmännische Ausbildung nachweisen können.

Für den Zeitraum der Weiterbildung erhalten Teilnehmer keine Vergütung. Wer auf ein stabiles Einkommen angewiesen ist, hat die Möglichkeit, während der Weiterbildung in Teilzeit zu arbeiten. Außerdem fallen Weiterbildungskosten für Anmelde- und Prüfungsgebühren sowie Gebühren für einzelne Lehrgänge und Unterrichtsmaterialien an. Diese müssen häufig privat finanziert werden. Im Idealfall kann eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber getroffen werden, der dann einen Anteil der Kosten übernimmt.

Welche Hard Skills und Soft Skills sollte ein Personalsachbearbeiter mitbringen?

Wer als Personalsachbearbeiter erfolgreich sein möchte, muss bestimmte Hard und Soft Skills mitbringen. Personalsachbearbeiter übernehmen komplexe Aufgaben im Personalwesen. Sie müssen sich mit elementaren Tätigkeiten wie Buchführung, Controlling und Lohnabrechnung gut auskennen.

Darüber hinaus können sie die Personalverwaltung verantworten und gelten als wichtiger Ansprechpartner für sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens. Sie führen Personalgespräche und sind in der Lage, einzelne Mitarbeiter und deren Belange gut einzuschätzen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sind folgende Eigenschaften notwendig:

  • Kommunikationsstärke,

  • sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise,

  • gutes Zeitmanagement,

  • Verantwortungsbewusstsein,

  • Organisationstalent,

  • Einfühlungsvermögen.

Darüber hinaus werden in den meisten Stellenangeboten für Personalsachbearbeiter Jobs folgende Erfahrungen und Fähigkeiten erwartet:

  • Fundierte Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung,

  • Erfahrung in Personalführung und Personaldienstleistungen,

  • Kenntnisse in der Verwaltung,

  • gute Sprachkenntnisse,

  • routinierter Umgang mit MS-Office und SAP,

  • Erfahrung im Bewerbermanagement und in der Zeitwirtschaft.

Was sind die Unterschiede zwischen Personalreferent und -sachbearbeiter?

Sowohl Personalreferenten als auch Personalsachbearbeiter sind im Personalbereich tätig. Dabei übernehmen Personalreferenten hauptsächlich die Bedarfsermittlung von Personal sowie die Personalverwaltung und Entwicklung. Zusätzlich dazu sind sie für den gesamten Bewerbungsprozess zuständig, von der Planung bis hin zur Umsetzung. Außerdem sind Sie für die kaufmännische Abwicklung der Einstellung verantwortlich. Sie tragen Verantwortung und gelten häufig als Führungskräfte im Personalwesen.

Personalsachbearbeiter übernehmen dagegen vermehrt Verwaltungsaufgaben in der Personalverwaltung und Personalentwicklung. Sie kümmern sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung und sind Ansprechpartner für die Belegschaft eines Unternehmens. Sie sind u.U. Personalreferenten unterstellt und arbeiten diesen direkt zu. In kleineren Unternehmen, in denen keine oder nur wenige Personalsachbearbeiter angestellt sind, übernehmen Personalreferenten auch häufig deren Aufgaben.

Wie hoch ist das Gehalt von Personalsachbearbeitern?

Die Gehaltsspanne für Personalsachbearbeiter Jobs ist groß. Während das Einstiegsgehalt eines Personalsachbearbeiters bei ungefähr 2.000 Euro brutto liegt, kann ein erfahrener Sachbearbeiter in einem großen Unternehmen einen Lohn von bis zu 4.500 Euro brutto verdienen. Dabei gilt: Je mehr Berufserfahrung und je größer der Verantwortungsbereich, desto höher fällt das Gehalt aus.

Zusätzlich dazu kann sich auch die Größe des Unternehmens auf den Lohn eines Personalsachbearbeiters auswirken. Wer bei der Jobsuche direkt nach großen, namhaften Unternehmen Ausschau hält, kann meist ein besseres Gehalt aushandeln.

Alles in allem liegt der durchschnittliche Verdienst für Personalsachbearbeiter bei etwa 35.000 Euro brutto jährlich. Allerdings kann es je nach Unternehmensstandort zu starken Abweichungen kommen. Im Süden Deutschlands verdienen Angestellte in der Personalsachbearbeitung nach wie vor am besten. Hier liegt das Gehalt bei einer längeren Karriere bei ungefähr 40.000 Euro brutto pro Jahr.

Wie sind die Perspektiven für Jobs in Personalarbeit und Personalverwaltung in den nächsten Jahren?

Personalsachbearbeiter werden branchenübergreifend gesucht. Sie können sowohl in großen als auch in kleinen Betrieben zum Einsatz kommen und ihre Kenntnisse in jedem Wirtschaftszweig nutzen. Somit eröffnet eine Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter ein breites Tätigkeitsfeld sowie viele Optionen auf dem Arbeitsmarkt.

Auf Grund des demografischen Wandels wird die Beschaffung von qualifiziertem Personal zu einer immer größeren Herausforderung. Somit sind Unternehmen gewillt ihr Budget für gute Personalarbeit deutlich zu erhöhen. Personalsachbearbeiter dürfen zuversichtlich sein, dass sie in den nächsten Jahren vermehrt gesucht werden und ihnen ein dauerhaft gesicherter Arbeitsplatz mit lukrativem Lohn in Aussicht steht.

Über die Autorin: Nicola Lehrle
Nicola Lehrle

Nicola Lehrle ist als Redakteurin bei hiral tätig. In ihrer beruflichen Laufbahn mit Schwerpunkt Marketing konnte sie im HR vielerlei Erfahrung sammeln. Ihr Fokus liegt auf Ratgebern und Fachtexten zu unterschiedlichen Themen im Bereich Personal/HR. Nicola möchte mit ihren Texten den Lesern auch komplizierte Sachverhalte möglichst einfach erklären.

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